NOTAT Til: Fra: Landsstyret Konferanseutvalget Dato: 11.05.2012 Saksnummer: 11-581 Rapport fra Konferanseutvalget 1. Innledning Landsmøtet 2011 vedtok at NJ skal prioritere journalistfaglige konferanser (i tiltaksplanens punkt om Kvalitet). Vedtaket er fulgt oppgjennom to utvalgsarbeid. Det første utvalget la fram sine forslag på landsstyrets møte 15.-17.06.11 (sak nr. 10-611). Arbeidet er videreført av utvalget landsstyret nedsatte 27.09.11 for å..foreslå tiltak som sikrer alle medlemmer et konferansetilbud, bevarer kontinuitet og kvalitet i dagens konferanser og sikrer forsvarlig drift og økonomi. I mandatet heter det at gruppen særlig skal vurdere: formalisering av samarbeidet mellom lokallagene og konferansestyrene tiltak for å styrke samarbeidet om konferansene med Norsk Redaktørforening de respektive lagenes tilhørighet til konferansene evaluere årsmøtene på konferansene avklare prinsippene for NJs økonomiske støtte stabs- og driftsstøtte Utvalget har bestått av: Thomas Spence (leder), Jan Børge Leirvik (NRK), leder Bergen Journalistlag, Marit Helland (Budstikka), leder Gull & Gråstein, Marit Ulriksen (Rana Blad), leder Svarte Natta. Thomas Sommerset (P4 og Sommerkonferansen) og Jonas Skybakmoen (Adresseavisen og Hell-konferansen). Trond Idås har vært utvalgets sekretær. 2. Lagenes tilhørighet til konferansene LM-2011 vedtok nye vedtekter (33.2 B) som gir lokallagene ansvar for «..den journalistfaglige debatten, herunder de regionale konferansene». Det har vært en viss uenighet og uklarhet knyttet til spesielt Møre og Romsdal, Stavanger og Oslo Journalistklubb. Det dreier seg dels om hvilken konferanse laget skal høre til, og dels om laget skal eller er forpliktet til å bidra til konferansen. Utvalget har som tidligere meldt løst uenigheten vedrørende Møre og Romsdal slik:
Møre og Romsdal hører til Hauststormen som flyttes fra Voss til området Bergen/Flesland.. NJ dekker flytransport (på billigste måte) for deltakere fra Møre og Romsdal. Stavanger Journalistklubb ønsker å fortsette samarbeidet med Agder om Sommerkonferansen. Utvalget har vært i kontakt med styret i OJ og bedt laget vurdere et aktivt, formelt samarbeide om Gull og Gråstein. Svaret fra OJ lød slik (forkortet):..oj-debattene er OJs bidrag til å oppfylle NJs vedtekter der det heter at lokallagene har ansvar for den journalistfaglige debatten, herunder de regionale konferansene. OJ har i motsetning til andre som har valgt journalistfaglige konferanser, valgt denne debattformen. Dette har vi etter hvert fått en solid tradisjon for å gjøre. Tidligere OJ-styrer har ikke ønsket å forandre på det. Det har heller ikke dette OJ-styret. OJdebattene er tid- og ressurskrevende arbeid. Vi har en egen gruppe som arbeider med dette jevnt og trutt, og debattene utgjør et sentralt arbeid for vår organisasjonssekretær. OJ-styret kan derfor ikke gå inn som medarrangør eller på annen måte samarbeide formelt med arbeidet i forkant av Gull og Gråstein-konferansene. Oslo Journalistklubb er nå det eneste laget som ikke engasjerer seg i journalistkonferansene. Utvalget innstilling (se under) innebærer at minimumskravet til et lokallag vil være at lokallagslederen deltar i konferanserådet. I tillegg skal hvert lokallag ha minst ett medlem i arrangementskomiteen. Utvalget stiller seg undrende til at OJ, med vel 4000 medlemmer, ikke kan eller vil bidra til å arrangere Gull og Gråstein. Siden 2006 har NJ-medlemmer fra Oslo vært med, men disse er rekruttert direkte fra arrangementskomitéen. Landsstyret får avgjøre om og hvordan OJ eventuelt er forpliktet av landsmøtets enstemmige vedtak om å prioritere de journalistfaglige konferansene. Lagenes tilhørighet til de journalistfaglige konferansene er: Svarte Natta: Troms, Finnmark, Hålogaland og Helgeland og Salten Hell-konferansen: Nord-Trøndelag og Trondhjems Journalistforening Norsk Journalistlag, Postboks 8793, 0028 Oslo Side 2
