Et handlekraftig kontrollutvalg er viktig for å sikre demokratisk innsyn og kontroll ÅRSRAPPORT FOR 2018 Kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET INNLANDET - et interkommunalt samarbeid som ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene i kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal og Oppland og Hedmark fylkeskommuner
Innhold 1 Innledning... 2 2 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING... 2 3 MØTER... 2 4 KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I 2018... 3 4.1 Budsjett for kontrollutvalget... 3 4.2 Oppfølging av revisjonen... 4 4.3 Kontrollutvalgets årsrapport for 2017... 4 4.4 Årsplan for kontrollutvalget for 2019... 4 4.5 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2017 for Hedmark fylkeskommune og Hedmark Trafikk FKF... 4 4.6 Innstilling til valg av kontrollutvalgssekretariat og revisjon til Innlandet fylkeskommune - Regionreform... 4 4.7 Forvaltningsrevisjoner og andre undersøkelser i 2018... 5 4.7.1 Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter... 8 4.7.2 Forvaltningsrevisjonsrapporter behandlet av kontrollutvalget i 2018... 9 4.7.3 Behandlede foranalyser og prosjektplaner... 13 4.8 Selskapskontroller i 2018... 14 4.8.1 Selskapskontrollen "Mjøsanker AS"... 14 4.8.2 Selskapskontrollen "Tepas AS"... 15 4.8.3 Foranalyse og prosjektplan "Selskapskontroll Vegfinans AS"... 16 4.8.4 Selskapskontroll av VIGO IKS... 16 4.9 Orienteringer i 2018... 17 1
1 INNLEDNING Kontrollutvalget utfører sine tilsynsoppgaver på vegne av fylkestinget og utvalgets arbeid kan være et bidrag til at innbyggerne har tillitt til fylkeskommunens egenkontroll. Det er derfor viktig at fylkeskommunens øverste politiske organ får en tilbakemelding på utvalgets totale aktivitet i året som har gått i tillegg til løpende tilbakemelding som gis gjennom året. Kontrollutvalget har derfor i tråd med tidligere praksis laget en årsrapport om sin virksomhet til fylkestinget for forrige år. Kontrollutvalgets oppgaver er nedfelt i 77 i kommuneloven og i "Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner". 2 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Kontrollutvalget ble valgt høsten 2015 og bestod av 5 faste medlemmer og 10 varamedlemmer. Grunnet regionreformen og valg av fellesnemnd ble det i fylkestinget den 23.10.2017 valgt nytt kontrollutvalg som har vært det aktive utvalget i 2018: 1. Geir Lorents Byberg (leder) 1. Magne Rydland 2. Hege Jensen (nestleder) 1. Rune Sørli 3. Jan Narvesen 2. Svetlana Johnsen 3. Sissel Frang Rustad 4. Åse Gyda Skålerud 1. Ivar Arnesen 2. Åse Bjerke Lilleåsen 5. Svein Borkhus 1. Frank Bjørneseth 2. Magnus Stenseth 3. Tonje Granmo Sekretariatsfunksjonen ivaretas av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet - et interkommunalt samarbeid med Lillehammer, Gausdal og Øyer kommuner og Oppland fylkeskommune. Kontrollutvalgets leder er leder i styret for Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. 3 MØTER Kontrollutvalget har i løpet av året hatt 6 møter og behandlet i alt 32 saker og 32 referatsaker. Flere tema er også drøftet under eventuelt eller via orienteringer. Utvalgsmedlem Åse-Gyda Skålerud og varamedlem Rune Sørlie deltok på Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen den 7.-8. februar 2018. Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører og fylkesordfører og oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett. Kontrollutvalget kan også innkalle fylkesrådet, fylkesdirektør eller andre fra administrasjonen i forbindelse med behandling av saker eller for orienteringer. Dette har utvalget benyttet noen ganger også i 2018. Saker legges ut på sekretariatets hjemmeside ca. 10 dager før møtene (www.kontrollinnlandet.no). 2
4 KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I 2018 Årsrapporten trekker ikke fram saker som betraktes som administrative. Under omtales de sakene kontrollutvalget ønsker å vise til i 2018. 4.1 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget utarbeider årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen, jf. 18 i kontrollutvalgsforskriften. Budsjett 2018: I sak 25/17 den 31.10.2017 vedtok kontrollutvalget en total ramme for sin aktivitet i 2018 på kr. 4.660 000,-. Rammen fordelte seg med kr. 400 000,- til kontrollutvalget selv, kr. 840 000,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet og kr. 3.420.000,- til Hedmark revisjon IKS. Fylkestinget vedtok en totalramme på kr. 4.711.600,-, altså kr. 51 600,- mer enn forslaget fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget opprettholdt oppdragsavtalen med Hedmark revisjon IKS og kr. 51 600,- er en buffer og kontrollutvalget forholder seg til rammen som er tildelt av fylkestinget. Forbruk 2018: Kontrollutvalget har isolert sett for 2018 benyttet revisjonstjenester for til sammen kr. 3 595 038,-. Dette er et merforbuk på kr. 175 038,- sammenlignet med oppdragsavtalen. Revisjonstjenester i 2018 har fordelt seg på denne måten: Regnskapsrevisjon inkludert uttalelser/veiledning 1889,75 timer; kr. 1 795 263,- Bestilt forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 1751,5 timer; kr. 1 663 925,- Møter i kontrollutvalget og fylkesting 143 timer; kr. 135 850,- I henhold til selskapsavtalen og oppdragsavtalen har Hedmark Revisjon IKS sendt avregninger i løpet av 2018 som tilsvarer oppdragsavtalen. Ekstrafaktura for merforbruk er sendt i januar 2019 og belastes 2018. Merforbruket på regnskapsrevisjon knytter seg til flere omfattende uttalelser knyttet til rapportering av bruk av EU/Interreg-midler. Fylkeskommunens andel av sekretariatsamarbeidet ble kr. 763 739,- (mot kr. 840.000,- i budsjett). Videre er det bokført til sammen kr. 279 867,- på de kontiene som gjelder kontrollutvalgets drift (mot kr. 400 000,- i budsjettet). Totalt er det et mindreforbruk på kr. 76 856,- i 2018 innen kontrollutvalgets ansvarsområde i forhold til det som er registrert som budsjett i fylkeskommunens regnskapssystem. Budsjett 2019: I sak 24/18 den 2.10.18 vedtok kontrollutvalget forslag til budsjett for sin aktivitet i 2019 på til sammen kr. 4 782 000,-. Dette er fordelt med kr. 415 000,- til kontrollutvalget, kr. 857 000,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet og kr. 3 510 000,- til Hedmark Revisjon IKS. Fylkestinget vedtok årsbudsjett for 2019 i sak 77/18 den 10.12.18, hvorav kr. 4 838 900,- ble satt av til kontrollutvalget. Dette tilsvarer ca. kr. 55 000,- mer enn utvalgets moderate budsjett. Denne differansen er såpass liten at utvalget ikke trenger å justere sitt budsjett eller avtale med revisjonen. 3
