PROTOKOLL FRA ÅRSMØTE I AGAT- OG TOPASVEGEN VELFORENING Sted: Kroken kirke Dato: 3.11.14 kl 2000 Punkt 1: Åpning ved leder. Det var 12 stemmeberettigede tilstede, se vedlegg 1. Punkt 2: Saksliste: Sak 1: Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden Godkjent. Sak 2: Valg av ordstyrer og referent Valgt: Tron Nystad som ordstyrer, Gunhild Ag som referent. Sak 3: Valg av årsmøtedeltakere til å underskrive protokollen Valgt: Kåre Hansen fra Topasvegen og Svein Hegge fra Agatvegen. Sak 4: Valg av styre Valgt: Tron Nystad (valgt som styreleder) og Stein Roald Bolle fra Agatvegen, Sigrid Aronsen, Hallgeir Austlid og Gunhild Ag fra Topasvegen. Sak 5: Årsregnskap Godkjent. Se vedlegg 2. Sak 6: Fastsettelse av årskontingent Årskontingent for 2014 ble vedtatt til kr 500,- per husstand/medlem. Årskontingent for 2015 fastsettes på årsmøtet for 2015. Sak 7: Vedtekter Det tilkom en diskusjon omkring ordlyden i 1, 2, 5, 6 og 11. Årsmøtet fant å kunne godkjenne vedtektene som de står, med følgende unntak, mot at især 5 og 6 sees på ved årsmøtet 2015: Vedtektene ble godkjente, med følgende endringer for 1. Navn, hvor det endres til: Foreningens navn er Agat- og Topasvegen velforening. 2. Formål og virkemidler, 2.1, hvor det endres til: 2.1 Velforeningens formål er å ivareta medlemmenes juridiske ansvar for fellesområder og fremme medlemmenes felles interesser i området. Velforeningen skal virke for stedets sosiale og fysiske miljø og beboernes trivsel og sikkerhet, med særlig fokus på barn, unge og universell utforming av fellesområder. 11. Oppløsning, sammenslutning og deling, 11.1, hvor det endres til: 11.1 Foreningens oppløsning kan kun besluttes på ordinært årsmøte og med minst 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Forslag om oppløsning må være omtalt i innkallingen til årsmøtet. Se vedlegg 3. Sak 8: Innkomne saker Ingen Møtet heves kl 2130. Gunhild Ag, referent
Vedlegg 1
Vedlegg 2 Agat - og Topasvegen Velforening 2013 Resultatregnskap pr 31.12 Inntekter (Kredit) kr 4.72 Sum inntekter kr 4.72 Utgifter (Debet) Andre kostnader kr - Sum utgifter kr - Årsresultat kr 4.72 Balanse pr 31.12 Elendeler (Debet) Bank kr 4,176.86 Sum kr 4,176.86 Gjeld og egenkapital (Kredit) Egenkapital pr. 01.01 kr -4,172.14 (Kasse + Bankkonti) Årets overskudd/underskudd kr -4.72 Egenkapital pr. 31.12 kr -4,176.86 Balanse og resultat Side 1 11/09/2014
Vedtekter for Agatveien og Topasveien velforening 1. Navn 1.1 Foreningens navn er Agat- og Topasvegen velforening. 2. Formål og virkemidler 2.1 Velforeningens formål er å ivareta medlemmenes juridiske ansvar for fellesområder og fremme medlemmenes interesser i området. Velforeningen skal virke for stedets sosiale og fysiske miljø og beboernes trivsel og sikkerhet, med særlig fokus på barn, unge og universell utforming av fellesområder. 2.2 Foreningen er partipolitisk uavhengig. 2.3 Foreningens styre kan samarbeide med andre foreninger eller institusjoner i saker av felles interesse. 2.4 Foreningen kan fungere som et hørings- og samarbeidsorgan overfor kommunen og andre offentlige instanser. 2.5 Velforeningen er medlem av VELforbundet. 3. Velforeningens geografiske område 3.1 Velforeningens område er inntegnet på vedlagte kart som inngår som en del av vedtektene (nederst på denne side) 4. Juridisk person 4.1 Foreningen er en selveiende og frittstående juridisk person med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld. 5. Medlemskap 5.1 Enhver husstand, eier av eiendom eller fritidseiendom, bedrifter og andre virksomheter innen området som er definert i 3 og tilstøtende områder, kan bli medlem av foreningen. Vedkommende må godta foreningens vedtekter og formål, og må også betale den til enhver tid fastsatte kontingent. Medlemskapet er gyldig fra den dag kontingenten er betalt. For å ha stemmerett på årsmøtet må kontingenten være betalt innen den fristen som styret har satt. 6. Kontingent 6.1 Årsmøtet fastsetter medlemskontigenten som innbetales til fastsatt frist. Medlemmer som ikke har betalt sin kontigent innen regnskapsårets utgang strykes etter purring. Strykes et medlem, kan dette ikke tas opp igjen før skyldig kontigent er betalt. 6.2 Ved utmelding refunderes ikke innbetalt kontingent. 7. Årsmøte 7.1 Velforeningens øverste myndighet er årsmøtet. Ordinært årsmøte holdes innen utgangen av mars måned. Tid og sted bestemmes av styret og bekjentgjøres med minst fire ukers varsel. Saker som skal behandles på årsmøtet må være sendt styret innen to uker før årsmøtet.
