LIONS CLUBS INTERNATIONAL

LIONS CLUBS INTERNATIONAL LOV OG ARBEIDSORDNING FOR DISTRIKT 104 E (Revidert april 2010) Side 0

LOV OG ARBEIDSORDNING FOR DISTRIKT 104E Vedtatt av Distriktsmøtet 1982 i Oslo Endret av Distriktsmøtet 1987 i Haugesund Endret av Distriktsmøtet 1990 i Sandnes Endret av Distriktsmøtet 1991 i Sola Endret av Distriktsmøtet 1992 i Farsund Endret av Distriktsmøtet 1996 i Stavanger Endret av Distriktsmøtet 2000 i Bryne Endret av Distriktsmøtet 2001 i Bjerkreim Endret av Distriktsmøtet 2002 i Kristiansand Endret av Distriktsmøtet 2003 i Haugesund Endret av Distriktsmøtet 2004 i Stavanger Endret av Distriktsmøtet 2006 i Sandnes Endret av Distriktsmøtet 2010 i Sandnes A. LOV FOR DISTRIKT 104E Kap. I Navn. Henvisninger. 1 Denne organisasjonen skal betegnes; Distrikt 104E i The International Association of Lions Clubs (heretter benevnt Lions Clubs International). 2 Denne loven er gitt i medhold av Constitution and By-Lawns, Art. VII, 10 og av Lov for Multippel distrikt 104, Norge. Kap. II Mål. 3 Å gi distriktet en administrativ oppbygging som kan fremme Lions Clubs Internationals arbeid innen distriktet. Kap. III Medlemskap. Grenser. 4 Det er Lions klubbene innen Distrikt 104E som er medlemmer av organisasjonen. 5 Distriktet omfatter de fleste kommuner innen fylkene Vest-Agder og Rogaland, samt Sveio i Hordaland. Kap. IV Distriktsorganisasjonen. Side 1

6 Styre og tillitsvalgte. LOV OG ARBEIDSORDNING FOR DISTRIKT 104E 1. Distriktet skal ha et distriktsstyre sammensatt av distriktsguvernøren, visedistriksguvernøren, visedistriktsguvernør 2, forrige års distriktsguvernør, en representant for de valgte sonelederne, samt distriktssekretær/-kasserer. 2. Distriktsguvernør, visedistriktsguvernør 1, visedistriktsguvernør 2, og fagsjefer (District Chairman) velges på distriktsmøtet. Påtroppende distriktsguvernør skal før tiltredelse utnevne distriktssekretær/- kasserer. Soneledere velges i den enkelte sonen. Valget gjennomføres på sonemøtet i januar/februar forut for distriktsmøtet. Umiddelbart etter distriktsmøtet velger sonelederne sin styrerepresentant. Distriktsguvernøren kan ikke gjenvelges det etterfølgende året uten forhåndsgodkjenning fra Lions internasjonale styre. 3. Distriktsstyret skal innen 01.11 gjøre vedtak om hvilke fagsjefer (District Chairman) som inngår i distriktets organisasjon for neste Lions år. 4. Hvis en tillitsvalgt av en eller annen grunn ikke lenger kan bekle det verv denne er gitt, skal distriktsguvernøren utnevne en etterfølger til å inneha vervet for den gjenværende del av perioden. 5. Alle tillitsverv i distriktsorganisasjonene er ulønnet. 7 Distriktsstyret. 1. Det bør holdes et ordinært styremøte i kvartalet. 2. Distriktsguvernøren fastsetter tid og sted for de ordinære styremøtene, og leder disse. 3. Distriktsguvernøren eller et flertall av styremedlemmene, kan forlange innkalling til ekstraordinært møte i distriktsstyret på kort varsel. 8 Distriktsrådet. 1. Distriktsguvernøren skal ha et distriktsråd som er et rådgivende organ for denne. 2. Distriktsrådet ledes av distriktsguvernøren og består av medlemmene i distriktsstyret + sonelederene og fagsjefene (District Chairman). 3. Det avholdes minst 2 distriktsrådsmøter i arbeidsåret. Det første møtet i distriktsrådet skal avholdes innen 15. September. Det siste møtet bør søkes avholdt i forbindelse med distriktsmøtet. Side 2

