FORENINGEN FOR MUSKELSYKE (FFM) Organisasjonshåndbok

FORENINGEN FOR MUSKELSYKE (FFM) Organisasjonshåndbok Organisasjonshåndbok, revidert 2012

DEL 1 INNHOLD SIDE 1 1 DEL 2 FFM,S ORGANISATORISKE OPPBYGNING 2 7 2.1 FFMs Organisasjonskart... 2 2.2 Sentralstyret.... 2 3 2.2.1 Arbeidsutvalg. 3 2.3 Likemannsutvalget. 3 2.3.1 Aktører i likemannsutvalget 4 2.3.2 Mandat for likemannsarbeid i FFM 4 2.3.3 Rutiner for likemannsarbeid i FFM. 4 5 2.3.4 Likemannsmidler. 5 6 2.4 Redaksjonskomiteen 6 2.4.1 Mandat for redaksjonskomitéen.. 6 2.5 Kontrollkomitéen.... 7 2.5.1 Mandat for kontrollkomitéen.... 7 2.6 Valgkomitéen.. 7 DEL 3 ØKONOMI... 7 11 3.1 Tildeling av signatur og prokura.... 7 3.1.2 Søknadsrutiner 8 9 3.1.3 Tildeling av midler. 9 3.1.4 Rapporteringsrutine. 9 10 3.1.5 Regulativ for reiser 10 11 3.1.6 Honorar. 11 DEL 4 STUDIEARBEID... 11 13 4.1 Minstekrav til studietiltak. 11 4.2 Tilskuddsordninger. 11 12 4.3 Registrere studietiltak 12 13 4.4 Rapportering av studietiltak.. 13 DEL 5 FYLKESFORENINGENE... 13 14 5.1 Fylkesstyret.. 14 5.2 Medlemmer i Fylkesforeningen.. 14 5.3 Økonomi.... 14 5.4 Årsberetning og regnskap 14 5.5 Årsmøte i Fylkesforeningen.. 14 DEL 6 ORGANISASJONSKULTUR.. 14 17 6.1 Miljøplakaten. 15 6.2 Styret som team.. 15 6.3 Forventningsavklaringer. 15 16 6.4 Kommunikasjon i styret.. 16 6.5 Retningslinjer for håntering av vanskelige situasjoner internt.. 16 17 DEL 7 TIDSFRISTER I FFM... 17 18 DEL 8 EVALUERING OG REVISJON AV ORGANISASJONSHÅNDBOKEN. 18 Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 1

DEL 2 FFM ORGANISATORISKE OPPBYGGINGG 2.1 Organisasjonskart SIDE S 2 7 2.2 Sentralstyret Sentralstyret er organisasjonens øverste beslutningsorgan mellom landsmøtene. Medlemmene i Sentralstyret er juridisk ansvarlig for FFMs økonomiske drift, og har derfor d beslutningsmyndighet over de sentrale økonomiske disposisjoner. Sentralstyret velges i henhold til 5..4 i vedtektene. Arbeidsfordeling i Sentralstyret: : Leder har det overordnede ansvaret for organisasjonens drift. Leder skal innkallee til sentralstyremøter og AU møter, samt sikre at disse blir protokollført.. Vedkommende skal være organisasjonens ansikt utad, og i samarbeid med interessepolitisk talsmann drivee aktiv arbeid overfor politikere og fagmiljø. Viktige styringsverktøy for leder er arbeidsprogrammet ogg budsjett. Leder har det overordnete ansvar for ansattee i samarbeid med AU. Nestleder er leders stedfortreder hvis leder av ulike årsaker er forhindret fra å utføre sitt arbeid. En viktig oppgave for nestleder er å avlaste leder i arbeidet. De bør derfor ha tett samarbeid, og vedkommende bør være involvert i leders oppgaver. Økonomiansvarlig har ansvar for å ha oversikt over organisasjonens økonomi, ogg informere Sentralstyret om den økonomiske situasjonen. Vedkommende har også ansvar for økonomirapportering til eksternee instanser, både offentlige og andree som har gitt oss økonomisk støtte. Økonomiansvarlig skal utarbeide forslag til budsjett og følge opp økonomien i tett samarbeid med kontor/regnskapsmedarbeideren. Studieleder har det overordnetee ansvaret for FFMs studievirksomhet, herunder søknader og rapportering til FS. Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 2

Interessepolitisk talsmann har ansvar for å profilere FFM når det gjelder interessepolitisk arbeid. Dette gjøres i samarbeid med leder. Styremedlemmer har ansvar for å bidra til FFMs drift. De blir pålagt oppgaver fra Sentralstyret for å få styrets sammensetning til å fungere best mulig. Varamedlemmene får tildelt oppgaver ved behov. Første varamedlem har møteplikt til sentralstyremøtene, de øvrige blir innkalt etter behov, men får alle sakspapirer. Styrehonorar Tillitsvalgte i Sentralstyret får utbetalt styrehonorar i henhold til vedtak på Landsmøte. For å få utbetalt fullt styrehonorar må man ha deltatt på minimum 75 % av styremøtene. Det utbetales halvt styrehonorar hvis man har deltatt på 50 74 % av styremøtene. Styrehonoraret utbetales automatisk etter at man har sittet et år i Sentralstyret. Sentralstyremedlemmer gir beskjed til kontoret om ferieavvikling før 1.mai. 2.2.1 Arbeidsutvalg Sentralstyrets arbeidsutvalg, AU, består av leder, nestleder, økonomiansvarlig eller interessepolitisk talsmann ved behov. Ved forfall møter 1 valgt vara fra sentralstyret. Leder er også leder av AU. AUs oppgave er å avlaste Sentralstyret for saker av administrativ karakter, samt behandle øvrige saker som ellers ikke kan vente til førstkommende møte i Sentralstyret. Saker av stor viktighet eller av prinsipiell betydning bør bare unntaksvis behandles i AU. I slike tilfeller skal Sentralstyrets medlemmer være kontaktet på forhånd. Saker avgjøres med alminnelig flertall. AU holder møte så ofte det anses påkrevet mellom møtene i Sentralstyret. Det føres protokoll over saker som er behandlet i AU. Sakene refereres i nærmeste påfølgende møte i Sentralstyret. 2.3 Likemannsutvalget Likemannsarbeidet administreres av et Likemannsutvalg (LMU) som velges på landsmøte (jfr. 5.4). Likemannsutvalget består av Likemannskoordinator og tre medlemmer. Likemannskoordinator har ansvaret for FFMs likemannsarbeid i samarbeid med utvalget. LMU har ansvaret for å søke om og å rapportere likemannsmidler. De har også ansvar for gjennomføring av likemannstiltak i henhold til vedtak i Sentralstyret, samt påse at tiltak arrangert av andre organer, så som fylkene og FFMU, blir rapportert i henhold til regelverk. LMU har egne retningslinjer. Likemannsutvalget disponerer midler i henhold til budsjett som er vedtatt av Sentralstyret. LMU godkjenner likemenn knyttet til livsfaser, livssituasjon og diagnoser. Dersom det opprettes interesse /likemannsgrupper skal disse godkjennes av Sentralstyret. Likemannsutvalgets protokoller og rapporter skal til Sentralstyret. Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 3

