ORGANISASJONSHÅNDBOK FOR FORENINGEN FOR MUSKELSYKE

Transkript

1 ORGANISASJONSHÅNDBOK FOR FORENINGEN FOR MUSKELSYKE 1

2 1 INNHOLD 2 FFMs Organisatoriske oppbygning FFMs Organisasjonskart: Sentralstyret Arbeidsutvalg Andre sentrale tilitsvalgte Likemannsutvalget Redaksjonskomiteen Kontrollkomite Valgkomité Mandat til de ulike utvalgene MANDAT FOR LIKEMANNSARBEID I FFM Redaksjons komité Mandat for Kontroll komité Fylkesforeningene Fylkesstyret Årsberetning og regnskap Økonomi Medlemmer i Fylkesforeningen Årsmøte i Fylkesforeningen Økonomi Rutiner for økonomi Tildeling av signatur og prokura Tildeling av midler Rapporteringsrutiner

3 4.1.4 Regulativ for reiser Likemannsarbeid Generelt for begge tilskuddsordningene Rutiner for likemannsarbeid I FFM Aktører i likemannsarbeidet Studiearbeid Minstekrav til studietiltak Tilskuddsordninger Opplæringstilskudd Tilretteleggingstilskudd Registrere studietiltak Rapportering av studietiltak Tidsfrister i FFM Evaluering og revisjon av organisasjonshåndboken Personalhåndbok Drift av kontoret og Muskelnytt Sekretariatet Etiske retningslinjer for ansatte Taushetsplikt for ansatte Arbeidstid Arbeidstidsberegning, kompensasjon for overtid, møte og kursvirksomhet samt tjenestereiser og arbeidstidsberegning Lønnsutbetaling og lønnsoppgjør Honorering av tillitsvalgte og andre Forsikring Ansettelse av medarbeider(e) Introduksjonsplan for nyansatte Oppsigelse

4 9.9.1 Rutiner for oppsigelse: Ferier Ferieloven Sykefravær Tap av rett til sykepenger Egenmelding i tre kalenderdager Sykemelding fra lege Tap av retten til å nytte egenmelding for egen sykdom Avventende sykemelding Aktiv sykemelding Barns sykdom Permisjoner Økonomi Håndtering av økonomi Tildeling av signatur Tildeling av prokura Regulativ for reiser for ansatte Refusjon av utgifter for ansatte Kjøregodtgjørelse Kostgodtgjørelse Rutiner for drift Håndtering av post, arkivering og saksbehandling Håndtering av post Arkivering Saksbehandling Saker til styret Regnskapsoppfølging og rapportering

5 Regnskapsrutiner Revisjon Årsmelding Bruk av data Informasjon til organisasjonen Muskelnytt Nyhetsbrev Hjemmesider Helse, miljø og sikkerhetsarbeidet i FFM Arbeidsgivers plikter Krav til arbeidsplassen Tilrettelegging av arbeidsplass Oppfølging av medarbeideren Medarbeidersamtaler Prøvetid Evaluering og revisjon av personalhåndboken Skjemasamling søknad om velferd, Fs og likemannsmidler Rapportering av velferd, Fs og likemannsmidler Skjema for utlevering av nøkler Melding om fravær Medarbeidersamtale Arbeidsoppgaver Arbeidssituasjonen Kompetanseoppbygning: Mål videre Handlingsplan

6 6

7 2 FFMS ORGANISATORISKE OPPBYGNING FFM består av en sentral del og av fylkesforeninger. De besluttende organer er Landsmøtet, Sentralstyrets og Fylkestyrene. Landsmøtet er organisasjonens høyeste organ, og avholdes hvert år. Kontrollkomiteen skal påse at landsmøtevedtakene følges mellom landsmøtene. Sentralstyret er valgt av Landsmøtet og er høyeste myndighet mellom disse. Det har ansvaret for den daglige driften av FFM, og arbeidsgiveransvar for de ansatte på sentralt nivå. Sentralstyrets arbeidsutvalg består av leder, nestleder, økonomiansvarlig eller interessepolitisk talsmann ved behov. Ved forfall møter 1 valgt vara fra sentralstyret. Leder er også leder av AU. Likemannsutvalget og Redaksjonskomiteen ligger under Sentralstyret. Likemannsutvalget har ansvar for likemannsarbeidet Redaksjonskomiteen er et rådgivende organ for Muskelnytt/internett og annen informasjon. Se vedtekter 11, siste avsnitt. Fylkesforeningene har eget styre. Pr dags dato er det ingen ansatte i fylkesforeningene. Oppbygningen av FFM følger FFMs vedtekter. 2.1 FFMS ORGANISASJONSKART: 7

