Invitasjon til årsmøte i NHO Reiseliv Sør-Norge på det nye Comfort Hotel i Porsgrunn Kammerherreløkka 3, 3915 Porsgrunn Tirsdag 26. mars 2019 kl. 17.00-18.00 med påfølgende «Mat-tur» til fire medlemsbedrifter i Porsgrunn kl. 18.00-21.00 Registrer din deltakelse her Konstituering av årsmøtet ved styrets formann, Sigmund Straand Sak 1: Valg av møteleder og referent. Sak 2: Registrering av stemmeberettigede, ingen kan møte med fullmakt. Sak 3: Godkjenning av innkalling Sak 4: Valg av tilstedeværende bedriftsrepresentant som sammen med møteleder skal undertegne protokollen fra årsmøtet Sak 5: Revidert regnskap pr. 31.12.2018 Viser til styresak Sak 7/19, der vi behandlet årsoppgjør med resultatregnskap, balanse med noter, fullstendighetserklæring og utkast til revisjonsberetning. Se vedlegg, referat fra styremøte 11.02.19. Sak 6: Valg A: Valg av styre i henhold til vedtektenes 9 og 10 B: Styrets innstilling til valg av valgkomité bestående av 3 representanter. Valgkomiteen har bestått av Gaute Ubostad, Wenche Bakke, Dagfinn Galdal. C: Valg av komite for kåring av «Årets reiselivsbedrift» Viser til styresak 2/19: Årets reiselivsbedrift. Lise Bakke har bedt om fritak fra komitearbeid og styret vedtok å erstatte henne med Tomas Holy fra Innkjøpskjeden i Agder. Ny komite er: Kjetil Østlie, Visit Grenland, Synnøve Elisabeth Aabrekk, Usus, Siri Mathisen, NHO Agder og Tomas Holy, Innkjøpskjeden i Agder. D: Valg av 10 delegater til årsmøtet Sak 7: Vedtektsendringer Viser til styresak 4/19: Vedtektsendring 7 g valg av revisor og styresak 5/19: Vedtektsendring 7 Frist for årsmøtet. Se vedlegg, referat fra styremøte 22.01.19. Sak 8: Innkomne forslag Skien 26.02.2019 For styret i Reiseliv region Sør-Norge: Sigmund Straand, Straand Hotell, Vrådal
NHO Reiseliv region Sør Norge Resultatregnskap 01.01-31.12 DRIFTSINNTEKTER 2018 2017 Noter Regnskap Regnskap Salgsinntekter 413 280 0 Tilskudd NHO Reiseliv 165 000 150 000 Øvrige inntekter -15 000 90 000 SUM DRIFTSINNTEKTER 563 280 240 000 DRIFTSKOSTNADER Personalkostnader 1 0 0 Administrasjonskostnader Revisjonshonorar 2 17 188 24 188 Regnskapsførsel 14 034 22 669 Medlemsmøter 388 022 73 580 Styremøter 67 121 64 301 Årsmøte 8 252 1 654 Diverse kostnader 5 748 18 032 Bidrag/støtter 5 000 0 Tap på fordringer 0 3 295 SUM ADMINISTRASJONSKOSTNADER 505 365 207 718 SUM DRIFTSKOSTNADER 505 365 207 718 DRIFTSRESULTAT 57 915 32 282 Finansinntekter og finanskostnader Finansinntekter 2 736 384 Finanskostnader -17-97 NETTO FINANSPOSTER 2 720 287 ÅRSRESULTAT 60 635 32 569
