DEN NORSKE KIRKE Kyrkjeleg fellesnemnd MØTEPROTOKOLL Kyrkjeleg fellesnemnd Dato: 14.02.2018 kl. 18:00 Sted: Fjell kyrkjekontor Arkivsak: 17/00094 Tilstadest: Harald Rød, Jan Ragnvald Torsvik, Dag-Olav Bjorøy, Erling Vik, Gisle Kårbø Rong, Brynhild Enerhaug, Anne Grete Hareide, Kjell- Asle Børnes, Odd Bjarne Skogestad, Olav Martin Vik Møtande varamedlem: Forfall: Andre: Protokollførar: Ingen Rådgivar Annlaug Børve Olav Martin Vik Annan informasjon: Prosjektleiar gav fellesnemnda ei statusoppdatering ved starten av møtet. Prosjektleiar hadde opningsord. SAKSKART Side Godkjenning av innkalling og saksliste 3/18 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 14.02.2018 3 Godkjenning av protokoll 4/18 Godkjenning av protokoll 18.10.2017 3 Saker til behandling 5/18 6/18 Vurdering om vedtaket i kommunal fellesnemnd om løyving til kyrkjeleg fellesnemnd skal klagast på Ei vurdering av kommunal fellesnemnd si sak som gjeld søknad om prosjektmidlar 4 4 7/18 Budsjett 2018 og 2019 - kyrkjeleg fellesnemnd 5 8/18 Ressursbehov, ressursbruk og internkostnadar ved samanslåing av fellesråda 5 9/18 Arbeid med kompetanseplan 6 10/18 Arbeid med livsfasepolitikk 6 11/18 Arbeid med tenesteytingsavtale 7 1
12/18 Arbeid med økonomiplan 7 13/18 Oppretting av arbeidsgrupper 8 14/18 Dekking av kostnader med rekneskap og revisjon - kyrkjeleg fellesnemnd 8 15/18 Godkjenning av arbeid med digitalisering av personalarkiv 9 16/18 Godkjenning av arbeid med personvern 9 17/18 Godkjenning av arbeid med å førebu vurderingsgrunnlag for framtidige løysingar for IKT, økonomi, rekneskap, varmestyring og tid. 10 18/18 Møtegodtgjersle til kyrkjeleg fellesnemnd 10 19/18 Fullmakt til AU 11 20/18 Fullmakt og delegasjon til prosjektleiar - frå kyrkjeleg fellesnemnd 12 Straume, 19.02.2018 Harald Rød Leiar Olav Martin Vik Møtesekretær 2
Godkjenning av innkalling og saksliste 3/18 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 14.02.2018 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 3/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner innkalling og saksliste til møtet 14.02.2018 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner innkalling og saksliste til møtet 14.02.2018 Godkjenning av protokoll 4/18 Godkjenning av protokoll 18.10.2017 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 4/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner møteprotokoll frå møtet 18.10.2017 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner møteprotokoll frå møtet 18.10.2017 3
Saker til behandling 5/18 Vurdering om vedtaket i kommunal fellesnemnd om løyving til kyrkjeleg fellesnemnd skal klagast på 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 5/18 Ingen tilråding i denne saka. Prosjektleiar orienterte om at det ikkje er klagerett på vedtaket i Kommunal fellesnemnd Kyrkjeleg fellesnemnd tek til etterretning at vedtaket ikkje kan påklagast 6/18 Ei vurdering av kommunal fellesnemnd si sak som gjeld søknad om prosjektmidlar 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 6/18 Kyrkjeleg fellesnemnd tek saka til orientering Kyrkjeleg fellesnemnd sluttar seg til prosjektleiar si oppsummering i saka 4
7/18 Budsjett 2018 og 2019 - kyrkjeleg fellesnemnd 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 7/18 Tilråding 1. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner budsjettet for 2018 og 2019 innanfor ei ramme på kr 440 000 i 2018 og kr 440 000 i 2019. 2. Kyrkjeleg fellesnemnd ber om at fellesråda i Sund og Øygarden finansierer ein andel av prosjektkostnaden med kr 177 500 på kvart fellesråd for 2018 og kr 177 500 på kvart fellesråd for 2019. 1. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner budsjettet for 2018 og 2019 innanfor ei ramme på kr 440 000 i 2018 og kr 440 000 i 2019. 2. Kyrkjeleg fellesnemnd ber om at fellesråda i Sund og Øygarden finansierer ein andel av prosjektkostnaden med kr 177 500 på kvart fellesråd for 2018 og kr 177 500 på kvart fellesråd for 2019. 8/18 Ressursbehov, ressursbruk og internkostnadar ved samanslåing av fellesråda 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 8/18 Kyrkjeleg fellesnemnd tek saka til orientering Kyrkjeleg fellesnemnd tek saka til orientering 5
9/18 Arbeid med kompetanseplan 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 9/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med kompetanseplan i samsvar med saksutgreiinga Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med kompetanseplan i samsvar med saksutgreiinga 10/18 Arbeid med livsfasepolitikk 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 10/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med livsfasepolitikk i samsvar med saksutgreiinga Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med livsfasepolitikk i samsvar med saksutgreiinga 6
11/18 Arbeid med tenesteytingsavtale 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 11/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med tenesteytingsavtale i samsvar med saksutgreiinga Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med tenesteytingsavtale i samsvar med saksutgreiinga 12/18 Arbeid med økonomiplan 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 12/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med økonomiplan i samsvar med saksutgreiinga Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med økonomiplan i samsvar med saksutgreiinga 7
