Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 15/121 Møtedato/tid: 21.09.2015 Kl 10:00 Møtested: Rådhuset, kommunestyresalen Møtedeltakere: Oddvar M. Lian, leder John Geir Stølan, nestleder Gerd Mary Fegstad Merja Korkman Jostein Selnes Forfall: Andre møtende: Rådmannen Kopi: Varamedlem 1 og 2 til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 14.09.2015 Oddvar M. Lian (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent Konsek 1

Sakliste Saksnr. Sakstittel 21/15 Godkjenning av protokoll fra møte 08.06.2015 22/15 Forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon - Ny orientering til kontrollutvalget 23/15 Boligprosjekt 2013 - Ny orientering til kontrollutvalget 24/15 Selskapskontroll HAMOS Forvaltning IKS - prosjektplan 25/15 Kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden 2011-2015 26/15 Forslag til økonomiplan 2016-2019 med budsjett for 2016 for kontrollutvalget 27/15 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune 28/15 Referatsaker 29/15 Eventuelt 2

Godkjenning av protokoll fra møte 08.06.2015 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune 21.09.2015 21/15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/121-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 08.06.2015 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 08.06.2015 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 3

Forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon - Ny orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune 21.09.2015 22/15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 11/71-13 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksutredning På kontrollutvalgets møte den 25.02.2008 i sak 5/2008 ble Forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon behandlet. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor gjorde under denne forvaltningsrevisjonen så har revisor kommet med anbefalinger i rapportens pkt. 8.3. Politisk behandling: Kontrollutvalget la saken frem for kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk. sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp. beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. Kommunestyret sluttet seg kontrollutvalgets forslag til vedtak. Kontrollutvalgets sekretariat vil kort oppsummere hovedtrekkene i rapporten: Problemstilling for undersøkelsen har vært følgende: Har Snillfjord kommune en VAR-tjeneste som tilfredsstiller regelverk og krav til kostnadseffektivitet? Er VAR-tjenestene i tråd med kravene på området? Hvordan er gebyrnivået innenfor VAR-området i Snillfjord kommune sammenlignet med generell kostnadsutvikling? Hvordan er gebyrnivået innenfor VAR-området i Snillfjord kommune sammenlignet med gebyrnivå i andre sammenlignbare kommuner? Forvaltningsrevisjonsrapportens konklusjoner Revisjon Midt-Norge har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport i januar 2008 og rapporten konkluderer med følgende: Vann På området vann varierer kvaliteten ved kommunens 3 vannverk. Ved Vågan 4

vannverk vurderes vannkvaliteten som mindre bra og anlegget mangler reservevann. Vannverket oppfyller ikke lovpålagte krav til vannkilde og vannbehandling. Ved Krokstadøra vannverk er kravene til kvalitet på vannet oppfylt, men anlegget mangler reservevann og anlegget kan få problemer ved strømstans. For Sunde vannverk sitt vedkommende er kvaliteten i henhold til kravene, kapasiteten ved anlegget er god, men heller ikke dette anlegget har reservevannskilde. Snillfjord kommune har gode rutiner i forhold til opplysningsplikt, både ved henvendelser fra publikum til kommunen og ved informasjon fra kommunen til vannabonnent. Revisor anser generelt sett reservevannsituasjonen som sårbar og stiller spørsmål ved leveringssikkerheten for vann. Kommunen mangler beredskapsplaner og har ingen beredskapsvakt utenfor ordinær arbeidstid. Revisor anbefaler Snillfjord kommune å gjøre en risiko- og sårbarhetsanalyse på dette området. På grunn av store investeringer har gebyrene på vann økt vesentlig mer i Snillfjord enn den generelle prisutviklingen i Norge. Gebyrene er også høye i forhold til sammenlignbare kommuner. I tillegg til høye investeringer kan årsaken til høye gebyrer ligge i at det er forholdsvis færre i Snillfjord som er tilknyttet kommunale vannverk enn sammenlignbare kommuner, noe som gir høyere enhetskostnader pr innbygger. Den finansielle dekningsgraden for vann er relativt lav i Snillfjord, noe som indikerer at kommunen er med subsidiere utgiftene til vann overfor sine innbyggere. Avløp Innenfor avløpsområdet tilfredsstiller kommunen kravene til drift og vedlikehold av avløpsanlegg og krav til avløpsnettet. Revisor peker imidlertid på at kommunen ikke har beredskapsvakt utenfor ordinær arbeidstid. Snillfjord kommune mangler også samlet oversikt over alle overløp på avløpsnettet. Prisutviklingen på avløp har vært litt høyere enn konsumprisindeksen i de siste årene, men utgifter og inntekter på området samsvarer med hverandre. Snillfjord kommune har avløpsgebyrer som ligger på gjennomsnittet for sammenlignbare kommuner. Renovasjon På område for renovasjon tilfredsstiller Snillfjord kommune via HAMOS Forvaltning IKS kravene til avfallsinnsamling. Systemet er lagt til rette for gjenvinning og behandling av avfallet og oppmuntrer til avfallsreduksjon ved differensierte gebyrer. Renovasjonsgebyrene har økt i takt med konsumprisindeksen. Som følge av tilsvarende undersøkelser i andre kommuner har HAMOS holdt renovasjonsgebyrene uendret i 2007. Sammenlignet med andre kommuner ligger renovasjonsgebyrene i Snillfjord lavt. Revisors anbefalinger Med bakgrunn i de undersøkelsene som er gjennomført har revisor gitt følgende anbefalinger i rapportens pkt. 8.3 overfor Snillfjord kommune: Avklare situasjonen ved Vågan vannverk. Vurdere situasjonen rundt reservevannsløsning og strømstans. Utarbeide beredskapsplaner for tjenesten vann og avløp. Utarbeide mer helhetlige beregninger av gebyr på vann og avløp for å utligne store variasjoner i årsgebyr. Vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. Innenfor renovasjon bør det sikres at gebyrinntektene er i samsvar med den faktiske kostnaden for tjenestene. Administrativ oppfølging Sak i kommunestyret 29.05.2008 (Sak 21/2008): Vågan skoles vannverk 5

Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Tiltak iverksettes for å sikre vannforsyning av god hygienisk kvalitet innen skolestart 2008. Sak i kommunestyret 26.06.2008 (Sak 47/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Boring av ny brønn(er) og montering av UV-aggregater for å sikre hygienisk betryggende vannforsyning til Vågan skole. Dersom skolen vedtas opprettholdt, igangsettes arbeid med bygging av basseng og overbygg for UV-aggregater. Rådmannen orienterte om saken i kontrollutvalgets møte den 24. februar 2009, i sak 3/2009. Reservevannsløsninger og beredskapsplaner vann og avløp kan bli tema på ny hovedplan for vann og avløp. Manglende vaktordning for kommunale vannverk er omtalt i Snillfjord kommunes årsberetning for 2008 (s. 32). Rådmannen orienterte på kontrollutvalgets møte 29.06.2010. Kontrollutvalget tok rådmannens tilbakemelding til orientering og ba rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt første møte i 2011. Rådmannen orienterte på kontrollutvalgets møte 09.03.2011 Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Rådmannen orienterte på kontrollutvalgets møte 13.02.2012 Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Rådmannen v/leder forvaltning, drift og vedlikehold, orienterte på kontrollutvalgets møte 03.12.2012. Følgende punkter følges opp videre: Status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans. Rådmannen orienterte på kontrollutvalgets møte 12.05.2014 Snillfjord kommune jobber fortsatt med Hovedplan vann og avløp, beredskapsplan er integrert i hovedplanen. Hovedplan ferdigstilles i løpet av 2014. Beredskapsplan er vedtatt i 2010. Snillfjord kommune har nå fått et reservestrøms aggregat. Kontrollutvalget anser punktene vedr. reservevannsløsning og strømstans som fulgt opp. Følgende punkt følges opp videre: Status utarbeidelse av beredskapsplan. Rådmannen, v/ leder forvaltning, drift og vedlikehold orienterte på kontrollutvalgets møte 24.11.2014. Krogstadøra-, Sunde- og Berg vannverk har beredskapsplanen i sin internkontrollperm. Beredskapsvakt jobbes det med, frem til nå har det vært en vakttjeneste på frivillig basis. Følgende punkter følges opp videre: Status vedr. beredskapsplan og ROS analyse. 6

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget har bedt om en orientering vedr. status beredskapsplan og ROS analyse i dagens møte. Kontrollutvalget vil etter orienteringen ta stilling til om de anser kommunestyrets vedtak i sak 9/2008 som fulgt opp eller om de fortsatt vil ha saken med i sin oppfølgingsliste. 7

Boligprosjekt 2013 - Ny orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune 21.09.2015 23/15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033 Arkivsaknr 12/132-22 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saksutredning På kontrollutvalgets møte 23.09.2014 ble det under sak 33/2014 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be om en orientering om vedr. kommunestyrets sak 49/2013 Boligprosjekt 2013 Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering om status i prosjektet, om prosjektet ble som forventet, og hva totalregnskapet ble på prosjektet. Orientering gis i kontrollutvalgets møte i november 2014. Arild Risvik, rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget i utvalgets møte 24.11.2014. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 43/2014: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget ønsker å ha med saken videre. Kontrollutvalget ønsker ny orientering på utvalgets siste møte før sommeren. Anders Krokstad, ordfører, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget i utvalgets møte 08.06.2015. Kontrollutvalget tok redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat har bedt rådmannen om å gi kontrollutvalget en ny orientering på dagens møte. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 8

