Innkalling til møte i Helse, oppvekst og kulturutvalget 12.01.2016 kl. 09:00 på Kommunestyresalen, Skaun rådhus.

Innkalling til møte i Helse, oppvekst og kulturutvalget 12.01.2016 kl. 09:00 på Kommunestyresalen, Skaun rådhus. ORIENTERINGER/BEFARINGER: Pause Regional museumskoordinator v/museumsdirektør Orkla industrimuseum (MiST) Torbjørn Lefstad Orientering om bokprosjektet «På tur i Skaun en guide over turmulighetene i Skaun» v/kulturkonsulent Steinar Haugen Orientering om status for barneverntjenesten i Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun v/enhetsleder Tom Døsvik Tema; Frafall grunnskole/vgs. v/rektor ved Orkdal vgs. Kristoffer Upheim, spesialpedagog Rita Amundsen, enhetsleder BFH Eli Haugen Orientering om kriterier for matombringing Skaun kommune v/enhetsleder Hjemmesykepleien Bodil Wilmann Befaring Meieribakken bofellesskap og Gullhaugtun bofellesskap Orientering om bruk av ressurser tidlig innsats i grunnskolen i Skaun v/ Hege Røttereng Status og informasjon om Helse- og mestringsboliger i Børsa v/yoshi Tsujimoto

TIL BEHANDLING: 1/16: MELDINGER - HELSE, OPPVEKST OG KULTURUTVALGET 12.01.2016 2/16: KAPASITETSUTBYGGING BUVIK SKOLE - PROSJEKT- OG BYGGELEDERRAPPORTER RAPPORT NOVEMBER 2015 3/16: HELSEBEREDSKAPSPLAN 4/16: SAMARBEIDSAVTALE MED ST. OLAVS HOSPITAL Varamedlemmer møter etter nærmere varsel. Forfall meldes til Servicekontoret, tlf. 72867200. Børsa, 06.01.2016 Espen Tørset leder

SAKSPAPIRER Utvalg: Helse, oppvekst og kulturutvalget Møtedato: 12.01.2016 Sakliste 1/16: MELDINGER - HELSE, OPPVEKST OG KULTURUTVALGET 12.01.2016 2/16: KAPASITETSUTBYGGING BUVIK SKOLE - PROSJEKT- OG BYGGELEDERRAPPORTER RAPPORT NOVEMBER 2015 3/16: HELSEBEREDSKAPSPLAN 4/16: SAMARBEIDSAVTALE MED ST. OLAVS HOSPITAL

Sak 1/16 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 1/16 Arkivkode: 033 Arkivsaksnr: 16/44 Saksbehandler: Elisabet E. Iversen Saksnummer Utvalg Møtedato 1/16 Helse, oppvekst og kulturutvalget 12.01.2016 SAKEN GJELDER: MELDINGER - HELSE, OPPVEKST OG KULTURUTVALGET 12.01.2016 RÅDMANNENS INNSTILLING: Melding tas til orientering SAKSDOKUMENTER: Rapport refererte journalposter SAKSFRAMLEGG: ØKONOMISK VURDERING:

Sak 2/16 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 2/16 Arkivkode: 614 A20 Arkivsaksnr: 15/2359 Saksbehandler: Sigve A. Laugsand Saksnummer Utvalg Møtedato 34/15 Helse, oppvekst og kulturutvalget 29.09.2015 36/15 Helse, oppvekst og kulturutvalget 17.11.2015 2/16 Helse, oppvekst og kulturutvalget 12.01.2016 SAKEN GJELDER: KAPASITETSUTBYGGING BUVIK SKOLE - PROSJEKT- OG BYGGELEDERRAPPORTER RAPPORT NOVEMBER 2015 RÅDMANNENS INNSTILLING: Prosjektrapport byggefasen november 2015 for prosjektet Kapasitetsutbygging Buvik skole tas til orientering. SAKSDOKUMENTER: Vedlagt Prosjektrapport byggefasen november 2015, kapasitetsutbygging Buvik skole. SAKSFRAMLEGG: Vedlagt følger Prosjektrapport byggefasen november 2015, kapasitetsutbygging Buvik skole. I møtet gis en kort muntlig informasjon basert på vedlagte rapport. I tillegg gis i møtet en muntlig orientering om status for finansiering av parkeringsplasser for kollektivtransport. ØKONOMISK VURDERING: Ingen direkte økonomiske konsekvenser.

Sak 3/16 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 3/16 Arkivkode: X26 Arkivsaksnr: 15/2904 Saksbehandler: Erik Eide Saksnummer Utvalg Møtedato 3/16 Helse, oppvekst og kulturutvalget 12.01.2016 SAKEN GJELDER: HELSEBEREDSKAPSPLAN RÅDMANNENS INNSTILLING: «Helseberedskapsplan plan for helsemessig og sosialberedskap 2015-2018» vedtas. SAKSDOKUMENTER: Helseberedskapsplan plan for helsemessig og sosialberedskap 2015-2018. SAKSFRAMLEGG: Bakgrunn Denne planen er utarbeidet i felleskap av enhetsleder Bodil Wilmann (hjemmetjenester), enhetsleder Line Kirksæther (Rossvollheimen), enhetsleder Eli Haugen (Barn, familie og helse), enhetsleder Carl-Tore Ellingsen Næss (NAV) og rådgiver Erik Eide (helse) som overtok etter tidligere rådgiver Trude Wikdahl. Formålet med planen er å sikre at helse- og sosialtjenestene er forberedt på å kunne yte bistand for å verne om liv og helse også ved ekstraordinære hendelser som kriser og katastrofer som vil kunne medføre økt behov for bistand eller hendelser som fører til at tjenestene har redusert kapasitet i forhold til normalsituasjonen. I tillegg til å verne om liv og helse er det viktig å kunne verne om kommunens materiell, miljø og omdømme. HOKU fikk en orientering om Helseberedskapsplan i møte 17.november 2015. Denne planen inngår sammen med kommunens øvrige beredskapsplaner. Drøfting Planen er bygd opp om tre hoveddeler hvor kapitel 1-6 er en tekstlig fremstilling av formål, begreper, lovgrunnlag, prinsipper og roller. Del 2 viser spesifikke tiltakskort for de aktuelle enhetene, mens del 3 inneholder varslingslister med kontaktinformasjon, og det gjøres oppmerksom på at utkastet ikke inneholder varslingslister. Det gjøres oppmerksom på at NAV Skaun har sin egenberedskapsplan som innholdsmessig ivaretar det samme. Planen er utformet slik at man lett kan skaffe seg oversikt og den er lett å orientere seg i slik at den kan brukes operativt når det oppstår en hendelse utenfor normalsituasjonen. Rådgiver helse har fått oppgaven med å sikre at varslingslister blir oppdatert 2 ganger pr år.