EIENDELER Finansielle anleggsmidler Aksjer og andeler Sum finansielle anleqqsmidler Sum anleaasmidler Omløpsmidler Fordringer Andre fordrinoer Sum fordringer Bankinnskudd og kontanter Sum omløpsmidler SUM EIENDELER NHO Reiseliv region Sør Norge Balanse pr. 31.12 Noter 2018 3 30 000 30 000 30 000 4 0 0 5 492 611 492 611 522 611 2017 30 000 30 000 30 000 25 000 25 000 397 689 422 689 452 689 EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Opptjent egenkapital Annen egenkapital Årets resultat Sum ooot]ent egenkapital 'SUM EGENKAPITAL 441 745 60 635 6 502 380 6 502 380 409 176 32 569 441 745 441 745 Gjeld Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig deld!sum GJELD :SUM EGENKAPITAL OG GJELD Skien; den 11. februar 2019 8 375 7 11 856 20 231 20 231 _... 522'611,,., "--.. 9-- r // 'higm raand styreleder 8 425 2 519 10 944 10 944 452 689 Gundmund Pedersen Jorunn Isaksen styremedlem
NHO Reiseliv region Sør Norge Noter til regnskapet 2018 Fortsatt drift Årsregnskapet er avlagt under forutsetning av fortsatt drift er tilstede. Styret bekrefter dette. Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven og god regnskapsskikk for små foretak. Driftsinntekter Inntektsføring ved salg av varer skjer på leveringstidspunktet. Tjenester inntektsføres etter hvert som de leveres. En overveiende del av inntektene er kontingenter/serviceavgift, som opptjenes og periodiseres per kalenderår. Inntektsføring skjer hver måned på bakgrunn av utfakturering foretatt av NHO ServicePartner. Omløpsmidler/Kortsiktig gjeld Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter normalt poster som forfaller til betaling innen ett år etter balansedagen. Omløpsmidler vurderes til laveste verdi av anskaffelseskost og antatt virkelig verdi. Anleggsmidler/Langsiktig gjeld Anleggsmidler omfatter eiendeler bestemt til varig eie og bruk. Anleggsmidler er vurdert til anskaffelseskost. Varige driftsmidler med begrenset økonomisk levetid avskrives lineært over driftsmiddelets levetid. Langsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling senere enn ett år etter regnskapsårets slutt. Varer Varer er vurdert til det laveste av gjennomsnittlig anskaffelseskost og netto salgsverdi (virkelig verdi). Fordringer Kundefordringer og andre fordringer oppføres til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av en individuell vurdering av de enkelte fordringene. I tillegg gjøres det for øvrige kundefordringer en spesifisert avsetning for å dekke antatt tap. Pensjonsforpliktelser Pensjonsordninger finansiert via sikrede ordninger er ikke balanseført. Foreningen har også innskuddsbasert, kollektiv pensjonsordning for sine ansatte. Pensjonspremien anses som pensjonskostnad og klassifiseres sammen med lønnskostnader. Pensjonsordningene oppfyller kravene i lov om obligatorisk tjenestepensjon. Finansielle eiendeler Aksjer og andeler som er langsiktige plasseringer er klassifisert som anleggsmidler og balanseføres til lavest av anskaffelseskost og virkelig verdi på balansedagen. Øvrige aksjer og andeler er klassifisert som omløpsmidler og balanseføres til markedsverdi.