2.3.1 Aktører i likemannsutvalget Foreningen for Muskelsyke har mange aktører i likemannsarbeidet. Likemannsutvalget er det sentrale leddet i likemannsarbeidet. De er valgt av Landsmøtet for å koordinere likemannsarbeidet i foreningen. I tillegg har fylkesforeningene likemannstiltak lokalt. Likemennene er fotsoldatene i arbeidet og gjør en viktig jobb i møtet med enkeltmennesket. 2.3.2 Mandat for likemannsarbeid i FFM Likemannsutvalget har organisatorisk og koordinerende ansvar for å gjennomføre likemannstiltak og kurs. Likemannsutvalget har ansvaret for å utarbeide søknader om støtte til likemannsarbeid samt rapportere tiltak i henhold til de mottatte midlene. Likemannsutvalget har ansvaret for å videresende søknadene fra fylkene, og kan bidra med hjelp til likemannstiltak. Likemannsutvalget har ansvaret for å ta i mot henvendelser fra personer som ønsker likemannsstøtte. Disse får tilbud om samtale med en likemann. Visjon Alle som får en diagnose, eller er pårørende til en som får en diagnose, skal så fort som mulig få et tilbud fra FFM om støtte fra en likemann Mål Å gjøre likemannsarbeidet attraktivt i fylkene Strategi Alle ledd i organisasjonen skal arbeide integrert og aktivt med likemannsarbeidet. Det innebærer at Sentralstyret, likemannsutvalget, fylkesforeningene og likemennene tar et felles ansvar for å løfte likemannsarbeidet. Fylkesforeningene skal trekkes aktivt inn i planleggingen av likemannstiltak. De skal styrkes slik at de kan gjennomføre likemannstiltak ute i fylkene i samarbeid med likemannsutvalget. Det er utarbeidet rutiner for hvordan fylkesforeningene skal søke likemannsmidler, samt rapportering. Registrering av likemenn Likemannsutvalget har oversikt over likemenn, og denne revideres hvert år 2.3.3 Rutiner for likemannsarbeid i FFM Likemannsutvalget har ansvaret for koordinering av likemannsarbeidet i foreningen. Dette innebærer å planlegge og å gjennomføre tiltak på sentralt plan, bistå fylkesforeningene i deres likemannsarbeid, og følge opp likemenn. En av hovedoppgavene er å sende søknader og rapporter til direktoratet, Søknader fra fylkesforeninger, FFMU blir samordnet med sentral søknad, og sendes til direktoratet. Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 4

Likemannsutvalget bistår i skolering av likemenn og tillitsvalgte i fylkene i forhold til likemannsarbeid. De har også et kontinuerlig ansvar for å bistå likemennene i deres arbeid. Arbeidet med å følge opp likemenn handler om flere ting. I utgangspunktet er det likemannsutvalget som godkjenner hvem som kan være likemenn i foreningen, og å ha kontakt med disse slik at man vet at de kan og ønsker å være likemenn. Det er likemannsutvalget som formidler kontakt med likemenn til de medlemmene som melder et behov eller ønske om å snakke med en likemann. Likemannsutvalget fungerer også som en ventil for likemenn i forhold til vanskelige saker. Likemenn Likemenn er de som har den direkte kontakten med medlemmer som ønsker noen å snakke med. Likemennene er underlagt likemannsutvalget. Oppgavene til likemannen er varierte, og den enkelte likemann står litt fritt til å velge hvilke oppgaver og hvor mye den ønsker å gjøre utover den direkte kontakten som blir formidlet via likemannsutvalget. 2.3.4 Likemannsmidler Barne, ungdoms og familiedirektoratet (Bufetat) gir tilskudd til likemannsarbeid ordinært og i forbindelse med attføring og arbeid i statsbudsjettet kap. 847 post 70. Formålet med ordningen er å styrke funksjonshemmedes organisasjoners mulighet til å bidra til samhandling mellom medlemmene. Med likemannsarbeid menes overføring av erfaringer mellom personer med samme type funksjonsnedsettelse og deres pårørende. Likemannsarbeidet skal være en organisert samhandling som har følgende mål: hjelp, støtte og veiledning partene imellom. Normalt vil den som overfører erfaringer ha lengre og mer bearbeidet erfaring enn de øvrige. Erfaringene kan for eksempel dreie seg om reaksjoner i forbindelse med at en får en funksjonsnedsettelse eller hvordan en kan mestre en hverdag med nedsatt funksjonsevne. Likemannsarbeid skal være frivillig og ulønnet, og kan foregå mellom enkeltpersoner og i grupper. For at det skal gis tilskudd til leirer må det foreligge et program som inkluderer ulike likemannstema. Dette kan for eksempel være: Hva er likemannsarbeid, «likemannsrollen, grenser mellom likemannsarbeid og det offentliges ansvar», organisasjonens videre arbeid med likemannsarbeid, konkret erfaringsutveksling m.m. For at en organisasjon skal få godkjent leir som likemannstiltak må det komme tydelig frem av søknad og program at det er planlagt organisert likemannsarbeid under arrangementet. Søknad må sendes fra Aktiv uke komiteen på lik linje med FFM fylker innen 1.september. Dette innebærer at det ikke kan påregnes å bli innvilget støtte fra likemannsbevilgningen til leirer som utelukkende gjelder sosialt samvære. Tilskudd til likemannsarbeid i forbindelse med attføring og arbeid skal stimulere funksjonshemmedes organisasjoner til å drive likemannsarbeid i forhold til personer med funksjonsnedsettelse som enten er under yrkesmessig attføring, i arbeid, eller som kan ha behov for yrkesveiledning og motivasjon for å bli yrkesaktiv. Når det gjelder søknad om tilskudd til likemannskurs/seminar er det en forutsetning at program som viser tema for tiltaket vedlegges søknaden. Generelt for begge tilskuddsordningene Det gis ikke støtte til enkeltpersoner eller familier. Type funksjonsnedsettelse og Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 5

