Framtidas mål, strategiar, organisering og prioritering (jf. M.1.2 og M.1.3): Prosjekt og delprosjekt: Sjukeheim, LMS og omsorgsbustader for eldre 1 INNLEIING... 2 2 SAMANDRAG... 2 3 NASJONALE FØRINGAR OG KOMMUNAL FØRINGAR FOR TENESTENE... 2 4 STATUS, TRENDAR OG UTFORDRINGAR... 2 5 SATSINGSOMRÅDE, MÅL OG STRATEGIAR FOR TENESTENE... 3 6 ORGANISERING AV TENESTENE... 3 7 OPPGÅVER, FUNKSJONSOMTALE OG DIMENSJONERING... 7 7.1 KVA FOR TENESTER, OPPGÅVER OG FUNKSJONAR SKAL UTFØRAST DELPROSJEKTET OMFATTA?... 8 7.2 FORSLAG TIL DIMENSJONERING/STILLINGSRESSURSAR I OPPGÅVELØYSINGA OG TENESTETILBODET (INN I ORGANISASJONEN OG UT TIL INNBYGGJARANE)... 8 7.3 KOMPETANSEBEHOV... 8 7.4 OPPLÆRINGSBEHOV... 8 8 LOKALISERING... 8 8.1 LOKALISERINGSKONSEKVENSAR AV FORESLÅTT ORGANISERING, OPPGÅVER OG DIMENSJONERING:... 8 8.2 KVA ER BEHOVET KNYTT TIL LOKALE, AREAL, INVENTAR OG UTSTYR... 9 9 LOKALE FORSKRIFTER OG INTERNE REGLEMENT... 9 10 AVTALER MED EKSTERNE LEVERANDØRAR... 9 11 AVTALER MED EKSTERNE SAMARBEIDSPARTNARAR.... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 12 BEHOV FOR DIGITALE VERKTØY OG SYSTEM... 9 12.1 BEHOV FOR DIGITALE VERKTØY OG SYSTEM SOM TEK OMSYN TIL INNOVASJON I ORGANISASJONEN OG TENESTETILBODET. 9 12.2 KORLEIS SIKRE KONVERTERING AV DATA FRÅ EKSISTERANDE KOMMUNAR... 9 12.3 KORLEIS SIKRE INTEGRERING MELLOM IT-SYSTEM... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 13 KONSEKVENSAR... 9 13.1 ØKONOMI... 9 13.2 TILSETTE... 10 13.3 DIGITALISERING... 10 14 OVERSIKT TILTAK (PRIORITERT LISTE FØR OG ETTER 01.01.2020)... 10 14.1 OVERSIKT TILTAK SOM MÅ GJENNOMFØRAST INNAN 31.12.2019... 10 14.2 OVERSIKT TILTAK SOM KAN VENTE TIL ETTER 01.01.2020... 11 1
1 Innleiing Gruppa har hatt heildags-møter kvar veke i denne fasa av prosjektet. Vi har møtast på dei ulike einingane og hatt omvising. På denne måten er alle gjort kjent med utfordringar og styrkar med korleis bygga våre er, og har dermed hatt muligheit til å gjere seg opp ei meining om potensiale til endra drift i framtida. Det har vore godt samhald og samarbeidsklima i alle møter. 2 Samandrag Eit viktig funn i kartlegginga viste at vi i alle tre kommunane har omsorgsbustader/servicebustader som kan om-gjerast til bustader med heildøgns omsorg. 3 Nasjonale føringar og kommunal føringar for tenestene Nasjonale føringar: Sjå kartleggingsdokument. Demens 2020 Systematisk oppfølging etter diagnose Demens 2020 oppfølging pårørande Det er ikkje vedtatt kommunale føringar som gjeld lenger enn ut 2019, med unntak av rehabilitering først som er eit samarbeidsprosjekt mellom dei 3 kommunane. 4 Status, trendar og utfordringar Utfordringar: For få korttidsplassar i periodar. Dette kan føre til at brukarar blir liggande på sjukehus etter at dei er definert som ferdigbehandla, som igjen mefører kostnader for kommunen. Andelen demente er aukande. Det er ei utfordring å kunne tilby nok avlastning, for dei pårørande, sånn at brukar kan bu heime så lenge som mogleg. Har ikkje tilstrekkelig dag/aktivitets-tilbod til denne gruppa. Det er ei utfordring å nytte institusjonsplassane riktig, fordi vi har for få plassar totalt. Ein føresetning for at vi skal kunne ha rett brukar i rett tilbod med rette tenester i den nye kommunen er at vi har alle ledd i omsorgstrappa tilgjengelig. Transporttenester. Organisatoriske utfordringar: Rett teneste til rett tid. Det vil vere vesentlig at det er eit inntaksteam i den nye kommunen for desse tenestene. Dei må til ei kvar tid ha oversikt over alle ledige plassar. På den måten kan ein i større grad sikre at brukar får rett hjelp til rett tid på riktig omsorgsnivå. Ressursmessige utfordringar: 2
