ETISKE RETNINGSLINJER SAMARBEIDSPARTNERE SIKRING AV VIRKSOMHETSDRIFT MED HØY ETISK STANDARD Tele2 skal følge et høyt etisk nivå i selskapets virksomhet. Vi har tatt i bruk disse etiske retningslinjene for samarbeidspartnere (heretter kalt «retningslinjene») som vi krever at alle samarbeidspartnere godtar og retter seg etter. Tele2 krever at våre samarbeidspartnere: leser og forstår retningslinjene signerer en bekreftelse hvor de godtar å drive deres virksomhet i samsvar med retningslinjene Utgave B 2012-08-16 Side 1
INNHOLD Innledning Grunnlaget for retningslinjene Retningslinjenes rekkevidde Etterlevelse av lover og retningslinjer Produkt- og tjenestesikkerhet Kundeintegritet Kundesikkerhet Eksponering for elektromagnetiske felter Leverandører og forhandlere Retningslinjenes anvendelse for leverandører og forhandlere Virksomhetsintegritet Antikorrupsjon Rettferdig konkurranse Interessekonflikter Politisk engasjement Finansrapportering Selskapsledelse Respektfull omgang med mennesker Gode arbeidsforhold Lønn og godtgjørelser Helse og sikkerhet på arbeidsplassen Miljø Føre-var-prinsippet, minimere miljøpåvirkningene Rapportering av brudd Vedlegg 1 Grunnlaget for de etiske retningslinjene Vedlegg 2 Miljøretningslinjer Utgave B 2012-08-16 Side 2
INNLEDNING Tele2 mener at selskapets suksess avhenger av suksessen til omgivelsene hvor vi opererer. Bærekraftig vekst i samfunnet og sunn forretningsdrift går hånd i hånd. For å kunne opprettholde en bærekraftig virksomhetsmodell og bidra til å bygge et bedre samfunn, må vi ta ansvar for virkningen vår drift har på miljøet rundt oss. Det gjelder også alle våre samarbeidspartnere. Ved å gjøre det, skaper vi muligheter og utfordringer, ikke bare for oss selv, men for alle bedrifter. Tele2s ambisjon er at sunn forretningsdrift skal gjelde i alle våre driftstyper og i den daglige virksomheten. Derfor har Tele2 valgt å behandle bedriftsansvar på samme måte som vi gjør det med hele virksomheten. Når det snakkes om Tele2 i dette dokumentet, skal det også forstås å gjelde Tele2s samarbeidspartnere, med mindre sammenhengen tilsier noe annet. Grunnlaget for retningslinjene Retningslinjene er basert på de ti prinsippene fra FNs Global Compact. Nærmere opplysninger finnes i Vedlegg 1. Retningslinjenes rekkevidde Det er viktig at varer og tjenester som Tele2 håndterer, blir produsert og levert på en etisk måte. Tele2 forventer derfor at disse retningslinjene blir fulgt og opprettholdt i organisasjonen til alle Tele2s samarbeidspartnere, både leverandører, underleverandører, forhandlere, produsenter, og konsernselskaper og tilknyttede selskaper av disse og uavhengige av om det er varer eller tjenester som leveres. Etterlevelse av lover og retningslinjer Tele2 retter seg etter lokale lover og forskrifter i de landene vi har virksomhet i. Disse retningslinjene representerer et minstekrav. Dersom lokale, nasjonale eller internasjonale lover, forskrifter eller regler stiller strengere krav til bedriftsansvar enn det som er nevnt i disse retningslinjene, skal lokale, nasjonale eller internasjonale regelverk følges. I situasjoner der hverken lovverket eller retningslinjene gir veiledning, skal prinsippene i FNs Global Compact følges. Dersom det er uoverensstemmelse mellom disse retningslinjene og gjeldende lokalt regelverk, skal regelverket følges. PRODUKT- OG TJENESTESIKKERHET Tele2 vinner kunder og bygger langsiktige relasjoner ved å levere prisledende kvalitetstjenester. Dette gjør vi ved å utvise ærlighet og integritet i alle situasjoner. Utgave B 2012-08-16 Side 3