9 Soner. 1. Inndeling. Distriktsguvernøren skal inndele distriktet i soner. Hver sone bør ha maksimalt 8 klubber, men ikke mindre enn 4 klubber. Ved inndeling skal det tas hensyn til den geografiske lokalisering av klubbene. 10 Distriktskomiteer. Distriktets hedersråd 1. Distriktet har et hedersråd som består av tidligere distriktsguvernører. Hedersrådet skal tjene som et rådgivende organ for distriktsguvernøren. Forrige års distriktsguvernør er leder for hedersrådet. 2. Hedersrådet arbeidsutvalg består av 3 foregående års distriktsguvernører. Forrige års distriktsguvernør er leder for hedersrådets arbeidsutvalg. Distriktets valgkomite 1. Distriktet har en valgkomite som består av forrige års distriktsguvernør (IPDG), og to medlemmer som velges på distriktsmøtet. Komiteen velger selv leder. Andre komiteer i Distriktet. 1. Distriktsstyret kan oppnevne komiteer for spesielle saksområder. Funksjonstiden for slike komiteer skal være den samme som for det distriktsstyret som oppnevner dem. Kap. V Pengeadministrasjon. 11 Kontingent. Regnskap. Budsjett. 1. Kontingent. For å kunne dekke utgifter til administrasjon av distriktet utenom de utgifter som angår det årlige distriktsmøtet skal det innkreves kontingent av hvert aktivt medlem i distriktets klubber. Det påligger distriktsmøtet å vedta instruks for den økonomiske forvaltningen innenfor rammen gitt i LOV FOR DISTRIKT 104E og LOV FOR MULTIPPELDISTRIKT 104. 2. Denne delkontingenten skal betales forskuddsvis og innkreves av MD 104 s sekretariat og overføres distriktets bankkonto. Nystiftede klubber og reorganiserte klubber er fritatt for kontingent til distriktet for gjenværende del av halvåret de stiftes/reorganiseres, samt det påfølgende halvår. Side 3

3. Distriktsmøtet skal fastsette kontingentens størrelse og gjennom budsjettvedtak bestemme hvordan den skal anvendes. 4. Budsjettkomite. Budsjettforslag skal utarbeides av en budsjettkomite som består av årets distriktsguvernør, neste års distriktsguvernør (VDG) og forrige års distriktsguvernør (IPDG). Den av distriktsguvernørene som har lengst tjenestetid i budsjettkomiteen skal være leder. 5. Disponering av budsjetter. Kasse. Disponering av distriktsbudsjettet er distriktsguvernørens ansvar. Distriktssekretæren skal også være kasserer og føre distriktets regnskap. Begge skal sørge for at den økonomiske forvaltningen er i overensstemmelse med gjeldende lov og distriktsmøtets vedtak. 6. Revisjon. Distriktsmøtet velger revisor. Regnskapene som legges fram for distriktsmøtet til godkjennelse, skal være revidert av den valgte revisor. 7. Aktivitetsmidler. Når det i aktivitetssammenheng opprettes/avsluttes bankkonti for midler fra flere Lionsklubber, skal dette rapporteres til og godkjennes av distriktsguvernøren, som kunngjør dette til distriktets Lionsklubber. Han sørger for at det lages regnskap for slike bankkonti, og at disse rapporteres til Distriktsmøtet. 12 DG-ELECT s deltagelse på verdenskongressen (Convention). Utgifter i forbindelse med DG-elect s deltagelse på den årlige verdenskongressen kan anses som utgifter til distriktsadministrasjon. Refusjon av slike utgifter skal skje på samme grunnlag som beskrevet i Revisjonsreglementet for Lions Clubs International. (LCI dekker DG elect s utgifter til reise og opphold ved DG-elect skolen i forbindelse med deltagelse på verdenskongressen). 13 Distriktsguvernørens ansvar for den økonomiske forvaltningen. Distriktsguvernøren, distriktsstyret eller distriktsrådet må ikke påta seg økonomiske forpliktelser som vil resultere i overskridelse av budsjettet for vedkommende arbeidsår. 14 Distriktssekretærens/-kasserens plikter. Distriktssekretærens/-kasserens disposisjoner skal være begrenset til beløp og garantiordninger som er godkjent av distriktsguvernøren. Omkostninger ved eventuelle garantiordninger skal betraktes som administrativ utgift. Side 4

