Innkalling til Årsmøte i Akershus Reiselivsråd 204. Rosenholm Campus, Eurest Konferanse & Selskap. 29.4.204 kl.4.00
ÅRSMØTE 29. APRIL 204, Rosenholm Campus. Rosenholmveien 24, 44 Trollåsen. (Tidligere IBM) FORSLAG TIL DAGSORDEN. Godkjenning av fremmøtte representanter 2. Valg av møteleder, referent og to personer til å underskrive protokollen 3. Godkjenning av innkalling og dagsorden 4. Styrets årsberetning for året 203 5. Revidert regnskap for året 203 6. Fastsettelse av godtgjørelse til styret 7. Handlingsplan for kommende periode 8. Fastsettelse av kontingent for år 204/5 9. Budsjett for 204 0. Valg av styre. Valg av revisor 2. Valg av valgkomite 3. Behandling av innkomne forslag Følgende er lagt ved: Til sak 4: Styrets årsberetning for år 203 Til sak 5: Revidert regnskap og noter for år 203 Revisjonsberetning for 203 Til sak 6: Forslag til styregodtgjørelse Til sak 7: Handlingsplan for 204 Til sak 8: Kontingentforslag for 204/5 Til sak 9: Budsjett for 204 Til sak 0: Valgkomiteens innstilling Til sak : Styrets forslag til valg av revisor Til sak 2: Styrets forslag til valgkomité Vedlegg: ) Vedtekter 2) Medlemsliste
Årsmøtesak 4/4 STYRETS ÅRSBERETNING FOR AKERSHUS REISELIVSRÅD 203. Om Akershus Reiselivsråd Akershus Reiselivsråd er en medlemsorganisasjon for reiselivet i Akershus, og en paraplyorganisasjon for de regionale reiselivsenhetene Visit Asker & Bærum, Visit Romerike og Visit Follo. Organisasjonens formål er utvikling og markedsføring av reiselivet i Akershus. Medlemstallet i Akershus Reiselivsråd har de siste årene ligget stabilt på drøyt 0 medlemmer, men har i 203 økt medlemstallet til 49 hvor størstedelen kommer som en konsekvens av etableringen i Asker & Bærum. Akershus Reiselivsråd og de regionale enhetene skal fremstå som en viktig ressurs i utvikling og markedsføring av besøksnæringen i Akershus. Akershus Reiselivsråd ble etablert i 987. Bedriften har kontorer i Asker, Ås og på Gardermoen. Pr. 3.2.203 var det 3 ansatte i bedriften. RESULTATREGNSKAPET Inntekter Akershus Reiselivsrådets inntekter består av medlemskontingenter og prosjektinntekter, samt tilskudd fra Akershus Fylkeskommune. Medlemskontingent inntektsføres i hver av de tre avdelingene. Prosjektinntektene inntektsføres der prosjektarbeidet gjennomføres, for det meste i regionavdelingene. Tilskuddet fra Akershus Fylkeskommune er søknadsbasert og bevilges for et år av gangen. Akershus Reiselivsråd forplikter seg gjennom dette tilsagnet om støtte å være faglig rådgiver i reiselivsspørsmål for Akershus Fylkeskommune, samt bistå i reiselivsrelaterte prosjekter og samarbeidsfora i tillegg til å drive regionmarkedsføring av Akershus. Reiselivsrådets resultat Den samlede omsetningen var NOK 4.56.323 og viser et negativt årsresultatet på NOK 67.356. Likviditeten i selskapet har i 203 vært tilfredsstillende. Det negative årsresultatet skyldes bl.a. en ekstraordinær avskriving på utvikling av webløsningen for 202 og 203. Det var for 203 budsjettert med et lite underskudd. Styret er fornøyd med resultatet og selskapets utvikling. FINANSIELLE FORHOLD Balanse og finansiering Akershus Reiselivsråd hadde per 3.2.203 en egenkapital på NOK.470.305 og med NOK.676.5 i bankinnskudd. Finansielle risikoforhold Akershus Reiselivsråd er avhengig at alle samarbeidspartnere fortsetter sitt engasjement. Dette gjelder både Akershus Fylkeskommune, regionråd, kommunene i regionene samt at medlemmer fortsetter å bidra og engasjere seg. Akershus Reiselivsråd etablerte et nytt regionskontor for Asker & Bærum i 203. Etableringen skjedde i tett samarbeid og med god finansiell støtte fra begge kommuner og i hht deres reiselivsstrategi. Kommunene fortsetter sitt engasjement også i 204 samtidig som Akershus Reiselivsråd jobber med å få medlemsmassen på plass. Fortsatt drift Basert på ovenstående redegjørelse for Akershus Reiselivsråds resultat og finansielle stilling, bekrefter styret at årsregnskapet er utarbeidet under forutsetning om fortsatt drift. Årsregnskapet gir et rett bilde av eiendeler, gjeld, finansiell stilling og resultat for Akershus Reiselivsråd.