8 Kontrollkomité Landsmøtet Likemannsutvalget Sentralstyret AU Redaksjonskomité Fylkesforening Fylkesforeninger i alt 13 stykker Fylkesforening Lokallag 2.2 SENTRALSTYRET Sentralstyret er organisasjonens øverste beslutningsorgan mellom landsmøtene. Medlemmene i Sentralstyret er juridisk ansvarlig for FFMs økonomiske drift, og har derfor beslutningsmyndighet over de sentrale økonomiske disposisjoner. Sentralstyret velges på følgende måte: Leder velges for 2 år hvert oddetallsår Nestleder velges for 2 år hvert partallsår Økonomiansvarlig velges for 2 år hvert partallsår Interessepolitisk talsmann velges for 2 år hvert oddetallsår Studieleder velges for 2 år hvert partallsår 1 styremedlem velges for 2 år hvert oddetallsår 1 styremedlem velges for 2 år hvert partallsår 1 varamedlem velges for 2 år hvert oddetallsår 1 varamedlem velges for 2 år hvert partallsår 1 varamedlem velges for 1 år Arbeidsfordeling i Sentralstyret: 8

9 Leder har det overordnede ansvaret for organisasjonens drift. Leder skal innkalle til sentralstyremøter og AU møter, samt sikre at disse blir protokollført. Vedkommende skal være organisasjonens ansikt utad, og i samarbeid med interessepolitisk talsmann drive aktiv arbeid overfor politikere og fagmiljø. Viktige styringsverktøy for leder er arbeidsprogrammet og budsjett. Leder har det overordnete ansvar for ansatte i samarbeid med AU. Leder og organisasjonssekretær har prokura og signaturrett hver for seg. Nestleder er leders stedfortreder hvis leder av ulike årsaker er forhindret fra å utføre sitt arbeide. En viktig oppgave for nestleder er å avlaste leder i arbeidet. De bør derfor ha tett samarbeid, og vedkommende bør være involvert i leders oppgaver. Økonomiansvarlig har ansvar for å ha oversikt over organisasjonens økonomi, og informere Sentralstyret om den økonomiske situasjonen. Vedkommende skal utarbeide forslag til budsjett og følge opp økonomien i tett samarbeid med kontormedarbeideren Økonomiansvarlig har ansvar for økonomirapportering til eksterne instanser, både offentlige organer og andre som har gitt oss økonomisk støtte. Studieleder har det overordnete ansvaret for FFMs studievirksomhet, herunder søknader og rapportering til FS. Interessepolitisk talsmann har ansvar for å profilere FFM når det gjelder interessepolitisk arbeid. Dette gjøres i samarbeid med leder. Styremedlemmer har ansvar for å bidra til FFMs drift. De blir pålagt oppgaver fra Sentralstyret for å få styrets sammensetning til å fungere best mulig. Varamedlemmene får tildelt oppgaver ved behov. Første varamedlem har møteplikt til sentralstyremøtene, de øvrige blir innkalt etter behov, men får alle sakspapirer ARBEIDSUTVALG Sentralstyrets arbeidsutvalg, AU, består av leder, nestleder, økonomiansvarlig eller interessepolitisk talsmann ved behov. Ved forfall møter 1 valgt vara fra sentralstyret. Leder er også leder av AU. AUs oppgave er å avlaste Sentralstyret for saker av administrativ karakter, samt behandle øvrige saker som ellers ikke kan vente til førstkommende møte i Sentralstyret. Saker av stor viktighet eller av prinsipiell betydning bør bare unntaksvis behandles i AU. I slike tilfeller skal Sentralstyrets medlemmer være kontaktet på forhånd. Saker avgjøres med alminnelig flertall. 9