Press på tenestene. (Fallfare, forvirring og engstelse, utagering). Krav om høgare stillingsprosent. Sjå forslag til løysing seinare i dokumentet. Tilsette på fleire institusjonar blir trekt for lunsj utan at dei har reell mulegheit til uforstyrra lunsj. Kompetanse: Utfordrande å behalde kompetanse. (særskilt i utkantane) Dagens samarbeidsrutinar opplevast som gode. IKT: Linjene er treige i nokon system. Datanettverk og utstyr må tåle å drive e-læringsnettverk. 5 Satsingsområde, mål og strategiar for tenestene Kommunen skal leggje til rette for at alle skal kunne bu heime så lenge som mulig. Det skal leggast til rette for å ta i bruk teknologi. Arbeid med folkehelse og tiltak for å redusere einsemd bør prioriterast i alle deler av organisasjonen. Lokalmedisinsk senter er eit nytt tilbod i kommunen. Tenestene der skal vere meir spesialiserte tenester enn vi tilbyr desentralisert. Vi skal ha auka satsing på heildøgns omsorgsbustader for å nytte institusjonane til meir spissa tilbod, avlastning og korttidsopphald. Avlastning i heim er og ei løysing som burde vore nytta oftare. For den demente vil det opplevast tryggare å ha nokon som kjem heim og kan ivareta dei i staden for å måtte flytte inn på ein institusjon for ein kort periode der alt er nytt. Avlastning i eigen heim vil dessutan vere mindre kostnadskrevjande enn å nytte institusjonsplass. 6 Organisering av tenestene Gruppa si anbefaling 3
Kommunalsjef helse og velferd Einingsleiar Tednebakkane styrar Sundheimen styrar LMS styrar Fjell Sjukeheim styrar Kvednatunet styrar Straume bu servicesenter styrar Avdelingsleder rehabilitering dag og døgn Avdelingsledervurderings opphold, Øh, intermidier og palliativ Avdelingsleder legevakt og aksjonssenter Gruppa ser for seg at LMS skal vere ei avdeling med styrar sånn som resten av avdelingane. Alternativt kan ein LMS vere ei eigen eining (ønskelig for leiar LMS). Gruppa kan støtte dette dersom fleire områder blir lagt under LMS som til dømes frisk-liv og mestring. Fordel med modellen: Vi har skissert einingsleiar over. Det meiner vi: - sikrar i større grad lik drift på tvers. - Ein beslutningstakar. - Større fleksibilitet mellom einingane. Må behalde styrarfunksjon. Styrar må ha hovud-ansvar når personalsaker blir utfordrande. Det er svært mange tilsette i einingane som gjer at vi ikkje kan ha lågare leiartetthet enn i dag. Jamfør skulane. (Men blir det då ein 3 nivå modell?) Heile organisasjonen må sjåast under eit når det gjeld leiartetthet. Ulemper med modellen: - Einingsleiar har eit stort område å ha oversikt over. Har store einingar under seg. - Kan hindre raske avgjerder. Modellen fordrar at einingsleiar er tilgjengelig for avklaringar. Korleis skal kommunalsjefane sam-handle på tvers? Vi ynskjer at kommunalsjefane skal ha ansvar for heilhet, ikkje berre sitt område. Gruppa foreslår kommunalsjefane utarbeider ein samhandlingsmodell seg imellom. Spesielt oppvekst og helse og velferd må i stor grad sjå utover eigne tenesteområde. 4