organisasjonsmessige variasjoner som antall medlemmer, medlemsmassens geografisk spredning m.m. vil være av betydning for hvordan arbeidet legges opp. Regioner, fylkeslag og lokallag må ta opp likemannstiltak de ønsker støtte til med det sentrale leddet i organisasjonen. Organisasjonen sentralt har så ansvaret for å samordne lokale og regionale tiltak innenfor rammen av sin søknad. Organisasjonen må deretter foreta en prioritering av tiltakene. Søknader som sendes inn direkte fra lokale ledd vil ikke bli behandlet. Det kan søkes om tilskudd til dekning av direkte utgifter i forbindelse med gjennomføring av likemannsarbeidet. Det er også mulig å søke støtte til skolering av likemenn. Organisasjoner som innvilges tilskudd kan bruke inntil 25 % av tilskuddet til administrasjon av likemannsarbeidet. Innunder denne prosentandelen kommer også koordinering av likemannsarbeidet for de organisasjonene som har søkt om og fått godkjent dette. Det er derfor ikke nødvendig for organisasjonen å føre opp kostnader til administrasjon i søknaden. Ved søknadsbehandlingen legges det stor vekt på i hvilken grad organisasjonen kan sies å ha et organisert og godt planlagt likemannsarbeid. Eksempel på dette er at organisasjonen har egne valgte eller utpekte likemenn, eget likemannsutvalg, at likemannsarbeidet med jevne mellomrom tas opp til behandling i organisasjonens styre og/eller at likemannskonferanser følges opp i form av konkret likemannsarbeid. Det legges videre vekt på at det er gitt en tydelig beskrivelse av de tiltak det søkes støtte til, og at det er utarbeidet en spesifisert kostnads og finansieringsplan for det enkelte tiltak. 2.4 Redaksjonskomiteen Redaksjonskomiteen består av leder og tre medlemmer. Den er et rådgivende organ for tidsskriftet Muskelnytt, internettsiden og annen informasjon som FFM utgir. Grunnlaget for komiteens vurderinger av tidsskriftets og hjemmesidens redaksjonelle profil og totale innhold skal være formålsparagrafen for Muskelnytt, Redaktørplakaten, Vær varsom plakaten og Tekstreklameplakaten. Sentralstyret (SSM) står som utgiver og er ansvarlig for tidsskriftets og internettsidens innhold, økonomi og tilsetting/engasjement av ansvarlig redaktør. 2.4.1 Mandat for redaksjonskomitéen Medlemmene i redaksjonskomiteen velges på Landsmøtet i hht. Vedtektene. Sammensetningen av redaksjonskomiteen skal sikre at følgende kompetanseområder er representert: medisinskfaglig kompetanse, journalistikk og web. Minst halvparten av medlemmene bør være medlemmer av FFM og helst representere likemannsutvalget, FFMU og andre grener i foreningen. Det er naturlig at komiteen avvikler minst et møte i året og ellers benytter de mulighetene telefon og nettmøter gir. Utvalgets oppgaver vil blant annet være å se tilbake og ta en rask vurdering av tidligere nummer av tidsskriftet, og samtidig drøfte stoff og ideer for kommende utgivelser. Utvalget bør også kunne gi råd i enkelte prinsipielle spørsmål om innhold, vinkling, redigering og layout av tidskrift og nettsiden. Redaksjonskomiteen og redaktøren skal ha en fast kontakt i FFMs sentralstyre som får relevant Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 6

informasjon og inviteres til møtene. FFMs sentralstyre skal innhente komiteens synspunkter om forhold som angår tidsskriftet/hjemmesiden. 2.5 Kontrollkomitéen Kontrollkomiteen består av leder og 2 medlemmer. (jfr vedtektene 5.4) Kontrollkomiteens oppgaver og plikter: jfr 12 i vedtektene. 2.5.1 Mandat for kontrollkomitéen Kontrollkomiteen skal forelegges Sentralstyrets protokoller og ha tilgang til budsjett, regnskap og annet nødvendig materiell for å påse at Sentralstyrets og administrasjonens økonomiske disposisjoner er i samsvar med foreningens vedtekter, formål og vedtak fattet av Landsmøtet og Ledermøter. Kontrollkomiteen utarbeider årlig beretning som skal legges fram for Landsmøte i forbindelse med behandling av regnskap. Se vedtektene 12. 2.6 Valgkomitéen Valgkomiteen velges på Landsmøtet. Den består av Leder og 3 medlemmer som velges for 1 år. Valgkomiteen legger frem forslag på kandidater til vervene. DEL 3 ØKONOMI SIDE 7 11 FFMs økonomi bygger på offentlige tilskudd, medlemskontingenter, deltakeravgifter og andre bidrag. Offentlig tilskudd søkes om etter faste prosedyrer og søknadsfrister hvert år. Vi mottar tilskudd fra blant andre Barne,ungdoms og familieetaten (Bufetat) o Driftstilskudd o Velferdsmidler o Likemannsmidler o Støtte til sommerleir Barne og likestillingsdepartementet Extra stiftelsen Funksjonshemmedes Studieforbund I tillegg blir det søkt ulike legater og prosjektmidler, samt at vi har annonseinntekter i Muskelnytt og på nettsiden. På enkelte arrangement som Landsmøtene og kurs betaler deltakerne egenandel. Denne fastsettes av styret og beregnes ut fra totale kostnader. Det er et mål at egenandelene skal holdes på lavest mulig nivå. 3.1 Tildeling av signatur og prokura På det første styremøtet etter Landmøtet skal sentralstyret formelt delegere signaturrett og hvem som skal inneha prokura (fullmakt til å disponere FFMs midler) Det er styreleder og organisasjonssekretær som skal inneha dette. Dersom Styreleder har lengre fravær kan styre treffe Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 7

