Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 11/282 Møtedato/tid: , kl. 17:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen 2.etg. Deltagere: Per Walseth, leder Per-Arild Lyng, nestleder Arild Øyan Tove Grendstad Gunnar Lohse Kjerstin Leistad Grete Hepsø Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Forfall: Kontrollutvalgets varamedlemmer, postmottak Malvik kommune, postmottak RMN, ordfører og rådmann. Kopi: Sakliste 025/11 026/11 027/11 028/11 029/11 030/11 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalg - funksjon, oppgaver og rolle. Revisjon Midt-Norge IKS - presentasjon og orientering. Forslag til økonomiplan og budsjett 2012 for kontrollutvalget i Malvik kommune. Referatsaker til kontrollutvalgets møte Eventuelt. Ordfører og rådmann er invitert til å delta på møtet/deler av møtet. Dette er første åpne møte i kontrollutvalget etter at kommunestyret vedtok å endre retningslinjene for kontrollutvalget i sak 81/11 i kommunestyret Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Per Walseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek Side 1 av2 1

2 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 025/11 Arvid Hanssen 11/282-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til medlemmer av tidligere kontrollutvalg og ligger på våre hjemmesider: kontrollutvalgene/malvik. Siden dette er første møte i valgperioden følger protokollen med som vedlegg. 2

3 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato/tid: kl. 17:00 19:30 Møtested: Møterom 223 Møtende medlemmer: Gunnar Lohse, leder Per-Arild Lyng Tove Grendstad Mary Dahl Arild Øyan Ingen. Forfall: Møtende varamedlemmer: Ingen. Andre møtende: Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Saker til behandling: 020/11-024/11 Arkivsak: 11/246. NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte. Saksliste 020/11 021/11 022/11 023/11 024/11 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Referatsaker til kontrollutvalgets møte Høring - endringer i kommunelov m.m Oppdatering av retningslinjene for kontrollutvalget. Eventuelt. 3

4 Sak 020/11 - Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Protokoll Innstillingen enstemmig vedtatt. 020/11 Vedtak: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Sak 021/11 - Referatsaker til kontrollutvalgets møte Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Protokoll Følgende referatsaker ble tatt opp: 1. Kommunestyrets behandling av Kontrollutvalgets rapport om virksomheten i valgperioden , sak 34/11 den Notat fra KonSek vedrørende samling for kontrollutvalg juni. Arrangør Forum for Tilsyn og Kontroll. FKT. 3. Brev fra KRD til K-sekretariat, datert , vedrørende kontrollutvalgets adgang til bedriftsforsamling og generalforsamling. Innstillingen enstemmig vedtatt. 021/11 Vedtak: Referatsakene tas til orientering. Sak 022/11 - Høring - endringer i kommunelov m.m Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 4

5 1. Kontrollutvalget vedtar å avgi høring til endringer av kommuneloven m.m. 2. Uttalelsen oversendes Forum for kontroll og tilsyn. 3. Uttalelsen, samt saksfremlegget oversendes kommunen ved ordfører som innspill til eventuell høringsuttalelse fra Malvik kommune. Protokoll Kontrollutvalget drøftet de ulike forslag. Det var enighet om å støtte departementets (KRD) forslag til endringer. Innstillingen enstemmig vedtatt. 022/11 Vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar å avgi høring til endringer av kommuneloven m.m. 2. Uttalelsen oversendes Forum for kontroll og tilsyn. 3. Uttalelsen, samt saksfremlegget oversendes kommunen ved ordfører som innspill til eventuell høringsuttalelse fra Malvik kommune. Sak 023/11 - Oppdatering av retningslinjene for kontrollutvalget. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget vedtar å legge frem forslag til revidering av Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune. 2. Kontrollutvalget legger frem saken for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar reviderte retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune. Protokoll Innstillingen enstemmig vedtatt. 023/11 Vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar å legge frem forslag til revidering av Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune. 2. Kontrollutvalget legger frem saken for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar reviderte retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune. Sak 024/11 - Eventuelt 5

6 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Ingen saker ble behandlet. 6

7 Kontrollutvalg - funksjon, oppgaver og rolle. Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 026/11 Arvid Hanssen 11/275-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Rapport Malvik KU`s virsomhet i valgperioden docx Taushetserklæring-mal.doc Reviderte retningslinjer for Malvik kommunes kontrollutvalg, vedtatt i sak 81-11, pdf Saksutredning Bakgrunn I likhet med kommunestyret og øvrige politiske utvalg velges kontrollutvalget på nytt av det påtroppende kommunestyret etter valget. Med bakgrunn i at de fleste av kontrollutvalgets medlemmer er nye i sin funksjon vil kontrollutvalgets sekretariat med dette gi en orientering om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og funksjon, samt om utvalgets plass i den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalgets plass i den kommunale forvaltningen Kontrollutvalget ble opprettet i medhold av ny kommunelov som ble vedtatt i Bakgrunnen for opprettelse av kontrollutvalgene var å sikre kommunene en egenkontroll basert på demokratiske prinsipper. Dette ble sett på som en del av det kommunale selvstyret og kunne på sikt redusere behovet for statlig tilsyn og kontroll. I henhold til kommunelovens 76 er det kommunestyret som har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kommunestyret skal imidlertid velge et eget kontrollutvalg som forestår det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne, dette fremgår av 77, 1. ledd. Kontrollutvalgets mandat er således vidt og omfattende. I tillegg til å være en del av det demokratiske maktfordelingsprinsippet om å føre tilsyn med den utøvende makt i kommunen, skal utvalget føre tilsyn med selve forvaltningen for å følge opp at kommunestyrets vedtak og intensjoner følges opp, at forvaltningen drives i henhold til lov og at den enkelte innbygger får lovfestede tjenester og rettigheter. Kontrollutvalget er derfor en viktig faktor, for kommunestyret og den enkelte innbygger, i forhold til å sikre tilbud av lovpålagte og rettighetsbestemte tjenester og en forsvarlig og effektiv drift av kommunen basert på lov, likebehandling og kommunestyrets styringssignaler. For at kontrollutvalget skal kunne utøve sin funksjon har lovgiver lagt vekt på å gi utvalget nødvendige verktøy, dette gjelder et rimelig ressurstilfang, sakkyndig sekretariatsbistand, revisjonsressurser og en vid innsynsrett i kommunens virke og organisasjon. 7