Viktige moment Sikre samhandling på tvers: Einingsleiar må ha fast møtepunkt med sine underavdelingar. Inntaksteam. Det må vere eit inntaksteam for alle institusjonsplassane. Inkludert tildele omsorgsbustader med heildøgns omsorg. Omsorgsbustader: Må sjåast opp mot bustadsosialt team og forvaltning av tenester. Tverrfaglig vurderingsteam som går heim til brukarane. Gode erfaringar. Kan sikre rette tenester, bruke mindre tid på sakshandsaming. Sjå modell frå delprosjekt forvaltning. Leiartetthet: Fokus på dette. Må og tenke vidare ned i organisasjonen. Kor mange tilsette skal ein leiar ha ansvar for/ha assisterande avdelingsleder eller tilsvarande. Same tittel i den nye kommunen på same funksjon. Kva oppgåver skal ligge hos personal-kontor kontra leder? Kontraktar. Utvida søkjer-liste, innkalling til intervju. Forslag til endringar: Sterk avsnitt på Straume? Vi ser for oss at sterk avsnitt for brukarar med utagerande åtferd bør ligge sentralt i tett nærleik til legevakt, og anna kompetanse. Dette kan nokon gonger vere brukarar som er under 67 år og det bør då vurderast om det skal fattast enkeltvedtak i eit omfang som gjer at deler av drifta kan finansierast ved tilskot frå staten jamfør refusjon på særs ressurskrevjande brukar. Pr i dag har vi hatt store utgifter på denne type saker ved kjøp av tenester. LMS: Eit spissa tilbod. 18 korttids-plassar. Vi tenker kortids-opphald på LMS bør endrast til å heite «vurderingsopphald». Vi ser for oss at plassane på LMS skal vere prioritert til dei som kjem direkte frå sjukehus eller ØH seng. Dette tilbodet må ligge sentralt for å sikre kompetanse. Skape godt fagmiljø. Treng kortids-plassar desentralisert. Rehabilitering LMS: 10 senger (6 reelle kommunale). Kven er målgruppa for desse? Vedlikehaldsopphald. Brukarar med rehabiliteringspotensiale som ikkje får komme til Nordåstunet. Unge demente. Kan vi spisse eit tilbod på ein av dagens institusjonar? Avlastning i institusjon er eit behov ved særlig tyngande omsorgsoppgåver. Vi treng fleire plassar til dette enn det vi har pr i dag. Vurdere om vi har behov for «tryggleiks-senger». Med tryggleiks-senger tenkjer vi på akutte behov der til dømes ressurspersonen i familien blir innlagt sjukehus og brukaren ikkje kan bu heime. Dag-plassar. Kan brukast i større grad for at brukarar skal kunne bu heime lenger. Kven får tildelt kva slags tilbod: Langtidsplass, kontra omsorgsbustad med heildøgns drift. Dette må avklarast i det vidare arbeidet. 5
Den tradisjonelle «stuevakta» på institusjonane. Korleis kan vi organisere oss for å få tilbake godane dette gav. Fallfare, forvirring og engstelse vil reduserast ved å ha eit menneske i fellesareala. Aktivitør? Friviljuge? Arbeidstrening via Nav? osv.. Institusjonar bør ha betalt pause. I dag blir mange trekt for lunsj, utan at dei har reell muligheit til uforstyrra lunsj. Det er ikkje greitt at kontortilsette har betalt lunsj. Det må skiljast mellom dei som må vere tilgjengelig (for brukarar/drift) og dei som kan vere utilgjengelig utan fare for at noko skjer. Merkantile ressursar: Det er behov for merkantilt tilsette på kvar eining. Men kva oppgåve skal merkantile ha? Kva kan sentraliserast? Er det oppgåver som ligg her i dag som kan løysast/utførast av andre? Til dømes vederlagsberekning. F3 dagar. Likt antal dagar i året. (Fristar for dette? Drøftingsmøte med tillitsvalte? Seie opp turnusar. Antal helger. Kartlegging på om nokon ynskjer jobbe fleire helgar. Kronetillegg, fagkompetanse på jobb). Same antal helgar i same type verksemd. Eldre PU, rus og psykiatri. I utgangspunktet ynskjer vi at denne brukargruppa skal få leve i eigen bustad så lenge som mogleg (som andre brukarar). Bur dei i omsorgsbustad bør dei få gjere det livet ut? Det kan føre til at vi har for få omsorgsbustader til unge med behov. Det må gjerast skjønsvurderingar i kvar enkeltsak. I den grad desse gruppene skal på institusjon ser vi ikkje for oss eigne avdelingar til dette. Dei må ha same muligheit til å søke tenester i