4.2 OPPFØLGING AV REVISJONEN På vegne av fylkestinget inngår kontrollutvalget årlig oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS. For 2018 ble denne vedtatt i sak 24/17 den 31.10.17. I løpet av året har kontrollutvalget fulgt opp sine oppgaver med å påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Dette gjøres via halvårs rapportering, presentasjon av revisjonsstrategi, interimsrevisjon og løpende dialog med revisjonen der det bl.a. settes fokus på om revisjonsarbeidet foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og avtale med revisor. Kontrollutvalget har større påvirkning på forvaltningsrevisjon og selskapskontroll enn på regnskapsrevisjon. Dette gjelder både innhold og gjennomføring av revisjonen ettersom utvalget er direkte bestillere av tema som ønskes gjennomført. Sammen med kontrollutvalgssekretariatet vurderer kontrollutvalget bl.a. kvaliteten på revisjonsrapporten og om rapporten tilsvarer de forventninger utvalget hadde til undersøkelsen. Kontrollutvalget påser videre årlig at oppdragsansvarlig revisor oppfyller lovbestemte krav til kvalifikasjoner (regnskapsrevisjon) og krav til uavhengighet og objektivitet. Hedmark Revisjon IKS er underlagt Norges kommunerevisorforbunds kvalitetskontroll. På tjenesten regnskapsrevisjon og pris for denne, blir det årlig gjennomført undersøkelser som sammenligner med andre kommunale/fylkeskommunale revisjonsordninger (benchmarking). Hedmark revisjon presenterte benchmarking for 2017 i møtet den 6.11.2018. Kontrollutvalget evaluerer årlig sitt tilsynsansvar for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, og denne er basert på anbefalinger gitt av Norges kommunerevisorforbund. Det er delegert til sekretariatet å foreta denne evalueringen og resultatet legges fram som referatsak. 4.3 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2017 Kontrollutvalget behandlet sin årsrapport for 2017 i sak 6/18 den 27.2.2018. Fylkestinget tok rapporten til orientering i sak 20/18 den 24.4.18. 4.4 ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET FOR 2019 Kontrollutvalget lagde for første gang en årsplan ved planleggingen av 2016. Årsplan for 2019 blir vedtatt i møte den 28.1.2019. Møteplanen for hele 2019 er lagt inn i årsplanen. 4.5 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2017 FOR HEDMARK FYLKESKOMMUNE OG HEDMARK TRAFIKK FKF Kontrollutvalget behandlet sine uttalelser til regnskapene i sak 8/18 og 9/18 den 13.4.2018. Utvalgets uttalelser til årsregnskapene var vedlagt når årsregnskapene ble behandlet av fylkestinget i april. 4.6 INNSTILLING TIL VALG AV KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT OG REVISJON TIL INNLANDET FYLKESKOMMUNE - REGIONREFORM Den 8. juni 2017 ble det vedtatt at Hedmark og Oppland fylkeskommuner skal slås sammen fra 1.1.2020. Etter vedtak om sammenslåing ble det opprettet en fellesnemnd som skal forberede og gjennomføre sammenslutningen. Hedmark revisjon IKS ble i 2017 valgt som revisor for fellesnemnda da det var Hedmark fylkeskommune som skulle føre regnskap for fellesnemnda. 4
Reglementet for fellesnemnda for Innlandet fylkeskommune gir fellesnemnda fullmakt til å ansette revisor eller inngå avtale med ny revisor, videreføre deltagelsen i interkommunalt samarbeid om revisjon eller videreføre avtale med annen revisor. Tilsvarende fullmakt er gitt i forhold til kontrollutvalgssekretariat. Det presiseres at slikt vedtak skal skje med bakgrunn i innstilling fra kontrollutvalgene. Kontrollutvalget i Hedmark vedtok den 2.10.2018 i sak 25/18 følgende innstilling til fellesnemnda angående kontrollutvalgssekretariat: Fellesnemnda vedtar å videreføre Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet som sekretariat for kontrollutvalget i Innlandet fylkeskommune. Fellesnemnda har ikke behandlet sak om sekretariat i 2018. Kontrollutvalget i Hedmark vedtok den 6.11.2018 i sak 31/18 følgende innstilling til fellesnemnda angående valg av revisjon, med forbehold om at Innlandet Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS vedtar å slå seg sammen: 1. Fellesnemnda velger å videreføre deltakelse i interkommunalt samarbeid om revisjonstjenester for Innlandet fylkeskommune. 2. Fellesnemnda velger den nye sammenslåtte revisjonsenheten (tidligere Innlandet Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS) som revisor for Innlandet fylkeskommune fra 1.1.2020. Selskapsavtalen for den sammenslåtte revisjonsenheten forelegges kontrollutvalget for uttalelse. Fellesnemnda har ikke behandlet sak om valg av revisor i 2018. Revisjonsenhetene har heller ikke sluttført sin prosess om å vurdere sammenslåing av revisjonsenhetene i 2018. 4.7 FORVALTNINGSREVISJONER OG ANDRE UNDERSØKELSER I 2018 Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av fylkestinget som innstilt fra kontrollutvalget i sak 69/16: 1. Fylkestinget vedtar plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019, med følgende hovedområder og aktuelle undertema som er satt opp i prioritert rekkefølge: a. Kvalitet og gjennomføring i videregående opplæring 1. Mobbing og psykososialt miljø 2. Elevtjenesten inkl. skolehelsetjenesten og oppfølgingstjenesten og deres samarbeid med NAV og andre instanser 3. Språkopplæring til språklige minoriteter 4. Måloppnåelse i voksenopplæringen b. Fylkeskommunen som samarbeidspart 1. Samarbeid i regionale planprosesser 2. Samarbeid med kommunene om overgang til videregående opplæring 3. Samarbeid med næringslivet og lærebedrifter om læreplasser, lærlinger og lærekandidater 4. Samarbeid med kommunene om tannhelse og spesielt pasientgruppe C c. Nærings- og stedsutvikling 1. Stedsutvikling av attraktive byer og tettsteder - inkl. tildeling og oppfølging av tilskudd 2. Den videregående skolen som bidragsyter til regional utvikling 3. Rollen som fylkesvegeier (samarbeid vedlikehold, prioriteringer, trafikksikkerhet og skoleveger) 5
