SAKSLISTE SIGDAL KOMMUNE Styre/råd/utvalg: Kommunestyret Møtested: Borgerstua i Prestfoss Møtedato: 18.06.2010 Tid: 09.00 Saker til behandling: Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 10/45 08/45 SAKSPROTOKOLL: OMBYGGING NERSTAD SKOLE 10/46 08/47 SAKSPROTOKOLL: OMBYGGING EGGEDAL SKOLE 10/47 08/379 SAKSPROTOKOLL: OMBYGGING AV SIGDAL UNGDOMSSKOLE 10/48 10/152 SAKSPROTOKOLL: KOMMUNAL FORSKRIFT: ORDENSREGLEMENT FOR SKOLENE I SIGDAL KOMMUNE 10/49 08/537 SAKSPROTOKOLL: ORIENTERING OM FRAMDRIFT MELLOMBYGG 10/50 10/94 SAKSPROTOKOLL: NYTT FINANSREGLEMENT - JUSTERING AV KOMMUNENS DELEGERINGS OG ØKONOMIREGLEMENT 10/51 10/95 SAKSPROTOKOLL: RULLERING AV KOMMUNENS INFORMASJONSPLAN 10/52 10/387 SAKSPROTOKOLL: VANNOMRÅDE SIMOA 10/53 08/223 SAKSPROTOKOLL: KOMMUNEDELPLAN FOR TRILLEMARKA-ROLLAGSFJELL 195
10/54 09/766 SAKSPROTOKOLL: GNR 130 BNR 4,5 REGULERINGSPLAN SKRIKARLIA/KVITSTEINÅSEN 10/55 07/452 SAKSPROTOKOLL: GNR 145 BNR 16 REGULERINGSPLAN INGRASETERSTYKKET HYTTEOMRÅDE REVISJON AV REGULERINSPLAN 10/56 07/507 SAKSPROTOKOLL: GNR 145 BNR 1 - REGULERINGSPLAN SØR TEIGE HYTTEOMRÅDE REVIDERING 10/57 07/1456 SAKSPROTOKOLL: GNR 151 BNR 1 - REGULERINGSPLAN/REGULERINGSENDRING RUGLANDSETER 10/58 08/1036 SAKSPROTOKOLL: GNR 141 BNR 1, GNR 143 BNR 4,7 - REGULERINGSPLAN NOREFJELL VEST SVARTTJERN - RAKKETJERN 10/59 08/1615 SAKSPROTOKOLL: GNR 147 BNR 1 OG GNR 147 BNR 2 - RISLELIA FORSLAG TIL REGULERINGSPLAN 10/60 10/157 SAKSPROTOKOLL: GNR 157 BNR 1 REVISJON AV REGULERINGSBESTEMMELSENE FOR SKALLANDSLIA 10/61 10/559 SAKSPROTOKOLL: SALGSBEVILLING SPAR PRESTFOSS - ENDRING 10/62 10/111 SAKSPROTOKOLL: BARNE OG UNGDOMMENS KOMMUNESTYRE 10/63 08/31 SAKSPROTOKOLL: ENDRING AV GEBYRRGULATIV PGA NY BYGNIGNSLOV FRA 1.7.2010 10/64 10/626 SAKSPROTOKOLL: REGNSKAPSRAPPORT 1. KVARTAL 2010 10/65 10/550 SAKSPROTOKOLL: ÅRSMELDING 2009 SIGDAL KOMMUNE 196
10/67 10/111 SAKSPROTOKOLL: BARNE OG UNGDOMMENS KOMMUNESTYRE 10/66 10/121 SAKSPROTOKOLL: MELDINGER 197
Sak 45/10 SIGDAL KOMMUNE Kommunestyret MØTEBOK Arkivsaknr.: 08/45-76 Løpenr.: 4211/10 Arkivnr.: 614 &40 Saksbeh.: Kari Anita Brendskag Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Administrasjonsutvalget 03.06.2010 AD-10/11 Formannskapet 03.06.2010 FS-10/54 Kommunestyret 18.06.2010 KS-10/45 SAKSPROTOKOLL: OMBYGGING NERSTAD SKOLE Kommunestyrets vedtak: Rådmannen gis fullmakt til å inngå kontrakt med Partner Entreprenører AS for ombygging av Nerstad skole. Prosjektet gjennomføres etter revidert budsjett med en total kostnad på 13,5 millioner kroner. Arbeidene er planlagt med oppstart 23.6 2010 og ferdigstilt til 15.12 2010. Ekstra kostnader til midlertidige skolelokaler pålydende kr. 320.000,- dekkes fra prosjektbudsjettet. Total ramme for ombygging av Nerstad skole blir 13,8 millioner kroner. Administrasjonen pålegges å gå i forhandlinger med ny drifter av skoleskyss i Buskerud (Buskerud Kollektivtrafikk) etter 1. juli. Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Skissetegninger fra februar 2010. Saksutredning Konklusjon: Nerstad skole bygges om i samsvar med de skisser som ble lagt frem for prosjektgruppen i desember 2009. Etter innstilling fra prosjekteringspartner Landsgård/Friis velger administrasjonen å inngå kontraktsforhandlinger med Partner entreprenører AS for å gjennomføre byggearbeidene. Byggearbeidene skal etter planen starte opp 23.6 2010 og avsluttes 15.12 2010. Et revidert budsjett er satt opp for prosjektet i sin helhet med et kostnadsoverslag på 13,5 millioner kroner. Med dette prosjektet får kommunen et moderne skolebygg som gir muligheter til å drive fleksibelt pedagogsk arbeid, og medarbeidere som har utvikle sin praksis for å utnytte de nye mulighetene. Bakgrunn: I Kommunestyrets behandling av budsjett for 2008 og langtidsbudsjettet for 2009-2011 ble det vedtatt å bevilge totalt 24 millioner kroner til ombygging av Nerstad- og Eggedal skole. Prosjektgruppen som ble nedsatt utformet et byggeprogram som ble vedtatt i Kommunestyret våren 2008 i sak 08/48. Ottar arkitekter AS ble valgt som prosjekteringspartner og prosjekteringsarbeidet startet i oktober 2008. På bakgrunn av byggeprogrammet og den SIDE: 198
Sak 45/10 økonomiske rammen utformet Ottar arkitekter et forslag til ombygging av skolene i samråd med en arbeidsgruppe. I sak KS 2/09 ble det vedtatt å iverksette ombygging av Nerstad skole etter fremlagte skissetegninger, og til en stipulert kostnad på 17,1 millioner kroner inklusivt anbefalte tilleggskostnader. Tilleggskostnadene omfattet SD anlegg for energioppfølging. Bygget skulle finansieres ved låneopptak og bruk av regjeringens tiltakspakke. En konsekvens av økt låneopptak til dette prosjektet ble at man valgte å redusere ramma til ombyggingen ved Sigdal ungdomsskole med 3,7 millioner kroner. Våren 2009 ble det administrativt besluttet å skifte ut Ottar arkitekter AS som prosjekteringspartner for ombyggingen, og det ble inngått kontrakt med Landsgård/Friis sommeren 2009 for å videreføre prosjekteringen av bygget. Et forprosjekt ble lagt frem for prosjektgruppen i desember 2009. Det ble etter møte foretatt noen mindre justeringer i forhold til tidligere fremlagt skisse for ombygging. Våren 2010 ble prosjektet lagt ut på anbud, med mulighet for å levere del entrepriser slik kommunestyret hadde bedt om i sin behandling i februar 2009. Ved anbudsåpning 16.april 2010 kom det inn totalt 19 tilbud, derav 8 tilbud som omfattet alle arbeidene. Det laveste tilbudet var på 8,3 millioner, og det høyest var på 10,8 millioner. Vurdering: På bakgrunn i en vurdering av tilbudene fra prosjekteringspartner, innledet kommunen kontraktsforhandlinger med partner entreprenører AS. De leverte det beste tilbudet både med hensyn til pris og i forhold til byggetid. Byggestart er satt til 23.6 2010 med planlagt ferdigstillelse 15.12 2010. Etter at entreprisekostnadene er kjent, er det grunnlag for å revidere det stipulerte budsjettet på 17,1millioner kroner som var vedtatt for ombyggingen. Den totale ombygging av Nerstad skole til en moderne skole som tilfredsstiller dagens krav til et fleksibelt skolebygg er nå kostnadsberegnet til 13,5 millioner kroner med følgende budsjett: Utforming av byggeprogram/pedagogisk omstilling inkl. prosjektledelse Kr 250 000 Miljøsaneringsplan for bygget Kr 50 000 Prosjekteringskostnader før skifte av prosjekteringspartner Kr 684 000 Prosjekteringskostnader for endelig forprosjekt, detaljprosjekt og kontrahere entreprenør Kr 1 175 000 Entreprisekostnader inkl. tilleggsarbeider og uforutsette kostnader Kr 10 200 000 Kostnader som følge av endret energiforsyning Kr 50 000 Byggesak kostnader Kr 22 000 Byggeleder 25 % Kr 150 000 Inventar Kr 900 000 Totalt Kr 13 481000 Det er i budsjettet tatt med kostnader til et SD anlegg som vil gi en bedre energiutnyttelse av ventilasjonsanlegget. Videre er det tatt med snøfangere til taket og utbedring av brannvegg mellom samfunnshus og skole. Kostnader til omlegging av fyringssentralen for bygget er også lagt inn som del av prosjektet. I entreprisekostnadene er det tatt med 20 prosent uforutsette kostnader etter tilråding fra prosjekteringspartner og med bakgrunn i at prosjektet er et ombyggingsprosjekt. I tillegg til prosjektkostnadene kommer kostnader til midlertidige undervisningslokaler SIDE: 199