ARBEIDSMILJØ OG PERSONAL Akershus Reiselivsråd består av tre regionledere som har ansvar for henholdsvis Asker & Bærum, Romerike og Follo hvorav den ene også innehar ansvaret og oppgaven som daglig leder i Akershus Reiselivsråd. I tillegg hadde selskapet i første halvår en ekstra person inne på timebasis, i snitt en dag per uke. Bedriften hadde et marginalt sykefravær i 203. Styret vurderer arbeidsmiljøet som godt. LIKESTILLING Akershus Reiselivsråd har ved utgangen av 203 en mannlig og to kvinnelige regionledere. MILJØ Det er ikke forhold som gir spesielle belastninger på det ytre miljø. UTFORDRINGER Styret har de siste årene fokus på økonomistyring og kostnadskontroll noe som har ført til at Akershus Reiselivsråd nå har en akseptabel økonomi og egenkapital. Med en relativt begrenset økonomi og med en liten organisasjon vil Akershus Reiselivsråd også fremover være sårbar for endringer av økonomisk karakter så vel som organisatorisk. Forutsetningen om fortsatt drift er lagt til grunn ved utarbeidelsen av årsregnskapet for 203. Styrets oppfatning er at virksomheten vil fortsette gjennom de tre regionavdelingene. Styret diskuterer en eventuell ny organisering av reisemålsselskapene i hovedstadsregionen og er positive til en reorganisering til beste for næringen. Som en medlemsorganisasjon vil det alltid være viktig å ha fokus på medlemmenes behov og ønsker men med et såpass bredt spenn i næringer og bedrifter vil dette også i fremtiden være en balansegang og utfordring for Akershus Reiselivsråd. Utsikter for 204 Styret forventer for 204 et negativt resultat som følge av økt aktivitet og fortsatt oppbygning av avdelingen i Asker & Bærum. Styret er av den oppfatning at Reiselivsrådet er godt rustet til å møte utfordringene i 204 samtidig som egenkapitalen kommer ned på et mer normalisert nivå. Akershus Fylkeskommune vedtok i 20 en reiselivsstrategi for perioden 20 204 der AR er nevnt som deres hovedsamarbeidspartner innenfor en del oppgaver knyttet til reiselivet i fylket, noe som gir en akseptabel forutsigbarhet for videre drift. Akershus Fylkeskommune har startet arbeidet med å revidere planen for perioden etter 204. GJENNOMFØRTE AKTIVITETER Akershus Reiselivsråd Akershus Reiselivsråd har i 203 gjennomført aktiviteter i hht handlingsplanen. Akershus Reiselivsråd har som følge av den nye nettportalen som kom i 202 hatt en markant besøksvekst på egne sider. Nettportalen ble redesignet februar 204 for bedre å passe nye elektroniske flater som mobil og nettbrett. Den nye plattformen er et samarbeidsprosjekt mellom reisemålsselskapene i Oslo, Akershus, Hedmark og Østfold. AR har deltatt på Reiselivsmessen på Fornebu samt Norwegian Travel Workshop. Akershus deltok også i Innovasjon Norges sommerkampanje for 203 samt kjørte en egen
aktivitet rettet mot Vest-, og Midt-Norge.. I tillegg er det gjennomført en felles julebordskampanje for hele Akershus som gikk til ca.000 bedrifter støttet av målrettet Facebook-annonsering. Det har blitt holdt Instagramkurs for medlemmer i tillegg har Akershus Reiselivsråd etablert egne profiler på Instagram og Facebook. Visit Asker & Bærum Visit Asker & Bærum har etter etableringen og ansettelse av regionleder jobbet med å levere aktiviteter i hht kommunenes samarbeidsavtale og prioriteringer. Regionleder har jobbet aktivt for å få på plass en medlemsmasse for videre drift. Regionen har per /-204 27 betalende medlemmer, inkludert kommunene. Regionlederen har deltatt på mange lokale arrangement samt vært aktivt fremme i lokale aviser og magasiner for å fremme regionen. Det ble holdt 3 møter i ressursutvalget i tillegg til en åpen presentasjon for reiselivsnæringene i regionen. Ordførere fra begge kommuner stilte velvillig opp og bidro på presentasjonen. Visit Asker & Bærum sendte ut 4 nyhetsbrev til næringsaktørene og gjennomført