Sak PS 3/16 ØKONOMISK VURDERING: Det medfører ingen økonomiske konsekvenser. Side 5 av 9

Sak 4/16 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 4/16 Arkivkode: G00 &01 Arkivsaksnr: 15/3335 Saksbehandler: Erik Eide Saksnummer Utvalg Møtedato 4/16 Helse, oppvekst og kulturutvalget 12.01.2016 / Kommunestyret 28.01.2016 SAKEN GJELDER: SAMARBEIDSAVTALE MED ST. OLAVS HOSPITAL RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Skaun kommune godkjenner Samarbeidsavtalen datert 02.12.2015. 2. Skaun kommune godkjenner retningslinje 3 og 5 datert 02.12.2015, - praktiske retningslinjer samhandling vedrørende innleggelse, utskriving og overføring av pasienter mellom Skaun kommune og St.Olavs Hospital HF. 3. Skaun kommune godkjenner retningslinje 12 datert 02.12.2015 avvikshåndtering og kvalitetsforbedring. 4. Øvrige retningslinjer prolongeres. SAKSDOKUMENTER: Samarbeidsavtale utkast Avtale 2 koordinerte tjenester Avtale 3 og 5 retningslinjer for inn- og utskriving Avtale 6 Kunnskapsutvikling utkast Avtale 7 Forskning og utdanning utkast Avtale 8 om jordmortjenester utkast Avtale 9 samarbeid om IKT versjon 10 Avtale 10 om forebygging utkast Avtale 11 omforente beredskapsplaner utkast Avtale 11 Tjenesteavtale om planer for den akuttmedisinske kjeden utkast Avtale 12 avvikshåndtering og kvalitetsforbedring utkast Sak til kommunestyret SAKSFRAMLEGG: Bakgrunn I forkant av innføringen av Samhandlingsreformen ble det høsten 2011 gjennomført forhandlingsmøter mellom regionene og St. Olavs Hospital HF, og Overordnet samarbeidsavtale mellom kommunene og St. Olavs Hospital HF ble godkjent tidlig i 2012.

Sak PS 4/16 Våren 2015 ble det påbegynt forhandlinger med sikte på å revidere Samarbeidsavtalen basert på de erfaringene man har gjort seg siden den første avtalen ble iverksatt. Det ble opprettet et forhandlingsutvalg som har ført forhandlinger med det regionale helseforetaket. Partene i avtalen er kommunene og det regionale helseforetaket. Forhandlingsutvalget har bestått av følgende representanter fra kommunene: Helge Garåsen, Trondheimsområdet (forhandlingsleder) Tor Langvold, Fosenregionen Marius Jermstad, Fjellregionen Torgeir Aarvåg/ Arild Risvik, Orkdalsregionen Runar Asp, Værnesregionen Sekretariatsoppgaven ble delt mellom KS og St. Olavs Hospital HF. Forhandlingsutvalget har gjennomgått alle gjeldende avtaler og retningslinjer på nytt. For den overordnede samarbeidsavtalen (avtale 1, heretter kalt Samarbeidsavtale) og avtale om inn- og utskriving (avtale 3/5) er det foreslått omfattende endringer. Forhandlingsutvalget foreslår også en ny retningslinje «Retningslinje om samarbeid om kvalitetsforbedring og rutiner for avvikshåndtering og forbedringsarbeid» (avtale 12). Forslag til Samarbeidsavtale og de nevnte retningslinjene legges frem for behandling av styret for St. Olavs Hospital HF og de respektive kommunestyrene. Avtalen oppfyller partenes lovpålagte plikt i henholds vis lov om kommunale helse- og omsorgstjenester og lov om spesialisthelsetjenester. Kommunene og St.Olavs Hospital må vedta samme ordlyd. Drøfting Lovpålagte samarbeidsavtaler mellom kommuner og helseforetak er et virkemiddel for å bidra til å realisere målsetningene med samhandlingsreformen: Bedre folkehelsen Skape bærekraftige, koordinerte helsetjenester med god kvalitet. Gjennom samarbeidsavtaler vil man konkretisere oppgave- og ansvarfordelingen, samt etablere gode samarbeidsrutiner for samhandling, og sikre god koordinering og økt pasientsikkerhet mellom kommunene og spesialisthelsetjenestene. Noen av erfaringene man har gjort med avtaler og samarbeid er: Administrativt samarbeidsutvalg (ASU) er for stort (24 medlemmer og observatører) Møtefrekvensen i ASU for lav (ca 4 møter pr år) Det har vært for lite dialog og for stort fokus på vedtakssaker i ASU For stort fokus på hvem som juridisk ansvar for hva på bekostning av hvordan man ønsker å utvikle tjenestene Noen tiltak som er avtalt er ikke fulgt opp Sekretariatsfunksjon og saksforberedelser har vært mangelfull Samarbeidsavtale Det er foreslått å opprette ett nytt Faglig samarbeidsutvalg (FSU), for øvrig er det ikke foreslått endringer i gjeldende FSU struktur. Politisk utvalg Det reetableres et samarbeidsutvalg på politisk/styrenivå, hvor partene gis mulighet til å drøfte Side 7 av 9

Sak PS 4/16 strategiske og politiske spørsmål av betydning for samhandlingen, samt å medvirke til å forankre samarbeidet på politisk nivå. Det politiske samarbeidsutvalget konstitueres som en del av møtet i Fylkesstyret i KS. Styreleder, 2 styre medlemmer og administrerende direktør ved St. Olavs Hospital deltar. Sekretariatsfunksjon Det etableres en permanent koordinerings- og sekretariatsfunksjon med fast bemanning. Det skal ivareta løpende koordinerings og saksbehandling for ASU, koordinering mellom ASU og FSU-er, koordinering av felles planlegging, kommunikasjon med aktører og interessenter, sekretariat for politisk arbeidsutvalg. Samarbeidet på kommunesiden Samarbeidet på kommunesiden organiseres med basis i 5 regioner: Trondheimsområdet, Fjellregionen, Orkdalsregionen (SiO), Fosen og Værnesregionen. Dette gjelder både representasjon i utvalg og løpende arbeid. Det skal avholdes dialogmøte mellom St. Olavs Hospital og den enkelte region. Brukerorganisasjoner og tillitsvalgte Samme representasjon i ASU som nå. Gjennomføring og forankring Partene forplikter seg til å gjøre avtalen kjent for egne ansatte og brukere. Retningslinjer for inn- og utskriving av pasienter Sykehuset skal sende nødvendig informasjon elektronisk i tidsrommet kl 8-15 på hverdager når sykehuset ønsker at pasienten skal mottas samme dag. Når denne informasjonen sendes etter kl 15 hverdager eller i helg/høytider så kan konsekvensen være at pasienten ikke kan mottas samme dag. Når utreise av pasient skal skje samme dag, skal det etter anmodning fra kommunen sendes med medikamenter og nødvendig forbruksmateriel fra helseforetaket, som regel frem til første virkedag eller der annet er avtalt, for å sikre kontinuitet i behandlingen. Kommunen skal innen 3 timer etter å ha mottatt elektronisk varsel om utskrivingsklar pasient, svar på: om de kan ta imot pasienten når de eventuelt kan ta imot pasienten, samt hvilket tilbud pasienten skal få ved ankomst gi tilbakemelding om helseforetaket skal sende med medikamenter og eller nødvendig forbruksmateriell Ambisjonen er at kommunene skal øke tilgjengeligheten og motta varsel og øke mottak av pasienter på ettermiddag og helg. Helseforetaket kan ta betalt for døgn 0 nr nødvendig informasjon er sendt elektronisk 24/7 alle kalenderdager om kommunen innen 3 timer etter mottatt varsel ikke svarer eller varsler at ikke kan ta imot pasienten. Avtale om samarbeid om kvalitetsforbedring og rutiner for avvikshåndtering og forbedringsarbeid Det er enighet om at alt samarbeid mellom partene samordnes i et helhetlig kvalitetssystem, hvor faglig utvikling av tjenestene skal være et grunnleggende prinsipp i kvalitetssystemet. Det foreslås også å opprette et FSU for samarbeid om kvalitetsforbedring og rutiner for avvikshåndtering og forbedringsarbeid. FSU skal sikre en systematisk gjennomgang av meldte Side 8 av 9

Sak PS 4/16 uønskede hendelser og forbedringsforslag og legge dette frem for medlemmene i ASU. ØKONOMISK VURDERING: Dette innebærer ingen økonomiske konsekvenser. Side 9 av 9

