Bingsfoss sykkelklubb Organisasjonsplan

Bingsfoss sykkelklubb Organisasjonsplan Vedtatt første gang på årsmøte XX.02.15 (Vedtatt i endret form, sist på årsmøte xx.02.16) Visjon Bingsfoss sykkelklubb skal være den fremste sykkelklubben for barn, ungdom og voksne, aktive og mosjonistsyklister i Sørum kommune. Overordnede målsettinger - Gjennom samarbeid og kameratskap å fremme og ivareta sykkelsporten i vårt område - Å tilby alle typer syklister et trenings- og konkurransefellesskap der en lærer å sette seg realistiske mål, og hjelpes til å nå dem. - Å tilby medlemmene varierte, utviklende, gode og trygge treningsforhold - Å tilby medlemmene å delta i et variert spekter av konkurranser. - Å skape en klubb-identitet og stolthet. - Å markedsføre sykling utad gjennom arrangementer og synlig tilstedeværelse i det offentlige rom. - Å arbeide for å bedre forholdene for syklister i vårt område. Med spesielt fokus på anlegg for sykkelsport, mulighet for konkurranse på landevei og skogsveier/parker/utmark, og for bruk av sykkel i alminnelig trafikk. - Å bidra til å fremme ærlig og ren idrett gjennom å jobbe med å skape positive og gode holdninger samt kjempe mot alle former for juks, som doping og rusmiddel-misbruk. 1. Organisasjon Bingsfoss sykkelklubb er medlem av NIF gjennom Akershus idrettskrets. Klubben er medlem av Norges Cykleforbund. Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet. Årsmøtet sammenkalles til i henhold til klubbens lover og fatter beslutninger i samsvar med disse. 2. Styrende dokumenter for Bingsfoss sykkelklubb - Lov for Bingsfoss SK, sist vedtatt på årsmøtet 10.02.15 Loven følger Lovnorm for idrettslag, vedtatt av NIF (sist vedtatt 28.11.11). Lovendringer vedtas av Årsmøtet med 2/3 flertall, og må godkjennes av NIF/ Idrettsstyret. - Organisasjonsplan for Bingsfoss SK, sist vedtatt på årsmøte 10.02.15. Vedtas av årsmøtet. Kan endres av årsmøtet med simpelt flertall. 1

- Strategiplan for Bingsfoss SK Utarbeides og vedtas av styret. - Sportsplaner for undergruppene Utarbeides av oppmenn i samarbeid med trenere og ryttere, og legges hvert år frem for sportslig komite og styret for godkjenning. - Budsjett - Vedtas hvert år av årsmøtet. - Økonomireglement - Vedtas av styret. 3. Årsmøtet Regler for innkalling til og avvikling av årsmøtet er inngående beskrevet i Lov for Bingsfoss SK ( 6). I organisasjonsplanen presiseres følgende: - Styret skal bestå av leder, nestleder, kasserer, sekretær, styremedlem Lavterskel, styremedlem Tur og mosjon, styremedlem Barn og ungdom og styremedlem Junior og senior (aktive), til sammen 6 styremedlemmer + 2 varamedlemmer. Valgperiode til styret (og til verv som leder og nestleder) er 1 og 2 år. Varamedlemmenes valgperiode er 1 år. - Årsmøtet velger leder, nestleder og styremedlemmer ved separat valg. I tillegg velges 2 varamedlemmer. - Årsmøtet velger i tillegg: Arrangements- og utstyrskomité (2 medlemmer og 1 varamedlem), Økonomi- og sponsorkomite (2 medlemmer og 1 vara) og Valgkomité (2 medlemmer) og revisor. Alle velges for 1 år. Øvrige tillitsvalgte kan oppnevnes av styret etter behov og/ eller forslag fra utvalgene/komiteene selv. - Årsmøtet finner sted hvert år innen utgangen av februar måned. - Årsmøtet fastsetter kontingent for påfølgende kalenderår. 4. Daglig ledelse Klubben ledes av styret som er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Klubbens valgte leder er administrativt ansvarlig for Bingsfoss SK med det ansvarsområde og de fullmakter dette gir. Styret skal: - Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. - Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse. - Administrere og føre nødvendig kontroll med lagets økonomi i henhold til de for idretten til en hver tid gjeldende instrukser og bestemmelser. Regnskapsførsel og fakturering kan settes ut til et regnskapsbyrå. - Påse at det blir søkt om og arrangert eventuelle ritt. - Utarbeide strategiplaner, årsmelding, regnskap (evt. i samarbeid med regnskapsbyrå) og budsjett. 5. Styrets arbeid Styremøter holdes i samsvar med semesterplan utarbeidet for et semester om gangen. 2

