Oslo kommune Kommuneadvokaten Rådhuset Fr. Nansens pl. 5 0037 OSLO Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: 201803401-4 Marit Hjelløkken 121 Dato: 15.01.2019.01.2019 TILDELINGSBREV 2019 FOR KOMMUNEADVOKATEN Innhold 1. Innledning... 2 2. Fellesføringer... 2 3. Årsbudsjett 2019 bystyrets vedtak... 4 3.1 Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall... 4 3.2 Tiltak i klimabudsjett 2019... 4 3.3 Tallbudsjettet... 5 3.3.1 Budsjettforutsetninger... 5 3.4 Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter... 5 3.5 Risiko og risikostyring... 6 4. Styringsdialog og resultatoppfølging... 6 4.1 Styringsdialog og møteplan... 6 4.2 Rapportering og resultatoppfølging... 6 Postadresse: Rådhuset, 0037 Oslo E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no Org.nr.:
1. Innledning Dette brevet beskriver byrådsavdelingens forventninger til og krav og føringer for Kommuneadvokaten for 2019, med bakgrunn i Sak 1, byrådets tilleggsinnstilling og bystyrets budsjettvedtak. Disse dokumentene forutsettes kjent, i likhet med Instruks for virksomhetsstyring, Rammeverk for internkontroll og byrådssak 1055/17 om tillitsbasert styring og ledelse. Både instruks og rammeverk er for tiden under revisjon. Brevet er en operasjonalisering av Sak 1 ikke bare det som angår virksomheten alene, men også det som er felles for alle virksomheter. Tildelingsbrevet skal ikke og kan ikke omfatte alt som gjøres i virksomheten. Eventuelle uklarheter rundt dette tas opp i styringsdialogen. Ansvaret for oppfølging av tildelingsbrevet ligger hos etatssjef. 2. Fellesføringer For å realisere byrådets visjon om en grønnere, varmere og skapende by med plass for alle kreves innsats fra samtlige virksomheter. Vi viser til Sak 1 kapittel 1 med føringer som legges til grunn for virksomhetenes arbeid i 2019. For å nå kommunens mål og for å løse stadig mer sammensatte oppgaver, er det nødvendig at sektorene finner løsninger gjennom samarbeid og samhandling på tvers, at kommunen jobber i takt på tvers av organisatoriske skillelinjer. Eksempler på områder som krever felles innsats er utvikling av Oslo til en aldersvennlig by, ulike områdesatsinger, heltidskultur, folkehelsetiltak, og tidlig innsats for særlig barn og unge, men også for voksne og eldre i utsatte situasjoner. Arbeidet med fellesføringene nedenfor skal inngå som en del av styringsdialogen gjennom året mellom byrådsavdelingen og virksomheten. Det skal ikke rapporteres på fellesføringene med mindre det er angitt en frist eller sagt noe særskilt om rapportering. Klima og miljø Alle virksomheter har ansvar for tiltak for å begrense klimaendringene, f.eks. skal kommunen i all planlegging av anskaffelser ta utgangspunkt i målet om å bli en utslippsfri by. Oslos klimagassutslipp skal maksimalt være 766 000 tonn CO 2 -ekvivalenter i 2020 sammenlignet med 1990-nivå. Vi viser til klimabudsjettet i Sak 1 kapittel 2 som angir ansvarsforhold på tiltaksnivå. Alle virksomheter oppfordres til å fremme mer klimavennlige jobbreiser blant egne ansatte. Alle kommunens kjøretøy skal være nullutslippskjøretøy/anvende bærekraftig biodrivstoff i 2020. Måltall for utskifting av kommunens kjøretøypark bør derfor gjenspeile dette målet. Det forventes at virksomhetene bidrar i markeringen av Oslo som miljøhovedstad i 2019. Virksomhetene har en viktig rolle i å mobilisere byens innbyggere, næringsliv og andre til å være med å utvikle Oslo til en ledende miljøby. Da er det viktig at Oslo kommune går foran. I 2019 er følgende satsinger viktige at virksomhetene følger opp: Miljøsertifisering av tjenestesteder som ikke allerede er sertifisert. Alle kommunens virksomheter skal innføre kildesortering jf. bystyresak 148/2018 vedtakspunkt 1 og må sørge for å inngå avtaler for avfallsinnhenting som ivaretar dette Oslo kommune har en nullvisjon mot plastforurensning i Oslofjorden. I 2019 er det en 2
