Side 1 av 8 OVERORDNEDE RETNINGSLINJER Tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering mv Gjelder for Eiendomsmegler 1 Midt-Norge AS Hjemmel Hvitvaskingsloven 23 Ansvarlig for etterlevelse Hvitvaskingsansvarlig Ansvar for oppdatering/revidering Hvitvaskingsansvarlig Versjon 1.0 (merk tidligere versjoner uten nummer ) Dato sist oppdatert 8. november 2016 Styrebehandlet 16. november 2016
Side 2 av 8 Innhold 1. Innledning... 3 1.1. Bakgrunn... 3 1.2. Overordnet mål for antihvitvask arbeidet... 3 2. Formål... 3 3. Beskrivelse av ansvarsforhold og roller... 4 3.1. Styrets ansvarsområde... 4 3.2. Daglig leders ansvarsområde... 4 3.3. Fagdirektørs ansvarsområde... 4 3.4. Hvitvaskingsansvarligs ansvarsområde... 4 3.5. Fagansvarligs ansvarsområde... 5 3.6. Controller ved Fagavdelingen sitt ansvarsområde... 5 3.7. Den ansattes ansvar... 5 4. Risikovurdering... 6 4.1. Innledning... 6 4.2. Krav til utarbeidelse og vedlikehold av risikovurderingen... 6 4.3. Ansattes pikter... 6 5. Rutiner og retningslinjer... 7 5.1. Innledning... 7 5.2. Krav til hvilke rutiner som skal etableres... 7 5.3. Krav til rutinene... 7 6. Krav til rapportering og kontroll... 7
Side 3 av 8 1. Innledning 1.1. Bakgrunn Lov om tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering mv (Hvitvaskingsloven) stiller krav til at EiendomsMegler 1 Midt-Norge AS (EM1) skal ha forsvarlige interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner som sikrer oppfyllelse av plikter etter Hvitvaskingsloven. Prosesser og rutiner skal forebygge og eventuelt avdekke om tjenester og produkter EM1 tilbyr misbrukes til hvitvasking og terrorfinansiering. Hvitvaskingsregelverket gir tre hovedplikter: o Plikt til å etablere forsvarlige interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner som sikrer etterlevelse av Hvitvaskingsloven, iverksette opplæringsprogrammer og utpeke person på øverste nivå i virksomheten med ansvar til å følge opp disse rutinene. o Plikt til å foreta risikobasert kundekontroll. Herunder, med grunnlag i slik tilnærming, plikt til å innhente opplysninger, bekreftelser på opplysninger samt plikt oppbevare kopi av legitimasjonsdokumenter mv, eventuelt referanse til elektronisk legitimasjon. o Plikt til å foreta løpende oppfølgning av kundeforhold og transaksjoner, samt undersøke mistenkelige transaksjoner og rapportere til Økokrim dersom mistanken ikke avkreftes ved nærmere undersøkelse. 1.2. Overordnet mål for antihvitvask arbeidet Hvitvaskingslovens formål er å forebygge og avdekke transaksjoner med tilknytning til utbytte av straffbare handlinger eller med tilknytning til terrorhandlinger. Loven presiserer i formålsbestemmelsen at loven ikke bare gjelder transaksjoner tilknyttet hvitvasking eller terrorhandlinger, men alle transaksjoner knyttet til utbytte fra straffbare handlinger. Etterlevelse av hvitvaskingsloven er viktig for å forebygge og avdekke kriminalitet. Det er derfor nødvendig å sikre at EM1 etablerer hensiktsmessige prosesser og rutiner som tilfredsstiller lovens krav, og at disse etterleves av ansatte i det daglige arbeidet. Etterlevelse av hvitvaskingsloven skaper tillit hos myndigheter, kunder, samarbeidsparter og konkurrenter, til at produkter og tjenester levert fra EM1, ikke utnyttes til straffbare handlinger. 2. Formål Etter hvitvaskingsloven 23 annet ledd, skal interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner fastsettes på øverste nivå, ved EM1s styre. Formålet med dette dokumentet er å beskrive de overordnede krav og føringer som styret stiller til interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner, og som dermed skal bidra til etterlevelse av Hvitvaskingsloven. Dette knytter seg til organisering, roller og ansvar, risikovurderinger, etablering av rutiner og retningslinjer, samt overvåking og rapportering.