NHO Reiseliv region Sør Norge Noter til regnskapet 2018 Note (Beløp i 1000 kr.) 1 Personalkostnader, ansatte, godtgjørelser, lån m.m. Det er ingen ansatte i selskapet. Foreningen har følgelig ikke plikt til å opprette obligatorisk tjenestepensjon. Ytelser til ledende personer Daglig leder Styret Lønn og godtgjørelser 0 0 SUM YTELSE TIL LEDENDE PERSONER 0 0 2 Revisjon 2018 Kostnadsført revisjonshonorar i løpet av året inkl mva 17 188 SUM HONORAR TIL REVISOR 17 188 3 Aksjer/andeler 2018 Selskap Antall aksjer Anskaffelseskost Balanseført verdi pr. 31.12. VisitSørlandet AS 30 000 30 000 SUM AKSJER 30 000 30 000 4 Andre fordringer Type fordring 2018 2017 Garantibeløp Langesundkonferansen 2017 0 25 000 SUM ANDRE FORDRINGER 0 25 000 5 Bankinnskudd Type innskudd 2018 2017 Frie bankinnskudd og kontanter 492 611 397 689 Bundne skattetrekksmidler 0 0 SUM BANKINNSKUDD OG KONTANTER 492 611 397 689 6 Egenkapital og endring egenkapital Årets endring i egenkapitalen: Egenkapital per 01.01. Årets resultat Egenkapital per 31.12. 2018 Egenkapital Opp/Ut fond Annen egenkapital Sum egenkapital 0 441 745 441 745 0 60 635 60 635 0 502 380 502 380 7 Annen kortsiktig gjeld Type gjeld 2018 2017 Påløpt kostnad Til Telemark AS 2 519 2 519 Påløpte kostnader styremøte, generalforsamling og diverse 9 337 0 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD 11 856 2 519
Årsmøtesak 6 ettersendes A Valg av styre i henhold til vedtektenes 9 og 10 B: Styrets innstilling til valg av valgkomité bestående av 3 representanter. På valg i 2019: Styreleder: Sigmund Straand Quality Straand Hotel & Resort Nestleder: Janna Pihl Kragerø Næringsforening Styremedlemmer: Gudmund H. Pedersen Bakgården Pub, Kristiansand Sissel Bente Pettersen Snadderkiosken, Kristiansand Ikke på valg i 2019: Styremedlemmer: Ole Johan Stensvand Moysand Familecamping Grimstad Ricardo Sousa Scandic Hotel Sørlandet Jorunn Isaksen Jonas B. Gundersen, Porsgrunn Varamedlemmer: Reidun Karlberg Sperre Brattrein Hotell, Notodden Jens Olav Damkås Marna Cafe Hovedstyremedlem: Håvard Solum Scandic Bystranda Kristiansand I valgkomiteen: Gaute Ubostad Wenche Bakke Dagfinn Galdal Rosfjord Strandhotell Hjemme hos Wenche Boen Gård
SAK 7-2019 Vedtektsendring 7 g Valg av revisor Bakgrunn: Det fremkommer av regionforeningenes vedtekter at årsmøtet skal velge revisor. Styret i NHO Reiseliv, har i forlengelsen av å sentralisere regnskapsføringen i Oslo, også bestemt at regionforeningenes revisor skal være den samme som er for NHO Reiseliv sentralt. Følgelig vil det ikke være hensiktsmessig at regionforeningene skal være pålagt av vedtektene å velge revisor, når det allerede foreligger en sentral beslutning. Anbefaling: Administrasjonen anbefaler at vedtektsendring i de 7 regionene godkjennes, med det formål at "valg av revisor " ikke lenger er en årsmøtesak i regionene. Utdrag fra dagens vedtekter: 7 - ÅRSMØTE Årsmøte er NHO Reiseliv Region Sør-Norges øverste myndighet i alle foreningens anliggender og avholdes hvert år. Tidspunkt for årsmøtet fastsettes av styret og meddeles medlemsbedriftene minst en måned i forveien. Innkalling med dagsorden og saksdokumenter sendes medlemsbedriftene minst 2 uker før årsmøtet, og årsmøte avholdes innen utgangen av februar måned. Saker som medlemmene ønsker behandlet må være innkommet til styret senest 3 uker før årsmøtet. Det kan ikke treffes beslutninger som binder medlemmene, i saker som ikke har vært ført på dagsorden. Det ordinære årsmøte skal behandle: a) Godkjenning av innkalling b) Registrering av stemmeberettigede, ingen kan møte med fullmakt c) Valg av møteleder og referent d) Valg av tilstedeværende driftsrepresentant som sammen med møteleder skal undertegne protokollen fra årsmøtet e) Årsberetning f) Revidert regnskap pr. 31.12. Budsjett til orientering g) 1. Valg i henhold til vedtektenes 9 og 10 2. Valg av valgkomité bestående av 3 representanter 3. Valg av revisor h) Andre saker som er spesielt nevnt i innkallingen. Alle beslutninger treffes med alminnelig flertall blant de fremmøtte stemmeberettigede med mindre noe annet er bestemt i disse vedtekter.
