Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Arkivsak: Møtedato/tid: , kl. 09:30 Møtested: Deltagere: Rådhuset, formannskapssalen Per Bjarne Bonesvoll, leder Ann Karin Haugen Helge A. Halvorsen Egil Skjærvold Ingebrigt Stensås, vara for Kjønnås Forfall: Kopi: Gjertrud Kjønnås, nestleder Varamedlemmer Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 027/11 Kontrollutvalget - funksjon, oppgaver og rolle 028/11 Revisjon Midt-Norge IKS - Presentasjon og orientering 029/11 Godkjenning av protokoll fra møte den /11 Referatsaker 031/11 Budsjettkontroll pr /11 Forslag til økonomiplan med budsjett for 2012 for kontrollutvalget 033/11 Eventuelt I forståelse med kontrollutvalgets leder innkaller vi med dette til første møte i kontrollutvalget i Midtre Gauldal. Møtet legges i utgangspunktet opp som et informasjonsmøte der vi i tilknytning til sak 27/11 legger opp til en gjennomgang av kontrollutvalgets oppgaver, funksjon og rolle og en presentasjon av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS som utøver funksjonen som kontrollutvalgets sekretariat. Videre vil Revisjon Midt-Norge IKS som er Midtre Gauldal kommunes revisor gi en presentasjon av sin virksomhet og arbeid i sak 28/11. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Per Bjarne Bonesvoll (sign.) leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, KonSek Side 1 av1 1

2 Kontrollutvalget - funksjon, oppgaver og rolle Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune /11 Saksbehandler: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/196-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Reglement for kontrollutvalget Egen evaluering av kontrollutvalgets virke Rapportering på gjennomført forvaltningsrevisjon Reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Midtre Gauldal kommune pr Taushetserklæring-mal Saksutredning Bakgrunn I likhet med kommunestyret og øvrige politiske utvalg velges kontrollutvalget på nytt av det påtroppende kommunestyret etter valget. Med bakgrunn i at de fleste av kontrollutvalgets medlemmer er nye i sin funksjon vil kontrollutvalgets sekretariat med dette gi en orientering om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og funksjon, samt om utvalgets plass i den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalgets plass i den kommunale forvaltningen Kontrollutvalget ble opprettet i medhold av ny kommunelov som ble vedtatt i Bakgrunnen for opprettelse av kontrollutvalgene var å sikre kommunene en egenkontroll basert på demokratiske prinsipper. Dette ble sett på som en del av det kommunale selvstyret og kunne på sikt redusere behovet for statlig tilsyn og kontroll. I henhold til kommunelovens 76 er det kommunestyret som har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kommunestyret skal imidlertid velge et eget kontrollutvalg som forestår det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne, dette fremgår av 77, 1. ledd. Kontrollutvalgets mandat er således vidt og omfattende. I tillegg til å være en del av det demokratiske maktfordelingsprinsippet om å føre tilsyn med den utøvende makt i kommunen, skal utvalget føre tilsyn med selve forvaltningen for å følge opp at kommunestyrets vedtak og intensjoner følges opp, at forvaltningen drives i henhold til lov og at den enkelte innbygger får lovfestede tjenester og rettigheter. Kontrollutvalget er derfor en viktig faktor, for kommunestyret og den enkelte innbygger, i forhold til å sikre tilbud av lovpålagte og rettighetsbestemte tjenester og en forsvarlig og effektiv drift av kommunen basert på lov, likebehandling og kommunestyrets styringssignaler. 2

3 For at kontrollutvalget skal kunne utøve sin funksjon har lovgiver lagt vekt på å gi utvalget nødvendige verktøy, dette gjelder et rimelig ressurstilfang, sakkyndig sekretariatsbistand, revisjonsressurser og en vid innsynsrett i kommunens virke og organisasjon. Rent organisatorisk kan kontrollutvalgets plass i organisasjonen skisseres som følger: Kommunestyret Formannskap Kontrollutvalg Komité / Utvalg Komité / Utvalg Komité / Utvalg Komité / Utvalg Rådmann/stab Resultatenhet Resultatenhet Resultatenhet Resultatenhet Resultatenhet Som figuren viser har kontrollutvalget en uavhengig stilling i forvaltningen. Utvalget skal utøve sin funksjon på vegne av kommunestyret og er kun underlagt kommunestyret i sitt virke. Kontrollutvalget må utøve sin funksjon med høy integritet og skal opptre nøytralt uavhengig av politiske føringer. Til å bistå seg har kontrollutvalget et eget sekretariat som også er uavhengig av den øvrige forvaltningen. Videre skal kontrollutvalget påse at kommunen har en betryggende revisjonsordning og revisor rapporterer sitt arbeid til kontrollutvalget som igjen vurderer evt videre rapportering til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalget er et viktig organ i det kommunale selvstyret og den demokratisk funderte styringsmodellen som vi har i kommunene. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: 1. Regnskapsrevisjon, som innebærer å bestille regnskapsrevisjon fra revisor, påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. 3

4 2. Forvaltningsrevisjon, der kontrollutvalget utreder behovet for, planlegger og bestiller forvaltningsrevisjonsarbeid, og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Forvaltningsrevisjon er å påse at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, samt systematiske undersøkelser av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 3. Gransking eller undersøkelser, enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret. 4. Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Dette gjelder både å følge opp at kommunen ivaretar sine eierinteresser og at selskapene drives på en økonomisk forsvarlig måte og i henhold til kommunestyrets intensjoner. 5. Valg av revisjonsordning, der kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. 6. Budsjett, som innebærer å utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Utvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester, sikre god produktivitet, effektiv ressursutnyttelse, ivareta innbyggernes rettsikkerhet i kontakt med kommunen, og sikre at politiske vedtak følges opp. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken s. 32 Kontrollutvalgets rettigheter og plikter Innsynsrett Kontrollutvalget setter selv sin dagsorden og bestemmer selv hvilke undersøkelser det ønsker å iverksette. Utvalget kan fremme saker for behandling i kommunestyret og fremmer i den forbindelse forslag til vedtak. Utvalget har ikke instruksjonsmyndighet overfor administrasjonen, men kan søke tilslutning til pålegg hos kommunestyret. I sitt arbeid kan kontrollutvalget be om enhver opplysning eller tilgang til et hvert dokument i kommunen, uavhengig av bestemmelser om taushetsplikt og evt bestemmelser om unntak fra offentlighet. Som en følge av bestemmelsene om innsynsrett i kommuneloven kan kontrollutvalgets medlemmer be om å få tilsendt fullstendige sakspapirer og protokoller fra kommunestyre, formannskap og hovedutvalg / komiteer, inkludert de sakene som er unntatt fra offentlighet. I tillegg vil kontrollutvalgets medlemmer få innsyn i taushetsbelagte dokumenter på forespørsel. Kommunen kan imidlertid kreve å utlevere sensitivt materiale til kontrollutvalget som kollegium og ikke til enkeltmedlemmer. Dette var tidligere presisert i forskrift, men fremgår nå av ordlyden i forskrift om kontrollutvalg. Bakgrunnen for bestemmelsen er å unngå misbruk av innsynsretten fra enkeltmedlemmer, samtidig som det underbygger betydningen av at kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen som et kollegium. Innsynsretten omfatter også informasjon i selskaper organisert som interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskaper som er heleid av kommunen (selv eller sammen med andre kommuner), samt heleide datterselskaper av IKS eller heleide aksjeselskaper. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken s. 32 og 33. 4

