Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale forblir arkivert etter den gamle nøkkelen. Den andre arkivplanen ble godkjent av toppledergruppa den 21.11.2000,og var gjeldende fra 2001 til 2004. Ås kommune omorganiserte høsten 2003. Mange enheter ble nedlagt og oppgavene disse ivaretok ble lagt inn under nye etater. Se organisasjonskart. Fra oktober 2003 fikk kommunen en sentralisert arkivtjeneste. Arkivpersonalet besto av arkivleder og en arkivar. All post som kommer inn til Ås kommune registres sentralt på Rådhuset. Forvaltningen, økonomi, herunder Bjørnebekk asylmottak, forebyggende helsetjenester, samt kommunaldel av NAV registrer post selv. Dette gjør også til dels skolene på post som blir sendt direkte dit. Det er et eksplisitt krav at disse enheten må ta i bruk skanning når de registrer dokumenter for at Ås kommune skal nå sitt mål om å bli helelektronisk. 1.1.2005 periodiserte man det emnebaserte arkivet. Det emnebaserte HA arkivet fra 1996 2004 ble avsluttet. Arkivseriene fra dette arkivet er sendt til arkivdepotet på Moer for ordning og registrering. Her er det dessverre noe etterslep, arkivet etter kommunalteknisk står fremdeles på rådhuset. I det emnebaserte arkivet fra 2005, EMNE 2005, skal materialet arkivers sentralt på Rådhuset. Men det finnes fortsatt desentralisert arkiv, det vil si at enkelte enheter fortsatt har egne arkiver i sine lokaler, dette som resultat at administrasjonen også er desentralisert. I innen utgangen av 2007, vil alt arkivmaterialet bli arkivet direkte etter registrering. Saksbehandlerne må da forholde seg til de elektroniske dokumentene. Saksbehandlere skal sende saksmappe med utgående dokumenter til sentralarkivet når saken er avsluttet, eller når sentralarkiv ber om dette, f.eks. i forbindelse med periodisering. Hver etat, inkludert underavdelinger har ansvaret for sitt arkiv. Etatene har eget saks - og personalarkiv, og bygger videre opp sine spesialarkiv som f.eks. klientarkiv, pasientarkiv, elevarkiv, bygningsarkiv m.m. På hver etat skal det være en arkivansvarlig som skal være forbindelsesledd mellom arkivleder og etaten. 12. februar 2007 ble det arkivet tilført en 50 % fast stilling. Ledergruppa besluttet 18.09.07 endring i rutiner med postregistrering og utsending av originaldokumenter og kopier med virkning fra og med 15. oktober 2007. Fra og med 15. oktober 2007 er det en målsetting at innkommet post vil bli registrert samme dag som vi mottar den. Posten skal ikke lenger gå via etatsleder for påføring av saksbehandler/saksnummer. Arkivtjenesten sørger for at nye saksdokument blir knyttet til eventuelt tidligere dokument i samme saken og at disse blir arkivlagt sammen. Dersom det ikke finnes en sak i EDB Sak og Arkiv fra før, opprettes en ny sak som settes på enhetsleder.
Enhetsleder er da ansvarlig for å videre-/omfordele saken dersom denne ikke skal være saksansvarlig. Dersom en sak eller et dokument er registrert på feil saksbehandler, kan saksansvarlig saksbehandler rette dette selv. Som et skritt i retning av elektronisk arkiv vil vi også slutte å sende ut originaldokumenter og kopier til kopimottaker. Etter hvert vil man også bli varslet om ny mottatt post via Outlook (e-post). Men inntil denne funksjonen er på plass, må alle gå inn i EDB Sak og Arkiv (esak) daglig for å se om man har mottatt nye dokumenter. Dokumentene blir arkivert direkte, og dersom man ønsker en kopi er man nødt til å ta ut en papirkopi selv. Det skal fortsatt tas to papirkopier av alle egenproduserte dokument. En kopi til kopibok(utgående skriv) og en kopi til saksmappa. Kopien til saksmappa skal nå sendes til Rådhuset for arkivering i sentralt arkiv. Dersom kopiboken også er på Rådhuset, sendes begge kopiene til arkivet. Unntatt fra denne ordningen er saker som er knyttet til objekter (gnr/bnr og personalmapper), de vil fortsatt få ettersendt originaldokumenter til arkivering på saken., og sakspapirer til kommunalteknisk, som arkiverer egne saker i felles og fagklasser. Fra 2010 vil arkivet slutte å sende ut sakspapirer med felles- og fagkode til kommunalteknisk. 