Sak 45/10 under ombyggingen. Nerstad skole hadde planlagt å plassere to årstrinn ved Borgerstua i Prestfoss (6. og 7.trinn), tre årstrinn i samfunnshuset/hallen på Nerstad (3.-5. trinn) og to trinn (1. og 2.trinn) i underetasjen på Nerstad barnehage. Møterommet i hallen ble imidlertid ikke godkjent som undervisningsrom på grunn av brannforskriftene. Nerstad skole vil derfor ha behov for å leie en enkel brakke for å kunne gi rom for ett klassetrinn. Dette vil gi en kostnadsøkning på om lag 45 000 kroner. I tillegg vil skolen få økte kostnader på om lag 240 000 til skoleskyss som følge av at lokalene på Borgerstua skal benyttes. Totalt vil de ekstra kostnadene til midlertidige skolelokaler beløpe seg til kr. 320 000. Disse kostnadene er forutsatt at skal dekkes fra driftsbudsjettet til skolen, noe som vil representere en stor utfordring i et allerede stramt driftsbudsjett. Rådmannens forslag til vedtak: Rådmannen gis fullmakt til å inngå kontrakt med Partner Entreprenører AS for ombygging av Nerstad skole. Prosjektet gjennomføres etter revidert budsjett med en total kostnad på 13,5 millioner kroner. Arbeidene er planlagt med oppstart 23.6 2010 og ferdigstilt til 15.12 2010. Administrasjonsutvalget behandlet saksnr. 11/10 den 03.06.2010 Saken ikke behandlet grunnet streik i kommunal sektor. Formannskapet behandlet saksnr. 54/10 den 03.06.2010 Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Formannskapets forslag til vedtak: Rådmannen gis fullmakt til å inngå kontrakt med Partner Entreprenører AS for ombygging av Nerstad skole. Prosjektet gjennomføres etter revidert budsjett med en total kostnad på 13,5 millioner kroner. Arbeidene er planlagt med oppstart 23.6 2010 og ferdigstilt til 15.12 2010. Kommunestyret behandlet saksnr. 45/10 den 18.06.2010 Formannskapets forslag ble vedtatt mot 5 stemmer. Rune K. Nikolaisen (V) satte fram følgende tilleggsforslag: Ekstra kostnader til midlertidige skolelokaler pålydende kr. 320.000,- dekkes fra prosjektbudsjettet. Total ramme for ombygging av Nerstad skole blir 13,8 millioner kroner. Tilleggsforslaget fra Nikolaisen ble vedtatt mot 9 stemmer. Solveig E. Bechmann (Ap) satte fram følgende tilleggsforslag: Administrasjonen pålegges å gå i forhandlinger med ny drifter av skoleskyss i Buskerud (Buskerud Kollektivtrafikk) etter 1. juli. Enstemmig vedtatt. RETT UTSKRIFT BEKREFTES: Prestfoss, den 21. juni 2010 Kjell Tore Finnerud Møtesekretær SIDE: 200
Sak 46/10 SIGDAL KOMMUNE Kommunestyret MØTEBOK Arkivsaknr.: 08/47-103 Løpenr.: 4212/10 Arkivnr.: 614 &40 Saksbeh.: Kari Anita Brendskag Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Administrasjonsutvalget 03.06.2010 AD-10/12 Formannskapet 03.06.2010 FS-10/55 Kommunestyret 18.06.2010 KS-10/46 SAKSPROTOKOLL: OMBYGGING EGGEDAL SKOLE Kommunestyrets vedtak: Rådmannen gis fullmakt til å inngå kontrakt med Trio Entreprenører AS for ombygging av Eggedal skole. Prosjektet gjennomføres etter revidert budsjett med en total kostnad på 14,6 millioner kroner. Arbeidene er planlagt med oppstart 23.6 2010 og ferdigstilt til 25.2 2011. Ekstra kostnader til midlertidige skolelokaler pålydende kr. 120.000, dekkes fra prosjektbudsjettet. Total ramme for ombygging av Eggedal skole blir 15,8 millioner kroner. Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Skissetegninger fra februar 2010. Saksutredning Konklusjon: Eggedal skole bygges om i samsvar med de skisser som ble lagt frem for prosjektgruppen i desember 2009. Etter innstilling fra prosjekteringspartner Landsgård/Friis velger administrasjonen å inngå kontrakt med Trio entreprenører AS for å gjennomføre byggearbeidene. Byggearbeidene skal etter planen starte opp 23.6 2010 og avsluttes 25.2 2011. Et revidert budsjett er satt opp for prosjektet i sin helhet med et kostnadsoverslag på kr. 14,6 millioner kroner. Med dette prosjektet får kommunen et moderne skolebygg som gir muligheter til å drive fleksibelt pedagogsk arbeid, og medarbeidere som har utvikle sin praksis for å utnytte de nye mulighetene. Bakgrunn: I Kommunestyrets behandling av budsjett for 2008 og langtidsbudsjettet for 2009-2011 ble det vedtatt å bevilge totalt 24 millioner kroner til ombygging av Nerstad- og Eggedal skole. Prosjektgruppen som ble nedsatt utformet et byggeprogram som ble vedtatt i Kommunestyret våren 2008 i sak 08/47. Ottar arkitekter AS ble valgt som prosjekteringspartner og SIDE: 201
Sak 46/10 prosjekteringsarbeidet startet i oktober 2008. På bakgrunn av byggeprogrammet og den økonomiske rammen utformet Ottar arkitekter et forslag til ombygging av skolene i samråd med en arbeidsgruppe. I sak KS 2/09 ble det vedtatt å iverksette ombygging av Eggedal skole etter fremlagte skissetegninger og til en stipulert kostnad på 17,3 millioner kroner inklusivt anbefalte tilleggskostnader. Tilleggskostnadene omfattet en fullverdig personheis og SD anlegg for energioppfølging. Bygget skulle finansieres ved låneopptak og bruk av regjeringens tiltakspakke. En konsekvens av økt låneopptak til dette prosjektet ble at man valgte å redusere ramma til ombyggingen ved Sigdal ungdomsskole med 4,3 millioner kroner. Våren 2009 ble det administrativt besluttet å skifte ut Ottar arkitekter AS som prosjekteringspartner for ombyggingen, og det ble inngått kontrakt med Landsgård/Friis sommeren 2009 for å videreføre prosjekteringen på bygget. Et forprosjekt ble lagt frem for prosjektgruppen