5 Taushetsplikt En såvidt ubetinget innsynsrett gir kontrollutvalget store rettigheter i forhold til å be om opplysninger fra kommunen. Denne retten gir samtidig et ansvar i forhold til å ikke misbruke innsynsretten eller opplysninger som innhentes i medhold av denne. Som medlem i kontrollutvalget er man underlagt forvaltningslovens bestemmelser om blant annet taushetsplikt. Der går det frem at enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det vedkommende i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om noens personlige forhold eller næringsopplysninger Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken side 33 og 34. En utbredt misforståelse i Kommune-Norge er at folkevalgte kan pålegges taushetsplikt for alle typer opplysninger som kommer fram i lukkede møter, dette er ikke riktig. Det er kun opplysninger knyttet til personlige forhold og næringsopplysninger som er underlagt taushetsplikt. Selv om taushetsplikten er lovfestet anbefaler kontrollutvalgets sekretariat at medlemmene i kontrollutvalget ved tiltredelse signerer en taushetserklæring, dette både for å bevisstgjøre det enkelte medlem og for å synliggjøre for omverdenen at dette er noe man tar på alvor. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat vil gi en nærmere orientering om kontrollutvalgets rolle og funksjon i tilknytning til behandlingen av saken. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalgets medlemmer å undertegne en taushetserklæring i forbindelse med tiltredelse av vervet i kontrollutvalget, både for egen bevisstgjøring og for å synliggjøre overfor omverdenen at man har underskrevet taushetsløfte i forbindelse med utøvelsen av vervet. 5

6 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET 1. Kontrollutvalgets formål Kontrollutvalget forestår på vegne av kommunestyret det løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen. Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggerne og øvrige interessenter har tillit til Midtre Gauldal kommune, og at kommunen leverer sine tjenester effektivt og målrettet i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og kommunestyrets intensjoner og vedtak. 2. Valg - sammensetning Kontrollutvalget består av 5 medlemmer, med 3 varamedlemmer. Kommunestyret velger medlemmer og varamedlemmer, og blant medlemmene leder og nestleder. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst 1 av medlemmene velges blant kommunestyrets medlemmer. Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem til formannskap, medlem og varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet, og ansatte i kommunen. 3. Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Midtre Gauldal kommune. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde, og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til revisjonsordning tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behov for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 4. Saksbehandlingen i utvalget Utvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Møteinnkalling sendes en uke før møtet finner sted. Innkalling og protokoll fra møtene sendes medlemmer, varamedlemmer, ordfører, rådmann og revisor. Utvalgets møter holdes for lukkede dører, i henhold til vedtatt møteplan. Sakslisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalget. Utvalget er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene deltar i forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak. Om innhabilitet for utvalgets medlemmer og om fritak for å delta i behandlingen av en sak, gjelder bestemmelsene i kommuneloven Utvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven. Kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på egne vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 6

7 Kontrollutvalget skal i følge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: - Regnskapsrevisjon, som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. - Forvaltningsrevisjon, som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget skal utarbeide plan for forvaltningsrevisjon. Videre skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Utvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. - Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider plan for selskapskontroll. Videre skal utvalget bestille selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomførte selskapskontroller. - Granskninger eller undersøkelser. Kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. Kontrollutvalget skal arbeide for - å sikre god kvalitet på kommunens tjenester - å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse - å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen - å sikre at politiske vedtak i kommunen følges opp 6. Innhenting av opplysninger Kontrollutvalget har rett til enhver opplysning fra kommunen, som anses som nødvendig for å utføre tilsynsfunksjonen. 7. Taushetsplikt offentlighet Utvalgets medlemmer og andre møtedeltakere har plikt til å bevare taushet om det som blir behandlet i utvalgets møter. Utvalget må imidlertid sørge for at rapporter og opplysninger som gir nødvendig grunnlag for saksbehandlingen i andre organer, blir meddelt. 8. Informasjon og rapportering Som et ledd i sitt forebyggende arbeid skal kontrollutvalget prioritere veiledning og informasjon. Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalget skal ha en aktiv dialog med kommunestyret som kommunens øverste tilsynsorgan, og skal fremme aktuelle saker og rapporter til kommunestyret ved behov. Kontrollutvalgets leder, eller den lederen måtte bemyndige, ivaretar kontakt med media. 9. Ikrafttreden Retningslinjene for kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune trer i kraft etter vedtak i kommunestyret, vedtatt av kommunestyret , sak 030/06 7

8 MIDTRE GAULDAL KOMMUNE Kontrollutvalget Egen evaluering av arbeid og virke Valgperioden

9 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING I PERIODEN... 3 RAMMER FOR UTVALGETS ARBEID... 4 KONTROLLUTVALGETS RESSURSER ARBEID I UTVALGET MØTER... 6 SAKER... 6 DELTAKELSE I RELEVANTE FORA REGNSKAPSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON... 9 GRANSKINGER ELLER UNDERSØKELSER SELSKAPSKONTROLL PÅSEANSVAR OVERFOR REVISJON ERFARINGER FRA ARBEIDET I DENNE VALGPERIODEN FORHOLDET TIL POLITISK LEDELSE FORHOLDET TIL ADMINISTRATIV LEDELSE OPPSUMMERING Side 2 9

10 1. Innledning Valgperioden nærmer seg slutten og et snart 4-årig virke for kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune er i ferd med å fullføres. For å kunne oppsummere egen virksomhet, for å kunne sette eget arbeid og resultater i et kritisk lys, og for å kunne gi det påtroppende kontrollutvalget en god innføring til sitt arbeid, ønsker kontrollutvalget å gi en evaluering av sitt eget arbeid i valgperioden. 2. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 2.1 Kontrollutvalgets sammensetning i perioden Medlemmer Varamedlemmer John Bjørkan Leder Odd Stenbro Turid Kjellstad 1.vara 2.vara John Morten Laugsand Marie Malum Tove Solem Helgemo Thomas Talsnes Nestleder Medlem Medlem Medlem Bjørg Seime 3.vara Bjørg Seime meldte utflytting av kommunen og ny 3. vara til kontrollutvalget måtte velges av kommunestyret i sak 29/2010 på møte den Kontrollutvalget fikk etter dette vedtaket følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer John Bjørkan Leder John Morten Laugsand Marie Malum Tove Solem Helgemo Thomas Talsnes Nestleder Medlem Medlem Medlem Odd Stenbro 1.vara Turid Kjellstad 2.vara Gunn Johnsen 3.vara Side 3 10

11 2.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på at betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. Reglement for kontrollutvalget Utover de lovpålagte bestemmelsene har kommunestyret vedtatt et eget reglement for kontrollutvalget, retningslinjene ble vedtatt i sak 30/2006 på møte den Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver. Det pekes her på at kontrollutvalget skal arbeide for: Side 4 11

12 å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Midtre Gauldal kommune følges opp. 2.3 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Reglement for kontrollutvalget fastslår at utvalget skal ha sekretariatsbistand tilpasset deres behov, med kompetanse på alle kontrollutvalgets funksjonsområder. Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Midtre Gauldal kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Tidsressursene i selskapet fordeles proporsjonalt med de årlige honorarene hver deltakerkommune betaler. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Revisjon Revisjonsordningen skal være tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behov for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. Midtre Gauldal kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Midtre Gauldal kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Revisjonsselskapet fordeler ressursene sine i forhold til årlige honorarer som betales av eierkommunene. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Til regnskapsrevisjon benyttes det timetallet selskapet hvert år finner nødvendig for å kunne bekrefte kommunens årsregnskap. Ressursene til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll brukes på bakgrunn av kontrollutvalgets bestillinger av prosjekter, basert på plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Økonomi Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 7 20 For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. For årene 2010 og 2011 har kommunestyret vedtatt et lavere budsjett for kontroll og tilsyn i Midtre Gauldal kommune enn budsjettforslaget fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget anser sitt budsjettforslag for å være en nøktern budsjettering, samtidig som utvalget mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. Side 5 12