to «bli kjent» tur for innbyggerne i Asker og Bærum. Aktiviteter er ellers gjennomført i hht. handlingsplan. Visit Romerike Visit Romerike har i 203 hatt en god tilvekst av nye medlemmer og har nå 87 medlemmer noe som gir en netto tilvekst på 0. Det ble hold 4 møter i ressursutvalget i tillegg til et medlems/nettverksmøte. Visit Romerike sendte ut 5 nyhets- /informasjonsbrev til medlemmer. Aktiviteter er ellers gjennomført i hht. handlingsplan. Av andre aktiviteter har det bl.a. vært gjennomført et stort kundearrangement på Losby Gods sammen med Asker & Bærum, stands for medlemmer på Byfesten i Lillestrøm og på Jessheimdagene. Visit Follo Visit Follo har hatt liten endring i medlemsmassen og hadde i 203 35 medlemmer. Det ble gjennomført 2 møter i ressursutvalget hvor man på det siste besluttet å legge utvalget ned og i stedet la regionansvarlig invitere til temabaserte arbeidsmøter ved behov. Det ble gjennomført et medlemsmøte kombinert med Årsfest og kåring av Årets Reiselivsbedrift. Det ble sendt ut 5 nyhets- /informasjonsbrev til medlemmer og til kurs-/konferansebedrifter på Østlandet. Aktiviteter ellers er gjennomført i hht handlingsplan. Akershus, 20. mars 204 Sign. Sign. Sign. ------------------- -------------------- ----------------------- Hildur Bernhoftsen Knut Stabæk Anna Kristine J. Røine Styreleder Styremedlem Styremedlem Sign. Sign. Sign. ------------------- --------------------- ----------------------- Carl Petter Andersen Gry Skådinn Toril Flåskjer Nestleder Styremedlem Styremedlem Sign. ----------------------- Knut Aandal Daglig leder
Årsmøtesak 5/4
Årsmøtesak 6/4 FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE TIL STYRET Det foreslås ingen endringer i retningslinjer for styrets godtgjørelse, som er; Godtgjørelse til styret gis innenfor en ramme på kr 50.000,-. Godtgjørelse pr. møte; for styrets medlemmer kr 800,- for styrets leder kr.600,- Øvrige godtgjørelser innenfor rammen fordeles etter vedtak i styret ut fra det enkelte medlems oppgaver m.m. utover styremøtene. Rammen for godtgjørelse til styret er ikke økt, da dette ikke er nødvendig ut fra det som er brukt av rammen i tidligere år.
Årsmøtesak 7/4 HANDLINGSPLANER 204 AKERSHUS REISELIVSRÅD Akershus Reiselivsråd er en medlemsorganisasjon hvor hovedaktivitetene er utvikling og markedsføring av Akershus som reisemål. Vi skal gjennom kurs, seminarer og andre aktiviteter bidra til å styrke næringens kompetanse og bærekraft samt fremstå som en ressurs innenfor reiselivsrelaterte spørsmål. Akershus Reiselivsråd har administrativt ansvar for regionsenhetene i Asker og Bærum, Follo og på Romerike. Akershus Reiselivsråd er å oppfylle tilskuddsavtalen med Akershus Fylkeskommune for 204 på følgende punkter: Generell turistinformasjon og svartjeneste i all hovedsak via nettbaserte løsninger Deltagelse på relevante reiselivsmesser Regionmarkedsføring/områdemarkedsføring for hele Akershus Fagressurs og dialogpartner i reiselivsrelaterte spørsmål og prosjekter Bindeledd til reiselivsnæringene Kartlegge kompetansebehov i næringen Stimulere nettverk og møteplasser som fremmer produktpakker og utvikling av nye opplevelsestilbud i fylket Bidra til reiselivsfaglig samarbeid over regiongrensene i Akershus samt over fylkesgrensene til andre regioner og fylker. Være Fylkeskommunens representant inn i Markedssamarbeidet for Østlandet (MØprosjektet) for å ivareta Akershus sine interesser. Sikre Akershus rolle og posisjon i Oslofjordprosjektet Videreføre arbeidet med å utvikle den nye nettplattformen, Østnett. Ansvar for gjennomføring av prosjekter eller tiltak med støtte fra fylkeskommunen. Aktiviteter 204 - Felles Aktivitet Kommentar PRIO Reiselivskonferanse Akershus Seminar, nettverkssamling for hele Akershus Helhetlig pakketilbud Oslofjorden (+Nasjonal booking) Rydde opp i eksisterende