eldreomsorga som andre. Krav om høgare stillingsprosent: Vi ser for oss at for å tilby høgare stilling til dei som opparbeider seg rettigheter så vil vi måtte opprette eit bemanningssenter i kommunen. Den tilsette vil då ha deler av stillinga si i dette bemanningssenteret. Kort om bemanningssenter etter modell frå Helse Bergen: Tilsette er fast tilsett i Helse Bergen gjennom bemanningssenteret. Ein kan ha heile eller deler av stillinga si der. Det mest vanlige er å ha ei fast stilling i «botn» i ei moderavdeling. Til dømes 50%. Ynskjer den tilsette større stilling eller har krav på større stilling og avdelinga ikkje kan innfri, går bemanningssenteret inn og tilbyr stilling. Den tilsette får då til dømes 50% i bemanningssenteret i tillegg til si faste stilling på moderavdelinga. Dei har då fått 100% fast stilling totalt i Helse Bergen. Helgane er alltid på moderavdelinga. Bemanningssenteret lagar turnus utifrå turnus på moderavdelinga. På denne måten har de sikra at den tilsette veit på førehand kor tid den skal jobbe. Men ikkje kvar den skal jobbe i 50% delen som ligg hjå bemanningssenteret. Turnusen blir gjort tilgjengelig i vaktsystemet i heile Helse Bergen slik at alle avdelingar kan shoppe vakter / velge tilsett til si avdeling. Den tilsette skal ha beskjed seinast dagen før kva avdeling dei skal jobbe på neste dag. Dersom man ikkje er blitt booka møter ein på moderavdelinga og går «på topp» der. Ein får ikkje fri. Som hovudregel skal størstedelen av stillinga vere på moderavdelinga. Det finst også tilsette som kun er tilsett i bemanningssenteret. For å bygge stillingar og lyse ut mest mogleg 100% stillingar blir ofte annonsane sjåande ut som dette: Søker etter sjukepleier i 100% stilling, der 20% er i bemanningssenter. Det er pr i dag 2 brukarar i Fjell kommune der omsorgstenesta kjøper tenester av private. Brukarane er over 67 år og kjem difor ikkje under ordninga med å kunne søke refusjon frå staten. Det er difor ein rein utgiftspost. Kostnaden med desse brukarane bør flyttast i form av 6
lønsmidlar til ein av dagens institusjonar, og at den kommunale institusjonen sjølv gir tenester. Det vil krevje god kompetanse. Det er hensiktsmessig at den kommunale institusjonen byggjer opp denne kompetansen framfor at private får oppdraget. Vi er då betre rusta til neste gang denne type behov oppstår, i staden for å også då måtte kjøpe tenester. Årsturnus og timebank. Det trengs avklaringar i kor stor grad det skal brukast timebank. Innspel som famnar om andre delprosjekt: Avlastning i heimen. Dette vil vere eit aukande behov framover. Vi anbefaler å gi avlastningstiltak i heimen i langt større grad framover. Dette vil vere mindre kostnadskrevjande enn å gi dette tilbodet i institusjon. For den demente kan avlastning på institusjon også vere ein belastning. For brukaren vil avlastning i eigen heim vere betre. Gruppa tilrår at det må vere heimetenesta som administrerer avlastning i heim. Fordi dei kjenner brukaren frå før og kjenner til forholda heime. Dag-avdeling/aktivitetstilbod: Dette trengs auka satsing på. Ved å ha kvalitativt gode tilbod, med god ressursutnytting og fokus på å ivareta ressursar. Det må avklarast kor denne type tenester skal ligge organisatorisk. Alternativ opningstid bør vurderast. Vi ynskjer eit demensteam som jobbar uavhengig av soneinndeling. Faste møtepunkt for teamet. Må vere frikjøp same dagar i turnus. Følgje opp heimebuande demente og deira pårørande. Vere tett på dag-tilboda. Turnusar etter brukarens beste? Anna brukargruppe. Vi må lage turnusar