Innkallingen skal angi de saker som skal behandles på årsmøtet, og skal være tilgjengelig for medlemmene minst en uke før årsmøtet. Årsmøtet kan bare fatte vedtak i de saker som er satt opp på innkallingen. Årsmøtepapirer sendes ut kun i elektronisk versjon. 7.2 Alle foreningens medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet er vedtaksført med det antall medlemmer som møter. Det er en stemme per medlemskap. Stemmegivning kan skje ved fullmakt. 7.3 Årsmøtet behandler: - Årsmelding fra styret - Revidert regnskap - Innkomne forslag - Planer for kommende år og budsjett, herunder fastsette kontingent - Valg av styre med leder, 4-6 styremedlemmer, revisor og valgkomitè bestående av to medlemmer en fra Agatveien og en fra Topasveien. 7.4 Leder velges for ett år og styremedlemmer velges for to år av gangen. To av styremedlemmene går ut for hvert år, det første året etter loddtrekning. Revisor velges for ett år. Samtlige kan gjenvelges. 7.5 Stemmegivning på årsmøtet Med mindre annet er bestemt, skal et vedtak for å være gyldig, være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt. Valg foregår skriftlig når det foreligger mer enn ett forslag. Bare foreslåtte kandidater kan velges. 7.6 Revisor og valgkomiteen rapporterer direkte til årsmøtet. 7.7 Årsmøtets beslutninger og dissenser skal protokolleres og gjøres tilgjengelig for medlemmene. 8. Ekstraordinært årsmøte 8.1 Ekstraordinært årsmøte kan avholdes når styret eller 20 % av medlemmene finner det påkrevet. På ekstraordinært årsmøte behandles de saker som er nevnt i innkallingen. Innkallingsfristen er minst 14 dager. 8.2 Et ekstraordinært årsmøte finnes beslutningsdyktig dersom minimum hele styret er tilstede. 9. Styrets oppgaver 9.1Styret leder foreningens anliggende i overensstemmelse med foreningens vedtekter og årsmøtets vedtak. 9.2 Ved viktige avgjørelser plikter styret å innkalle til ekstraordinært årsmøte. 9.3 Styret skal etter behov oppnevne komiteer til å arbeide med bestemte saksområder. Styret oppnevner minst ett av sine medlemmer til hver enkelt komité. Komitèleder skal godkjennes av styret.
9.4 Økonomi 9.4.1 Styret skal forvalte velforeningens eiendeler/eiendom og føre kontroll med foreningens økonomi. Styret skal påse at regnskap blir ført og revidert. Styret skal sørge for at foreningen er forsvarlig forsikret ut fra de verdier foreningen innehar og den virksomhet som bedrives. 9.4.2 Styret har disposisjonsrett over velforeningens midler til alminnelige administrative formål. Ved investeringer over 10 000 skal det innhentes minst to anbud. Alle utbetalinger skal attesteres av leder og kasserer før utbetaling. 9.4.3 Velforeningens signatur innehas av styreleder og ett styremedlem i felleskap 9.4.4 Regnskapsåret går fra 1/1 31/12. 9.5 Styret holder møte når leder bestemmer eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styrets vedtak skal protokolleres. 9.6 Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styremedlemmene er tilstede. Styrebeslutninger krever alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har fungerende leder dobbeltstemme. Et styremedlem kan ikke være med å stemme i saker hvor vedkommende har særinteresser. 10, Vedtektsendringer 10.1 Vedtektsendringer krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer, og må vedtas på ordinært eller ekstraordinærtårsmøte. Endringer trer i kraft umiddelbart dersom årsmøtet ikke har besluttet noe annet. Vedtektsendringer vil aldri ha tilbakevirkende kraft. 11. Oppløsning, sammenslutning og deling. 11.1 Foreningens oppløsning kan kun besluttes på ordinært årsmøte og med minst 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Forslag om oppløsning må være omtalt i innkallingen til årsmøtet. 11.2 Foreningens formue skal etter oppløsning og gjeldsavleggelse tilfalle det formål årsmøtet bestemmer. Ingen medlemmer har krav på foreningens midler eller andel av disse. 11.3 Sammenslutning med andre foreninger eller deling av foreningen anses ikke som oppløsning. Vedtak om sammenslutning/deling skal fattes av årsmøte, og nødvendige vedtektsendringer i denne forbindelse treffes i samsvar med bestemmelsene om vedtektsendring ( 10).