Selskapskontroll HAMOS Forvaltning IKS - prosjektplan Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune 21.09.2015 24/15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/95-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til de problemstillingene og timefordelingen revisjonen har skissert i prosjektplanen. Vedlegg Prosjektplan selskapskontroll Hamos forvaltning IKS Saksutredning Kommunestyret i Snillfjord kommune vedtok Plan for selskapskontroll på sitt møte 30.10.2014 i sak 56/14. Kommunestyret valgte å prioritere en selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS som nummer 1 i planen, deretter Bomveiselskaper. Hamos Forvaltning IKS er satt opp som nr. 3 i planen. En selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS må gjøres av et eksternt revisjonsselskap eller annet kvalifisert selskap. Dette gjør at Snillfjord kommune og eventuelt andre kommuner som ønsker å delta i selskapskontrollen må bevilge penger til undersøkelsen. Ressurser til revisjon som kontrollutvalget har til rådighet pr. år kan ikke brukes jf. avtale mellom Revisjon Midt-Norge IKS og eierkommunene. En bestilling på selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS er lagt frem for kommunestyret i Melhus kommune, kommunestyret vedtok følgende: Saken utsettes i påvente av at ordfører tar kontakt med alle eierkommuner i IKS et med anmodning om et spleiselag. På vegne av kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK) så foretok Revisjon Midt-Norge IKS en forundersøkelse av Bomvegselskaper. Basert på risikoog vesentlighetsanalyser gjort av revisjonen så mente de at det var lite hensiktsmessig å foreta en selskapskontroll av bomvegselskapene, de anbefalte derfor kontrollutvalget å revurdere sin bestilling. Kontrollutvalget i STFK vedtok følgende i sak 10/15: Kontrollutvalget avbestiller selskapskontroll av bomvegselskaper. Kontrollutvalget i Hemne kommune bestilte på sitt møte 27.11.2014 i sak 28/14 en selskapskontroll av HAMOS forvaltning IKS. Hemne kommune har invitert de øvrige eierkommunen til å delta i en felles selskapskontroll. Følgende kommuner har gitt tilbakemeldinger om deltakelse: Snillfjord, Agdenes, Frøya, Hitra, Meldal, Rennebu og Skaun. Revisjon Midt-Norge IKS har utarbeidet en prosjektplan som legges frem for kontrollutvalget i dagens møte. Revisjonen har definert følgende problemstillinger: Er eierstyring og selskapsledelse i HAMOS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? 9

Eierkommunene utøver sitt eierskap gjennom representantskapet, følgende følges opp: Deltakelse (fra eiere) i eiermøter 2014-2015 Eiermøtet vedtar i april: (årsregnskap/beretning, godtgjørelser-revisor, valg) Eiermøtet vedtar i november: (budsjett og økonomiplan, forslag til avfallsgebyrer kommunene) Eierkommunene (deltar i undersøkelsen) vedtar egne eierstrategier for HAMOS IKS Eierkommunene gis en tilbakemelding om utviklingen av selskapet Styrets virksomhet er etablert i samsvar med gitte føringer og anbefalinger Eierne bør sørge for et kompetent styre med komplementær kompetanse. Valg til styre bør skje ved bruk av valgkomite. Bruk av valgkomite bør vedtektsfestes. Det bør etableres faste kriterier for valg til styre. Styret bør foreta årlig egenevaluering av kompetanse og eget arbeid, og eierne bør etterspørre dette. Det skal være kjønnsbalanse i styret. Eier bør påse at det utarbeides etiske retningslinjer for driften av selskapet. Sikrer HAMOS et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? Egne selvkostregnskap for innsamling av husholdningsavfall, fritid, slam og næring - hindrer kryss subsidiering Utvikling av Inntekter, utgifter, selvkostfond utlignes over en femårs periode Hvem betaler hytterenovasjon av eierkommuner og hvilke effekter/krav er det knyttet til dette Utvikling av gebyr for husholdningsavfall sammenlignet med andre (KOSTRA) Sammenligne renovasjonsgebyret med tilsvarende selskaper Kostnadsstyringstiltak i selskapet Gebyrstruktur (differensiering) - husholdning, slam og fritid Tømmerutiner for likebehandling av innbyggere i kommunene Overskudd av næringsdelen bidrar til selskapets primærvirksomhet og kommer eiere og inn-byggere til gode. Er det organisatorisk skille av ledende roller i konsernet HAMOS IKS i samsvar med anbe-falinger? Beskriv selskapsstruktur med tilhørende administrativ ledelse og styresammensetning (sels-kaper 100 % eid av HAMOS) Er styresammensetningen i konsernet i samsvar med KS anbefalinger om styresammensetning i konsernmodell og konkurransetilsynets anbefalinger etter konkurranseloven knyttet til offentlige anskaffelser og habilitetsproblematikk ved kjøp mellom heleide selskaper i konsernet. 10

Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? Selskapsavtalen med forskrift er vedtatt av deltagende kommuner Retten til å kreve inn gebyrer fra innbyggerne er delegert til selskapet Inkasso av gebyr er panteretten delegert til selskapet Enkeltvis eller samlet/generelt delegasjonsvedtak i kommunene Etablert praktisering og likebehandling av innbyggerne ved innkreving av gebyr? Selskapskontroll av HAMOS Forvaltning IKS har et antatatt totalt timeforbruk på 450 timer, hvorav 236 timer brukes i 2015 og 214 timer brukes i 2016. Dette inkluderer en presentasjon av resultatene for undersøkelsen i et felles møte til kontrollutvalgene og en presentasjon i hvert kommunestyre for de deltakende kommuner. Snillfjord kommune vil bli belastet med 15 timer totalt. Ferdig rapport leveres kontrollutvalgets sekretariat i løpet av 1. halvår 2016. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til problemstillingene og timefordelingen i prosjektplanen. 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: 22.6.15 Selskapskontroll/forvaltningsrevisjon av HAMOS forvaltning IKS Denne prosjektplanen danner grunnlaget for Revisjon Midt-Norges arbeid med Selskapskontroll/forvaltningsrevisjon av HAMOS forvaltning IKS. 1. BAKGRUNN Kontrollutvalget i Hemne bestilte i sak 13/15 1 selskapskontroll av HAMOS IKS. I protokollen fra saken framgår følgende vedtak: Kontrollutvalget ber om at sekretariatet går i dialog med Revisjon Midt-Norge om en prosjektskisse basert på de innspill gitt i møtet, og presentere et forslag med ressursramme til de samarbeidende kontrollutvalgene. Kontrollutvalget ber om at det tas sikte på oppstart av prosjektet tidlig på høsten 2015, med levering i løpet av første halvår 2016. Kontrollutvalget i Hemne kommune har tidligere vedtatt bestilling av selskapskontroll av HAMOS forvaltning IKS. I etterkant av dette har Kontrollutvalgssekretariatet, på vegne av kontrollutvalget, sendt henvendelser til kontrollutvalgene i øvrige eierkommuner. Følgende har gitt tilbakemeldinger om deltakelse: Agdenes, Frøya, Hitra, Meldal, Rennebu, Skaun og Snillfjord. I bestillingssaken av selskapskontroll vises det til følgende områder som kontrollutvalget ønsker berørt av undersøkelsen. Dette gjelder: Kommunenes eierstrategier for oppfølging av selskapet, samt møter i eierorgan og valg av styre er aktuelle temaer. Skille mellom monopolvirksomhet og konkurranseutsatt virksomhet gjennom at reglene for selvkost følges for husholdningsavfall. I dette ligger også konsekvenser ved at noen har hytterenovasjon og andre ikke. Om utbytte fra kommersiell virksomheten kommer primærvirksomheten og eierne og innbyggerne til gode er også tema. 1 I brev av 19.5.2015 fra kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 12 side 1 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: 22.6.15 Det delegeres offentlig myndighet til selskapet knyttet til å kreve inn gebyr, hvor delegeringen av myndighet er ett spørsmål. Videre er det spørsmål knyttet til konsekvenser av hytterenovasjon og avstand til tømmeruter er i samsvar med krav til selvkost og likebehandling og utøving av offentlig myndighet blant innbyggerne. Det er også et spørsmål om gebyrnivået holdes lavt, gjennom praktisering av selvkost for husholdningsavfall, noe som handler om selskapet drives kostnadseffektivt. 1.1 ORGANISERING OG EIERSKAP HAMOS FORVALTNING IKS Selskapet er et interkommunalt selskap som driver med renovasjon overfor husholdninger og næringsliv i kommunene Hemne, Agdenes, Meldal, Orkdal, Snillfjord, Skaun, Hitra, Frøya, Rindal, Rennebu og Surnadal. Selskapet ble etablert i 1995 med de fem første kommunene som eiere i 1995 - derav navnet. De øvrige kommunene har tilknyttet seg selskapet i årene etter. Disse er også eiere av selskapet. Hver eierkommune er representert i representantskapet som er selskapets øverste organ. Representantskapets ledes av ordfører i Hitra kommune, Ole L. Haugen. 1.1 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SELSKAPET Daglig leder i HAMOS er Trygve Berdal. I tillegg er det en felles stabsfunksjon i selskapet samt en driftsavdeling. Totalt er det 29 ansatte i selskapet. Selskapets administrative organisering har vært uendret de siste årene og ivaretas av daglig leder, med driftsleder som stedfortreder. Kontorleder, regnskapsleder og kommunikasjonsleder inngår også i selskapets ledergruppe. "Selskapets formål er på vegne av eierkommunene og i henhold til delegasjon å utføre den forvaltningsmyndighet og de oppgaver som eierkommuner har i tilknytning til innsamling, transport og behandling og omsetning av avfall/slam og alt som naturlig hører med til dette i eierkommunene, samt delta i eller etablere andre selskaper til utøvelse av virksomheten innenfor denne formålsangivelse. Selskapet kan også utføre forvaltningsoppgaver for eierkommune på andre områder. I tillegg til dette formålet skal selskapet søke å redusere avfallsmengdene, utnytte ressursene i avfallet og behandle avfallet på en måte som fullt ut tilfredsstiller miljømessige krav som myndighetene stiller." 1.2 SELSKAPETS EIERINTERESSER I ANDRE SELSKAP: Selskapet har eierandeler i flere selskaper og har tre heleide datterselskaper: Retura Sør-Trøndelag AS, Kystmiljø AS og Betalingspartner AS. I tillegg har selskapet en relativt stor eierpost i Meldal miljøanlegg 13 side 2 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: 22.6.15 AS (34%), samt noen mindre eierposter i Miljøpartnerne AS (12,58%) og Ecopro AS (3,07%). Kystmiljø AS har noen eiendommer som er registrert på selskapet, for øvrig med liten aktivitet. HAMOS eier 100 % av aksjene. HAMOS forvaltning IKS er i hovedsak et forvaltningsselskap, men har i tillegg drift av gjenbruks- og miljøstasjoner i eierkommunene og innsamling av avfall på Hitra og Frøya. Øvrige deler av innsamlingen utføres etter konkurranse/anbud. Det er i hovedsak datterselskapet Retura Sør-Trøndelag AS som driver dette. Fra 1.1.2013 valgte HAMOS forvaltning IKS å utføre en større del av tjenesteproduksjonen i egenregi. Det gjelder særlig oppgavene knyttet til drift av selskapets mottaksanlegg og betjening av publikum. I tillegg ble hele virksomheten på Hitra og Frøya besluttet driftet i egenregi på grunn av manglende lokal konkurranse. Som følge av disse endringene ble antall ansatte mer enn fordoblet i selskapet. Selskapet er sentralt med i omstruktureringer innenfor bransjen i Midt-Norge og har mange eierandeler i beslektede selskaper. Disse aksjene/andelene eies av strategiske hensyn og ikke av finansielle hensyn. Selskapets inkasso-/innfordringsvirksomhet utføres av Betalingspartner AS, som er heleid datterskap i HAMOS-konsernet. HAMOS har i flere år kjøpt tjenester fra Retura Sør-Trøndelag AS til innsamling av avfall både fra husholdninger og næringsliv, der HAMOS Forvaltning IKS kun har vært et forvaltningsselskap, som i tillegg driver gjenbruksstasjoner flere steder i deltakerkommunene. 14 side 3 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga 2. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: 22.6.15 I bestillingen fra kontrollutvalget er det lagt til rette for at Revisjon Midt-Norge skal gjennomføre en selskapskontroll som inneholder både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon på utvalgte områder av selskapets drift. På denne bakgrunn vil følgende problemstillinger bli lagt til grunn i revisjonen: 2.1 PROBLEMSTILLING 1. Er eierstyring og selskapsledelse i HAMOS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? I denne problemstillingen vil vi se om: o Eierkommunene utøver sitt eierskap gjennom representantskapet, følgende følges opp: o Deltakelse (fra eiere) i eiermøter 2014-2015 o Eiermøtet vedtar i april: (årsregnskap/beretning, godtgjørelser-revisor, valg) o Eiermøtet vedtar i november: (budsjett og økonomiplan, forslag til avfallsgebyrer kommunene) o Eierkommunene (deltar i undersøkelsen) vedtar egne eierstrategier for HAMOS IKS o Eierkommunene gis en tilbakemelding om utviklingen av selskapet o Styrets virksomhet er etablert i samsvar med gitte føringer og anbefalinger o Eierne bør sørge for et kompetent styre med komplementær kompetanse. o Valg til styre bør skje ved bruk av valgkomite. Bruk av valgkomite bør vedtektsfestes. o Det bør etableres faste kriterier for valg til styre. o Styret bør foreta årlig egenevaluering av kompetanse og eget arbeid, og eierne bør etterspørre dette. o Det skal være kjønnsbalanse i styret. o Eier bør påse at det utarbeides etiske retningslinjer for driften av selskapet. 2. Sikrer HAMOS et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? o Egne selvkostregnskap for innsamling av husholdningsavfall, fritid, slam og næring - hindrer kryss subsidiering o Utvikling av Inntekter, utgifter, selvkostfond utlignes over en femårs periode 15 side 4 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: 22.6.15 o o Hvem betaler hytterenovasjon av eierkommuner og hvilke effekter/krav er det knyttet til dette o Utvikling av gebyr for husholdningsavfall sammenlignet med andre (KOSTRA) Sammenligne renovasjonsgebyret med tilsvarende selskaper Kostnadsstyringstiltak i selskapet Gebyrstruktur (differensiering) - husholdning, slam og fritid Tømmerutiner for likebehandling av innbyggere i kommunene Overskudd av næringsdelen bidrar til selskapets primærvirksomhet og kommer eiere og innbyggere til gode 3. Er det organisatorisk skille av ledende roller i konsernet HAMOS IKS i samsvar med anbefalinger? o Beskriv selskapsstruktur med tilhørende administrativ ledelse og styresammensetning (selskaper 100 % eid av HAMOS) o Er styresammensetningen i konsernet i samsvar med KS anbefalinger om styresammensetning i konsernmodell og konkurransetilsynets anbefalinger etter konkurranseloven knyttet til offentlige anskaffelser og habilitetsproblematikk ved kjøp mellom heleide selskaper i konsernet. 4. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? o Selskapsavtalen med forskrift er vedtatt av deltagende kommuner o Retten til å kreve inn gebyrer fra innbyggerne er delegert til selskapet o Inkasso av gebyr er panteretten delegert til selskapet o Enkeltvis eller samlet/generelt delegasjonsvedtak i kommunene o Etablert praktisering og likebehandling av innbyggerne ved innkreving av gebyr? 2.2 AVGRENSNING Som problemstillingene skisserer, vil vi fokusere på utvalgte deler av den virksomhet HAMOS driver. Foruten den delen som omhandler selskapet, vil vi også være opptatt av eierperspektivet i datainnhentingen. Kostnadseffektiv drift vil besvares gjennom å se på utviklingen i gebyrer over tid samt å belyse 16 side 5 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: 22.6.15 hvordan inntekter og utgifter og selvkostfond har utviklet seg, samt å se om gebyrnivået er sammenlignet med tilsvarende selskaper. Dette for å undersøke om det foreligger selvstendige regnskaper for de ulike selvkostområdene som hindrer kryssubsidiering. Vi gjennomfører ikke kostnads- og nytteanalyser for renovasjonstjenester i HAMOS. Finansiell revisor bekrefter årlig gjennom selskapets revisjonsberetning at selvkostberegningene samsvarer og praktiseres med gitte føringer. Dette medfører at vi ikke vil se om selvkostberegningene samsvarer med retningslinjene i undersøkelsen. Vi vil informere om regelverket for selvkost og hvilke krav som selskapet må ivareta for å sikre selvkost knyttet til renovasjonstjenester og hindre kryssubsidering. Vi vil ikke undersøke om selskapet følger lov og forskrift om anskaffelser i denne undersøkelsen, selv om lov om offentlig anskaffelser vil være et tema i problemstilling nr. 3. 3. REVISJONSKRITERIER Ift problemstilling nr 1: Selskapslovgivningen (her: IKS loven) og KS anbefalinger for eierskap gir visse føringer for hvordan eierskap skal utøves, og i forhold til hvilke roller de ulike organ skal spille. I tillegg vil selskapsavtalen for HAMOS forvaltning IKS gi føringer for undersøkelsen. Videre har eierkommunene vedtatt en egen forskrift for de deltakende kommuner i HAMOS: Forskrift om husholdningsavfall, Hemne, Agdenes, Meldal, Orkdal, Snillfjord, Skaun, Rindal, Hitra, Frøya, Rennebu og Surnadal kommune (FOR-2008-12-11-1670), som regulerer virksomheten. Ift problemstilling nr 2: Forurensningsloven 30 fastsetter at innsamling av husholdningsavfall er tillagt kommunen, mens det er åpen konkurranse om næringsavfall. Som følge av dette er det krav om monopolvirksomheten (husholdningsavfall) skal drives etter selvkost. Miljødirektoratet har utgitt en veileder om Beregning av kommunale avfallsgebyr, som utfyller KRDs Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Ift problemstilling nr 3: Konkurranseloven har regler om tilrettelegging av reell konkurranse, herunder diverse påpekninger etc. fra Konkurransetilsynet. Konkurransetilsynet har gitt anbefaling om et reelt skille mellom styrene og ledelsen i selskaper som utøver tjenester i konkurranseutsatt og monopolvirksomhet innen avfallsbransjen. 17 side 6 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Ift problemstilling nr 4: Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: 22.6.15 Selskapsavtalen og eierkommunenes forskrift 16 vil danne grunnlaget for retten til innkreving av renovasjonsgebyr, sammen med evt. delegeringsvedtak i de enkelte kommunestyrer, jf panteloven 6-1 nr 2 a), jf forurensningsloven 34. 4. METODE Intervju, datainnhenting og dokumentgjennomgang o Innhenting av data fra deltakende kommuner i HAMOS o Intervju med utvalg fra representantskapet, styret og ledelsen av selskapet og øvrige konsernselskaper o Dokumentgjennomgang av protokoller fra møter i representantskap og styre og selskapets selvkostregnskap. o Gjennomgang av KOSTRA tall for å sammenligne renovasjonstjenesten i HAMOS med tilsvarende tjenester i andre kommuner og tilsvarende selskaper o Hente ut tall for selvkostregnskapet for å vise utvikling av kostnader og inntekter i selskapet samt økninger i disse og utvikling av selvkostfond. 18 side 7 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga 5. ORGANISERING AV PROSJEKTET Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: 22.6.15 Oppdragsansvarlig for denne selskapskontrollen er Arve Gausen og prosjektmedarbeider er Gard S. G. Lyng. Styringsgruppe er Inge Storås og Espen Langseth. Undersøkelsen gjennomføres til 450 timer, hvorav 236 timer i 2015 og 214 timer i 2016. Dette inkluderer en presentasjon av resultatene for undersøkelsen i et felles møte til kontrollutvalgene og en presentasjon i hvert kommunestyre for de deltakende kommuner. For hver kommune er følgende timetall beregnet ut fra eierprosent i HAMOS: Kommune Eierprosent Timer Agdenes 3,5 26 Frøya 9,0 68 Hitra 9,1 68 Meldal 8,1 61 Rennebu 5,3 40 Skaun 14,3 107 Snillfjord 2,0 15 Hemne 8,7 65 sum 60,0 450 Endelig rapport oversendes kontrollutvalgets sekretariat 30.4.2016. 19 side 8 av 8

Kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden 2011-2015 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune 21.09.2015 25/15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &14 Arkivsaknr 12/11-14 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapportene til orientering og legger dem frem for nytt kommunestyre med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets rapporter til orientering. Vedlegg Kontrollutvalgets virksomhet valgperioden 2011-2015 Rapportering på gjennomført forvaltningsrevisjon valgperioden 2011-2015 Rapportering på gjennomført selskapskontroll valgperioden 2011-2015 Saksutredning Kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen på vegne av kommunestyret. Av de mest sentrale føringene som ligger til grunn for utvalgets arbeid er kommuneloven, forskrift om kontrollutvalg og reglement for kontrollutvalget i Snillfjord kommune. Kontrollutvalget rapporterer løpende til kommunestyret om arbeidet de utfører, både gjennom årsmeldinger og ved framleggelse av rapporter om forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I tillegg legges protokoller fra kontrollutvalgets møter frem for kommunestyret som referatsak. Kontrollutvalgets virksomhet i årene 2011-2015 er oppsummert i en egen rapport. Formålet med rapporten er fra kontrollutvalgets side å informere om utvalgets rolle og funksjon, og at man på den måten kan gi føringer og signaler om lovmessige krav og om formålet med sin egen virksomhet i valgperioden. Rapporten inneholder innledningsvis en kort presentasjon av kontrollutvalget og kontrollutvalgets rolle. Videre gir den en kortfattet oversikt over kontrollutvalgets oppgaver slik de fremgår av de gjeldende bestemmelsene om tilsyn og kontroll i kommuneloven og i forskriftene om revisjon og kontrollutvalg. Som vedlegg til denne rapporten er det utarbeidet en oversikt over gjennomførte forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller i perioden 2011 2015. I oversikten er det gjort rede for problemstilling, rapportens konklusjon, revisors anbefalinger, kontrollutvalgets vedtak og kommunestyrets vedtak, samt den administrative oppfølgingen av kommunestyrets vedtak. Rapportene er utformet på en måte som gjør den egnet til bruk som grunnlag for informasjon om tilsyn og kontroll til nytt kontrollutvalg og nytt kommunestyre. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagt rapport om utvalgets virksomhet i valgperioden 2011-2015, rapport om gjennomført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Eventuelle forslag til endringer i rapportene som fremkommer i kontrollutvalgets møte, innarbeides før de legges frem for endelig behandling i kommunestyret. 20