15 Godkjennelse av regnskapet m.v. Distriktsguvernøren skal minst en gang årlig, i samråd med den valgte revisor, sørge for revisjon av de regnskaper og konti som distriktssekretær/-kasserer benytter i forbindelse med distriktets administrasjon. Revidert regnskap for distriktets finansielle stilling skal sendes Lions Clubs International, samt hver klubb i distriktet innen 60 dager etter utløpet av det arbeidsåret som distriktsguvernøren har tjenestegjort Kap. VI Distriktsmøtet. 16 Tid for distriktsmøtet. 17 Arrangementet. Det skal hvert år avholdes distriktsmøte ved slutten av arbeidsåret, dog senest 30 dager før Riksmøtet. Distriktsguvernøren er ansvarlig for gjennomføringen av distriktsmøtet. Sted for distriktsmøtet velges 2 år i forveien av distriktsmøtet. Søknad om å få være arrangørklubb sendes via distriktssekretæren innen 1. februar, vedlagt spesifikasjoner i.h.h.t gjeldende retningslinjer. Dersom det ikke forfinnes noen kvalifisert søker ved søknadsfristens utløp, gis den påtroppende VDG selv anledning til å utpeke en arrangørklubb for sitt distriktsmøte. Som vedlegg til søknaden skal medfølge: 1. Foreløpig budsjett med følgende poster * Møteavgift ( for Delegat, deltaker og observatør * Pris på overnatting enkelt-/ dobbeltrom * Pris på arbeidslunsj lørdag * Pris på distriktsmøtemiddag lørdag * Pris og ramme for velkomsttreff. Pris og rammeopplegg for ledsagerarrangement * Kostnader som ikke inngår i ovenstående punkter skal spesifiseres * Budsjetterte sponsorinntekter spesifiseres 2. Teknisk arrangement Oversikt over møtelokaler og antall sitteplasser. Lokale for åpningen må ha plass til alle deltagere med ledsagere Avstand mellom hotell(er) og møtelokaler oppgis 3. Endelig budsjett legges frem på distriktsmøtet ett år før arrangementet. Side 5

4. Revidert regnskap for distriktsmøtet skal forelegges distriktsstyret senest 1. februar året etter at arrangementet er avholdt 18 Delegater. 1. Hver klubb som har betalt pålagt kontingent pr. 31.mars til distriktet, multippel distriktet og til Lions Clubs International, har rett til å sende delegater til distriktsmøtet etter samme kvoteordning som for riksmøter; under 14 medlemmer 1 delegat 15-24 medlemmer 2 delegater 25-34 medlemmer 3 delegater 1 tilleggsdelegat for hvert 10. medlem utover 34 Hver klubb har plikt til å sende minst 1 delegat til distriktsmøtet. 2. Tidligere medlemmer i det internasjonale styret (PID) og distriktsguvernøren (DG) har full delegat status utenom sin klubbs kvote ved deltagelse i distriktsmøter. 19 Innkalling og behandling av forslag. 1. Distriktssekretæren skal sende klubbene melding om tid og sted for kommende distriktsmøte senest 15. november. Denne minner samtidig om fristen for innsending av forslag som ønskes behandlet. 2. Forslag som ønskes behandlet på distriktsmøtet, må fremsettes av en klubb, av distriktsstyret eller av en komité nedsatt av distriktsstyret og sendes til distriktssekretæren innen 1. februar i arbeidsåret. 3. Forslag på kandidater til verv i distriktsorganisasjonen, med unntak av soneledere, sendes valgkomiteens leder (IPDG) innen 1. februar. 4. Distriktsstyret behandler alle forslag og avgir sin innstilling til distriktsmøtet. 5. Innkalling til distriktsmøtet vedlegges dagsorden, forretningsorden, beretninger, inneværende års foreløpige reviderte regnskap, fjoråret endelige reviderte regnskap og innkomne forslag med distriktsstyrets innstilling, sendes klubbene innen 30 dager før distriktsmøtet. 20 Distriktsmøtets funksjon. 1. Distriktsmøtet skal behandle og fatte endelige vedtak i alle saker som gjelder distriktet, herunder: Side 6