13 Et redusert budsjett til kontroll og tilsyn kan føre til at kontrollutvalget får vansker med å ivareta alle sine oppgaver på en god måte. Honorarene til revisjon og sekretærbistand er vedtatt enstemmig på representantskapsmøtet (av eierrepresentantene fra kommunene) i selskapene Revisjon Midt-Norge IKS og KonSek Midt-Norge IKS. I 2011 har kommunestyret redusert honoraret til sekretærbistand for kontrollutvalget. Når man i tillegg tar i betraktning at kontrollutvalget de siste 5 årene har hatt merforbruk av timer fra sekretariatet (gjennomsnittlig merforbruk fra er på 18,5 timer pr. år) for å få gjennomført sine oppgaver, vil dette medføre at kontrollutvalget får færre timer enn budsjettert til sekretærbistand i På bakgrunn av dette vil kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune få redusert sin møtefrekvens til 2 møter for 2. halvår Mens den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i 2007 hadde et budsjett på kroner er tilsvarende for 2011 kroner Av dette utgjør i 2011 ca 73,5 % honorar til Revisjon MidtNorge IKS, 22 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 4,5 % benyttes til aktivitet i kontrollutvalget (inkl lønn). 3. Arbeid i utvalget 3.1 Møter Det har gjennom hele perioden vært avholdt ca 6 møter pr år. En slik møtefrekvens viser seg passende i forhold til omfanget av saker som behandles i utvalget, møtene er lagt til rådhuset. Utvalget har vært opptatt av å være en synlig del av organisasjonen og å holde seg oppdatert på hva som rører seg innen ulike virksomhetsområder. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har de fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. 3.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagte å arbeide med, gjennom kravene i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Gjennom forvaltningsrevisjoner er det internkontroll og rutiner i kommunen som peker seg ut som det området som har fått størst oppmerksomhet, se eget avsnitt om gjennomførte forvaltningsrevisjoner i perioden. Kontrollutvalget har i tillegg hatt fokus på Fylkesmannens tilsynsrapporter og kommunens oppfølging av disse. Kommunens egenkontroll har vært satt på dagsorden både gjennom at det nasjonalt er et tema som Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) og andre aktører har hatt fokus på, og gjennom at kontrollutvalget gjennom sitt arbeid har sett at dette er viktig og har forbedringspotensiale. KRD nedsatte i 2009 en arbeidsgruppe for å se på mulighetene for å styrke den kommunale egenkontrollen. Gruppens arbeid munnet ut i en rapport i desember 2009, med 85 anbefalinger for Side 6 13

14 styrket egenkontroll. Det pekes i rapporten på at alle aktørene i den kommunale egenkontrollen har et ansvar for å være bevisst egne og andres roller rådmannen gjennom sin internkontroll, kommunestyret gjennom sitt overordnede ansvar, kontrollutvalget som på vegne av kommunestyret utøver tilsynsfunksjonen og revisjonen som utfører revisjonsoppgavene. Tiltakene som er foreslått i rapporten er drøftet i ulike sammenhenger, blant annet med ordfører og rådmann, for å se nærmere på om det er forhold i Midtre Gauldal kommune som kan bedres for å få en styrket egenkontroll. Kontrollutvalgets saksbehandling er ikke sammenfattet i noe årshjul, men det er likevel et visst mønster fra år til år i hvilke saker som kommer opp til ulike tider. I tillegg til de kjente saksområdene hender det utvalget får henvendelser fra innbyggere, som berører områder som kan være innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde. Slike henvendelser behandles seriøst uavhengig om det er et forhold som blir undersøkt videre eller at kontrollutvalget finner at dette ikke er en sak som hører til deres funksjon å se på. Kontrollutvalget har gjennom valgperioden gått gjennom store deler av kommunens virksomhet og behandlet 32 saker i 2007, 34 saker i 2008, 33 saker i 2009, 42 saker i 2010 og 26 saker så langt i 2011 (siste møte for det sittende kontrollutvalget er 9. juni) 3.3 Deltakelse i relevante fora For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av faste arrangement utvalget har vært representert på i perioden er: KonSek-samling. Årlig arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for Nasjonal konferanse for kontrollutvalg i regi av Norges Kommunerevisorforbund. Nasjonal konferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, ingen av kontrollutvalgets medlemmer har hatt anledning til å delta på årsmøtene til forum for Kontroll og Tilsyn. Disse arrangeres i tilknytning til den nevnte konferansen. 4. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere måter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor, i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, rapportering om enhetsbesøk og for informasjon om planlegging og status. Side 7 14

15 Revisjon av årsregnskapene Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskaper i valgperioden som er fremlagt for formannskapet og som har inngått som beslutningsgrunnlag når kommunestyret har vurdert om kommunens regnskap skal godkjennes eller ikke. Kontrollutvalget har avgitt følgende uttalelser til regnskapet for Midtre Gauldal kommune i valgperioden: 2007: Sak 17/2008: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2007 slik det ble avlagt. 2008: Sak 11/2009: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2008 slik det ble avlagt. 2009: Sak 11/2010: På grunn av at Midtre Gauldal kommune ikke hadde avlagt årsberetningen innen revisors frist for å avlegge sin revisjonsberetning (15.04.), at regnskaps- og budsjettall ikke var i samsvar med hverandre, samt at ikke alle politiske vedtak med økonomisk konsekvens kom til uttrykk i regulert budsjett, ble det avlagt en negativ revisjonsberetning datert 15. april Administrasjonen korrigerte for feil og mangler og fullstendig årsberetning ble første gang avlagt 16.april, formell frist er 31.mars. Negativ revisjonsberetning ble tilbakekalt i ny revisjonsberetning datert 07. mai Etter dette avla kontrollutvalget sin uttalelse, utvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2009, men med en presisering om at det må arbeides for at årsregnskapet avlegges rettidig i kommende år. 2010: Sak 11/2011: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2010 slik det ble avlagt. Kontrollutvalget har anbefalt kommunestyret å godkjenne kommunens regnskaper i alle de 4 årene. Gledelig var det når 2010 regnskapet ble avlagt innen de lovpålagte frister uten presiseringer fra revisor. 5. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Side 8 15

16 Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i hele utvalgsperioden. Kontrollutvalget har gjort mange vurderinger og hatt drøftinger for å finne gode arbeidsmetoder både i prioritering av prosjekter, samarbeid med revisjonsselskapet og i tilknytning til behandling av avlagte rapporter. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Helt fram til 2010 har Midtre Gauldal kommune hatt rutiner for årlig utarbeidelse av slike planer. Erfaringene med så vidt kortvarige planer var blandet, spesielt i forhold til ressursene brukt til utarbeidelse av planene og til muligheten for fleksibilitet over tid. Aktualitet var nok det argumentet som ble framhevet som fordelaktig i forhold til ettårige planer. Etter en del avveininger ble det fra 2010 vedtatt å innføre toårige planer for forvaltningsrevisjon. Dette kontrollutvalget har dermed hatt ansvar for utarbeidelse av tre planer; 2008, 2009 samt 2010/2011-planene. Kontrollutvalget har hatt dialog med politisk og administrativ ledelse underveis i prosessen med utformingen av plan for forvaltningsrevisjon og tatt med seg konstruktive innspill til planleggingen av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Ved bestilling av de enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektene har utvalget lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingene slik at de skal ha fokus på de forholdene utvalget mener er viktig. Samarbeidet og dialogen med revisor har vært av stor betydning. Alle forvaltningsrevisjoner legges systematisk fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges. Samtlige rapporter er sendt videre til kommunestyret. Etter kommunestyrets behandling og vedtak er rapportene fulgt opp med henblikk på å se til at vedtakene blir realisert og arbeidet videre med i administrasjonen. 5.1 Gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har i valgperioden behandlet 4 forvaltningsrevisjonsprosjekter: Sak 5/2008: Offentlige anskaffelser følges regelverket? Sak 3/2009: Økonomiplanlegging, rapportering og styring Sak 3/2010: Kvalitet innen Pleie og omsorgtjenesten - Egenbetaling for opphold i institusjon Sak 10/2011: Evaluering av tonivåmodellen Det er utarbeidet en egen rapport om forvaltningsrevisjonene, se vedlegg. Det redegjøres her for problemstillinger, politisk behandling og vedtak, samt hvordan vedtakene er fulgt opp av administrasjonen. Forvaltningsrevisjonen som er politisk behandlet i 2011 har ikke informasjon om administrativ oppfølging. Dette vil bli tatt med i neste rapportering. Utvalget mener å ha satt fokus på viktige områder i sine prosjekter, men vil samtidig understreke betydningen av å gjennomføre relevante forvaltningsrevisjoner i alle deler av kommunens virksomhet. Kontrollutvalgets rolle som bestiller er svært viktig i denne sammenhengen, særlig i Side 9 16