vedtak om at signaturrett og prokura delegeres til nestleder. 3.1.2 Søknadsrutiner FFM sentralt har ansvar for å sende inn søknader til Barne, ungdoms og familieetaten (Bufetat). Extra stiftelsen, FS og andre aktuelle instanser på vegne av FFM sentralt og fylkene. Fylkesforeningene sender søknad til FFM sentralt for velferdsmidler, likemannsmidler, FS midler og Helse og Rehabiliteringsmidler (fra Extra stiftelsen). Velferdsmidler Fylkesforeningene søker FFM sentralt om velferdsmidler. Dette er midler som skal gå til velferdstiltak, for eksempel julebord, høsttreff, medlemsmøter, pizzakvelder eller kurs. Det er utarbeidet et eget søknadsskjema for søknad om sentrale midler som benyttes til dette. (se skjemasamling på ffm.no) Likemannsmidler Likemannsmidler går til tiltak som skal bidra til at den enkelte kan lære å leve med muskelsykdom. Likemannsutvalget har ansvaret for å utforme søknad om tilskudd til likemannstiltak fra Bufetat. Denne skal behandles i Sentralstyret. Fylkesforeningene søker FFM sentralt om likemannstilskudd. De skal bruke FFMs søknadsskjema. Kriterier for å få godkjent et tiltak som likemannstiltak finner dere under kapittelet Likemannsarbeid. FS Midler Funksjonshemmedes studieforbund (FS) administrerer voksenopplæringsmidler på vegne av direktoratet. Dette er midler som skal brukes til kompetanseheving hos medlemmene, og det er spesifikke krav for å få tiltaket godkjent. Disse er nærmere beskrevet i kapittelet 4 om studiearbeid. Extra stiftelsen Er en stiftelse bestående av 27 helse og rehabiliteringsorganisasjoner, som står bak TV spillet Extra. Overskuddet fra spillet går til frivillige organisasjoners prosjekter innen forebygging, rehabilitering og forskning. Det er ikke nødvendig å være medlem av stiftelsen for å kunne søke om midler. Tildeling av midler fra overskuddet finner sted en gang i året, i november. Norsk Tipping er operatør for spillet. Både fylkene, eksterne instanser og FFM sentralt kan søke om midler herfra, men alle må fremmes gjennom organisasjonen sentralt Dette gjelder også søknader fra lokale lag og avdelinger og med evt. eksterne samarbeidspartnere. Organisasjonen sentralt vil være prosjekteier og må derfor vurdere søknadene ut fra egne målsettinger og krav til kvalitet. Organisasjonen sentralt koordinerer sine søknader og oversender disse til Extra stiftelsen. FFM er godkjent som søkerorganisasjon og Kontoret v/organisasjonssekretæren er registrert som administrator/saksbehandler. Den som skal søke må derfor ta kontakt med kontoret i god tid å få en kode til søknadsskjemaet på Helse og Rehabiliterings nettsider. Søknadene må komme inn til kontoret innen 15. mai. Styret går gjennom søknadene og godkjenner disse, så oppretter administrator søknadsskjema på Extra stiftelsens nettside. Passord til denne blir sendt søkerne. Administrator blir varslet på epost når søknaden er skrevet ferdig og må saksbehandle/godkjenne og sende inn (elektronisk). Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 8

Frist for å søke midler igjennom FFM: 15. mai Frist for FFM til å sende inn søknader Helse og Rehabilitering: 15. juni 3.1.3 Tildeling av midler Når FFM sentralt har mottatt tildelingsbrev på likemanns og velferdsmidler, vedtar Sentralstyret fordeling av midler mellom fylkene og de ulike tiltakene. Kontoret sender ut verdibrev til fylker og FFMU. Verdibrevene brukes av FFM sentralt og er en bekreftelse til fylkesforeningen og FFMU på at de er innvilget tilskudd, til et bestemt kurs eller tiltak, fra velferd, FS eller likemannsmidlene. Verdibrevet er også FFMs melding til FS eller sentralt om at dette beløpet skal utbetales kursarrangøren. Verdibrevet skal følge ferdigmelding av kurs og sendes sammen med dette til FS/FFM sentralt. Beløpet skrives inn i regnskapsoversikten. De tildelte midlene betales i hovedsak ikke ut før etter at tiltaket er gjennomført. Har fylket/ffmu behov for å få midlene i forskudd for å kunne gjennomføre tiltaket må de be om dette. Kontingentfordelingen blir overført fylkesforeningene etter at kontingenten er blitt innkrevd. Fylkesforeningene og FFMU må sende inn årsberetning og godkjent regnskap for å få overført midler fra FFM sentralt. Når fylkesforeningene får midler fra sentralt utbetales disse i hovedsak etter at tiltaket er gjennomført og rapport er innsendt. I spesielle tilfeller kan man søke om å få utbetalt pengene på forskudd. FS midler utbetales fra FS og ikke fra FFM sentralt. Extra stiftelsen Når det er gitt tilsagn om midler til prosjekter fra Extra stiftelsen, må søkerorganisasjonene snarest bekrefte aksept av retningslinjer og øvrige vilkår. Slik aksept må være mottatt av Helse og Rehabilitering senest 1. mars året etter bevilgningsåret. Etter denne dato bortfaller bevilgningen. Kontoret skriver kontrakt med prosjektleder. 3.1.4 Rapporteringsrutiner (4.1.3) Leder og økonomiansvarlig i Sentralstyret har hovedansvaret for at omsøkte midler blir rapportert i henhold til kravene. Dette skjer i nært samarbeid med kontormedarbeideren. Fylkesforeningene og FFMU rapporterer til FFM sentralt for midler som er tildelt via FFM. Midler de har fått fra andre, for eksempel Helseforetak, fylkeskommune, etc, har de selv ansvar for å rapportere i henhold til krav. Velferdsmidler Det sendes rapport på gjennomført velferdstiltak innen 15. januar påfølgende år. Det brukes FFMs rapporteringsskjema for dette (se skjemasamling på ffm.no). Rapporten skal inneholde en skriftlig rapport og en økonomirapport. Likemannsmidler Når tiltaket er gjennomført rapporterer man til LMU. Det brukes et standard skjema for dette. Rapporten skal inneholde en skriftlig rapport og en økonomirapport. Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 9