Arkivsaksnr.:16/44 SAKEN GJELDER: MELDINGER - HELSE, OPPVEKST OG KULTURUTVALGET 12.01.2016 RÅDMANNENS INNSTILLING: Melding tas til orientering SAKSDOKUMENTER: Rapport refererte journalposter SAKSFRAMLEGG: ØKONOMISK VURDERING:

REFERERES FRA DOKUMENTJOURNAL Dato: - Utvalg: HOKU Helse, oppvekst og kulturutvalget Saksnr Regdato Avd/Sek/Sakb Arkivkode Løpenr Navn Innhold 13/1483-42 30.10.2015 HE&OP/KULF/SHA 233 C22 11213/15 Viggja IL INNVILGELSE AV MIDLER - TILTAK I UTMARK OG UTBEDRING AV TRIMLØYPER 15/2870-5 30.11.2015 HE&OP/KULF/SHA C21 12165/15 Børsa IL INNVILGELSE AV OPPSTARTSTILSKUDD TIL BØRSA IL INNEBANDY 15/3182-1 14.12.2015 RÅD/RÅD/ERIKEIDE 026 G20 12568/15 Toril Mesteig VERTSKOMMUNENEMNDA SIO - MØTEPROTOKOLL 14/3153-44 15.12.2015 STAB/SE/GLA 033 &17 12624/15 Buvik skole REFERAT FRA SU BUVIK SKOLE 15/3277-1 22.12.2015 HE&OP/KULF/SHA C84 12826/15 Nidaros biskop BERAMMING AV BISPEVISITAS I SKAUN, BØRSA OG BUVIK SOKN 2016 15/1719-8 04.01.2016 HE&OP/KULF/SHA B50 30/16 Sør-Trøndelag fylkeskommune PLAN - DEN KULTURELLE SKOLESEKKEN 2015/16 16/27-1 06.01.2016 STAB/ØP/HER 104/16 SKOLERUTE SKAUN KOMMUNE 2016/2017

Arkivsaksnr.:15/2359 SAKEN GJELDER: KAPASITETSUTBYGGING BUVIK SKOLE - PROSJEKT- OG BYGGELEDERRAPPORTER RAPPORT NOVEMBER 2015 RÅDMANNENS INNSTILLING: Prosjektrapport byggefasen november 2015 for prosjektet Kapasitetsutbygging Buvik skole tas til orientering. SAKSDOKUMENTER: Vedlagt Prosjektrapport byggefasen november 2015, kapasitetsutbygging Buvik skole. SAKSFRAMLEGG: Vedlagt følger Prosjektrapport byggefasen november 2015, kapasitetsutbygging Buvik skole. I møtet gis en kort muntlig informasjon basert på vedlagte rapport. I tillegg gis i møtet en muntlig orientering om status for finansiering av parkeringsplasser for kollektivtransport. ØKONOMISK VURDERING: Ingen direkte økonomiske konsekvenser.

Prosjektrapport Byggefasen November 2015 Kapasitetsutbygging Buvik skole HR Prosjekt AS Dokument eier: Kristian Müller Revidert: 27.06.2014 Revidert av: Kristian Müller Side 0 av 3

Prosjektrapport 1 Status utførte arbeider 1.0 Prosjektering og byggesak Status prosjektering er god, byggeplass får det underlaget som trengs. Prosjekteringen nærmer seg slutten og det jobbes nå med arbeidstegninger i de fagene som gjenstår. Det pågår prosjektering av løst inventar i samarbeid med interiørarkitekt, byggherre og bruker. Brukerprosess angående fargevalg og valg av foliering har startet. Én byggesøknad er inne til behandling hos kommunen nå, den gjelder parkeringsområdet og innebærer søknad om dispensasjon fra reguleringsplan. Siste IG (igangsettelsestillatelse) som gjelder utomhusområdet generelt er planlagt innlevert innen utgangen av 2015. Søknad til arbeidstilsynet er sendt, og det er gitt samtykke til planene. 1.1 Status produksjon Montering av prefabrikerte elementer har preget fremdriften i november. Det er montert betongvegger, betongtrapper, betongdekker, betongsøyler, vindkryss i stål og bæresystem i stål. Av betongarbeidet har det blitt armert og støpt noen vegger, heissjakt og noe småstøp mellom prefabrikterte betongelement. Tømmerarbeidet har hatt oppstart med yttervegg (sville, stendere og utvendig gipsplater) på begge plan. Nyhus Maskin har arbeidet med VA-grøfter på østsiden av bygget og de har begynt arbeidet med vannledning langs Skaunhallen. Arbeidet med støttemuren og amfiet er ferdigstilt. Overleveringen ble i uke 48, noe senere enn antatt pga. feillevering av fallsikkert dekke og avhengighet av været. 1.2 Innkjøp Innkjøpsprosessene er godt i gang. Siste avklarte innkjøp er: Solavskerming, malerarbeid, brannisolering, parkett og limtre. Av byggherreinnkjøp er prosessen for løst inventar, AV-utstyr og kjøkken startet. For løst inventar kan det bli en ny innkjøpsrunde etter dårlige erfaringer med leveringen på Børsa skole fra samme leverandør. Dette er ikke avklart enda. HR Prosjekt AS Dokument eier: Kristian Müller Revidert: 27.06.2014 Revidert av: Kristian Müller Side 1 av 3

Prosjektrapport 2 Økonomi 2.0 Budsjett Budsjett er satt opp med ramme på 136 mill. inkl. mva. Dette inkluderer nybygg, rehabilitering av eksisterende skole og utomhusområde med utvidet omfang. I november har arbeidet med besparelsesliste for prosjektet fordelt på arkitektfag og utomhus fortsatt. Gjennomgangen av planene på ny har gitt et enda bedre gjennomarbeidet prosjekt som er godt forankret hos brukerne i tillegg til besparelse. Det har til nå kommet inn 23 endringer, der 18 er godkjente, 2 er under behandling og 3 utgår. Endringene har tatt av reserven, men prosjektet er fortsatt godt innenfor budsjettrammene. Målsum med nye endringer ble ikke revidert i november da det var lite å justere siden forrige oppdatering og det enda er usikkerhet i besparelser utomhus. Det vil i desember blir gjort en avstemming mot kommunes utbetalinger og prosjektregnskap. 3 Fremdrift 3.0 Oppstart på byggeplass Forberedende arbeidene startet opp på byggeplass i uke 26, 2015. Byggestart etter mottatt rammetillatelse og igangsettelsestillatelse ble i uke 35 2015. Oppstart rehabilitering eksisterende skole er satt til 2. mai 2016. 3.1 Fremdrift Prosjektet følger planlagt fremdrift, og ingen milepæler er flyttet. Følgende milepæler gjelder: FVD-dokument utkast: 30.07.16 Overtakelse nybygg: 29.09.16. Overtakelse eksisterende skole: 29.09.16 Innflytting: 01.11.16 3.2 Fremdriftsplan byggherreleveranser Det er foreløpig ingen byggherreleveranser som påvirker fremdriften. HR Prosjekt AS - TKL Dokument eier: Kristian Müller Revidert: 07.09.2014 Revidert av: Viggo Frogner Side 2 av 3