10 AU holder møte så ofte det anses påkrevet mellom møtene i Sentralstyret. Det føres protokoll over saker som er behandlet i AU. Sakene refereres i nærmeste påfølgende møte i Sentralstyret. 2.3 ANDRE SENTRALE TILITSVALGTE LIKEMANNSUTVALGET Likemannsarbeidet administreres av et Likemannsutvalg (LMU) som velges på landsmøte (jfr. 5.4). Likemannsutvalget består av Likemannskoordinator og tre medlemmer. Likemannskoordinator har ansvaret for FFMs likemannsarbeid i samarbeid med utvalget. LMU har ansvaret for å søke om og å rapportere likemannsmidler. De har også ansvar for gjennomføring av likemannstiltak i henhold til vedtak i Sentralstyret, samt påse at tiltak arrangert av andre organer, så som fylkene og FFMU, blir rapportert i henhold til regelverk. LMU har egne retningslinjer. Likemannsutvalget disponerer midler i henhold til budsjett som er vedtatt av Sentralstyret. LMU godkjenner likemenn knyttet til livsfaser, livssituasjon og diagnoser. Dersom det opprettes interesse /likemannsgrupper skal disse godkjennes av Sentralstyret. Likemannsutvalgets protokoller og rapporter skal til Sentralstyret REDAKSJONSKOMITEEN Redaksjonskomiteen består av leder og tre medlemmer. Den er rådgivende organ for tidsskriftet, internettside og annen informasjon. FFM utgir tidsskriftet Muskelnytt. Sentralstyret står som utgiver og er ansvarlig for tidsskriftets økonomi og tilsetting/engasjement av ansvarlig redaktør. Foreningen skal ha hjemmeside. Sentralstyret har ansvar for innhold, tilseting/engasjement og det økonomiske ansvaret for denne. Redaksjonskomiteen har kun rådgivende ansvar for tidskrift og nettsider KONTROLLKOMITE Kontrollkomiteen skal bestå av leder og 2 medlemmer. (jfr 5.4) 10

11 Kontrollkomiteens medlemmer kan ikke ha styreverv i FFM sentralt. Medlemmer kan heller ikke ha arbeidsforhold i FFM, eller andre forhold som kan svekke tilliten til upartiskhet, som nært slektskap og lignende. Kontrollkomiteen skal: Foreta en samlet vurdering av FFMs drift og påse at vedtakene fra Landsmøte følges. Gjennomgå FFMs regnskap samt påse at midlene forvaltes iht. FFM s vedtekter, intensjoner og verdigrunnlag. Avgi beretning som legges fram for Landsmøte i forbindelse med behandling av regnskap Foreta løpende kritisk vurdering av Sentralstyrets virksomhet og økonomiske disposisjoner i forhold til vedtekter, arbeidsprogram og andre vedtak Kunne be Sentralstyret om møte for å drøfte konkrete saker kontrollkomiteen mener gir grunnlag for avviksrapportering. Skal ha tilsendt styremøteinnkallinger m/saksliste, protokoller og regnskap fra Sentralstyret og skal til enhver tid ha innsyn i styrets virksomhet Foreta en samlet vurdering av FFM og FFMUs drift og påse at vedtakene fra landsmøte følges. Gjennomgå FFM og FFMUs regnskap. Kontrollkomiteen plikter å orientere Sentralstyret og fylkesforeningene dersom det oppstår så alvorlige brudd på vedtekter eller landsmøtevedtak, at komiteen mener det kan/bør være grunnlag for å avholde ekstraordinært Landsmøte VALGKOMITÉ Valgkomiteen velges på Landsmøtet. Den består av Leder og 3 medlemmer som velges for 1 år. Valgkomiteen legger frem forslag på kandidater til vervene. 2.4 MANDAT TIL DE ULIKE UTVALGENE MANDAT FOR LIKEMANNSARBEID I FFM VISJON Alle som får en diagnose, eller er pårørende til en som får en diagnose, skal så fort som mulig få et tilbud fra FFM om støtte fra en likemann MÅL Å gjøre likemannsarbeidet attraktivt i fylkene. 11

12 STRATEGI Alle ledd i organisasjonen skal arbeide integrert og aktivt med likemannsarbeidet. Det innebærer at Sentralstyret, likemannsutvalget, fylkesforeningene og likemennene tar et felles ansvar for å løfte likemannsarbeidet. Fylkesforeningene skal trekkes aktivt inn i planleggingen av likemannstiltak. De skal styrkes slik at de kan gjennomføre likemannstiltak ute i fylkene i samarbeid med likemannsutvalget. Det er utarbeidet rutiner for hvordan fylkesforeningene skal søke likemannsmidler, samt rapportering MANDAT Likemannsutvalget har organisatorisk og koordinerende ansvar for å gjennomføre likemannstiltak og kurs. Likemannsutvalget har ansvaret for å utarbeide søknader om støtte til likemannsarbeid samt rapportere tiltak i henhold til de mottatte midlene. Likemannsutvalget har ansvaret for å videresende søknadene fra fylkene, og kan bidra med hjelp til likemannstiltak. Likemannsutvalget har ansvaret for å ta i mot henvendelser fra personer som ønsker likemannsstøtte. Disse får tilbud om samtale med en likemann REGISTRERING AV LIKEMENN Likemannsutvalget har oversikt over likemenn, og denne revideres hvert år. 12