Frist for rapportering er 1. desember. Hvis man ikke rekker å rapportere innen fristen må man ta kontakt med FFM sentralt å få en utsettelse. Midlene kan ikke overføres til neste år. Studiemidler Studiemidlene rapporteres til Funksjonshemmedes studieforbund. FS har egne skjema for innmelding og rapportering av sine midler. Disse kan du finne på www.funkis.no Studietiltak rapporteres fortløpende, siste frist er 1. januar påfølgende år. Les også kapitelet om Studietiltak for nærmere informasjon. Extra stiftelsen Organisasjoner som mottar midler til prosjekter er forpliktet til å rapportere om bruken i henhold til de til enhver tid gjeldende krav. Søkerorganisasjonen er ansvarlig for kontroll og rapportering innenfor angitte tidsfrister for sine lag, foreninger og eksterne samarbeidspartnere. Kontoret må innhente rapport fra prosjektlederne i god tid så fort et prosjekt er avsluttet FRAMDRIFTSRAPPORT: For flerårige prosjekter skal det i søknad om støtte for år 2 og år 3 avgis en framdriftsrapport innen søknadsfristen 15. Juni inneværende år. SLUTTRAPPORT: Når et prosjekt som har mottatt midler er avsluttet, skal søkerorganisasjonen sende inn sluttrapporter innen 15. februar hvert år. Sammen med sluttrapporten skal det vedlegges en kortfattet og publikumsvennlig sammendragsrapport. ÅRSREGNSKAP: For både ettårige og flerårige prosjekter skal søkerorganisasjonen hvert år avgi revidert årsregnskap per 31. desember inntil prosjektet er avsluttet. Fristen for innsending av årsregnskap er 15.mars. Revisjon må være foretatt av registrert eller statsautorisert revisor. Prosjekter med en årlig totalbevilgning på 80.000 kroner eller mindre, fritas for krav om revisjon. Søkerorganisasjonens revisor skal avgi en samlet regnskapsrapport for alle prosjektene. Gjenstår det ubrukte midler når prosjektet avsluttes, skal disse tilbakeføres Extra stiftelsen snarest mulig og senest innen fristen for regnskapsrapportering. Alle prosjekter må være påbegynt året etter søknadsåret. I prosjektperioden kan ubrukte midler per 31. desember overføres til neste år. Det er kontoret ved/organisasjonssekretæren i samarbeid med regnskapsmedarbeider og regnskapsfører som tar seg av rapporteringen. 3.1.5 Regulativ for reiser (4.1.4) Refusjon av utgifter Ved refusjon av utgifter skal man bruke FFMs reiseregning som fås ved henvendelse til kontoret. (Se skjemasamling på ffm.no) Reiseregninger sendt inn senere enn 3 uker etter reisens slutt vil ikke bli godkjent, hvis ikke annet er avtalt på forhånd. Utgifter uten vedlagt kvittering vil ikke bli refundert. Unntak fra dette er utgifter til bompassering betalt med autopass, og kjøregodtgjørelse. Utgifter eldre enn 3 måneder vil ikke bli godkjent. Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 10

Utgifter som ikke kan føres tilbake til et vedtak eller en kontrakt, utbetales ikke. Kjøregodtgjørelse Kjøregodtgjørelse for ansatte og Sentralstyret er 3,50 kr km og 0,75 kr i passasjertillegg. Kjøregodtgjørelse for medlemmers deltakelse på kurs og møter er 2, kr km og 0,75 kr i Passasjertillegg Kostgodtgjørelse Utgifter til kost refunderes hvis reisen varer mer enn 8 timer fra startsted til ankomst. Da kan man få dekket inntil 150, kr i mat etter kvittering. Det utbetales kostgodtgjørelse ved privat overnatting. Da kan man få 250, kr i kostgodtgjørelse, ved dokumentasjon av hensikten med reisen, og hvor man har bodd. 3.1.6 Honorar Honorering av foredragsholdere og oppdragstakere gjøres etter skriftlig avtale. Så langt som mulig skal slike honorar utbetales som honorar/lønn til selvstendig næringsdrivende slik at vi ikke trenger å betale arbeidsgiveravgift mv. DEL 4 STUDIEARBEID SIDE 11 13 FS (Funksjonshemmedes studieforbund) har som formål å: arbeide med voksenopplæring for funksjonshemmede og deres pårørende styrke, utvikle og koordinere voksenopplæringen i funksjonshemmedes organisasjoner og fremme kunnskap om funksjonshemming, helse og velferd arbeide for at voksenopplæringen skal være et redskap i en prosess som i størst mulig grad fører til mestring av de fysiske, psykiske og sosiale sidene for funksjonshemmede og deres pårørende arbeide for at opplæringsvirksomheten skal føre til bevisstgjøring av den enkeltes ressurser og kvaliteter. Den skal rettes mot å øke livskvaliteten for den enkelte, og mot å bedre og synliggjøre kompetanse i forhold til annen utdanning og arbeidsliv FS administrerer studiemidler fra direktoratet som skal stimulere til voksenopplæringstiltak, henholdsvis opplæringstilsudd (tidl 19) og tilretteleggingstilskudd (tidl. 24) etter voksenopplæringsloven. For å få voksenopplæringsmidler må kurset være godkjent hos FS sentralt. Fylkesforeningene og FFM sentralt melder inn kurs til FS sentralt for godkjenning og registrering. 4.1. Minstekrav til studietiltak Det er ikke alle tiltak som regnes som studietiltak. Følgende forutsetninger må oppfylles for at et kurs kan telle med i tilskuddsgrunnlaget: a) Kurset må bestå av minst 8 kurstimer. b) Studieplan for kurset skal være godkjent av studieforbundet før kursstart. c) Studieforbundet eller en medlemsorganisasjon i studieforbundet er arrangør av kurset. d) Kurset må være offentlig kunngjort og åpent for alle; dette er ikke til hinder for at et kurs primært retter seg mot bestemte målgrupper. Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 11