etter brukaranes behov. Vi ser for oss av kveldsvakt må jobbe lenger for at tenestemottakar kan få legge seg når dei sjølv ynskjer. Både i heildøgns omsorgsbustader/institusjonar og i heimetenesta. Lærling-ordninga. Kven tar ansvar for dette i den nye kommunen? Innspel som må vurderast er når i løpet ein kan regne med lærlingen, ansvarlig for lærlingen må jobbe oppsøkende mot læreplassen. Unngå at det blir «på papiret» at oppfølginga skjer. Manglar vi eit ledd? Kvalitet på oppfølginga av lærlingen, avslutte kontrakt om nødvendig. Har vi gode nok kriterier for måloppnåing? 7 Oppgåver, funksjonsomtale og dimensjonering 7
7.1 Kva for tenester, oppgåver og funksjonar er omfatta av delprosjektet og skal løysast/utførast? Sjukeheimstenester (inkludert nattenester til heimebuande i Øygarden og Sund), heildøgns omsorg i bustader, deler av tenestene i lokalmedisinsk senter (ikkje tilboda i regi av Helse Bergen og fylkeskommunen, og ikkje legevakt, fastlegekontor) og dagsenter/aktivitetstilbod for eldre. 7.2 Forslag til dimensjonering/stillingsressursar i oppgåveløysinga og tenestetilbodet (ut til innbyggjarane og inn i organisasjonen) Trengs auke ift betalt pause til pleiepersonell. Høgare grunnbemanning nokon stader. Systemansvarlige CosDoc. Superbrukarar må definerast i kvar avdeling. Kronetillegg knytt til ekstra helg. 7.3 Kompetansebehov Leiarar og mellomleiarar treng auka kompetanse på leiing, økonomi og kvalitetssikring av tenesta. Støtte frå stab når det gjeld kompetanse på regelverk. Må gjelde alle typar leiarfunksjoner. For å møte forventningane som er til kommunane som før vart gjort i spesialisthelsetenesta treng vi kompetanseheving. Det trengs tiltak for å rekruttere og behalde helsepersonell. Legge til rette for tilsette som vil ta vidareutdanning, felles reglar for kven som får tilrettelegging utifrå kommunen sine behov. 7.4 Opplæringsbehov Opplæring i Visma ressursstyring. Opplæring i eventuelle nye program. Forankre NØK sine verdiar når dei er vedtatt. 8 Lokalisering 8.1 Lokaliseringskonsekvensar av foreslått organisering og oppgåve- /tenesteløysing: Bygga tilhøyrande i dette delprosjektet må vere der dei er. Vi har difor sett på innhaldet i dei ulike avdelingane og skissert korleis vi bør nytte bygga i framtida for best mogleg ressursutnytting i Nye Øygarden. Sjå forslag til organisering over. I grove trekk ser vi for oss at spesialiserte tenester kan ligge samla uavhengig av intensjonsavtale om nær-tenesteprinsippet. Det vil sikre kvalitet på tenestene og gode fagmiljø. Ordinære tenester skal fortsatt vere desentralisert i tråd med nær-tenesteprinsippet. 8
8.2 Kva er behovet knytt til lokale, areal, inventar og utstyr Muligheit til videokonferanse og Skype for business. Ved å legge til rette for Skype og videokonferanse kan vi drifte meir effektivt. Ta i bruk apper, til dømes Tappin. 9 Lokale forskrifter og interne reglement Interne reglement må samordnast. Permisjonsreglement, fagsystem, internkontroll og vaktsystem må vere likt. Felles medisinretningslinjer og farmasøyttenester. Kriterier for alle type tenester må utarbeidast felles. Lærlingar. Felles politikk. Antal helger og F3 dagar. Protokoll. Turnusavtaler. 10 Avtaler med eksterne leverandørar Avtaler om kjøp av private tenester (Aleris) bør revurderast og sjå på mulegheit for å drifte kommunalt. Det vil føre til styrka fagmiljø og gjere oss mindre sårbar. 