13 2.4.2 REDAKSJONS KOMITÉ Redaksjonskomiteen skal være ide og rådgivende organ for redaktøren av tidsskriftet, hjemmesiden (og evt. brosjyrer etc). Grunnlaget for komiteens vurderinger av tidsskriftets og hjemmesidens redaksjonelle profil og totale innhold skal være formålsparagrafen for Muskelnytt, Redaktørplakaten, Vær varsom plakaten og Tekstreklameplakaten SAMMENSETTNING Medlemmene i redaksjonskomiteen velges på Landsmøtet i hht. Vedtektene. Sammensetningen av redaksjonskomiteen skal sikre at følgende kompetanseområder er representert: medisinskfaglig kompetanse, journalistikk og web. Minst halvparten av medlemmene bør være medlemmer av FFFM og helst representere likemannsutvalget, FFMU og andre grener i foreningen FORHOLD TIL FFMS STYRE Redaksjonskomiteen og redaktøren skal ha en fast kontakt i FFMs sentralstyre som får relevant informasjon og inviteres til møtene. FFMs sentralstyre skal innhente komiteens syspunkter om forhold som angår tidsskriftet/hjemmesiden ARBEIDSFORM Det er naturlig at komiteen avvikler minst et møte i året og ellers benytter de mulighetene telefon og nettmøter gir. Utvalgets oppgaver vil blant annet være å se tilbake og ta en rask vurdering av tidligere nummer av tidsskriftet, og samtidig drøfte stoff og ideer for kommende utgivelser. Utvalget bør også kunne gi råd i enkelte prinsipielle spørsmål om innhold, vinkling, redigering og layout av tidskrift og nettsiden MANDAT FOR KONTROLL KOMITÉ Kontrollkomiteen skal forelegges Sentralstyrets protokoller og ha tilgang til budsjett, regnskap og annet nødvendig materiell for å påse at Sentralstyrets og administrasjonens økonomiske disposisjoner er i samsvar med foreningens vedtekter, formål og vedtak fattet av Landsmøtet og Ledermøter. Kontrollkomiteen utarbeider årlig beretning som skal legges fram for Landsmøte i forbindelse med behandling av regnskap. Se vedtektene

14 3 FYLKESFORENINGENE Foreningen vil opprette fylkesforeninger der dette er praktisk mulig. Fylkesforeningen har ansvar for å planlegge og gjennomføre lokale tiltak. Lokalforeninger samles i sine respektive fylkesforeninger. Fylkesforeningene og lokalforeningene skal ikke ha egne vedtekter, men følge de sentrale vedtektene jfr 9 i vedtektene. 3.1 FYLKESSTYRET Fylkestyret har ansvar for driften av fylkesforeningene.. De skal arrangere styremøter, medlemsmøter/sosiale treffpunkt/arrangement, og utarbeide tiltak for medlemmene. Tillitsvalgte i fylkesstyret har et juridisk ansvar, de skal gjennomføre årsmøtet i samsvar med vedtektene, og styre foreningens daglige økonomi. Styret består av: Leder Nestleder Sekretær Kasserer Et styremedlem 2 varamedlemer Fylkesforeningene oppfordres til å ha egen ungdomsavdeling (FFMU) hvis mulig Fylkesforeningene oppfordres til å være aktiv opp mot Sentralstyret, og bruke det aktivt for å fremme saker en ønsker tatt opp sentralt. Det vil være en kontakt i Sentralstyret som ivaretar hvert enkelt fylke. De oppfordres til å være aktive med å sende inn stoff til muskelnytt og til hjemmesiden, bla annonsere for kurs og lignende. Avgåtte fylkesledere kan ved henvendelse til kontoret be om å få en standard attest som bekreftelse på styreverv. 3.2 ÅRSBERETNING OG REGNSKAP Fylkesforeningen skal utarbeide årsberetning og regnskap. Dette skal legges frem for årsmøtet for godkjenning. 14