Ordinær møteplan offentliggjøres på klubbens nettsted. Styrets medlemmer plikter å holde seg orientert om møteplanen, og melde fravær så snart som mulig. Til ordinære styremøter sender leder ut sakliste og foreliggende saksdokumenter 1 uke i forveien. Ekstraordinære styremøter kan innkalles når leder finner det nødvendig, eller når minst 2 av medlemmene krever det. Ved ekstraordinære styremøter gjelder ikke tidsfristen ovenfor. Et styremøte er beslutningsdyktig når mer enn 50 % av styrets valgte medlemmer er tilstede. Alle vedtak i styret fattes med flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Det føres protokoll over styrets møter. Leder (nestleder i vedkommendes fravær) skal: - Lede klubben administrativt og forestå klubbens drift. Herunder innkalle til regelmessige styremøter og lede disse. - Være ansvarlig for at styret og utvalgene arbeider for de mål og strategier som er etablert, og i overensstemmelse med klubbens organisasjonsplan og vedtekter. - Være klubbens offisielle ansikt utad og delta på møter og evt. konferanser i krets, idrettsting og forbund. - Lede klubbens strategiarbeid - Leder er medlem av klubbens økonomi- og sponsorkomite og har møterett i alle underutvalg og komiteer, og skal motta alle innkallinger og referater fra disse. - Klubbens valgte leder er arbeidsgivers representant for klubbens evt. ansatte. Nestleder - Er leders stedfortreder, og trer inn i dennes fravær. - Skal være klubbens øverste sportslige ansvarlige gjennom ledelse av sportslig komite og deltakelse i gruppenes utarbeidelse av sportslige planer. - Har ansvar for å følge opp og kontrollere gruppenes planer sportslig og økonomisk, samt ansvar for oppfølging av at klubbens oppmenn og ryttere følger NCFs og klubbens til enhver tid gjeldende lover og regler. Kasserer - Skal forestå klubbens daglige pengeregnskap. Sørge for innkreving av medlemskontingenter. - Betale alle startkontingenter, lagskontingenter etc. på anmodning fra oppmenn. Fremlegge økonomisk status på alle styremøter. - Være klubbens kontaktledd med bank, post og kredittinstitusjoner. Sekretær - Skal forestå klubbens korrespondanse. Innkalle til styre- og komitemøter. - Sende ut, eventuelt fordele sakslister. - Skrive og formidle referat fra alle styremøter. - Skrive og sende ut medlemsrundskriv, dugnadslister o.l. - Samarbeide med og bistå arrangements- og utstyrskomiteen, særlig med tanke på kontrakter og oversikter over klubbens utstyr. - Fører lagets protokoll og vedlikeholder lagets arkiv. Tilrettelegger for årsmøtet. 3

Styremedlem/ Lavterskel - Skal være klubbens administrative/ overordnede ansvarlige for lavterskelgruppen. - Legger sesongplaner sammen med sportslig ansvarlig (nestleder), trener (-e) og ryttere. - Planlegge og gjennomføre evt. treningssamlinger i samarbeid med sportskomite og ryttere. - Vurdere og tilsette evt. trenere i samarbeid med sportskomite og ryttere. - Følge opp NCF og klubbens regler for drakter, reklame etc. - Følge opp de økonomiske retningslinjene som er trukket opp av sportskomite og styre. - Rapportere sportslig aktivitet på styremøter. - Skal i samråd med sportskomite organisere og gjennomføre rekrutteringstiltak med henblikk på å øke medlemstallet også blant personer som ønsker et lavterskeltilbud innenfor sykling - Skal i samråd med sportskomite organisere og gjennomføre rekrutteringstiltak med henblikk på å øke medlemstallet også