d. Internkontroll og kvalitetssikring 1. Innkjøp 2. Oppfølging av kontrakter 3. Åpenhet, etikk og menneskerettigheter 4. Beredskapsplaner Øvrige aktuelle tema: Folkehelse Oppfølging av det grønne skiftet Planen er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen, og gjelder for årene 2016-2019. Kontrollutvalget har noen forvaltningsrevisjoner på gang når denne årsrapporten skrives. I tabellen under er det i stikkordsform vist hvordan de ulike temaene er fulgt opp så langt. Tema i plan for forvaltningsrevisjon Behandling hittil Sekretariatets kommentar 1. Kvalitet og gjennomføring i videregående opplæring a. Mobbing og psykososialt miljø KU ventet med oppstart grunnet nytt regelverk fra 1.8.2017. Fikk orientering den 5.12.2017 og foranalyse ble bestilt og lagt fram 13.4.2018. Prosjekt bestilt og legges fram i 2019, problemstillinger samkjøres med Oppland sitt tilsvarende prosjekt. Forventes klar i 2019 b. Elevtjenesten inkl. skolehelsetjenesten og oppfølgingstjenesten og deres samarbeid med NAV og andre instanser c. Språkopplæring til språklige minoriteter d. Måloppnåelse i voksenopplæringen 2. Fylkeskommunen som samarbeidspart Foranalyse og prosjektplan bestilt 31.1.2017 Orientering 14.3.2017 fra administrasjonen Prosjekt bestilt 20.6.2017 og behandlet 2.10.2018. Ingen Orientering gitt 14.3.2017 Ferdig Aktuelt med en orientering. Antar det jobbes med felles rutiner i ny fylkeskommune. Fortsatt aktuell, men liten andel av budsjettet. Hedmark ligger lavt på kompetanse på den voksne befolkningen. Grunnet regionreform antar sekretariatet at voksenopplæringen må samorganiseres. Det er ulik organisering i de to fylkene i dag, samt ulik prioritering iflg. budsjett. 6
a. Samarbeid i regionale planprosesser b. Samarbeid med kommunene om overgangen til vgo c. Samarbeid med næringslivet og lærebedrifter om læreplasser, lærlinger og lærekandidater d. Samarbeid med kommunene om tannhelse og spesielt pasientgruppe C 3. Nærings- og stedsutvikling a. Stedsutvikling av attraktive byer og tettsteder - inkl. tildeling og oppfølging av tilskudd b. Den videregående skolen som bidragsyter til regional utvikling Foranalyse med prosjektplan bestilt 31.1.2017 Prosjekt bestilt 9.5.2017 og behandlet 6.11.2018. Ingen Foranalyse bestilt 31.10.2017 og lagt fram 27.2.2018. Ikke bestilt noe prosjekt. Ingen Ingen foreløpig grunnet en grundig FR om næringsutvikling. Ingen Ferdig. Ble vurdert en del i rapport om elevtjenesten og noen anbefalinger ble gitt. Ikke aktuell. Innført flere nye tiltak det er for tidlig å se på. Det ble orientert via referatsak i oktober om sluttrapport etter samarbeidsprosjekt med en kommune om samarbeid om tannhelse. Kan være aktuelt på et noe senere tidspunkt å se på om man har tatt med disse erfaringene inn i samarbeid med andre kommuner. Regionreform tilsier at man bør vente. Det ble gjennomført en grundig FR om næringsutvikling, derfor litt tidlig å se på tema igjen. Men kan være aktuelt å se på tildeling og oppfølging av tilskudd som noe av det siste dette KU gjør, vil kunne følge opp noen av anbefalingene fra det store prosjektet om næringsutvikling. Bestilling av foranalyse vurderes. Vurderes som lite nyttig i forbindelse med regionreform. Det antas at skolestruktur kommer opp. c. Rollen som fylkesvegeier Ingen Fortsatt aktuelt, anbefaler en orientering i første omgang. Mye som skjer med sams vegadministrasjon nå. 4. Internkontroll og kvalitetssikring a. Innkjøp Orientering gitt 14.3.2017 Viste til god internkontroll. Nytt regelverk kan være aktuelt 7
senere (sosial dumping, miljø, menneskerettigheter mm.) b. Oppfølging av kontrakter Foranalyse bestilt 31.1.2017 Ingen endring, uaktuell per i dag. c. Åpenhet, etikk og menneskerettigheter Foranalyse lagt fram 20.6.2017 Vedtatt å ikke gå videre. Varslingsrutinene ble gjennomgått i en orientering 20.6.2017. Fortsatt aktuell, men lite nyttig pga regionreform. d. Beredskapsplaner Fortsatt aktuell, kan fortsatt ha nytteverdi i regionreformen. Kan vurderes i 2019. Øvrige aktuelle tema i planen Folkehelse Oppfølging av det grønne skiftet Fortsatt aktuelt Fortsatt aktuell, men noe uklar definisjon. 4.7.1 Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter Revisor gir normalt i forvaltningsrevisjoner anbefalinger til fylkeskommunen om å forbedre forvaltningen innen aktuelt fagområde. Kontrollutvalget følger opp hvordan administrasjonen har jobbet med anbefalingene i etterkant. Tilbakemeldingen fra administrasjonen gis som oftest i skriftlig form, og disse vurderes opp mot anbefalingene. Saker som omhandler oppfølging sendes videre til fylkestinget til endelig behandling der. I 2018 har følgende forvaltningsrevisjoner blitt fulgt opp: 4.7.1.1 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Norsk digital læringsarena NDLA II Kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune behandlet den 10.5.2016 (sak 9/16) en henvendelse fra kontrollutvalget i Hordaland. Henvendelsen omhandlet en forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena (NDLA) som er et interfylkeskommunalt samarbeid som tilbyr fritt tilgjengelige åpne digitale læringsressurser for videregående opplæring. Alle fylkeskommunene unntatt Oslo er medeiere i NDLA. Kontrollutvalget i Hordaland hadde tidligere gjennomført en forvaltningsrevisjon som førte til at det ble bestilt en