målsetting om å fase ut unødvendige engangsartikler i plast i alle virksomheter. Oslo kommune har inngått avtale med prosjektet KuttMatsvinn 2020 der målet er at alle deltakere skal redusere sitt matsvinn med 20 prosent innen utgangen av 2019. En mer effektiv forvaltning Kommunen skal utvikle sine tjenester med utgangspunkt i innbyggernes behov. Viktig her er blant annet tillit og handlingsrom. Et element er å gjøre noe med rapporteringsomfanget i kommunen. Det tenkes her både på forenkling og fjerning av rapporteringselementer. Alle virksomheter skal i tråd med bystyrevedtak 14.11.18 sak 346 «gjennomgå rutiner, prosedyrer og rapporteringer på sine områder, for å finne handlinger som kan sløyfes.» Dette vil også gjelde rutiner osv. som byrådsavdelingene har innført/er ansvarlige for. I arbeidet bes virksomhetene om å «vektlegge ansattes egne erfaringer med overflødig rapportering, kompliserte fullmakter og regelverk som knapt kan følges. Alle ansatte bør oppfordres til å komme med forslag og innspill, og de ansattes organisasjoner engasjeres for å nå det felles mål om forbedrede tjenester.» Virksomhetene skal innen samme frist som for 2. tertialrapportering 2019 orientere respektiv byrådsavdeling om resultatene av arbeidet, herunder iverksatte og planlagte forenklingstiltak. Et annet element er å se på om mer skal delegeres. Bystyret har bedt byrådet gjøre «en grundig gjennomgang av fullmaktene, med formål å desentralisere/delegere ansvar og oppgaver som ikke trenger sterk sentral oppfølging». Virksomhetene bes innen samme frist som for 2. tertialrapportering 2019 om å komme med eventuelle forslag til ytterligere delegasjon av fullmakter og overføring av nye ansvarsområder. Et tredje element for en effektiv forvaltning er digitalisering, se nedenfor. Digitalisering gevinstrealisering Byrådet har klare visjoner for digitaliseringen av Oslo kommune. Kommunens virksomheter har ansvar for aktivt å bidra til å realisere den digitale transformasjonen. Innbyggernes behov skal være førende for utvikling av tjenester og hvordan de tilbys. Digitale tjenester som tilbys skal bygges på Oslo kommunes felles tjenesteplattform. Digitaliseringsarbeidet har til hensikt å skape gevinster, enten det er å øke kvaliteten på tjenestene, redusere saksbehandlingstiden eller å redusere kostnader. For å sikre at de ønskede gevinstene fra digitaliseringstiltak realiseres, skal alle virksomheter gjennom året jobbe målrettet og systematisk med gevinstarbeid. Byrådsavdeling for finans vil i eget skriv gi nærmere informasjon om dette. Informasjonssikkerhet personvern Arbeidet med å oppfylle kravene i ny personopplysningslov fortsetter i 2019. Dette innebærer blant annet at virksomhetene må vedlikeholde sine oversikter over behandling av personopplysninger (behandlingsoversiktene). Videre skal virksomhetene utarbeide vurderinger av risiko for både Oslo kommune og for de som får sine personopplysninger registrert av kommunen. Virksomhetene skal innen samme frist som for 2. tertialrapportering 2019 levere status for sitt arbeid med å møte kravene i ny personvernlovgivning til respektiv byrådsavdeling. Byrådsavdeling for finans vil i eget skriv gi nærmere informasjon om dette. Virksomhetene skal innen samme frist som for 2. tertialrapportering 2019 også levere Ledelsens gjennomgang av informasjonssikkerhet til byrådsavdelingen sammen med Virksomhetsleders 3