Hauststormen: Møre og Romsdal, Sogn og Fjordane, Bergen Journalistlag og Haugesund Journalistlag Sommerkonferansen: Stavanger Journalistklubb og Agder Journalistlag Gull og Gråstein: Telemark, Vestfold, Buskerud, Akershus, Oslo Journalistklubb, Hedmark, Oppland og Østfold Journalistlag. 3. Formalisering av samarbeidet mellom lokallagene og konferansestyrene Utvalget har sett det som viktig å koble konferansestyrene tettere og mer formelt til NJs organisasjon, og særlig lokallagene, for å sikre kontroll, kontinuitet og kompetanse (se også vedlagte organisasjonskart). Mønstervedtekter for regionale journalistkonferanser 1..-konferansen skal fremme journalistfaglig kompetanse og debatt for journalister, redaktører og andre interesserte i medieutviklingen. 2.-konferansen arrangeres av.journalistlag og.journalistforening i samarbeid med..redaktørforening. 3 Konferansen arrangeres (her må hver enkelt konferanse angi hvor ofte, hvor og når konferansen arrangeres) 4 Konferanserådet er øverste organ for konferansen. Rådet vedtar vedtektene, og vedtektsendringer, som begge må godkjennes av NJ/AU. Lederne/nestlederne i lokallagene som arrangerer konferansen utgjør Konferanserådet sammen med minst en representant oppnevnt av lokale redaktørforeninger. Konferanserådet: Oppnevner arrangementskomiteen og leder for konferansen senest 10 måneder før konferansen holdes. Hvert av lagene som er knyttet til konferansen bør være representert med minst ett medlem i komiteen. Ved oppnevning skal rådet ivareta hensynet til kontinuitet og kompetanse. Oppnevner to revisorer Informerer redaktørene i mediebedriftene som hører til konferansen om hvem som har tatt på seg tillitsverv, og ber om nødvendig smidighet og arbeidsforhold til å sikre en best mulig konferanse. 5 Arrangementskomiteen, organiserer seg selv og har ansvaret for: Utarbeidelse av budsjett, søknader om økonomisk støtte fra NJ, NR og eventuelle andre kilder, og faglig program. Norsk Journalistlag, Postboks 8793, 0028 Oslo Side 3
Avtaler med hotell, om teknisk utstyr, foredragsholdere etc. Alle beslutninger knyttet til planlegging og gjennomføring av konferansen. Utarbeidelse av en evalueringsrapport blant deltakerne. Komiteen utarbeider rapport og revisorgodkjent regnskap som sendes rådet til godkjenning innen fire måneder etter konferansen. Råder sender godkjent regnskap og rapport til NJ/AU. 6 Komiteen rapporterer til og avklarer spørsmål av viktighet med Konferanserådet. 7 Konferansevedtektene må ikke inneholde bestemmelser som strider mot NJs vedtekter. 8 Ved sammenslåing, nedleggelse eller manglende aktiviteter bestemmer landsstyret over midlene. -o- Det viktigste forslaget er at lokallagenes årsmøter gjennom valget av leder også velger sin representant til konferanserådet. En konsekvens av dette er at NJs vedtekter må endres på landsmøtet i 2013. Vedtektenes 33.2.B. (Lokallagenes oppgaver) tillegges: Lagets leder/nestleder deltar i konferanserådet til den regionale journalistkonferansen laget hører til. 4. Styrket samarbeidet med Norsk Redaktørforening (NR) NJs ledelse har drøftet økt innsats og samarbeide mellom NJ og NR om konferansene. NRs ledelse signaliserte positiv holdning til økt innsats fra NR innenfor følgende områder: Representanter fra NR bør delta i konferanseråd og komiteer. NR vurderer å legge egne møter/seminar til de journalistfaglige konferansene NR sammen med NJ informerer alle redaktører for medier i nedslagsfeltet om hvem som sitter i komiteen, og ber om velvilje og arbeidsforhold som sikrer gode konferanser. NR informerer og stimulerer redaktørene til i større grad enn i dag å dekke medarbeidernes utgifter til reise, kost, losji og deltageravgift enn i dag. NR hevder at de ikke har økonomi til å bidra mer enn dagens prosjektstøtte (kroner 25 000 til prosjekter eller andre avgrensede prosjekter). Utvalget forslår: NJs ledelse oppretter permanent dialog og samarbeid med NR om finansiering og utvikling av konferansene. Norsk Journalistlag, Postboks 8793, 0028 Oslo Side 4
