Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 11/255 Møtedato/tid: 08.11.2011, kl. 10:00 Møtested: Rådhuset, Kommunestyresalen Deltagere: Oddvar M. Lian, leder Anders J. Krokstad, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Forfall: 1 og 2. Varamedlem til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Kopi: Sakliste 035/11 036/11 037/11 038/11 039/11 040/11 041/11 042/11 043/11 Kontrollutvalget - funksjon, oppgaver og rolle Revisjon Midt-Norge IKS - Presentasjon og orientering Godkjenning av protokoll fra møte den 22.08.2011 Referatsaker Budsjettkontroll pr. 30.09.2011 Forslag til økonomiplan 2012-2015 med budsjett for 2012 for kontrollutvalget Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Eventuelt I forståelse med kontrollutvalgets leder innkaller vi med dette til første møte i kontrollutvalget i Snillfjord kommune. Møtet legges i utgangspunktet opp som et informasjonsmøte der vi i tilknytning til sak 35/11 legger opp til en gjennomgang av kontrollutvalgets oppgaver, funksjon og rolle og en presentasjon av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS som utøver funksjonen som kontrollutvalgets sekretariat. Videre vil Revisjon Midt-Norge IKS som er Snillfjord kommunes revisor gi en presentasjon av sin virksomhet og arbeid i sak 36/11. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 01.11.2011 Oddvar M. Lian (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, KonSek Side 1 av1 1

Kontrollutvalget - funksjon, oppgaver og rolle Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 08.11.2011 Saksnr 035/11 Eva J. Bekkavik 033 11/224-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Retningslinjer for kontrollutvalget Egen evaluering av kontrollutvalgets virke 2007-2011 Gjennomført forvaltningsrevisjon valgperioden 2007-2011 Taushetserklæring-mal Saksutredning Bakgrunn I likhet med kommunestyret og øvrige politiske utvalg velges kontrollutvalget på nytt av det påtroppende kommunestyret etter valget. Med bakgrunn i at de fleste av kontrollutvalgets medlemmer er nye i sin funksjon vil kontrollutvalgets sekretariat med dette gi en orientering om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og funksjon, samt om utvalgets plass i den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalgets plass i den kommunale forvaltningen Kontrollutvalget ble opprettet i medhold av ny kommunelov som ble vedtatt i 1992. Bakgrunnen for opprettelse av kontrollutvalgene var å sikre kommunene en egenkontroll basert på demokratiske prinsipper. Dette ble sett på som en del av det kommunale selvstyret og kunne på sikt redusere behovet for statlig tilsyn og kontroll. I henhold til kommunelovens 76 er det kommunestyret som har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kommunestyret skal imidlertid velge et eget kontrollutvalg som forestår det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne, dette fremgår av 77, 1. ledd. Kontrollutvalgets mandat er således vidt og omfattende. I tillegg til å være en del av det demokratiske maktfordelingsprinsippet om å føre tilsyn med den utøvende makt i kommunen, skal utvalget føre tilsyn med selve forvaltningen for å følge opp at kommunestyrets vedtak og intensjoner følges opp, at forvaltningen drives i henhold til lov og at den enkelte innbygger får lovfestede tjenester og rettigheter. Kontrollutvalget er derfor en viktig faktor, for kommunestyret og den enkelte innbygger, i forhold til å sikre tilbud av lovpålagte og rettighetsbestemte tjenester og en forsvarlig og effektiv drift av kommunen basert på lov, likebehandling og kommunestyrets styringssignaler. For at kontrollutvalget skal kunne utøve sin funksjon har lovgiver lagt vekt på å gi utvalget nødvendige verktøy, dette gjelder et rimelig ressurstilfang, sakkyndig sekretariatsbistand, revisjonsressurser og en vid innsynsrett i kommunens virke og organisasjon. 2