Side 4 av 8 3. Beskrivelse av ansvarsforhold og roller 3.1. Styrets ansvarsområde Styret har det øverste ansvar for at EM1 etterlever Hvitvaskingsloven, og skal: o fastsette overordnede krav og føringer til interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner som skal sørge for etterlevelse av Hvitvaskingsloven. o utpeke en person i EM1s ledelse som skal ha et særskilt ansvar for å følge opp de overordnede krav og føringer som er fastsatt av styret. Vedkommende omtales i det følgende som Hvitvaskingsansvarlig. o påse at EM1 etterlever fastsatte krav for etterlevelse av Hvitvaskingsloven gjennom å kreve rapportering som beskriver EM1s etterlevelse av loven. 3.2. Daglig leders ansvarsområde Daglig leder er overordnet ansvarlig for virksomhetens daglige drift og rapporterer direkte til styret. Daglig leder har overordnet ansvar for å påse at virksomheten drives i samsvar med de krav som oppstilles på Hvitvaskingslovens område. 3.3. Fagdirektørs ansvarsområde Fagdirektør er virksomhetens Fagansvarlig jf. emgl. 2-9 annet ledd og skal sikre at foretaket drives i samsvar med lover, forskrifter og god meglerskikk. Fagdirektør skal sikre at det er etablert klare ansvars-, myndighets- og rapporteringslinjer på Hvitvaskingslovens område, samt påse at det avsettes tilstrekkelige ressurser for etterlevelse av regelverket. Fagdirektør rapporterer til Daglig leder, men kan rapportere direkte til Styret ved behov. 3.4. Hvitvaskingsansvarlig ansvarsområde: Hvitvaskingsansvarlig skal være ansatt ved Fagavdelingen. Hvitvaskingsansvarlig har et særskilt ansvar for å følge opp implementering og etterlevelse av overordnede krav og føringer som styret har fastsatt. I dette ansvaret ligger det et opplærings-, kontroll- og rapporteringsansvar for arbeidet med å forebygge, avdekke og rapportere hvitvasking og terrorfinansiering i EM1. Dette innebærer at Hvitvaskingsansvarlig har ansvar for at: o det etableres rutiner og prosesser som er egnet til å oppfylle de til enhver tid gjeldende krav etter Hvitvaskingsloven. Ved nye- eller endrede lovkrav skal Hvitvaskingsansvarlig iverksette tiltak som utredning av konsekvenser og at det blir foretatt nødvendige endringer i prosesser og rutiner o ansatte får tilstrekkelig opplæring slik at de har nødvendig kunnskap om sentrale krav i hvitvaskingsregelverket og EM1s prosesser og rutiner på området
Side 5 av 8 o det utarbeides en plan for etterlevelseskontroll i 1.linjen i samråd med forretningsområdene å påse at kontrollene gjennomføres som forutsatt. Intern kontrollplan med avholdte kontroller på området skal rapporteres til styret kvartalsvis. o Hvitvaskingsansvarlig skal bidra til løpende identifisere nye og endrede lovkrav knyttet til hvitvasking, herunder fortolkninger og myndigheters praktisering av regelverket. o Hvitvaskingsansvarlig skal bidra med å vurdere og utrede konsekvenser av endringer slik at det blir foretatt nødvendige endringer i prosesser og rutiner. o Hvitvaskingsansvarlig skal etablere en risikobasert tilnærming ved utøvelse av compliance og basert på denne skjer oppfølging av områdene/ 1 linjen sin etterlevelse av Hvitvaskingsloven Operativt hvitvaskingsansvarlig har det overordnete operative ansvaret for det daglige antihvitvaskingsarbeidet og virksomhetens etterlevelse av hvitvaskingsregelverket. Dette innebærer veiledning, opplæring, transaksjonsovervåking, samt løpende oppfølging og rapportering. Hvitvaskingsansvarlig rapporterer direkte til Styret. 3.5. Fagansvarlig Fagansvarlig ved den enkelte avdeling (avdelingskontor, Saksbehandleravdeling, Oppgjørsavdeling) har ansvar for at ansatte ved avdelingen til enhver tid har tilstrekkelig kompetanse knyttet til hvitvasking og kjennskap til virksomhetens prosesser og rutiner på sitt område Fagansvarlig ved den enkelte avdeling har det operative ansvaret for det daglige anti-hvitvaskingsarbeidet og den enkelte ansatte ved avdelingen sin etterlevelse av hvitvaskingsregelverket. Dette innebærer veiledning, opplæring, transaksjonsovervåking, samt løpende oppfølging med stikkprøvebaser internkontroll med rapportering til Controller ved Fagavdelingen. 3.6. Controller ved Fagavdelingen sitt ansvar Fagansvarlig/Controller ved Fagavdelingen skal foreta etterlevelseskontroll i henhold til fastsatt kontrollplan og bistå 1.linjen med tiltak for å redusere risikoen for at foretaket ikke etterlever gjeldende lover/forskrifter, bransjestandarder og interne retningslinjer. Dette skal dels skje ved forebyggende og rådgivende tiltak, dels ved kontrollerende tiltak. Controller ved Fagavdelingen skal løpende foreta stikkprøvebasert internkontroll og følge opp rapporter fra Fagansvarlig med rapportering til Hvitvaskingsansvarlig hver 3 måned 3.7. Den ansattes ansvar Følgende stillingskategorier, heretter «Ansatte», er involvert ved utførelsen av et megleroppdrag: 1) Ansvarlig megler (med. ev. eiendomsmeglerfullmektig) 2) Saksbehandler 3) Oppgjørsmedarbeider