8 Rent organisatorisk kan kontrollutvalgets plass i organisasjonen skisseres som følger: Kommunestyret Formannskap Komité / Utvalg Komité / Utvalg Kontrollutvalg Komité / Utvalg Komité / Utvalg Rådmann/stab Resultatenhet Resultatenhet Resultatenhet Resultatenhet Resultatenhet Som figuren viser har kontrollutvalget en uavhengig stilling i forvaltningen. Utvalget skal utøve sin funksjon på vegne av kommunestyret og er kun underlagt kommunestyret i sitt virke. Kontrollutvalget må utøve sin funksjon med høy integritet og skal opptre nøytralt uavhengig av politiske føringer. Til å bistå seg har kontrollutvalget et eget sekretariat som også er uavhengig av den øvrige forvaltningen. Videre skal kontrollutvalget påse at kommunen har en betryggende revisjonsordning og revisor rapporterer sitt arbeid til kontrollutvalget som igjen vurderer evt videre rapportering til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalget er et viktig organ i det kommunale selvstyret og den demokratisk funderte styringsmodellen som vi har i kommunene. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: 1. Regnskapsrevisjon, som innebærer å bestille regnskapsrevisjon fra revisor, påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. 2. Forvaltningsrevisjon, der kontrollutvalget utreder behovet for, planlegger og bestiller forvaltningsrevisjonsarbeid, og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Forvaltningsrevisjon er å påse at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med 8

9 gjeldende bestemmelser og vedtak, samt systematiske undersøkelser av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 3. Gransking eller undersøkelser, enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret. 4. Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Dette gjelder både å følge opp at kommunen ivaretar sine eierinteresser og at selskapene drives på en økonomisk forsvarlig måte og i henhold til kommunestyrets intensjoner. 5. Valg av revisjonsordning, der kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. 6. Budsjett, som innebærer å utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Utvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester, sikre god produktivitet, effektiv ressursutnyttelse, ivareta innbyggernes rettsikkerhet i kontakt med kommunen, og sikre at politiske vedtak følges opp. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken s. 32. Kommunestyret vedtok den reviderte retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik etter en forutgående prosess i det avtroppende kontrollutvalg. Retningslinjene følger som vedlegg til saken. Egen rapport om aktiviteten i kontrollutvalget i foregående valgperiode følger også som vedlegg og kan være et innspill i forhold til å planlegge aktiviteten fremover.. Kontrollutvalgets rettigheter og plikter Innsynsrett Kontrollutvalget setter selv sin dagsorden og bestemmer selv hvilke undersøkelser det ønsker å iverksette. Utvalget kan fremme saker for behandling i kommunestyret og fremmer i den forbindelse forslag til vedtak. Utvalget har ikke instruksjonsmyndighet overfor administrasjonen, men kan søke tilslutning til pålegg hos kommunestyret. I sitt arbeid kan kontrollutvalget be om enhver opplysning eller tilgang til et hvert dokument i kommunen, uavhengig av bestemmelser om taushetsplikt og evt bestemmelser om unntak fra offentlighet. Som en følge av bestemmelsene om innsynsrett i kommuneloven kan kontrollutvalgets medlemmer be om å få tilsendt fullstendige sakspapirer og protokoller fra kommunestyre, formannskap og hovedutvalg / komiteer, inkludert de sakene som er unntatt fra offentlighet. I tillegg vil kontrollutvalgets medlemmer få innsyn i taushetsbelagte dokumenter på forespørsel. Kommunen kan imidlertid kreve å utlevere sensitivt materiale til kontrollutvalget som kollegium og ikke til enkeltmedlemmer. Dette var tidligere presisert i forskrift, men fremgår nå av ordlyden i forskrift om kontrollutvalg. Bakgrunnen for bestemmelsen er å unngå misbruk av innsynsretten fra enkeltmedlemmer, samtidig som det underbygger betydningen av at kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen som et kollegium. Innsynsretten omfatter også informasjon i selskaper organisert som interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskaper som er heleid av kommunen (selv eller sammen med andre kommuner), samt heleide datterselskaper av IKS eller heleide aksjeselskaper. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken s. 32 og 33. 9