Rent organisatorisk kan kontrollutvalgets plass i organisasjonen skisseres som følger: Kommunestyret Formannskap Komité / Utvalg Komité / Utvalg Kontrollutvalg Komité / Utvalg Komité / Utvalg Rådmann/stab Resultatenhet Resultatenhet Resultatenhet Resultatenhet Resultatenhet Som figuren viser har kontrollutvalget en uavhengig stilling i forvaltningen. Utvalget skal utøve sin funksjon på vegne av kommunestyret og er kun underlagt kommunestyret i sitt virke. Kontrollutvalget må utøve sin funksjon med høy integritet og skal opptre nøytralt uavhengig av politiske føringer. Til å bistå seg har kontrollutvalget et eget sekretariat som også er uavhengig av den øvrige forvaltningen. Videre skal kontrollutvalget påse at kommunen har en betryggende revisjonsordning og revisor rapporterer sitt arbeid til kontrollutvalget som igjen vurderer evt videre rapportering til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalget er et viktig organ i det kommunale selvstyret og den demokratisk funderte styringsmodellen som vi har i kommunene. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: 1. Regnskapsrevisjon, som innebærer å bestille regnskapsrevisjon fra revisor, påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. 2. Forvaltningsrevisjon, der kontrollutvalget utreder behovet for, planlegger og bestiller forvaltningsrevisjonsarbeid, og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Forvaltningsrevisjon er å påse at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med 3

gjeldende bestemmelser og vedtak, samt systematiske undersøkelser av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 3. Gransking eller undersøkelser, enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret. 4. Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Dette gjelder både å følge opp at kommunen ivaretar sine eierinteresser og at selskapene drives på en økonomisk forsvarlig måte og i henhold til kommunestyrets intensjoner. 5. Valg av revisjonsordning, der kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. 6. Budsjett, som innebærer å utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Utvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester, sikre god produktivitet, effektiv ressursutnyttelse, ivareta innbyggernes rettsikkerhet i kontakt med kommunen, og sikre at politiske vedtak følges opp. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken s. 32 Kontrollutvalgets rettigheter og plikter Innsynsrett Kontrollutvalget setter selv sin dagsorden og bestemmer selv hvilke undersøkelser det ønsker å iverksette. Utvalget kan fremme saker for behandling i kommunestyret og fremmer i den forbindelse forslag til vedtak. Utvalget har ikke instruksjonsmyndighet overfor administrasjonen, men kan søke tilslutning til pålegg hos kommunestyret. I sitt arbeid kan kontrollutvalget be om enhver opplysning eller tilgang til et hvert dokument i kommunen, uavhengig av bestemmelser om taushetsplikt og evt bestemmelser om unntak fra offentlighet. Som en følge av bestemmelsene om innsynsrett i kommuneloven kan kontrollutvalgets medlemmer be om å få tilsendt fullstendige sakspapirer og protokoller fra kommunestyre, formannskap og hovedutvalg / komiteer, inkludert de sakene som er unntatt fra offentlighet. I tillegg vil kontrollutvalgets medlemmer få innsyn i taushetsbelagte dokumenter på forespørsel. Kommunen kan imidlertid kreve å utlevere sensitivt materiale til kontrollutvalget som kollegium og ikke til enkeltmedlemmer. Dette var tidligere presisert i forskrift, men fremgår nå av ordlyden i forskrift om kontrollutvalg. Bakgrunnen for bestemmelsen er å unngå misbruk av innsynsretten fra enkeltmedlemmer, samtidig som det underbygger betydningen av at kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen som et kollegium. Innsynsretten omfatter også informasjon i selskaper organisert som interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskaper som er heleid av kommunen (selv eller sammen med andre kommuner), samt heleide datterselskaper av IKS eller heleide aksjeselskaper. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken s. 32 og 33. Taushetsplikt En såvidt ubetinget innsynsrett gir kontrollutvalget store rettigheter i forhold til å be om opplysninger fra kommunen. Denne retten gir samtidig et ansvar i forhold til å ikke misbruke innsynsretten eller opplysninger som innhentes i medhold av denne. Som medlem i 4

kontrollutvalget er man underlagt forvaltningslovens bestemmelser om blant annet taushetsplikt. Der går det frem at enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det vedkommende i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om noens personlige forhold eller næringsopplysninger Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken side 33 og 34. En utbredt misforståelse i Kommune-Norge er at folkevalgte kan pålegges taushetsplikt for alle typer opplysninger som kommer fram i lukkede møter, dette er ikke riktig. Det er kun opplysninger knyttet til personlige forhold og næringsopplysninger som er underlagt taushetsplikt. Selv om taushetsplikten er lovfestet anbefaler kontrollutvalgets sekretariat at medlemmene i kontrollutvalget ved tiltredelse signerer en taushetserklæring, dette både for å bevisstgjøre det enkelte medlem og for å synliggjøre for omverdenen at dette er noe man tar på alvor. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat vil gi en nærmere orientering om kontrollutvalgets rolle og funksjon i tilknytning til behandlingen av saken. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalgets medlemmer å undertegne en taushetserklæring i forbindelse med tiltredelse av vervet i kontrollutvalget, både for egen bevisstgjøring og for å synliggjøre overfor omverdenen at man har underskrevet taushetsløfte i forbindelse med utøvelsen av vervet. 5