Forslag til vedtak: 7 - ÅRSMØTE Årsmøte er NHO Reiseliv Region Sør-Norges øverste myndighet i alle foreningens anliggender og avholdes hvert år. Tidspunkt for årsmøtet fastsettes av styret og meddeles medlemsbedriftene minst en måned i forveien. Innkalling med dagsorden og saksdokumenter sendes medlemsbedriftene minst 2 uker før årsmøtet, og årsmøte avholdes innen utgangen av februar måned. Saker som medlemmene ønsker behandlet må være innkommet til styret senest 3 uker før årsmøtet. Det kan ikke treffes beslutninger som binder medlemmene, i saker som ikke har vært ført på dagsorden. Det ordinære årsmøte skal behandle: a) Godkjenning av innkalling b) Registrering av stemmeberettigede, ingen kan møte med fullmakt c) Valg av møteleder og referent d) Valg av tilstedeværende driftsrepresentant som sammen med møteleder skal undertegne protokollen fra årsmøtet e) Årsberetning f) Revidert regnskap pr. 31.12. Budsjett til orientering g) 1. Valg i henhold til vedtektenes 9 og 10 2. Valg av valgkomité bestående av 3 representanter h) Andre saker som er spesielt nevnt i innkallingen. Alle beslutninger treffes med alminnelig flertall blant de fremmøtte stemmeberettigede med mindre noe annet er bestemt i disse vedtekter. Vedtak: GODKJENT SAK 7-2019 Vedtektsendring 7 Frist for årsmøte Bakgrunn: Vedtektene til NHO Reiselivs Regioner, fastsetter en frist for når Årsmøte skal være avholdt. For regionforening Midt, Vest, Sør, Øst, Oslo & Akershus, samt Innlandet, fremkommer det av 7 at årsmøtet skal være avholdt innen utgangen av februar. Praktisering av denne fristen har vært noe varierende. For øvrige virksomheter i Norge, er fristen for å avholde generalforsamling 30. Juni. For å sikre en god prosess fra ferdigstillelse av regnskaper, via revisjon og avholdelse av styremøte, samt frist for utsendelse av årsmøtepapirer, foreslås det å endre vedtektene for
Midt, Vest, Sør, Øst, Oslo & Akershus, og Innlandet, slik at årsmøtet må avholdes innen utgangen av mars. NHO Reiseliv Region Nord er ikke omfattet av endringen, da region Nord allerede har vedtektsfestet at årsmøtet må avholdes innen utgangen av mars. Anbefaling: Det anbefales at 7 endres slik at den blir lik for alle regioner, endringene medfører at årsmøtet for samtlige regioner avholdes innen utgangen av mars. Utdrag fra dagens vedtekter: 7 - ÅRSMØTE Årsmøte er NHO Reiseliv Region Sør-Norges øverste myndighet i alle foreningens anliggender og avholdes hvert år. Tidspunkt for årsmøtet fastsettes av styret og meddeles medlemsbedriftene minst en måned i forveien. Innkalling med dagsorden og saksdokumenter sendes medlemsbedriftene minst 2 uker før årsmøtet, og årsmøte avholdes innen utgangen av februar måned. Forslag til vedtak: 7 - ÅRSMØTE Årsmøte er NHO Reiseliv Region Sør-Norges øverste myndighet i alle foreningens anliggender og avholdes hvert år. Tidspunkt for årsmøtet fastsettes av styret og meddeles medlemsbedriftene minst en måned i forveien. Innkalling med dagsorden og saksdokumenter sendes medlemsbedriftene minst 2 uker før årsmøtet, og årsmøte avholdes innen utgangen av mars måned. Vedtak: GODKJENT Forslag til nytt vedtektsett med endring: VEDTEKTER FOR NHO-REISELIV, REGIONFORENING SØR-NORGE Vedtatt 26.02.2019
1 - FORMÅL NHO Reiseliv, Region Sør-Norge er partipolitisk nøytral og har i tillegg til NHO Reiselivs vedtekter 17 til oppgave å ivareta alle reiselivsbedrifters interesser og skal særlig arbeide for: a) å fremme og utvikle reiselivsbedriftenes rammevilkår i Regionen. b) å fremme kollegialt samhold og samarbeid mellom reiselivsbedriftene også på det sosiale plan. c) å hevde reiselivsbedriftenes interesser overfor de lokale myndigheter bl.a. ved kontaktmøter med politikere og representanter for kommunale og fylkeskommunale organer. d) å arrangere medlemsmøter hvor det tas opp temaer av faglig, økonomisk eller kulturell interesse for reiselivsbedriftene og påse at lokallagene innenfor Regionens område arbeider i henhold til NHO Reiselivs vedtekter og målsettinger. e) å medvirke til å oppnå et godt forhold og samarbeid mellom medlemsbedriftene, mellom disse og alle som er ansatt i bedriftene og deres organisasjoner samt å hindre illojal f) å verve medlemmer til foreningen. 