Kontraktsbestemmelser mellom Skedsmo kommune og Transport av brukere til og fra dagsentere i kommunen 2012 1
Innhold 1. Formål... 3 2. Parter og kontaktpersoner... 3 3. Kontraktens varighet... 3 4. Kontrakten... 3 5. Presiseringer til avtalen... 3 (hvis aktuelt)... 3 6. Samarbeid og taushetsplikt... 3 7. Private og offentlige instanser... 4 8. Tilsynsorganer... 4 9. Leverandørens plikter... 4 10. Oppdragsgiver rett til å kreve endring... 5 11. Pris og betaling... 6 12. Oppsigelse... 6 13. Opphør av kontrakten... 6 14. Tvister... 6 15. Signatur og dato... 6 2
1. Formål Kontrakten har til formål å regulere kontraktsforholdet mellom Leverandør og Oppdragsgiver vedrørende tjenesteyting som omtalt i kravspesifikasjonen. 2. Parter og kontaktpersoner Parter i kontrakten er Skedsmo kommune og ::::::::::::::::::::: AS. Kommunens kontaktperson for kontrakten: Navn Stilling Arbeidssted Adresse Telefon E-post Oppdragsgivers kontaktperson for kontrakten: Navn Stilling Arbeidssted Adresse Telefon E-post 3. Kontraktens varighet Kontraktsperioden er fra 1.7.2012 til 31.6.2014. Oppdragsgiver har opsjon på forlengelse i ytterligere 2 år med 1 år om gangen, slik at samlet kontraktsperiode blir 4 år. Dersom Oppdragsgiver velger å benytte opsjon om forlengelse, må dette varsles skriftlig til Leverandøren senest 3 måneder før avtalens utløp. 4. Kontrakten Følgende dokumenter inngår i kontrakten 1. Kontraktsdokumentet (angjeldende dokument) 2. Leverandørens tilbud med vedlegg 3. Oppdragsgiver konkurransegrunnlag med vedlegg Ved motstrid gjelder dokumentene i overnevnte rekkefølge. 5. Presiseringer til avtalen (hvis aktuelt) 6. Samarbeid og taushetsplikt 6.1 Samarbeid Partene skal samarbeide og vise lojalitet under gjennomføringen av oppdraget. De skal i tide underrette hverandre om forhold som kan få betydning for oppdraget, og i nødvendig utstrekning sende hverandre kopier av referater, korrespondanse og annet materiale av betydning for den annens ytelse etter kontrakten. 3
På forespørsel fra Oppdragsgiver skal Leverandøren umiddelbart oversende kopier av korrespondanse, referater og annet materiale som oppdragsgiver finner relevant for oppfølgingen av kontrakten. Det skal avholdes jevnlige samarbeidsmøter mellom Oppdragsgiver og Leverandør. Partene plikter å møte på samarbeidsmøter som den annen part innkaller. Hver av partene dekker sine kostnader forbundet med slik møtedeltakelse. Leverandøren kan ikke kreve vederlag. 6.2 Taushetsplikt Partene forplikter seg til å følge gjeldende bestemmelser når det gjelder taushetsplikt. Leverandøren er ansvarlig for ansatte og oppdragstakere har undertegnet taushetserklæring og følger de bestemmelsene som til en hver tid gjelder for behandling av taushetsbelagte opplysninger. 7. Private og offentlige instanser Leverandøren plikter å samarbeide konstruktivt med private og offentlige instanser for å sikre en best mulig gjennomføring av kontrakten. 8. Tilsynsorganer Leverandøren plikter å samarbeide konstruktivt med representanter fra organer som fører tilsyn og kontroll og i den forbindelse opptre lojalt. 9. Leverandørens plikter 9.1 Oppdragets omfang Oppdragets omfang og utførelse fremgår av oppdragsgivers konkurransegrunnlag med vedlegg. Ved vesentlige endringer av gjennomføringen av oppdraget og som får konsekvenser for tilbudet, skal oppdragsgiver varsle dette så tidlig som mulig slik at reforhandling av kontrakten blir gjennomført iht. kapittel 10 om Oppdragsgivers rett til å kreve endring. 9.2 Oppdragets utførelse Leverandøren skal ivareta Oppdragsgiver interesser og utføre oppdraget i samsvar med kontrakten og slik det er beskrevet i kravspesifikasjonen. Oppdragsgiver skal holdes skadesløs for ethvert krav eller søksmål som måtte oppstå i forbindelse med leverandørens ansatte, underleverandører eller andre medhjelpers gjennomføring av oppdraget. Leverandøren kan ikke overdra sine forpliktelser uten skriftlig samtykke fra oppdragsgiver. 9.3 Kvalitetssystemer og rutiner Leverandøren skal ha et kvalitetssystem som sikrer kvaliteten på tjenesten. Leverandøren skal oppfylle kravene i HMS lovgivningen og tilfredsstille kravene i forskrift om internkontroll. 4