blant funksjonshemmede utøvere så vel som deltakerantallet i konkurranser for funksjonshemmede. - Planlegge og gjennomføre sosiale tiltak for å styrke samholdet i gruppen. - Utarbeide årsrapport for gruppen. Styremedlem/ Tur og mosjon - Skal være klubbens administrative/ overordnede ansvarlige for Tur- og mosjonsgruppen. - Legge sesongplaner sammen med sportslig leder (nestleder), trener (-e) og ryttere. - Planlegge og gjennomføre evt. treningssamlinger i samarbeid med sportskomite og ryttere. - Vurdere og eventuelt tilsette trenere i samarbeid med sportskomitè og ryttere. - Planlegge og gjennomføre felles opplegg for Den store styrkeprøven, Enebakk rundt og eventuelle andre store turritt. - Planlegge og gjennomføre sosiale tiltak for å styrke samholdet i gruppen. - Følge opp NCF og klubbens regler for drakter og reklame etc. - Følge opp de økonomiske retningslinjene som er trukket opp av sportskomite og styre. - Rapportere sportslig aktivitet på styremøter. - Utarbeide årsrapport for gruppa. Styremedlem/ Barn og ungdom (0-16 år) - Skal være klubbens administrative/ overordnede ansvarlige for Barne- og ungdomsgruppen. - Legge sesongplaner sammen med sportslig ansvarlig (nestleder), trener (-e) og ryttere. - Planlegge og gjennomføre treningssamlinger i samarbeid med sportskomite og ryttere. - Vurdere og tilsette trenere i samarbeid med sportskomite og ryttere. - Forestå påmelding til alle ritt etter plan utarbeidet med sportskomite og ryttere. - Avtale og bestille overnatting der dette er påkrevd. - Sørge for kvalifiserte ledere til de ritt som sportskomiteen finner nødvendig. - Følge opp NCF og klubbens regler for drakter og reklame etc. - Følge opp de økonomiske retningslinjene som er trukket opp av sportskomite og styre. - Rapportere sportslig aktivitet på styremøter. - Skal i samråd med sportskomite organisere og gjennomføre rekrutteringstiltak med henblikk på å øke medlemstallene i barne- og ungdomsgruppene. - Planlegge og gjennomføre sosiale tiltak for å styrke samholdet i gruppene. - Utarbeide årsrapport for gruppen. 4

Styremedlem/ Junior og senior aktive - Skal være klubbens administrative/ overordnede ansvarlige for aktive junior- og seniorryttere. - Legge sesongplaner sammen med sportslig ansvarlig (nestleder), trener (-e) og ryttere. - Planlegge og gjennomføre evt. treningssamlinger i samarbeid med sportskomite og ryttere. - Vurdere og tilsette trenere i samarbeid med sportskomite og ryttere. - Forestå påmelding til alle ritt etter plan utarbeidet med sportskomite og ryttere. - Avtale og bestille overnatting der dette er påkrevd. - Sørge for kvalifiserte ledere til de ritt som sportskomiteen finner nødvendig. - Følge opp NCF og klubbens regler for drakter og reklame etc. - Følge opp de økonomiske retningslinjene som er trukket opp av sportskomite og styre. - Rapportere sportslig aktivitet på styremøter. - Skal i samråd med sportskomite organisere og gjennomføre rekrutteringstiltak med henblikk på å øke deltakerantallet i junior- og seniorklassene. - Planlegge og gjennomføre sosiale tiltak for å styrke samholdet i gruppene. - Utarbeide årsrapport for gruppene. 6. Grupper, utvalg og komiteer De fleste av klubbens aktiviteter organiseres gjennom underutvalg som er opprettet av årsmøtet, evt. delegert til styret. Medlemmer i utvalgene velges av årsmøtet eller oppnevnes av styret. Alle grupper, utvalg og komiteer rapporterer jevnlig til styret, og skriver sin del av årsmeldingen til årsmøtet. Alle grupper, utvalg og komiteer med eget budsjett skal ha en kasserer/økonomiansvarlig som er ansvarlig for bilagshåndtering og føring av skyggeregnskap. Styret utarbeider instrukser for alle grupper, utvalg og komiteer. Disse legges til organisasjonsplanen etter hvert som