10 Taushetsplikt En såvidt ubetinget innsynsrett gir kontrollutvalget store rettigheter i forhold til å be om opplysninger fra kommunen. Denne retten gir samtidig et ansvar i forhold til å ikke misbruke innsynsretten eller opplysninger som innhentes i medhold av denne. Som medlem i kontrollutvalget er man underlagt forvaltningslovens bestemmelser om blant annet taushetsplikt. Der går det frem at enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det vedkommende i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om noens personlige forhold eller næringsopplysninger Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken side 33 og 34. En utbredt misforståelse i Kommune-Norge er at folkevalgte kan pålegges taushetsplikt for alle typer opplysninger som kommer fram i lukkede møter, dette er ikke riktig. Det er kun opplysninger knyttet til personlige forhold og næringsopplysninger som er underlagt taushetsplikt. Selv om taushetsplikten er lovfestet anbefaler kontrollutvalgets sekretariat at medlemmene i kontrollutvalget ved tiltredelse signerer en taushetserklæring, dette både for å bevisstgjøre det enkelte medlem og for å synliggjøre for omverdenen at dette er noe man tar på alvor. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat vil, eventuelt sammen med tidligere medlemmer av utvalget, gi en nærmere orientering om kontrollutvalgets rolle og funksjon i tilknytning til behandlingen av saken. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalgets medlemmer å undertegne en taushetserklæring i forbindelse med tiltredelse av vervet i kontrollutvalget, både for egen bevisstgjøring og for å synliggjøre overfor omverdenen at man har underskrevet taushetsløfte i forbindelse med utøvelsen av vervet. 10

11 Malvik Kommune Kontrollutvalgets rapport til kommunestyret Om virksomheten i perioden

12 Innhold 1. Om kontrollutvalget mandat og ressurser 3 Kontrollutvalgets sammensetning i perioden Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser 2. Arbeidet i utvalget 5 Møter Saker Deltakelse i relevante fora 3. Regnskapsrevisjon 6 4. Forvaltningsrevisjon 6 5. Selskapskontroll.7 6. Påse-ansvar overfor revisjonen Erfaringer fra arbeidet i denne valgperioden..9 Forhold til politisk ledelse Forhold til administrativ ledelse Informasjon om og fra kontrollutvalget i Malvik kommune. Til slutt 12 2

13 1. Om kontrollutvalget mandat og ressurser 1.1. Kontrollutvalgets sammensetning Leder: Gunnar Lohse Nestleder: Per Arild Lyng Medlemmer: Mary Dahl Arild Øyan Tove Grendstad 1.2. Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Utvalgets ansvar og oppgaver er nærmere beskrevet i forskrift om kontrollutvalg. Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på at betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen 13 3

14 Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til kommunens kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 13 andre kommuner i Sør-Trøndelag samt fylkeskommune. Tidsressursene i selskapet fordeles i proporsjonalt med de årlige honorarene hver deltakerkommune betaler. Sekretariatet utreder saker, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Revisjon Kommunen er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon MidtNorge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til fylkeskommunen og 13 andre kommuner i fylket i tillegg til Malvik. Revisjonsselskapet fordeler ressursene sine i forhold til årlige honorarer som betales av eierkommunene. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Til regnskapsrevisjon benyttes det timetallet selskapet hvert år finner nødvendig for å kunne bekrefte kommunens årsregnskap. Ressursene til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll brukes på bakgrunn av kontrollutvalgets bestillinger av prosjekter, basert på plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Økonomi Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret. Mens den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i 2007 hadde et budsjett på kr ,- kroner, er tilsvarende for 2011 kroner ,-. Av dette utgjør i 2011 ca 65 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, 22 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 14 % benyttes til aktivitet (inkl lønn) i kontrollutvalget. Kontrollutvalget oppfatter dette som en økonomisk situasjon som setter dem i stand til å ivareta oppgavene sine, men likevel innen nøkterne rammer. Budsjetter til revisjons- og sekretariatsselskapene har fulgt innstillinger gjort i de respektive representantskapene. Selv 14 4

15 om kommunestyret vedtar endelig også disse budsjettpostene ligger det sterke føringer i representantskapenes vedtak, noe kommunestyret har valgt å følge. 2. Arbeidet i utvalget 2.1. Møter Det har gjennom hele perioden vært avholdt ca 6 møter pr år. En slik møtefrekvens viser seg passende i forhold til omfanget saker som behandles i utvalget og samtidig ha kontinuitet i arbeidet. Møtene legges i hovedsak til rådhuset, men unntaksvis ute i enheter. Rådmannen og ansatte har gitt nyttig informasjon til utvalgets arbeid gjennom hele perioden. Ordfører har også deltatt i noen møter Saker I perioden fra valg 2007 til våren 2011 har kontrollutvalget behandlet 127 saker+(juni og september.) En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagte å arbeide med, gjennom kravene i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalgets saksbehandling er ikke sammenfattet i noe årshjul, men det er likevel et visst mønster fra år til år i hvilke saker som kommer opp til ulike tider. I tillegg til de kjente saksområdene hender det utvalget får henvendelser fra innbyggere, som berører områder som kan være innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde. Slike henvendelser behandles seriøst uavhengig om det er et forhold som blir undersøkt videre eller at kontrollutvalget finner at dette ikke er en sak som hører til deres funksjon å se på Deltakelse i relevante fora For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av arrangement utvalget har vært representert på i perioden er KonSek-samling. Årlig arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for Nasjonal konferanse for kontrollutvalg i regi av Norges Kommunerevisorforbund. Nasjonal konferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn 15 5

16 Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, og deltar også på årsmøtene der. Disse arrangeres i tilknytning til den nevnte konferansen. 3. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere måter gjennom året. Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til kommunens årsregnskap. Uttalelsen vedlegges regnskapssaken til kommunestyret. Formannskapet for kopi av uttalelsen før de gir sin innstilling til kommunestyret. God informasjon fra oppdragsansvarlig revisor og rådmannen er sterkt vektlagt, slik at kontrollutvalget gis relevant og nødvendig kunnskap for å avgi uttalelsen. Det er i tillegg etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor om planlegging og status i arbeidet med regnskapsrevisjon Kommunen har gode rutiner som sikrer avleggelse av regnskap innen formell frist 15. februar og legger til rette for å presentere hovedinnholdet i regnskapet, slik at brukerne ikke trenger å være regnskapskyndige. 4. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Helt fram til 2009 har Malvik hatt rutiner for årlig utarbeidelse av slike planer. Erfaringene med så vidt kortvarige planer var blandet, spesielt i forhold til ressursene brukt til utarbeidelse av planene og til muligheten for fleksibilitet over tid. Aktualitet var nok det argumentet som ble framhevet som fordelaktig i forhold til ettårige planer. Etter en del avveininger ble det fra 2010 vedtatt 16 6