5. Årsmøtene på konferansene NJ har i noen år oppfordret lokallagene til å legge årsmøtene til konferansene det året det er tilbud om dette. NJ betaler da reise, opphold og kost for deltagerne fredaglørdag (lokallagenes årsmøter), men støtter ikke årsmøte med overnatting i lokallagsregi samme halvår. Begrunnelsen har vært å redusere kostnadene, sluse flere NJ-medlemmer til journalistkonferansene, og samtidig redusere presset på tillitsvalgte/medlemmer ved å slå sammen to (helge)arrangement til ett. Det er ulike erfaringer med ordningen: Svarte Natta: Ordningen helt avgjørende for den store deltagelsen. Hell: Arrangeres i februar hvert år. På grunn av vedtektskravene kan årsmøter ikke holdes i febrar. ikke holde årsmøter. Sommerkonferansen: Arrangeres i august. Lite egnet tidspunkt for årsmøte.. Hauststormen: Sprikende erfaringer. Utvalget mener avklaringen med Møre og Romsdal legger godt til rette for at alle lagene kan ha årsmøtene under konferansen. Gull og Gråstein: Blandede erfaringer. Ordningen med å legge årsmøtene til konferansene har i hovedsak fungert positivt og bør fortsette. 6. NJs økonomiske støtte Konferansenes historie og økonomi er svært ulik, og det gjør det vanskelig å utforme ensartete, presise regler for NJs økonomiske støtte. For eksempel er det forskjell på konferanser med eller uten mulighet for å holde årsmøter knyttet til konferansen, og konferanser med eller uten (nevneverdig) støtte fra mediebedriftene i regionen. Uavhengig av NJs interne retningslinjer, bør derfor arbeidet for å øke arbeidsgivernes betalingsvilje fortsette. Det langsiktige målet bør være at arbeidsgiverne fullt ut betaler for reise, deltageravgift, kost og losji i minst ett døgn. I mellomtiden må NJ praktisere et system som tar hensyn til ulik historie, økonomi og bidrag fra arbeidsgiverne. Det innebærer at det må utvises et skjønn i tildelingen for å balansere ulike hensyn og økonomi. Norsk Journalistlag, Postboks 8793, 0028 Oslo Side 5
NJs økonomiske retningslinjer tillegges følgende kriterier for behandlingen av konferansenes søknad om økonomisk støtte: i. Konferansens driftsregnskap og balanseregnskap (egenkapital). ii. Eventuell økonomisk støtte fra mediebedriftene. iii. NJ skal ved behov og der bedriften ikke bidrar, bevilge midler til frikjøp av konferanseleder eller annen person(er), normalt begrenset til 10 arbeidsdager. iv. Konferanse kan søke om særskilt støtte til å subsidiere studentenes deltakeravgift på konferansen. Søknaden behandles av AU i forbindelse med den ordinære tildelingsrunden til konferansene. 7. Stabsstøtte Utvalget mener det bærende prinsippet for NJs konferanser bør være lokalt/regionalt engasjement og ledelse med ansvar for budsjett og program, og med kort avstand fra vedtak til utførelse. Utvalget mener følgelig det er et sentralt poeng at komiteene selv organiserer og i all hovedsak utfører praktiske oppgaver som avtaleinngåelse med hoteller, bestilling av reiser, foredragsholdere, påmelding med mere På en del områder er det likevel naturlig at NJ sentralt bistår konferansekomiteene. NJs stab skal rådgi og kvalitetssikre konferansene i spørsmål om: Utforming av søknader, budsjett, sluttrapport og regnskap Sikkerhet og forsikring Skatte-, avgifts og andre økonomiske spørsmål. Andre aktuelle spørsmål Ansvarlig saksbehandler i NJ tar initiativ til det konstituerende møtet for konferanserådene senest 10 måneder før konferansen (jfr. mønster vedtektene 4), med mindre initiativet allerede er tatt av rådets medlemmer/lagene. Generalsekretæren får ansvaret for å organisere staben etter nevnte behov. -o- Norsk Journalistlag, Postboks 8793, 0028 Oslo Side 6