de blir ferdige. Bingsfoss SK har følgende faste utvalg og komiteer: - Sportslig komite - Økonomi- og sponsorkomiteen - Arrangements- og utstyrskomiteen - Valgkomiteen 6.a. Sportslig Komite: Sportslig komite (SK) har ansvar for å realisere klubbens sportslige satsing. SK engasjerer trenere og godkjenner trenernes forslag til sportsplaner. SK har ansvar for uttak til treningsgrupper, treningssamlinger og ritt for både ryttere og ledere etter innstilling fra trenere/trenerforum. Klubben skal stille trener(e) til alle grupper i aktivt segment (ungdom til og med elite). SK følger opp trenere og ledere, og motiverer til utdanning og rekruttering av dem. SK leverer årsrapport og budsjettforslag til styret innen gitte frister. Sportslig komite (SK) består av 6 medlemmer, nestleder, 4 styremedlemmer og en rytterrepresentant (fortrinnsvis aktiv). Klubbens nestleder dekker rollen som Sportslig Koordinator (SK), og er sekretær for utvalget. SK skal videre: Koordinere og binde sammen de ulike grupper i aktivt segment. Samarbeide med gruppestyrene. Utvikle og tilrettelegge for optimal sportslig satsing. Gjennom oppmenn koordinere og sørge for gjennomføring av rytter/foreldremøter, treningssamlinger/leire og reiser/ritt. 5

Trenerforum: Trenerforum (TF) har ansvar for trenerfaglig diskusjon og utvikling i klubben. TF består av alle som har treneransvar i klubben. TF ledes av Sportslig Koordinator, som også rapporterer til Sportslig komite. TF utarbeider sportsplaner for de forskjellige grupper, og koordinerer gruppenes aktiviteter. Sportsplanene definerer sesongens hovedmål, og legger opp trenings- og konkurranseplan i forhold til dette. Trenerressurser fordeles på gruppene etter behov, tilgjengelighet og personlige ønsker/kvalifikasjoner. Alle grupper skal ha en ansvarlig gruppetrener, men kan også ha flere trenere tilknyttet gruppen. Eventuelle gruppestyrer Hver gruppe (for eksempel Barn og Ungdom) kan ha et gruppestyre. Gruppestyret kan bestå av Hovedtrener, Lagleder og Oppmann. Store grupper kan ha flere medlemmer. Gruppestyret rapporterer til Sportslig Komite. Gruppestyret har ansvar for det praktiske i gruppenes drift. Påmelding/betaling av startkontingenter, rekruttering av ledere/service til ritt, overnatting og reise til utenbys ritt, organisering av treningssamlinger og sosiale tilstelninger. Gruppestyrene kan samarbeide seg imellom der de finner det tjenlig. 6.b. Valgkomiteen Valgkomiteen velges hvert år på Årsmøtet. Den har 2 medlemmer. Den konstituerer seg selv med en leder. Lederen legger frem valgkomiteens innstilling på årsmøtet. Valgkomiteen har ansvar for å finne kandidater til følgende verv: - Styremedlemmer (Herunder leder og nestleder) i samsvar med bestemmelsen i pkt. 3 ovenfor. - Økonomi- og sponsorkomité 2 medlemmer + 1 varamedlem (Velges hvert år) - Valgkomité 2 medlemmer (Velges hvert år) Valgkomiteen rapporterer til Styrets leder, og legger frem sin innstilling seinest 2 uker før årsmøtet. 6.c. Økonomi- og sponsorkomiteen Komiteen består av klubbens leder og to valgte medlemmer. Skal planlegge og gjennomføre tiltak som gjør klubben i stand til å oppfylle sine økonomiske forpliktelser ovenfor ryttere, NCF og det lokale næringsliv. Planlegge og gjennomføre dugnader, lotteri etc. Utarbeide planer og priser på sponsing. Delta i forhandlinger med mulige sponsorer. Skaffe tilveie eventuelle reklamestikkere etc. Påse at inngåtte avtaler blir fulgt opp av oppmenn og ryttere. 6.d. Arrangements- og utstyrskomiteen Komiteen består av to -2- valgte medlemmer. Lederen av komiteen innkalles til styremøter ved behov. Komiteen rapporterer til styret. Skal planlegge og gjennomføre klubbens sportslige arrangementer. Datoer for arrangementene skal drøftes med klubbens styre før søknad sendes. Komiteen skal: - Planlegge og søke om evt. rittdatoer (NCF), planlegge traseer, klarere med veimyndigheter og 6

