KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2014 1
1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 1.1 Kommuneloven 77 Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommuneloven av 25. september 1992 nr. 107 i 77 om Kontrollutvalget. Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11 vedtatt forskrift om kontrollutvalg som trådte i kraft fra 1. juli 2004. Jf. rundskriv H-15/04. For at kommunestyret skal være orientert om kontrollutvalgets arbeid blir det hvert år utarbeidet en årsrapport som framlegges for kommunestyret. Rapporten tar for seg de oppgaver kontrollutvalget er pålagt i henhold til forskriften og hvordan utvalget har løst sine oppgaver. 1.2 Forskriftens bestemmelser om utvalgets oppgaver I forskriftenes 4, 1. ledd, er kontrollutvalgets ansvar og oppgaver definert: " Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning Forskriftens 5, 1.ledd, om kontrollutvalg sikrer at utvalget kan innhente alle nødvendige opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Utvalgets viktigste oppgaver er: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Jf. 6. Regnskapsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Jf. 9, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Jf. 13. Selskapskontroll - Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Jf. 16, 1.ledd. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor 2
2. KONTROLLUTVALGET I 2014 Kontrollutvalget i Vestby har 5 medlemmer, og har i 2014 bestått av følgende medlemmer: Medlemmer: Siri Hov Eggen (leder) Jon E. Angset (nestleder) Grethe Lill H. Grytan John Arne Kjenn Paal Jargel Personlige varamedlemmer: Gunvor Vedvik Ezzat Gaballa Torbjørn Mehl Inger Randem Rune S. Tessem Pga. forfall møtte Ezzat Gaballa som varamedlem på ett møte. Kontrollutvalget har i 2014 hatt 8 møter og behandlet 47 saker. I tillegg kommer flere Eventuelt-saker. Paal Jargel deltok i den nasjonale kontrollutvalgskonferansen arrangert av NKRF den 5. og 6. februar. Kontrollutvalget har fra 2013 vært medlem av Forum for kontroll og tilsyn (FKT). Jon E. Angset deltok i FKTs fagkonferanse og årsmøte 3. og 4. juni. Siri Hov Eggen, Jon E. Angset, Paal Jargel og Grethe Lill H..Grytan deltok i Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo den 23. oktober. Temaet for møtet var kommunenes etikkarbeid. Utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyret når utvalgets saker behandles, jf. kontrollutvalgsforskriften 2. Kommunestyret behandlet den 16. juni flere saker fra kontrollutvalget, men både leder og nestleder hadde forfall. Kontrollutvalget vedtok å be om at John Arne Kjenn ble innvilget talerett under møtet og vedtaket ble oversendt til ordføreren. Ordføreren ga Kjenn anledning til å svare på eventuelle spørsmål fra kommunestyret. Utvalget har vedtatt et strateginotat for sitt arbeid som skal ajourføres årlig, i 2014 gjorde utvalget en gjennomgang i møtet den 15. oktober. Til hjelp i arbeidet fører kontrollutvalget en rullerende aktivitetsplan som inneholder en oversikt over de lovmessige sakene utvalget skal behandle i løpet av året, samt status for forvaltningsrevisjonsprosjekter og andre saker som utvalget har vedtatt. Offentlighetsloven og særlover regulerer innbyggernes rett til innsyn i forvaltningens dokumenter og disse skal være offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. FIKS har ansvaret for journalføringen av post til og fra kontrollutvalget og for utvalgets arkiv. Etter en endring av kommuneloven ble den alminnelige bestemmelsen om møteoffentlighet i kommuneloven 31 også gjort gjeldende for kontrollutvalgene fra 1. juli 2013. Innkallinger, sakspapirer, rapporter og protokoller fra kontrollutvalgets møter legges ut på kommunens internettsider og på FIKS sine internettsider. 3