produkter og få inn turtips/"pakker" Nettkurs Facebook - hvorfor og hva? Kompetansekurs - Cruisepakketering IN kurs IN kompetansekurs "Bli god på nett" 2 "Turist i eget fylke" Åpen søndag, bruk nærmiljøet 2 Reiselivsmessen 204 Norgeskampanjen - Innovasjon Norge Nyhetsbrev NTW 204 Årsfest - Årets reiselivsbedrift Område og produktmarkedsføring sammen med næringen Områdemarkedsføring for hele Akershus. Oppdateringer av hva som skjer og aktiviteter Møter med ca 20 utenlandske turoperatører om hva Akershus har å tilby Kåring av Årets Reiselivsbedrift i Akershus 2 Julebordskampanje 204-2 KK arrangement Arcus Destilieritur + Workshop på Gjelleråsen KK arrangement Expo for hele Akershus KK arrangement NocaTours Follo. Naturopplevelser og workshop
VISIT FOLLO Visit Follo skal iverksette og gjennomføre markedstiltak og aktiviteter, rettet mot definerte målgrupper, som bidrar til økt besøk i regionen. Visit Follo skal arbeide for å synliggjøre reiselivsnæringens betydning og gjennom det motivere det offentlige til å legge forholdene til rette for en positiv næringsutvikling. Aktiviteter 204 - Visit Follo Aktivitet Kommentar PRIO Medlemsverving Bgooke inn møter med potensielle nye medlemmer Lage fler pakker/forslag til produktsammensetning/turer som skal skape reiselyst NTW, Oslofjordplanleggeren og www.akershus.com Sommerkampanje 204 Produktmarkedsføring sammen med aktørene. Munch utstilling i Tyskland Medlemsbrev 4 ganger i året KK "Taste Tour" Nettverksmøter/medlemsmøter Facebook/nettsiden Nyhetsbrev til KK Follo guiden 204 Nyhetsbrev til KK Lokale besøkstall Vise noe av det Follo har å by på. Gjenbruk av den utstillingen vi hadde i Berlin. Mulig Hamburg. Distribuere nyhetsbrev til alle medlemmer, kommuner, presse og andre reiselivsintresenter i regionen Ta med KK bestillere på en "Topptur i Follo" med smakebiter av mat og opplevlser. Møteplass/workshop/samarbeids arena Få flere likes på Follosiden poste 2 ting per uke Område og produktmarkedsføring rettet mot KK bedrifter på Østlandet. 2-4 ganger per år Utarbeide neste års guide klar til trykking /2 Område og produktmarkedsføring rettet mot KK bedrifter på Østlandet. 2-4 ganger per år Hvert kvartal distribuere besøk/overnattingstall til lokal presse med komentarer om utvikling 3 2 2 3
VISIT ROMERIKE Visit Romerike skal markedsføre destinasjonen Romerike og sine medlemmer innen det regionale og nasjonale konferanse- og messemarkedet, samt regionale dagsbesøk- og nasjonale kortferie markedet. Romerike skal være Norges mest attraktive møteplass! Aktiviteter 204 - Visit Romerike Aktivitet Kommentar PRIO Sommerkampanje for FF Samle tilbydere av aktviteter, hotell for å lage en sommerkampanje Sykkel"pakker"/kart/Mjøstråkk Fler tips legges ut fortløpende alt etter sesong 2 Nyhetsbrev Små og store nyheter - felles for AR og ekstra info fra Romerike, besøkstall Online booking, lage fler pakkeløsninger for severdigheter, opplevelser som kan være Jobbes med å få fler inn - 2 bookbare Lokalt KK møte Samle de store aktørene innen KK markedet Besøke Reisebyråer og PCO'er Markedsføre oss Minglemøte for medlemmer Eidsvoll 84 Golfpakker Vår sommer høst Invitere lokale bedrifter til Presetasjon av medlemmer med infomøte tanke på KK, andre aktiviteter Kurs for medlemsbedrifter Hvordan lage attraktive pakker til Cruise gjester Rebusløp - Kjenn ditt distrikt Bli kjent på Romerike 4 Kurs for medlemsbedrifter for medlemmer 204 pass 2 tilbud på trappene Facebook/instagram Aktivitet med sentrene Aktivitetskalender kulturhus/kommuner Få flere til å skrive og verve "venner" Markedsføres oss på Jessheim og Strømmen Få med fler av kommeunen på "laget" 2 2
