Møtereferat Rådmannsutvalget 24. april 2015 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 13:00 Kongsbergregionen 24.04.15 Håvard Fossbakken Daglig leder tlf: 32 86 63 27 mob: 97 15 43 31 1
Sakliste Sak 030/15: Godkjenning av møtereferat... Sak 031/15: Nytt fra sekretariatet... Sak 032/15: Kongsbergregionen IKT Drift... Sak 033/15: Kompetanseregionen... Sak 034/15: Kommunikasjon- og samhandlingsplattform... Sak 035/15: Kommunereformen... Sak 036/15: Husleiekostnader for IKT- Ansatte... Eventuelt... Felles bord... Til stede Rune Engehult / Hjartdal Svein Aannestad / Notodden Ingebjørg Skavlebø / Tinn Hans Henrik Thune / Rollag Jon G. Pedersen / Flesberg Alexander Ytteborg / Nore og Uvdal Wenche Grinderud / Kongsberg Håvard Fossbakken / Kongsbergregionen Forfall Rune Lødøen / Tinn Også til stede: Oddvar Kaasa Halvor Rostad Kjetil Lundemoen Sak 020/15: Godkjenning av møtereferat 2
Sak 030/15: Godkjenning av møtereferat Referat fra møtet i rådmannsutvalget 27. mars 2015 Opplysninger i saken: Referatet fra møtet 27. mars 2015 er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 27. mars 2015 Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 27. mars 2015 Sak 031/15: Nytt fra sekretariatet Ingen dokumenter Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken: En ny, fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. Tas til orientering Tas til orientering Sak Sak 032/15: Kongsbergregionen IKT Drift Saksbehandler Håvard Fossbakken 3
Dokumenter i saken Presentasjon fra daglig leder Opplysninger i saken Kongsbergregionen IKT Drift vil være etablert etter planen 1. juni 2015. Daglig leder i driftsenheten, Oddvar Kaasa, vil gi en orientering om status i etableringsprosjektet, gjennomgang av videre fremdrift og drøfting av problemstillinger i virksomhetsoverdragelsen. Presentasjonen følger vedlagt. Daglig leders forslag til konklusjon Gjennomgangen tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon Gjennomgangen tas til orientering Sak 033/15: Kompetanseregionen Saksbehandler Kjetil Gulsrud Lundemoen Dokumenter i saken Notat fra prosjektleder Prosjektmandat Opplysninger i saken/vurderinger Prosjektet Kompetanseregionen ble etablert høsten 2014 og skal etter planen avsluttes 31.12.15. Prosjektleder gjennomgikk status og videre fremdrift for prosjektet, og drøftet nødvendige avklaringer med Rådmannsutvalget som er beskrevet i vedlagte notat. Scenarier for videre arbeid med kompetanseutvikling Prosjektperiode er satt til å være ut året 2015, og det er viktig å vurdere allerede nå hvilke aktiviteter og funksjoner som er relevante for kommunene og hvordan disse kan videreføres etter prosjektets slutt. Etter drøftinger med daglig leder og Kompetanseforum, er det vurdert to scenarier som man kan se for seg i et videre samarbeid om kompetanse. Det første er en nettverksmodell med små eller ingen ressurser, det andre er en sentral ressurs lignende den som nå er i prosjektet. Eksempler på oppgaver (på overskriftsnivå) man kan se for seg å løse i et slikt samarbeid er: Koordinering og gjennomføring av felles opplæringstiltak 4
Tilrettelegging for spredning av kunnskap og god praksis til kommunenes enheter (mellom kommuner, fra andre regionale samarbeid, KS, fagmiljøer osv.) Utvikling av kurs (både tradisjonelle og digitale) Innkjøp inkludert behovskartlegging av større opplæringsløp Ta i bruk nye hjelpemidler for kompetanseutvikling Bidra i utvikling av digitale verktøy for læring Bidra med kompetansearbeid inn i andre interkommunale/regionale prosjekter og nettverk Finne kilder for finansiering, søke og rapportere på tildelte midler. Nettverksmodell: Er i sin rendyrkede form uten felles ressurser og er avhengig av at ansatte i kommuene avsetter tid til arbeidet. Man vil kunne se for seg at Kompetanseforum fortsetter sitt arbeid, men at ledelse og ansvar for dagsorden går på rundgang. Det er opp til medlemmene å spille inn saker til drøfting. I tillegg kan Kompetanseforum ha som ansvar å arrangere kurs jevnlig basert på innspill fra kommuene og øvrige regionale nettverk. Disse kursene vil bære preg av at andre kommuner sender deltagere på kurs som allerede har vært planlagt i enkeltkommuner.. Dette vil i seg selv ha en positiv effekt og kan bidra til å bruke ressursene mer effektivt mellom kommuene. 5
Det vil være vanskelig å se hvordan større utviklingsprosjekter kan løses basert uten felles ressurser. Ettersom KS Læring vurderes til å være en viktig del av kompetanseverktøyene for kommunene i framtiden, trengs også et nettverk av systemansvarlige. Dette nettverket må også organiseres uten ressurser. Lignende systemnettverk i regionen er også organisert slik, men her vil det også være et betydelig opplæringsbehov. Fordeler med en slik nettverksmodell er at det er svært kostnadseffektivt. Et velfungerende Kompetanseforum vil være avhengig av at medlemmene tar ansvar og vil fortsatt kunne fungere som et koordinerende organ. Tiltak man er enig om i dette forum, vil være avhengig av at enkeltkommuner tar ansvar for gjennomføringen av konkrete kurs. Ulempen med en slik modell er at den er svært sårbar. Man kan vanskelig se for seg at