SNILLFJORD KOMMUNE Retningslinjer for kontrollutvalget (Vedtatt av kommunestyret i møte 31.08.2011, sak 44/2011) 6

Retningslinjer for kontrollutvalget i Snillfjord kommune 1 Formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Gjennom sitt arbeid skal kontrollutvalget bidra til at Snillfjord kommune ivaretar sine oppgaver overfor innbyggerne i Snillfjord på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse sett i lys av brukernes særskilte behov. Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggerne og øvrige interessenter har tillit til Snillfjord kommune, og at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyrets intensjoner og vedtak. 2 Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen Kontrollutvalget i Snillfjord kommune består av 5 medlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst en av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen bør velges fra ett av de partiene som ikke utgjør flertallskonstellasjonen i kommunestyret. Kontrollutvalgets varamedlemmer velges etter nummerering. Til å bistå seg i arbeidet har kontrollutvalget et uavhengig og sakkyndig sekretariat som forbereder saksbehandlingen i utvalget, ivaretar sekretariatsfunksjonen i utvalgets møter og følger opp saker på vegne av utvalget. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknyttede selskaper ivaretas av egen revisor / revisjonsselskap som kommunestyret velger etter innstilling fra kontrollutvalget. 3 Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven, men kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon; som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors- og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon; som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som identifiserer behovet for og prioriterer forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommunen. Videre skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Kontrollutvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Selskapskontroll; som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider en plan for gjennomføring av selskapskontroll og bestiller selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll. Side 2 7

Granskninger eller undersøkelser; kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. 4 Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Snillfjord kommune til kommunestyret. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til en revisjonsordning som er tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behovet for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 5 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Utvalgets møter holdes for lukkede dører i henhold til vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapirer, sendes utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordføreren, rådmannen og revisor en uke før møtet finner sted. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalget. 6 Kontrollutvalgets arbeidsmåte Kontrollutvalget skal holde seg orientert om den administrative og politiske virksomheten i Snillfjord kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalget legge vekt på samarbeid og opptre på en uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalget vil særlig legge vekt på å følge opp kommunens beslutningssystemer, rutiner og organisasjonens egen kvalitetssikring. Gjennom en aktiv og synlig arbeidsmåte vil kontrollutvalget bidra til at feil og uregelmessigheter forebygges, men i den grad slike forhold skulle forekomme, vil utvalget påpeke dette. Kontrollutvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og en effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettsikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Snillfjord kommune følges opp. 7 Informasjon og rapportering Som et ledd i sitt forebyggende arbeid skal kontrollutvalget prioritere veiledning og informasjon. Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalget skal ha en aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øverste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Kontrollutvalgets leder, eller den lederen måtte bemyndige, ivaretar kontakten med media. 8 Ikrafttredelse Retningslinjene for kontrollutvalget i Snillfjord kommune trer i kraft etter vedtak i Snillfjord kommunestyre den xx.xx.2011. Side 3 8

SNILLFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Egen evaluering av arbeid og virke Valgperioden 2007 2011 Side 2 9

Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING... 4 2. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING... 4 2.1 2.2 2.3 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING I PERIODEN... 4 RAMMER FOR UTVALGETS ARBEID... 5 KONTROLLUTVALGETS RESSURSER... 6 3. ARBEID I UTVALGET... 7 3.1 3.2 3.3 MØTER... 7 SAKER... 7 DELTAKELSE I RELEVANTE FORA... 8 4. REGNSKAPSREVISJON... 8 5. FORVALTNINGSREVISJON... 9 5.1 5.2 GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON... 10 GRANSKINGER ELLER UNDERSØKELSER... 10 6. SELSKAPSKONTROLL... 10 7. PÅSEANSVAR OVERFOR REVISJON... 11 8. ERFARINGER FRA ARBEIDET I DENNE VALGPERIODEN... 12 8.1 8.2 FORHOLDET TIL POLITISK LEDELSE... 12 FORHOLDET TIL ADMINISTRATIV LEDELSE... 13 9. OPPSUMMERING... 13 Side 3 10