i desember 2009. Det ble etter møte foretatt noen mindre justeringer i forhold til tidligere fremlagt skisse for ombygging. Våren 2010 ble prosjektet lagt ut på anbud, med mulighet for å levere del entrepriser slik kommunestyret hadde bedt om i sin behandling i februar 2009. Ved anbudsåpning 16.april 2010 kom det inn totalt 15 tilbud, derav fem tilbud som omfattet alle arbeidene. Det laveste tilbudet var på 8,9 millioner, og det høyest var på 11,5 millioner. Vurdering: På bakgrunn i en vurdering av tilbudene fra prosjekteringspartner, innledet kommunen kontraktsforhandlinger med Trio entreprenører AS. De leverte det beste tilbudet både med hensyn til pris og i forhold til byggetid. Byggestart er satt til 23.6 2010 med planlagt ferdigstillelse 25.2 2011. Etter at entreprisekostnadene er kjent, er det grunnlag for å revidere det stipulerte budsjettet på 17,3 millioner kroner som var vedtatt for ombyggingen. Den totale ombygging av Eggedal skole til en moderne skole som tilfredsstiller dagens krav til et fleksibelt skolebygg er nå kostnadsberegnet til 14,6 millioner kroner med følgende budsjett: Utforming av byggeprogram/pedagogisk omstilling inkl. prosjektledelse Kr 250 000 Miljøsaneringsplan for bygget Kr 50000 Prosjekteringskostnader før skifte av prosjekteringspartner Kr 547 000 Prosjekteringskostnader for endelig forprosjekt, detaljprosjekt og kontrahere entreprenør Kr 1 175 000 Entreprisekostnader inkl. tilleggsarbeider og uforutsette kostnader Kr 11 416 000 Kostnader som følge av endret energiforsyning Kr 50 000 Byggesak kostnader Kr 22 000 Byggeleder 25 % Kr 150 000 Inventar Kr 900 000 Totalt Kr 14 560 000 Det er i budsjettet tatt med kostnader til bygging av personheis og SD anlegg som vil gi en bedre energiutnyttelse av ventilasjonsanlegget. Kostnader til omlegging av fyringssentralen for bygget er også lagt inn som del av prosjektet. I entreprisekostnadene er det tatt med 20 prosent uforutsette kostnader etter tilråding fra prosjekteringspartner og med bakgrunn i at prosjektet i hovedsak er et ombyggingsprosjekt. I tillegg til prosjektkostnadene kommer kostnader til midlertidige undervisningslokaler SIDE: 202
Sak 46/10 under ombyggingen. Disse kostnadene som skal dekkes fra driftsbudsjettet i 2010 og 2011 vil være en utfordring for et allerede stramt driftsbudsjett for skolen. Kostnadene til midlertidige skolelokaler/skyss er stipulert til 120 000 kroner. Rådmannens forslag til vedtak: Rådmannen gis fullmakt til å inngå kontrakt med Trio Entreprenører AS for ombygging av Eggedal skole. Prosjektet gjennomføres etter revidert budsjett med en total kostnad på 14,6 millioner kroner. Arbeidene er planlagt med oppstart 23.6 2010 og ferdigstilt til 25.2 2011. Administrasjonsutvalget behandlet saksnr. 12/10 den 03.06.2010 Saken ikke behandlet grunnet streik i kommunal sektor. Formannskapet behandlet saksnr. 55/10 den 03.06.2010 Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Formannskapets forslag til vedtak: Rådmannen gis fullmakt til å inngå kontrakt med Trio Entreprenører AS for ombygging av Eggedal skole. Prosjektet gjennomføres etter revidert budsjett med en total kostnad på 14,6 millioner kroner. Arbeidene er planlagt med oppstart 23.6 2010 og ferdigstilt til 25.2 2011. Kommunestyret behandlet saksnr. 46/10 den 18.06.2010 Formannskapets forslag ble enstemmig vedtatt. Rune K. Nikolaisen (V) satte fram følgende tilleggsforslag. Ekstra kostnader til midlertidige skolelokaler pålydende kr. 120.000, dekkes fra prosjektbudsjettet. Total ramme for ombygging av Eggedal skole blir 15,8 millioner kroner. Enstemmig vedtatt. RETT UTSKRIFT BEKREFTES: Prestfoss, den 21. juni 2010 Kjell Tore Finnerud Møtesekretær SIDE: 203
Sak 47/10 SIGDAL KOMMUNE Kommunestyret MØTEBOK Arkivsaknr.: 08/379-37 Løpenr.: 4213/10 Arkivnr.: 614 &47 Saksbeh.: Kari Anita Brendskag Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Administrasjonsutvalget 03.06.2010 AD-10/13 Formannskapet 03.06.2010 FS-10/56 Kommunestyret 18.06.2010 KS-10/47 SAKSPROTOKOLL: OMBYGGING AV SIGDAL UNGDOMSSKOLE Kommunestyrets vedtak: Prosjektet 708 Ombygging av Sigdal ungdomsskole/prestfoss samfunnshus endres med hensyn til universelle utformingen slik at man får en heisløsning i hallen fra underetasjen til andre etasje. Den økonomiske rammen for prosjektet økes med kr. 600 000 som dekkes ved låneopptak i forbindelse med ombygging av Nerstad og Eggedal skole. Saken avgjøres av: Kommunestyret Saksutredning Konklusjon: I kommunestyrets vedtak 1/09 og 2/09 ble det med bakgrunn estimerte kostnader for ombygging ved skolene Nerstad og Eggedal, foretatt en reduksjon av avsatte midler til ombygging av Sigdal ungdomsskole/prestfoss samfunnshus. Reviderte budsjetter for ombygging ved Nerstad og Eggedal skole viser at de økonomiske rammene for prosjektene blir noe lavere enn antatt. Det vil dermed kunne være mulig å justere den økonomiske rammen for prosjektet ved Sigdal ungdomsskole/prestfoss samfunnshus slik at man kan gjennomføre en ombygging med en heisløsning fra underetasjen til 2. etasje. I tillegg vil man kunne få en bedre løsning for handikaptoalett slik at dette vil ligge i underetasjen, og vil også kunne fungere som handikaptoalett for svømmehallen. Det vil gi en økt kostnad på kr. 600 000 som kan dekkes ved at man får redusert låneopptak til ombygging ved barneskolene. Bakgrunn: I kommunestyrets vedtak 1/09 og 2/09 ble det med bakgrunn i økte estimerte kostnader for ombygging ved skolene Nerstad og Eggedal, foretatt en reduksjon av avsatte midler til ombygging av Sigdal ungdomsskole/prestfoss samfunnshus. I hovedutvalgets vedtak i sak 32/09 Ombygging av Sigdal ungdomsskole/prestfoss samfunnshus ble det på bakgrunn i budsjettrammen for ombyggingen valgt en løsning etter alternativ A. Det innebar at bygget ville få to hovedinnganger; en til 1. etasje og en til underetasjen. Hovedinngangen i første etasje ville få heis i hallen fra 1. til 2. etasje, og eget handikap toalett i tilknytning til de nye SIDE: 204