oppfølgingsrapport om NDLA. Kontrollutvalget i Hordaland ba om at de andre eierne medfinansierte oppfølgingsprosjektet med inntil kr. 25 000,-. Kontrollutvalget i Hedmark innvilget dette og la rapporten fram for eget fylkesting den 15.1.2018. Fylkestinget vedtok følgende etter innstilling fra kontrollutvalget: 1. Fylkestinget i Hedmark tar Fylkestinget i Hordaland sin sak 73/2017 "Behandling av forvaltningsrevisjonsrapporten Nasjonal digital læringsarena II (NDLA)" til orientering. Fylkestinget i Hedmark merker seg at fylkesrådmannen i Hordaland og NDLA er bedt om å sørge for følgende: a. Sikre at alle medarbeidarar i NDLA er tilstrekkeleg informert om relevante rutinar og internkontrolltiltak knytt til anskaffingar og innkjøp. b. Etablere rutinar for fakturahandsaming som sikrar at det blir utført kontroll av at fakturaar frå leverandørar inneheld all naudsynt informasjon. c. Fullføre arbeidet med å etablere rutinar for kommunikasjon og rapportering mellom dagleg leiing og styret. 8
d. Tydeleggjere overfor medarbeidarane i NDLA kven som har kva roller i samarbeidet når det gjeld innkjøp, samt korleis NDLA er organisert med omsyn til bestilling og avgjersler rundt utviklingsarbeid. e. Gå gjennom og avklarar med dei ulike involverte partane korleis handsaming av personopplysningar om NDLA sine brukarar skal organiserast og dokumenterast, og inngår databehandlaravtalar som manglar for å sikre at handsaming av personopplysningar blir regulert i samsvar med gjeldande regelverk. f. Sikre at alle medarbeidarar i NDLA er tilstrekkeleg informert om system og rutinar for: i. Avviksmelding og -handtering. ii. Varsling om kritikkverdige forhold. g. Sikre at medarbeidarar som varslar om kritikkverdige forhold i samsvar med arbeidsmiljølova, blir følgt opp og teke hand om i samsvar med gjeldande føresegn om vern mot gjengjelding ved varsling. h. Å laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan 01.12.2017 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga 2. Fylkestinget ber kontrollutvalget i Hordaland oversende «Handlingsplan - Forvaltningsrevisjonsrapport NDLA - Del 2» (sak PS143/2017), til kontrollutvalget i Hedmark. Kontrollutvalget i Hedmark bes om å gjøre fylkestinget kjent med handlingsplanen i egen sak. 3. Fylkestinget forventer at egen representant i NDLA er med på å følge opp at anbefalinger gitt i rapporten følges opp. Kontrollutvalget mottok tilbakemelding fra Hordaland etter at saken var ferdig behandlet der. Denne ble behandlet av kontrollutvalget den 6.11.2018 og av fylkestinget den 11.12.2018. Fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget at saken var tilstrekkelig fulgt opp av kontrollutvalget i Hordaland og tok informasjonen til orientering. 4.7.2 Forvaltningsrevisjonsrapporter behandlet av kontrollutvalget i 2018 Hver forvaltningsrevisjon er innom kontrollutvalget flere ganger, helt fra bestilling av foranalyse til oppfølging av funn som blir gjort i undersøkelsen. Dette avsnittet omtaler de revisjonsrapporter og undersøkelser som har blitt ferdigstilt i løpet av 2018 og som kontrollutvalget har behandlet. 4.7.2.1 Undersøkelsen «Tilbudsstruktur ved videregående skoler i Hedmark fylkeskommune skoleåret 2017-2018». Kontrollutvalget i Hedmark mottok en skriftlig henvendelse fra Rådet for likestilling for funksjonshemmede (RLF) angående årets tilbudsstruktur (2017/2018) ved de videregående skolene i Hedmark sommeren 2017. Utvalget fikk framlagt henvendelsen på det første møtet på høsten som var først den 4.10.2017. Kontrollutvalget vedtok da følgende: Det bestilles en kartlegging/utredning fra Hedmark revisjon IKS. Revisjonen bes om å se på henvendelsen og vurdere saksgangen. Om det er svakheter, bes det om en vurdering for å redegjøre for framtidig saksgang i slike saker. Kontrollutvalget ber om at dette legges fram som en sak enten på møtet 31.10 eller 5.12. Formålet med undersøkelsen var å kartlegge saksgangen knyttet til fastsettelse av tilbudsstrukturen ved de videregående skolene i Hedmark fylkeskommune for 2017/2018, og å vurdere om saksgangen var i samsvar med bestemmelser i lovverk, sentrale føringer og fylkeskommunens retningslinjer. 9
Det var også et mål å beskrive eventuelle svakheter i saksgangen. Revisor så det også nødvendig å beskrive saksgangen knyttet til fastsettelse av tilbudsstrukturen for tidligere år. Følgende problemstillinger lå til grunn for undersøkelsen: 1. Hvordan har tidligere saker knyttet til tilbudsstruktur for videregående skoler i Hedmark fylkeskommune blitt gjennomført, og hvordan ble saken vedrørende tilbudsstruktur for 2017 / 2018 gjennomført? a. Hvilke(t) lovverk har betydning for denne typen saker? b. Hvilke interne retningslinjer, reglementer, rutiner og vedtak har betydning for saksgangen? c. Hvordan er etablert praksis for gjennomføring av denne typen saker? 2. I hvilken grad er saksgangen i denne konkrete saken i samsvar med lovverk og interne retningslinjer? a. Hvilke svakheter er avdekket og b. Hvilken betydning har svakhetene hatt for vedtaket? Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget den 27.2.2018 og fylkestinget vedtok den 24.4.2018 som innstilt fra kontrollutvalget følgende: 1. Fylkestinget tar undersøkelsen "Tilbudsstruktur ved videregående skoler i Hedmark fylkeskommune skoleåret 2017/2018" til orientering. 2. Fylkestinget forventer at fylkesrådet følger opp anbefalingene om å sørge for at: a. Rådet for likestilling for funksjonshemmede (RLF) får mulighet til å uttale seg til saker som behandles og avgjøres av fylkesrådet. b. Rådet for likestilling for funksjonshemmede (RLF) får mulighet for å behandle og uttale seg i saker der RLF selv tar slikt initiativ. c. Det utarbeides retningslinjer for samhandling mellom fylkeskommunen og Rådet for likestilling for funksjonshemmede (RLF). Det forventes at alle rådgivende organ blir fulgt opp på samme måte. 3. Fylkestinget ber fylkesrådet om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på hvordan anbefalingene er fulgt innen den 1.8.2018. Saken blir fulgt opp i 2019 av kontrollutvalget da tilbakemeldingen fra fylkesrådet ble noe forsinket og kontrollutvalgets møte i desember ble utsatt til januar 2019. 