17 forhold til å velge riktig tidspunkt for undersøkelsene og ikke minst være konkret i forhold til hva som skal undersøkes og hva man ønsker svar på. Dette er en oppgave som det påtroppende kontrollutvalget anbefales å gi høy prioritet. Kontrollutvalget ønsker å fremheve at revisors anbefalinger vedr. forvaltningsrevisjonene innen offentlige anskaffelser, økonomiplanlegging og pleie- omsorgtjenesten ikke er tilstrekkelig fulgt opp på alle punkter. Kontrollutvalget ber det nye utvalget om å følge opp disse forvaltningsrevisjonene. 5.2 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret gjennomføre granskninger eller undersøkelser. Dette har ikke vært en sentral del av utvalgets virksomhet i valgperioden, da de fleste større undersøkelser er organisert som ordinære og planmessige forvaltningsrevisjoner. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. 6. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Plan for selskapskontroll for inneværende periode ble vedtatt av kommunestyret i sak 14/2008 på møte den I henhold til planen skal det minimum en gang pr år legges fram sak og vurderes om det er behov for å iverksette kontroller i noen selskap. Midtre Gauldal kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble vedtatt på kommunestyrets møte 30. mars 2009 i sak 17/2009. Det ble vedtatt at det skulle settes ned et utvalg med 5 medlemmer, utvalget fikk i oppdrag å gå gjennom de enkelte foretak kommunen har eierinteresser i for å utarbeide en eierstrategi for kommunen. Utvalget har startet på dette arbeidet men det er ikke sluttført enda. Kontrollutvalget har på bakgrunn av dette ikke bestilt noen selskapskontroller i inneværende valgperiode. Kontrollutvalget har involvert seg i forarbeidet til ny plan for selskapskontroll som skal vedtas av nytt kontrollutvalg og nytt kommunestyre. Aktuelle saker har vært: Sak 13/2009: Selskapskontroll i Midtre Gauldal kommune Sak 23/2009: Habilitet i kontrollutvalget i forbindelse med selskapskontroll Sak 31/2009: Kontrollutvalgets oppfølging av selskaper hvor Midtre Gauldal kommune har eierinteresser Sak 40/2010 Kontrollutvalgets arbeid med selskapskontroll Side 10 17

18 Sak 14/2011 Sak 22/2011 Orientering om status i arbeidet med utarbeidelse av eierstrategi i Midtre Gauldal kommune Vesentlighetsanalyse selskapskontroll Kontrollutvalget har gjennom disse sakene startet på arbeidet med utarbeidelsen av ny plan for selskapskontroll for valgperioden Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Med bakgrunn i å være folkevalgte lekfolk, uten noen revisjonsfaglig bakgrunn, oppleves det utfordrende å ha ansvar for at kommunen har en god revisjonsordning. Når det gjelder regnskapsrevisjonen gir kontrollutvalgsforskriften mer innhold til hva som ligger i begrepet forsvarlig revisjonsordning: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Forskrift om kontrollutvalg 6 For forvaltningsrevisjon og selskapskontroll sier ikke kontrollutvalgsforskriften noe bestemt om hvilke kvalitetskrav som skal ligge til grunn for arbeidet. Forskrift om revisjon peker imidlertid på at Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt Forskrift om revisjon 7 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Det som oppleves som en større utfordring er å følge med på at innholdet i revisjonsarbeidet skjer på en tilfredsstillende måte, og finne gode ordninger for hvordan utvalget løpende kan være oppdatert og ha en trygghet for at revisjonsordningen er tilfredsstillende. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal Side 11 18

19 framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. Avtalene vil forhåpentligvis bli en god ramme for forholdet mellom utvalg og revisjonsselskap. For å følge opp sitt ansvar slik det framgår av formelle krav i forskriftene og i de omtalte avtalene har kontrollutvalget lagt vekt på en god dialog med revisor, og informasjon om det løpende revisjonsarbeidet og enkeltprosjekter. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 8. Erfaringer fra arbeidet i denne valgperioden 8.1 Forholdet til politisk ledelse Kontrollutvalget utfører tilsynsfunksjonen på vegne kommunestyret, som har det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn. Utvalget har gjennom hele perioden vært opptatt av å ha god dialog med politisk ledelse og oppdatert kjennskap til hva som til enhver tid er kommunestyrets behov. Saker fra kontrollutvalget legges løpende fram for kommunestyret, enten det er rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjoner, årsmeldinger eller planer for selskapskontroll eller forvaltningsrevisjon. I forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget invitert kommunepolitikerne til å komme med innspill til hvilke områder de mener er mest nyttige med tanke på forvaltningsrevisjon. Tanken bak denne dialogen er at den skal bidra til å forankre arbeidet med forvaltningsrevisjon i kommunestyret. Dessverre så har ikke kommunepolitikerne benyttet seg av denne muligheten pr. i dag. Kontaktmøter mellom kontrollutvalgets leder, ordfører og rådmann er noe det nye kontrollutvalget bør diskutere å innføre. Møtene gjennomføres etter behov og vil fungerer som en arena for å utveksle informasjon til og fra kontrollutvalget, om forhold som berører deres arbeid. 8.2 Forholdet til administrativ ledelse Kontrollutvalget opplever å ha gode relasjoner til administrativ ledelse og stor nytte av positiv dialog om generelle forhold i kommunen og i forbindelse med konkrete prosjekter og oppgaver. Administrasjonen gir informasjon og deltar i møter når kontrollutvalget ber om deres tilstedeværelse, og gir uttrykk for en forståelse for kontrollutvalgets rolle og arbeid. Utvalget har lagt vekt på å lytte til signaler fra administrasjonen blant annet ved å ha samtaler og åpne for innspill i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. På den måten har det framkommet viktig kunnskap fra de som kjenner organisasjonen best og en har hatt mulighet til å avstemme oppfatninger rundt utfordringer og risiko i organisasjonen. Denne informasjonen har vært nyttig i kontrollutvalgets utvelgelse av prosjekter, når de har lagt vekt på å gjøre prioriteringer ut fra mest mulig tilgjengelig informasjon. Side 12 19