17 å innføre toårige planer for forvaltningsrevisjon. Ved kommunestyrets behandlinger av planforslagene har kontrollutvalgets valg av prosjekter fått tilslutning, kun med mindre endringer i prioriteringsrekkefølge. Kontrollutvalget har gjort grundige forberedelser til planforslagene og ser det som positivt at kommunestyret har vist tillit til utvalget gjennom å slutte seg til de prioriteringene og vurderingene som er gjort i forkant. Kontrollutvalget har fulgt opp de vedtatte planene og i all hovedsak bestilt forvaltningsrevisjoner i den rekkefølge de har vært vedtatt. I de tilfellene bestillingene har avveket fra prioritert rekkefølge har dette vært ut fra begrunnede vurderinger. Ved bestilling av de enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektene har utvalget lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingene slik at de skal ha fokus på de forholdene utvalget mener er viktig. Samarbeidet og dialogen med revisor har vært av stor betydning. Alle forvaltningsrevisjonsrapportene legges fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges og revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Samtlige rapporter i denne perioden er sendt videre til kommunestyret. Etter kommunestyrets behandling og vedtak er rapportene fulgt opp med henblikk på å se til at vedtakene blir realisert og arbeidet videre med i administrasjonen. Det er i perioden gjennomført følgende forvaltningsrevisjoner: Offentlige anskaffelser følges regelverket? Nærværsledelse forebygging av sykefravær Kompetansestrategi for grunnskolen Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging av opptrappingsplanen for psykisk helse og Forvaltningsrevisjonsrapport Malvik Eiendom KF Vurdering av interkommunalt samarbeid I tillegg ble det i mai 2011 vedtatt bestilling av prosjekt med fokus på saksbehandling på avdeling Plan, byggesak, landbruk og miljø. Vedtak som er fattet av kommunestyret i tilknytning til rapportene er fulgt opp av rådmannen, der det er vedtatt konkrete pålegg. Kontrollutvalget har rapportert dette tilbake til kommunestyret i tilknytning til årsberetninger fra utvalget eller gjennom konkrete saker. Kontrollutvalget etterspør også hvordan anbefalinger som er gjort i tilknytning til rapporter blir behandlet internt i kommunen. 5. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel

18 Gjeldende plan for selskapskontroll for inneværende periode ble vedtatt av kommunestyret våren I henhold til planen skal det minimum en gang pr år legges fram sak og vurderes om det er behov for å iverksette kontroller i noen selskap. Kontrollutvalget gjennomførte i 2007 en begrenset eierskapskontroll, som inngår i begrepet selskapskontroll, i 5 selskaper. Rapporter fra gjennomgangen, som ble gjort av Revisjon Midt-Norge IKS, ble behandlet av kommunestyret i november Rådmannen skulle på bakgrunn av vedtaket i kommunestyret legge frem forslag til rutiner for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i utenforliggende selskaper og virksomheter. Etter en omfattende prosess ble eierskapsmelding behandlet i kommunestyret i Kontrollutvalget har behandlet en egen sak om forarbeid til selskapskontroll og ser behovet for en koordinering i forhold til andre kontrollutvalg, der det er flere kommunale eiere i selskapene. På vegne av kontrollutvalgene har KonSek lagt ned betydelig arbeid i framskaffelse av relevant informasjon om selskaper som eies av kommunene tilsluttet sekretariatsselskapet. I siste del av valgperioden vil kontrollutvalget med bakgrunn i denne informasjonen behandle sak om ny plan for selskapskontroll, som vil bli vedtatt i dialog med nytt kontrollutvalg og nytt kommunestyret. Kommunens eierstyring og arbeidet med selskapskontroll har kommet et stykke lengre i løpet av de siste årene. Det er å håpe at selskapskontroll kan bli et enda mer nyttig verktøy for kommunestyret når det gjelder oppfølging av virksomhet som er organisert utenfor kommunen. 6. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Når det gjelder regnskapsrevisjonen gir kontrollutvalgsforskriften mer innhold til hva som ligger i begrepet forsvarlig revisjonsordning: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Forskrift om kontrollutvalg

19 For forvaltningsrevisjon og selskapskontroll sier ikke kontrollutvalgsforskriften noe bestemt om hvilke kvalitetskrav som skal ligge til grunn for arbeidet. Forskrift om revisjon peker imidlertid på at Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt Forskrift om revisjon 7 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. Avtalene vil forhåpentligvis bli en god ramme for forholdet mellom utvalg og revisjonsselskap. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på en del av møtene, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til planer for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 7. Erfaringer fra arbeidet i denne valgperioden 7.1. Forholdet til politisk ledelse Kontrollutvalget utfører tilsynsfunksjonen på vegne av kommunestyret, som har det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn. 19 9