Sak 47/10 formingsarealene. Handikap toalettet skulle i tillegg kunne fungere som garderobe til aktiviteter i gymsalen for mennesker med nedsatt funksjonsbehov. Alternativ B i saksutredningen ville gitt en løsning med en hovedinngang og med heis i hallen fra kjeller til andre etasje. Dette alternativet ble kostnadsberegnet til kr 600 000 utover rammen for prosjektet. Prosjektgruppen ønsket primært denne løsningen, men på grunn av at det var vanskelig å finne dekning for kostnadene foreslo rådmannen at man valgte en løsning etter alternativ A. Ved anbudsutlysning av prosjektene ved Nerstad og Eggedal skole viser det seg imidlertid at kostnadsestimatet blir noe lavere enn antatt. Prosjektkostnadene for de to prosjektene var i februar 2009 anslått til 34,4 millioner, mens de i et revidert budsjett som legges frem for kommunestyret er satt til 28,1 millioner. Vurdering: Da man hadde grunn til å tro at estimerte kostnader for byggeprosjektene ved Nerstad og Eggedal skole ble høyere enn den økonomiske rammen som var satt, var det naturlig å foreta en prioritering av alle ombyggingsprosjektene ved skolene. Sigdal ungdomsskole ble under behandling av sak 1/09 og 2/09 prioritert ned, og fikk redusert ramme til sin ombygging. Det vil imidlertid være naturlig å se alle ombyggingsprosjektene under ett også når kostnadsrammen antas å bli lavere ved barneskolene. På denne måten vil man kunne tilføre kr. 600 000 til ombyggingen ved Sigdal ungdomsskole/prestfoss samfunnshus slik at man kan realisere alternativ B som i følge prosjektgruppen antas å gi den beste langsiktige løsningen for ombyggingen med tanke på universell utforming av bygget. Ombygging etter alternativ B omfatter at bygget får en hovedinngang med heis fra underetasjen til 2. etasje i vestibylen. Man har også sett muligheter for å få til et eget handikap toalett i kjelleren uten at man bygger om eksisterende toaletter. Løsningen innebærer at man innreder karbadet i underetasjen som allerede har opplegg for vann og avløp til handikap toalett. Det vil også gi bedre toalett løsning for mennesker med nedsatt funksjonsevne som benytter svømmehallen. Rådmannens forslag til vedtak: Prosjektet 708 Ombygging av Sigdal ungdomsskole/prestfoss samfunnshus endres med hensyn til universelle utformingen slik at man får en heisløsning i hallen fra underetasjen til andre etasje. Den økonomiske rammen for prosjektet økes med kr. 600 000 som dekkes ved låneopptak i forbindelse med ombygging av Nerstad og Eggedal skole. Administrasjonsutvalget behandlet saksnr. 13/10 den 03.06.2010 Saken ikke behandlet grunnet streik i kommunal sektor. Formannskapet behandlet saksnr. 56/10 den 03.06.2010 Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. SIDE: 205
Sak 47/10 Formannskapets forslag til vedtak: Prosjektet 708 Ombygging av Sigdal ungdomsskole/prestfoss samfunnshus endres med hensyn til universelle utformingen slik at man får en heisløsning i hallen fra underetasjen til andre etasje. Den økonomiske rammen for prosjektet økes med kr. 600 000 som dekkes ved låneopptak i forbindelse med ombygging av Nerstad og Eggedal skole. Kommunestyret behandlet saksnr. 47/10 den 18.06.2010 Formansnkapets forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. RETT UTSKRIFT BEKREFTES: Prestfoss, den 21. juni 2010 Kjell Tore Finnerud Møtesekretær SIDE: 206
Sak 48/10 SIGDAL KOMMUNE Kommunestyret MØTEBOK Arkivsaknr.: 10/152-7 Løpenr.: 4214/10 Arkivnr.: B32 &00 Saksbeh.: Kari Anita Brendskag Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Hovedutvalget for oppvekst og kultur 19.05.2010 OK-10/28 Kommunestyret 18.06.2010 KS-10/48 SAKSPROTOKOLL: KOMMUNAL FORSKRIFT: ORDENSREGLEMENT FOR SKOLENE I SIGDAL KOMMUNE Kommunestyrets vedtak: Forskrift om ordensreglement for skolene i Sigdal kommune vedtas. Skolene vil kunne utarbeide egne ordensregler med grunnlag i den kommunale forskriften. Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Forskrift om ordensreglement for grunnskolen i Sigdal kommune. Saksutredning Konklusjon: Forslag til en felles forskrift om ordensreglement i skolene i Sigdal ble i hovedutvalg for oppvekst og kultur vedtatt sendt ut på høring. Høringsfristen ble satt til 1.mai 2010. Det kom ikke inn endringsforslag under høringen. Forskrift om ordensreglement for skolene i Sigdal legges til grunn for skolenes egne utformede regler som utformes lokalt. Bakgrunn: I opplæringsloven 2-9 Ordensreglement og liknande heter det at Kommunen skal gi forskrifter om ordensreglement for den enkelte grunnskolen. Reglementet skal gi reglar om rettane og pliktene til elevane så langt dei ikkje er fastsette i lov eller på annan måte. Reglementet skal innehalde reglar om åtferd, reglar om kva tiltak som skal kunne brukast mot elevar som bryt reglementet og reglar om framgangsmåten når slike saker skal behandlast. Ordensreglementet skal gjerast kjent for elevane og foreldra. Fysisk refsing eller anna krenkjande behandling må ikkje nyttast. Før det blir teke avgjerd om refsing, blant anna om bortvising, skal eleven ha høve til å forklare seg munnleg for den som skal ta avgjerda. I rundskriv 7-2005 fra Utdanningsdirektoratet blir det presisert at Ordensreglementet er en forskrift, jf. opplæringsloven 2-9 og 3-8, etter forvaltningsloven 2. Det betyr at berørte institusjoner eller organisasjoner skal gis anledning til å uttale seg før SIDE: 207
Sak 48/10 forskriften vedtas, endres eller oppheves, jf forvaltningsloven 37. Forskriften må oppfylle kravene i forvaltningsloven 38. Forskriften må opplyse om forskriftens hjemmel og hvem som har vedtatt forskriften. Forskriften må også betegnes som forskrift. Forskrift om ordensreglement er unntatt fra kravet om kunngjøring i Norsk Lovtidend etter forvaltningsloven 38 første ledd bokstav d. Opplæringsloven krever i stedet at ordensreglement gjøres kjent for elevene og foreldrene, f. eks. ved utdeling til alle elevene og brev hjem til foreldrene. I delegasjonsreglementet for Sigdal kommune er hovedutvalg for oppvekst og kultur gitt myndighet til å gi forskrift om ordensreglementet ved skolene. Det ble vinteren 2010 utarbeidet et utkast til en forskrift for ordensreglement slik loven krever. Hovedutvalg for oppvekst og kultur vedtok at forslaget skulle ut på høring til berørte instanser med høringsfrist 1.mai 2010. Ved høringsfristens utløp var det kommet inn to høringsvar som begge uttrykte tilfredshet med utkast til ny kommunal forskrift om ordensreglement ved skolene i Sigdal kommune. Vurdering: Med de føringer som opplæringsloven og forvaltningsloven gir for utforming av ordensreglement for skolene som en kommunal forskrift, er det hensiktsmessig å utforme et felles ordensreglement for skolene i Sigdal. For å sikre et engasjement i skolesamfunnet om ordensreglementet, skal skolene ved rektor gjennomføre en prosess for å gjennomgå egne prinsipper for bruk av regler med bakgrunn av den kommunale forskriften. Det er av betydning at alle i skolesamfunnet er delaktig i dette arbeidet. Rådmannens forslag til vedtak: Forskrift om ordensreglement for skolene i Sigdal kommune vedtas. Skolene vil kunne utarbeide egne ordensregler med grunnlag i den kommunale forskriften. Hovedutvalget for oppvekst og kultur behandlet saksnr. 