Kundeintegritet I sin virksomhet har Tele2 tilgang til kundeopplysninger som skal behandles og lagres. Ved håndteringen av disse opplysningene skal Tele2 og selskapets samarbeidspartnere ta hensyn til Tele2-kundenes rett til personlig integritet og privatliv. Tele2 retter seg etter gjeldende lovverk om ytringsfrihet, personvern, privatliv og personlig integritet, samt tilbakeholdelse av personopplysninger. Tele2 vil bestrebe å hindre at uvedkommende skal få tilgang til personopplysninger. Tele2 behandler personopplysninger bare slik det er tillatt etter gjeldende lovverk. Kundesikkerhet Tele2 arbeider aktivt for å forebygge svindel og misbruk av sine kommunikasjonstjenester. Derfor tilbyr Tele2 flere verktøy som skal hindre eksponering for uønsket innhold. Vi legger i denne sammenhengen særlig vekt på å beskytte barn og ungdom. Eksponering for elektromagnetiske felter Ved bruk avgir elektrisk utstyr stråling og skaper elektromagnetiske felter (EMF). Ved håndteringen av EMF fra nettverkene sine følger Tele2 anbefalingene fra angjeldende myndigheter. LEVERANDØRER OG FORHANDLERE Tele2s kontraktsforhold med leverandører og forhandlere, salgssteder og kunder er viktige elementer i selskapets suksess. Utvelgelse av leverandører og forhandlere og kjøpsbeslutninger må gjøres objektivt og i Tele2s beste interesse, der formålet er å finne den beste løsningen ved å evaluere kostnader, kravoppfyllelse, leveringsevne, kvalitet og andre relevante faktorer. Tele2 vil alltid sikre at virksomhetsbeslutninger foretas uten ubegrunnet påvirkning fra tredjepart. Leverandører og forhandlere som bevislig har forsøkt å påvirke Tele2s kjøpsbeslutninger på urettmessig måte, kan utestenges fra framtidige transaksjoner med Tele2-konsernet. Utgave B 2012-08-16 Side 4
VIRKSOMHETSINTEGRITET Antikorrupsjon Ingen av Tele2s samarbeidspartnere kan tilby, be om, gi eller ta imot, direkte eller indirekte, urettmessige fordeler for personlig vinning fra tredjepart, med mindre slike ytelser er innenfor grensene av godtatt forretningspraksis, slik som representasjon og rimelig gjestfrihet i forbindelse med vanlig forretningskontakt. I de fleste land regnes gaver eller fordeler til offentlig ansatte eller embetsmenn som et rettsbrudd. Tele2s samarbeidspartnere må ikke tilby penger eller gaver til offentlig ansatte eller embetsmenn, bortsett fra symbolske gaver av ubetydelig verdi og alltid under den forutsetning at dette er tillatt etter gjeldende lover og regler. Rettferdig konkurranse Tele2 har forpliktet seg til å følge prinsippene om rettferdig og åpen konkurranse.. En av årsakene til at vi har lyktes, er fjerningen av monopol-makt. Vi tror fullt og fast på at fri og rettferdig konkurranse virker til vår fordel og gjør Tele2 i stand til å gi det beste tilbudet, dvs. å levere forventet kvalitet og prisledende kommunikasjonstjenester til kundene våre. Interessekonflikter Virksomhetsbeslutninger må alltid gjøres i selskapets beste interesse. Personlige relasjoner eller vurderinger må aldri påvirke Tele2s forretningsbeslutninger. Dette gjelder uansett om de potensielle gevinstene tilfaller oss selv eller familie og venner. Politisk engasjement Tele2 er nøytral i forhold til politiske partier og kandidater, og følger gjeldende internasjonale avtaler og nasjonale lovverk om lobbyvirksomhet. Finansrapportering Tele2 skal følge strenge regnskapsprinsipper og standarder (IFRS), rapportere økonomisk informasjon nøyaktig og fullstendig, og skal ha tilstrekkelig internkontroll og prosesser som sørger for at regnskapsføringen og finansrapporteringen følger lovverket. Riktigheten av Tele2s finansielle dokumenter er avgjørende for virksomheten i Tele2 og er en nøkkelfaktor for å opprettholde tilliten fra våre aksjonærer. Vi må sørge for at alle transaksjoner blir riktig dokumentert, klassifisert og ført i samsvar med gjeldende prosedyrer og standarder. Selskapsledelse Tele2 er en sterk tilhenger av transparent og konsistente prinsipper for selskapsledelse og følger gjeldende regelverk og standarder i alle sine geografiske markeder. Dette beskytter de legitime interessene til alle Tele2s aksjonærer og interessenter, og Tele2 forventer at selskapets samarbeidspartnere respekterer dette. Utgave B 2012-08-16 Side 5