20 I all hovedsak har kontrollutvalget en oppfatning av å ha god kontakt med kommunestyret og deres behov. Det har vært liten formell kontakt med poliske utvalg ut over dialogen med kommunestyret i deres møter. Ordfører informeres løpende gjennom kopi av innkallinger til kontrollutvalgets møter, og benytter muligheten til dialog når dette er ønskelig. Det er å håpe at kommunestyret signaliserer de ønsker de har med kontrollutvalget, slik at utvalget oppleves som deres eget organ og en ressurs for kommunestyrets tilsynsansvar Forholdet til administrativ ledelse Kontrollutvalget opplever å ha gode relasjoner til administrativ ledelse og stor nytte av positiv dialog om generelle forhold i kommunen og i forbindelse med konkrete prosjekter og oppgaver. Administrasjonen gir informasjon og deltar i møter når kontrollutvalget ber om deres tilstedeværelse, og gir uttrykk for en forståelse for kontrollutvalgets rolle og arbeid. Utvalget har lagt vekt på å lytte til signaler fra administrasjonen blant annet ved å ha samtaler og åpne for innspill i arbeidet med planer for forvaltningsrevisjon. Denne informasjonen har vært nyttig i kontrollutvalgets utvelgelse av prosjekter, når de har lagt vekt på å gjøre prioriteringer ut fra mest mulig tilgjengelig informasjon. Når det gjelder kommunikasjonen i forbindelse med de enkelte prosjektene eller revisjonsarbeidet for øvrig er det revisorenes område, og ikke noe kontrollutvalget involverer seg i. Kontrollutvalget har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i kontroll- og tilsynssaker. I de tilfellene der vedtakene gir krav til administrasjonens oppfølging overholdes i stor grad frister for oppfølging og rapportering. Administrasjonen synes å ha lojalitet til vedtakene. Vedtaksoppfølgingen er i hovedsak god og administrasjonens etterlevelse i kontroll- og tilsynssaker tilfredsstillende. Informasjon om og fra kontrollutvalget i Malvik kommune Oversikt over medlemmer i KU, retningslinjer for kontrollutvalget, møteinnkallinger og protokoller fra og med 2007, samt alle forvaltningsrevisjonsrapporter for perioden finnes på KonSek sine hjemmesider: kontrollutvalgene/malvik Til slutt Kontrollutvalget takker for godt samarbeid gjennom valgperioden, og for kommunestyrets tillit til arbeidet som er utført. Erfaringer tas med videre og nye mål vil bli satt i neste periode

21 TAUSHETSERKLÆRING FOR KONTROLLUTVALGETS MEDLEMMER Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). 13. (taushetsplikt). Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal reknes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 19. Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommuneloven 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Jeg er kjent med lov og forskrift som angår taushetsplikt for medlemmer i kontrollutvalg. Dato, sted Underskrift 21

22 Side 1 av 2 Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune 1 Formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Gjennom sitt arbeid skal kontrollutvalget bidra til at Malvik kommune ivaretar sine oppgaver overfor innbyggerne i Malvik på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse sett i lys av brukernes særskilte behov. Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggerne og øvrige interessenter har tillit til Malvik kommune, og at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyrets intensjoner og vedtak. 2 Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen Kontrollutvalget i Malvik kommune består av 5 eller 7 medlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst et av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen bør velges fra ett av de partiene som ikke utgjør flertallskonstellasjonen i kommunestyret. Til å bistå seg i arbeidet har kontrollutvalget et uavhengig og sakkyndig sekretariat som forbereder saksbehandlingen i utvalget, ivaretar sekretariatsfunksjonen i utvalgets møter og følger opp saker på vegne av utvalget. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknyttede selskaper ivaretas av egen revisor / revisjonsselskap som kommunestyret velger etter innstilling fra kontrollutvalget. 3 Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven, men kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon; som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors- og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon; som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som identifiserer behovet for og prioriterer forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommunen. Videre skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Kontrollutvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Selskapskontroll; som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider en plan for gjennomføring av selskapskontroll og bestiller selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll. Granskninger eller undersøkelser; kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. Malvik kommune 22 Kontrollutvalget

23 Side 2 av 2 4 Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynvirksomheten i Malvik kommune til kommunestyret. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til en revisjonsordning som er tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behovet for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 5 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Utvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapirer, sendes utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordføreren, rådmannen og revisor en uke før møtet finner sted. Ordfører har møte og talerett i kontrollutvalget. 6 Kontrollutvalgets arbeidsmåte Kontrollutvalget skal holde seg orientert om den administrative og politiske virksomheten i Malvik kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalget legge vekt på samarbeid og opptre på en uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalget vil særlig legge vekt på å følge opp kommunens beslutningssystemer, rutiner og organisasjonens egen kvalitetssikring. Gjennom en aktiv og synlig arbeidsmåte vil kontrollutvalget bidra til at feil og uregelmessigheter forebygges, men i den grad slike forhold skulle forekomme vil utvalget påpeke dette. Kontrollutvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og en effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettsikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at kommunen blir drevet i tråd med lover og forskrifter å sikre at politiske vedtak i Malvik kommune følges opp 7 Informasjon og rapportering Som et ledd i sitt forebyggende arbeid skal kontrollutvalget prioritere veiledning og informasjon. Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalget skal ha en aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øverste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Kontrollutvalgets leder, eller den lederen måtte bemyndige, ivaretar kontakten med media. 8 Ikrafttredelse Retningslinjene for kontrollutvalget i Malvik kommune trer i kraft etter vedtak i Malvik kommunestyre i sak 22/06 den Endringer vedtatt i Malvik kommunestyret den i sak 81/11. Malvik kommune 23 Kontrollutvalget

24 Revisjon Midt-Norge IKS - presentasjon og orientering. Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 027/11 Arvid Hanssen 11/275-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saksutredning Malvik kommune er medeier (10,6%) i Revisjon Midt-Norge IKS og får levert revisjonstjenester fra dette selskapet. Oppdragsansvarlig revisor har møte og talerett i kontrollutvalget. Wenche Holt fra Revisjon Midt-Norge IKS vil delta i møtet og orientere om selskapet og revisjonsoppgavene de utfører for Malvik kommune. 24