20 Når det gjelder kommunikasjonen i forbindelse med de enkelte prosjektene eller revisjonsarbeidet for øvrig er det revisorenes område, og ikke noe kontrollutvalget involverer seg i. Kontrollutvalget har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i kontroll- og tilsynssaker. I de tilfellene der vedtakene gir krav til administrasjonens oppfølging, overholdes i stor grad frister for oppfølging og rapportering. Administrasjonen synes å ha lojalitet til vedtakene. Ved enkelttilfeller er det ikke rapportert innen gitte frister og det har vært nødvendig å etterspørre tilbakemeldinger. Det bemerkes likevel at vedtaksoppfølgingen i hovedsak er god og administrasjonens etterlevelse i kontroll- og tilsynssaker i stor grad tilfredsstillende. 9. Oppsummering Med bakgrunn i sitt mandat og det arbeidet som kontrollutvalget har gjort for Midtre Gauldal kommune i valgperioden , er utvalgets medlemmer av den oppfatning at kontrollutvalget har en viktig rolle i en lærende organisasjon i stadig utvikling. Kontrollutvalget har i valgperioden hatt viktige og spennende oppgaver der man har belyst mange av kommunens tjenesteområder. Kontrollutvalget har hatt et godt samarbeid med kommunestyret administrasjonen og utvalget opplever at det er god forståelse for kontrollorganenes rolle og funksjon i kommunen, noe som er avgjørende for at utvalget skal kunne gjøre en god jobb. Kontrollutvalget har i valgperioden fått laget nødvendige plandokumenter: plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon, som er blitt rullert årlig. Planverket er således på plass og gjennomføringen foretatt i henhold til målsettingene som er satt. Kontrollutvalget mener ut fra den foregående redegjørelsen å ha oppfylt sine pålagte oppgaver i kommuneloven på en fornuftig og god måte. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Avslutningsvis vil kontrollutvalget takke kommunestyret og administrasjonen i Midtre Gauldal kommune for et godt samarbeid i valgperioden, som har bidratt til konstruktivt samarbeid og gode resultater. Kontrollutvalget vil med dette ønske det påtroppende kontrollutvalget lykke til i den neste valgperioden der nye interessante og krevende oppgaver venter. Støren John Bjørkan Marie Malum John Morten Laugsand Thomas Talsnes Tove Solem Helgemo Side 13 20

21 MIDTRE GAULDAL KOMMUNE Rapportering på gjennomført forvaltningsrevisjon i Midtre Gauldal kommune i valgperioden

22 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTER POLITISK BEHANDLET Offentlige anskaffelser følges regelverket? 2. Økonomiplanlegging, rapportering og styring 3. Kvalitet innen Pleie og omsorgtjenesten - Egenbetaling for opphold i institusjon 4. Evaluering av tonivåmodellen 2 22

23 Offentlige anskaffelser Følges regelverket? Rapport avlevert: 2008 Problemstilling: Hovedproblemstilling i prosjektet er: Følger Midtre Gauldal kommune regelverket for offentlige innkjøp og blir inngåtte innkjøpsavtaler fulgt i henhold til avtalevilkår? Problemstillingen belyses ved hjelp av 7 delproblemstillinger: 1. Hvordan vil organiseringen av innkjøpsfunksjonen ha betydning for anskaffelsesreglene? 2. Følges regelverket med tanke på terskelverdier? 3. Følges egne lokale bestemmelser? 4. Hvordan registreres innkomne tilbud i anbudssaker (tilbudsåpning)? 5. Journalføres dokumenter i anskaffelsesprosessen? 6. Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler? 7. Foretas det innkjøp i samsvar med rammeavtalene? RAPPORTENS KONKLUSJON Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om kommunen følger regelverket for offentlige innkjøp og om innkjøpsavtaler blir fulgt iht. avtalevilkår? Konklusjon Kommunen ivaretar kravene i anskaffelsesregelverket på en del områder. Det er også konstatert mangler i rutinene. Lovens og forskriftens intensjon er konkurranse og mest mulig åpenhet ved offentlige anskaffelser. Kravet om konkurranse gjennom kunngjøring er ivaretatt på kjøp over kr ,-, med unntak av 2 anskaffelser. For anskaffelser under kr ,- kan det stilles spørsmålstegn ved om konkurranseelementet i regelverket er tilstrekkelig ivaretatt. Vår undersøkelse viser mangler i forhold til innhenting av sentrale dokumenter fra leverandører og dokumentasjon av viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen gjennom protokoll som tilfredsstiller kravene. Vi har også kommentert journalføringen som med små tiltak vil styrke kravet om etterprøvbarhet og åpenhet. Kommunen er relativt lojal i forhold til inngåtte rammeavtaler, men for enkelte varegrupper kan lojalitet bli bedre. Kontroll av prosedyren rundt inngåelse av rammeavtaler utført av Sør-Trøndelag fylkeskommune, viser at kommunens bruk av enkelte av disse avtalene vil bli vurdert som en ulovlig direkteanskaffelse. Det er veldig uheldig at kommunen er kommet i denne situasjonen og revisor ser alvorlig på dette. REVISJONENS ANBEFALINGER Kommunen bør vurdere behovet for opplæring i regelverket for enhetsledere og andre sentrale personer i anskaffelsesprosesser. 3 23

24 Kommunen må utarbeide maler for anskaffelsesprotokoll som er i samsvar med vedlegg 3 og 4 i forskriften. Malene benyttes for alle fremtidige anskaffelser over terskelverdiene. Vi anbefaler videre at malene legges inn blant de øvrige malene som kommunen har i saksbehandlingssystemet og at fremtidige anskaffelsesprotokoller skrives direkte i saksbehandlingssystemet ephorte. Kommunen bør så tidlig som mulig etter budsjettbehandling, identifiser anskaffelser mellom kr og kr med tanke på korrekt behandling iht lovverket. Kommunen må sørge for ha gode nok rutiner som sikrer at anskaffelser som skal kunngjøres blir kunngjort iht lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Kommunen bør sørge for at sentrale dokumenter i anskaffelsesprosesser blir journalført særskilt. Kommunen bør kartlegge om det foreligger behov for ytterligere opplæring i saksbehandlingssystemet ephorte. Når kontraktsformen rammeavtaler skal benyttes må kommunen som oppdragsgiver sikre seg at anskaffelsesregelverket følges. Kommunen bør gjennomgå de funn som undersøkelsen viser på om det foretas innkjøp i samsvar med rammeavtalene, med sikte på å øke lojaliteten til de rammeavtalene som kom svakest ut i undersøkelsen. Kommunens gjennomgang bør i tillegg omfatte måling av lojalitet på andre type kjøp som leveres i innkjøpsavtalen. POLITISK BEHANDLING Kontrollutvalgets vedtak, sak 5/2008: Kontrollutvalget har i møte fattet slikt vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august Kommunestyrets vedtak, sak 10/2008: Kommunestyret har i møte fattet slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august

25 ADMINISTRATIV OPPFØLGING Kommunen har fulgt opp anbefalingene slik: Utarbeidet anskaffelsesprotokoller. Tilskrevet og avklart med Sør-Trøndelag fylkeskommune vedr. regelverket omkring rammeavtaler. Deltatt på kurs med enhetsleder EKT og to repr. Fra rådmannskontoret. Vil etter nærmere avtale avholde kurs for enhetsledere i desember eller på nyåret. Nytilsatt økonomisjef besitter meget god kompetanse på området og vil gjennomføre intern opplæring. I den sammenheng, ta opp rutiner for å identifisere anskaffelser mellom kr ,- og ,-. Dokumenter i anskaffelsesprosesser blir etter kommunens oppfatning behandlet korrekt i ephorte, og det er gjennomført intern videreopplæring i Anbudsdokumenter behandles særskilt før åpning. Registreres, men åpnes ikke. Etter åpning skannes det inn i ephorte. 5 25