RESPEKTFULL OMGANG MED MENNESKER Gode arbeidsforhold Alle ansatte har krav på grunnleggende menneskerettigheter som skal være kjent, forstått, respektert og satt i verk av og for alle. Ingen skal utsettes for kroppslig avstraffelse, fysisk, seksuell, psykisk eller verbal trakassering eller mishandling. Tvangsarbeid, arbeidsutnyttelse eller gjeldsarbeid er strengt forbudt. Ansatte skal ikke måtte betale depositum eller deponere originale indentifikasjonspapirer for å få arbeid. Ansatte skal ikke tvinges til å arbeide mer enn det som er oppgitt som grensene for vanlig arbeidstid og overtidsarbeid i lovverket i landet der de er ansatt. Overtid skal lønnes i henhold til lovverket. Alle ansatte skal ha kontrakter som spesifiserer ansettelsesforholdene. Barn under minstealderen for arbeid fastsatt av det lokale lovverket ogbarn under femten (15) årskal ikke benyttes som arbeidskraft. Ansatte under atten (18) år skal ikke benyttes til farlig eller tungt arbeid, eller på nattskift. Tele2 godtar ikke diskriminering, enten det skjer aktivt eller gjennom passiv støtte, enten det er basert på etnisk bakgrunn, nasjonalt opphav, religion, funksjonshemming, alder, seksuell legning, sivil- eller foreldrestatus, fagforeningsmedlemskap, politisk tilknytning eller alder. Tele2 anser at mangfold gir grobunn for lønnsomhet. Vår ambisjon er å fokusere på en atferd som tiltrekker mangfold. Rettighetene de ansatte har til å organisere seg fritt og forhandle kollektivt, i samsvar med lovverket i landet de er ansatt i, skal anerkjennes og respekteres. Lønn og godtgjørelser Ansatte skal betales minst minimumslønnen som er fastsatt i gjeldende nasjonalt lovverk, inkludert alle forskriftsmessige lønninger, kompensasjoner og fordeler. Alle ansatte skal ha rett til lik lønn for likt arbeid, og regelmessig ferie med betaling. Helse og sikkerhet på arbeidsplassen Sikkerhet på arbeidsplassen er et prioritert område for Tele2. Tele2s samarbeidspartnere skal besørge de nødvendige tiltak for å forhindre ulykker og skader. Dette skal skje ved å minimere årsakene til risikoer som finnes i arbeidsmiljøet og ved å stille til rådighet passende sikkerhetsutstyr. MILJØ Føre-var-prinsippet, minimere miljøpåvirkningen Miljølovgivning og forskrifter som gjelder lokale omgivelser og den aktuelle virksomhetssektoren skal følges. Praksis som minimerer påvirkningen på miljøet skal oppmuntres, og det skal utvises forsiktighet ved bruk av miljømessig sensitive stoffer eller prosesser. Tele2 fremmer bærekraftig utvikling og kostnadseffektivitet ved å redusere ressursforbruket og dermed miljøpåvirkningen. Utgave B 2012-08-16 Side 6
Tele2s miljøtiltak følger reglene i Tele2s miljøretningslinjer, der nærmere opplysninger om miljøarbeidet vårt er spesifisert, se vedlegg 2. RAPPORTERING AV BRUDD Det er ansvaret til Tele2s samarbeidspartnere å sørge for at innholdet og intensjonene i disse retningslinjene blir kommunisert, forstått og etterlevd i organisasjonen, og å oppmuntre de ansatte til å avdekke atferd som kan være i strid med disse retningslinjene. Eksplisitt eller implisitt godtakelse av tvilsomme handlinger tolereres ikke. Hvis og når en ansatt blir informert om eller mistenker aktiviteter som kan være i strid med disse retningslinjene, er det vedkommende persons ansvar å rapportere om det. Med utgangspunkt i den vekten Tele2 legger på disse retningslinjene og implementeringen av dem, anbefales det heller å rapportere en gang for mye enn en gang for lite. Rapporter kan leveres på to måter: - E-post til report.violation@tele2.com - Ring John Shakeshaft, formann i styrets revisjonskomité. +44 777 1976 278 Anonyme rapporter godtas, men kontaktopplysninger til personen som rapporterer, blir verdsatt. Utgave B 2012-08-16 Side 7