Leverandøren skal oppfylle de kvalitetskrav slik det er beskrevet i konkurransegrunnlaget. 9.4 Forsikring Leverandøren skal tegne yrkesskadeforsikring for sine ansatte. 9.5 Offentligrettslige krav Leverandøren skal utføre oppdraget i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og enkeltvedtak, samt Oppdragsgivers krav. 9.6 E-faktura I tillegg til ordinær papirfaktura må elektronisk faktura (e-faktura) kunne tilbys. Tilbyderne må kunne sende XML-faktura til kommunen. Formatet som benyttes er E2B. Frist for tilrettelegging er 3 måneder etter at oppstart av kontrakt. 9.7. Bestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren skal til enhver tid ha ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte. I tillegg skal alle arbeidstakerne har lønns- og arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet, som ikke er dårligere enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder både for ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten med oppdragsgiver. I kontraktsperioden har oppdragsgiver rett til innsyn i, kontroll med og rapportering på leverandørens oppfølging av kontraktsvilkårene. Hvis uregelmessigheter oppdages, skal leverandøren innen den frist oppdragsgiver fastsetter utarbeide en handlingsplan for forbedringer. Denne handlingsplanen skal godkjennes av oppdragsgiver og inneholde frister for forbedringene. Om dette ikke gjøres, vil dette være et vesentlig mislighold og oppdragsgiver vil kunne heve kontrakten. Oppdragsgiver har rett til å foreta meldte og uanmeldte besøk hos leverandøren med hensyn til kontroll knyttet til om overnevnte bestemmelser er oppfylt. Ved manglende oppfyllelse av denne bestemmelse påløper det konvensjonalbot for hver dag frem til forholdet er bekreftet brakt i orden av leverandør. Konvensjonalboten utgjør 0,4 % av det samlede vederlag som skal betales i henhold til det enkelte avrop. Samlet sum skal ikke overstige 15 % av vederlaget. Oppdragsgiver kan heve kontrakten dersom maksimal konvensjonalbot er påløpt eller leverandør motsetter seg å bringe forholdet i orden. 10. Oppdragsgiver rett til å kreve endring Oppdragsgiver kan pålegge Leverandøren endringer, herunder endring av antall brukere som skal kjøres. Endringer skal varsles skriftlig så raskt som mulig. Endringene må ligge innenfor Leverandørens fagområde og ikke være urimelig tyngende for ham å utføre. Endringer som får økonomiske konsekvenser medfører at kontrakten skal reforhandles. 5
11. Pris og betaling Det første året skal prisen være fast. Det kan deretter foretas en årlig justering av pris i tråd med endringer i konsumprisindeksen (KPI). Skedsmo kommunes betalingsvilkår er 30 dager etter at både leveransen er godkjent og korrekt faktura med avtalte bilag er mottatt, dersom ikke andre betalingsvilkår er avtalt spesielt. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. Sammen med faktura skal sendes en oversikt over bemanningsfaktoren som har vært angjeldende måned. Alle fakturaer skal være påført kjøpers bestillingsnummer (rekvisisjonsnummer) og/eller være gitt referanse til inngått kontrakt. Dersom forfalne beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende morarente i henhold til "Lov om renter ved forsinket betaling m v" av 17.12.76. Purregebyr eller andre kostnader i forbindelse med forsinket betaling, forutsettes dekket i gjeldende morarente. Behandlingsgebyr, godtgjørelser og lignede godtas ikke. Det skal ikke faktureres for noen andre utgifter/kostnader enn den inngitte pris, som således skal dekke alle kostnader ved oppdraget. 12. Oppsigelse Hver av partene kan si opp avtalen med 4 måneders varsel. Oppsigelse regnes fra den 1. dag i kalendermåneden. Ved vesentlig mislighold kan avtalen heves av begge parter med øyeblikkelig virkning. Som vesentlig mislighold regnes blant annet utilbørlig oppførsel overfor brukerne, gjentatte brudd på avtalte hente- og kjøretidspunkt og mangelfull service dokumentert ved gjentatte klager på tjenesten. Oppsigelse skal være skriftlig. 13. Opphør av kontrakten Ved oppsigelse, heving eller ordinær avslutning av kontraktsforholdet skal partene gjensidig medvirke til smidig overgang til ny leverandør. 14. Tvister Dersom det oppstår tvister om fortolkning av kontrakten, skal dette søkes løst ved dialog og forhandlinger mellom partene. Fører ikke forhandlingene fram, skal tvisten avgjøres av de ordinære domstolene. 15. Signatur og dato Kontraktsdokumentet utstedes i to eksemplarer som skal være datert og signert av begge parter. Oppdragsgiver og leverandør beholder hvert sitt eksemplar. Sted/dato: Sted/dato: 6
For oppdragsgiver For leverandøren 7