28/10 den 19.05.2010 Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Hovedutvalgets vedtak: Forskrift om ordensreglement for skolene i Sigdal kommune vedtas. Skolene vil kunne utarbeide egne ordensregler med grunnlag i den kommunale forskriften. Kommunestyret behandlet saksnr. 48/10 den 18.06.2010 Hovedutvalgets forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. RETT UTSKRIFT BEKREFTES: Prestfoss, den 21. juni 2010 Kjell Tore Finnerud Møtesekretær SIDE: 208
Sak 49/10 SIGDAL KOMMUNE Kommunestyret MØTEBOK Arkivsaknr.: 08/537-182 Løpenr.: 4215/10 Arkivnr.: 034 Saksbeh.: Tor Kolstad Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Formannskapet 03.06.2010 FS-10/64 Kommunestyret 18.06.2010 KS-10/49 SAKSPROTOKOLL: ORIENTERING OM FRAMDRIFT MELLOMBYGG Kommunestyrets vedtak: Redegjørelsen tas til orientering. Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Justert budsjett. Saksutredning Konklusjon: Prosjektets framdrift er noe forsinket, men entreprenør tar sikte på å ta igjen forsinkelsene slik at prosjektet ferdigstilles i henhold til opprinnelig fremdriftsplan med ferdigstillelse 15. november. Økonomien i prosjektet synes å kunne bli marginal i forhold til den totale bevilgningen og det justerte budsjett, spesielt sett i lys av usikkerhet rundt mva spørsmålet samt kostnader forbundet med ventilasjonsanlegg i Herredshuset Vurdering av fremdrift: Fremdriften i prosjektet har blitt satt noe tilbake i forhold til opprinnelig fremdriftsplan på grunn av betydelige ekstra utomhus anleggsarbeider. Disse har i det alt vesentlige vært tillegg tilknyttet arbeider med sikring av stedlige masser, omlegging av vann og avløpsledninger, omlegging av kabler, flytting av trafo, understøping av eksisterende fundamenter samt betydelig mer sømboring og sprengning enn antatt. Entreprenøren har imidlertid forsert arbeidet slik at det pr dags dato ikke synes nødvendig å fravike den opprinnelige fremdriftsplan med overlevering den 15. november 2010. Vurdering av økonomi: Det reviderte budsjettet (vedlagt) som ble utarbeidet etter innkommet anbud er basert på anbudssum med tillegg av 10 prosent for uforutsett samt budsjetterte konsulenthonorarer for prosjektering og andre biutgifter. Av 1,7 millioner kroner som er avsatt til uforutsette utgifter er det allerede brukt nærmere 0,7 millioner kroner. I tillegg er det medtatt en post for stipulert andel mva. på 6 prosent. Dette er en post som opprinnelig ikke var medtatt i SIDE: 209
Sak 49/10 kostnadsoverslaget da det var antatt at full momsrefusjon ville bli gitt for alle kostnadene. Dette har vist seg ikke å være riktig, da kommunen må svare mva. for arbeidene forbundet med utleielokaler for NAV og lensmannen. Den budsjetterte prosjektkostnad er således beregnet til 22,2 millioner kroner. Det er avsatt 22,6 millioner kroner til prosjektet. I tillegg ligger det igjen kr 270.000 som var avsatt i budsjettet for 2007 som vil dekke utvendig maling av den gamle delen av administrasjonsbygga. Dette vil ikke bli utført før i 2011. Det er å bemerke at det innenfor dette budsjett ikke er avsatt midler for utomhusarbeider utover opparbeidelse av ny adkomst og ny parkering for ansatte på baksiden. Nytt ventilasjonsanlegg for Herredshuset er lagt ut på eget anbud og kommer i tillegg. Uforutsette tilleggsarbeider per 1 mai oppsumert som følger: Ny el-kjele i kommunehus kr 47 610,00 For å opprettholde varme i herredshuset etter fjerning av varmerør Geoteknisk rapport og prøvegraving kr 23 898,00 Resultat av at nabo var usikker på massefordeling og mulig rasfare Graving for spillvann enebolig kr 18 130,00 Midlertidig tank løsning for enebolig i påvente av permanent tilkopling. Omlegging av trafo og høyspentkabel kr 168 000,00 Flytting av eksisterende trafo med omlegging av høy/lavspent langs vei Tippmaskin masser kr 62 247,00 Maskintimer for tipp, ikke medtatt i anbudet Omlegging av VA grøft fra kum kr 88 000,00 Etablere ny va grøft fra veg for å ivareta vann og avløp Omlegging av telekabel kr 10 817,00 Omlegging av eksisterende tele kabel Omlegging av vannledning kr 11 684,00 Omlegging av midlertidig vannforsyning til herredshuset Understøp før sprengning kr 62 140,00 Behov for understøp da begge hus var fundamentert på leire Merarbeid sprengning kr 191 000,00 Akonto for betydelig mer sprengning enn forutsatt i anbudsdokumentene kr 683 526,00 I tillegg er det inngått avtale med Midt Nett om kr. 200.000 som anleggsbidrag for utskifting til større trafostasjon Da det er påløpt betydelige ekstrakostnader for forsering og nødvendige tilleggsarbeider har prosjektledelsen også søkt å gjennomføre mindre kostnadsreduseringer og innsparinger. Her kan blant annet nevnes at utskifting av kjellervinduer er trukket ut, to planlagte garasjer for lensmannen er omgjort til en større garasje samt andre mindre ting. Det ser imidlertid ut til at posten for uforutsett allikevel vil kunne bli i minste laget. Rådmannens forslag til vedtak: Redegjørelsen tas til orientering. Formannskapet behandlet saksnr. 64/10 den 03.06.2010 Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Formannskapets forslag til vedtak: Redegjørelsen tas til orientering. Kommunestyret behandlet saksnr. 49/10 den 18.06.2010 Formannskapets forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. SIDE: 210
Sak 49/10 RETT UTSKRIFT BEKREFTES: Prestfoss, den 21. juni 2010 Kjell Tore Finnerud Møtesekretær SIDE: 211