Prosjektrapport 4 HMS, kvalitet, miljø og risikostyring 4.1 HMS Ingen ulykker eller skader er rapportert siste periode. Bommen ved Skaunhallen fungerer fortsatt fint. Alle leveranser må enten kontakte byggeplass ved ankomst eller ringe inn til bommen selv dersom de kjører ofte. Bommen skal fremover være stengt også etter kl. 17.00. Siden forrige periode har bygget reist seg, og nå før alle ytterveggene er satt opp krever det at mye og riktig fallsikring er satt opp. Den overordnede status er at HMS-arbeidet er godt ivaretatt. 4.2 Kvalitetsstyring Det har oppstått ett avvik i perioden som omhandlet bærebjelker som ikke passet til takelementene på en liten del av bygget. Avviket ble utbedret og lukket tidlig i desember og vil med det ikke påvirke fremdriften eller kvaliteten. Det er generelt god kontroll og høy fokus på KS i prosjektet. 4.3 Miljø Det er generelt fokus på avfallshåndtering, nå som det begynner å bli arbeid som genererer avfall. Sorteringsgraden er på ca. 80 %. Riveavfall fra Kuben og gammelhuset som ble revet i november holdes utenfor, men her er det på forhånd blitt laget miljøsaneringsrapport, og avfallet skal sortert etter den. Ved valg av materialer og produkter i bygget skal det settes fokus på substitusjon av helseog miljøfarlige produkter jfr. «Substitusjonsplikten». HR Prosjekt AS, Trondheim 10.12.2015 Stine Halleraker Prosjektleder HR Prosjekt AS - TKL Dokument eier: Kristian Müller Revidert: 07.09.2014 Revidert av: Viggo Frogner Side 3 av 3

Arkivsaksnr.:15/2904 SAKEN GJELDER: HELSEBEREDSKAPSPLAN RÅDMANNENS INNSTILLING: «Helseberedskapsplan plan for helsemessig og sosialberedskap 2015-2018» vedtas. SAKSDOKUMENTER: Helseberedskapsplan plan for helsemessig og sosialberedskap 2015-2018. SAKSFRAMLEGG: Bakgrunn Denne planen er utarbeidet i felleskap av enhetsleder Bodil Wilmann (hjemmetjenester), enhetsleder Line Kirksæther (Rossvollheimen), enhetsleder Eli Haugen (Barn, familie og helse), enhetsleder Carl-Tore Ellingsen Næss (NAV) og rådgiver Erik Eide (helse) som overtok etter tidligere rådgiver Trude Wikdahl. Formålet med planen er å sikre at helse- og sosialtjenestene er forberedt på å kunne yte bistand for å verne om liv og helse også ved ekstraordinære hendelser som kriser og katastrofer som vil kunne medføre økt behov for bistand eller hendelser som fører til at tjenestene har redusert kapasitet i forhold til normalsituasjonen. I tillegg til å verne om liv og helse er det viktig å kunne verne om kommunens materiell, miljø og omdømme. HOKU fikk en orientering om Helseberedskapsplan i møte 17.november 2015. Denne planen inngår sammen med kommunens øvrige beredskapsplaner. Drøfting Planen er bygd opp om tre hoveddeler hvor kapitel 1-6 er en tekstlig fremstilling av formål, begreper, lovgrunnlag, prinsipper og roller. Del 2 viser spesifikke tiltakskort for de aktuelle enhetene, mens del 3 inneholder varslingslister med kontaktinformasjon, og det gjøres oppmerksom på at utkastet ikke inneholder varslingslister. Det gjøres oppmerksom på at NAV Skaun har sin egenberedskapsplan som innholdsmessig ivaretar det samme. Planen er utformet slik at man lett kan skaffe seg oversikt og den er lett å orientere seg i slik at den kan brukes operativt når det oppstår en hendelse utenfor normalsituasjonen. Rådgiver helse har fått oppgaven med å sikre at varslingslister blir oppdatert 2 ganger pr år. ØKONOMISK VURDERING: Det medfører ingen økonomiske konsekvenser.

H elseberedskap sp lan Plan for helsemessig og sosialberedskap 2015-2018 Vedtatt i kommunestyret XX.XX.XX - ESA sak

Innholdsfortegnelse 1 Formål... 4 2 Beredskap... 4 2.1 Definisjoner... 4 2.2 Beredskapsplaner... 5 3 Lovgrunnlag... 6 4 Risikovurdering og sårbarhetsanalyser... 6 5 Prinsipper, ansvar og fullmakter... 7 5.1 Prinsipper for beredskapsarbeid... 7 5.2 Beredskapsansvar... 7 5.3 Økonomi... 7 5.4 Kompetanse... 7 6 Varsling... 8 6.1 Innkalling av kommunens kriseledelse... 8 6.2 Utrykning... 8 6.3 Skadested... 8 6.4 Lokal redningssentral (LRS)... 9 6.5 Prioritering av pasienter/skadde... 9 6.6 St. Olavs Hospital... 9 6.7 Legevakt... 9 6.8 SiO sengepost med KAD-senger (kommunale akutte døgnplasser)... 9 6.9 Skaun legekontor... 9 6.10 Rossvollheimen helse og omsorgssenter... 9 6.11 Etablering av evakuerte og pårørendesenter (EPS)... 9 6.12 NAV sosiale tjenester... 10 8 Vedlegg... 11 8.1 Mal for tiltakskort for spesifikke hendelser... 11 8.2 Mal for varslingsliste... 12 9 Tiltakskort Rossvollheimen... 13 9.1 Strømbrudd i store deler av kommunen... 13 9.2 Brann som krever evakuering av store deler av Rossvollheimen... 14 9.3 Pandemi, kjøkkenpersonalet ikke tilgjengelig... 15 9.4 Evakuering av Rossvollheimen... 16 9.5 Ekstern hendelse med stort behov for helsepersonell... 17 10 Tiltakskort Hjemmetjenesten... 18 2

10.1 Mobilnett nede... 18 10.2 Medisinsk teknisk utstyr, strømbrudd over 4 timer... 19 11 Tiltakskort Barn, familie og helse... 20 11.1 Roller og drift i Evakuerte og pårørendesenter (EPS)... 20 3

1 Formål Formålet med helse- og sosialberedskap er å verne liv og helse, og bidra til at alle som bor eller oppholder seg i kommunen får nødvendig helsehjelp og sosiale tjenester også ved kriser og katastrofer. Planen for helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsplanen) skal være et arbeidsdokument under kriser og tar sikte på å gi de nødvendige instrukser for på kort varsel å kunne mobilisere personell og materiell i kommunens helse- og sosialtjeneste. Helseberedskapsplanen skal gi en samlet oversikt over helsetjenestens beredskap og aktørene skal ta utgangspunkt i planen når de lager egne beredskapsplaner for sin krisehåndtering. Denne planen erstatter tidligere plan for helsemessig og sosial beredskap under kriser/katastrofer og krig i Skaun kommune, og omfatter enhetene Barn, familie og helse, Hjemmetjenesten, NAV sosial og Rossvollheimen helse- og omsorgssenter. 2 Beredskap 2.1 Definisjoner Beredskap 1 i kommunens helsetjeneste er planlegging og forberedelser av tiltak for å forebygge eller håndtere kriser av to typer: Kriser som rammer kommunens innbyggere så hardt at det medfører en ekstraordinær belastning på kommunehelsetjenesten, og som kan kreve en generell omstilling av den ordinære driften for å kunne øke kapasiteten. Økt behov! Kriser som vesentlig reduserer kommunehelsetjenestens evne til å yte tjenester. Dette kan være hendelser som rammer helsetjenestens lokaler, som brann, eksplosjon, vannskade, strømbrudd, eller hendelser som gjør at medarbeiderne ikke kommer seg på jobb, som trafikkaos eller influensaepidemi. Redusert kapasitet! 1 Aavitsland: Beredskapsplan 2014 4