VISIT ASKER OG BÆRUM Akershus Reiselivsråd har etablert en ny avdeling i Asker og Bærum for å øke kunnskapen og kjennskapen av hva som finnes i regionen samt bidra til å styrke reiselivets synlighet. Aktiviteter - Visit Asker/Bærum Aktivitet Kommentar PRIO Åpne opp for Frokostmøte for medlemmer på samarbeidplattformer på tvers i Torstad gård Asker og Bærum Ny bli kjent tur Samarbeid med Kjartan Fønstlien? og Schaus Buss eller VIP transport KK møte Samle de store aktørene innen KK markedet Stands på ulike arrangementer i kommunene Markedsføre seg ut til privatmarkedet Besøke Reisebyråer og PCO'er Markedsføre oss Sommerflyers - info - arrangement Info hjørne på Asker Kulturhus og Turistinformasjonen på Sandvika Storsenter Markedsføre Sykkelutleie fra Gatewayer Postkort Kart over Asker og Bærum Nye Medlemmer Nytt Nyhetsbrev og lokale besøkstall Lage sommerflyers på alt som skjer i Asker og Bærum i juni,juli,august Lage eget hjørne for medlemmer(gjelder hele Akershus) event se på digitale skjermer Lage en annonse i Budstikka, Bæringen, Asker avisen, Bærum avisn, nett? Ut fra en hendvendelse fra Lene Conradi om å relansere postkort har vi tatt opp ideen Få oversiktskart over Asker Sentrum og Sandvika Sentrum samt begge kommunene Booke møter med potensielle reiselivsbedrifter Skal ut 6 ganger i året 2 2 Produktpakking KK-arrangement for bestillere/kunder Utvikling av pakker og turforslag som inneholder f.eks overnatting, bespisning, aktiviteter og/eller attraksjoner Felles KK arrangement der deltagede medlemsbedrifter får presentere seg og sitt produkt for KK-bestillere i Oslo/Akershus 2
Årsmøtesak 8/4 FASTSETTELSE AV KONTINGENT FOR 204-205. Styret foreslår ingen endring av medlemskontingentene for 204-205. Medlemskontingenten ble sist justert i 200. Medlemskontingent for 204-205: Kategori : 32.500,- Kategori 2: 24.000,- Kategori 3: 6.500,- Kategori 4: 0.000,- Kategori 5: 6.000,- Kategori 6: 2,8 pr innbygger, (maks 50.000 per kommune). Kategori 7: Avtales i hvert enkelt tilfelle i hht styrets instruks. Kategori 8: 0,2% av omsetning, minimum 2.200,- og maks 6.000,-
Årsmøtesak 9/4 Driftsinntekter Budsjett 204 Salgsinntekt Budsjett 204 Medlemskontingent, avg. pliktig ( 250 000) Andre Inntekter (00 000) Prosjektinntekter, avg. pliktig (900 000) SUM - Salgsinntekt (2 250 000) Annen driftsinntekt Statlig og kommunale inntekter (2 350 000) Andre driftsinntekter (00 000) SUM - Annen driftsinntekt (2 450 000) SUM - Driftsinntekter (4 700 000) Driftskostnader Varekostnad (Prosjekt) Varekjøp 990 000 Andre varekost - SUM - Varekostnad 990 000 Lønnskostnad Lønn 720 000 Annen personalkostnad 836 00 SUM - Lønnskostnad 2 556 00 Annen driftskostnad Regnskapshonorarer 80 500 Revisjonshonorar 34 000 Edb/datakostnad/lisenser 75 000 EDB Konsulent 5 000 Andre driftskostnader inkl reiskost 537 000 SUM - Annen driftskostnad 84 500 Salgs- og adm. kostnader Diverse Markedsføringskostnader 335 000 Salgs- og adm. kostnader 22 000 SUM - Salgs- og adm. kostnader 357 000 Driftskostnader 4 744 600 Driftsresultat 44 600
Årsmøtesak 0/4 VALG AV STYRE I henhold til Akershus Reiselivsråds vedtekter -9 velges styremedlemmer og varamedlemmer for 2 år, styrets leder og nestleder velges for ett år. Følgende styremedlemmer er på valg: Toril Flåskjer Scandic Asker - Styremedlem Anna Kristine Jahr Røine - Fetsund Lenser - Styremedlem Knut Stabæk - OSL - Styremedlem Lasse Fjellheim - Quality Hotel Olavsgaard - Varamedlem Marit Solli - Follo Museum Varamedlem VALG AV LEDER/NESTLEDER (velges for et år av gangen) Valgkomiteens innstilling fremlegges på årsmøtet.
Årsmøtesak /4 VALG AV REVISOR Styret ber årsmøtet om fullmakt til å fortsette avtale med autorisert revisor om bedriftens regnskaper for kommende periode. Akershus Reiselivsråd har de senere årene benyttet Mazars Revisjon AS.
Årsmøtesak 2/4 VALG AV VALGKOMITE Styrets forslag til valgkomite fremlegges på årsmøte.
Årsmøtesak 3/4 INNKOMNE SAKER Det er ikke meldt inn noen saker under punktet Innkomne saker innen fristens utløp.
