MØTEPROTOKOLL Fellesnemnd for kommunesammenslåing Dato: 12.06.2019 kl. 13:15 15:00 Sted: Formannskapssalen AHK Arkivsak: 19/00189 Møtende faste medlemmer: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Møtesekretær: Roger Evjen (Ap), Randi Merete Hoel Ransberg (Ap), Eli Ingeborg Ostrø (Ap), Kari Synnøve Mikkelrud (Frp), Simen Solbakken (H), Rune Skansen (KrF), Turid Dahlum Nilsen (Ap), Dag-Ivar Høisveen (Sp) Jan Birger Holth (UAH) for Thor Håkon Ramberg, Thor Haugerudbråten for Geir Harald Olsen Thor Håkon Ramberg (Krf), Geir Harald Olsen (SP) Inger Hegna prosjektrådmann, Anne Kirsti Johnsen rådmann Rømskog Rita Tørnby tillitsvalgt, Rune Holter SAKSKART Side Saker til behandling 32/19 19/01983-1 Møtestruktur i nye Aurskog-Høland kommune 2 33/19 19/02173-1 Kommunikasjonsstrategi for nye Aurskog-Høland kommune 3 34/19 19/02108-1 Innkjøpssamarbeid fra 2020 4 Orienteringssaker 8/19 19/00190-8 Orienteringer i fellesnemnda 12.06.19 6 Referatsaker 6/19 19/00189-12 Protokoll Fellesnemnd for kommunesammenslåing 20.05.2019 6 Bjørkelangen, 12.06.2019 Roger Evjen Møteleder ordfører i Aurskog-Høland Thor Håkon Ramberg ordfører i Rømskog kommune 1
Saker til behandling 32/19 Møtestruktur i nye Aurskog-Høland kommune Behandlet av Møtedato Saknr 1 Fellesnemnd for kommunesammenslåing 12.06.2019 32/19 Prosjektrådmannens innstilling: 1. Følgende møtestruktur fastsettes i nye Aurskog-Høland kommune: Kommunestyrets møter legges til onsdager kl. 18.00 Formannskapets møter legges til onsdager kl. 10.00 Alle utvalgene har møte onsdager kl. 18.00, og da ca to uker før kommunestyremøte Eldreråd og Råd for personer med funksjonsnedsettelse har møte mandager kl. 12.00. 2. Prosjektrådmannen bes fremme forslag til møteplan i samsvar med ny møtestruktur. Møtebehandling Forslag fra Randi Ransberg (AP): «Formannskapsmøter legges til mandager kl. 10:00. Kommunestyremøter og komitemøter legges til onsdager slik prosjektrådmannen foreslår» Forslaget fikk 6 stemmer, AP 2, Frp 2, Krf 1, H 1 og vedtatt mot 4 stemmer, AP 2, UAH 1, SP 1. Votering Forslaget fikk 6 stemmer, AP 2, Frp 2, Krf 1, H 1 og vedtatt mot 4 stemmer, AP 2, UAH 1, SP 1. Prosjektrådmannens innstilling pkt. 2 og kulepunkt 4, enstemmig vedtatt. Vedtak 1. Følgende møtestruktur fastsettes i nye Aurskog-Høland kommune: Kommunestyrets møter legges til onsdager kl. 18.00 Formannskapets møter legges til mandager kl. 10.00 Alle utvalgene har møte onsdager kl. 18.00, og da ca. to uker før kommunestyremøte Eldreråd og Råd for personer med funksjonsnedsettelse har møte mandager kl. 12.00. 2. Prosjektrådmannen bes fremme forslag til møteplan i samsvar med ny møtestruktur. 2
33/19 Kommunikasjonsstrategi for nye Aurskog-Høland kommune Behandlet av Møtedato Saknr 1 Partssammensatt utvalg for kommunesammenslåing 12.06.2019 1/19 - PSU 2 Fellesnemnd for kommunesammenslåing 12.06.2019 33/19 Prosjektrådmannens innstilling: 1. Kommunikasjonsstrategi for nye Aurskog-Høland kommune godkjennes. 2. Det skal utarbeides en kommunikasjonsplan høsten 2019 som oppdateres hvert år Møtebehandling Ingen avvikende forslag. Votering Innstilling fra partssammensatt utvalg PSU, enstemmig vedtatt. Vedtak 1. Kommunikasjonsstrategi for nye Aurskog-Høland kommune godkjennes. 2. Det skal utarbeides en kommunikasjonsplan høsten 2019 som oppdateres hvert år. 3