* sluttrapport fra forrige års distriktsguvernør * foreløpig rapport fra distriktsguvernøren * rapport fra vise distriktsguvernør 1 (VDG1) * rapport fra vise distriktguvernør 2 (VDG 2) * fagsjefenes (District Chairman) rapporter * soneledernes rapporter * regnskap fra foregående år * foreløpig regnskapsrapport for inneværende år * budsjett for kommende år * velge arrangør og sted for distriktsmøtet om to år * velge distriktsguvernør * velge visedistriktsguvernør (VDG 1) * velge visedistriktsguvernør 2 (VDG 2) * velge fagsjefer (District Chairman) * velge revisor * offentliggjøre valg av soneledere * behandle innkomne forslag med distriktsstyrets innstilling 2. Distriktsmøtet skal foreta en rådgivende behandling av saker som er fremmet for årets Riksmøte. Distriktsmøtet bør sluttbehandle distriktspregede saker. 21 Stemmegivning. 1. Ved avstemminger har hver fremmøtt delegat 1 stemme, såfremt dennes klubb har oppfylt sine forpliktelser (jfr. 18). Det kan ikke stemmes med fullmakt. 2. Valg mellom flere kandidater skal skje skriftlig. Alle andre avstemminger kan, hvis intet annet forlanges, skje ved stemmetegn. 3. Ved valg nyttes for øvrig samme fremgangsmåte som ved valg på riksmøter (Lov for MD 104, 15). 22 Gjennomføring av distriktets beslutninger. 1. Det påligger distriktsguvernøren å gjennomføre distriktsmøtets beslutninger/vedtak. 2. Protokoll fra distriktsmøtet skal innen 30 dager sendes Lions Clubs International, sekretariat for MD 104, klubbene i distriktet og tidligere distriktsguvernører. Side 7

Kap. VII Distriktsmøtets finansiering 23 Møteavgift/delegatavgift. Til dekning av utgiftene som distriktsmøtet medfører, skal det innkreves møteavgift som klubbene betaler ved påmelding av delegater. 24 Dekning over fondsavsetninger 25 Forandringer. 26 Ikrafttreden I tillegg til slik møteavgift som nevnt i 23, kan utgifter i forbindelse med distriktsmøtet dekkes over et fond som kan opprettes for dette formålet (jfr. Arbeidsordning for Distrikt 104E, kap. XIII, pkt. 1 og 2). Forandringer i denne lov kan bare skje gjennom beslutninger på distriktsmøte med minst 2/3 flertall av de tilstedeværende stemmeberettigede delegater. Forslag til lovforandring må være fremsatt i rett tid, og må være oppført på distriktsmøtets dagsorden. Forslag må videre være utsendt til klubbene sammen med innkallingen til distriktsmøtet. Vedtatte forandringer skal tre i kraft fra 1. juli i samme kalenderår, om intet annet er vedtatt. B. ARBEIDSORDNING FOR DISTRIKT 104E Kap. 1 - Distriktsstyremøter og distriktsrådsmøter. 1 Distriktsguvernøren fastsetter tid og sted for distriktsstyremøter og rådsmøter. Denne er også ansvarlig for innkalling til disse møtene. Det skal holdes minst 2 distriktsrådsmøter i arbeidsåret. Det første møtet skal holdes innen 15. september og det siste møtet bør avholdes i tilslutning til distriktsmøtet ved avslutningen av arbeidsåret. Distriktsstyremøter skal avholdes når det er behov for det, og helst en gang i kvartalet. Distriktsguvernøren leder møtene i distriktsrådet og distriktsstyret. Distriktsstyrets medlemmer har møteplikt til distriktsstyre- og distriktsrådsmøtene. Distriktsrådets medlemmer har møteplikt til distriktsrådsmøtene. Distriktssekretæren fører møtebok for møtene i distriktsstyret og distriktsrådet. 2. Distriktsstyret og distriktsrådet kan innkalle Lions medlemmer som har spesiell tilknytning til saker som behandles (for eksempel komiteledere fra faste og eller Side 8