VEDLEGG ) Vedtekter for Akershus Reiselivsråd Vedtatt på stiftelsesmøtet. oktober 987, med endringer vedtatt på årsmøtet 28. april 988, 4. april 989, ekstraordinært årsmøte 8. oktober 989, årsmøtet 9. april 990, årsmøtet 9. april 99, årsmøtet 7. april 992, årsmøtet 30. april 996, årsmøtet 6. april 998, ekstraordinært årsmøte 5.november 2009, årsmøtet 22. april 200 og på årsmøtet 6. april 203. : Navn Organisasjonens navn er Akershus Reiselivsråd. 2: Formål Akershus Reiselivsråd er et fellesorgan for de organisasjoner, institusjoner og bedrifter som har interesser knyttet til reiselivsnæringen i Akershus, herunder også fylkeskommunen og kommunene. Akershus Reiselivsråd skal gjennom samling og koordinering av krefter og interesser arbeide for en sunn utvikling av reiselivsnæringen i fylket, og medvirke til samarbeid mellom reiselivsnæringen i Akershus og nabofylkene, spesielt Oslo til beste for næringen, arbeidstakerne og samfunnet. 3: Virksomhet Akershus Reiselivsråd er et fellesorgan for de organisasjoner, institusjoner og bedrifter som har interesser knyttet til reiselivsnæringen i Akershus. Det skal skje ved å yte utviklingsbistand og bidra til markedstilgang for reiselivsbedrifter og offentlige myndigheter i Akershus. Akershus Reiselivsråds virksomhet skal være tilpasset de behov medlemmene har for rådgivning, hjelp til egenutvikling, prosjektstyring, og bistand ved informasjons, profilerings og salgsforberedende tiltak, samt vertskapsoppgaver. Gjennom nettverksarbeid og andre aktiviteter i utviklings- og markedsføringssammenheng skal nyetablerte og mindre reiselivstilbud knyttes sammen med større og etablerte bedrifter i et fellesskap. Sammen med andre aktører i næringen skal de etter hvert danne et spekter av tilbud som vil gjøre reiselivsnæringen i Akershus konkurransedyktig i årene fremover. Gjennom dette virkeområdet skal Akershus Reiselivsråd utvikles til reiselivsnæringens kompetanseog markedsføringsorgan for næringsaktører og offentlige myndigheter. Akershus Reiselivsråd skal tilrettelegge sin daglige og praktiske virksomhet slik at ovennevnte formål og oppgaver blir ivaretatt enten gjennom egen virksomhet, gjennom samarbeid med andre organisasjoner eller ved etablering av dertil egnede organer. Akershus Reiselivsråd har ikke erverv til formål.
4: Medlemskap a) Som medlemmer av Akershus Reiselivsråd kan opptas enhver privat eller offentlig virksomhet som tilfredsstiller betingelsene i 3 ovenfor, og som anerkjenner Akershus Reiselivsråds vedtekter og forskrifter som bindende for medlemmene. b) Utmelding av Akershus Reiselivsråd kan bare skje ved skriftlig melding senest 6 måneder før det kalenderår utmeldingen skal gjelde. 5: Medlemskategorier. Akershus Reiselivsråds medlemmer inndeles i 8 medlemskategorier: Kategori : Hoteller med mer enn 00 rom og andre store bedrifter innen reiseliv Kategori 2: Hoteller med 50-00 rom og andre mellomstore bedrifter innen reiseliv Kategori 3: Mindre hoteller, pensjonater, gjestgiverier, appartementer, m.v. Kategori 4: Butikksentra, større bedrifter innen varehandel, bil- og båtbransjen Kategori 5: Campingplasser, vandrerhjem, hyttesentra, spisesteder, reisebyråer, aktivitetsanlegg, kulturinstitusjoner og kulturorganisasjoner, bedrifter og organisasjoner innen varehandel, andre organisasjoner m.v. Kategori 6: Kommuner og fylkeskommunen. Kategori 7: Regionale bedriftssammenslutninger, lokale reiselivslag og lignende. Kategori 8: Mindre bedrifter innen servering, natur- og kulturbaserte opplevelser som for eksempel barer, kafeer, restauranter, gallerier og gårdsturisme med brutto omsetning mindre enn et av styret fastsatt beløp. Akershus Reiselivsråds styre avgjør i tvilstilfeller hvilken medlemskategori den enkelte bedrift/ organisasjon skal tilhøre. 6: Medlemsforholdet. a) Alle medlemmer med publikumsrettet aktivitet og omsetning forplikter seg til å sende tallmatriale som viser oversikt over: Antall besøkende og brutto omsetning Antall personer for servering og brutto omsetning Antall gjeste- eller leiedøgn og brutto omsetting og sysselsetting b) Alle medlemmer forplikter seg til å informere Akershus Reiselivsråd om endringer i tilbudsinnhold fortløpende c) Deltagelse i markedstiltak og bruk av Akershus Reiselivsråds materiell i egen markedsføring er åpent for tilbud som tilfredsstiller gjeldende offentlige lover og forskrifter. d) Medlemmenes økonomiske ansvar er begrenset til medlemskontingent og markedsbidrag, eventuelt tilleggskontingent vedtatt av årsmøtet, samt de prosjektbidrag medlemmet har akseptert. 7: Økonomi a) Akershus Reiselivsråds grunnfinansiering er bidrag fra medlemmene i form av kontingenter og markedsbidrag. Dette skal minst dekke kostnader til den løpende administrative drift av Akershus Reiselivsråd og den avtalebaserte medlemsrettede aktiviteten. b) Akershus Reiselivsråds øvrige virksomhet skal prosjektfinansieres ved medlemmer og andres kjøp av tjenester, ved disponering av tidligere års eventuelle overskudd, eller via andre finansieringskilder. c) Akershus Reiselivsråd kan ikke yte lån eller stille garanti for lån.