Politi/Lensmann. - Søke eventuelt gjøre avtale om lokaliteter for garderobe, sekretariat, overnatting etc. - Skrive og distribuere innbydelsen til klubber og dommere. - Gjøre avtaler med hjelpekorps/førstehjelpspersonell. - Planlegge og bestille premier. - Planlegge det økonomiske i samarbeid med økonomikomiteen. - Tilknytte seg ressurspersoner slik at rittet kan gjennomføres på en god arrangementsmessig måte. - Forestå distribusjon av resultatlister til alle deltagende lag, region og NCF. - Sørge for at rittrapporter oversendes region og NCF. - Ha oversikt over hvilket utstyr klubben er i besittelse av og hvor dette befinner seg - Jobbe med å skaffe utleiesykler, samt inngå avtaler med medlemmer om leie av sykler - Vurdere hva slags utstyr klubben har behov for samt foreslå for styret evt. innkjøp 7. Medlemmene Som medlem i Bingsfoss SK har man rett til å delta på alle åpne treninger, og til å stille for klubben i de turritt og aktive ritt man ønsker. Medlemmene plikter å følge vegtrafikkloven ved trening på åpen landevei, og NCF s bestemmelser ved deltakelse i så vel turritt som aktive ritt. Klubbdrakt og hjelm skal benyttes under organisert trening og i ritt. Hjelm skal alltid brukes av hensyn til egen sikkerhet og forsikringen. Som klubbdrakt regnes kun gjeldende trøye pluss bukse, evt. nøytral, svart bukse. Det presiseres at medlemmer med helårslisens plikter å bruke gjeldende klubbdrakt også under turritt og aktive ritt. Medlemmene skal være lojale mot klubbens sponsorer og ved handlinger relatert til sykkel er det ikke anledning til å profilere andre sponsorer enn de klubben har avtale med, eller som på andre måter er godkjent av klubbens styre. Medlemmer som deltar på aktive ritt plikter å ha satt seg inn i gjeldende reglementer for disse, og for øvrig representere klubben på en positiv og god måte i møte med andre ryttere, andre trafikanter, arrangører og dommere. Alle medlemmer innenfor aktivt segment i ungdom/ junior/ U23/ senior aktiv som ønsker å delta i klubbens satsing på aktive ritt er forpliktet til å følge opplegget klubbens trenere legger til grunn, og delta på obligatoriske fellestreninger. For å oppnå vedtatte støtteordninger og rabatter iht. sponsoravtaler må medlemskontingent være betalt og kvittering framvises uoppfordret. Alle medlemmer i Bingsfoss SK/ eventuelt foreldre, plikter å utføre dugnad en - to ganger i året med våre egne arrangementer. Klubbens drift baserer seg bl.a. på denne type inntekter, og for å ta del i godene må hver enkelt ta sin del av klubbens dugnadsarbeid. Bingsfoss SK bestiller kun aktiv lisens for medlemmer som har betalt kontingent og. evt. andre avgifter. Påmelding til aktive ritt skjer kun gjennom utvalgene. Påmeldte deltakere plikter å møte til start. Stiller en påmeldt deltaker ikke til start - uten gyldig grunn må han/hun betale startkontingenten selv. 8. Kontingenter og avgifter Årsmøtet fastsetter neste års kontingent. Styret har anledning til å sette ned eller frafalle kontingent ved sykdom, arbeidsløshet, militærtjeneste eller andre gyldige grunner. Kontingentsatser for 2015: 7

Ordinært medlem: NOK 400 pr. år. Ungdom (t.o.m. 19 år) NOK 200 Familie NOK 700 Treningsavgift? 9. Æresbevisninger Et enstemmig styre kan utnevne æresmedlemmer i klubben. Æresmedlemskap forutsetter langvarig aktiv og betydningsfull innsats for klubben samt å ha innehatt formelle verv i klubben. Styret kan også utdele utmerkelser på bakgrunn av årets prestasjoner og aktivitet, som for eksempel Årets Rytter, Årets Veteran, o.s.v. Utdelingen bør finne sted på Årsmøtet, en årsfest eller et lignende arrangement. 8