oppnevnte komiteer, president og/eller andre representanter fra arrangørklubber for kommende distriktsmøter og lignende). Kap. II DG -elects plikter 1. I perioden etter distriktsmøtene og inntil de valgte distriktsguvernører er innsatt i sine funksjoner (skjer på Convention), bærer disse tittelen DG-elect. 2. DG elect har rett og plikt til å delta på den internasjonale kongressen og i Guvernors School som arrangeres i tilknytning til kongressen, og i det orienteringsmøtet som holdes for DG-electer i forbindelse med Riksmøtet. 3. Før DG-elect tiltrer kongressreisen, utnevner denne distriktssekretær/-kasserer. 4. DG-elect inndeler sitt distrikt i et passende antall soner, idet denne påser at sonene så vidt mulig omfatter klubber som geografisk sett hører sammen (jfr. Distrikt 104E s lov kap. IV, 9, pkt. 1 ). 5. Før avreise til den internasjonale kongress skal DG-elect avgi rapport til multippeldistriktets sekretær om soneinndeling. DG-elect må meddele multippeldistriktet om utfall av valget på tillitsvalgte gjennomført på distriktsmøtet. Kap. III Distriktsguvernørens rettigheter og plikter. 1. Distriktsguvernørens funksjonstid er 1 år og regnes fra denne blir innsatt i funksjonen på den internasjonale kongressen og til dennes etterfølger på samme måten innsettes det påfølgende året. 2. Distriktsguvernøren representerer klubbene i sitt distrikt overfor multippeldistriktet, i det nordiske og i det europeiske samarbeidet overfor Lions Clubs International. På den annen side representerer denne den internasjonale presidenten og Lions Clubs International overfor klubbene. Denne er medlem av MD 104 s Guvernørråd og eventuelt av komiteer som Guvernørrådet velger denne til. Kap. IV Vise distriktsguvernørens rettigheter og plikter. 1. Vise distriktsguvernøren er distriktsguvernørens nærmeste medarbeider og stedfortreder, og medlem av distriktsstyret. Denne skal til enhver tid være så godt orientert om distriktsguvernørens arbeid at denne på anmodning kan overta dennes gjøremål. Side 9

2. Hvis distriktsguvernøren skulle avgå ved døden i løpet av sin funksjonstid, eller på grunn av sykdom eller andre årsaker bli avskåret fra å utøve sin funksjon, skal guvernørrådet etter anmodning fra distriktets hedersråd overføre distriktsguvernørens funksjoner til vise distriktsguvernøren.lions Clubs International må gi sin tilslutning før overføringen er gyldig. 3. Vise distriktsguvernøren bør være eneste kandidat til valg som distriktsguvernør det etterfølgende året. 4. Vise distriktsguvernøren skal på beste måte forberede seg til å overta som neste års distriktsguvernør. Denne skal ta del i den skolering som legges opp for vise distriktsguvernørene. 5. Når vise distriktsguvernøren opptrer i distriktsguvernørens sted, dekkes dennes omkostninger av Lions Clubs International etter de samme regler som gjelder for distriktsguvernøren. Kap. V Vise distriktsguvernør 2 rettigheter og plikter 1. Forberedende arbeid for å tiltre som Distrikts Guvernør ( DG ). VDG 2 er sammen med VDG1 Distriktsguvernørens nærmeste medarbeidere og medlem av Distriktsstyret.og Distriktsrådet. 2. VDG 2 er stedfortreder for Vise Distrikts Guvernør I ( VDG I ) og DGs stedsfortreder hvis VDG I er forhindret. 3. Funksjonstiden for VDG 2 er 1 år 4. VDG 2 skal sette seg inn i de lover og regler som gjelder for distrikt, nasjonalt og internasjonalt og er pålagt og holde seg orienter om aktiviteter som gjelder for Distriktet 5. VDG II skal delta i den opplæring som tilbys for denne funksjon og bør være representert i multippeldistrikts- og distriktsopplæringsprogram. 6. Følgende arbeidsoppgaver er tillagt VDG 2 1. Delta aktivt i planleggingsarbeidet sammen med DG og VDG 1 2. Ved Distriktssekretærens fravær skrive referater 3. Besøke det antall klubber som DG fastsetter 4. Utføre oppgaver etter avtale med Distriktsguvernøren Kap. VI Sonelederens rettigheter og plikter. 1. Sonelederen skal delta i distriktsrådets møter og i distriktsmøtet. Side 10