13/18 Oppretting av arbeidsgrupper 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 13/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenning oppretting av arbeidsgrupper i samsvar med sakutgreiinga Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenning oppretting av arbeidsgrupper i samsvar med sakutgreiinga 14/18 Dekking av kostnader med rekneskap og revisjon - kyrkjeleg fellesnemnd 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 14/18 Kyrkjeleg fellesnemnd vedtek å tilspørje Fjell kyrkjelege fellesråd om dekking av kostnadar med rekneskap og revisjon for kyrkjeleg fellesnemnd Kyrkjeleg fellesnemnd vedtek å tilspørje Fjell kyrkjelege fellesråd om dekking av kostnadar med rekneskap og revisjon for kyrkjeleg fellesnemnd 8
15/18 Godkjenning av arbeid med digitalisering av personalarkiv 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 15/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart arbeid med digitalisering av personalarkiv i samsvar med saksutgreiinga. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart arbeid med digitalisering av personalarkiv i samsvar med saksutgreiinga. 16/18 Godkjenning av arbeid med personvern 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 16/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid som gjeld personvernreforma i samsvar med saksutgreiinga. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid som gjeld personvernreforma i samsvar med saksutgreiinga. 9
17/18 Godkjenning av arbeid med å førebu vurderingsgrunnlag for framtidige løysingar for IKT, økonomi, rekneskap, varmestyring og tid. 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 17/18 Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med å førebu eit vurderingsgrunnlag for val av ulike system innanfor IKT, økonomi og rekneskap, varmestyring, tid og telefoni i samsvar med saksutgreiinga. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner oppstart av arbeid med å førebu eit vurderingsgrunnlag for val av ulike system innanfor IKT, økonomi og rekneskap, varmestyring, tid og telefoni i samsvar med saksutgreiinga. 18/18 Møtegodtgjersle til kyrkjeleg fellesnemnd 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 18/18 Tilråding frå arbeidsutvalet til kyrkjeleg fellesnemnd Saka vert oversendt til det enkelte fellesråd for nærare vurdering og handsaming. Saka vert oversendt til det enkelte fellesråd for nærare vurdering og handsaming. 10
19/18 Fullmakt til AU 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 19/18 Kyrkjeleg fellesnemnd gir kyrkjeleg fellesnemnd sitt AU følgjande fullmakt: 1. På generelt grunnlag førebu saker til kyrkjeleg fellesnemnd. Det er ikkje eit krav at utgreidde saker først skal handsamast i AU. Prosjektleiar og leiar i kyrkjeleg fellesnemnd har ein løpande dialog om dette. Alle saker til AU skal vere utgreidd av prosjektleiar. 2. Gjere vedtak undervegs i prosessen når dette er naudsynt i saker som er relatert til arbeidet i arbeidsgruppene. Dette gjeld ikkje endelege konklusjonar som arbeidsgruppene legg fram. 3. Godkjenne bruk av eksterne ressursar når dette er naudsynt, innanfor kyrkjeleg fellesnemnd si budsjettramme og i samsvar med prosjektplanen. 4. Ved behov ha møte eller dialog med kommunal fellesnemnd, kommunal prosjektleiar eller kommunane Fjell, Sund og Øygarden. 5. Ved behov ha møte eller dialog med sokneråda i Fjell, Sund og Øygarden fellesrådsområde. 6. Ved behov ha møte eller dialog med eksterne leverandørar i høve generelle leveransar og system som gjeld gravferds- og gravplassforvaltning, økonomi, personale, tidsregistrering, varmestyring, telefoni og IKT. Forslag frå Dag Olav Bjorøy om følgjande tillegg: Med heimel i 13 i kyrkjelova vert arbeidsutvalet gitt fullmakt til på sakleg avgrensa område å gjere vedtak på vegne av Kyrkjeleg fellesnemnd. et skal refererast i første neste møte i Kyrkjeleg fellesnemnd. Kyrkjeleg fellesnemnd gir kyrkjeleg fellesnemnd sitt AU følgjande fullmakt: 1. På generelt grunnlag førebu saker til kyrkjeleg fellesnemnd. Det er ikkje eit krav at utgreidde saker først skal handsamast i AU. Prosjektleiar og leiar i kyrkjeleg fellesnemnd har ein løpande dialog om dette. Alle saker til AU skal vere utgreidd av prosjektleiar. 2. Gjere vedtak undervegs i prosessen når dette er naudsynt i saker som er relatert til arbeidet i arbeidsgruppene. Dette gjeld ikkje endelege konklusjonar som arbeidsgruppene legg fram. 3. Godkjenne bruk av eksterne ressursar når dette er naudsynt, innanfor kyrkjeleg fellesnemnd si budsjettramme og i samsvar med prosjektplanen. 4. Ved behov ha møte eller dialog med kommunal fellesnemnd, kommunal prosjektleiar eller kommunane Fjell, Sund og Øygarden. 5. Ved behov ha møte eller dialog med sokneråda i Fjell, Sund og Øygarden fellesrådsområde. 6. Ved behov ha møte eller dialog med eksterne leverandørar i høve generelle leveransar og system som gjeld gravferds- og gravplassforvaltning, økonomi, personale, tidsregistrering, varmestyring, telefoni og IKT. 7. Med heimel i 13 i kyrkjelova vert arbeidsutvalet gitt fullmakt til på sakleg avgrensa område å gjere vedtak på vegne av Kyrkjeleg fellesnemnd. et skal refererast i Kyrkjeleg fellesnemnd i første møte etter avgjerda. 11
20/18 Fullmakt og delegasjon til prosjektleiar - frå kyrkjeleg fellesnemnd 1 Kyrkjeleg fellesnemnd 14.02.2018 20/18 Forslag til tilråding Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner fullmakt og delegasjon til prosjektleiar i samsvar med saksutgreiinga. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner fullmakt og delegasjon til prosjektleiar i samsvar med saksutgreiinga. 12