1. Innledning Valgperioden 2007 2011 nærmer seg slutten og et snart 4-årig virke for kontrollutvalget i Snillfjord kommune er i ferd med å fullføres. For å kunne oppsummere egen virksomhet, for å kunne sette eget arbeid og resultater i et kritisk lys, og for å kunne gi det påtroppende kontrollutvalget en god innføring til sitt arbeid, ønsker kontrollutvalget å gi en evaluering av sitt eget arbeid i valgperioden. 2. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 2.1 Kontrollutvalgets sammensetning i perioden Medlemmer Varamedlemmer John Geir Stølan Leder Johan Selnes 1.vara Laila Selven Nestleder Kjell Krogh 2.vara Per Åge Asbjørnslett Medlem Per Åge Asbjørnslett ble innvilget fritak for kommunale verv i perioden 21.10.2008 20.10.2009, Kjell Krogh trådde inn som medlem i Asbjørnslett sitt sted (jf. Kommunestyrets sak 75/2008, i møte 30.10.2008) Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer John Geir Stølan Laila Selven Kjell Krogh Varamedlemmer Leder Nestleder Medlem Johan Selnes 1.vara Pga stor arbeidsbelastning jobbmessig ba Kjell Krogh om fritak for alle verv, saken ble behandlet av Snillfjord kommunestyre i sak 29/2009, på møte den 30.06.2009. Nytt kontrollutvalg ble valgt. Kontrollutvalget fikk etter dette vedtaket følgende sammensetning: Medlemmer John Geir Stølan Laila Selven Johan Selnes Varamedlemmer Leder Nestleder Medlem Inger Singstad Mjønes Idar Klungervik 1.vara 2.vara Side 4 11

2.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på at betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret i Snillfjord kommune har ikke vedtatt egne retningslinjer for kontrollutvalget i valgperioden 2007-2011, men kontrollutvalget vil oversende utkast til retningslinjer til kommunestyret slik at dette er på plass når det nye kontrollutvalget tar fatt på sine oppgaver etter valget i september 2011. Utkast til reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver. Det pekes her på at kontrollutvalget skal arbeide for: Side 5 12

å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Snillfjord kommune følges opp. 2.3 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Snillfjord kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Tidsressursene i selskapet fordeles proporsjonalt med de årlige honorarene hver deltakerkommune betaler. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Revisjon Revisjonsordningen skal være tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behov for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. Snillfjord kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon MidtNorge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Snillfjord kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Revisjonsselskapet fordeler ressursene sine i forhold til årlige honorarer som betales av eierkommunene. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Til regnskapsrevisjon benyttes det timetallet selskapet hvert år finner nødvendig for å kunne bekrefte kommunens årsregnskap. Ressursene til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll brukes på bakgrunn av kontrollutvalgets bestillinger av prosjekter, basert på plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. Mens den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i 2007 hadde et budsjett på 250.000 kroner er tilsvarende for 2011 kroner 407.400. Av dette utgjør i 2011 ca 70 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, 20 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 10 % benyttes til aktivitet i kontrollutvalget (inkl honorar). Kontrollutvalget oppfatter det som positivt at ressursene som stilles til rådighet for dette området bidrar til at utvalget er i stand til å ivareta oppgavene sine på en god måte. Side 6 13

3. Arbeid i utvalget 3.1 Møter Det har gjennom hele perioden vært avholdt ca 5 møter pr år. En slik møtefrekvens viser seg passende i forhold til omfanget av saker som behandles i utvalget, møtene er lagt til rådhuset. Utvalget har vært opptatt av å være en synlig del av organisasjonen og å holde seg oppdatert på hva som rører seg innen ulike virksomhetsområder. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har de fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. 3.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagte å arbeide med, gjennom kravene i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Gjennom forvaltningsrevisjoner er det internkontroll og rutiner i kommunen som peker seg ut som det området som har fått størst oppmerksomhet, se eget avsnitt om gjennomførte forvaltningsrevisjoner i perioden. Kontrollutvalget har i tillegg hatt fokus på Fylkesmannens tilsynsrapporter og kommunens oppfølging av disse. KRD nedsatte i 2009 en arbeidsgruppe for å se på mulighetene for å styrke den kommunale egenkontrollen. Gruppens arbeid munnet ut i en rapport i desember 2009, med 85 anbefalinger for styrket egenkontroll. Det pekes i rapporten på at alle aktørene i den kommunale egenkontrollen har et ansvar for å være bevisst egne og andres roller rådmannen gjennom sin internkontroll, kommunestyret gjennom sitt overordnede ansvar, kontrollutvalget som på vegne av kommunestyret utøver tilsynsfunksjonen og revisjonen som utfører revisjonsoppgavene. Tiltakene som er foreslått i rapporten er drøftet i ulike sammenhenger, blant annet med ordfører og rådmann, for å se nærmere på om det er forhold i Snillfjord kommune som kan bedres for å få en styrket egenkontroll. Kontrollutvalgets saksbehandling er ikke sammenfattet i noe årshjul, men det er likevel et visst mønster fra år til år i hvilke saker som kommer opp til ulike tider. I tillegg til de kjente saksområdene hender det utvalget får henvendelser fra innbyggere, som berører områder som kan være innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde. Slike henvendelser behandles seriøst uavhengig om det er et forhold som blir undersøkt videre eller at kontrollutvalget finner at dette ikke er en sak som hører til deres funksjon å se på. Kontrollutvalget har på eget initiativ bedt sekretariatet om en gjennomgang av: hvilket ansvar og plikter styremedlemmer som er oppnevnt av Snillfjord kommune har, når de representerer kommunen i utenforliggende selskaper. Side 7 14