2 - AKTIVE MEDLEMMER Som medlem av NHO Reiseliv blir bedriften automatisk medlem av den Regionforening bedriften geografisk hører inn under. Bedriften kan søke styret i NHO Reiseliv om å bli medlem av en annen Regionforening. Etter å ha innhentet de respektive Regionforeningers uttalelser avgjøres søknaden av NHO Reiselivs styre. Ingen aktive medlemmer kan stå som medlem av en Regionforening uten samtidig å være medlem av NHO Reiseliv. 3 - SÆRSKILTE MEDLEMMER Bedrifter/institusjoner med tilknytning til næringen kan etter godkjennelse av Regionforeningens styre opptas som medlemmer i en Regionforening, uten stemmerett. Særskilte medlemmer har ikke stemmerett og er ikke medlem i NHO Reiseliv sentralt. 4 PASSIVE MEDLEMMER Tidligere aktive representanter for nåværende eller tidligere medlemsbedrifter i NHO Reiseliv kan stå som passivt medlem av NHO Reiselivs Regionforening, som vedkommende geografisk hører inn under. Passive medlemmer har ikke stemmerett og er ikke passive medlemmer i NHO Reiseliv sentralt. 5 ÆRESMEDLEMMER Et fulltallig og enstemmig styre kan utnevne personlige æresmedlemmer i Regionforeningen. 6 LOKALLAG Det kan etableres lokallag innenfor Regionforeningens område etter godkjennelse av Regionforeningens styre. Vilkår for lokallagene skal på forhånd godkjennes av Regionforeningens styre innenfor NHO Reiseliv og Regionforeningens vedtekter og målsettinger.
7 - ÅRSMØTE Årsmøte er NHO Reiseliv Region Sør-Norges øverste myndighet i alle foreningens anliggender og avholdes hvert år. Tidspunkt for årsmøtet fastsettes av styret og meddeles medlemsbedriftene minst en måned i forveien. Innkalling med dagsorden og saksdokumenter sendes medlemsbedriftene minst 2 uker før årsmøtet, og årsmøte avholdes innen utgangen av mars måned. Saker som medlemmene ønsker behandlet må være innkommet til styret senest 3 uker før årsmøtet. Det kan ikke treffes beslutninger som binder medlemmene, i saker som ikke har vært ført på dagsorden. Det ordinære årsmøte skal behandle: a) Godkjenning av innkalling b) Registrering av stemmeberettigede, ingen kan møte med fullmakt c) Valg av møteleder og referent d) Valg av tilstedeværende driftsrepresentant som sammen med møteleder skal undertegne protokollen fra årsmøtet e) Årsberetning f) Revidert regnskap pr. 31.12. Budsjett til orientering g) 1. Valg i henhold til vedtektenes 9 og 10 2. Valg av valgkomité bestående av 3 representanter h) Andre saker som er spesielt nevnt i innkallingen. Alle beslutninger treffes med alminnelig flertall blant de fremmøtte stemmeberettigede med mindre noe annet er bestemt i disse vedtekter. 8 - EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE Ekstraordinært årsmøte kan innkalles med minst 14 dagers varsel når styret finner det påkrevet, eller minst 30 % av de aktive medlemmene krever det. 9 - REGIONSTYRET Regionforeningen ledes av et styre med 7 faste styremedlemmer og 2 varamedlemmer. Lederen og nestleder velges ved særskilt valg. Styrets representanter velges for 2 år ad gangen, dog slik at tilnærmelsesvis halvparten av representantene er på valg hvert år. Medlemsbedriftene kan være representert i foreningen ved eier, styrerepresentant eller personer i ledende stilling. Inntil 2 eksterne personer kan velges som enten styreleder, nestleder, styremedlem eller varamedlem. Ved sammensetningen av styret bør det tas hensyn til type bedrift samt bedriftenes størrelse og geografisk spredning. Styret er beslutningsdyktig når lederen eller nestlederen og minst 4 medlemmer er til stede. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Protokoll skal føres fra hvert styremøte. 10 - STEMMERETT Hver fremmøtte medlemsbedrift har 1 stemme.