Sak 50/10 SIGDAL KOMMUNE Kommunestyret MØTEBOK Arkivsaknr.: 10/94-7 Løpenr.: 4216/10 Arkivnr.: 044 &00 Saksbeh.: Kjell Tore Finnerud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Formannskapet 03.06.2010 FS-10/59 Kommunestyret 18.06.2010 KS-10/50 SAKSPROTOKOLL: NYTT FINANSREGLEMENT - JUSTERING AV KOMMUNENS DELEGERINGS OG ØKONOMIREGLEMENT Kommunestyrets vedtak: Forslag til nytt finansreglement for Sigdal kommune som er gjengitt i saken vedtas. Det erstatter avsnitt 5.7 i gjeldende delgerings- og økonomireglement vedtatt 29.04.2004 sist revidert 18.02.2010. Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Uttalelse fra Buskerud kommunerevisjon IKS til kommunens forslag til nytt finansreglement. Saksutredning Bakgrunn: Med bakgrunn i lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992. 52 fastsatte Kommunal- og regionaldepartementet 9. juni 2009 ny forskrift for kommunal- og fylkeskommunal finansforvaltning. Med utgangspunkt i den nye forskriften har jeg utarbeidet et nytt forslag til finansreglement for Sigdal kommune. Det erstatter avsnitt 5.7 i gjeldende delgerings- og økonomireglement vedtatt 29.04. 2004 sist revidert 18.02. 2010. Reglementet er forslått gjort gjeldende fra 1. juli 2010. Sigdal kommune har tidligere oppnevnt Buskerud kommunerevisjon IKS som uavhengig instans til å vurdere endringer i kommunens finansreglement. De har avgitt uttalelse som ligger ved saken. Forslag til nytt finansreglement for Sigdal kommune: 5.7 Reglemente for finansforvaltning 5.7.1 Finansreglementets virkeområde 5.7.1.1 Hensikten med reglementet Reglementet skal gi rammer og retningslinjer for kommunens finansforvaltning. Reglementet utgjør en samlet oversikt over de rammer og begrensninger som gjelder, og underliggende fullmakter/instrukser/rutiner skal hjemles i reglementet. SIDE: 212
Sak 50/10 Reglementet definerer de avkastnings- og risikonivå som er akseptable for plassering og forvaltning av likvide midler og midler beregnet for driftsformål, opptak av lån/gjeldsforvaltning og plassering og forvaltning av langsiktige finansielle aktiva. 5.7.1.2 Hvem reglementet gjelder for Reglementet gjelder for Sigdal kommune. Reglementet gjelder også for virksomhet i kommunale foretak etter kommuneloven kapittel 11 og interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. I den grad disse virksomhetene har en egen finansforvaltning skal denne utøves i overensstemmelse med dette reglementet, eller i tilfellet med interkommunalt samarbeid, etter et omforent finansreglement som er godkjent av kommunestyret. 5.7.2 Hjemmel og gyldighet 5.7.2.1 Hjemmel Dette reglementet er utarbeidet på bakgrunn av: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992, 52. Ny forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning fastsatt av KRD 9. juni 2009 (FOR 2009-06-09 nr 635). 5.7.2.2 Gyldighet Reglementet trer i kraft fra og med 01.07. 2010. Finansreglementet skal vedtas minst én gang i hver kommunestyreperiode. Dette reglementet er en del av kommunens delegerings- /økonomireglement, sist justert av kommunestyret 18.02.2010 og erstatter kapittel 5.7 i dette reglementet. 5.7.3 Forvaltning og forvaltningstyper I samsvar med bestemmelsene i forskriften om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning skal reglementet omfatte forvaltningen av alle kommunens finansielle aktiva (plasseringer) og passiva (rentebærende gjeld). Gjennom dette finansreglementet er det vedtatt målsettinger, strategier og rammer for: Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler Plassering og forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva. 5.7.4 Formålet med kommunens finansforvaltning Finansforvaltningen har som overordnet formål å sikre en rimelig avkastning samt stabile og lave netto finansieringskostnader for kommunens aktiviteter innenfor definerte risikorammer. Dette søkes oppnådd gjennom følgende delmål: Kommunen skal til en hver tid ha likviditet (inkludert trekkrettigheter) til å dekke løpende forpliktelser. Plassert overskuddslikviditet skal over tid gi en god og konkurransedyktig avkastning innenfor definerte krav til likviditet og risiko, hensyntatt tidsperspektiv på plasseringene. SIDE: 213
Sak 50/10 Lånte midler skal over tid gi lavest mulig totalkostnad innenfor definerte krav til refinansieringsrisiko og renterisiko, hensyntatt behov for forutsigbarhet i lånekostnader. Forvaltning av langsiktige finansielle aktiva skal gi en god langsiktig avkastning til akseptabel og målbar risiko som over tid skal bidra til å gi kommunens innbyggere et best mulig tjenestetilbud. 5.7.5 Generelle rammer og begrensninger Kommunestyret skal selv gjennom fastsettelse av dette finansreglement, ta stilling til hva som er tilfredsstillende avkastning og vesentlig finansielle risiko, jfr. kommunelovens 52. Reglementet skal baseres på kommunens egen kunnskap om finansielle markeder og instrumenter. Kommunestyret skal ta stilling til prinsipielle spørsmål om finansforvaltningen, herunder hva som regnes som langsiktige finansielle aktiva. Det påligger rådmannen selvstendig plikt til å utrede og legge frem saker for kommunestyret som anses som prinsipielle. Rådmannen skal fortløpende vurdere egnetheten av reglementets forskjellige rammer og begrensninger, og om disse på en klar og tydelig måte sikrer at kapitalforvaltningen utøves forsvarlig i forhold til de risikoer kommunen er eksponert for. Det tilligger rådmannen å inngå avtaler i overensstemmelse med dette reglementet. Det tilligger rådmannen med hjemmel i dette finansreglement, å utarbeide nødvendige fullmakter/instrukser/rutiner for de enkelte forvaltningsformer som er i overensstemmelse med kommunens overordnede økonomibestemmelser. Finansielle instrumenter og/eller produkter som ikke er eksplisitt tillatt brukt gjennom dette reglementet, kan ikke benyttes i kommunens finansforvaltning. Kommunen kan i sin finansforvalting benytte seg av andre finansielle instrumenter, såkalte avledede instrumenter/derivater. Slike instrumenter skal være konkret angitt under de enkelte forvaltningsformer og må benyttes innenfor risikorammene for underliggende aktiva eller gjeld og skal inngå ved beregning av finansiell risiko. Konkrete rammer for forvaltning av henholdsvis kommunens midler til driftsformål (inkl. ledig likviditet), gjeldsporteføljen og langsiktige finansielle aktiva omtales i fortsettelsen hver for seg. 5.7.6 Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Kommunens midler til driftsformål (herunder ledig likviditet) kan plasseres i bankinnskudd, pengemarkedsfond og rentebærende verdipapirer med kort løpetid. Alle plasseringer skal gjøres i norske kroner. Kommunen kan inngå rammeavtale for å ivareta det løpende behov for banktjenester. Ved valg av hovedbankforbindelse stilles det krav om minimum internasjonal kredittrating BBB eller tilsvarende kredittvurdering. Det kan gjøres avtale om trekkrettighet. SIDE: 214