egenerklæring. Anskaffelser og arbeidslivskriminalitet Virksomhetene må sikre effektiv bruk av midler som kommunen forvalter på vegne av innbyggerne, og anskaffelsesprosessene må gjennomføres på en tillitvekkende måte. Gjennom byrådssak 1104/17 om Oslo kommunes anskaffelsesstrategi og byrådssak 1057/17 om Oslomodellen, gir byrådet klare føringer om at anskaffelser aktivt skal brukes som virkemiddel for å sikre gode og samfunnsansvarlige tjenester og løsninger til byens innbyggere og næringsliv. Kommunens virksomheter skal også benytte anskaffelser strategisk i kampen mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. Kommunikasjon visuell identitet og klart språk I tråd med Kommunikasjonsstrategi for Oslo kommune (byrådssak 1091/18) skal kommunen kommunisere som én aktør på en helhetlig, åpen og profesjonell måte. I 2019 er det to tiltak som skal prioriteres i alle virksomheter: Implementering av ny visuell identitet for Oslo kommune som antas å bli vedtatt i løpet av 1.halvår. Oppfølging av hovedprosjekt for klart språk i Oslo kommune. Byrådslederens kontor vil i eget skriv gi nærmere informasjon om dette. 3. Årsbudsjett 2019 bystyrets vedtak 3.1 Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall I sak 1/2019 under punkt 1 Ansvarsområde er byrådets forventninger til Kommuneadvokaten formulert. For øvrig stilles ikke særskilte mål og resultatkrav for Kommuneadvokaten. Nøkkeltallstabellen er videreført. 3.2 Tiltak i klimabudsjett 2019 Det vises til omtale innledningsvis under pkt. 2 Fellesføringer om klima og miljø. Kommuneadvokaten er en liten stabsenhet som leier lokaler, og som ikke har egne kjøretøy. Etaten har ikke ansvar for særskilte tiltak i klimabudsjettet. Det forventes likevel at etaten sørger for å ivareta nødvendige klimahensyn i sine aktiviteter, f. eks. gjennom grønne anskaffelser, å kildesortere avfall og å redusere matsvinn. 4
3.3 Tallbudsjettet Driftsbudsjettet Kap / Artsgr 140 Kommuneadvokaten (BLK) Beløp i 1000 kr Regnskap 2017 Dok 3 2018 Budsjett 2019 10 Lønn og sosiale utgifter 40 866 42 662 43 354 11 Kjøp av varer og tjenester som inngår i 4 996 4 869 4 614 egenproduksjon 13 Kjøp av tjenester som erstatter kommunal 2 629 0 0 egenproduksjon 14 Overføringsutgifter 1 640 1 061 1 078 Sum utgifter 50 132 48 592 49 046 16 Salgsinntekter -10 316-5 165-5 304 17 Refusjoner -5 310-4 342-4 459 18 Overføringsinntekter -3 0 0 19 Finansinntekter og finanstransaksjoner -129 0 0 Sum inntekter -15 757-9 507-9 763 Netto utgifter 34 374 39 085 39 283 Byrådsavdelingen viser til etatsleders plikt til å holde byrådsavdelingen løpende orientert om forhold av betydning, herunder spesielt kravet om å føre tilsyn og ha kontroll med virksomheten for overholdelse av budsjett, ref. økonomireglementet og Instruks for virksomhetsstyring. 