Kontrollutvalget ba i sitt møte den 1.4.14, jf. sak 12/14, ordføreren ta initiativet til en gjennomgang av reglementet for godtgjøring av folkevalgte i kommunen. Gjennomgangen burde blant annet se på hvordan likebehandlingen av de politiske utvalgene er ivaretatt. I kontrollutvalgets vedtak i møtet den 12. november, jf. sak 41/14, ble ordføreren minnet om dette vedtaket. Kontrollutvalget vedtok i sak 17/14, jf. nedenfor under kap 4 Budsjettet for 2014 og 2015, å be kommunestyret bevilge midler til innkjøp av ipader for kontrollutvalget i 2014. Dette var en oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 39/13. I kommunestyrets møte den 15. september ble det vedtatt ikke å investere ytterligere midler i en uferdig løsning og som ikke er i henhold til kommunens egen it-strategi. Rådmannen ble isteden bedt om å se på løsninger. I medhold av avtalen med BDO om revisjon, holdt BDO, ved Øivind Sunde og Morten Thuve, den 1. april ett times seminar for utvalget om «Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll til nytte og fortvilelse.». Kommuneadministrasjonen var også representert under seminaret. 3. SEKRETARIATET I Kontrollutvalgsforskriftens 20 om sekretariat heter det at kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har tilfredsstillende sekretariatsbistand. Sekretariatsfunksjonen kan verken legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjonsoppgaver for kommunen. Forskriftens krav er ivaretatt ved at det er etablert et interkommunalt samarbeid om sekretariatet. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS). Samtlige Follokommuner deltar: Enebakk, Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski, Vestby og Ås. Ås er vertskommune for sekretariatet. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Lederne av kontrollutvalgene utgjør styret for FIKS. Styret har i henhold til kap. 7.5 i vedtektene ansvaret for driften av sekretariatet. Det enkelte kontrollutvalg bestemmer for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. Jan T. Løkken i FIKS har i 2014 vært sekretær for utvalget. 4. BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN FOR 2014 OG 2015 Kontrollutvalgsforskriften 18 slår fast at det er kontrollutvalget som skal innstille om budsjett for kontroll og tilsyn i kommunen. Budsjettforslaget fra kontrollutvalget kan bare endres av kommunestyret. Kontrollutvalget pekte på, jf. sak 17/14, at rådmannens behandling av budsjettet for kontroll og tilsyn for 2014 ikke fulgte disse reglene. Kommunestyret vedtok i sak 56/14 kontrollutvalgets innstilling om å be rådmannen for framtida legge reglene i Kommunaldepartementets rundskriv til grunn for behandlingen av utvalgets budsjettforslag. Kontrollutvalget innstilte i sitt møte den 15. september, jf. sak 28/14,om budsjett for kontroll og tilsyn for 2015. Nedenfor vises utvalgets budsjettforslag for 2015 og for de tre foregående år: 4
Budsjett for kontroll og tilsyn 2012 2015 2012 2013 2014 2015 Regnskapsrevisjon 387 225 378 562 419000 386 000 Tilleggsregning 81 656 84 150 85 000 90 000 regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon 405 000 383 750 437 500 460 000 Overordnet analyse/ 150 000 418 750 ekstraforvaltningsrev. Sekretariatet 169 000 192 000 213 000 222 000 Utvalgets kostnader 72 000 160 000 94 000 113 000 Sum 1 264 881 1 617 212 1248 500 1 271 000 5. UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER I 2014 5.1 Tilsyn med revisjonen Kontrollutvalget skal i henhold til kontrollutvalgsforskriften 4 påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og skal blant annet påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, jf. 6 i forskriften. BDO er kommunens regnskapsrevisor. Revisor har deltatt i utvalgets møter og rapportert fortløpende om sitt arbeid. I tillegg legger revisjonen fram en hel - og en halvårsrapport om arbeidet i revisjonsåret. Utvalget tok 11. juni revisjonens rapport for revisjonsåret 2013 (1. mai 2015 31. april 2014) til orientering. I tråd med revisjonsforskriftens krav avga oppdragsansvarlig revisor, Terje Tvedt, i brev av 25. august 2014 en skriftlig egenvurdering om uavhengighet og kontrollutvalget tok denne til orientering, jf. sak 32/14. I utvalgets møte den 15. oktober behandlet utvalget revisjonens plan for 2014 og 10. desember ble revisjonens halvårsrapport (1.5 31.10) behandlet. Begge dokumentene ble tatt til orientering. Hovedrevisor har vært Stein Jøraandstad og han har vært BDOs faste representant på møtene. 