Beredskapsarbeid omfatter kommunehelsetjenesten s samlede arbeid med beredskap og hviler på det daglige arbeidet, beredskapsplanen, utviklingsplaner, opplæring, øvelser og erfaring fra tidligere kriser. Formålet med helseberedskapsplanen er å kunne verne liv og helse og gi nødvendig helsehjelp i kommune n også under kriser. Andre formål i beredskapsplanen å verne materiell, miljø og omdømme. Risiko - og sårbarhetsanalyse (ROS) er en systematiskartlegging av risiko og sårbarhet og utgjør grunnlaget for beredskapsarbeidet. 2.2 Beredskapsplaner Plan for samfunnssikkerhet i Skaun kommune er overordnet denne planen. I tillegg har kommunen egen plan for kommunal kriseledelse og plan for informasjon ved kriser. NAV Sk aun har også sin egen beredskapsplan. Det er også utarbeidet en egen handlingsplan for psykososialt kriseteam, so m er et team som trer i funksjon ved større ulykker, plutse lige dødsfall eller spesielle situasjoner som krever økt oppmerksomhet. Disse planene legger føringer for arbeidet med kommunens helsemessige og sosiale beredskap. Kommunen har en egen smittevernplan, som er en fagplan til denne planen. 5

3 Lovgrunnlag Aktuelle lover og forskrifter finnes på www.lovdata.no, og de mest relevante lover, forskrifter og veiledere er: Lov om helsemessig og sosial beredskap Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunane Sivilbeskyttelsesloven Forskrift om kommunal beredskapsplikt Veiledning til forskrift om kommunal beredskapsplikt Veileder i kriseplanlegging for kommunens kriseledelse Smittevernloven Forskrift om varsling av og tiltak ved alvorlige hendelser av betydning for internasjonal folkehelse (IHR-forskriften) Utbruddshåndboka Folkehelseloven Helse- og omsorgstjenesteloven 4 Risikovurdering og sårbarhetsanalyser Skaun kommune har utarbeidet risikovurdering og sårbarhetsanalyser for større hendelser og disse finnes i kommunens plan for samfunnssikkerhet 2. Utvikling og oppdatering av ROS-analysene er en kontinuerlig prosess, som foregår både på kommunenivå og på de enkelte enheter. Det er utarbeidet egne ROS-analyser i arbeidet med denne planen. Hendelser som medfører en ekstraordinær belastning på kommunehelsetjenesten danner grunnlaget for utarbeidelsen av tiltakskort og for å iverksette forebyggende og skadebegrensende tiltak. Tiltakskortene ligger vedlagt planen. 2 Skaun kommune: Plan for samfunnssikkerhet s. 6-9 6

5 Prinsipper, ansvar og fullmakter 5.1 Prinsipper for beredskapsarbeid 1. Ansvarsprinsippet betyr at man har beredskapsansvar for de samme oppgaver som man har i normaltid. 2. Likhetsprinsippet sier at den organisasjonen man har under kriser skal være mest mulig lik den organisasjonen man har til daglig. 3. Nærhetsprinsippet innebærer at en krise skal håndteres på lavest mulig nivå. 4. Samvirkeprinsippet stiller krav til at myndighet, virksomhet eller etat har et selvstendig ansvar for å sikre best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering. 5.2 Beredskapsansvar Kommuneoverlegen i Skaun har overordned faglig ansvaret for den helsemessige og sosiale beredskapen i kommunen. Enhetsledere innenfor helse og mestringssektoren har ansvar for sin enhets arbeid i en beredskapssituasjon og i beredskapsarbeidet. Dette innebærer at enhetene må ha en oppdatert oversikt over ansatte og varslingsplan. Varslingslisten ligger som vedlegg til denne planen og oppdateres hvert halvår. Ansvar for dette ligger til rådgiver helse og mestring. 5.3 Økonomi Ansatte i helse og mestringssektoren har myndighet til å iverksette nødvendige strakstiltak for å hindre skade på liv og helse. Enhetsleder skal så snart som mulig godkjenne ressursbruken og underrette rådmannen. 5.4 Kompetanse Rådmannen har det overordnede ansvaret for at kommunen har kompetanse på krisehåndtering innenfor helse og mestringssektoren. Kommuneoverlegen har ansvar for å fremme forslag til gjennomføring av beredskapsøvelser og andre kompetansehevende tiltak. 7

6 Varsling 6.1 Innkalling av kommunens kriseledelse Varsling til kommunen skjer sannsynligvis fra AMK-sentralen eller politiet til kommunens servicekontor. Servicekontoret er betjent på hverdager mellom kl.08.00 15.00. Alternativt kan rådmann, kommunens beredskapskoordinator eller kriseteam bli kontaktet direkte. Den som mottar melding kontakter umiddelbart rådmannen eller beredskapskoordinator som vurderer behovet for å kalle inn kommunens kriseledelse. Kriseledelsen beslutter utkalling og evt. omdisponering av helseressurser. Varslingslisten i overordnet beredskapsplan legges til grunn for utkalling av mannskaper fra kommunen. 6.2 Utrykning Utkalt personell fra kommunen rykker umiddelbart ut til angitt møtested med alt disponibelt førstehjelpsutstyr og radiokommunikasjonsutstyr. Legekontorets helsesekretær som er på jobb eller som er ekstra innkalt klargjør legesentret. Enhetsleder eller ansvarlig på avd. Linnea på Rossvollheimen klargjør for mottak av sårede på sykehjemmet etter instruks fra kriseledelsen i dialog med ansvarlig lege på skadestedet. Oppmøtested for helsepersonell må tydeliggjøres av kriseledelsen. 6.3 Skadested Innsatsleder politi har operativ ledelse av redningsinnsatsen og mediekontakt, og Lokal redningssentral (LRS /politiet) har ansvaret for innkalling av nødvendig assistanse. På skadestedet melder personellet seg for innsatsleder politi som bestemmer samleplass for sårede og fordeler arbeidsoppgaver. Lege på skadestedet har ansvaret for medisinsk virksomhet, samt evakueringskjeden (skadestedet-samleplass-sykehus). Fagleder helse (ambulanse) skal: skaffe seg oversikt over omfanget, antall skadde og deres tilstand, forhold på skadestedet, tidsfaktoren, samt disponible ressurser yte nødvendig livreddende førstehjelp prioritere skadde orientere om samleplass for sårede i samråd med kriseledelsen 8

6.4 Lokal redningssentral (LRS) Hvert politidistrikt utgjør en LRS, og ledes av den respektive politimester. LRS blir benyttet når det er aktuelt å samordne og koordinere redningsaksjoner på land. Selv om LRS har ansvaret for lokal koordinering har kommunen ansvar for å stille ressurser for å begrense materielle skader og ta hånd om personer som eventuelt blir rammet. 6.5 Prioritering av pasienter/skadde Standard for prioritering av pasienter, og St. Olavs Hospital sine retningslinjer for hvor pasientene skal transporteres, legges til grunn for pasientflyten ved masseskade. 6.6 St. Olavs Hospital St. Olavs Hospital er skademottak for alvorlige og hardt skadde, i tillegg til personer med uavklarte skader som trenger avansert undersøkelse /rtg., CT, ultralyd, blodprøver etc. 6.7 Legevakt Legevakt på dagtid administreres av fastlegene i kommunen. Utenom kontortid er det SiO (Samhandlingsenheten i Orkdalsregionen) som organiserer legevakta. 6.8 SiO sengepost med KAD-senger (kommunale akutte døgnplasser) Legevakt kan henvise pasienter til SiO KAD-sengepost ved Orkdal sykehus i tråd med samarbeidsavtalen med eierkommunene. 6.9 Skaun legekontor På dagtid vil Skaun legekontor fungere som pleie- /skademottak av lettere skadde som ikke trenger hospitalisering. På kveldstid vil legekontoret kunne åpnes og bemannes. Alle andre kommunale bygg kan også i realiteten benyttes ved behov. 6.10 Rossvollheimen helse og omsorgssenter Rossvollheimen er reservemottak. Lokaler som stuer, fellesrom etc. kan benyttes til mottak av skadde, i tillegg til eventuelle pasientrom som ikke er i bruk. Lokalene klargjøres av tilgjengelig helsepersonell. 6.11 Etablering av evakuerte og pårørendesenter (EPS) Mottak etableres forholdsvis nært skadestedet. Samfunnshuset i Børsa, Venn oppvekstsenter og Skaunhallen er alternative mottaksplasser. Hensikten er å ivareta grunnleggende behov under større hendelser og kriser med bla husrom, informasjon, støtte, mat og drikke. 9