Følgende forutsetninger må oppfylles for at en deltager kan telle med i tilskuddsgrunnlaget: a) Deltageren må være fylt 14 år innen utgangen av det året opplæringen foregår. b) Deltageren må ha deltatt i minst 3/4 av kurstimene. 4.2. Tilskuddsordninger FS administrerer to tilskuddsordninger: Opplæringstilskudd og tilretteleggingstilskudd. Disse skal bidra til å finansiere studietiltak i foreningen. Opplæringstilskudd Antall gjennomførte kurstimer er grunnlaget for fastsetting av opplæringstilskuddet (tidligere 19). For å få opplæringstilskudd må man sende registrering til FS sentralt, og rapportere tiltaket til FS sentralt og lokalt. Tilskuddet utbetales etterskuddsvis. Økonomisk tilskudd beregnes pr. time (klokketime) med timesats dersom dere kan dokumentere utgifter ved studietiltaket. Regnskap føres av arrangør og regnskapsbilag oppbevares hos arrangøren. Arrangøren bekrefter at regnskapsbilag oppbevares etter regnskapsloven. Studietiltak uten utgifter får tilskudd med en minstesats uavhengig av antall timer (minimum 8 timer). Timesats og minstesats er avhengig av størrelsen på den årlige tildeling av midler fra staten (v/ufd) til FS og antall studietiltak samlet i FS gjennom året. Det hender derfor at satsene endres fra år til år og endog ved behov, i løpet av året. Det er ingen søknadsfrist annet enn at et kurs/studietiltak må være godkjent før det starter. Samlinger arrangert gjennom elektronisk kommunikasjon kan benyttes som et supplement til fysiske samlinger. Studieplanen skal angi hvilke undervisningsformer som kan benyttes. Tilretteleggingstilskudd Fylkesforeningene sender søknad til FFM sentralt om tilretteleggingstilskudd (tidligere 24 midler). Tilretteleggingstilskudd gis for deltakere som trenger særlig tilrettelegging for å kunne delta i læring (funksjonshemmede, personer med spesielle omsorgsforpliktelser etc). Midlene skal i hovedsak være med på å senke utgiftene for kursarrangøren og slik at deltakerne ikke må betale urimelig stor deltakeravgift for å gjennomføre kurset. Tilretteleggingstilskuddet tildeles arrangøren og utbetales sammen med ordinært tilskudd når kurset er gjennomført og ferdigmeldt til FS sentralt. Tilretteleggingstilskuddet tildeles som enkeltsum til arrangøren etter særlig søknad. Søknadsrutinene kan kort beskrives slik: 1. Søknad sendes FFM sentralt innen 15. september året før kurset skal gjennomføres. 2. FFM samler søknadene, prioriterer og sender samlesøknad på eget skjema til FS sentralt innen 15.nov. 3. FS sentralt (styret) tildeler (jan. året etter) medlemsorganisasjonene et samlet beløp til fordeling til arrangørene som har søkt. 4. FFM sender beskjed om tildelt beløp og verdibrev til hver enkelt arrangør. Verdibrevet som angir tildelt beløp skal legges ved ferdigmelding av kurset og dette beløpet og Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 12

opplæringstilskudd blir utbetalt til arrangørens konto. NB husk kurset skal meldes inn til FS på vanlig innmeldingsskjema og godkjennes etter vanlige regler for opplæringstilskudd. 4.3. Registrere studietiltak Alle kurs skal godkjennes og registreres før de starter. Innmelding av kurs kan gjøres på flere måter: Elektronisk (gjelder også godkjenning av kurs) Laste ned innmeldings og studieplanskjema til din egen maskin Få skjema i papir tilsendt pr. post Du søker godkjenning ved å fylle ut fastlagte skjema som sendes FS: for registrering av data om arrangør, kurstittel og evt. studieplannummer. Studieplanskjema for godkjenning av innhold og organisering. Godkjenning av kurs: Nytt kurs (ikke godkjent tidligere): Du fyller ut innmeldingsskjema og studieplanskjema. Send studieplan og innmelding til FS. Kurset er godkjent tidligere: Du fyller ut innmeldingsskjema med samme kurstittel som tidligere. Og NB! du skriver inn tidligere kursnummer som gitt ved første godkjenning. Ikke ny studieplan (du og FS har den). Det foreligger noen "minstekrav" for å få kurset godkjent. Standard studieplan: Du bruker en forhåndsgodkjent studieplan. Fyll ut kurstittel og studieplannummeret som hører til denne. Ikke send studieplan (du og FS har den). 4.4. Rapportering av studietiltak Når kurset er gjennomført sendes ferdigmelding til FS sentralt og FS lokalt. Ferdigmelding er det samme skjemaet som innmeldingsskjemaet, men nå med utfylt regnskapsoversikt og deltakerliste. Voksenopplæringsstøtten (opplæringstilskudd og tilretteleggingstilskudd) utbetales til lagets konto, vanligvis i løpet av 1 2 uker. Elektronisk ferdigmelding av kurs: Papirutgave av skjema og vedlegg sendes i posten. Enkel sjekkliste for ferdigmelding: Kursleder/studieleder har underskrevet nederst på deltakerlista (deltakernes underskrift er ikke påkrevd) Gjelder ikke elektronisk ferdigmelding! Er kurset godkjent med timer m/lærer, må lærers navn fremgå/merkes på lista. Kurs bør ferdig meldes så raskt som mulig etter gjennomført tiltak. Siste frist for rapportering er 1. januar påfølgende år. DEL 5 FYLKESFORENINGENE SIDE 13 14 Foreningen vil opprette fylkesforeninger der dette er praktisk mulig. Fylkesforeningen har ansvar for å planlegge å gjennomføre lokale tiltak. Fylkesforeningene sender søknad om støtte til FFM sentralt når det gjelder velferdsmidler, likemannsmidler og FS midler (les mer i kap 3 økonomi). Fylkesforeningen kan også søke støtte fra ulike instanser (eks. helseforetakene og legater). Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 13