spørsmål knyttet til habilitet i tilknytning til kommunal saksbehandling og myndighetsutøvelse i kommunal forvaltning. Spesielt med tanke på habilitet knyttet til vindkraftutbygging. Vurdering av kontrollutvalgets møter - lukkede eller åpne møter Kontrollutvalget har gjennom valgperioden gått gjennom store deler av kommunens virksomhet og behandlet 27 saker i 2007, 40 saker i 2008, 40 saker i 2009, 38 saker i 2010 og 27 saker så langt i 2011 (siste møte for det sittende kontrollutvalget er 30.august). 3.3 Deltakelse i relevante fora For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av faste arrangement utvalget har vært representert på i perioden er: KonSek-samling. Årlig arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for Nasjonal konferanse for kontrollutvalg i regi av Norges Kommunerevisorforbund. Nasjonal konferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, og deltok på årsmøtet i 2011. Årsmøtet arrangeres i tilknytning til den nevnte konferansen. 4. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere måter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor, i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, rapportering om enhetsbesøk og for informasjon om planlegging og status. Revisjon av årsregnskapene Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskaper i valgperioden som er fremlagt for formannskapet og som har inngått som beslutningsgrunnlag når kommunestyret har vurdert om kommunens regnskap skal godkjennes eller ikke. Kontrollutvalget har avgitt følgende uttalelser til regnskapet for Snillfjord kommune i valgperioden: 2007: Sak 14/2008: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2007 slik det ble avlagt. Side 8 15

2008: Sak 13/2009: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2008 slik det ble avlagt. 2009: Sak 10/2010: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2009. 2010: Sak 12/2011: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2010 slik det ble avlagt. Kontrollutvalget har anbefalt kommunestyret å godkjenne kommunens regnskaper i alle de 4 årene. 5. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i hele utvalgsperioden. Kontrollutvalget har gjort mange vurderinger og hatt drøftinger for å finne gode arbeidsmetoder både i prioritering av prosjekter, samarbeid med revisjonsselskapet og i tilknytning til behandling av avlagte rapporter. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Helt fram til 2010 har Snillfjord kommune hatt rutiner for årlig utarbeidelse av slike planer. Erfaringene med så vidt kortvarige planer var blandet, spesielt i forhold til ressursene brukt til utarbeidelse av planene og til muligheten for fleksibilitet over tid. Aktualitet var nok det argumentet som ble framhevet som fordelaktig i forhold til ettårige planer. Etter en del avveininger ble det fra 2010 vedtatt å innføre toårige planer for forvaltningsrevisjon. Dette kontrollutvalget har dermed hatt ansvar for utarbeidelse av tre planer; 2008, 2009 samt 2010/2011planene. Kontrollutvalget har hatt dialog med administrativ ledelse underveis i prosessen med utformingen av plan for forvaltningsrevisjon og tatt med seg konstruktive innspill til planleggingen av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Ved bestilling av de enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektene har utvalget lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingene slik at de skal ha fokus på de forholdene utvalget mener er viktig. Samarbeidet og dialogen med revisor har vært av stor betydning. Side 9 16