Det er til enhver tid leder av kriseteamet eventuelt sammen med kommunens kriseledelse som tar beslutning om hvor kriseteamet skal lokaliseres. Det er viktig å få etablert kommunikasjonslinjer med kommunens krisestab, og avklart behovet for å få tilført personell. Leder for kommunens psykososiale kriseteam leder EPS. 6.12 NAV sosiale tjenester Sosialtjenesten skal gi nødvendig hjelp under ulykker eller andre akutte situasjoner. Økonomisk bistand vil i denne sammenheng være naturlig, og NAV-leder gis fullmakt til å innvilge stønad innenfor en ramme på kr. 500 000, og med redusert krav til saksbehandling. 10

8 Vedlegg 8.1 Mal for tiltakskort for spesifikke hendelser Hendelse Fase/ formål Varsle/ informere Tiltak Ansvar Kl/ logg Varsle leder Vurdere varsling av kommunal kriseledelse Mottaker av melding Enhetsleder Tiltak Rapportering/etterarbeid Normalisering av drift Evaluering av situasjonshandtering Evaluering av kriseplan 11

8.2 Mal for varslingsliste Enhet Tittel Navn Telefon Epost 12

9 Tiltakskort Rossvollheimen Hendelse 9.1 Strømbrudd i store deler av kommunen Fase/ formål Tiltak Ansvar Kl/ logg Varsle/ Vaktpersonalet informere Varsle enhetsleder og avd.spl Tiltak Enhetsleder/avd.spl innkaller til beredskapsmøte og fordeler oppgaver Bemanning, vurdere ekstra personale Sengekapasitet Oversikt over matlageret Mottatte pasienter registreres i Gerica Fortløpende info/evt nytt beredskapsmøte Rådmannen vurderer om det skal settes krisestab i kommunen Enhetsleder Ansvarlig spl på avd. registrerer pasientene I etterkant: Enhetsleder innkaller avd.lederne til gjennomgang av hendelsen Enhetsleder Rapport, logg skrives til rådmannen av enhetsleder 13

Hendelse 9.2 Brann som krever evakuering av store deler av Rossvollheimen Fase/ formål Varsle/ informere Tiltak Tiltak Ansvar Kl/ logg Mottaker av melding Enhetsleder Evakuering i følge egne prosedyre for brann. Vaktpersonalet 14

Hendelse 9.3 Pandemi, kjøkkenpersonalet ikke tilgjengelig Fase/ formål Varsle/ informere Tiltak Tiltak Ansvar Kl/ logg Enhetsleder/avd.leder Kjøkkenet bestiller mat fra St.Olavs Ansvarlig på kjøkkenet Vaktmestertjenesten henter maten på St.Olavs dersom det ikkje blir bringt Personalet må forholde seg til smittevernrutiner for kjøkkenet Evt kontakte vikarbyrå Enhetsleder kontakter vikarbyrå 15

Hendelse 9.4 Evakuering av Rossvollheimen Fase/ formål Tiltak Ansvar Kl/ logg Varsle/ informere Varsle leder Tiltak Vurdere varsling av kommunal kriseledelse Mottaker av melding Enhetsleder Evakuere til nærmeste avdeling, lengst fra skadeområdet. Evakuere fra Rossvollheimen, via mest hensiktsmessige rømningsvei, til brannstasjon eventuelt K-Sal. Utsjekk fra alle avdelinger, status. Evakuere til Børsa samfunnshus om nødvendig. Kontakte pårørende Ringe hjemmespl vakttlf: 404 17 363/66 for bistand Politi/brann tar kontakt med taxi, busselskap om behov. Enhetsleder informerer rådmann Rådmann vurderer varsling av kommunal kriseledelse Vaktpersonalet, ansvarlig på vakt 16

Hendelse 9.5 Ekstern hendelse med stort behov for helsepersonell Fase/ Tiltak Ansvar Kl/ logg formål Varsle/ informere Varsle leder Mottaker av Vurdere varsling av kommunal kriseledelse melding Enhetsleder Tiltak Være disponibel til det som er nødvendig Utføre de oppgaver som er nødvendig Enhetsleder/a vd.leder/ansv arlig på vakt Alle ansatte står oppført på tilkallingsliste for kriser i helseberedskapsplanen. 17

10 Tiltakskort Hjemmetjenesten Hendelse 10.1 Mobilnett nede Fase/ formål Varsle/ informere Varsle leder Tiltak Ansvar Kl/ logg Vurdere varsling av kommunal kriseledelse Mottaker av melding Enhetsleder Tiltak Pek ut en ansvarlig på vakt for koordineringsansvar skriv ut vaktlistene for de neste vaktene er mobilnettet nede får dere ikke inn meldinger fra trygghetsalarmer, se tiltakskort trygghetsalarmer sjekk om fasttelefonen fungerer sjekk om hele kommunens nettverk er nede viss mulig ring fra fasttelefon hvis mobilnettet er nede i over 4 timer, legg ut informasjon på nettet, ansvarlig er enhetsleder servicekontor, Gunnhild Landrø, tlf 951 18 060 slå på radioen, lytt etter informasjon sjekk Telenor sin hjemmeside etter info, kan du benytte fasttelefon, ring feilmeldingen,145 Informasjon til kommunen om at mobilnett er nede, går til Magnar Onsøien tlf 72 86 74 60/ 404 17 460 gå en runde på Tangentunet Rossvolltunet/Vennatunet og informer beboerne be Rossvollheimen om evt bistand 18

Hendelse 10.2 Medisinsk teknisk utstyr, strømbrudd over 4 timer Fase/ formål Varsle/ informere Tiltak Tiltak Ansvar Kl/ logg Varsle enhetsleder/fagleder Vurdere varsling av kommunal kriseledelse Koordinator Sigve Laugsand tlf 404 17 205 ligger oversikt over pasienter med medisinsk teknisk utstyr på baksiden av prosedyren Vurder alvorlighetsgraden hos den enkelte bruker. ring pasienten etter prioritert rekkefølge, evt kjør ut til bruker. innkall om nødvendig bistand, evt bruk Rossvollheimens ansatte få pasientene inn til RVH der det er nødvendig for kontinuerlig strøm. De har nødaggregat. kjør pasienten selv, eller bruk drosje. Pasienten må betale. dører med elektronisk åpning, bruk nøkkel der vi har det, sjekk om pårørende har nøkkel, kontakt politi for å bryte dere inne, evt knus vindu om nødvendig medisinsk teknisk utstyr leveres ut fra St Olav. Mottaker av melding Enhetsleder 19