4.7.2.2 Forvaltningsrevisjonsrapporten "Samhandling i planprosesser" Kontrollutvalget var i sitt arbeid med overordnet analyse og påfølgende plan for forvaltningsrevisjon opptatt av fylkeskommunen som samarbeidspart på flere arenaer. Fylkeskommunen har som mål å gi kommunene god veiledning i plan- og utviklingsarbeidet og ifølge plan- og bygningsloven plikter fylkeskommunen å ha planfaglig kompetanse samt gi veiledning i spørsmål om bruk av planlovgivningen og om planprosesser. Kontrollutvalget behandlet en foranalyse den 9.5.2017 og vedtok å bestille en forvaltningsrevisjon hvor man satte fokus på regionalt planforum og fylkeskommunens planfaglige veilederrolle ovenfor kommuner. Formålet med forvaltningsrevisjonen var å undersøke om det forekommer en tilfredsstillende samhandling i plansaker, nærmere bestemt hva angår regionalt planforum og fylkeskommunens planfaglige veilederrolle overfor kommunene. Følgende problemstillinger lå til grunn: I hvilken grad vurderes regionalt planforum som et hensiktsmessig drøftings- og avklaringsorgan blant involverte deltakere? 10
I hvilken grad vurderes fylkeskommunens planfaglige veilederrolle som nyttig av berørte kommuner? Forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet av kontrollutvalget den 19.6.2018 og fylkestinget vedtok den 23.10.2018 som innstilt fra kontrollutvalget følgende: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Samhandling i planprosesser" til orientering og merker seg at fylkeskommunens praksis i planprosesser i hovedsak synes å fungere tilfredsstillende. 2. Fylkestinget merker seg at anbefalingene gitt av revisjonen er basert på intervju med respondenter og forventer at fylkesrådet følger opp anbefalingene om å vurdere: a. Behovet for en mer løpende evaluering fra hvert møte i planforum. b. Å avholde regionalt planforum på ulike steder i fylket. c. En forsterket innsats i fylkeskommunens pådriverrolle til hva som er viktig i regional sammenheng, slik som for eksempel samordnet miljø-, areal- og transportplanlegging, knutepunktutvikling og befolkningsvekst. d. Behovet for et tydeligere skille mellom faglige og politiske vurderinger innen fagområdet, spesielt i saksframstillinger som skal behandles av fylkesrådet. e. Innholdet i plan- og bygningskonferansen med mål om spesialiserte tema fremfor et generelt tematisk innhold 3. Fylkestinget ber om en tilbakemelding til kontrollutvalget på hvordan anbefalingene er fulgt opp innen den 1.12.2018. Saken blir fulgt opp i 2019 av kontrollutvalget da kontrollutvalgets møte i desember ble utsatt til januar 2019. 4.7.2.3 Forvaltningsrevisjonsrapporten "Spesialundervisning" Den 7.4.2015 bestilte kontrollutvalget en foranalyse for å evaluere rutiner og praksis rundt spesialundervisning. Foranalysen ble behandlet i 2015 og prosjekt ble bestilt. Prosjektet ble utsatt av ulike grunner. Det ble lagt fram en oppdatert prosjektplan som ble behandlet og vedtatt av kontrollutvalget 21.6.2017. Da var kontrollutvalget i gang med andre revisjoner om videregående opplæring, og man kunne da samkjøre to prosjekter og spare ressurser på dette. Kontrollutvalget presiserte at de også ønsket å se på gjennomføringen av spesialundervisning, om fylkeskommunen gir antall timer med spesialundervisning som det er gjort vedtak om samt om PPT sine anbefalinger følges opp av skolene. Følgende hovedproblemstilling lå til grunn for prosjektet: Har fylkeskommunen etablert gode rutiner for planlegging, gjennomføring, oppfølging og evaluering av spesialundervisningen? Forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet av kontrollutvalget den 6.11.2018 og fylkestinget vedtok den 11.12.2018 følgende: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Spesialundervisning i Hedmark fylkeskommune" til orientering. 2. Fylkestinget merker seg at mange rutiner er på plass, men at det er områder som kan forbedres. Fylkestinget forventer at fylkesrådet følger opp anbefalingene om følgende: a. Fylkeskommunen bør kontrollere at skolene dokumenterer sitt arbeid i ESA, inkludert: i. skriftlig henvisning til PPT ii. sakkyndig vurdering iii. enkeltvedtak om spesialundervisning iv. samtykker fra elev v. IOP 11
vi. årsrapport b. Fylkeskommunen bør kontrollere at denne dokumentasjonen er tilfredsstillende. c. Fylkeskommune bør vurdere om en i større grad skal involvere PPT i systemrettet arbeid. d. Fylkeskommunen bør fortsette arbeidet med å klargjøre grensegangene mellom hva som er spesialundervisning og hva som er tilrettelagt undervisning. 3. Fylkestinget ber om en tilbakemelding til fylkestinget og kontrollutvalget om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen den 1.5.2019. Fylkestinget vedtok et tillegg fra kontrollutvalgets innstilling, og det var at fylkestinget også ønsket en direkte tilbakemelding på hvordan anbefalingene har blitt fulgt opp. Saken vil følges opp av kontrollutvalget og fylkestinget i 2019. 4.7.2.4 Forvaltningsrevisjonsrapporten "Elevtjenesten" Kontrollutvalget bestilte den 31.1.2017 en foranalyse om elevtjenesten i Hedmark, da temaet var prioritert i plan for forvaltningsrevisjon. Foranalyse inkludert prosjektplan ble behandlet 20.6.2017. Kontrollutvalget vedtok følgende: Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon om "Elevtjenesten" basert på den framlagte foranalysen, inkludert prosjektplan. Problemstillingene var følgende: 1. Får elevene oppfylt sin rettighetsfestede rådgivning? 2. Er det gode informasjonskanaler mellom kommunene og fylkeskommunen som sørger for at elevene forberedes til videregående skolegang på en god måte? Gis elevene tilstrekkelig informasjon i god tid for å forberede seg til denne overgangen? Forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet av kontrollutvalget den 2.10.2018 og fylkestinget vedtok den 11.12.2018 følgende: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Elevtjenesten i Hedmark fylkeskommune" til orientering. 