25 Forslag til økonomiplan og budsjett 2012 for kontrollutvalget i Malvik kommune. Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 028/11 Arvid Hanssen 11/275-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2011 med en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Saksutredning Budsjettbehandlingen for kontrollorganene. I henhold til forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester for 2012 i Malvik kommune. Budsjettet for 2012 med økonomiplan Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalgets egen virksomhet Når det gjelder kontrollutvalgets egen virksomhet får utvidelsen av kontrollutvalget fra 5 til 7 medlemmer økonomiske konsekvenser. Vi har i beregningene av godtgjørelse tatt utgangspunkt i at kontrollutvalget avvikler 6 møter i året, etter satsene som gjelder ved utgangen av Posten frikjøp er i forståelse med KU-leder redusert fra 9 til 4 dager og det er usikkert om posten vil bli benyttet. Når det gjelder tapt arbeidsfortjeneste har sekretariatet ikke foretatt økning, da posten i svært liten grad er benyttet i tidligere år. En har per dato ikke oversikt over hvor mange av de nye medlemmene som vil kreve kompensasjon, slik at posten på kr må vurderes i møtet. Kontrollutvalget må ha mulighet og midler til å skaffe seg kunnskap og kan delta i erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. Kommunal og Regionaldepartementet har i sine 85 anbefalinger for styrket egenkontroll i kommunene pekt på opplæring av kontrollutvalg som et viktig område. Kontrollutvalget må vurdere å styrke posten, da sekretariatet kun har oppretthold budsjettposten ut fra erfaringer de senere år. Mange nye medlemmer kan ha behov for økt opplæring i På bakgrunn av erfaringstall de siste år, og endringene som er skissert, foreslår sekretariatet at budsjettet til kontrollutvalgets egen virksomhet totalt sett øker med kr (11,9%) pga av vesentlige økte kostnader til godtgjørelse, jf nedenfor. 25

26 Kjøp av sekretariatstjenester Malvik kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos KonSek Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til den inngåtte avtalen om interkommunalt samarbeid. Da representantskapet i KonSek behandlet budsjettrammene for 2012 i sitt møte den , ble det lagt til grunn en forventet pris og lønnsvekst på 3,5 % for Avrundet betyr dette en økning på kr for Malvik kommune. Representantskapet ba styret om å vurdere behovet for innbyrdes justering av honorarene mellom noen av eierkommunene for å sikre en mest mulig rettferdig honorarfordeling. Daglig leder har fullmakt til å gå i dialog med enkelte kommuner med henblikk på justering av honorarene. Malvik kommune har i perioden fått levert budsjetterte timer. Sekretariatet har derfor foreslått en endring av honorar i tråd med forventet lønns- og prisstigning på 3,5% for Malvik kommune. Kjøp av revisjonstjenester Malvik kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er også i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i Revisjon MidtNorge IKS behandlet budsjettet for 2012 på møte den Det ble enstemmig vedtatt en økning på 7,8 % fra 2011 til 2012, som avrundet betyr en økning på kr for Malvik kommune. Storparten av økningen skyldes at selskapet har fått økte husleiekostnader. Den totale rammen for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester, blir etter dette kr , som er en samlet økning på kr (7,5 %) fra Budsjettet kan spesifiseres som følger: Konto Tekst Budsjett 2012 Budsjett Godtgjørelse utvalgsleder Frikjøp leder, (4 dager a 2.500) (Max 9 dager) 1080 Godtgjørelse folkevalgte (6 møter:1877x5x6) 1082 Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste 1099 Arbeidsgiveravgift 1103 Abonnement tidsskrift 1116 Bevertning 1150 Kurs, konferansen inkl overnatting 1160 Skyss, kostgodtgj. reise (oppg.pl.) 1167 Telefongodtgjørelse leder Kontingent Sum kontrollutvalgets egen virksomhet Kjøp tjenester Revisjon Midt-Norge IKS Kjøp tjenester KonSek Midt-Norge IKS Sum kontrollutvalg, sekretariat og revisjon 26

27 Økonomiplanen for perioden : Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden legges frem: (alle tall i 2012 kroner). Vedtatt budsjett 2011 Kontrollutvalget Utgifter til sekretariatstjenester for kontrollutvalget Utgifter til revisjon Sum driftsutgifter Budsjett forslag for 2012 Anslag for Anslag for Anslag for 2013* 2014* 2015* *) I økonomiplanen er budsjettallene for 2012 videreført i planperioden. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for Budsjettet som sekretariatet har satt opp for 2012 har en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Dette er en økning på 7,5% i forhold til Kontrollutvalget bør spesielt vurdere om midler avsatt til opplæring, samt til tapt arbeidsfortjeneste, bør økes ut over det som ligger inne i sekretariatets forslag. 27

28 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 029/11 Arvid Hanssen 11/282-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Rapport fra representantskapet RMN IKS einfo Vervkombinasjon - Kontrollutvalget og revisjonsstyret.pdf Åpenhet_Sør-Trøndelag. Politiker-holding på tvers av innkjøpsreglene. Budsjett Revisjon og kontrollutvalg okt Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av sak 81/11 den , Oppdatering av retningslinjene for kontrollutvalget. 2. Rapport fra representantskapsmøte for Revisjon Midt-Norge IKS den (Vedlagt) 3. e-info 5/11 fra NKRF`s servicekontor om kombinasjon av vervet som medlem av kontrollutvalget og styret i interkommunalt revisjonsselskap. (Vedlagt) 4. Åpenhet i norske kommuner.(vedlagt) 5. Politiker-holdning på tvers av innkjøpsreglene. (Vedlagt). 6. Budsjettkontroll per oktober 2011 for kontrollutvalget. (Vedlagt) Kontrollutvalgets sekretær og eventuelt kontrollutvalgets leder vil orientere. 28