11 Tiltakskort Barn, familie og helse 11.1 Roller og drift i Evakuerte og pårørendesenter (EPS) Leder er ansvarlig av hele mottakssenteret og disponerer alt personale som inngår i EPS. Ansvar ved etablering Holde seg orientert Iverksette varsling Sørge for at det praktiske kommer i funksjon Ansvar ved drift Organiserer og leder driften av senteret Hovedansvar for informasjon mellom skadestedet og hjelperne Styre og avgjøre behov/ønsker Prioritere Bistå med praktisk hjelp Loggføring Bistå hjelpere Delegere oppgaver ved behov Sørge for at det avholdes debreifing Nestleder Ansvarsområde Du er mottakssenterets førstekontakt med rammede og andre som ankommer mottaksstedet. Du skal tre inn i funksjonen som leder av senteret ved lederens fravær. Ansvar ved etablering Bli orientert om situasjonen. Bistå med å iverksette varsling. Sørge for at det praktiske kommer i funksjon. Ansvar ved drift Sørge for registrering av hjelpere og rammede ved ankomst til senteret og når de forlater dette. Styre fordelingen av hjelpere til de rammede. Ha oversikt over fordelingen og holde leder orientert. Loggføring. Sørge for å sette noen til å foreta inngangskontrollen. Sørge for at det hersker ro og orden i mottaket. Ved problem gripe inn og sørge for at ro blir opprettet. Bistå hjelperne. Sørge for at det praktiske (kaffe, telefon osv.) fungerer. 20

Prest Ansvarsområde Du har oppgaven som hjelper Du skal være den støttemessige ressurs for noen av de rammede Du skal ha en stasjonær plassering som utpekes av leder for mottakssenteret Ansvar ved etablering Bli orientert om situasjonen Forbered deg mentalt Gjør deg kjent med hvor du skal være plassert (eget rom- hvis mulig) og hvordan kommunikasjonen med leder skal skje Dersom flere prester, klargjør med hverandre arbeidsfordelingen dere imellom og hvor deres plass bør være: Hva er hensiktsmessig? Ansvar ved drift Ta i mot de rammede på en god måte Samtaler med de rammede som ønsker kontakt med presten Formidling av diverse informasjon til de rammede (enkelt- og/ eller gruppevis) etter avtale med leder for mottakssenteret Hjelper Ansvarsområde Dere skal utgjøre den støttemessige ressurs for de rammede som ankommer mottakssenteret. Ved støttesamtaler skal dere søke å bidra til bearbeiding av den situasjonen som den rammede er kommet opp i. Ansvar ved etablering Bli orientert om situasjonen. Forbered deg mentalt. Bistå med de praktiske oppgaver. Ansvar ved drift Ta imot de rammede på en god måte. Noter ned på pårørende skjemaet opplysninger av betydning. Vær åpen for praktisk hjelp som de rammede måtte ha behov for. Registrer spørsmål og transportbehov som de rammede har og gi tilbakemelding snarest mulig. Ved behov formidle kontakt til andre instanser i hjelpeapparatet (NB! Kontakt leder først - for koordinering av ressursene). Dersom folk vil forlate senteret, så bistå disse sammen med leder. Gjør disse oppmerksom på muligheten til å komme tilbake til senteret. 21

Arkivsaksnr.:15/3335 SAKEN GJELDER: SAMARBEIDSAVTALE MED ST. OLAVS HOSPITAL RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Skaun kommune godkjenner Samarbeidsavtalen datert 02.12.2015. 2. Skaun kommune godkjenner retningslinje 3 og 5 datert 02.12.2015, - praktiske retningslinjer samhandling vedrørende innleggelse, utskriving og overføring av pasienter mellom Skaun kommune og St.Olavs Hospital HF. 3. Skaun kommune godkjenner retningslinje 12 datert 02.12.2015 avvikshåndtering og kvalitetsforbedring. 4. Øvrige retningslinjer prolongeres. SAKSDOKUMENTER: Samarbeidsavtale utkast Avtale 2 koordinerte tjenester Avtale 3 og 5 retningslinjer for inn- og utskriving Avtale 6 Kunnskapsutvikling utkast Avtale 7 Forskning og utdanning utkast Avtale 8 om jordmortjenester utkast Avtale 9 samarbeid om IKT versjon 10 Avtale 10 om forebygging utkast Avtale 11 omforente beredskapsplaner utkast Avtale 11 Tjenesteavtale om planer for den akuttmedisinske kjeden utkast Avtale 12 avvikshåndtering og kvalitetsforbedring utkast Sak til kommunestyret SAKSFRAMLEGG: Bakgrunn I forkant av innføringen av Samhandlingsreformen ble det høsten 2011 gjennomført forhandlingsmøter mellom regionene og St. Olavs Hospital HF, og Overordnet samarbeidsavtale mellom kommunene og St. Olavs Hospital HF ble godkjent tidlig i 2012. Våren 2015 ble det påbegynt forhandlinger med sikte på å revidere Samarbeidsavtalen basert på de erfaringene man har gjort seg siden den første avtalen ble iverksatt. Det ble opprettet et forhandlingsutvalg som har ført forhandlinger med det regionale helseforetaket. Partene i avtalen er kommunene og det regionale helseforetaket. Forhandlingsutvalget har bestått av følgende representanter fra kommunene: Helge Garåsen, Trondheimsområdet (forhandlingsleder) Tor Langvold, Fosenregionen Marius Jermstad, Fjellregionen Torgeir Aarvåg/ Arild Risvik, Orkdalsregionen Runar Asp, Værnesregionen Sekretariatsoppgaven ble delt mellom KS og St. Olavs Hospital HF. Forhandlingsutvalget har gjennomgått alle gjeldende avtaler og retningslinjer på nytt. For den

overordnede samarbeidsavtalen (avtale 1, heretter kalt Samarbeidsavtale) og avtale om inn- og utskriving (avtale 3/5) er det foreslått omfattende endringer. Forhandlingsutvalget foreslår også en ny retningslinje «Retningslinje om samarbeid om kvalitetsforbedring og rutiner for avvikshåndtering og forbedringsarbeid» (avtale 12). Forslag til Samarbeidsavtale og de nevnte retningslinjene legges frem for behandling av styret for St. Olavs Hospital HF og de respektive kommunestyrene. Avtalen oppfyller partenes lovpålagte plikt i henholds vis lov om kommunale helse- og omsorgstjenester og lov om spesialisthelsetjenester. Kommunene og St.Olavs Hospital må vedta samme ordlyd. Drøfting Lovpålagte samarbeidsavtaler mellom kommuner og helseforetak er et virkemiddel for å bidra til å realisere målsetningene med samhandlingsreformen: Bedre folkehelsen Skape bærekraftige, koordinerte helsetjenester med god kvalitet. Gjennom samarbeidsavtaler vil man konkretisere oppgave- og ansvarfordelingen, samt etablere gode samarbeidsrutiner for samhandling, og sikre god koordinering og økt pasientsikkerhet mellom kommunene og spesialisthelsetjenestene. Noen av erfaringene man har gjort med avtaler og samarbeid er: Administrativt samarbeidsutvalg (ASU) er for stort (24 medlemmer og observatører) Møtefrekvensen i ASU for lav (ca 4 møter pr år) Det har vært for lite dialog og for stort fokus på vedtakssaker i ASU For stort fokus på hvem som juridisk ansvar for hva på bekostning av hvordan man ønsker å utvikle tjenestene Noen tiltak som er avtalt er ikke fulgt opp Sekretariatsfunksjon og saksforberedelser har vært mangelfull Samarbeidsavtale Det er foreslått å opprette ett nytt Faglig samarbeidsutvalg (FSU), for øvrig er det ikke foreslått endringer i gjeldende FSU struktur. Politisk utvalg Det reetableres et samarbeidsutvalg på politisk/styrenivå, hvor partene gis mulighet til å drøfte strategiske og politiske spørsmål av betydning for samhandlingen, samt å medvirke til å forankre samarbeidet på politisk nivå. Det politiske samarbeidsutvalget konstitueres som en del av møtet i Fylkesstyret i KS. Styreleder, 2 styre medlemmer og administrerende direktør ved St. Olavs Hospital deltar. Sekretariatsfunksjon Det etableres en permanent koordinerings- og sekretariatsfunksjon med fast bemanning. Det skal ivareta løpende koordinerings og saksbehandling for ASU, koordinering mellom ASU og FSU-er, koordinering av felles planlegging, kommunikasjon med aktører og interessenter, sekretariat for politisk arbeidsutvalg. Samarbeidet på kommunesiden Samarbeidet på kommunesiden organiseres med basis i 5 regioner: Trondheimsområdet, Fjellregionen, Orkdalsregionen (SiO), Fosen og Værnesregionen. Dette gjelder både representasjon i utvalg og løpende arbeid. Det skal avholdes dialogmøte mellom St. Olavs