2. Fylkestinget forventer at fylkesrådet følger opp anbefalingene om å vurdere: a. Å skalere opp det sosialpedagogiske tilbudet ved å spesialiserer sosialpedagogiske rådgivere, eller ansette for eksempel psykiatriske sykepleiere eller annet sosialpedagogisk personell. Sosialpedagogisk arbeid bør også prioriteres mer systematisk i rådgivernettverkene. Dette fordi det sosialpedagogiske arbeidet ikke er i tråd med behovet. b. Økt synlighet av helsesøstrenes rolle i det sosialpedagogiske arbeidet c. At forebyggende arbeid mot mobbing bør sikte på å jevne ut resultatene i elevundersøkelsen mellom yrkesfag og studiespesialiserende samt bruke elevundersøkelsen som grunnlag for hvilke skoler det bør rettes spesiell oppmerksomhet mot. d. Tiltak for å gjøre kontaktlærere bedre rustet til å videreformidle informasjon om eventuelle problemer elever har tidligst mulig til rådgiver. e. Å sikre dialog med kommunene også med hensyn til de elevene som er aktuelle for varig tilrettelagte arbeidsplasser. f. Tiltak for at grunnskolen i større grad legger opp til refleksjon rundt det teoretiske innholdet i de ulike utdanningstilbudene. g. Å styrke kommunikasjonen mellom det lokale næringslivet, grunnskolen og de videregående skolene for å informere elevene om potensielle yrkesmuligheter. 12
h. At Sentrum videregående skole sitt årshjul omfatter flere karriereveiledingsaktiviteter mot elevene og at det utarbeides et eget årshjul for studiespesialiserende utdanningsprogram. i. Om elevtjenestens arbeid i sterkere grad skal forankres i ledelsen. j. Å prioritere opplæring og formidling i bruken av IKT-verktøy. 3. Fylkestinget ber om en tilbakemelding til fylkestinget og kontrollutvalget om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen den 1.5.2019. Fylkestinget vedtok et tillegg fra kontrollutvalgets innstilling, og det var at fylkestinget også ønsket en direkte tilbakemelding på hvordan anbefalingene har blitt fulgt opp. Saken vil følges opp av kontrollutvalget og fylkestinget i 2019. 4.7.3 Behandlede foranalyser og prosjektplaner Kontrollutvalget begynner som regel sine bestillinger av forvaltningsrevisjon med å bestille en foranalyse fra revisjonen. Det gir revisjonen mulighet til å gå mer inn i temaet og vurdere om det er aktuelt basert på risiko og vesentlighet. Kontrollutvalget har i 2018 bestilt en del foranalyser og prosjektplaner som omtales under. 4.7.3.1 Foranalyse "Lærlingeordningen i Hedmark fylkeskommune" Kontrollutvalget bestilte den 31.10.2017 en foranalyse om samarbeid med næringslivet og lærebedrifter om læreplasser, lærlinger og lærekandidater. Foranalysen ble lagt fram den 27.2.2018. Revisor foreslo i foranalysen to ulike problemstillinger, men anbefalte ikke å igangsette noe prosjekt da fylkeskommunen hadde igangsatt flere risikoreduserende tiltak de siste årene. Kontrollutvalget tok dermed foranalysen til orientering og vedtok at de foreløpig ikke ønsker å gå videre med temaet. 4.7.3.2 Foranalyse og prosjektplan "Mobbing/psykososialt skolemiljø" Kontrollutvalget bestilte den 31.10.2017 en foranalyse om mobbing og psykososialt skolemiljø i Hedmark som ble lagt fram 13.4.2018. Prosjekt ble bestilt og prosjektplan ble lagt fram den 19.6.2018. Følgende problemstillinger ble vedtatt for prosjektet: 1. Forebyggende arbeid mot mobbing a. Hvordan arbeider skolene for et godt psykososialt læringsmiljø? b. Hvordan arbeides det med forebygging? c. Har skolene tilfredsstillende system for forebyggende arbeid? 2. Avdekking av mobbing a. Hvordan arbeider skolene og de ansatte ved skolene for å avdekke mobbing, og blant annet ved: i. skjult mobbing ii. mobbing på nett og sosiale medier b. I hvilken grad blir elever, foreldre, råd og utvalg involvert og engasjert i skolemiljøarbeidet? 3. Skolenes håndtering og oppfølging av konkrete mobbesaker a. Har skolene rutiner/prosedyrer for å håndtere meldinger/ varsel om mobbing? b. Følges reglene for saksbehandling? c. Følges rutinene? d. Dokumenterer skolene hva som blir gjort for å oppfylle aktivitetsplikten? e. Hvilke tiltak iverksettes, og følges sakene til de er løst? 13
Prosjektet er anslått til å kreve rundt 600 timer og er forventet klar i løpet av våren 2019. Prosjektet skal ses i sammenheng med tilsvarende prosjekt som gjennomføres i Oppland på oppdrag av kontrollutvalget i Oppland. 4.7.3.3 Foranalysen "Bruk av NDLA og digitale læremidler" Kontrollutvalget behandlet oppfølging av forvaltningsrevisjon om NDLA i samarbeid med 11 andre fylkeskommuner den 15.5.2018. Som en del av videre oppfølging ble det da bestilt en foranalyse: Kontrollutvalget bestiller en foranalyse med prosjektplan fra Hedmark Revisjon som omhandler bruk og omfang av NDLA i Hedmark, eierstyring samt om man oppnår det som var intensjonen med samarbeidet. Foranalyse m/prosjektplan ønskes lagt fram på neste fellesmøte den 6.11.2018 og det forventes at revisjonsselskapene samarbeider om foranalyse/prosjektplan selv om det vil bli gjennomført som to ulike prosjekt Foranalyse ble presentert i fellesmøte med kontrollutvalget i Oppland den 6.11.2018. Revisor foreslo at et eventuelt prosjekt kunne gjennomføres for hvert av kontrollutvalgene, men det ble vurdert som hensiktsmessig at revisjonen går sammen om å gjennomføre en sammenligning av praksis og måloppnåelse i de to fylkene. Videre ble det anbefalt å gjennomføre en kartlegging som omhandler bruk og omfang av læremidler fra NDLA og andre digitale læremidler. Følgende hovedformål/ hovedproblemstilling ble pekt ut som mulig utgangspunkt for et forvaltningsrevisjonsprosjekt: I hvilken grad benyttes læremidler fra NDLA og andre digitale læremidler i de videregående skolene? Herunder: Hvordan benyttes digitale læremidler i undervisningen? Hvordan benyttes digitale læremidler som supplement/erstatning til lærebøker? Hvordan vurderer lærere/elever nytten av læremidler fra NDLA opp mot andre relevante digitale læremidler? Samsvarer nytten av ulike digitale læringsmidler og læringsplattformer i videregående skole med mål og forventninger? Kontrollutvalget vedtok å bestille en plan for et slikt prosjekt og denne skal behandles i møtet den 28.1.2019. I det samme møtet vil administrasjonen gi en orientering om temaet. 