TRANØY KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Fellesnemnd Møtested: Lenvik rådhus Møtedato: 23.05.2018 Tid: 09:00 10:15 Innkalte: Funksjon Navn Forfall Møtt for Leder Jan Fredrik Jenssen Nestleder Fred O. Flakstad FO Medlem Geir Inge Sivertsen Medlem Gunnleif Alfredsen Medlem Grete Sebulonsen Medlem Jon Kvistad Medlem Tonni Nylund Medlem Ole Roger Storås FO Medlem Per Inge Søreng Medlem Birgit Andreassen Medlem Margareth Edvardsen Medlem Gunnar Magnus Torgersen Medlem Marit Stubberud Hanssen Medlem Roar Åge Jakobsen Medlem Guttorm Nergård Medlem Eli-Ann Andreassen Jensen Medlem Jan Harald Jansen Medlem Anne Britt Fallsen Medlem Helge Leikvik Medlem Hildegunn Simonsen Medlem Ove Nygård FO Medlem Varamedlem Tine Karlsen Aleksander Uteng Wibeke Wilsgård Ole Roger Storås Fred Ove Flakstad Fra adm. (evt. andre): Hogne Eidissen, Elin Byberg, Ann-Heidi Smith-Meyer, Lena Hansson, Wenche Pedersen, Bjørn Fredriksen, Alf Rørbakk, Arve Svestad, Bente Karlsen, Rune Hoholm, Karin Johnsen, Jens Vidar Viken, Otto Jakobsen Innkalling: Merknader: Behandlede saker: Valg av settevara i nestleders fravær: Forslag Geir Inge Sivertsen enstemmig valgt Tilleggssak nr 21/18 tas inn på saksliste Innkalling og saksliste enstemmig godkjent Det ble i møtet premiering av vinnere i konkurranse for utforming av kommunevåpen v/ Eli-Ann Andreassen Jensen og Tonni Nylund Sak 12/18-21/18 (Sak 21/18 behandles først)
Underskrifter: Til å godkjenne protokollen ble valgt: Jan Harald Jansen og Anne Britt Fallsen Vi godkjenner at møteprotokollen er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Finnsnes, 23 05.2018 Jan Fredrik Jenssen Jan Harald Jansen Anne Britt Fallsen Dokumentet er elektronisk godkjent og har ikke håndskrevne signaturer
SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 12/18 18/600 REFERATSAK 13/18 18/171 STATUS FRAMDRIFT I PROSJEKTET SENJA KOMMUNE 14/18 18/571 ØKONOMIRAPPORT - SENJA2020 15/18 18/595 ØKONOMIREGLEMENT SENJA KOMMUNE 16/18 17/710 REVIDERT STYRINGSDOKUMENT FOR SAMMENSLÅINGSPROSESSEN FRAM TIL SENJA KOMMUNE 17/18 17/1022 REVIDERT OMSTILLINGSDOKUMENT 18/18 18/573 INNPLASSERINGSDOKUMENT 19/18 18/572 ADMINISTRATIV ORGANISERING - SENJA KOMMUNE 20/18 17/973 INNSTILLING TIL NYTT KOMMUNEVÅPEN SENJA KOMMUNE 21/18 17/1022 UTVELGELSESOMRÅDE FOR INNPLASSERING AV KOMMUNALSJEFER
12/18 REFERATSAK Referat fra møte i Psu, 16.05.18 godkjennes. Referat fra møte i Psu, 16.05.18 godkjennes. 13/18 STATUS FRAMDRIFT I PROSJEKTET SENJA KOMMUNE Fellesnemnda tar prosjektleders redegjørelse vedr status i prosjekt Senja 2020 til orientering. Redegjørelse v/prosjektleder Hogne Eidissen Fellesnemnda tar prosjektleders redegjørelse vedr status i prosjekt Senja 2020 til orientering. 14/18 ØKONOMIRAPPORT - SENJA2020 Økonomirapporten for Senja kommune 2017/2018 blir tatt til orientering. Leder referer til differanse mellom saksfremlegg og økonomirapport. De riktige tallene er ført opp i økonomirapporten, og skyldes noen refusjonskrav som ikke var registrert før saksforberedelsen ble iverksatt. Økonomirapporten for Senja kommune 2017/2018 blir tatt til orientering. 15/18 ØKONOMIREGLEMENT SENJA KOMMUNE Økonomireglementet for Senja kommune vedtas.
