FoU-BOKA STATSBYGGS KONTRAKTSBESTEMMELSER FOR OPPDRAGSFORSKNING Side 1 av 9
ALMINNELIGE KONTRAKTSBESTEMMELSER... 3 1. Oppdraget... 3 2. Partenes representanter... 3 3. Varsler... 3 4. Personell for utføring av oppdraget... 3 5. Forsikring... 4 6. Honorar... 4 7. Endringer... 4 8. Fakturering og betaling... 5 9. Forsinkelse, dagmulkt... 5 9.1 Forsinkelse... 5 9.2 Reaksjon ved forsinkelse... 5 10. Feil og reaksjoner... 6 10.1 Oppdragstakers feil... 6 10.2 Retting av oppdragstakers feil... 6 10.3 Erstatning... 6 10.4 Reklamasjon... 6 11. Rettigheter til utarbeidet materiale... 6 12. Offentliggjøring... 7 13. Partenes rett til å avslutte avtalen... 7 14. Taushetsplikt... 7 15. Reklame, kontakt med media og innsynsrett... 7 16. Krav til gjengs lønn og arbeidsvilkår for arbeidstakere... 8 17. Tvister... 9 Side 2 av 9
ALMINNELIGE KONTRAKTSBESTEMMELSER 1. Oppdraget Oppdraget omfatter det som er angitt i kontraktsdokumentene, herunder oppdragsbeskrivelsen for oppdragstakeren. Oppdraget skal gjennomføres iht gjeldende lover og forskrifter og god faglig standard. Oppdragstaker skal sørge for godkjenninger og tillatelser der dette er nødvendig. Oppdraget skal utføres til de frister som er angitt i kontraktsdokumentet. Oppdragstakeren forutsettes å anvende den tid som er nødvendig for å utføre de ytelser som kontrakten omfatter. Oppdragstaker skal ha et kvalitetssystem for oppdraget som bl.a. skal omhandle organisasjons-, fremdrifts- og bemanningsplaner, dokumentstyring, håndtering av personopplysninger, kompetanse, og kontrollrutiner for sikring av leveransens kvalitet. Oppdragstaker skal før oppdragsstart gjøre oppdragsgiver kjent med hva han behøver av opplysninger, grunnlagsmateriale og beslutninger for oppdragsutførelse, og når dette skal foreligge. 2. Partenes representanter Hver av partene skal ved inngåelsen av avtalen oppnevne en representant som er bemyndiget til å opptre på vegne av parten i spørsmål som angår utførelsen av oppdraget. 3. Varsler Varsler og andre meldinger etter kontrakten skal gis skriftlig til den personen som er utpekt som partenes representant. Normalt benyttes postforsendelse. Benyttes elektronisk kommunikasjon, vil dette bli regnet som skriftlig varsel bare hvis den elektroniske meldingen eksplisitt og tydelig angir meldingen inneholder et varsel. 4. Personell for utføring av oppdraget Oppdraget skal utføres av samme personell som ble tilbudt oppdragsgiveren før kontrakt ble inngått, eventuelt som ble avtalt på et senere tidspunkt. Den eller de personer som utfører oppdraget skal ha nødvendige kvalifikasjoner og erfaring og for øvrig tilfredsstille de krav oppdragsgiver har stilt i kontrakten. Side 3 av 9
Oppgaver av rent rutinemessig karakter og støttefunksjoner kan utføres av andre innenfor firmaet enn de som er angitt i kontrakten. Oppdragstakeren kan ikke uten oppdragsgiverens skriftlige samtykke skifte ut personer som i henhold til kontrakten eller senere avtale skal utføre oppdraget. Oppdragsgiveren kan bare nekte å samtykke dersom han har saklig grunn, og kan ved behov kreve inntil to måneder kostnadsfri overlapp ved bytte av personell. Dersom nøkkelpersonell, uten skriftlig samtykke, skiftes ut før overlevering av prosjektet, på tross av at oppdragsgiveren har saklig grunn til å nekte, betales en dagmulkt på kr 10.000 per dag. Samlet dagmulktsansvar etter denne bestemmelse er begrenset til 10% av kontraktssummen, maksimalt kr 300.000. Mulkten skal betales i tillegg til eventuell dagmulkt for forsinkelse. Unnlatelse av å rette forholdet, anses som vesentlig mislighold som kan påberopes av oppdragsgiveren som grunnlag for heving inntil 1 måned etter at maksimal dagmulkt har påløpt. 5. Forsikring Oppdragstakerens skal tegne ansvarsforsikring. Forsikringen skal dekke det ansvaret oppdragstakeren kan komme i etter kontrakten. Oppdragstakeren har risikoen for at forsikringen er dekkende. På oppdragsgivers forlangende skal oppdragstaker fremlegge forsikringsbevis. Oppdragsgiver kan holde tilbake alle utbetalinger inntil forsikringsbeviset, på forlangende, er fremlagt. 6. Honorar Oppdraget honoreres til fast pris. Alle alminnelige kostnader i forbindelse med gjennomføringen av oppdraget er inkludert, herunder kopieringsutgifter og nødvendige reiser i forbindelse med gjennomføring av oppdraget. Oppdragstaker forventes å innrette forsknings- og utviklingsarbeidet med den nødvendige ressursinnsats, og må i noen grad, innenfor det avtalte fastprishonorar, akseptere variasjoner i arbeidsmengde og øvrige forutsetninger. Fastprishonoraret sammenfaller med oppdragsgivers endelige økonomiske ramme for oppdraget. Fastprishonoraret er ikke gjenstand for lønns- og prisregulering. 7. Endringer Dersom partene unntaksvis finner grunn til å gjennomføre endringsarbeider, og oppdragsgiver velger å bestille slike arbeider, skal avtale om dette inngås skriftlig. Avtalen skal være merket Side 4 av 9