Hospital og den enkelte region. Brukerorganisasjoner og tillitsvalgte Samme representasjon i ASU som nå. Gjennomføring og forankring Partene forplikter seg til å gjøre avtalen kjent for egne ansatte og brukere. Retningslinjer for inn- og utskriving av pasienter Sykehuset skal sende nødvendig informasjon elektronisk i tidsrommet kl 8-15 på hverdager når sykehuset ønsker at pasienten skal mottas samme dag. Når denne informasjonen sendes etter kl 15 hverdager eller i helg/høytider så kan konsekvensen være at pasienten ikke kan mottas samme dag. Når utreise av pasient skal skje samme dag, skal det etter anmodning fra kommunen sendes med medikamenter og nødvendig forbruksmateriel fra helseforetaket, som regel frem til første virkedag eller der annet er avtalt, for å sikre kontinuitet i behandlingen. Kommunen skal innen 3 timer etter å ha mottatt elektronisk varsel om utskrivingsklar pasient, svar på: om de kan ta imot pasienten når de eventuelt kan ta imot pasienten, samt hvilket tilbud pasienten skal få ved ankomst gi tilbakemelding om helseforetaket skal sende med medikamenter og eller nødvendig forbruksmateriell Ambisjonen er at kommunene skal øke tilgjengeligheten og motta varsel og øke mottak av pasienter på ettermiddag og helg. Helseforetaket kan ta betalt for døgn 0 nr nødvendig informasjon er sendt elektronisk 24/7 alle kalenderdager om kommunen innen 3 timer etter mottatt varsel ikke svarer eller varsler at ikke kan ta imot pasienten. Avtale om samarbeid om kvalitetsforbedring og rutiner for avvikshåndtering og forbedringsarbeid Det er enighet om at alt samarbeid mellom partene samordnes i et helhetlig kvalitetssystem, hvor faglig utvikling av tjenestene skal være et grunnleggende prinsipp i kvalitetssystemet. Det foreslås også å opprette et FSU for samarbeid om kvalitetsforbedring og rutiner for avvikshåndtering og forbedringsarbeid. FSU skal sikre en systematisk gjennomgang av meldte uønskede hendelser og forbedringsforslag og legge dette frem for medlemmene i ASU. ØKONOMISK VURDERING: Dette innebærer ingen økonomiske konsekvenser.

Fra: Kiel Jan-Yngvar Sendt: 23. desember 2015 10:13 Til: Postmottak <postmottak@skaun.kommune.no>; Eide Erik <Erik.Eide@skaun.kommune.no> Kopi: Haugen Eli <Eli.Haugen@skaun.kommune.no>; Wilmann Bodil <Bodil.Wilmann@skaun.kommune.no>; Kirksæther Line <Line.Kirksaether@skaun.kommune.no>; Nygård Knut Morten <Knut.Nygard@skaun.kommune.no> Emne: VS: avtaler Her kommer resten i saken om avtaler med St. Olav. Hilsen Jan-Yngvar Fra: Ole Gunnar Kjøsnes [mailto:ole.gunnar.kjosnes@ks.no] Sendt: 22. desember 2015 13:18 Til: Arild Risvik <arild.risvik@snillfjord.kommune.no>; Bernt Tennstrand <bernt.tennstrand@roros.kommune.no>; Birger Hellan <birger.hellan@rennebu.kommune.no>; Dagfinn Skjølsvold <dagfinn.skjolsvold@oppdal.kommune.no>; Emil Raaen <emil.raaen@bjugn.kommune.no>; Kiel Jan-Yngvar <Jan-Yngvar.Kiel@skaun.kommune.no>; John Ola Selbekk <john.selbekk@agdenes.kommune.no>; Katrine Lereggen <katrine.lereggen@melhus.kommune.no>; Kjetil Mjøsund <kjetil.mjosund@klabu.kommune.no>; Knut Dukane <knut.dukane@midtregauldal.kommune.no>; Kristian Rolstad <kristian.rolstad@malvik.kommune.no>; Laila Eide Hjertø <leh@hitra.kommune.no>; Marius Jermstad <marius.jermstad@holtalen.kommune.no>; Morten Wolden <morten.wolden@orkdal.kommune.no>; Odd Inge Mjøen <odd.inge.mjoen@stfk.no>; Olaf Løberg <olaf.loberg@trondheim.kommune.no>; Per Ola Johansen <per.johansen@afjord.kommune.no>; Petter Lindseth <petter.lindseth@meldal.kommune.no>; Roar Leirset <roar.leirset@osen.kommune.no>; Roy-Bjarne Hemmingsen <roy.hemmingsen@roan.kommune.no>; Snorre Glørstad <snorre.glorstad@orland.kommune.no>; Stig Roald Amundsen <stig.roald.amundsen@selbu.kommune.no>; Svanhild Mosebakken <svanhild.mosebakken@froya.kommune.no>; Torger Aarvaag <torger.aarvaag@hemne.kommune.no>; Vigdis Bolås <vigdis.bolaas@rissa.kommune.no>; randi.rasmussen@malvik.kommune.no; potsmottak@tydal.kommune.no Emne: avtaler Hei Det vises til oversendingsmail med forslag til saksfremlegg behandling av revidert samarbeidsavtaler med st.olavs. Her er alle avtalene Med vennlig hilsen Ole Gunnar Kjøsnes Daglig leder KS-Sør-Trøndelag Mobil: 952 87 858

ole-gunnar.kjosnes@ks.no http://www.ks.no

Retningslinje 12 Samarbeid om avvikshåndtering og kvalitetsforbedring (Helse- og omsorgstjenesteloven 4-2 og spesialisthelsetjenesteloven 3-4) 1 Parter Retningslinjen er inngått mellom xxx kommune og St. Olavs Hospital HF, heretter benevnt kommunen og helseforetaket. 2 Formål Partene er enige om å etablere felles retningslinjer for registrering, behandling og oppfølging av avvik i tråd med partenes kvalitetssystem. Hensikten er å sikre kvalitet, gjensidig læring, pasient- og brukersikkerhet i overgangen mellom kommunen og helseforetaket. 3 Virkeområde Retningslinjen gjelder avvikshåndtering og kvalitetsforbedring i forhold til etterlevelse av avtaler partene har inngått med hjemmel i helse- og omsorgstjenesteloven 6-1 og 6-2 og spesialisthelsetjenesteloven 2-1 e. 4 Systematisk avvikshåndtering og kvalitetsforbedring Partene er pliktig å gjøre sine ansatte kjent med avtale- og avvikssystemet slik at avvik blir registrert. Partene har en intensjon om at det skal utvikles et felles elektronisk avvikssystem, primært bør dette skje på nasjonalt nivå. 4.1 Rutiner for avvikshåndtering og kvalitetsforbedring ASU sørger for utarbeidelse av rutiner for melding og håndtering av uønskede samhandlingshendelser og forbedringsforslag mellom kommunene og helseforetaket. Rutinene skal sikre: Felles prinsipper om hva skal melde og prosedyrefeste dette. Felles system for kategorisering av hendelsene, inkludert alvorlighetsgrad. Avklare intern saksgang før avviket oversendes. Rutiner for læring og erfaringsdeling