Kontrollutvalgets virksomhet Valgperioden 2011 2015 Snillfjord kommune 1 21

Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 2. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning... 3 2.1 Kontrollutvalgets sammensetning i perioden... 3 2.2 Rammer for utvalgets arbeid... 3 2.3 Kontrollutvalgets ressurser... 4 2.3.1 Sekretariat... 4 2.3.2 Revisjon... 4 2.3.3 Økonomi... 4 3. Arbeid i utvalget... 5 3.1 Møter... 5 3.2 Saker... 5 3.3 Deltakelse i relevante fora... 6 4. Finansiell revisjon... 6 5. Forvaltningsrevisjon... 7 5.1 Gjennomført forvaltningsrevisjon... 7 5.2 Granskinger eller undersøkelser... 7 6. Selskapskontroll... 8 6.1 Gjennomført selskapskontroll... 8 7. Påseansvar overfor revisjon... 8 8. Erfaringer fra arbeidet i valgperioden 2011-2015... 9 8.1 Forholdet til politisk ledelse... 9 8.2 Forholdet til administrativ ledelse... 9 9. Oppsummering... 9 22 2

1. Innledning Valgperioden 2011 2015 nærmer seg slutten og et snart 4-årig virke for kontrollutvalget i Snillfjord kommune er i ferd med å fullføres. For å kunne oppsummere egen virksomhet, sette eget arbeid og resultater i et kritisk lys, samt å gi det påtroppende kontrollutvalget en god innføring til sitt arbeid, ønsker kontrollutvalget å gi en evaluering av sitt eget arbeid i valgperioden. 2. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. Kommunestyret i Snillfjord kommune vedtok Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring på sitt møte i mai 2014. 2.1 Kontrollutvalgets sammensetning i perioden Medlemmer Oddvar Lian, leder Anders Johan Krokstad, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Varamedlemmer 1.Jens Selnes 2. Åshild Johanne Lian 3.Sverre Johan Jacobsen 4.Arnfinn Olav Volden 5.Kirsten Astrid Wærdal På bakgrunn av endringer i ordførervervet, foretok Kommunestyret nyvalg av kontrollutvalget i sak 43/13, møte 04.07.2013. Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Oddvar Lian, leder 1.Jens Selnes John Geir Stølan, nestleder 2. Åshild Johanne Lian Gerd Mary Fegstad 3.Sverre Johan Jacobsen Jostein Selnes 4.Arnfinn Olav Volden Merja Korkman 5.Kirsten Astrid Wærdal Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. Kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene er ivaretatt. Kontrollutvalget er av den oppfatning at en felles varaliste i utvalget, slik det er i dag, fungerer veldig godt. Og håper at dette blir videreført i valgperioden-e som kommer. 2.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommuneloven 77:og i forskrift om kontrollutvalg av 15.06.2004, men kommunestyret kan 23 3

konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følge og rapportere resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 2.3 Kontrollutvalgets ressurser 2.3.1 Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Snillfjord kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. 2.3.2 Revisjon Snillfjord kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Snillfjord kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. 2.3.3 Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. Mens den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i 2012 hadde et budsjett på 462.805 kroner er tilsvarende for 2015 kroner 526.625. Av dette utgjør i 2015 ca. 24 4

67 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, ca. 22 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og ca. 11 % benyttes til aktivitet i kontrollutvalget (inkl. lønn). Kontrollutvalget oppfatter dette som en økonomisk situasjon som setter dem i stand til å ivareta oppgavene sine, men likevel innen nøkterne rammer som for ressursbruken. Budsjetter til revisjons- og sekretariats selskapene har fulgt innstillinger gjort i de respektive representantskapene 3. Arbeid i utvalget 3.1 Møter Det har gjennom hele perioden vært avholdt ca. 5 møter pr år. En slik møtefrekvens viser seg passende i forhold til omfanget saker som behandles i utvalget. Utvalget har behandlet 180 saker i valgperioden 2011-2015, møtene legges til rådhuset. Ved mange av møtene som er holdt på rådhuset har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen. Fra 1. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske utvalg i Snillfjord kommune. Fra og med valgperioden 2011-2015 er protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendt kommunestyret som trykt referatsak. 3.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommuneloven 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalgets saksbehandling er ikke sammenfattet i noe årshjul, men det er likevel et visst mønster fra år til år hvilke saker som kommer opp til ulike tider. I tillegg til de kjente saksområdene hender det at utvalget får henvendelser fra innbyggere eller kommunestyret, som berører områder som kan være innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde. I desember 2012 ba kommunestyret kontrollutvalget om å vurdere rådmannens håndtering av saken Bolig Sunde. Kontrollutvalget bestilte en rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS på sitt møte 19.02.2013. Ferdig rapport ble behandlet av kontrollutvalget på møte 03.06.2013 i sak 19/2013. Kommunestyret behandlet rapporten på sitt møte 20.06.2013 i sak 30/13. Kommunestyret fattet følgende vedtak: Kommunestyret tar revisors rapport vedr. Bolig Sunde til orientering. Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Snillfjord kommune fått rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I valgperioden 20011 2015 har følgende rapporter blitt fremlagt: - Barneverntjenesten ved Hemne kommune, barneverntjenesten for Hemne og Snillfjord - Tvungen helsehjelp i sykehjem - Søknad om økonomisk stønad for personer med forsørgeransvar for barn. - Fylkesmannens tilsyn med Snillfjord kommune som barnehagemyndighet - Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap sin tilsynsrapport vedr. brannog redningsvesenets forebyggende arbeid - Statsarkivets tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune 25 5