2. Sonelederen skal på vegne av distriktsguvernøren overvåke at klubbrapporter, kontingenter og forslag blir avlevert/betalt reglementert innen sonen, samt rettlede klubbene ved behov, og skal være distriktsguvernørens nærmeste bindeledd til klubbene innen sonen. Sonelederen skal besøke hver klubb innen sonen minst en gang, og herunder formidle Lions og distriktsguvernørens program for inneværende arbeidsår. 3. Sonelederen skal avholde minst 2 sonemøter. Det første avholdes i august/september, og sonemøte nr. 2 i januar/februar om nødvendig kan et tredje sonemøte avholdes innen utgangen av mars. Sonelederen er ansvarlig for at det på første sonemøte oppnevnes en valgkomite som skal gjennomføre valg av ny soneledelse. Sonen bestemmer omganget av sin soneledelse. Valgkomiteen skal bestå av 2 personer. Minst et av medlemmene skal være en tidligere president i en av sonens klubber. 4. Valgkomiteen skal innen 15.11 sende klubbene i sonen retningslinjer for valg av ny soneledelse. Klubbene skal innen 01.01 sende forslag på kandidater til sonens valgkomite. Valget gjennomføres på sonemøtet i januar/februar. Sonelederen skal innen 01.03 informere distriktsguvernøren om valgets utfall Kap. VII Andre distriktskontakter. 1. Distriktsstyret skal innen 01.11 vedta hvilke fagområder (Chairman) distriktet skal velge for neste Lions år. Distriktet bør følge multippeldistriktets oppsett for fagsjefer (Chairmen). Kap. VIII Valgkomiteen. 1. Valgkomiteen i distriktet består av Forrige års distriktsguvernør (IPDG), og to medlemmer som velges av distriktsmøtet. Komiteen velger selv leder. IPDG er ansvarlig for å innkalle til komiteens konstituerende møte. 2. Valgkomiteen skal forestå og gjennomføre valg av distriktets tillitsvalgte. Valgkomiteen mottar innen 01.11 oppsett fra distriktsstyret over hvilke kontaktpersoner (Chairman) neste års distriktsråd skal bestå av. 3. Valgkomiteen skal innen 15.11 sende klubbene en oversikt over de tillitsvalgte som skal velges i distriktet. Oversikten skal minne om LCI s Lov og Arbeidsordning Artikkel 4-8, hvor forutsetningen for valgbarhet er nedfelt. Side 11