5.2 Innstilling om valg av ny revisor Avtaleperioden med BDO utløper 30. april 2015. I medhold av en opsjon har avtalen da vært forlenget i to ganger ett år. Kommuneloven 78 nr. 4 bestemmer at «Kommunestyret eller fylkestinget velger selv revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget.» På dette grunnlag startet kontrollutvalget prosessen med valg av ny revisor ved å vedta en framdriftsplan i sitt møte den 11. juni 2014. Utvalget ba sekretariatet arbeide for en felles kunngjøring og felles revisor med Frogn kommune. Et forslag til konkurransegrunnlag ble drøftet i en arbeidsgruppe mellom Vestby og Frogn kommuner, FIKS og Felles innkjøpskontor. Arbeidsgruppen drøftet muligheten for å få en felles utlysning av regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, men klarte ikke å finne fram til egnede kriterier som alle var enige om. Kontrollutvalget sluttet seg i møtet den 15. september til sekretariatets forslag til konkurransegrunnlag for regnskapsrevisjonen. Utvalget sluttet seg også til en felles kunngjøring med Frogn kommune, men forutsatte at felles revisor baseres på at ny avtale blir iverksatt i begge kommuner samtidig. Kommunestyret sluttet seg i sak 69/14 til kontrollutvalgets innstilling. FIKS kunngjorde konkurransegrunnlaget på 5
Doffin. Det kom inn tre tilbud og kontrollutvalget innstilte i sitt møte den 10. desember overfor kommunestyret om valg av regnskapsrevisor for perioden 1. mai 2015 til og med 30. april 2017. Utvalgets behandling av saken var unntatt offentlighet, forvaltningsloven 13, jf. offentleglova 13. Kommunestyret vil ventelig velge ny revisor på sitt første møte i 2015. 5.3 Oppgaver ved regnskapsrevisjon Kommunens årsregnskap og årsrapport Som kontrollorgan på vegne av kommunestyret skal kontrollutvalget behandle kommunens regnskaper og på grunnlag av regnskapene, årsmeldingen og revisjonsberetningen, avgi uttalelse til kommunestyret. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte 7. mai følgende uttalelse om kommunens regnskap for 2013: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra BDO AS datert 10. april 2014 og rådmannens årsberetning. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Vestby kommunes årsregnskap for 2013. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Vestby kommune for 2013. Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. BDO kommenterte i revisjonsrapporten for 2013 (nummerert brev nr. 6), datert 30. mai 2014, forhold knyttet til regnskapet hvor det er avdekket feil eller rom for forbedringer. Vestby havns årsregnskap Driften av havnen er en del av kommunens virksomhet og lagt under resultatområdet eiendom. Kontrollutvalget behandlet Vestby Havns årsregnskap for 2013 den 7. mai 2014. Utvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne det framlagte regnskapet. 5.4 Tilsyn med forvaltningen I henhold til Kontrollutvalgsforskriften 4 skal kontrollutvalget, på vegne av kommunestyret, stå for et løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen. Med forvaltningen menes hele administrasjonen og alle virksomheter i kommunen og alle råd og utvalg med unntak av kommunestyret selv. Utvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Forvaltningsrevisjonen spiller en viktig rolle i dette tilsynet og har i hovedsak vært ivaretatt ved at revisjonen gjennomfører prosjekter etter oppdrag fra kontrollutvalget som definerer mål og problemstillinger. Arbeidet baserer seg på Plan for 6