Endringsavtale og inneholde bestemmelser om vederlag, fremdrift eller sluttfrist samt en nærmere beskrivelse av arbeidet. Endringsarbeider som måtte bli utført uten slik skriftlig avtale, gir ikke rett til tilleggsbetaling. 8. Fakturering og betaling A-konto fakturering skjer etter hvert som arbeidet utføres med et passende intervall, men ikke oftere enn èn gang pr måned. Ved oppdragets slutt skal det ikke være fakturert mer enn 80 % av avtalens totale honorar. Sluttfaktura kan tidligst fremsendes 14 dager etter datoen for når oppdraget er ferdig utført. Oppdragsgiver har rett til å holde tilbake utbetalinger tilstrekkelig til å dekke et konkret og spesifisert krav mot oppdragstaker. Oppdragsgiver skal betale innen 30 dager etter mottatt faktura. Faktura og kreditnota skal sendes elektronisk til Statsbyggs fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Faktura og kreditnota skal formidles via aksesspunkt i meldingsformidlerinfrastrukturen som forvaltes av DIFI. 9. Forsinkelse, dagmulkt 9.1 Forsinkelse Det foreligger forsinkelse dersom oppdraget ikke gjennomføres innenfor avtalens sluttfrist, justert for oppdragstakers rett til fristforlengelse. Hvis sluttfristen ikke er definert i avtalen, regnes sluttfristen som datoen for når oppdragstaker skal ha ferdigstilt arbeidet og overlevert resultatet av oppdraget til oppdragsgiver. Oppdragstakeren kan kreve fristforlengelse dersom han blir forsinket som følge av hindring som kan henføres til forhold som oppdragsgiveren har risikoen for, for eksempel endringer og manglende medvirkning. Det samme gjelder dersom forsinkelsen kan tilbakeføres til forhold som ikke kan legges oppdragstakeren eller hans kontraktsmedhjelpere til last og som heller ikke kunne vært forutsett av oppdragstakeren. Dersom oppdragstaker har grunn til å tro at forsinkelse vil inntre skal oppdragsgiver varsles uten ugrunnet opphold. 9.2 Reaksjon ved forsinkelse Ved forsinkelse kan oppdragsgiver kreve dagmulkt. Dagmulktens størrelse er 500 kr pr kalenderdag. Dagmulkten slutter å løpe når det som skulle vært utført og levert til sluttfristen er gjennomført. Side 5 av 9
10. Feil og reaksjoner 10.1 Oppdragstakers feil Det foreligger feil fra oppdragstakers side når oppdraget ikke er utført i samsvar med kontrakten, og de forventninger oppdragsgiver har grunn til å ha til oppdragstakerens arbeid ikke er innfridd, og dette skyldes at oppdragstakeren ikke har overholdt kravene til faglig forsvarlig handlemåte. 10.2 Retting av oppdragstakers feil Oppdragsgiver kan kreve at oppdragstaker retter feil dersom dette kan skje uten å forvolde oppdragstakeren urimelig ulempe eller kostnad. Dersom retting av feil vil medføre urimelig kostnad eller ulempe kan oppdragstaker i stedet kreve prisavslag som fastsettes skjønnsmessig, bl.a etter oppdragstakers skyldgrad, feilens årsak, oppdragstakers besparelser ved ikke å levere feilfritt. Prisavslag kan også kreves etter mislykket rettingsforsøk. 10.3 Erstatning Oppdragsgiver kan kreve erstattet ethvert sannsynlig tap som kan tilbakeføres til feilen. Erstatningen er begrenset oppad til et beløp som svarer til den pris oppdragsgiver betaler for oppdraget. 10.4 Reklamasjon Oppdragsgiver taper retten til å påberope seg feil dersom han ikke reklamerer innen rimelig tid etter at han burde ha oppdaget feilen. Krav kan ikke fremsettes senere enn 6 måneder etter at oppdraget er avsluttet. 11. Rettigheter til utarbeidet materiale Oppdragsgiver skal kunne bruke resultatet av oppdraget i all sin virksomhet. Retten omfatter også adgang til å gjøre endringer i materialet samt gjøre materialet tilgjengelig for allmennheten med de begrensninger som følger av åndsverkloven 3. I den grad materialet er å anse som et åndsverk kan endringer og tilgjengeliggjøring ikke skje på en måte som er krenkende for opphavsmannen eller verkets anseelse. Oppdragsgiver har rett til å få kopi av alt papirbasert og elektronisk lagret materiale som oppdragstaker utarbeider iht kontrakten. Oppdragsgiver kan ikke kreve kopi av programvare fra oppdragstakeren med mindre programvaren er utviklet spesielt for oppdraget eller dette er avtalt. Side 6 av 9