Sak 50/10 Kommunens driftslikviditet skal plasseres i kommunens hovedbank, eventuelt supplert med innskudd i andre spare- eller forretningsbanker med forvaltningskapital som overstiger 5 milliarder kroner. Ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål, utover hva som trengs til dekning av kommunens løpende forpliktelser, fratrukket estimerte innbetalinger, de nærmeste 3 måneder, kan plasseres etter følgende retningslinjer: 5.7.6.1 Innskudd i bank For bankinnskudd gjelder følgende begrensninger: Tidsbinding kan ikke avtales for en periode på mer enn 12 måneder. Et enkelt innskudd med tidsbinding kan ikke utgjøre mer enn 10 millioner kroner. 5.7.6.2 Andeler i pengemarkedsfond For plassering i pengemarkedsfond gjelder følgende: a) Midler kan kun plasseres i fond forvaltet av selskap med bred verdipapirforvaltning og som inngår som en del av anerkjent institusjon/finanskonsern. b) Det skal kun plasseres i fond med rentefølsomhet kortere enn 12 måneder. c) Ingen av fondets enkeltpapirer skal ha lavere kredittratingenn BBB-( investment grade ), eller de skal være vurdert av forvalter til å ha minimum tilsvarende kredittkvalitet. d) Porteføljen i aktuelle pengemarkedsfond kan bestå av papirer med inntil 20 prosent BISvekt, herunder: - Rentebærende papirer utstedt eller garantert av den norske stat. - Rentebærende NOK denominerte papirer utstedt eller garantert av OECD/EØS sone A stater[1]. - Obligasjoner med fortrinnsrett (særskilt sikrete obligasjoner)[2] - Rentebærende papirer utstedt eller garantert av norske statsforetak. - Rentebærende papirer utstedt eller garantert av norske kommuner eller fylkeskommuner. - Rentebærende papirer, i form av senior sertifikat- og obligasjonslån, utstedt eller garantert av norske banker eller kredittinstitusjoner. e) Det kan ikke plasseres midler i pengemarkedsfond som inneholder industriobligasjoner, ansvarlige lån eller fondsobligasjoner. f) Det skal ikke være begrensninger på uttaksretten i fondene som benyttes, og midlene skal alltid være tilgjengelige på få dager. g) Samlet gjennomsnittlig løpetid for kreditten (kredittdurasjonen) i et enkelt pengemarkedsfond skal ikke overstige 1,5 år. [1] Stat i sone A: Stater innen OECD området, samt Det europeiske økonomiske fellesskap. Stater som reforhandler sin statlige utenlandsgjeld, skal utelukkes i et tidsrom på 5 år. [2] Obligasjoner utstedt av kredittforetak med fortrinnsrett i en sikkerhetsmasse bestående av offentlige lån, utlån med pant i bolig eller annen fast eiendom. 5.7.6.3 Direkte eie av verdipapirer For direkte plassering i rentebærende papirer gjelder følgende: a) Det skal kun plasseres i rentebærende papirer med kortere løpetid enn 12 måneder til endelig forfall. SIDE: 215
Sak 50/10 b) Ingen enkeltpapirer skal ha lavere kredittrating enn BBB- på investeringstidspunktet, eller vurdert av forvalter til å ha minimum tilsvarende kredittkvalitet. c) Papirene kan ha inntil 20 prosent BIS-vekt, og kan bestå av: - Rentebærende papirer utstedt eller garantert av den norske stat. - Rentebærende papirer utstedt eller garantert av norske statsforetak. - Rentebærende papirer utstedt eller garantert av norske kommuner eller fylkeskommuner. - Rentebærende papirer, i form av senior sertifikat- og obligasjonslån, utstedt eller garantert av norske banker eller kredittinstitusjoner d) Det kan ikke plasseres midler direkte i industriobligasjoner, ansvarlige lånekapital, fondsobligasjoner, grunnfondsbevis/egenkapitalbevis eller aksjer. e) Ingen enkeltplassering i rentebærende papirer kan utgjøre mer enn 10 millioner kroner. Unntatt fra denne begrensningen er plasseringer i statspapirer. 5.7.6.4 Felles plasseringsbegrensninger Kommunens samlete innskudd i bank/kredittinstitusjon (inkludert direkte eie av verdipapirer utstedt eller garantert av institusjonen) skal ikke overstige 2 prosent av institusjonens forvaltningskapital. Kommunens eierandel i et pengemarkedsfond skal ikke overstige 5 prosent av fondets forvaltningskapital. 5.7.6.5 Rapportering Rådmannen skal i forbindelse med tertialrapportering per 30. april og per 31. august, legge frem rapporter for kommunestyret som viser status for forvaltningen av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. I tillegg skal rådmannen etter årets utgang legge frem en rapport for kommunestyret som viser utviklingen gjennom året og status ved utgangen av året. Rapporten skal ta utgangspunkt i tabellen under. Rapporten skal i tillegg angi følgende: Rådmannens kommentarer knyttet til sammensetning, rentebetingelser/avkastning, vesentlige markedsendringer og endring i risikoeksponering. Rådmannens beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og risikorammene i finansreglementet. 5.7.7. Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler 5.7.7.1 Vedtak om opptak av lån Kommunestyret fatter vedtak om opptak av nye lån i budsjettåret. Slik vedtak skal som minimum angi lånebeløp. Med utgangspunkt i kommunestyrets vedtak skal det gjennomføres låneopptak, herunder godkjenning av lånevilkår, og for øvrig forvaltning av kommunens innlån etter de retningslinjer som framgår av dette reglementet, og i tråd med bestemmelsene i Kommunelovens 50 om låneopptak. Det kan også tas opp lån til refinansiering av eksisterende gjeld. 5.7.7.2 Valg av låneinstrumenter Det kan kun tas opp lån i norske kroner. SIDE: 216