15 Godkjent regnskap og årsberetning for foregående år må sendes inn sentralt innen utgangen av april for å få utbetalt overføringer fra FFM sentralt. Skulle det skje noe uforutsett som forhindrer at man ikke rekker denne fristen, må fylkesforeningen søke FFM sentralt om å få utsatt frisen. 3.3 ØKONOMI Fylkesforeningene har selvstendig økonomiansvar, og skal ha eget organisasjonsnummer i Brønnøysundsregisteret. Fylkenes konti skal stå tilhørende dette organisasjonsnummeret, og foreningens navn, ikke på en privatperson. Dette skal være en bedriftskonto. Konto disponeres av de som fylkesstyret tilkjenner prokura og signaturett for fylkesforeningen. Fylkesforeningene sender søknad til om støtte fra FFM sentralt når det gjelder velferdsmidler, likemannsmidler og FS midler. Fylkesforeningen kan også søke støtte fra ulike instanser (eks. helseforetakene og legater). Etter endt tiltak rapporteres brukte midler til sentralt, eller de som har tildelt midlene. 3.4 MEDLEMMER I FYLKESFORENINGEN Som medlem av en fylkesforening regnes alle medlemmer som er bosatt innen fylkesforeningens distrikt. Medlemmer som ønsker å tilhøre en annen fylkesforening kan i særskilte tilfeller søke Sentralstyret om registrering i ønsket fylkesforening. Fylkesforeningens navn skal være: Foreningen for Muskelsyke i (fylke/fylker). Forkortet til FFM i (fylke/fylker). 3.5 ÅRSMØTE I FYLKESFORENINGEN FFMs fylkesforeninger skal avholde årsmøte innen utgangen av april hvert år. Årsmøtet er fylkesforeningens høyeste myndighet. Styret innkaller til årsmøtet med minst 6 ukers skriftlig varsel. Innkallingen skal gjøre oppmerksom på at forslag som ønskes behandlet på årsmøtet må være styret i hende 4 uker før møtet. Innkallingen med saksliste sendes 2 uker før møtet. Årsmøtet skal ha følgende saksliste: Åpning med godkjenning av innkallingen Valg av møteleder, 1 (en) referent og 2 (to) til å undertegne protokollen. Styrets årsberetning Regnskap med revisors beretning Arbeidsprogram Innkomne forslag Budsjett Valg 15

16 Årsmøtet velger et styre bestående av: Leder velges for 2 år Nestleder velges for 2 år Sekretær velges for 2 år Kasserer velges for 2 år 1 styremedlem velges for 2 år 2. varamedlem som begge velges for 1 (ett) år Fylkestyret vedtar selv sin arbeidsfordeling og tildeler signaturrett og prokura. Årsmøtet velger også: Delegater til Landsmøtet og 2. varadelegat til Landsmøtet, revisor, Valgkomité på 3 medlemmer og 1 varamedlem som velges hvert år Medlemmene i styret skal være hovedmedlemmer eller husstandsmedlemmer. Stemmerett har kun hovedmedlemmer og husstandsmedlemmer som har betalt kontingent for inneværende årsmøteperiode. Alle vedtak unntatt vedtektsendringer, avgjøres med alminnelig flertall. Årsmøtet kan bare behandle saker nevnt i innkallingen. 16

17 4 ØKONOMI FFMs økonomi bygger på offentlige tilskudd, medlemskontingenter, deltakeravgifter og andre bidrag. Offentlig tilskudd søkes om etter faste prosedyrer og søknadsfrister hvert år. Vi mottar tilskudd fra blant andre Helse og omsorgsdepartementet o Driftstilskudd o Velferdsmidler o Likemannsmidler o Støtte til sommerleir Barne og likestillingsdepartementet Stiftelsen Helse og Rehabilitering Funksjonshemmedes Studieforbund I tilegg blir det søkt ulike legater og prosjektmidler, samt at vi har annonseinntekter i Muskelnytt og på nettsiden. På enkelte arrangement som Landsmøtene og kurs betaler deltakerne egenandel. Denne fastsettes av styret og beregnes ut fra totale kostnader. Det er et mål at egenandelene skal holdes på lavest mulig nivå. 4.1 RUTINER FOR ØKONOMI TILDELING AV SIGNATUR OG PROKURA SENTRALT På det første styremøtet etter Landmøtet skal sentralstyret formelt delegere signaturrett til styreleder og organisasjonssekretær. Dersom Styreleder har lengre fravær kan styre treffe vedtak om at signatur delegeres til nestleder. På det første styremøtet etter Landsmøte skal styre vedta hvem som skal inneha prokura, dvs fullmakt til å disponere FFMs midler. Det er Styreleder og organisasjonssekretær som skal inneha dette. Dersom Styreleder har lengre fravær kan styre treffe vedtak om at prokura delegeres til nestleder FYLKESFORENINGENE På det første styremøtet etter årsmøtet skal styre vedta hvem som skal inneha signatur rett for Fylket FFM. Forpliktende signatur på vegne av Fylket FFM er det Styreleder som har. Dersom Styreleder har lengre fravær kan styre treffe vedtak om at signatur delegeres til nestleder. 17