29 29

30 30

31 einfo 11/5 Kombinasjon av vervet som medlem av kontrollutvalget og medlem av styret for interkommunal revisjon I Kommunerevisoren nr. 5 for i år kan man finne en artikkel om valg av kontrollutvalg. Her er også den nye bestemmelsen i forvaltningsloven 6 første ledd e) omtalt. Denne utvider ugildhetsregelen for bl.a. styremedlemmer, noe som får betydning for medlemmer av styrer i interkommunale revisjoner og kontrollutvalgssekretariater. I artikkelen er det sagt at NKRF for sin del antar at en interkommunal revisjon vil være å anse som part i de sakene den legger fram for KU. Medlem av KU som er medlem av styret for en slik revisjon vil da bli ugild så ofte at det etter vår oppfatning ikke vil være hensiktsmessig å kombinere vervet som medlem av KU med vervet som medlem av styret for en interkommunal revisjon. Vi vil her kommentere dette nærmere, herunder særlig vår oppfatning av partsbegrepet i denne sammenhengen. Vi nevner først at vi ikke har funnet dette konkrete spørsmålet behandlet noe sted, så vår utlegning får, som også antydet i artikkelen, stå for vår egen regning. Begrepet part er definert i forvaltningsloven (fvl.) 2 første ledd e), som en person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. Med person menes i denne loven både fysisk person og juridisk person. Slik bestemmelsen er formulert, tar den tydeligvis primært sikte på offentlig myndighetsutøvelse, altså tilfelle hvor stat eller kommune i kraft av sin myndighet bestemmer over borgerne. Men begrepet omfatter mer enn dette. I følge Geir Woxholths kommentarutgave til forvaltningsloven (4. utgave side 100) kan også personer som står i forskjellige former for avtaleforhold til offentlige organer, bli regnet som parter fordi saken gjelder dem. Og i KRDs nye veileder, utgitt 26. august 2011, om Habilitet i kommuner og fylkeskommuner, er den nye bestemmelsen i fvl. 6 første ledd e) omtalt (side 26). Her heter det bl.a. at et selskap vil være part i sak som omhandler inngåelse eller oppsigelse av kontrakt mellom kommunen og selskapet. Vi ser det slik at revisjonen i hovedsak arbeider på grunnlag av en eller annen form for bestilling fra KU, hvor oppgavene blir spesifisert. KUs behandling av rapporter fra revisjonen består av to elementer: Løpende tilsyn med revisjonen, herunder vurdering av om de enkelte rapporter tilfredsstiller god kommunal revisjonsskikk og oppfyller kravene i bestillingen. Oppfølging av merknader vedrørende reviderte enheter. Det er særlig den behandlingen som er nevnt i det første kulepunktet, som har ført til vår vurdering av at det her foreligger et partsforhold, hvilket igjen har ført til vår oppfatning om at medlem av kontrollutvalg vil være ugild i saker som er fremmet av en revisjonsenhet hvor vedkommende er styremedlem. Det er derfor det står i den nevnte Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: 31 Org.nr.: Kontonr.:

32 artikkelen at det etter vår oppfatning ikke vil være hensiktsmessig å kombinere vervet som medlem av KU med vervet som medlem av styret for en interkommunal revisjon. Som oftest vil rapportene fra revisjonen gå videre til kommunestyret. Men kommunestyrets behandling vil da gjelde spørsmål nevnt i andre kulepunkt, og det vil da, etter vår oppfatning, ikke oppstå et slikt partsforhold som nevnt i forrige avsnitt. Unntaksvis kan vel en rapport være bestilt direkte fra kommunestyret til revisjonen slik at et partsforhold og en ugildhetssituasjon kan oppstå. Dette vil imidlertid være så sjelden at vi ikke ser grunn til å hevde at en rollekombinasjon kommunestyremedlem/revisjonsstyremedlem ikke vil være hensiktsmessig. I artikkelen er det også nevnt at Medlemmer av styret for et interkommunalt KUsekretariat vil ikke komme i en tilsvarende ugildhetssituasjon så ofte. Dette skyldes at den behandlinga som er nevnt i første kulepunkt ikke er aktuell her. Oslo, 9. september 2011 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver 2 32