26 Økonomiplanlegging, rapportering og styring Rapport avlevert: 2009 Problemstilling: Hovedproblemstilling i prosjektet er: Er kommunens planlegging, rapportering og oppfølging tilfredsstillende ut fra behovet for økonomisk styringsinformasjon? Problemstillingen belyses ved hjelp av 5 delproblemstillinger: 1. Er kvaliteten i budsjettet i samsvar med kommunens behov for planleggings- og styringsinformasjon? 2. Har kommunen økonomi- og delegasjonsbestemmelser som sikrer en betryggende kontroll? 3. Er samspillet mellom kommunens ledelse på alle nivå tilfredsstillende for å sikre en god økonomirapportering og oppfølging i kommunen? 4. Er det tilstrekkelig kunnskap i kommunens ledelse om budsjettering og rapportering? 5. Er påliteligheten i rapporteringen fra kommunen til KOSTRA god nok? RAPPORTENS KONKLUSJON Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om kommunens planlegging, rapportering og oppfølging er tilfredsstillende ut fra behovet for økonomisk styringsinformasjon? Konklusjon: Kommunens planlegging, rapportering og oppfølging av økonomisk styringsinformasjon er i hovedsak i samsvar med kommuneloven, forskrifter, veiledere og anbefalt faglitteratur. Kommunen har likevel et forbedringspotensial i å kvalitetssikre data, og involvere både enhetsledere og politikere i kommunens budsjettprosess. Kommunens økonomi- og delegasjonsbestemmelser kan benyttes mer i daglig arbeid, samt at enhetslederes ansvar og myndighet kan synliggjøres mer enn det som er gjort i dag. Kommunens tertialrapportering kan vurderes endret, slik at kursen kan korrigeres tidligere enn i dag. Tertialrapporteringens prognoser bør og evalueres kontinuerlig for å ivareta oppfølgings- og styringsbehovet i kommunen. Det er viktig at kommunen vedtar tiltak når økonomirapporteringen avdekker merforbruk for å sikre at budsjettbalansen overholdes. Kommunen mangler en avklaring av hvordan samspillet mellom økonomikontoret og enhetslederne skal fungere, samt et system for systematisk opplæring, slik at delegert økonomisk ansvar og myndighet ivaretas. Det mangler en klargjøring av hvem som er KOSTRA koordinator administrativt, samt å utarbeide rutiner for kvalitetssikring av data. REVISORS ANBEFALINGER Vurdere budsjettprosessen med tanke på involvering og kvalitetssikring i budsjettarbeidet Oppdatere kommunens økonomi- og delegasjonsbestemmelser 6 26

27 Vurdere kommunens tertialrapportering med henblikk på hyppighet og periodisering slik at disse tilpasses kommunens styrings- og oppfølgingsbehov Sikre systematisk opplæring av enhetsledere i forhold til delegert myndighet og ansvar Utarbeide rutiner som sikrer at kommunens innrapportering i KOSTRA koordineres og kvalitetssikres POLITISK BEHANDLING Kontrollutvalgets vedtak, sak 3/2009: Kontrollutvalget har i møte fattet slikt vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Økonomiplanlegging, rapportering og styring - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august 2009 Kommunestyrets vedtak, sak 25/2009: Kommunestyret har i møte fattet slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Økonomiplanlegging, rapportering og styring - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august 2009 ADMINISTRATIV OPPFØLGING Statusrapportering fra rådmannen i kontrollutvalgets møte , Midtre Gauldal kommune er ikke kommet helt i mål med å gjennomføre alle anbefalingene som revisor ga i rapporten. Kontrollutvalgets møte , skriftlig tilbakemelding fra rådmannen, noen av anbefalingene fra revisor er fortsatt ikke fulgt opp. Kontrollutvalgets møte , skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om at det foreligger et utkast til økonomireglement, men at dette må justeres med tanke på de nye økonomisystemene som kommer. Kontrollutvalgets møte , muntlig orientering fra økonomisjef om at økonomireglementet ikke er ferdigstilt enda. Kontrollutvalgets møte , Kontrollutvalget synes det er bekymringsfullt at et økonomireglement ikke er ferdig utarbeidet og vedtatt politisk når det snart er 2 år siden rapporten ble behandlet i kommunestyret. Kontrollutvalget oversendte saken til kommunestyret til orientering og for en eventuell videre behandling. 7 27

28 Kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene, Egenbetaling for opphold i institusjon Rapport avlagt: 2010 Bakgrunn: Problemstillinger i prosjektet er: 1. Er kvaliteten på tjenestene i pleie og omsorg i tråd med krav og målsettinger på området? 2. Er kommunens rutiner og praksis innen egenbetaling i tråd med regelverket på området? Viktige kvalitetsindikatorer som revisjonen har tatt utgangspunkt i gjennom undersøkelsen er: Hvilken kompetanse som er tilgjengelig innenfor de enkelte enheter. Kommunens system for dokumentasjon og kvalitetssikring av tjenesten. Brukermedvirkning og tjenestens kvalitative innhold for bruker. RAPPORTENS OPPSUMMERING Når det gjelder problemstillingen om kvaliteten på pleie- og omsorgstjenester er i tråd med kravene på området, er hovedkonklusjonen at det er de i all hovedsak. Midtre Gauldal kommune står overfor en prosess der de skal tilpasse driften av disse tjenestene til budsjettet. Vi har sett at kommunen har høyere kostnader enn andre sammenlignbare kommuner innen dette området, men at produktiviteten pr. plass er omtrent den samme her som i andre kommuner. Likevel skiller kommunen seg ut med noe høyere kostnader for institusjonsplasser enn andre kommuner. Kommuneledelsen har bekreftet at prosessen med budsjettilpasninger ikke skal gå utover kvaliteten på tjenestene til brukerne. I undersøkelsen har vi likevel avdekket en del svakheter, som påvirker tjenestekvaliteten. Midtre Gauldal har et tilfredsstillende nivå på fagkompetanse innen pleie- og omsorgstjenestene, men tjenestene har et økende sykefravær (legemeldt). Dette kan redusere kompetansen til de som til enhver tid utfører tjenestene, og det kan redusere opplevelsen av trygghet for de som mottar tjenester. Midtre Gauldal kommune er i en overgangsfase i forhold til flere typer styringssystem. Innføring av balansert målstyring er i startgropa, Gerica og IPLOS er ennå ikke fullt ut i bruk, og kommunen er i ferd med å innføre elektronisk kvalitetshåndbok. I slike overgangsperioder er det en risiko for at feil kan oppstå, og det vil være særlig alvorlig dersom det rammer avvikshåndtering, medisinering osv. På grunn av underbemanning og manglende ressurser ved omsorgskontoret, som bl.a. har systemansvar for Gerica, har opplæringen som trengs i disse systemene vært mangelfull. Kjøkkenet ved sykehjemmet er ansvarlig for at de brukerne som får mat som en del av tjenesten får et riktig og variert kosthold. Revisor har fått inntrykk av at kostholdet er av god kvalitet for brukerne som får denne tjenesten, men har registrert at det er lite variasjon for brukere som har diett. Revisor har også inntrykk av at flere brukere av hjemmetjenester burde hatt disse tjenestene fra kommunen. Dette bestemmer brukerne selv, og revisor kan se at det er en utfordring for tjenesteyterne å ivareta brukernes selvbestemmelse, samtidig som de skal påse at alle brukerne er sikret tilfredsstillende 8 28

29 næringsinntak. God samhandling mellom tjenestene, fastlege og eventuelt andre tjenesteytere er viktig her. Det kan se ut til at det er ulik hyppighet på dusjing og bading mellom avdelingene ved sykehjemmet. Ved en avdeling er det annenhver uke, mens det ved de andre avdelingene er ukentlig. Ved alle avdelingene blir det lagt til rette for dusjing og bading oftere ved behov. Omsorgskontoret ble opprettet våren omsorgskontoret har en viktig funksjon for å samordne tjenestene og skille saksbehandling fra tjenesteutføring. Det er naturlig at det er enkelte innkjøringsproblemer i startfasen, men det har vært ekstra startvansker i og med at det har vært vakanser ved kontoret. Omsorgskontoret har en viktig funksjon når det gjelder opplæring i elektroniske systemer, og det er viktig at det blir lagt til rette for at nødvendig opplæring kan skje, og at ansatte og ledelse kan ta i bruk systemene så snart som mulig. I forhold til kommunens beregning av egenbetaling for opphold i institusjon, så virker mye å være bra. Oppsett for beregning brukes riktig, tallmateriale innhentes, beregningene som gjøres blir gjennomgående vurdert. Av de kontrollerte beregningene ved forvaltningsrevisjonen ble det ikke avdekket feil. Derimot er sekretæren noe usikker på noen vurderinger, og det er gitt uttrykk for problemer med informasjonsinnhenting. Dette kan komme på plass med mer innarbeidet rutiner etter de siste års omorganiseringer. Usikkerheten må avløses med faglig støtte, eventuelt at oppgaveutførelsen er klart beskrevet med retningslinjer. REVISORS ANBEFALINGER: arbeide for redusert sykefravær, og at det ikke påvirker kvaliteten for brukerne av tjenestene effektivisere innføring av elektroniske styringssystemer og kvalitetshåndbøker, og minimere risiko for feil i denne overgangen sette av nødvendige ressurser til opplæring av ansatte i bruk og forståelse av de til en hver tid gjeldene systemer, prosedyrer og rutiner sørge for et variert og næringsrikt kosthold for alle brukergrupper i pleie- og omsorgstjenesten legge til rette for faglig og ressursmessig støtte i arbeidet med beregning av egenbetaling. POLITISK BEHANDLING Kontrollutvalgets vedtak, sak 3/2010: Kontrollutvalget har i møte fattet slikt vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i pleie- og omsorgtjenestene, Egenbetaling for opphold i institusjon - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 5.2. Kommunestyret ber rådmannen sørge for ressurs til etterkontroll av beregning av egenbetaling for opphold i institusjon. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august