11 Behov for digitale verktøy og system 11.1 Behov for digitale verktøy og system som tek omsyn til digitalisering og innovasjon i tenestetilbodet og organisasjonen 11.2 Korleis sikre integrering mellom ulike it-system? ikt 11.3 Korleis sikre konvertering av data frå eksisterande kommunar ikt 12 Konsekvensar 12.1 Økonomi Kompensasjon ekstra helger. Kostnad? 1 million pr i dag i Fjell. Aleris tiltak bør driftast kommunalt. Kva betaler vi i dag? 9.4 millionar. Betalt lunsj? Kostnad? 2,5 mill, 500 000, 900 000. Eventuell bemanning omsorgsbustader Sund (på lenger sikt). Auke grunnbemanning. Sommaravtale. Kostnad Sund pr i dag: 250 000 Styrke systemansvarlig CosDoc. Vederlagsberekning er ei viktig inntekt for kommunen. Denne oppgåva bør sentraliserast og kvalitetssikrast. Kva med bemanning i Øygarden ref omsorgsbustader. På sikt eit ønske. Straume bu og servicesenter: Dersom tenester i servicedelen skal endrast til døgndrift må ein sikre at nok ressursar følgjer med. Auke i lisensar? 9
Harmonisering lønn. Nb: Dersom sjukeheimane skal nyttast meir til korttidsplassar og avlastning enn i dag vil inntektene gå ned! 12.2 Tilsette Dei tilsette blir i liten grad be-rørt av endringane som er foreslått. Med unntak av at det er anbefalt å sjå på antal helger. Dei fleste vil ha arbeidsplassen sin der dei har den. Innhaldet i arbeidsoppgåvene kan bli endra frå at dei i dag i stor grad må vere generalister som kan litt om alt, til at arbeidsoppgåvene i større grad blir spesialisert. Det kan bidra til betre fagmiljø. 12.3 Digitalisering Områder som bør digitaliserast: - Ta i bruk elektronisk medisinskap. Utdeling av medisinar skal ha høg kvalitet. Erfaring viser at det er mange avvik knytt til dosering og utdeling av medisin. Elektronisk medisinskap gir betre pasienttryggleik og gir større oversikt over kva for medisinar det er på lager. - Ta i bruk programmet Aktiv Forsyning. Eit lagerforsyningssystem, som syter for at institusjonen har oversikt over kva som er på lager og hindrar svinn og at det går tomt for viktige produkteter - Ta i bruk velferdsteknologi som sikrar at pasientar trygt kan bevege seg utan låste dørar. - Bruke nettbrett og anna digitale verktøy, slik at brukarane får kontakt med sine pårørande og for å sikre betre dokumentasjon - 13 Oversikt tiltak (prioritert liste før og etter 01.01.2020) 13.1 Oversikt tiltak som må gjennomførast innan 31.12.2019 Organisasjonskart. Må vite kven næraste leiar er. Fagsystem (og arkiv) Konvertering: Må ha tilgang til same data i fagsystemet frå første dag i ny kommune. Når tre kommunar blir ein må historiske data vere tilgjengelig uansett kvar brukaren har tenester. Vi må kunne sam-handle med Helse Bergen og legekontoret via e-meldingar frå første dag i 2020. Systemansvarlig for ulike program. Opplæring i turnusprogram: haster! System for inntak/kriterier for tenester. System for samhandling internt i den nye kommunen. Felles lønns- og permisjonsrelement 10
Dersom det skal nyttast årsturnus frå til dømes hausten 2020 må det inngåast samarbeid med tillitsvalte i Nye Øygarden for å drøfte antal helgar. Eventuelt alternative arbeidstidsordningar dersom dette er aktuelt. Drøfte ift antal F3 dagar. Dette er prosessar som er tidkrevjande. Bør starte så snart det er definert kven som skal jobbe vidare med det, og kven som er tillitsvalte i den nye kommunen. Avtale på innkjøp av uniformer. Nye arbeidsavtaler 13.2 Oversikt tiltak som kan vente til etter 01.01.2020 Utjamning av løn. Likt antal helger i like verksemder. Ei eventuell bemanning av nye omsorgsbustader. Bemanningssenter. Endre bruk av dagens bygg. Må gjerast over tid. Kan personalkontoret ha ansvar for turnusavtaler etter kvart? 11