Økonomireglementet for Senja kommune vedtas. 16/18 REVIDERT STYRINGSDOKUMENT FOR SAMMENSLÅINGSPROSESSEN FRAM TIL SENJA KOMMUNE 1. Fellesnemnda for Senja kommune delegerer til prosjektleder å gjøre redaksjonelle endringer i styringsdokumentet, uten at det må legges frem for PSU og Fellesnemnda. 2. Fellesnemnda for Senja kommune stiller seg bak prosjektleders anbefaling om at det bare er den delen av styringsdokumentet som omhandler delprosjektene og organisering av disse som ved store endringer, herunder forskyving av milepæler, flytting av ansvarsområder mellom delprosjektene etc. som ved endringer legges frem for PSU og Fellesnemnda. Prosjektleder Hogne Eidissen redegjør ifht bakgrunn av redaksjonelle endringer. Det jobbes med å systematisere milepælene i en oversikt som også skal legges ut på hjemmesiden til Senja 2020. 1. Fellesnemnda for Senja kommune delegerer til prosjektleder å gjøre redaksjonelle endringer i styringsdokumentet, uten at det må legges frem for PSU og Fellesnemnda. 2. Fellesnemnda for Senja kommune stiller seg bak prosjektleders anbefaling om at det bare er den delen av styringsdokumentet som omhandler delprosjektene og organisering av disse som ved store endringer, herunder forskyving av milepæler, flytting av ansvarsområder mellom delprosjektene etc. som ved endringer legges frem for PSU og Fellesnemnda. 17/18 REVIDERT OMSTILLINGSDOKUMENT 1. Fellesnemnda for Senja kommune følger delprosjekt 8.2 og prosjektleders anbefaling i forhold til de endringer som foreligger i dokumentet. Revidert omstillingsavtale datert 08.05.18 vedtas. Tilleggsforslag fra PSU, protokoll fra PSU 16.05.18 Pkt 1 i omstillingsdokumentet, forslag fra DP 8.2, Del 2, 1.1. endres slik:
Ved innplassering av kommunalsjefer består omstillingsutvalget av rådmann i Senja kommune, Hogne Eidissen, innleid ekstern kompetanse og en HTV fra hver av de fire kommunene som skal slås sammen. Fellesnemnda for Senja kommune vedtar revidert omstillingsavtale datert 08.05.18 vedtas med de endringer som foreligger fra PSU: Ved innplassering av kommunalsjefer består omstillingsutvalget av rådmann i Senja kommune, Hogne Eidissen, innleid ekstern kompetanse og en HTV fra hver av de fire kommunene som skal slås sammen. 18/18 INNPLASSERINGSDOKUMENT Fellesnemnda for Senja kommune vedtar Prosedyre for innplassering datert 04.05.18. Fellesnemnda for Senja kommune vedtar Prosedyre for innplassering datert 04.05.18. 19/18 ADMINISTRATIV ORGANISERING - SENJA KOMMUNE 1. Vedlagt forslag til administrativt organisasjonskart tas til etterretning. 2. Prosjektleder sammen med respektive tillitsvalgte gis fullmakt til å innplassere kommunalsjefer, samt øvrige innplasseringer i den administrative organiseringen. Prosjektleder Hogne Eidissen informerer om saken og organisasjonskartet slik det foreligger i dag. Administrativt organisasjonskart vil komme til behandling i PSU og Fellesnemnda ved flere anledninger. 1. Vedlagt forslag til administrativt organisasjonskart tas til etterretning. 2. Prosjektleder sammen med respektive tillitsvalgte gis fullmakt til å innplassere kommunalsjefer, samt øvrige innplasseringer i den administrative organiseringen.
20/18 INNSTILLING TIL NYTT KOMMUNEVÅPEN SENJA KOMMUNE 1. Fellesnemnda følger delprosjekt 7.2 sin anbefaling og innstiller til de fire kommunestyrene på forslag nr. 3, fjell og nordlys som kommunevåpen for Senja kommune. 2. Forslaget sendes etter vedtak i de fire kommunestyrene til Kommunal- og moderniseringsdepartementet for godkjenning. 3. Det nye kommunevåpnet skal benyttes i fargekombinasjonen grønt, sølv, og mørk blå. Eli-Ann Andreassen Jensen redegjør for saksgang i utarbeidelsen av forslag til kommunevåpen. 1. Fellesnemnda følger delprosjekt 7.2 sin anbefaling og innstiller til de fire kommunestyrene på forslag nr. 3, fjell og nordlys som kommunevåpen for Senja kommune. 2. Forslaget sendes etter vedtak i de fire kommunestyrene til Kommunal- og moderniseringsdepartementet for godkjenning. 3. Det nye kommunevåpnet skal benyttes i fargekombinasjonen grønt, sølv, og mørk blå. 21/18 UTVELGELSESOMRÅDE FOR INNPLASSERING AV KOMMUNALSJEFER 1. Fellesnemnda for Senja kommune gir fullmakt til prosjektleder som arbeidsgiver å definere utvelgelsesområde for innplassering av kommunalsjefene. Prosjektleder Hogne Eidissen redegjør for bakgrunnen for at saken blir tatt opp. HTV Otto Jakobsen legger frem forslag til et ekstra punkt; 2. Fellesnemnda for Senja kommune gir prosjektleder arbeidsgiveransvar i forbindelse med innplassering av ansatte i Senja kommune. Votering: enstemmig 1. Fellesnemnda for Senja kommune gir fullmakt til prosjektleder som arbeidsgiver å definere utvelgelsesesområde for innplassering av kommunalsjefene. 2. Fellesnemnda for Senja kommune gir prosjektleder arbeidsgiveransvar i forbindelse med innplassering av ansatte i Senja kommune.