18 På det første styremøtet etter årsmøte skal styre vedta hvem som skal inneha prokura, dvs fullmakt til å disponere Fylket FFMs midler. Det er Styreleder og økonomiansvarlig som skal inneha dette. Dersom Styreleder har lengre fravær kan styre treffe vedtak om at prokura delegeres til nestleder TILDELING AV MIDLER FFM sentralt har ansvar for å sende inn søknader til Helse og sosialdirektoratet. Helse og Rehabilitering, FS og andre aktuelle instanser på vegne av FFM sentralt og fylkene. Fylkesforeningene sender søknad til FFM sentralt for velferdsmidler, likemannsmidler, FS midler og Helse og Rehabiliteringsmidler. Når FFM sentralt har mottatt tildelingsbrev, vedtar Sentralstyret fordeling av midler mellom fylkene og de ulike tiltakene. Kontoret sender ut verdibrev til fylker og FFMU. Kontingentfordelingen blir overført fylkesforeningene etter at kontingenten er blitt innkrevd. Fylkesforeningene og FFMU må sende inn årsberetning og godkjent regnskap for å få overført midler fra FFM sentralt. Når fylkesforeningene får midler fra sentralt utbetales disse i hovedsak etter at tiltaket er gjennomført og rapport er innsendt. I spesielle tilfeller kan man søke om å få utbetalt pengene på forskudd. FS midler utbetales fra FS og ikke fra FFM sentralt RUTINER FOR SØKNADER Generelt skal alle søknader som sendes fra FFM sentralt godkjennes av Sentralstyret. De søknader fylkesforeningene skriver skal godkjennes av fylkesstyret før de sendes. Se kapittel 7 for gjeldende søknadsfrister VELFERDSMIDLER Fylkesforeningene søker FFM sentralt om velferdsmidler. Dette er midler som skal gå til velferdstiltak, for eksempel julebord, høsttreff, medlemsmøter, pizzakvelder eller kurs. Det er utarbeidet et eget søknadsskjema for søknad om sentrale midler som benyttes til dette. Søknadsfristen er 15. september! LIKEMANNSMIDLER Likemannsmidler går til tiltak som skal bidra til at den enkelte kan lære å leve med muskelsykdom. Likemannsutvalget har ansvaret for å utforme søknad om tilskudd til likemannstiltak fra Helse og sosialdirektoratet. Denne skal behandles i Sentralstyret. Fylkesforeningene søker FFM sentralt om likemannstilskudd. De skal bruke FFMs søknadsskjema (se skjemasamling). Kriterier for å få godkjent et tiltak som likemannstiltak finner dere under kapittelet Likemannsarbeid 18