11 - VEDTEKTSENDRINGER Regionforeningens vedtekter er underlagt NHO Reiselivs vedtekter og kan innenfor disse rammer bare endres på ordinært årsmøte med 2/3 flertall av fremmøtte stemmeberettigede. Endringsforslag skal på forhånd skriftlig godkjennes av NHO Reiselivs styre før det fremmes og vedtas på årsmøte. 12 - OPPLØSNING AV REGIONFORENINGEN Forslag om oppløsning av Regionforeningen kan bare fremmes av styret eller aktive medlemsbedrifter som til sammen representerer 1/3 av stemmetallet. Oppløsning kan bare besluttes med 3/4 flertall av fremmøtte stemmeberettigede på et ordinært årsmøte. Ved oppløsning tilfaller regionforeningens eiendeler og økonomiske midler NHO Reiseliv.
BUDSJETT 2019 Type inntekt/kostnad Kunde: NHO R Avdeling: 100 Avdelingsnavn: Adm 2019 2018 Budsjett hele året Budsjett hele året Inntekter Tilskudd fra NHO Reiseliv 165 000 165 000 Øvrige inntekter 105 000 Sum inntekter 165 000 270 000 Sum personalkostnader 0 0 Andre kostnader Revisjonshonorar -17 000-15 000 Regnskapsførsel -17 000-20 000 Andre honorarer 0 0 Medlemsmøter -80 000-110 000 Styremøter -28 500-80 000 Årsmøte -2 500-15 000 Diverse kostnader -10 000-30 000 Bidrag/støtter -10 000 0 Sum andre kostnader -165 000-270 000 Sum driftskostnader -165 000-270 000 Driftsresultat 0 0 Finansinntekter og -kostnader Finansinntekter 0 0 Finanskostnader 0 0 Sum finansnetto 0 0 Resultat 0 0 Skattekostnad 0 0 Resultat etter skattekostnad 0 0
BUDSJETT 2019 Kunde: NHO Reiseliv region Sør-Norge Avdeling: 100 Avdelingsnavn: Administrasjon Type inntekt/kostnad 2019 2018 Budsjett hele året Budsjett hele året Inntekter Tilskudd fra NHO Reiseliv 165 000 165 000 Øvrige inntekter 105 000 Sum inntekter 165 000 270 000 Sum personalkostnader 0 0 Andre kostnader Revisjonshonorar -17 000-15 000 Regnskapsførsel -17 000-20 000 Andre honorarer 0 0 Medlemsmøter -80 000-110 000 Styremøter -28 500-80 000 Årsmøte -2 500-15 000 Diverse kostnader -10 000-30 000 Bidrag/støtter -10 000 0 Sum andre kostnader -165 000-270 000 Sum driftskostnader -165 000-270 000 Driftsresultat 0 0 Finansinntekter og -kostnader Finansinntekter 0 0 Finanskostnader 0 0 Sum finansnetto 0 0 Resultat 0 0 Skattekostnad 0 0 Resultat etter skattekostnad 0 0