3.3 Deltakelse i relevante fora For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av arrangement utvalget har vært representert på i perioden er KonSek-samling. Årlig arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, og har mulighet til å delta på årsmøtene der. Disse arrangeres i tilknytning til en konferanse som arrangeres i juni hvert år. 4. Finansiell revisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, rapportering om enhetsbesøk og om planlegging og status i revisjonsarbeidet. Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskaper i valgperioden, uttalelsene er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling og vurdering av regnskapene. Kontrollutvalget har avgitt følgende uttalelser til regnskapet for Snillfjord kommune i valgperioden: 2011: Sak 14/2012: Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2011 med en kommentar vedr. for sent avlagt årsregnskap og årsberetning: Kontrollutvalget forutsetter at det arbeides for at årsregnskap og årsberetning avlegges rettidig i kommende år 2012: Sak 12/2013: : Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2012 med en kommentar vedr. for sent avlagt årsregnskap og årsberetning: Kontrollutvalget forutsetter at det arbeides for at årsregnskap og årsberetning avlegges rettidig i kommende år 2013: Sak 11/2014: Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2013 med kommentarer vedr. for sent avlagt årsregnskap og årsberetning, vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett, samt manglende rapportering i henhold til forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Kontrollutvalget forutsetter at det arbeides for at disse forholdene bringes i orden for kommende år. 2014: Sak 9/2015: Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2014 med en kommentar vedr. for sent avlagt årsberetning: Kontrollutvalget forutsetter at det arbeides for at årsberetning rettidig i kommende år. 6 26

5. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i hele valgperioden. Kontrollutvalget har gjort mange vurderinger og hatt drøftinger for å finne gode arbeidsmetoder både i prioritering av prosjekter, samarbeid med revisjonsselskapet og i tilknytning til behandling av avlagte rapporter. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Fra og med 2010 vedtok kontrollutvalget å innføre toårige planer for forvaltningsrevisjon. Dette kontrollutvalget har utarbeidet en plan for perioden 2013/2015. Kontrollutvalget har hatt dialog med politisk og administrativ ledelse underveis i prosessen med utformingen av plan for forvaltningsrevisjon og tatt med seg konstruktive innspill til planleggingen av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Ved bestilling av de enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektene har utvalget lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingene slik at de skal ha fokus på de forholdene utvalget mener er viktig. Samarbeidet og dialogen med revisor har vært av stor betydning. Alle forvaltningsrevisjoner legges systematisk fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges. Samtlige rapporter er sendt videre til kommunestyret. Etter kommunestyrets behandling og vedtak er rapportene fulgt opp med henblikk på å se til at vedtakene blir realisert og arbeidet videre med i administrasjonen. 5.1 Gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har i valgperioden behandlet 2 forvaltningsrevisjonsprosjekter: Sak 27/2012: Saksbehandling Sak 16/2015: Kommunens forvaltning av utleieboliger Det er utarbeidet en egen rapport om forvaltningsrevisjonene, se vedlegg. Det redegjøres her for problemstillinger, politisk behandling og vedtak, samt hvordan vedtakene er fulgt opp av administrasjonen. Utvalget mener å ha satt fokus på viktige områder i sine prosjekter, men vil samtidig understreke betydningen av å gjennomføre relevante forvaltningsrevisjoner i alle deler av kommunens virksomhet. Kontrollutvalgets rolle som bestiller er svært viktig i denne sammenhengen, særlig i forhold til å velge riktig tidspunkt for undersøkelsene og ikke minst være konkret i forhold til hva som skal undersøkes og hva man ønsker svar på. Dette er en oppgave som det påtroppende kontrollutvalget anbefales å gi høy prioritet. 5.2 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret gjennomføre granskninger eller undersøkelser. Dette har ikke vært en sentral del av utvalgets 7 27

virksomhet i valgperioden, da de fleste større undersøkelser er organisert som ordinære og planmessige forvaltningsrevisjoner. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. 6. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll utarbeides 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. Kontrollutvalget har utarbeidet 2 planer for selskapskontroll i valgperioden, 2012-2013 og 2015-2016. En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Snillfjord kommune jobber med å få på plass en eierskapsmelding/eierskapstrategi. Dette arbeidet er, så vidt kontrollutvalget kjenner til, ikke ferdigstilt enda. 6.1 Gjennomført selskapskontroll Kontrollutvalget har i valgperioden behandlet a selskapskontroll: Sak 2/2014: Selskapskontroll av Trønderenergi AS. Det er utarbeidet en egen rapport om selskapskontrollen, se vedlegg. Det redegjøres her for problemstillinger, politisk behandling og vedtak, samt hvordan vedtaket er fulgt opp av administrasjonen. 7. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekkelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at 28 8