De søknader fylkesforeningene skriver skal godkjennes av fylkesstyret før de sendes. Etter endt tiltak rapporteres brukte midler til sentralt, eller de som har tildelt midlene. Lokalforeninger samles i sine respektive fylkesforeninger. Fylkesforeningene og lokalforeningene skal ikke ha egne vedtekter, men følge de sentrale vedtektene, jfr 9 i vedtektene. 5.1. Fylkesstyret Fylkesstyret har ansvar for driften av fylkesforeningene. De skal arrangere styremøter, medlemsmøter/sosiale treffpunkt/arrangement, og utarbeide tiltak for medlemmene. Tillitsvalgte i fylkesstyret har et juridisk ansvar, de skal gjennomføre årsmøtet i samsvar med vedtektene jfr 9.1, og styre foreningens daglige økonomi. 5.2. Medlemmer i fylkesforeningene Som medlem av en fylkesforening regnes alle medlemmer som er bosatt innen fylkesforeningens distrikt. Medlemmer som ønsker å tilhøre annen fylkesforening kan i særskilte tilfeller søke styret i det ønskede fylket om overføring. (Særskilte tilfeller kan være familie, nære venner, avstand.) Fylkesstyret rapporterer til sentralstyret. Fylkesforeningens navn skal være: Foreningen for Muskelsyke i (fylke/fylker). Forkortet til FFM i (fylke/fylker). 5.3. Økonomi Fylkesforeningene har selvstendig økonomiansvar, og skal ha eget organisasjonsnummer i Brønnøysundregisteret. Fylkenes konti skal stå tilhørende dette organisasjonsnummeret, og foreningens navn, ikke på en privatperson. Dette skal være en bedriftskonto. Konto disponeres av de som fylkesstyret tilkjenner prokura og signaturrett for fylkesforeningen. Tildeling av signatur og prokura På det første styremøtet etter årsmøtet skal fylkesstyret formelt delegere signaturrett og hvem som skal inneha prokura (fullmakt til å disponere Fylket FFMs midler.) Det er styreleder som skal ha signaturrett. Økonomiansvarlig og Styreleder skal inneha prokura. Dersom Styreleder har lengre fravær kan styre treffe vedtak om at signaturrett delegeres til nestleder. 5.4 Årsberetning og regnskap Fylkesforeningen skal utarbeide årsberetning og regnskap. Dette skal legges frem for årsmøtet for godkjenning. Godkjent regnskap og årsberetning for foregående år må sendes inn til FFM sentralt innen utgangen av april for å få utbetalt overføringer, og for å ha stemmerett på Landsmøte. Skulle det skje noe uforutsett som forhindrer at man ikke rekker denne fristen, må fylkesforeningen søke FFM sentralt om å få utsatt frisen. 5.5 Årsmøte i Fylkesforeningen FFMs fylkesforeninger skal avholde årsmøte innen utgangen av april hvert år. (jfr vedtektene 9.1) Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 14

Årsmøtet er fylkesforeningens høyeste myndighet. Alle vedtak avgjøres med alminnelig flertall. Årsmøtet kan bare behandle saker som er nevnt i innkallingen. DEL 6 ORGANISASJONSKULTUR SIDE 14 17 Alle i Foreningen for Muskelsyke har felles ansvar for å skape en god og inkluderende organisasjonskultur. Det tar tid både å skape og forbedre. Det betyr at det kan lønne seg å bli enige om hvordan uenigheter og konflikter skal håndteres. Det er tillatt å være uenig i sak, det kan skape diskusjon og gi rom for nye perspektiver, kreativitet og utvikling. Kulturen i styret og i den enkelte aktivitet vil prege hele foreningen. Tillitsvalgte, ledere, ansatte og medlemmer bygger kulturen sammen. Sentralstyret har likevel et særlig ansvar for å bygge en positiv organisasjonskultur der tillitsvalgte opplever inkludering, sjenerøsitet, seriøsitet, kvalitet og trygghet. Diskuter miljøet i foreningen jevnlig som eget punkt på agendaen i styremøtene og andre aktuelle møter hvor tillitsvalgte og medlemmene er til stede. 6.1 Miljøplakaten Miljøet i Foreningen for Muskelsyke skal preges av respekt, åpenhet, tillit og inkludering. I FFM bidrar alle til et godt miljø ved å: snakke med hverandre ikke om hverandre skille mellom sak og person det er lov å være uenig selv ta tak i situasjoner som ønskes endret på en konstruktiv og hensynsfull måte dele informasjon og være lojal mot beslutninger 6.2 Styret som team Et godt styre består av mennesker med ulik bakgrunn, kompetanse, kvalifikasjoner, interesser, alder og kjønn. Det tar litt tid å bli et godt team. Det skjer en utviklingsprosess fra en løst sammensatt gruppe til et velfungerende team, og det medfører at et nyvalgt styre sjelden fungerer optimalt med en gang. Styrets medlemmer må bli kjent med hverandre og finne ut av hvordan de best kan gjøre bruk av hverandres ferdigheter og kunnskaper. Ved å utnytte hverandres ressurser og samarbeide, vil styret løse oppgavene bedre og oppnå mer sammen. Faktorer som skaper gode team: Teamet må ikke bestå av for mange personer. Mål og hensikter for arbeidet må være klare og entydige. De økonomiske rammene må være klare for alle (ikke bare for kassereren). Teamet må ha kjennskap til hverandres kompetanse og ressurser. Teamet må erkjenne og forstå at de er avhengig av hverandre for å få til et godt resultat. Teamet bør jevnlig tenke gjennom både arbeidsform og oppnådde resultater for å se om de er på rett vei. Arbeidsglede og vilje til samarbeid må prege teamet. Det skal være gøy og inspirerende å være med i et styre. Når styret fungerer godt, har også foreningen og de tillitsvalgte bedre grunnlag for å gjøre arbeidet sitt på en best mulig måte. 6.3 Forventningsavklaringer Erfaring viser at det på et tidlig tidspunkt etter valget er lurt å samles for å bli kjent med hverandres forventninger og ressurser, og for å drøfte utfordringer ved å sitte i styret. Når forventingene er klare og alle kjenner dem, er det enklere å ta hensyn til hverandre og samarbeide for at alle skal få et Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 15