forvaltningsrevisjon for 2013 2016 som kommunestyret, etter innstilling fra kontrollutvalget, vedtok planen 14. desember 2012. Revisjonsordningen som kommunestyret vedtok i 2009 har som konsekvens at forvaltningsrevisjonsprosjektene skal konkurranseutsettes for hvert år og valget av revisor for det enkelte prosjekt må gjøres av kommunestyret. Prosjekter i 2014 Kontrollutvalget valgte i møtet den 12. februar 2014 «internkontroll» og «hjemmetjenesten» som tema for forvaltningsrevisjonen dette året. Utvalget godkjente mål og problemstillinger for prosjektene på sitt neste møte, den 1. april. Etter en konkurranseutsetting blant tre revisjonsselskap, forelå et tilbud fra BDO og kontrollutvalget innstilte om å velge dette selskapet som revisor for oppdraget.. Kommunestyret valgte i sitt møte den 16. juni BDO som revisor for de to prosjektene. I møtet den 5. september godkjente kontrollutvalgets revisjonens forslag til prosjektplan for de to prosjektene. Rapporten fra BDO Hjemmetjenesten i Vestby kommune ble behandlet av kontrollutvalget i møtet den 10. desember. Rapporten konklusjon at hjemmetjenesten i all hovedsak leverer tjenester i tråd med gjeldende regelverk. Organisering, kompetanse og arbeidsdeling synes å være hensiktsmessig. Noen avvik ble påpekt, bl.a. høyt avvik rundt legemiddelhåndtering. Kontrollutvalget vedtok å sende rapporten over til kommunestyret med innstilling om at rådmannen bes følge opp rapporten med enkelte tiltak. Kommunestyret får trolig rapporten til behandling ved starten av 2015. Rapporten fra BDO om Rådmannens internkontroll ble også behandlet av kontrollutvalget i møtet den 10. desember. Revisjonens overordnede konklusjon at rådmannen i Vestby har en tilfredsstillende oppfølging av internkontrollen i kommunen. Revisjonen beskriver kontormiljøet på ledernivå i kommunen som et åpent klima der det er frihet til å ta opp alle typer problemstillinger. Kontrollutvalget innstilte ovenfor kommunestyret om at rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget innen seks måneder. Kommunestyret får trolig rapporten til behandling ved starten av det nye året. Rådmannens oppfølging av tidligere rapporter Kontrollutvalgsforskriften 12 pålegger kontrollutvalget ansvaret for at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Utvalget skal også gi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets vedtak er fulgt opp. Rådmannens tilbakemelding om oppfølgingen av rapporten om informasjonssikkerhet og IT-drift ble behandlet av utvalget den 12. februar. Tilbakemeldingen viste at revisjonens forslag til forbedringer var på vei til å bli gjennomført, avhengig av ressursrammen. 2013. Kommunestyrets sluttet seg i møtet den 10. mars til kontrollutvalgets innstilling om å ta rådmannens tilbakemelding til orientering. 7
Rapporten om vedlikehold av bygninger Vestby kommune ble behandlet av kommunestyret den 3. februar 2014. Kommunestyret uttrykte sterk bekymring for det lave vedlikeholdsnivået i kommunen som ble dokumentert i rapporten.. Rådmannens tilbakemelding om oppfølgingen ble behandlet i kontrollutvalgets møte den 15. oktober. Kommunestyret sluttet seg i møtet den 10. november til kontrollutvalgets innstilling om at rådmannen bes legge fram forslag som sikrer en oppfølging av alle tiltakene som kommunestyret vedtok i sak 2/14. Kommunestyret behandlet rapporten om Vestby kommune som barnehagemyndighet den 3. februar 2014 og sluttet seg til kontrollutvalgets innstilling om tiltak. Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget om oppfølgingen ble behandlet av kontrollutvalget den 15. oktober. Utvalget merket seg at rådmannen ikke hadde fulgt opp tiltaket med økt frekvens på tilsynet av ikkekommunale barnehager og innstilte overfor kommunestyret om å gjenta vedtaket på dette punktet. Kommunestyret vedtok den 10. november isende å be rådmannen komme tilbake til hvordan sikre god tilsynskontroll av private barnehager innenfor de ressurser man har. 5.5 Selskapskontrollen 2013 og 2014 Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper med mer (jfr. Kontrollutvalgsforskriften 13). Dette innebærer en kontroll rettet mot selskapene i form av eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon. Selskapskontrollen omfatter interkommunal selskaper og heleide kommunale aksjeselskaper. Vestby kommune har eierinteresser i til sammen seks selskap hvor det kan drives selskapskontroll: Næringstjenester AS, Follo krisesenter og incestsenter IKS, Movar IKS, Follo kvalifiseringssenter IKS, Mosseregionens legevakt IKS og Søndre Follo Renseanlegg IKS. Selskapskontroll av eierstyringen er lagt til FIKS. I henhold til plan for selskapskontroll 2013 2016, vedtatt av kommunestyret 11. februar 2013, skulle kontrollen i 2013 fokusere på kommunens egen oppfølging av sine eierinteresser. Ordføreren ivaretar normalt kommunens eierinteresser overfor selskapene og sitter i selskapenes representantskap/generalforsamlinger. Årets kontroll ble derfor basert på spørsmål til ordfører John Arthur Ødbehr. Kontrollutvalget behandlet rapporten fra FIKS i sitt møte den 7. mai og innstilte om følgende tiltak som oppfølging av rapporten: 1 Kommunestyret bør revidere eiermeldingen annethvert år. 2. Det bør tas initiativ til at selskapene legger større vekt på å utvikle selskapsstrategier. 3. Kommunestyret bør normalt ikke velge medlemmer av formannskapet til styreverv i selskapene. 8
4. Nominasjonsprosessene til styrene bør vurderes i forhold til målet om å få god kompetanse i forhold til selskapets særpreg. 5. Rapporteringsrutinene til kommunestyret om Follorådets arbeid innen bl.a. eierskapspolitikken bør forbedres. 6. Kommunestyret bør vurdere å nedsette en gruppe for å forberede eierskapssaker for kommunestyret og vurdere å opprette en valgkomite når valg av representanter til generalforsamlinger/representantskap og selskapsstyrene skal foretas. 7. Eierstyring bør være et eget punkt i folkevalgtopplæringen. Kommunestyret sluttet seg i behandlingen av saken den 15. september til kontrollutvalgets anbefalinger med følgende presiseringer: Ordet bør i punktene 1,2 og 7 byttes ut med skal. Pkt 4 ble endret til: «Nominasjonsprosessene til styrene bør vurderes vedr. målet om å få kompetanse når det gjelder selskapets særpreg.» 5.6 Dialog med rådmannen I møtt den 4. februar hadde utvalget en dialog med rådmann Knut Haugestad om aktuelle saker. 5.7 Andre kontroller I tillegg til de kontrollformene som er beskrevet ovenfor, skal kontrollutvalget gjennomføre et løpende tilsyn med forvaltningen på andre måter, jf. kontrollutvalgsforskriftens 5. I 2014 har kontrollutvalget bl.a. tatt opp følgende saker: - På bakgrunn av oppslag i media om kommunen salg av tomt til ordføreren innhentet kontrollutvalget en redegjørelse fra rådmannen om saken. Utvalget vedtok i møtet den 1. april, jf. sak 9/14 at det ikke fant noe kritikkverdig i forbindelse med kommunens salg av tomten, men av hensyn til kommunens omdømme mente utvalget at for framtida bør tomtesalg til folkevalgte i kommunen skje i full åpenhet gjennom direkte politiske vedtak i formannskapet. - Kontrollutvalget innhentet dokumentasjon fra kommunen vedr. tilskudd av spillemidler til Son arbeidskirke. Utvalget fant i sitt møte den 7. mai, jf. sak 20/14, ikke grunnlag for å undersøke saken nærmere - Kontrollutvalget behandlet i sitt møte den 11. juni, jf. sak 25/14, en redegjørelse fra rådmannen vedr. kameraovervåkning av kommunale anlegg i Vestby. Saken ble tatt til orientering. - Etter anmodning fra kontrollutvalget la rådmannen fram en skriftlig redegjørelse for kommunens behandling av reguleringsplan og byggesøknad for «Solsiden Son». I utvalgsmøtet den 12. november redegjorde rådmannen 9
og RO-lederen for plan-, bygg- og geodata for saken. Utvalget tok redegjørelsen til orientering. - Kontrollutvalget pekte i møtet den 11. desember på at medlemmene av kommunens politiske utvalg har opparbeidet mye erfaring med delegeringsreglementet i løpet av valgperioden. Utvalget ba derfor ordføreren ta initiativ til en gjennomgang av dette reglementet. Vestby, den 21. januar 2015 Siri Hov Eggen /s./ leder Jon E. Angset /s./ nestleder 10