Side 6 av 8 Ansatte har et ansvar for å ha tilstrekkelig kompetanse knyttet til hvitvasking og god kjennskap til virksomhetens rutiner og retningslinjer på sitt område. Ansatte har plikt til å rapportere mistanke om mistenkelige transaksjoner til Hvitvaskingsansvarlig Ansvarlig megler skal sørge for at det foretas løpende risikobasert kundekontroll ved etablering av oppdrag, samt sørge for at det foretas en løpende risikobasert kundekontroll, herunder sikre dokumentasjon på at kundekontroll som nevnt er utført. Saksbehandler skal bistå ansvarlig megler og kontrollere at det blir foretatt kundekontroll som beskrevet. Oppgjørsmedarbeider skal før oppgjør foretas, foreta kontroll av at Ansvarlig megler/saksbehandler har utført risikobasert kundekontroll som beskrevet over. Før oppgjør foretas skal Oppgjørsmedarbeider foreta en endelig vurdering av transaksjonen basert på den risikovurdering som gjelder for virksomheten ref. pkt. 4 under. 4. Risikovurdering 4.1. Innledning Etter hvitvaskingsloven 5 skal det gjennomføres risikobasert kundekontroll etter bestemmelsene i hvitvaskingsloven 5 til 15. Hvitvaskingsansvarlig skal utarbeides en skriftlig risikovurdering hvor risiko knyttet til kunde, kundeforhold, produkt eller transaksjon beskrives. I risikovurderingen skal det også beskrives hvilke tiltak som skal avhjelpe påvist risiko. Risikovurderingen skal fremlegges for, og godkjennes av styret. Risikovurderingen skal være lett tilgjengelig for alle ansatte i EM1. 4.2. Krav til utarbeidelse og vedlikehold av risikovurderingen Det skal beskrives metode for utarbeidelse og vedlikehold av EM1s risikovurdering. Risikovurderingen skal vedlikeholdes årlig, med en helhetlig gjennomgang hvert annet år. Hvitvaskingsansvarlig skal rapporteres til styret innen utgangen av Q4 hvert år at risikovurderingen er gjennomgått, med en kort redegjørelse for eventuelle endringer i risikovurderingen. Nye produkter og tjenester skal risikoklassifiseres før produktet eller tjenesten kan tilbys kunder eller samarbeidsparter. 4.3. Ansattes pikter Ansatte er forpliktet til å gjøre seg kjent med risikovurderingen, tiltakene for å avhjelpe påvist risiko og rutiner for etterlevelse av hvitvaskingsloven på sitt område.
Side 7 av 8 5. Rutiner og retningslinjer 5.1. Innledning Rutinebeskrivelser og retningslinjer for utføring av arbeidsprosesser skal sikre at ansatte i EM1 overholder krav etter Hvitvaskingsloven. Det stilles derfor krav til hvilke typer rutiner EM1 skal ha, krav til utforming av rutinene og hvordan rutinene skal gjøres tilgjengelig for ansatte. 5.2. Krav til hvilke rutiner som skal etableres EM1 skal ha som et minimum ha følgende rutiner for etterlevelse av hvitvaskingsloven: Rutiner for kundeetablering Rutiner for løpende kundekontroll Rutiner for forsterket kundekontroll Rutiner for avvising/avvikling av kundeforhold Rutiner for undersøkelse og rapportering av mistenkelige transaksjoner 5.3. Krav til rutinene Det stilles følgende krav til rutiner: o Rutiner skal utformes slik at rutinene er lett forståelig for brukerne. o Rutiner skal publiseres, og være lett tilgjengelig, på EM1s intranett. o Rutinene skal beskrive hvordan etterlevelse av hvitvaskingsloven skal dokumenteres o Det skal være en klar sammenheng mellom rutiner og risikovurdering o Rutinene skal årlig gjennomgås og ajourføres 6. Krav til rapportering og kontroll Kontroll skal avdekke om rutiner og prosesser for oppfyllelse av krav etter hvitvaskingsloven etterleves. Rapportering skal sørge for at Daglig leder, Fagdirektør og styret kan utøve sitt ansvar som beskrevet under punkt 3.1 og 3.2. Etterlevelse av Hvitvaskingsloven skal kontrolleres i to nivåer som angitt på neste side, samt i ett tredje nivå ved internrevisjon.
Side 8 av 8 Revisjonshistorikk Dato Versjon Endring Godkjent av Implementert 8.11.16 1.0 Dokument etablert Styret