Alle forvaltningsrevisjoner legges systematisk fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges. Samtlige rapporter er sendt videre til kommunestyret. Etter kommunestyrets behandling og vedtak er rapportene fulgt opp med henblikk på å se til at vedtakene blir realisert og arbeidet videre med i administrasjonen. 5.1 Gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har i valgperioden behandlet 4 forvaltningsrevisjonsprosjekter: Sak Sak Sak Sak 5/2008: 15/2009: 35/2009: 19/2011: Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon Offentlige anskaffelser følges regelverket? Eiendomsforvaltning Tilpasset opplæring og spesialundervisning Det er utarbeidet en egen rapport om forvaltningsrevisjonene, se vedlegg. Det redegjøres her for problemstillinger, politisk behandling og vedtak, samt hvordan vedtakene er fulgt opp av administrasjonen. Forvaltningsrevisjonen som er politisk behandlet i 2011 har ikke informasjon om administrativ oppfølging. Dette vil bli tatt med i neste rapportering. Utvalget mener å ha satt fokus på viktige områder i sine prosjekter, men vil samtidig understreke betydningen av å gjennomføre relevante forvaltningsrevisjoner i alle deler av kommunens virksomhet. Kontrollutvalgets rolle som bestiller er svært viktig i denne sammenhengen, særlig i forhold til å velge riktig tidspunkt for undersøkelsene og ikke minst være konkret i forhold til hva som skal undersøkes og hva man ønsker svar på. Dette er en oppgave som det påtroppende kontrollutvalget anbefales å gi høy prioritet. 5.2 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret gjennomføre granskninger eller undersøkelser. Dette har ikke vært en sentral del av utvalgets virksomhet i valgperioden, da de fleste større undersøkelser er organisert som ordinære og planmessige forvaltningsrevisjoner. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. 6. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Plan for selskapskontroll for inneværende periode ble vedtatt av kommunestyret i sak 10/2008 på møte den 10.04.2008. I henhold til planen skal det minimum en gang pr år legges fram sak og vurderes om det er behov for å iverksette kontroller i noen selskap. Side 10 17

Snillfjord kommune jobber med å få på plass en eierskapsmelding/eierskapstrategi. Dette arbeidet er, så vidt kontrollutvalget kjenner til, ikke ferdigstilt enda. Kontrollutvalget har på bakgrunn av dette ikke bestilt noen selskapskontroller i inneværende valgperiode. Kontrollutvalget har involvert seg i forarbeidet til ny plan for selskapskontroll som skal vedtas av nytt kontrollutvalg og nytt kommunestyre. Aktuelle saker har vært: Sak 35/2010: Kontrollutvalgets arbeid med selskapskontroll Sak 20/2011 Vesentlighetsanalyse selskapskontroll Kontrollutvalget har gjennom disse sakene startet på arbeidet med utarbeidelsen av ny plan for selskapskontroll for valgperioden 2011 2015. 7. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Med bakgrunn i å være folkevalgte lekfolk, uten noen revisjonsfaglig bakgrunn, oppleves det utfordrende å ha ansvar for at kommunen har en god revisjonsordning. Når det gjelder regnskapsrevisjonen gir kontrollutvalgsforskriften mer innhold til hva som ligger i begrepet forsvarlig revisjonsordning: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Forskrift om kontrollutvalg 6 For forvaltningsrevisjon og selskapskontroll sier ikke kontrollutvalgsforskriften noe bestemt om hvilke kvalitetskrav som skal ligge til grunn for arbeidet. Forskrift om revisjon peker imidlertid på at Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt Forskrift om revisjon 7 Side 11 18

Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Det som oppleves som en større utfordring er å følge med på at innholdet i revisjonsarbeidet skjer på en tilfredsstillende måte, og finne gode ordninger for hvordan utvalget løpende kan være oppdatert og ha en trygghet for at revisjonsordningen er tilfredsstillende. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. Avtalene vil forhåpentligvis bli en god ramme for forholdet mellom utvalg og revisjonsselskap. For å følge opp sitt ansvar slik det framgår av formelle krav i forskriftene og i de omtalte avtalene har kontrollutvalget lagt vekt på en god dialog med revisor, og informasjon om det løpende revisjonsarbeidet og enkeltprosjekter. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til planer for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 8. Erfaringer fra arbeidet i denne valgperioden 8.1 Forholdet til politisk ledelse Kontrollutvalget utfører tilsynsfunksjonen på vegne kommunestyret, som har det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn. Utvalget har gjennom hele perioden vært opptatt av å ha god dialog med politisk ledelse og oppdatert kjennskap til hva som til enhver tid er kommunestyrets behov. Saker fra kontrollutvalget legges løpende fram for kommunestyret, enten det er rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjoner, årsmeldinger eller planer for selskapskontroll eller forvaltningsrevisjon. I forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget invitert kommunepolitikerne til å komme med innspill til hvilke områder de mener er mest nyttige med tanke på forvaltningsrevisjon. Tanken bak denne dialogen er at den skal bidra til å forankre arbeidet med forvaltningsrevisjon i kommunestyret. Dessverre så har ikke kommunepolitikerne benyttet seg av denne muligheten pr. i dag. Side 12 19