30 Kommunestyrets vedtak, sak 27/2010: Kommunestyret har i møte fattet slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i pleie- og omsorgtjenestene, Egenbetaling for opphold i institusjon - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 5.2. Kommunestyret ber rådmannen sørge for ressurs til etterkontroll av beregning av egenbetaling for opphold i institusjon. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august ADMINISTRATIV OPPFØLGING Kontrollutvalgets møte , skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget, kommunen er ikke kommet helt i mål med å gjennomføre revisjonens anbefalinger. Kontrollutvalget ba om en ny tilbakemelding på sitt møte , xxxxxxx 10 30

31 Evaluering av to- nivå modellen Rapport avlagt: 2011 Bakgrunn: Hovedproblemstilling i prosjektet er: Har Midtre Gauldal organisert tjenester og arbeidsprosesser på en måte som bidrar til måloppnåelse og kvalitet? Problemstillingen belyses ved hjelp av 4 delproblemstillinger: 1. Er myndighet og ansvar tilstrekkelig definert, synliggjort og forstått i organisasjonen? 2. Er det etablert system, som bidrar til tilfredsstillende kvalitet i arbeidsprosesser og tjenester? 3. Har kommunen en tilfredsstillende organisering av samhandling og dialog mellom ledelsesnivåene i administrasjonen, og mellom administrasjonen og politisk ledelse? 4. Er kommunen organisert slik at det er lagt til rette for tilfredsstillende styring og kontroll med økonomien? RAPPORTENS OPPSUMMERING Hovedproblemstillingen for forvaltningsrevisjonen har vært om Midtre Gauldal har organisering som bidrar til måloppnåelse og kvalitet. Midtre Gauldal har kommet langt på vei i å organisere arbeidsprosesser og tjenester i tråd med prinsippene i tonivåmodellen. Kommunen når mange av sine mål, men har utfordringer når det gjelder de økonomiske målene. Resultatene i medarbeiderundersøkelser og brukerundersøkelser har holdt seg stabile før og etter innføringen av tonivåmodellen. Delproblemstilling 1: Kommunens organisasjonsbeskrivelse angir nokså tydelige definisjoner av ansvar og myndighet. Utover det er det styrende planer som beskriver ansvarsforholdene. For den enkelte leder er lederavtalen et viktig dokument for å forstå ansvar og målsettinger som det skal ledes etter. Det er en prosess på gang mellom rådmannen og enhetslederne for å få på plass lederavtaler. Den enkelte enhetsleder gjennomfører årlige medarbeidersamtale med alle sin ansatte, eller delegerer dette til mellomlederne. Medarbeidersamtalene gjenspeiler kommunens målsettinger, og lederavtalenes målsettinger. Formannskapet er i ferd med å inngå lederavtale med rådmannen. Når dette er på plass vil kommunen ha tilfredsstillende beskrivelser av ansvar og myndighet i organisasjonen. Det er revisors inntrykk at lederne på alle nivå har forstått ansvaret sitt, og at de ut fra tilgjengelig rammer følger opp ansvaret sitt. Ledelsen på alle nivå tar det nye ansvaret innen personal og økonomistyring alvorlig, men det er til dels store utfordringer knyttet til økonomistyring, som knytter seg til opplæringsbehov og manglende erfaring med økonomistyring. Etter revisors vurdering er ressursene til tilrettelegging for administrativ veiledning noe knappe. Stabslederne og rådgiverne i staben har forskjellige roller. Dette kan medføre en viss uklarhet, både for de selv og for enhetslederne. Kommunen har ikke utarbeidet arbeidsgiverstrategi eller kompetansestrategi, men dette er noe som angivelig står på planen. Organisasjonen har til enhver tid behov for kompetanseutvikling, og det er viktig å få satt dette i system

32 Delproblemstilling 2: Etter revisors vurdering er ikke systemene rundt kvalitetssikring av ledelse og arbeidsprosesser tilfredsstillende. Kommunen har innført et elektronisk Wisweb og et styringssystem med utgangspunkt i BMS. Dette har ikke blitt fulgt opp, og er unntaksvis tatt i bruk i organisasjonen. Kommunen gjennomfører medarbeiderundersøkelser og brukerundersøkelser, men regulariteten på disse undersøkelsene har vært svak. De undersøkelsene som har blitt gjennomført har vist at kommunen får bra gjennomsnittsskår i medarbeiderundersøkelser og brukerundersøkelser. KOSTRA-tall bekrefter at kvaliteten på tjenestene har vært nokså stabil i perioden med tonivåmodell. Revisor har ikke grunnlag for å konkludere om at tonivåmodellen har påvirket kvaliteten på tjenestene negativt eller positivt. Delproblemstilling 3: Revisor har inntrykk av at det gjennomføres møter i tråd med føringene i organisasjonsbeskrivelsen. Deltakelsen er noe lav i enkelte enheter, noe som kan være en utfordring med tanke på informasjonsflyt. Kommunen har ikke etablert gode informasjonssystem, slik at den elektroniske informasjonsflyten i organisasjonen fungerer godt nok. Kompetansen i IKT-verktøy er også variabel. Dette innebærer en risiko for at nødvendig informasjon ikke når rette vedkommende. Delproblemstilling 4: Tonivåmodellen innebærer et fullstendig resultatansvar for ledere på tjenestenivå (enhetsledere). I problemstilling 1 konkluderte vi med at lederne har forstått ansvaret sitt og tatt det alvorlig. De tar også ansvaret sitt for betryggende økonomistyring alvorlig, men revisor mener at kommunestyrets vedtak i sak 25/2009, om oppdatering av økonomireglement, ikke er tatt nok på alvor. Lederne står overfor en del utfordringer når det gjelder god budsjett- og rapporteringsprosesser. Kommunen har ikke innarbeidet en fast praksis for rapportering, men revisor registrer at fast månedlig økonomirapportering er i ferd med å bli innført. Dette ser vi på som en forutsetning dersom tjenesterapporteringen skal gå over fra tertial til halvårsrapportering. Budsjettprosessen starter litt seint, og at enhetene ikke har periodiserte budsjett å styre etter ved årets begynnelse. Revisor konkluderer med at KS-vedtak som følge av forvaltningsrevisjon ikke er tilstrekkelig fulgt opp. Revisor har ikke grunnlag for å konkludere med at tonivåmodellen har vært til hinder for dette. REVISORS ANBEFALINGER På bakgrunn av konklusjonene ovenfor anbefaler revisor rådmannen til fortsatt å ha oppmerksomhet på organisasjonsutvikling, og å få til en organisasjon med gode ledelsesprosesser, god administrativ støtte til ledelsen på alle nivå, og gode arbeidsprosesser. Rådmannen bør: Få på plass et system med årlige ledersamtaler og lederavtaler, Få på plass et elektronisk kvalitetsstyringssystem Ta beslutning om mål og resultatstyringssystem Sørge for kompetanse og bruk av IKT-system, og at medarbeidere får nødvendig tilgang til systemene Sette i gang budsjettprosessene tidligere, i tråd med KS-vedtak i 2009, og legge til rette for god budsjettkontroll for enhetsledere 12 32