19 Søknadsfrist er 15. september! FS Funksjonshemmedes studieforbund administrerer voksenopplæringsmidler på vegne av direktoratet. Dette er midler som skal brukes til kompetansehevning hos medlemmene, og det er spesifikke krav for å få tiltaket godkjent. Disse er nærmere beskrevet i kapittelet FS. FS gir opplæringstilskudd og tilretteleggingstilskudd. Opplæringstilskudd gis via FS sentralt og lokalt, så fylkesforeningene sender selv inn søknad om dette til FS sentralt. Det er ingen Søknadsfrist for opplæringstilskuddet. Tilrettelegningstilskuddet gis via FFM sentralt. Fylkesforeningene sender søknad til FFM sentralt som samler søknadene og sender dem til FS. Søknadsfrist er 15. september og man bruker FFMs søknadsskjema (se skjemasamling) HELSE OG REHABILITERING Helse og Rehabilitering er en stiftelse bestående av 27 helse- og rehabiliteringsorganisasjoner, som står bak TV-spillet Extra. Overskuddet fra spillet går til frivillige organisasjoners prosjekter innen forebygging, rehabilitering og forskning. Det er ikke nødvendig å være medlem av stiftelsen for å kunne søke om midler. Tildeling av midler fra overskuddet finner sted en gang i året, i november. Norsk Tipping er operatør for spillet. Både fylkene, eksterne instanser og FFM sentralt kan søke om midler herfra, men alle søknader om støtte sendes fra FFM sentralt. Alle søknader må fremmes gjennom organisasjonen sentralt. Dette gjelder også søknader fra lokale lag og avdelinger og med evt. eksterne samarbeidspartnere. Organisasjonen sentralt vil være prosjekteier og må derfor vurdere søknadene ut fra egne målsettinger og krav til kvalitet. Organisasjonen sentralt koordinerer sine søknader og oversender disse til Helse og Rehabilitering. FFM er godkjent som søkerorganisasjon og Kontoret v/organisasjonssekretæren er registrert som administrator/saksbehandler. Den som skal søke må derfor ta kontakt med kontoret i god tid å få en kode til søknadsskjemaet på Helse og Rehabiliterings nettsider. Søknadene må komme inn til kontoret innen 15. mai. Styret går gjennom søknadene og godkjenner disse, så oppretter administrator søknadsskjema på Helse og rehabiliterings nettside. Passord til denne blir sendt søkerne. Administrator blir varslet på epost når søknaden er skrevet ferdig og må saksbehandle/godkjenne og sende inn (elektronisk). Frist for å søke midler igjennom FFM: Frist for FFM til å sende inn søknader Helse og Rehabilitering: 15. mai 15. juni 19

20 Siden starten har over 4500 prosjekter fått støtte, totalt 2,3 milliarder kroner. Her kan du se filmklipp fra noen av prosjektene. Vi utgir kataloger over prosjekter vi har finanisert. Her ser du oversikt over prosjektkatalogene Du kan også søke fram prosjekter i prosjektbiblioteket VERDIBREV Disse brukes av FFM sentralt og er en bekreftelse til fylkesforeningen og FFMU på at de er innvilget t tilskudd, til et bestemt kurs eller tiltak, fra velferd, FS eller likemannsmidlene. Verdibrevet er også FFMs melding til FS eller sentralt om at dette beløpet skal utbetales kursarrangøren Verdibrevet skal følge ferdigmelding av kurs og sendes sammen med dette til FS/FFM sentralt. Beløpet skrives inn i regnskapsoversikten. De tildelte midlene betales i hovedsak ikke ut før etter at tiltaket er gjennomført. Har fylket/ffmu behov for å få midlene i forskudd for å kunne gjennomføre tiltaket må de be om dette RAPPORTERINGSRUTINER Leder og økonomiansvarlig i Sentralstyret har hovedansvaret for at omsøkte midler blir rapportert i henhold til kravene. Dette skjer i nært samarbeid med kontormedarbeideren. Fylkesforeningene og FFMU rapporterer til FFM sentralt for midler som er tildelt via FFM. Midler de har fått fra andre, for eksempel Helseforetak, fylkeskommune, etc, har de selv ansvar for å rapportere i henhold til krav VELFERDSMIDLER Det sendes rapport på gjennomføret velferdstiltak innen 15. januar påfølgende år. Det brukes FFMs rapporteringsskjema for dette (se skjemasamling). Rapporten skal inneholde en skriftlig rapport og en økonomirapport LIKEMANNSMIDLER Når tiltaket er gjennomført rapporterer man til LMU. Det brukes et standard skjema for dette. Rapporten skal inneholde en skriftlig rapport og en økonomirapport. Frist for rapportering er 1. desember. Hvis man ikke rekker å rapportere innen friste må man ta kontakt med FFM sentralt å få en utsettelse. Midlene kan ikke overføres til neste år STUDIEMIDLER Studiemidlene rapporteres til Funksjonshemmedes studieforbund. FS har egne skjema for innmelding og rapportering av sine midler. Disse kan du finne på Studietiltak rapporteres fortløpende, siste frist er 1 januar påfølgende år. 20