8: Kontingenter og markedsbidrag a) Medlemskontingenten og markedsbidrag fastsettes av årsmøtet. b) Kontingenten for medlemmer i kategori -5 er fastsatt etter følgende forholdstall: Kategori : Forholdstall 0 Kategori 2: Forholdstall 7 Kategori 3: Forholdstall 5 Kategori 4: Forholdstall 3 Kategori 5: Forholdstall c) Kontingenten for kategori 6 regnes etter folketall pr. januar samme år. Kontingenten for kategori 7 og 8 fastsettes av styret. 9: Årsmøte a) Akershus Reiselivsråds høyeste organ er årsmøtet, som avholdes hvert år innen utgangen av april måned. b) Alle medlemmer har rett til å delta på årsmøtet. Medlemmer i kategori -5 har stemmerett lik forholdstallet, jfr. 7, maksimalt 0 stemmer pr. medlem. Kommuner og fylkeskommunen har stemmerett som medlemmer i kategori. For å kunne avgi stemme må vedkommende medlem være godkjent og være ført i medlemsoversikten, og ha meldt seg som deltager på årsmøtet. Det gjelder også for fullmakter. c) Årsmøtet innkalles av styret med minst åtte 8 ukers skriftlig varsel. Fullstendig saksliste vedlagt de nødvendige dokumenter utsendes til medlemmene senest to 2 uker før årsmøtet. d) Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet må være styret i hende senest fire 4 uker før fastsatt dato for møtet. Forslagsberettigede er medlemmer og tillitsvalgte. e) Årsmøtet skal:. Godkjenne de fremmøtte representanter 2. Godkjenne innkalling, saksliste og forretningsorden 3. Velge møteleder og referent, samt to 2 representanter til å undertegne protokollen 4. Behandle årsmelding 5. Behandle revidert årsregnskap 6. Vedta arbeidsprogram og budsjett 7. Fastsette årlig kontingent og markedsbidrag 8. Behandle innkomne forslag 9. Velge styremedlemmer og varamedlemmer for 2 år. Minst to 2 er på valg hvert år, første gang etter loddtrekning. Velge styrets leder og nestleder for ett år. 0. Velge valgkomite med 3 medlemmer og 2 varamedlemmer.. Velge revisor. 0: Ekstraordinært årsmøte a) Ekstraordinært årsmøte avholdes etter vedtak på ordinært årsmøte, etter vedtak i styret eller etter krav fra minst en tredjedel av de tilsluttede medlemmer. b) Ekstraordinært årsmøte skal kunngjøres på samme måte som ordinært årsmøte, med minst to 2 ukers varsel. c) Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle saker som er angitt i innkallingen. For øvrig gjelder regler som for ordinært årsmøte.