regionen kan delta i nasjonalt utviklingsarbeid og holde kontakt med andre kommunesamarbeid om kompetanseutvikling, eller sette i gang utviklingsarbeid innen konkrete temaer. Det vil også være vanskelig å se for seg at man fanger opp innspill og behov fra regionale nettverk eller prosjekter. Man mister også en tilretteleggende funksjon for Kompetanseforum som kan sørge for et overordnet ansvar for saksforberedelser, faglige innspill og lignende. Sentral ressurs: Dette scenariet innebærer en felles ressurs som kan tilrettelegge for Kompetanseforum, gjøre saksforberedelser, sammenstille aktivitetsplaner og være et bindeledd ut til kommunene. I en slik modell vil ansvaret for gjennomføring av kurs, kontakt med fagmiljøer og utviklingsarbeid ligge hos denne ressursen. En slik ressurs vil naturlig nok gi en større kapasitet for gjennomføring og utvikling av kurs totalt sett. I tillegg vil de regionale nettverkene og regionens sekretariat kunne dra nytte av en ressurs innen kompetanseutvikling. En slik ressurs kan også fungere som en faglig koordinator gjennom å videreformidle praksis og kunnskap fra både interne og eksterne kilder. En slik sentral ressurs vil også kunne være oppdatert på søknadsordninger og søke finansiering til utvikling og gjennomføring av kursaktiviteter. Slik finansiering vil ikke kunne finansiere ressursen, men man kan redusere kostnadene til aktivitetene betydelig. Det vil også være større ressurser til å være oppdatert på utvikling av funksjoner og innhold i KS Læring. En slik ressurs vil kunne oppdatere og koordinere de systemansvarlige i kommunene. Det er etter hvert flere regioner som har satt i gang arbeidet med innføring av KS Læring som verktøy og det er viktig å innhente erfaringer fra arbeidet som gjøres i disse. Ulempen med en slik modell er i hovedsak knyttet til ressursbruk. Faren for at en slik ressurs kan redusere kommunens egenfølte ansvar for kompetanseutvikling er til stede, men vurderes som minimal. Hovedoppgaven i en slik res surs vil nettopp være å øke bevisstheten rundt viktigheten av strategisk kompetanseutvikling. Daglig leders forslag til konklusjon Det anbefales videre arbeid med scenariet som omfatter en sentral ressurs, men vurderer også hvilke oppgaver/funksjoner som kan baseres i nettverk. Det arbeides både med mandat for et videre arbeid, og forslag til finansieringsmodell inkludert ressursomfang. Rådmannsutvalgets konklusjon Det anbefales videre arbeid med scenariet som omfatter en sentral ressurs, men vurderer også hvilke oppgaver/funksjoner som kan baseres i nettverk. Det arbeides både med mandat for et videre arbeid, og forslag til finansieringsmodell inkludert ressursomfang. Sak 034/15: Kommunikasjon- og samhandlingsplattform Saksbehandler Halvor Rostad Rådmannsutvalget 26.9.14 sak 060/14 Rådmannsutvalget 26.9.14 sak 064/14 6
Kongsbergregionens reviderte budsjettforslag for 2015 Rådmannsutvalget 30.1.15 sak 004/15 Opplysninger i saken: Det gis en gjennomgang av status for anskaffelsesprosessen i møtet. Status for anskaffelsesprosessen tas til orientering. Status for anskaffelsesprosessen tas til orientering. Sak 035/15: Kommunereformen Rådmannsutvalget 22.08.14 sak 056/14 Regionrådet 10.09.14 sak 033/14 Regionrådet 17.02.2015 Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannsutvalget behandlet saken i forrige møte 24. oktober. I saken ga rådmennene en kort status om pågående aktiviteter i de enkelte kommunene. Det ble også besluttet at saken settes opp som en fast orienteringssak på rådmannsutvalgsmøtene framover for å utveksle informasjon. Regionrådet hadde også saken oppe på forrige regionrådsmøte 9. september hvor det ble gitt en orientering om pågående prosesser fra ordførerne. Det ble også besluttet at saken settes opp som en fast sak i regionrådsmøtene framover. I dagens møte gir rådmennene en oppdatert status fra de enkelte kommunene. Saken tas til orientering Saken tas til orientering Sak 036/15: Husleiekostnader for IKT- ansatte Saksbehandler: Håvard Fossbakken 7
Ingen dokumenter Opplysninger i saken/ vurderinger: Saken behandles i sammenheng med sak 032/15. Det er behov for å avklare hvordan vi dekker husleiekostnader for IKT ansatte som holder hontor ute i kommunene. Skal dette dekkes av den enkelte kommune for sine tidligere IKT ansatte, og for de ent nyansatte som får sitt daglige tilholdssted i kommunen, eller skal Kongsbergregionen IKT budsjettere med husleie og deretter fordele kostnaden tilbake til kommunene? Denne avklaringen har betydning for budsjettering og driftenhetens samlede utgifter som igjen fordeles mellom kommunene. Kommunene dekker kontorutgifter, inkl bord og stol for IKT- ansatte som har sitt arbeidssted i kommunens lokaler. Kommunene dekker kontorutgifter, inkl bord og stol for IKT- ansatte som har sitt arbeidssted i kommunens lokaler. Eventuelt IKT- prosjekt oppvekst: Ønske om en orientering om dette i rådmannsutvalget. Kommunestyremøter på nett Rollag løftet dette under Eventuelt i mars. De han nå oppgradert sitt eget system, og har tilsvarende system som flere av de andre kommunene i regionen. Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 8