33 Utdrag fra Få opp døra. Åpenhetsindeks for norske kommuner. 1 Sør-Trøndelag: flommer over, men ikke av åpenhet SNITT ALLE KOMMUNER: 7,5 poeng BEST: Bjugn (15 av 18 poeng) VERST: Roan, Meldal og Midtre Gauldal (3 av 18 poeng) ÅPNE KONTROLLUTVALGSMØTER: Trondheim, Ørland og Osen 15 av 25 kommuner brukte mer enn 5 dager på å besvare innsynsbegjæring, seks kommuner brukte en dag. Bjugn er den mest åpne kommunen i Sør-Trøndelag. Kommunen får ett lite minuspoeng for ikke å ha vedtatt åpne kontrollutvalgsmøter, ett minuspoeng for å mangle link til offentleglovas rettleiar, og siste minuspoeng fordi innsynskravet tok to dager å behandle. Det betyr i praksis at Bjugn med ørsmå justeringer havner i norgestoppen, hva utøvelse av åpenhet angår. Bare to kommuner i landet har fått flere poeng enn Bjugn - så her er det god grunn til å feire. Fullt så feststemte bør verken Roan, Meldal eller Midtre Gauldal være. Kommunene oppnår kun 3 av 18 mulige poeng i vår test. I pressereglementet til sistnevnte kommune vies mye plass til inngående drøfting av hvilken service pressen skal få, i henhold til offentlighetsloven av 1970 (!). Vi noterer det som positivt at også andre nyhetsmedia enn dagspressen skal ytes god service, men ellers inneholder dette reglementet mye rart. Hensikten skal være å fremme en åpenhetskultur likevel er det lite som vitner om at ansatte har ytringsfrihet. Snarere tvert i mot: "Opplysninger om og vurderinger av saker gis av vedkommende etatsjef, rådmannen eller ordføreren. ( ) Kurante opplysninger av faktisk art kan etter nærmere samtykke gis av vedkommende saksbehandler". Også Skaun kommune har en noe pussig tilnærming til problematikken. I kommunens pressereglement står følgende: "Alle ansatte kan i utgangspunktet ha rett til å uttale seg om kommunale spørsmål til pressen, men da i samråd med kommuneleder/rådmann. Ved intervju: Trekk frem det positive, husk hvem du representerer, før ikke intern debatt gjennom pressen. Aktiv mediabruk: Pressemeldinger, pressekonferanser men i liten utstrekning, tipse pressen om positive tiltak". Vi må bare få spørre. Tenker kommunen at et slikt reglement bidrar til å skape en kultur som kan fremme en dynamisk samfunnsutvikling og reelle debatter om spørsmål som bør løftes opp på politisk nivå i kommunen? Vi må også nevne Agdenes kommune, som etter å ha registrert at kommunens reglement etter vår oppfatning ikke inneholder noen bestemmelse som sikrer ansattes ytringsfrihet, svarer følgende: "Taushetsplikt er underskrevet ved ansettelse". Uttrykket "en ulykke kommer sjeldent alene", gjelder kanskje Holtålen kommune? Der forstår vi at mye har vært vanskelig de siste månedene. Etter først å ha ignorert vårt innsynskrav av 18. mai, og deretter også sett bort fra vår purring av 16. august, svarer Holtålen slik på purringen på 1 Få opp døra! Åpenhetsindeks for norske kommuner. Norsk Presseforbunds offentlighetsutvalg, (s.31-32). Hele dokumentet kan lastes ned her: 33

34 tilbakemeldingen på vårt kvalitetssikringsskjema: "Vi har nettopp vært gjenstand for en flom av nasjonal størrelse. Hvordan vi kommer ut i deres undersøkelser er for tiden av underordnet betydning". Kommunen oppnådde 5 poeng vi vår undersøkelse. Kun fire fylker har kommuner med et mindre åpent gjennomsnitt, enn fylkene i Sør-Trøndelag. Rett under seg på lista finner kommunene Nord-Trøndelag. Kommunene her kan ha mye å lære av Bjugn, som synes å ha det meste på plass. God informasjon, forhold som legger til rette for åpenhet og ikke minst gode rutiner som legger til rette for en rask håndtering av innsynskrav. Til slutt vil vi trekke frem de eneste seks kommunene i fylkene som leverte ut all dokumentasjon vi ba om, i løpet av en virkedag. Det dreier seg om kommunene Trondheim, Hemne, Rennebu, Orkdal, Selbu og Røros. 34

35 Politiker-holdning på tvers av innkjøpsreglene Presseklipp på Doffin, publisert 7. September :00 Annenhver kommune-politiker mener det er riktig å foretrekke lokale leverandører i anbudskonkurranser, selv om de ikke har de beste tilbudene. Denne holdningen, som er i strid med grunnprinsippene i offentlige anskaffelser, fremkommer i en undersøkelse i regi av Norges Kommunerevisorforbund. Den viser også at bare hver fjerde kommunepolitiker er overbevist om at konkurranse er veien å gå for å få fram de beste tilbudene. For å danne seg et bilde av status for regeletterlevelsen i Kommune-Norge når det gjelder offentlige anskaffelser, satte daglig leder i Norges Kommunerevisorforbund, Ole Kristian Rogndokken, i gang to undersøkelser. Den ene var en gjennomgang av revisjonsrapporter fra kommunene, den andre en holdningsundersøkelse blant et representativt utvalg av folkevalgte. 60 rapporter fra perioden 2008 til 2011 ble gjenomgått. Noe sentralt arkiv over slike rapporter fins ikke, slik at de måtte finnes etter nettsøk og kontrollsjekk i forbundets egen database med revisjonsrapporter generelt. Rogndokken advarer mot å betrakte resultatet av denne gjennomgangen for annet enn en tendens, en pekepinn, på status. Blant de vanligst refererte bruddene i disse forvaltningsrevisjonsrapportene var: mangelfull eller manglende dokumentasjon og anskaffelsesprotokoll for prosess (i 52 av 60 rapporter), brudd på de grunnleggende krav (hyppigst mangel på konkurranse) (i 46 rapporter), mangelfull eller manglende kunngjøring/utlysing (i 30 rapporter), og uhjemlet og ulovlig direkteanskaffelser (i 25 rapporter). Samtidig gjennomførte NorgesBarometeret AS en elektronisk holdningsundersøkelse på oppdrag fra Norges Kommunerevisorforbund blant folkevalgte i kommunestyrene. Det skjedde i februar i år med en svarprosent på 35. To spørsmål ble stillet: Det ene var om de spurte mener at kommunens anbudsprosesser bidrar til reell konkurranse og at kommunen dermed får de mest optimale tilbudene. Hver fjerde politiker svarer ja, i hovedsak på dette spørsmålet, mens hver femte svarer Nei. Over halvparten mener Ja, men ikke alltid. Størst 35