hyggelig og lærerikt år sammen i styret. Hvert enkelt styremedlem bør i forkant av møtet tenke gjennom sin rolle som styremedlem, hvilke forventninger de har for arbeidet i styret og hvilke utfordringer de ser for lokalforeningen. På dette første møtet kan agendaen være: styrets ansvar og oppgaver (gå gjennom instruksene for det enkelte styreverv) hvilke forventninger dere har til hverandre og til eget bidrag. Det er en god arbeidsmåte å fordele oppgavene mellom styremedlemmene i henhold til den enkeltes kunnskap, ferdigheter og nettverk. Sentralstyrets samspill med lokalforeninger, utvalg og kontoret. arbeidsform / møtekultur Hvordan vil dere ha det sammen i styret? Temaer å ta opp kan være: viktigheten av å komme tidsnok og forberedt til møtene viktigheten av at alle gjør det de har sagt de skal gjøre til riktig tid måten dere snakker med hverandre på viktigheten av å holde seg til dagsorden på møtene viktigheten av at alle får komme til orde viktigheten av at vedtak overholdes, at alle er lojale mot de vedtak styret fatter selve lederrollen 6.4 Kommunikasjon i styret Når det gjelder trivsel og et godt miljø i styret, er god kommunikasjon et sentralt element. Dersom du ikke er bevisst hvordan du kommuniserer og hvordan du virker på andre, kan det oppstå uheldige og unødvendige episoder. Dersom kroppen og ordene ikke snakker samme språk fører dette til usikkerhet og forvirring hos andre. Det er viktig å fokusere på god og åpen kommunikasjon og det er viktig å kunne lytte. Noen punkter som fremmer god kommunikasjon: Kommunikasjonen bygger på gjensidig respekt og tillit, og alle har et oppriktig ønske om å forstå hverandre. Vi søker aktivt å finne ut om den vi snakker med har forstått oss riktig. Når vi argumenterer for våre synspunkter forsøker vi å få frem hvilke fakta vi bygger på. Bruk heller ordene Jeg mener eller jeg tenker i stedet for man eller mange av oss tenker eller mener. Det er ok å være uenige, men det er ikke ok å demonstrere uenighet ved hjelp av tegn på forakt eller respektløshet, så som spydigheter, himling med øynene, latter eller andre uhøflige fakter. Skill mellom sak og person. Tenk på hvordan du snakker til andre. I mange tilfeller er det ikke selve ordene, men tonefallet som avgjør om samtalen er saklig eller ikke. I styret har ordstyrer (ofte lederen) et spesielt ansvar for at alle som vil ytre noe i en sak, blir hørt. Det vil si at taletiden må deles rettferdig. 6.5 Retningslinjer for håndtering av vanskelige situasjoner internt Utvikler det seg en negativ organisasjonskultur, har styret plikt til å ta dette spesielt opp og eventuelt be om hjelp. Organisasjonen skal ha utarbeidet interne retningslinjer for håndtering av vanskelige Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 16

situasjoner som kan oppstå tillitsvalgte imellom, eller mellom tillitsvalgte og ansatte. Følgende hovedprinsipper gjelder: Vanskelige situasjoner skal: løses i linjen, det vil si med involvering av nærmeste tillitsvalgte leder for den/de involverte frivillige, og med involvering av nærmeste leder i administrasjonen dersom ansatte er involvert søkes løst på lavest mulig nivå løses av tillitsvalgte når situasjonen gjelder forhold mellom tillitsvalgte. Kontrollkomiteen skal bistå med råd/veiledning, se vedtektene 12.3 i vedtektene Dersom situasjonen eskalerer eller ikke kan løses på laveste nivå, løftes saken til neste ledelsesnivå, og i siste instans til Landsstyret. For å løse vanskelige situasjoner er det viktig at: saken tas opp tidligst mulig, før den eskalerer, og direkte med den det gjelder, eller med nærmeste leder det skilles mellom sak og person. Man må skille mellom det som er sagt og gjort og egen opplevelse av situasjonen. den enkelte bidrar til å løse situasjonen og er parat til å lytte til motparten ikke uvedkommende involveres i eller informeres skriftlig eller muntlig om situasjonen, med mindre det er nødvendig for å få til en løsning. DEL 7 TIDSFRISTER I FFM SIDE 17 18 1. Januar Sentralt har frist for rapportering frist for FS midler til FS for foregående år. 15. januar Fylkene har frist for å rapportere velferdsmidler for foregående år til FFM sentralt. 1. Februar Sentralt har søknadsfrist for Driftstilskudd Sommerleir for barn og unge med nedsatt funksjonsevne 31. januar Prosjektledere for Helse og Rehabilitering prosjekter har frist for å sende inn sluttrapporter for sine tiltak. 15. februar Sentralt v/organisasjonssekretær har frist for innsending av sluttrapporter til Helse og Rehabilitering. 1. Mars Sentralt har frist for å sende inn aksept av innvilgede Helse og rehabiliteringsprosjekter. 15. mars Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 17

Sentralt har frist for å sende inn revidert regnskap for Helse og rehabiliteringsprosjekter, både et årlig og flerårige. 6. april Sentralt har frist for å rapportere Driftsmidler for foregående år. Sommerleir for personer for barn og unge med nedsatt funksjonsevne Likemannsmidler 30. april Fylkene har frist for å avholde årsmøte Fylkene har frist for å sende inn årsmelding og regnskap til FFM sentralt 15. Mai Fylkene har frist for å sende Helse og Rehabiliterings søknad til FFM Sentralt 15. juni Sentralt har frist for å sende inn Helse og Rehabilitering søknaden Prosjektledere har frist for å sende inn fremdriftsrapport for flerårige Helse og Rehabiliteringsprosjekter 1. september Fylkene har frist for å søke: Velferdsmidler FS midler Likemannsmidler Her brukes standard søknadsskjema fra sentralt (se skjemasamling på ffm.no) 1. November Sentralt har søknadsfrist for å sende inn søknad om likemannstilksudd. 15. november Sentralt sender inn søknad om: FS midler 1. Desember Fylkene har frist for å rapportere FS midler Likemannsmidler DEL 8 EVALUERING OG REVISJON AV ORGANISASJONSHÅNDBOKEN SIDE 18 Organisasjonshåndboken skal revideres og evalueres med jevne mellomrom. Den skal gi et bilde av FFMs organisasjon og drift. Det er derfor viktig at den til enhver tid er oppdatert i forhold til gjeldende vedtekter og drift. Hovedansvaret for oppfølging av dette ansvaret ligger på Styreleder. Organisasjonshåndbok, revidert 4.sept. 2012 side 18