Med mindre annet er avtalt har oppdragstakeren alle øvrige rettigheter til sine ideer og det materialet oppdragstaker har utarbeidet. 12. Offentliggjøring Resultatene av oppdraget skal hvis ikke annet er avtalt være offentlige. Oppdragsgiver og oppdragstaker skal sammen drøfte når og på hvilken måte offentliggjøringen skal skje. Hvis det oppstår uenighet om resultatene av oppdraget, kan begge parter kreve at offentliggjøringen utsettes i 3 måneder. Etter dette kan begge parter offentliggjøre resultatene selv om partene ikke er kommet til enighet. Dersom oppdraget har ført frem til patenterbare oppfinnelser, kan den part som hevder å ha rett til oppfinnelsen, kreve at resultatene som angår oppfinnelsen skal holdes hemmelig inntil patentsøknad er innlevert. Patentsøknad skal innlevere senest 6 (seks) måneder etter oppdragets avslutning. 13. Partenes rett til å avslutte avtalen Ønsker oppdragstaker eller oppdragsgiver å fri seg fra avtalen før oppdraget er avsluttet pga forhold ved oppdraget, f.eks at målsettingen for oppdraget antas å ikke bli innfridd, skal avtalen kunne bringes til opphør. Avtalen opphører 14 dager etter at en skriftlig begrunnet melding om opphør er kommet frem til mottaker. Oppdragstaker skal ha betalt for alt arbeid som er utført frem til opphørstidspunktet, men ingen av partene kan kreve erstatning for eventuelle økonomiske tap ved at avtalen ikke blir gjennomført. 14. Taushetsplikt Oppdragstaker plikter å holde hemmelig det han i forbindelse med oppdraget får vite om noens personlige forhold. Det samme gjelder det han får vite om oppdragsgivers tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- og forretningsforhold som kan være av konkurransemessig betydning. 15. Reklame, kontakt med media og innsynsrett Reklame Dersom oppdragstakeren eller dennes underoppdragstakere/kontraktsmedhjelpere for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om oppdraget, Side 7 av 9
utover å oppgi oppdraget som generell referanse, skal dette forelegges og godkjennes av oppdragsgiver på forhånd. Kontakt med media All kontakt med media skal håndteres av oppdragsgiver. Innsynsrett Oppdragsgiver, eller den som er bemyndiget av oppdragsgiver, skal ha rett til innsyn i a) oppdragstakerens kvalitetssystem b) utførelsen av oppdraget c) de deler av oppdragstakerens styringssystemer for øvrig (f.eks. for økonomi, timelister for utførende personell, ytre miljø, SHA) og regnskap, som kan ha betydning for oppdragstakerens oppfyllelse av kontrakten. Innsynsretten omfatter blant annet revisjon og verifikasjon, inklusive intervjuer, inspeksjon, kontroll og dokumentgjennomgåelse. Oppdragstakeren skal vederlagsfritt yte rimelig assistanse ved slikt innsyn. Innsynsretten er begrenset til seks måneder etter at siste betaling har funnet sted. Oppdragstakeren skal sikre at oppdragsgiver har tilsvarende innsynsrett hos oppdragstakerens direkte og indirekte kontraktsmedhjelpere og eventuelle underoppdragstakere, med mindre leveransen har en klart underordnet betydning for oppdragstakerens evne til å oppfylle sine forpliktelser overfor oppdragsgiver. 16. Krav til gjengs lønn og arbeidsvilkår for arbeidstakere Oppdragstakeren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos kontraktsmedhjelpere som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med denne bestemmelsen. På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal lønns- og arbeidsvilkårene være i samsvar med gjeldende forskrifter. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkårene være i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om a) minste arbeidstid, b) lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og c) dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Alle avtaler oppdragstakeren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom oppdragstakeren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Oppdragsgiveren kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger besparelsen for arbeidsgiveren. Side 8 av 9
Oppdragstakeren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Oppdragstakeren skal også fremlegge dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkårene hos kontraktsmedhjelperne. Lederen av oppdragstakerens virksomhet er ansvarlig for at denne kontraktsbestemmelsen blir etterlevd. 17. Tvister Tvister som ikke løses i minnelighet skal behandles ved de ordinære domstoler med Oslo tingrett som verneting. Tvister behandles alltid etter norske prosessuelle og materielle regler. Side 9 av 9