: Styret Styret er Akershus Reiselivsråds høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret velges av årsmøtet og består av mellom fem 5 og syv - 7 medlemmer med to 2 til fire - 4 valgte varamedlemmer. Minst halvdelen av styremedlemmene velges fra næringen (transport, overnatting, servering, formidling, handels- og servicetilbud, eller kultur- og opplevelsesarenaer). Styret skal: a) Lede Akershus Reiselivsråds virksomhet og forvalte rådets midler i samsvar med vedtektene og årsmøtets vedtak. b) Behandle årsberetninger, årsregnskap og budsjett, og fremlegge disse for årsmøtet. c) Utarbeide arbeidsplan for de nærmeste år og legge denne frem for årsmøtet. d) Avgi innstilling i saker som skal forelegges årsmøtet. e) Representere Akershus Reiselivsråd utad, og utøve faglig myndighet. f) Fastsette instrukser for utvalg, komiteer, administrative organ og ansatte. g) Oppnevne medlemmer av utvalg og komiteer, etter oppdrag fra årsmøtet eller som styret finner påkrevet. h) Ta initiativ til tiltak med sikte på å ivareta direkte eller indirekte de formål og oppgaver som er bestemt i vedtektenes 3 og 4. i) Behandle øvrige saker som forelegges av medlemmene, styrets medlemmer eller administrasjonen. j) Ansette administrasjon, fastsette lønn og arbeidsinstruks. 2: Styremøter a) Styremøter avholdes etter behov og innkalles når lederen eller et flertall av styret bestemmer det. b) Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene/varamedlemmene er til stede. Vedtak fattes med et flertall av de avgitte stemmer. c) Det skal føres protokoll. 3: Valgregler a) Valg skal skje skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller hvis en representant krever det. b) En kandidat må oppnå over halvparten av gitte stemmer for å ansees som valgt. Blanke stemmer ansees ikke for å være gitt. Ved stemmelikhet avgjøres valg ved loddtrekning. c) I hvert av Akershus Reiselivsråds organer kan det ikke velges mer enn en representant for hvert medlem. 4: Administrasjon Styret skal påse at Akershus Reiselivsråd har en forsvarlig administrasjon i forhold til de oppgaver og forpliktelser organisasjonen påtar seg. Administrativ leder deltar i alle møter i styret og på årsmøtet uten stemmerett. 5: Regnskap og årsberetning revisjon Regnskapet skal følge kalenderåret. Styret er ansvarlig for at regnskap og årsberetning blir utarbeidet innen utgangen av mars måned det etterfølgende år. Regnskapet føres for hele virksomheten og må oppfylle de krav som følger av gjeldende regnskapslov. For øvrig kommer aksjeloven til anvendelse så langt det passer. Akershus Reiselivsråds regnskap og årsberetning revideres av autorisert revisor.
6: Stemmegivning og beslutningsdyktighet Alle vedtak i Akershus Reiselivsråds organer avgjøres med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet i styret har lederen dobbeltstemme. Hvis ingen forslag oppnår alminnelig flertall ved førstegangs stemmegivning, foretas omvalg mellom de to 2 forslag som har oppnådd flest stemmer. 7: Suspensjon Styret kan vedta å suspendere et medlem som står til rest med kontingentinnbetaling, eller ved forhold som styret mener kan gi grunnlag for eksklusjon. Står et medlem til rest med mer enn kontingentinnbetaling, annulleres medlemskapet automatisk, uten at Akershus Reiselivsråds kontingentkrav dermed frafalles. 8: Eksklusjon Eksklusjon kan foretas dersom et medlem ikke overholder de for Akershus Reiselivsråds gjeldende vedtekter og bestemmelser, eller ellers handler på en måte som må ansees å være til skade for Akershus Reiselivsråd eller Akershus Reiselivsråds virksomhet. Eksklusjon kan besluttes av enstemmig styre eller av årsmøtet. En av styret vedtatt eksklusjon kan av gjeldende medlem kreves overprøvd av årsmøtet. Eksklusjonene gis i så fall suspenderende virkning inntil årsmøtet har behandlet saken. 9: Vedtektsendringer Endringer i vedtektene kan foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte når forslag er fremsatt i samsvar med gjeldende frister og bestemmelser, og når minst to tredjedeler av de tilstedeværende stemmeberettigede representanter er enige i en slik endring. 20: Oppløsning a) Vedtak om oppløsning av Akershus Reiselivsråd kan kun fattes når forslaget er fremmet forskriftmessig for ordinært eller ekstraordinært årsmøte, og med minst tre fjerdedelers flertall av de fremmøtte stemmer. b) Ved vedtak om oppløsning velges et avviklingsstyre bestående av fem 5 representanter blant medlemmene. Avviklingsstyret legger frem forslag til eventuell fordeling av overskudd (se punkt d) eller nedbetaling av gjeld. c) Vedtak om oppløsning og fordeling av overskudd (se punkt d) eller gjeld må endelig godkjennes med tilsvarende flertall stemmer (tre fjerdedeler av fremmøtte stemmer) på et derpå følgende ekstraordinært årsmøte. d) Et eventuelt overskudd i Akershus Reiselivsråd skal ikke kunne tilbakeføres til rådets medlemmer, og ved en eventuell fremtidig nedleggelse av rådet, skal midlene gå til å dekke transportkostnader for skoleklasser slik at de skal få muligheten til å oppleve regionsmuseene i Akershus.