22.10.2008 ble Nav kontoret på Ås åpnet. I den forbindelse ble det satt skarpt periodeskille for alle saker for tidligere sosialkontor og barnevern. Ny arkivdel ble opprettet under hovedarkivet og kalt NAV Ås. Koordinator for støttekontakter funksjonen og dennes saker ble værende i saksarkivet da funksjonen ikke ble flyttet med til Nav. Personalmapper og elevmapper oppbevares på den enkelte etat, i brannsikre arkivskap. Avsluttede saker sendes til sentralarkiv. Fremgangsmåte står beskrevet i egne retningslinjer. Ås kommune har oppgradert Kontor 2000 til versjon 6.1 c som er NOARK-4 basert sak/arkivsystem. På lang sikt tenker man seg et fullstendig elektronisk arkivsystem med skanning, integrert e-post og elektronisk signatur. Dette systemet skal ha gode funksjoner for eksport av data for langtidslagring og være brukervennlig for arkivtjeneste og saksbehandlere. Det blir en stor utfordring for Ås kommunes arkivtjeneste å møte den raske utviklingen innen datakommunikasjon. Innføringen og videreutvikling av e-post, Internett og skanning gjør at arkivet må være synlig med retningslinjer for hvordan dokumentbehandlingen bør foregå, hvilke dokumenter som er arkivverdige og hva som er gyldige dokumenter. Arkivet må engasjere seg og ha klare meninger om hvordan utviklingen bør styres, slik at lover og regler blir ivaretatt. Arkivlokaler
På rådhuset finnes eget bortsettingsarkiv/mellomarkiv før overføring til arkivdepot på Moer Depotarkivet er den endelige oppbevaringsplass for dokumentene som skal arkiveres. Ved overføring til fjernarkiv er arkivaliene sjelden i bruk. Det overføres fra dagligarkiv til bortsettingsarkiv ved periodisering eller ved plassbehov. Den enkelte etat har ansvar for å ha egnede arkivlokaler. Perioden 2010 2011 Systemendringer /oppdateringer Ås kommune har oppgradert systemet til versjon 7.0 EBD sak og arkiv Det var store utfordringer i forbindelse med overgangen og mange dokumenter ble ikke arkivert som de skulle i systemet. I forbindelse med ny selvbetjeningsportal er det lagt til rette for mottak av flere elektroniske søknader. Det er foretatt et mykt periodeskille for arkivdel Emne 2005. Vi jobber fortsatt med rydding og bortsetting av papirarkivet. Det blir satt ned i bortsettingsarkivet i kjelleren. Sommeren 2011 er det ca. 350 saker i EMNE 2005 som ikke er elektronisk avsluttet, så EMNE2005 blir ikke avstengt fullstendig før 2012. Ny arkivdel (arvtager) er EMNE2010. Alle saksbehandlere får nå beskjed via Outlook at de har fått oppgaver i ESA. Det er opprettet nye grupper for personalmapper og for ansettelsessaker. Alle aktive personalmapper som er registrert i ESA er sjekket og gjennomgått våren 2010. Arkiv plug in er tatt i bruk. Dette fører med seg større dokumentfangst, men også en mulighet for at saksbehandlerne glemmer å sende papirversjon til sentralarkivet eller papirversjon i saksmappa. Dette må sjekkes ekstra nøye i forbindelse med periodisering. Det er laget syv nye arkivdeler i perioden: BARNEMAPPER: Objektbasert Her journalføres dokumentasjon rundt barn i kommunale barnehager. Det er laget egen retningslinje. Barnemappene skal ikke overføres til arkivdel ELEVMAPPER BEVILLING: Emnebasert Her journalføres alle dokumenter rundt salg skjenkebevillinger i Ås kommune. Papirene oppbevares i skap hos Konsulent for helse og sosial.