Kontaktmøter mellom kontrollutvalgets leder, ordfører og rådmann er noe det nye kontrollutvalget bør diskutere å innføre. Møtene gjennomføres etter behov og vil fungerer som en arena for å utveksle informasjon til og fra kontrollutvalget, om forhold som berører deres arbeid. 8.2 Forholdet til administrativ ledelse Kontrollutvalget opplever å ha gode relasjoner til administrativ ledelse og stor nytte av positiv dialog om generelle forhold i kommunen og i forbindelse med konkrete prosjekter og oppgaver. Administrasjonen gir informasjon og deltar i møter når kontrollutvalget ber om deres tilstedeværelse, og gir uttrykk for en forståelse for kontrollutvalgets rolle og arbeid. Utvalget har lagt vekt på å lytte til signaler fra administrasjonen blant annet ved å ha samtaler og åpne for innspill i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. På den måten har det framkommet viktig kunnskap fra de som kjenner organisasjonen best og en har hatt mulighet til å avstemme oppfatninger rundt utfordringer og risiko i organisasjonen. Denne informasjonen har vært nyttig i kontrollutvalgets utvelgelse av prosjekter, når de har lagt vekt på å gjøre prioriteringer ut fra mest mulig tilgjengelig informasjon. Når det gjelder kommunikasjonen i forbindelse med de enkelte prosjektene eller revisjonsarbeidet for øvrig er det revisorenes område, og ikke noe kontrollutvalget involverer seg i. Kontrollutvalget har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i kontroll- og tilsynssaker. I de tilfellene der vedtakene gir krav til administrasjonens oppfølging, overholdes i stor grad frister for oppfølging og rapportering. Administrasjonen synes å ha lojalitet til vedtakene. 9. Oppsummering Med bakgrunn i sitt mandat og det arbeidet som kontrollutvalget har gjort for Snillfjord kommune i valgperioden 2007 2011, er utvalgets medlemmer av den oppfatning at kontrollutvalget har en viktig rolle i en lærende organisasjon i stadig utvikling. Kontrollutvalget har i valgperioden hatt viktige og spennende oppgaver der man har belyst mange av kommunens tjenesteområder. Kontrollutvalget har hatt et godt samarbeid med kommunestyret og utvalget opplever at det er god forståelse for kontrollorganenes rolle og funksjon i kommunen, noe som er avgjørende for at utvalget skal kunne gjøre en god jobb. Kontrollutvalget har i valgperioden fått laget nødvendige plandokumenter: plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon, som er blitt rullert årlig. Planverket er således på plass og gjennomføringen foretatt i henhold til målsettingene som er satt. Kontrollutvalget mener ut fra den foregående redegjørelsen å ha oppfylt sine pålagte oppgaver i kommuneloven på en fornuftig og god måte. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Side 13 20

Avslutningsvis vil kontrollutvalget takke kommunestyret og administrasjonen i Snillfjord kommune for et godt samarbeid i valgperioden, som har bidratt til konstruktivt samarbeid og gode resultater. Kontrollutvalget vil med dette ønske det påtroppende kontrollutvalget lykke til i den neste valgperioden der nye interessante og krevende oppgaver venter. Krokstadøra 28.06.2011. John Geir Stølan Laila Selven Johan Selnes Side 14 21

SNILLFJORD KOMMUNE Rapportering på gjennomført forvaltningsrevisjon i Snillfjord kommune i valgperioden 2007-2011 22

FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTER POLITISK BEHANDLET 2007-2011 1. 2. 3. 4. Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon Offentlige anskaffelser følges regelverket? Eiendomsforvaltning Tilpasset opplæring og spesialundervisning 2 23

Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon Rapport avlagt: 2008 Problemstilling: Har Snillfjord kommune en VAR-tjeneste som tilfredsstiller regelverk og krav til kostnadseffektivitet? Problemstillingen belyses ved hjelp av 3 delproblemstillinger: Er VAR-tjenestene i tråd med kravene på området? Hvordan er gebyrnivået innenfor VAR-området i Snillfjord kommune sammenlignet med generell kostnadsutvikling? Hvordan er gebyrnivået innenfor VAR-området i Snillfjord kommune sammenlignet med gebyrnivå i andre sammenlignbare kommuner? RAPPORTENS KONKLUSJON Vann På område vann varierer kvaliteten ved kommunens 3 vannverk. Ved Vågan vannverk vurderes vannkvaliteten som mindre bra og anlegget mangler reservevann. Vannverket oppfyller ikke lovpålagte krav til vannkilde og vannbehandling. Ved Krokstadøra vannverk er kravene til kvalitet på vannet oppfylt, men anlegget mangler reservevann og anlegget kan få problemer ved strømstans. For Sunde vannverk sitt vedkommende er kvaliteten i henhold til kravene, kapasiteten ved anlegget er god, men heller ikke dette anlegget har reservevannskilde. Snillfjord kommune har gode rutiner i forhold til opplysningsplikt, både ved henvendelser fra publikum til kommunen og ved informasjon fra kommunen til vannabonnent. Revisor anser generelt sett reservevannsituasjonen som sårbar og stiller spørsmål ved leveringssikkerheten for vann. Kommunen mangler beredskapsplaner og har ingen beredskapsvakt utenfor ordinær arbeidstid. Revisor anbefaler Snillfjord kommune å gjøre en risiko- og sårbarhetsanalyse på dette området. På grunn av store investeringer har gebyrene på vann økt vesentlig mer i Snillfjord enn den generelle prisutviklingen i Norge. Gebyrene er også høye i forhold til sammenlignbare kommuner. I tillegg til høye investeringer kan årsaken til høye gebyrer ligge i at det er forholdsvis færre i Snillfjord som er tilknyttet kommunale vannverk enn sammenlignbare kommuner, noe som gir høyere enhetskostnader pr innbygger. Den finansielle dekningsgraden for vann er relativt lav i Snillfjord, noe som indikerer at kommunen er med subsidiere utgiftene til vann overfor sine innbyggere. Avløp Innenfor avløpsområdet tilfredsstiller kommunen kravene til drift og vedlikehold av avløpsanlegg og krav til avløpsnettet. Revisor peker imidlertid på at kommunen ikke har beredskapsvakt utenfor ordinær arbeidstid. Snillfjord kommune mangler også samlet oversikt over alle overløp på avløpsnettet. Prisutviklingen på avløp har vært litt høyere høyere enn konsumprisindeksen i de siste årene, men utgifter og inntekter på området 3 24

samsvarer med hverandre. Snillfjord kommune har avløpsgebyrer som ligger på gjennomsnittet for sammenlignbare kommuner. Renovasjon På område for renovasjon tilfredsstiller Snillfjord kommune via HAMOS Forvaltning IKS kravene til avfallsinnsamling. Systemet er lagt til rette for gjenvinning og behandling av avfallet og oppmuntrer til avfallsreduksjon ved differensierte gebyrer. Renovasjonsgebyrene har økt i takt med konsumprisindeksen. Som følge av tilsvarende undersøkelser i andre kommuner har HAMOS holdt renovasjonsgebyrene uendret i 2007. Sammenlignet med andre kommuner ligger renovasjonsgebyrene i Snillfjord lavt. REVISORS ANBEFALINGER Med bakgrunn i de undersøkelsene som er gjennomført har revisor gitt følgende anbefalinger overfor Snillfjord kommune: Avklare situasjonen ved Vågan vannverk. Vurdere situasjonen rundt reservevannsløsning og strømstans. Utarbeide beredskapsplaner for tjenesten vann og avløp. Utarbeide mer helhetlige beregninger av gebyr på vann og avløp for å utligne store variasjoner i årsgebyr. Vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. Innenfor renovasjon bør det sikres at gebyrinntektene er i samsvar med den faktiske kostnaden for tjenestene. Kontrollutvalgets sekretariat viser til forvaltningsrevisjonsrapporten for mer spesifikke vurderinger og konklusjoner og begrunnelsene som ligger bak konklusjonene. POLITISK BEHANDLING Kontrollutvalgets vedtak, sak 05/2008 : Kontrollutvalget har i møte 25.02.2008 fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk. sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp. beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. Kommunestyrets vedtak, sak 9/2008: Kommunestyret har i møte 10.04.2008 fattet følgende vedtak: 4 25