21 Les også kapitelet om Studietiltak for nærmere informasjon HELSE OG REHABILITERING Når det er gitt tilsagn om midler til prosjekter fra Helse og Rehabilitering, må søkerorganisasjonene snarest bekrefte aksept av retningslinjer og øvrige vilkår. Slik aksept må være mottatt av Helse og Rehabilitering senest 1. mars året etter bevilgningsåret. Etter denne dato bortfaller bevilgningen. Kontoret skriver kontrakt med prosjektleder. Organisasjoner som mottar midler til prosjekter er forpliktet til å rapportere om bruken i henhold til de til enhver tid gjeldende krav. Søkerorganisasjonen er ansvarlig for kontroll og rapportering innenfor angitte tidsfrister for sine lag, foreninger og eksterne samarbeidspartnere. Kontoret må innhente rapport fra prosjektlederne i god tid så fort et prosjekt er avsluttet Framdriftsrapport: For flerårige prosjekter skal det i søknad om støtte for år 2 og år 3 avgis en framdriftsrapport innen søknadsfristen 15. Juni inneværende år. Sluttrapport: Når et prosjekt som har mottatt midler er avsluttet, skal søkerorganisasjonen levere en sluttrapport. Sammen med sluttrapporten skal det vedlegges en kortfattet og publikumsvennlig sammendragsrapport. Søkerorganisasjonen skal sende inn sluttrapporter innen 15. februar hvert år. Årsregnskap: For både ettårige og flerårige prosjekter skal søkerorganisasjonen hvert år avgi revidert årsregnskap per 31. desember inntil prosjektet er avsluttet. Søkerorganisasjonen skal sende inn reviderte årsregnskap for prosjekter til HR innen 15. mars hvert år. Revisjon må være foretatt av registrert eller statsautorisert revisor. Prosjekter med en årlig totalbevilgning på kroner eller mindre, fritas for krav om revisjon. Søkerorganisasjonens revisor skal avgi en samlet regnskapsrapport for alle prosjektene. Gjenstår det ubrukte midler når prosjektet avsluttes, skal disse tilbakeføres Helse og Rehabilitering snarest mulig og senest innen fristen for regnskapsrapportering. Alle prosjekter må være påbegynt året etter søknadsåret. I prosjektperioden kan ubrukte midler per 31. desember overføres til neste år. Det er kontoret ved/organisasjonssekretæren i samarbeid med regnskapsmedarbeider og regnskapsfører som tar seg av rapporteringen. Regnskapsrapporter Brev om regnskapsrapportering sendes ut i begynnelsen av desember hvert år, til alle organisasjoner som skal rapportere om bruk av midler. Brev som gjelder regnskapsrapporteringen 21

22 for 2009 ble sendt ut Brevet utdyper kravene til regnskap og revisjon, og regnskapsskjemaer er vedlagt. Fristen for innsending av regnskap er 15. mars. Les mer om regnskapsrapportering Les Brev om regnskapsrapportering av For revisorer Sluttrapporter Organisasjoner som har avsluttet et prosjekt, skal sende inn sluttrapport som forteller hva som ble oppnådd, hvilke erfaringer en gjorde seg osv kort sagt hva pengene ble brukt til. Rapporten skal inn til Helse og Rehabilitering innen 15. februar året etter prosjektet er sluttført. Helse og Rehabilitering har nå en gradvis overgang til elektronisk sluttrapportering. Les mer om sluttrapportering Les Brev om sluttrapportering av Les Veileder for skriving av sluttrapporter i papirversjon Les Veileder for skriving av sluttrapporter for elektronisk innsending REGULATIV FOR REISER REFUSJON AV UTGIFTER Ved refusjon av utgifter skal man bruke FFMs reiseregning som fåes ved henvendelse til kontoret.. Reiseregninger sendt inn senere enn 3 uker etter reisens slutt vil ikke bli godkjent, hvis ikke annet er avtalt på forhånd. Utgifter uten vedlagt kvittering vil ikke bli refundert. Unntak fra dette er utgifter til bompassering betalt med autopass, og kjøregodtgjørelse. Utgifter eldre enn 3 måneder vil ikke bli godkjent. Utgifter som ikke kan føres tilbake til et vedtak eller en kontrakt, utbetales ikke KJØREGODTGJØRELSE Kjøregodtgjørelse for ansatte og Sentralstyret er 3,50 kr km og 0,75 kr i passasjertillegg. Kjøregodtgjørelse for medlemmers deltakelse på kurs og møter er 2,- kr km og 0,75 kr i Passasjertillegg Ved medlemmers deltagelse på kurs og møter blir det beregnet en egenandel som blir trukket fra kjøregodtgjørelsen KOSTGODTGJØRELSE 22