EMNE2010: Emnebasert Fellessaksarkiv for hele Ås kommune. Arvtager etter EMNE2005 FIKS: Emnebasert Ås kommune er vertskommune Her journalføres alle dokumenter som produseres og registreres av Fiks. Ås kommune er vertskommune LÅN: Objektbasert Her journalføres alle dokumenter som omhandler forvaltningen av startlån i Ås kommune. Papirarkivet er lokalisert på eiendomsavdelingen og sender derfra rett til depot ved avslutning. OVERFORMYNDERIET: Emnebasert Ås kommune er vertskommune Her journalføres alle dokumenter som produseres og registreres av Overformynderiet. PURA: Emnebasert Ås kommune er vertskommune Her journalføres alle dokumenter som produseres av og registreres Pura. Det er laget en prosjektplan for overgang til fullelektronisk arkiv. Beregnet ferdig 1.september 2011 Organisatoriske endringer: Koordinator for støttekontakt har flyttet fysisk og har nå kontor i Kajaveien, ny leder er enhetsleder på Kaja bolig. Organisasjonsplassering er under Helse og sosial. Barnevernet skal skilles ut fra NAV. Ny lokalisering er Moerveien 10. Det må lages en ny arkivdel i ESA. Arkivleder venter på beskjed om dette. Personalmappene til ansatte, samt alle oppdragsavtaler på barnevern ligger i arkivdel Personal i ESA. Det har dessverre skjedd en sammenblanding av arkivmateriale mellom barnevernets og sosialkontorets klientmapper etter sammenslåingen i 2008. Får å hindre lignende i fremtiden er det viktig å melde fra til sentralarkivet når det er organisasjonsendringer i kommunen. Det er bestemt at det er for ressurskrevende å rydde opp i sammenblandingen og arkivseriene vil bli ivaretatt som de er. Det dreier seg om 16 skap er flyttet til depotarkiv på Moer i løpet av 2011. Arkivar på Moer har ansvar for disse skapene. Tjenesten Ledsagerbevis er flyttet fra fritid for funksjonshemmede til servicetorget. Søknader og bevis behandles i ESA
Tjenesten varmtvannstilbud er flyttet fra fritid for funksjonshemmede til voksenopplæringen. Søknader og tildeling av plass behandles i ESA Perioden 2012 Systemendringer /oppdateringer Ås kommune har ved inngangen til 2012 versjon 7.0e i bruk i sak og arkivsystemet EDB sak og arkiv. Fra 1.1.2012 blir det ikke lengre opprettet egen kopibok for ESA. 20. januar ble det lagt inn nye K koder, K koder Hovednøkkel 2012 2015. Det ble ikke foretatt periodeskille i forbindelse med overgangen til den nye versjonen av nøkkelen. To eksemplarer av den gamle arkivnøkkelen er lagt i bortsettingsarkivet i kjelleren på rådhuset, for bevaring. Arkivlokaler Statsarkivet i Oslo gjennomførte stedlig tilsyn i Ås kommune 20.9.2012. Endelig rapport finnes på Riksarkivet sider, www.arkivverket.no, og er arkivert i ESA Perioden 2013 Systemendringer /oppdateringer Fra 1. juni 2013 ble alle oppdragsavtaler for barneverntjenesten avsluttet i ESAK og kun ført videre i barneverntjenestens fagsystem Familia. De har ikke avlevert mappene ennå. Esak ble avsluttet 18. september 2014. Det blir fremdeles bruk som oppslagsverk, men det er kun arkivleder og en arkivar som har mer enn leserettigheter. P 360, fra leverandøren Software Innovation, ble startet 23.september 2013. I den forbindelse gikk også Ås kommune over til å bli ett full elektronisk arkiv fra samme dato. Det ble gjort skarp periodeskille. Alle saker i ESA er avsluttet. Alle elev-, barne- og personalmapper ble samlet inn og satt på bortsetting i kjellerne på rådhuset. Fra 23. september 2014 ble Landbrukskontoret og Follos interkommunale kontrollutvalgs sekretariat, FIKS, opprettet som egne instanser og er ikke lengre en del av Ås kommunes sak og arkivsystem. Det er inngått egne samarbeidsavtaler om drift av arkivoppgaver for instansene. Organisatoriske endringer: Varmtvannstilbudet er flyttet til Helse og sosial fra Oppvekst og kultur fra 1. januar 2014 Overformynderiet er overført til Fylkesmannen fra 1. juli 2014. De har avlevert materialet sitt og det er plassert på bortsettingsarkiv rett frem i kjelleren. Det står igjen permer med regnskap i lokalene på rådhusplassen 29. Disse skulle makuleres av økonomiavdelingen samtidig som de foretar sine årlige makuleringer. Overformynderiet og økonomi har egen avtale om dette. Bygnings-, regulerings-, og oppmålingsavdelingen, ble splittet fra 1. juli 2013. Reguleringsavdelingen ble innlemmet i Plan og utviklingsavdelingen. Bygnings- og oppmålingsavdelingen byttet navn til Bygnings- og geodataavdelingen. Det fikk ingen konsekvenser for de arkivdanningen Reguleringsplanene fortsatte elektronisk arkivdel Regulering i ESA, og fysisk oppstilt arkiv er i kjeller på rådhuset. (Gjaldt til 23. september 2014)
Arkivlokaler Påleggene etter tilsyn 12. september 2012 er i hovedtrekk lukket. Ikke alle frister er utløpt, men vi regner med å lukke alle avvikene innen gitte frister. Depotet på Moer utviders med ett kammer til. Arbeidet er i gang og er regnet ferdigstilt innen 2015.