4.8 SELSKAPSKONTROLLER I 2018 Fylkestinget vedtok følgende plan for selskapskontroll i sak 70/16: Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere følgende i sitt arbeid med selskapskontroll i 2016-2019: 1. Attføringsbedriftene Tepas Personal AS og Mjøsanker AS 2. Vegfinans AS 3. Energiråd Innlandet AS 4. Kompetanse og forskningsfondet AS 5. Overordnet eierskapskontroll I en sak om oppfølging av plan for selskapskontroll, kom det fram at Energiråd Innlandet AS avvikles fra januar 2018. Selskapet er dermed ikke lengre prioritert. Følgende saker om selskapskontroller er behandlet i 2018: 4.8.1 Selskapskontrollen "Mjøsanker AS" Kontrollutvalget i Hedmark behandlet den 15.3.2017 oppfølging av plan for selskapskontroll og bestilte en foranalyse om en selskapskontroll rettet mot attføringsbedriftene Tepas Personal AS og 14
Mjøsanker AS. Hedmark Revisjon IKS la fram foranalysen inkl. prosjektplan den 20.6.2017 og kontrollutvalget vedtok da å bestille både selskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Revisjonsrapporten om Mjøsanker AS ble behandlet av kontrollutvalget den 19.6.2018 og av fylkestinget den 22.10.2018. Fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget følgende: 1. Fylkestinget tar revisjonsrapporten om selskapskontroll i Mjøsanker AS til orientering og noterer seg at revisjonen i vesentlig grad konkluderer positivt på problemstillingene knyttet til både eierskapskontrollen og forvaltningsrevisjonen. 2. Fylkestinget forventer at følgende anbefalinger i revisjonsrapporten følges opp av hhv. fylkesrådet og av fylkeskommunens eierrepresentant i selskapet: a. Fylkesrådet skal påse at valgt styre er i samsvar med krav om 40% representasjon fra hvert kjønn. b. Fylkesrådet kan vurdere om det bør fastsettes prinsipper for kommunikasjon mellom fylkestinget/fylkesrådet og selskapets eierrepresentant. c. Fylkesrådet kan vurdere om det jevnlig bør avholdes eiermøter i selskaper som Hedmark fylkeskommune har eierinteresser i for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon. d. MjøsAnker AS bør gjennomføre juridiske vurderinger av om offentleglova og regelverket om offentlige anskaffelser gjelder for selskapet. Vurderingene bør nedfelles skriftlig og inneholde begrunnelse med bakgrunn i gjeldende lovverk. e. Styret i selskapet bør jevnlig gjennomgå, drøfte og revidere etiske retningslinjer. 3. Fylkestinget ber fylkesrådet om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1.12.2018. Selskapskontrollen vil bli fulgt opp av kontrollutvalget i 2019. 4.8.2 Selskapskontrollen "Tepas AS" Kontrollutvalget i Hedmark behandlet den 15.3.2017 oppfølging av plan for selskapskontroll og bestilte en foranalyse om en selskapskontroll rettet mot attføringsbedriftene Tepas Personal AS og Mjøsanker AS. Hedmark revisjon IKS la fram foranalysen inkl. prosjektplan den 20.6.2017 og kontrollutvalget vedtok da å bestille både selskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Revisjonsrapporten om Tepas AS ble behandlet av kontrollutvalget den 19.6.2018 og av fylkestinget den 22.10.2018. Fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget følgende: 1. Fylkestinget tar revisjonsrapporten om selskapskontroll i Tepas Personal AS m/datterselskapet til orientering og noterer seg at revisjonen i vesentlig grad konkluderer positivt på problemstillingene knyttet til både eierskapskontrollen og forvaltningsrevisjonen. 2. Fylkestinget forventer at følgende anbefalinger i revisjonsrapporten følges opp av hhv. fylkesrådet og fylkeskommunens eierrepresentant i selskapet: a. Fylkesrådet i Hedmark fylkeskommune kan vurdere om det bør fastsettes prinsipper for kommunikasjon mellom fylkestinget/fylkesrådet og selskapets eierrepresentant. b. Tepas Personal AS bør sørge for at det gjennomføres juridiske vurderinger av om offentleglova og regelverket om offentlige anskaffelser gjelder for Tepas Personal AS og heleide datterselskaper. Vurderingene bør nedfelles skriftlig og begrunnes med bakgrunn i gjeldende lovverk 3. Fylkestinget ber fylkesrådet om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1.12.2018. 15
Selskapskontrollen vil bli fulgt opp av kontrollutvalget i 2019. 4.8.3 Foranalyse og prosjektplan "Selskapskontroll Vegfinans AS" Vegfinans AS var prioritert i plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget i Hedmark behandlet den 31.10.2017 oppfølging av plan for selskapskontroll og vedtok følgende: Foranalyse m/prosjektplan om en mulig selskapskontroll av Vegfinans AS og eventuelle datterselskaper. Prosjektet bestilles i første omgang fra Innlandet Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS som et samarbeidsprosjekt mellom kontrollutvalgene i Hedmark og Oppland. Det ønskes at revisjonene ser for seg mulige løsninger for samarbeid med andre kontrollutvalg i fylkeskommuner som er medeiere i Vegfinans AS. Bestilling gjøres under forutsetning av at kontrollutvalget i Oppland fatter likelydende vedtak i sitt møte den 30.10. Foranalyse/prosjektplan ønskes framlagt på et av de første møtene i 2018. Kontrollutvalget i Oppland fattet tilsvarende vedtak den 30.10.2017. Foranalyse ble behandlet på fellesmøte med kontrollutvalget i Oppland den 15.5.2018. Kontrollutvalget vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget tar foranalysen til orientering og bestiller en eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskapet Vegfinans AS med aktuelle datterselskaper med bomprosjekter i Hedmark og Oppland. 