33 POLITISK BEHANDLING Kontrollutvalgets vedtak, sak 10/2011: Kontrollutvalget har i møte fattet slikt vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Erfaringer med tonivåmodellen - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Kommunestyrets vedtak, sak xx/2011: Kommunestyret har i møte xx.xx.2011 fattet følgende vedtak: xxxxxxxxxx ADMINISTRATIV OPPFØLGING Denne forvaltningsrevisjonen er politisk behandlet i 2011 og har derfor ikke informasjon om administrativ oppfølging. Dette vil bli tatt med i neste rapportering

34 Reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Midtre Gauldal kommune Gjelder fra Ordfører Ordførerens godtgjørelse reguleres i takt med lønnsutviklingen i Hovedtariffavtalens kap 4. Virkningstidspunktet fastsettes til 0101 hvert år. Godtgjøringen dekker nødvendig kontortid, møter i kommunestyret, formannskap og andre styrer og råd, representasjon og evt andre oppdrag i egenskap av ordfører. Ordfører gis ettergodtgjørelse ved ordinær valgperiodes utløp - i inntil 1.5 mnd, begrenset til inntreden i ny stilling og senest 0112 dersom vedkommende inntrer i ny stilling etter valgperioden. - i inntil 3 mnd begrenset til 3112 dersom vedkommende ikke inntrer i ny stilling etter valgperioden. 2. Varaordfører Varaordføreren gis en årlig godtgjørelse på 10 % av ordførers godtgjørelse pr Eventuell tapt arbeidsfortjeneste utbetales i tillegg. 3. Formannskapet Formannskapets faste møtende medlemmer, unntatt ordfører og varaordfører får en fast godtgjøring på kr ,- pr år. Godtgjøringen dekker alt arbeid vervet medfører. Eventuell tapt arbeidsfortjeneste utbetales i tillegg. Varamedlemmer gis møtegodtgjøring på kr 200,- pr møte. 4. Ledere av sektorutvalg Leder i sektorutvalg godtgjøres med 10 %, årslønn kr ,- (minimum). Ingen skal gå ned i lønn i forhold til sitt ordinære arbeid. Godtgjøringen dekker alt arbeid vervet medfører. Eventuell tapt arbeidsfortjeneste ut over 10 % stilling utbetales i tillegg. 5. Møtegodtgjøring Følgende møtegodtgjøring skal utbetales: Kommunestyrets faste medlemmer. kr 2 000,- pr år Medlemmer av sektorutvalg «2 000,- pr år 34

35 Godtgjørelse til ledere av andre utvalg (inkl ad-hoc utvalg) Godtgjørelse til medlemmer av andre utvalg (inkl ad-hoc utvalg) Fjernmøte, skriftlig saksbehandling, jfr. kommuneloven 30 pkt. 2 honoreres som ordinært møte Møtende vararepresentanter skal ha møtegodtgjøring «400,- pr møte «200,- pr møte 200,- pr møte kr 200,- pr møte For korte møter, på inntil 1 time, i tilknytning til kommunestyremøter/ sektorutvalgsmøter, betales ikke godtgjøring. 6. Kontrollutvalget Møtegodtgjøring gis som for medlemmer av sektorutvalg. Leder av kontrollutvalget får en fast godtgjøring på kr 5 000,- pr år (inklusive møtegodtgjøring). 7. Tapt arbeidsfortjeneste/omsorgsgodtgjøring - Legitimert Maksimumsgrensen (pr dag) fastsettes til ordførerens godtgjøring for en dag. Legimiterte utgifter til stedfortreder og/eller tapt arbeidsinntekt godtgjøres (inntil maksimumsgrensen). For beregning av timer legges følgende til grunn: Møtevarighet Medgått tid til kjøring fra/til Inntil ½ t. i tillegg i den grad dette er nødvendig. Timesats skal ikke avvike i vesentlig grad fra gjeldende tariff innenfor området. Ett av følgende krav til dokumentasjon må foreligge: Erklæring fra arbeidsgiver om trekk i lønn. Regning fra stedfortreder Kopi av timelister for vikar - Ulegitimert Ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste godtgjøres med kr 150,- pr time i medgått møtetid inklusive reisetid begrenset oppad til kr 1 125,- pr møtedag. Beløpet er inklusive feriepenger. Møtetid avrundes til nærmeste halvtime. Kreves høyere sats enn kr 150,- pr time avgjøres kravet av formannskapet. Attest fra ligningskontor eller revisjon må forelegges. Det kan kreves tapt arbeidsfortjeneste for gruppemøter i tilknytning til sektorutvalg, formannskap og kommunestyremøter. 8. Omsorgsgodtgjøring For medlemmer av styrer/råd/nemnder/utvalg som har tilsyn og/eller omsorgsforpliktelser, ytes godtgjøring etter følgende retningslinjer: a) Til enslige som 35

36 - forsørger barn under 12 år, eller - forsørger funksjonshemmende barn, eller - har ansvar for eldre eller syke hjemmeværende som trenger tilsyn/pleie, kan det ved deltaking i kommunale møter, mot legitimasjon, tilstås godtgjøring for tilsyn/barnepass med kr 250,- pr dag, eventuelt med tillegg av arbeidsgiveravgift. b) Til ektefelle/samboende gis godtgjøring på samme vilkår som pkt a, når begge deltar i kommunale møter til samme tid, eller når møtet berammes i den andre ektefelles/samboers arbeidstid. c) Godtgjøring etter pkt. a og b tilstås ikke dersom tilsyn eller barnepass utføres av ektefelle/samboer, eller barnets søsken. d) Dersom tilsyn/omsorg med sterkt pleietrengende fører til legitimerte kostnader over max.beløp, blir dekning vurdert i hvert enkelt tilfelle av rådmannen 9. Diverse godtgjøringer KM/ skyss-, kost- og reisegodtgjøring til folkevalgte ytes etter statens regulativ. Bruk av egen bil avtales i forkant for folkevalgte som har midlertidig bopel utenfor kommunen. Telefongodtgjøring: Orfører får dekket alle mobiltelefonutgifter som påløper i forbindelse med ordførervervet. Dette innbefatter kjøp av mobiltelefon samt alle månedlige utgifter. Kommunal rapport: Kommunestyrets medlemmer 11. Utbetaling m.v. Ordførers, varaordførers og sektorutvalgsledernes faste godtgjøring samt skyssgodtgjøring og tapt arbeidsfortjeneste utbetales månedsvis. Andre faste godtgjøringer samt møtegodtgjøringer utbetales i mars. Øvrige krav fremsettes på eget skjema med attestasjon av enten utvalgsleder eller utvalgssekretær. Det fylles ut eget skjema for hvert utvalg. Faste godtgjøringer fremmes det ikke egne krav på. Krav må fremmes i løpet av budsjettåret. Forskjellige bestemmelser Myndigheten til å avgjøre fortolkningsspørsmål/andre problemstillinger til de ulike punkter i disse bestemmelsene, legges til formannskapet. ************************************************************************** 36

37 TAUSHETSERKLÆRING FOR KONTROLLUTVALGETS MEDLEMMER Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). 13. (taushetsplikt). Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal reknes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 19. Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommuneloven 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Jeg er kjent med lov og forskrift som angår taushetsplikt for medlemmer i kontrollutvalg. Dato, sted Underskrift 37