34/19 Innkjøpssamarbeid fra 2020 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Fellesnemnd for kommunesammenslåing 12.06.2019 34/19 Prosjektrådmannens innstilling: 1. Aurskog-Høland kommune vedtar avtale om administrativt vertskommunesamarbeid mellom Aurskog-Høland, Enebakk og Nittedal. 2. Nittedal kommune påtar seg å være vertskommune for samarbeidet. 3. Kommunestyret delegerer sin myndighet etter kommuneloven 28-1 b nr. 3 jf. ny kommunelov 20-2 annet ledd til rådmannen i Nittedal. 4. Rådmannen i Nittedal tar initiativ overfor kommunene Lunner, Gran og Jevnaker med sikte på mulig fremtidig innlemmelse av disse kommunene i samarbeidet. 5. Rådmannen kommer tilbake til kommunestyret med ny sak om innkjøpssamarbeid dersom én eller begge kommunene Nittedal og Enebakk ikke vedtar avtale om administrativt vertskommunesamarbeid. Møtebehandling 1. Ingen avvikende forslag til rådmannens punkter 1-5 2. Fellesforslag om å legge til 2 nye punkter: 6. NRI ll skal vurdere, og legge til rette for innkjøp fra lokale leverandører. Avtalene må gjerne deles opp. 7. Det legges til rette for at kommunene veileder lokale tilbydere om varer og tjenester, slik at disse lettere kan være i stand til å gi tilby på offentlige anskaffelser. Enstemmig vedtatt Kari Mikkelrud (FrP) ber om en oversikt over besparelser ved å være tilknyttet NRI II. Votering Prosjektrådmannens innstilling i punktene 1 5, enstemmig vedtatt. Forslag på to nye punkter 6 7, enstemmig vedtatt. Vedtak 1. Aurskog-Høland kommune vedtar avtale om administrativt vertskommunesamarbeid mellom Aurskog-Høland, Enebakk og Nittedal. 2. Nittedal kommune påtar seg å være vertskommune for samarbeidet. 3. Kommunestyret delegerer sin myndighet etter kommuneloven 28-1 b nr. 3 jf. ny kommunelov 20-2 annet ledd til rådmannen i Nittedal. 4. Rådmannen i Nittedal tar initiativ overfor kommunene Lunner, Gran og Jevnaker med sikte på mulig fremtidig innlemmelse av disse kommunene i samarbeidet. 5. Rådmannen kommer tilbake til kommunestyret med ny sak om innkjøpssamarbeid dersom én eller begge kommunene Nittedal og Enebakk ikke vedtar avtale om administrativt vertskommunesamarbeid. 4
6. NRI ll skal vurdere, og legge til rette for innkjøp fra lokale leverandører. Avtalene må gjerne deles opp. 7. Det legges til rette for at kommunene veileder lokale tilbydere om varer og tjenester, slik at disse lettere kan være i stand til å gi tilbud på offentlige anskaffelser 5
Orienteringssaker Saknr Arkivsak Tittel 8/19 19/00190-8 Orienteringer i fellesnemnda 12.06.19 Prosjektrådmannen orienterte om: Endelig organisering av nye AHK. Prosjektrådmannen gikk gjennom organisasjonsplanen og redegjorde for de valg som er gjort. Markering av kommunesammenslåingen i 2019 og 2020. Det vil bli markering i forbindelse med gjennomføringen av dagene «Stuttreist og himlaga» og «Union maraton» Det jobbes med profilering av nye Aurskog-Høland kommune. Referatsaker Saknr Arkivsak Tittel 6/19 19/00189-12 Protokoll Fellesnemnd for kommunesammenslåing 20.05.2019 Ingen merknader til protokollen 6