2. Kontrollutvalget ønsker at hovedformålet med forvaltningsrevisjonen skal være å vurdere hvordan Vegfinans AS innfrir formålet om å oppnå en mest mulig hensiktsmessig og rasjonell gjennomføring av aksjonærenes bomvegprosjekter. Dette ønskes belyst gjennom underproblemstillinger som er omtalt på side 16 i foranalysen. 3. Kontrollutvalget ønsker at revisjonen i prosjektplanen prioriterer og utdyper de aktuelle problemstillingene. I tillegg ønsker kontrollutvalget at det gjennomføres en benchmarking av morselskapet. 4. Prosjektplan ønskes framlagt på det første møte i kontrollutvalgene høsten 2018, dvs. 18.9. for kontrollutvalget i Hedmark og 25.9 for kontrollutvalget i Oppland. Prosjektplan ble behandlet og godkjent i møtet den 2.10.2018. Ferdig rapport skal etter planen legges fram før sommeren 2019. 4.8.4 Selskapskontroll av VIGO IKS Kontrollutvalget ble i 2017 invitert av kontrollutvalget i daværende Sør-Trøndelag til å være med på et samarbeid om å kontrollere det fylkeskommunalt eide selskapet Vigo IKS. Etter dialog mellom de ulike kontrollutvalgene, endte Sør-Trøndelag opp med å gjennomføre en selskapskontroll/ forvaltningsrevisjon i selskapet mens de andre kontrollutvalgene skulle undersøke eierstyringen i Vigo IKS med utgangspunkt i egen fylkeskommune. Kontrollutvalget i Hedmark vedtok den 5.12.2017 å bestille en eierskapskontroll i Vigo IKS: 1. Kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune opprettholder sitt vedtak om å være med på en selskapskontroll av VIGO IKS. Den framlagte prosjektplanen godkjennes slik den foreligger. 2. Hedmark revisjon IKS bes om å være med i prosjektet og gjennomføre eierskapskontrollen hvor kontrollutvalget i Hedmark belastes for timebruk. 3. Sekretariatet informerer kontrollutvalget i Sør-Trøndelag om vedtaket. 16
Prosjektplan ble godkjent av kontrollutvalget den 8.12.2017. Forvaltningsrevisjonsrapporten fra Revisjon Midt-Norge ble ikke ferdig i 2018, men eierskapskontrollen av VIGO IKS ble behandlet av kontrollutvalget på et fellesmøte med kontrollutvalget i Oppland den 6.11.2018. Formålet med eierskapskontrollen var å kontrollere om den som utøver fylkeskommunens eierinteresser, utøver myndigheten i henhold til bestemmelser i aktuelle lover og forskrifter, fylkestingets vedtak og forutsetninger og i tråd med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse. Følgende problemstilling lå til grunn: Utøves fylkeskommunens eierinteresser i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Hovedkonklusjonen tilsa at fylkeskommunen som eier stort sett har sikret etterlevelse av kontrollkriteriene. Det ble allikevel gitt følgende kommentarer og anbefalinger til forbedring: Hedmark fylkeskommunes representant i representantskapet ble oppnevnt av fylkesrådet ved forrige oppnevning i 2015. Revisor vurderer at fylkesrådet ikke har anledning til å oppnevne fylkeskommunens medlem til representantskapet, da en slik oppnevning ikke kan delegeres fra fylkestinget, jf. Norsk lovkommentar til 6 i lov om interkommunale selskap. Revisor anbefaler at Hedmark fylkeskommune følger opp dette når det gjelder fylkeskommunens representantskapsmedlem i Vigo IKS. Det holdes per i dag ikke eiermøter mellom eierne og selskapet. Daglig leder har forøvrig opptil flere møter per år med eksempelvis fylkesrådmannskollegiet, utdanningssjefskollegiet, IT-sjefskollegiet, arkivledere mfl. Dette er ikke å regne som eiermøter med mål om å bidra til god eierstyring og kommunikasjon. Behov for eiermøter kan begrunnes med at Vigo IKS arbeider med flere større utviklingsprosjekter. Revisor anbefaler at Hedmark fylkeskommune, i samarbeid med de andre deltakerne i Vigo IKS, vurderer behovet for eiermøter. Kontrollutvalget sendte saken til fylkestinget som vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i sitt møte den 11.12.2018: 1. Fylkestinget tar eierskapskontrollen Vigo IKS til orientering. 2. Fylkestinget merker seg at fylkeskommunen i de fleste tilfeller sikrer etterlevelse av god eierstyring. 3. Fylkestinget forventer at fylkeskommunens representant i selskapet følger opp anbefalingen om å vurdere behovet for eiermøter sammen med andre eierskapsrepresentanter. 4. Fylkestinget forventer at man i utarbeidelsen av nytt delegeringsreglement for Innlandet fylkeskommune sikrer at ansvar for å oppnevne representanter til Vigo IKS ikke delegeres, men forblir fylkestingets ansvar. Saken vil ikke bli fulgt opp videre. 4.9 ORIENTERINGER I 2018 Kontrollutvalget har i løpet av året fått flere orienteringer. Dette kan være tema som står i planen for forvaltningsrevisjon, men som foreløpig kun ønskes som orientering. Det kan også være tema som kommer opp i løpet av året og som kontrollutvalget ønsker nærmere informasjon om. Utvalget har også fått orienteringer fra Hedmark Revisjon IKS. Dette er tema som inngår i utvalgets påse-rolle overfor revisjonen, og omtales ikke her. Kontrollutvalget har fått følgende orientering i 2018: Møte 27.2.2018: Orientering om urevidert regnskap for 2017 17
Møte 13.4.2018: Orientering om Hedmark Trafikk sitt reviderte regnskap for 2017 Orientering om revidert regnskap for 2017 Orientering om fylkeskommunens erfaringer med fraværsgrensen i videregående opplæring Møte 15.5.2018: Orientering om nye regler for personvern og presentasjon av nytt felles personvernombud for Hedmark og Oppland fylkeskommuner Møte 19.6.2018: Orientering om status på regionreformen fra sekretariatet Møte 6.11.2018: Orientering ved ny fylkesrådmann om: a. Status sammenslåingsprosessen b. Internkontroll i ny og gammel organisasjon c. Status sams vegadministrasjon Orientering ved Hedmark Revisjon IKS og Innlandet Revisjon IKS om påbegynt prosess om mulig sammenslåing av de to revisjonsenhetene. Hamar, den 28.1.2019 Geir L. Byberg (sign) Svetlana Johnsen (sign) Jan Narvesen (sign) (leder) (nestleder) Åse Gyda Skålerud (sign) Svein Borkhus (sign) 18