3.3.1 Budsjettforutsetninger Det er gjort endringer i rammen for lønns- og priskompensasjon. Som følge av ny finansieringsmodell for UKE er rammen redusert med 230 000 kroner. Fra og med 2019 skal fem obligatoriske fellestjenester/områder endres fra viderefakturering til virksomhetene til rammefinansiering. Dette gjelder Oslo kommunes kontaktsenter, HRsystemet, økonomisystemet, webforvaltning (www.oslo.kommune.no) og internkommunikasjon, dvs. felles intranett. Kostnadene som virksomhetene er fakturert for er trukket ut av rammen. Trekket er gjort på bakgrunn av regnskapet for 2017, og prisjustert, samtidig som det er satt et effektiviseringskrav til UKE. På grunn av at pensjonskostnaden er lavere enn i 2018, er rammen til KAO redusert med 673 000 kroner. Pensjonssatsen er satt til 20,5 %. 3.4 Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Vi forutsetter at vedtak i bystyret, flertallsmerknader fra bystyrekomiteenes behandling av byrådets årsberetning for 2018 der flertallskonstellasjonen også utgjør et flertall i bystyret, samt relevante merknader til årsoppgjøret for 2018 fra Kontrollutvalget kartlegges og følges opp på eget initiativ. 5
3.5 Risiko og risikostyring Virksomheten skal vurdere strategisk risiko ut i fra etatens kjerneoppgaver/samfunnsoppdrag. Virksomheten skal også vurdere risiko av måloppnåelse og leveranser i tildelingsbrevet samt risiko for korrupsjon og misligheter. Dersom risiko vurderes som ikke akseptabel, må det iverksettes tiltak som kan redusere sannsynligheten for at kjerneoppgaver og måltall ikke nås. Endringer i risikovurdering og risikobilde vil være fast tema i styringsdialogen, se også pkt. 7.1. 4. Styringsdialog og resultatoppfølging 4.1 Styringsdialog og møteplan I byrådssak 1055/17 beskrives tillit som strategi og arbeidsform med formål om å skape enda bedre tjenester til innbyggerne, mer samhandling mellom kommunen og innbyggerne og innad i kommunen på ulike nivå, økt resultatorientering og gjennomføringskraft. Dette skal følges opp i linjen. Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak. Ledere på alle nivå har et ansvar for nødvendig samordning for å oppnå felles mål, ref. Instruks for virksomhetsstyring. Risikostyring og internkontroll skal være integrert i virksomhetsstyringen. Endring i risikovurdering og risikobilde skal være et fast tema i styringsdialogen. I instruksen er nevnt en rekke områder i virksomhetsstyringen anskaffelser, IKT, informasjonssikkerhet, HR/HMS og samfunnssikkerhet og beredskap samt forebygging av korrupsjon og korrupsjonslignende hendelser som det ut fra en risikovurdering kan være aktuelt å ta opp i styringsdialogen gjennom året. Det planlegges avholdt etatsstyringsmøter 25.april og 17. september 2019 knyttet til rapporteringsprosessen. Innkalling vil følge i Outlook. I tillegg kan det avtales andre møter som inngår i styringsdialogen ved behov. 4.2 Rapportering og resultatoppfølging Etaten skal rapportere på ordinær måte gjennom kvartals- og tertialrapportering, årsberetning og statlige rapporteringskrav, herunder KOSTRA. Vi viser til kommende byrådssak i 2019, Økonomireglementet for 2019 Videredelegering av fullmakter og fastsetting av instrukser for økonomiforvaltning i etater. Vi viser også til særskilte rundskriv med nærmere krav til virksomhetenes rapportering. For bydelene vises også til fellesskriv når det gjelder oppfølgingen av driftsbudsjettet. Alle data som kreves innrapportert, både tjenestedata og regnskapsdata, skal være kvalitetssikret på en tilfredsstillende måte, i tråd med retningslinjer fra Byrådsavdeling for finans. 6
Vi ser frem til et hyggelig og konstruktivt samarbeid om felles utfordringer i 2019! Med hilsen Tale Teisberg Kommunaldirektør Nina Sand Administrasjonssjef Godkjent elektronisk 7