Sak 50/10 - Lån kan tas opp som direkte lån i offentlige og private finansinstitusjoner, samt i livselskaper. - Det er også adgang til å legge ut lån i sertifikat- og obligasjonsmarkedet. - Lån kan tas opp som åpne serier (rammelån) og uten avdrag (bulletlån). - Finansiering kan også skje gjennom finansiell leasing. 5.7.7.3 Tidspunkt for låneopptak Låneopptakene skal vurderes opp mot likviditetsbehov, vedtatt investeringsbudsjett, forventninger om fremtidig renteutvikling og generelle markedsforhold. 5.7.7.4 Konkurrerende tilbud Låneopptak skal søkes gjennomført til markedets gunstigste betingelser. Rammeavtalen i BTV Innkjøp skal benyttes. Det gjøres unntak fra denne reglen for situasjoner hvor kommunen velger å legge ut sertifikateller obligasjonslån gjennom å gi en tilrettelegger et eksklusivt mandat. Prinsippet kan også fravikes ved låneopptak i statsbank (f.eks etableringslån i Husbanken). 5.7.7.5 Valg av rentebindingsperiode bruk av sikringsinstrumenter Styring av låneporteføljen skal skje ved å optimalisere låneopptak og rentebindingsperiode i forhold til oppfatninger om fremtidig renteutvikling og innenfor et akseptabelt risikonivå gitt et overordnet ønske om forutsigbarhet og stabilitet i lånekostnader. Forvaltningen skal legges opp i henhold til følgende; a) Refinansieringsrisikoen skal reduseres ved å spre tidspunkt for renteregulering/forfall. b) Gjennomsnittlig gjenværende rentebinding (durasjon vektet rentebindingstid) på samlet rentebærende gjeld skal til en hver tid være mellom 1 og 5 år. c) Minimum 20 prosent av gjeldsporteføljen skal ha flytende rente (rentebindig kortere enn ett år) og minimum 20 prosent skal ha fast rente. d) Andelen av gjeldsporteføljen som har fast rente, bør fordeles i 1 til 5 års segmentet på en slik måte at kommunen får lavest mulig refinansieringsrisiko. For å oppnå ønsket rentebinding, gis det anledning til å ta i bruk framtidige renteavtaler(fra) og rentebytteavtaler (SWAP). Rentesikringsinstrumentene kan benyttes i den hensikt å endre renteeksponeringen for kommunens lånegjeld. Forutsetninger for å gå inn i slike kontrakter skal være at en totalvurdering av renteforventninger og risikoprofil på et gitt tidspunkt, tilsier at slik endring er ønskelig. Det er ikke tillatt å løsrive denne derivathandelen fra den øvrige finansforvaltningen, og beregninger under punkt b) skal inkludere FRA-og SWAP-kontrakter. Hensikten bak hver derivatkontrakt skal dokumenteres, og kontraktene skal knyttes til underliggende lån eller låneportefølje. Det skal kun benyttes større banker med bred dokumentert erfaring innenfor dette området som motpart ved slike kontrakter. 5.7.7.6 Størrelse på enkeltlån spredning av låneopptak Forvaltningen legges opp i henhold til følgende; - Låneporteføljen skal bestå av færrest mulig lån, dog slik at refinansieringsrisikoen ved ordinære låneforfall begrenses. - Et enkeltlån skal ikke utgjøre mer enn 25 prosent av kommunens samlete gjeldsportefølje SIDE: 217
Sak 50/10 - Under ellers like forhold vil det være formålstjenlig at kommunen fordeler låneopptakene på flere lånegivere. 5.7.7.7 Rapportering Rådmannen skal i forbindelse med tertialrapportering per 30. april og per 31. august rapportere på status for gjeldsforvaltningen. I tillegg skal rådmannen etter årets utgang rapportere til kommunestyret med hensyn på utviklingen gjennom året og status ved utgangen av året. For gjeldsforvaltningen skal det i tillegg rapporteres om følgende: Opptak av nye lån (inkl. avtaler om finansiell leasing) i forrige tertial. Gjorte FRA er og SWAP kontrakter i forrige kvartal. Refinansiering av eldre lån i forrige tertial. Rådmannens kommentarer knyttet til endring i risikoeksponering, gjenværende rentebinding og rentebetingelser i forhold til kommunens økonomiske situasjon og situasjonen i lånemarkedet, samt forestående finansierings-/refinansieringsbehov Rådmannens beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og risikorammene i finansreglementet. 5.7.8 Plassering og forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva Ved plassering av langsiktige finansielle aktiva legges fram egen sak til kommunestyret basert på følgende generelle begrensninger: - Ved plassering av langsiktige finansielle aktiva skal den samlede finansielle risiko være lav. - Langsiktige finansielle aktiva kan foruten bankinnskudd, plasseres i pengemarkeds-, obligasjons- eller aksjefond. - Maksimum plassering i pengemarkeds- og obligasjonsfond er 10 millioner kroner. Maksimum plassering i aksjefond er 5 millioner kroner. - Midler plassert i aksjefond skal ha en tidshorisont på minst 5 år. - Aksjefond skal spres på norske, nordiske og eller fond med minst 60 prosent europeisk plassering. Ingen fondstype skal ha mer enn 50 prosent av plasseringen. - Ved kursoppgang på minst 10 prosent netto kan gevinsten tas ut og plasseres på et gevinstfond i bank. Gevinstfondet skal ikke disponeres før det utgjør minst 10 prosent av den samlede plassering i aksjefond. 5.7.9 Fullmakter til administrasjonssjefen Kommunestyret gir administrasjonssjefen følgende fullmakter: Opptak av lån (gjelder også refinansiering og sammenslåing av lån) - velge låneinstitusjon (ikke utland) - fastsette avdragstid - velge lånetype (annuitet eller serielån) - fastsette rentebetingelser. Inngåelse av leasingavtaler Plassering av ledig likviditet - velge finansinstitusjon - forhandle og bestemme vilkår for plasseringen - bestemme sammensetningen av plasseringen. SIDE: 218
Sak 50/10 Plassering av langsiktig finansiell aktiva - velge finansinstitusjon bestemme fondstype - forhandle og bestemme vilkår for plasseringen - bestemme sammensetningen av plasseringen. 5.7.10 Kontroll Ved endring i finansreglementet skal det innhentes uttalelse fra uavhengig kompetanse. Med uavhengig kompetanse menes kompetanse som er uavhengig kommuneadministrasjonen og som ikke er knyttet til de miljøer som skal forvalte kommunens portefølje. Sigdal kommunestyre oppnevner Buskerud Kommunerevisjon IKS til å inneha denne funksjonen. Revisjonen skal gjennomføre kvalitetssikring etter denne bestemmelsen og avgi årlig rapport til kommunestyret i forbindelse med årsavslutningen og etter tertialrapporteringen per 30. april og per 31. august. Rådmannens forslag til vedtak: Forslag til nytt finansreglement for Sigdal kommune som er gjengitt i saken vedtas. Det erstatter avsnitt 5.7 i gjeldende delgerings- og økonomireglement vedtatt 29.04.2004 sist revidert 18.02.2010. Formannskapet behandlet saksnr. 59/10 den 03.06.2010 Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Formannskapets forslag til vedtak: Forslag til nytt finansreglement for Sigdal kommune som er gjengitt i saken vedtas. Det erstatter avsnitt 5.7 i gjeldende delgerings- og økonomireglement vedtatt 29.04.2004 sist revidert 18.02.2010. Kommunestyret behandlet saksnr. 50/10 den 18.06.2010 Formannskapets forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. RETT UTSKRIFT BEKREFTES: Prestfoss, den 21. juni 2010 Kjell Tore Finnerud Møtesekretær SIDE: 219