4. Valgkomiteen bør gå aktivt ut til klubbene for å skaffe tilstrekkelig antall kandidater og om nødvendig kontakte klubbene direkte. Valgkomiteen kan innstille en og samme person til flere verv. 5. Distriktets fagsjefer (C er) velges for en periode på 2 år. Ingen kan sammenhengende velges til fagsjef for mer enn 2 perioder innen samme fagområde. DG kan ikke gjenvelges som DG i påfølgende år, uten forhåndsgodkjennelse fra Lions Internasjonale styre. 6. Valgkomiteens innstilling skal være ferdig innen 01.03, og fremlegges på Distriktsmøtet. 7. For å kunne velges til VDG2, VDG 1,DG må kandidaten ha vært soneleder, distriktskasserer eller distriktssekretær. For å kunne velges til soneleder må kandidaten ha vært president, kasserer eller sekretær. For å kunne velges til fagsjef, må kandidaten ha vært president eller fagkontakt for vedkommende fag i klubb i minimum 2 år. Vedkommende må være oppdatert i forhold til organisasjonens lover og regler. 8. Presentasjon av kandidater til distriktsverv. VDG 1 og VDG 2 s CV sendes ut med sakspapirene, og kandidatene får hver 5 min. til å presentere sitt program. Andre kandidater: CV sendes med sakspapirene og kandidatene får hver 3 min til å presentere sitt program. Kap. IX Stiftelse av nye klubber. Distriktsguvernøren er ansvarlig for stiftelse av nye klubber i samarbeid med multippeldistriktets MD-MEC. Stiftelse av nye klubber skal skje etter direktiver og retningslinjer utarbeidet av Lions Clubs International. Kap X Tillitsvalgtes reisegodtgjørelse. 1 Distriktsmøtet kan vedta at distriktets tillitsvalgte kan gis godtgjørelse for reiser og representasjon ved deltakelse i møter, jubileer og lignende som ikke dekkes av Lions Clubs International s Hovedkontor eller MD 104. Utgiftsbeløpene på reiseregningene skal dokumenteres av utstederen og deretter kontrolleres og godkjennes av distriktsguvernøren. 2. Ved bedømmelse av disse reiseregningene kan enten gjeldende Reiseregulativ for MD s tillitsvalgte legges til grunn, eller at det på forhånd kan innrømmes et kontaktbeløp til dekning av en viss del av de på reiseregningen påløpne utgifter. Kap. XI Bestemmelser for økonomisk forvaltning. 1. Spesielle utgifter Side 12

Det skal hvert år avsettes rådighetssum på distriktets budsjett. Denne rådighetssumen skal kunne disponeres av distriktsguvernøren til dekning av utgifter som: * jubileumsgaver * trykking av viktig informasjon * ekstraordinære utgifter til fagsjefarbeidet * ekstraordinære utgifter av annen art. Også slike utgifter skal dokumenteres og regnskapsføres i distriktets regnskap. 2. Fondsavsetninger. Distriktsmøtet kan gjennom budsjettvedtak foreta avsetninger til fonds, f. eks. til: * anskaffelse av distriktsflagg og distriktsbanner * dekning av utgifter i forbindelse med distriktsmøter. * tilskudd til fagsjefenes tiltak innen distriktet etter forslag fra en eller flere klubber Eventuelle fondsmidler skal disponeres av distriktsrådet etter statutter som er godkjent av distriktsmøtet Kap. XII Forandringer i Arbeidsordningen. 1. Forandringer i Arbeidsordningen for distrikt 104E, kan vedtas av distriktsmøtet med alminnelig flertall. 2. Eventuelle forandringer skal tre i kraft fra 1. juli samme kalenderår dersom intet annet er vedtatt. STATUTTER FOR AKTIVITETS-OG ADMINISTRASJONSKONTO DISTRIKT 104E 1. Konto benyttes til: * Aktiviteter som engasjerer seg i * Klubbene kan søke tilskudd til spesielle aktiviteter som går ut over klubbnivå 2. Kontoens midler: * Fremkommer av aktiviteter på distriktsnivå * Eventuelt overskudd fra distriktskassen tilføres administrasjonskontoen * Kontoen deles som på klubbnivå, med aktivitets- og administrasjonsmidler * Administrasjonskontoen nyttes blant annet til dekning av distriktskassens eventuelle underskudd 3. Kontoen disponeres av: * Distriktsguvernøren disponerer kontoen i samarbeid med distriktsstyret 4. Regnskapet * Revidert regnskap for distriktsaktivitetskontoen og administrasjonskontoen legges frem for distriktsmøtet Side 13

NB! Budsjett/regnskap samt bankforbindelse for distriktsaktiviteter hvor klubber står som arrangør, f. eks. ungdomsleir, tillegges arrangørklubb. Side 14