Vedlegg 1 GRUNNLAGET FOR DE ETISKE RETNINGSLINJENE Retningslinjene er basert på de ti prinsippene i FNs Global Compact 1. FNs Global Compact ber selskaper å omfavne, støtte og følge, innenfor deres kontrollsfære, et sett kjerneverdier på områdene menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø og antikorrupsjon. Menneskerettigheter Prinsipp 1: Virksomheter bør støtte og respektere beskyttelsen av internasjonalt erklærte menneskerettigheter. Prinsipp 2: De bør sørge for at de ikke medvirker til krenkelse av menneskerettighetene. Arbeidstakerrettigheter Prinsipp 3: Virksomheter bør opprettholde organisasjonsfrihet og effektivt anerkjenne retten til kollektiv forhandling. Prinsipp 4: De bør støtte kampen mot alle former for tvangsarbeid. Prinsipp 5: De bør støtte effektiv avskaffelse av barnearbeid. Prinsipp 6: De bør eliminere diskriminering i arbeids- og ansettelsesforhold. Miljø Prinsipp 7: Virksomheter bør støtte føre-var-prinsippet i miljøspørsmål. Prinsipp 8: De bør ta initiativ til å fremme større miljøansvar. Prinsipp 9: De bør oppmuntre utvikling og spredning av miljøvennlig teknologi. Antikorrupsjon Prinsipp 10: Virksomheter bør motarbeide alle former for korrupsjon, deriblant utpressing og bestikkelser. 1 FNs Global Compact-prinsipper har universell konsensus og er avledet fra - Verdenserklæringen om menneskerettighetene - ILOs grunnleggende arbeidstakerrettigheter - Rio-erklæringen om miljø og utvikling - FN-konvensjonen mot korrupsjon. Utgave B 2012-08-16 Side 8
Vedlegg 2 Miljøretningslinjer Innledning I Tele2 tror vi at en miljømessig bærekraftig virksomhet er en forutsetning for fortsatt lønnsomhet. Tele2s produkter og tjenester bidrar til en mer bærekraftig verden, økt digitalisering fører til mindre miljøpåvirkning. Det er viktig for oss å sikre lav miljøpåvirkning, og denne ambisjonen må være avgjørende i operasjonene våre og i den daglige driften. Vi har vedtatt disse miljøretningslinjene for å sikre at det blir tatt miljøhensyn i alle deler av virksomheten. Rekkevidden av miljøretningslinjene Det er viktig at varer og tjenester Tele2 benytter seg av, blir produsert og levert på en miljøvennlig måte. Tele2 forventer at miljøretningslinjene tas i bruk og følges på alle nivåer i organisasjonen, inkludert alle samarbeidspartnere, leverandører og produsenter til Tele2 og deres konsernselskaper og tilknyttede selskaper, uansett om de leverer varer eller tjenester. Verdikjeden nedstrøms omfatter leverandører til innkjøpsavdelinger for produkter og tjenester. Verdikjeden oppstrøms omfatter stegene fra salgsavdelingene til forhandlerne og helt til sluttkundene og håndteringen av avsluttede tjenester og kasserte produkter. Etterlevelse av lover Tele2 retter seg etter lokale lover og forskrifter i landene der vi opererer. Disse miljøretningslinjene utgjør minstekrav. Finnes det nasjonale eller regionale lover, forskrifter eller andre regler som stiller strengere miljøkrav, skal de følges. Miljøretningslinjer Tele2 støtter miljøvennlig virksomhetsdrift og teknikk. Det vil si at vi prøver å minimere miljøpåvirkningen før den skjer heller enn etterpå, og at vi i alle våre operasjoner forsøker å skape så liten miljøpåvirkning som mulig. Føre-var-prinsippet Tele2 støtter føre-var-prinsippet i miljøsaker, slik at miljøpåvirkningen blir så liten som mulig. I innkjøp krever Tele2 at våre etiske retningslinjer skal underskrives og følges. CO2-utslipp Vi stiller strenge miljøkrav til alle utslippsledd i operasjonene våre, så som reise, transport og produksjon. Tele2 skal alltid treffe tiltak som reduserer utslippet av drivhusgasser. Vi promoterer aktivt tjenester til våre kunder som skal øke effektiviteten og redusere CO2-utslippene. Sammen med våre samarbeidspartnere og kunder prøver vi å redusere karbonutslippet og på den måten slåss mot klimaendringen. Energiforbruk Tele2 har en uttalt strategi med hensyn til å redusere energiforbruket. Energiforbruket skal nøye overvåkes, måles og rapporteres. Utgave B 2012-08-16 Side 9
Naturressurser Til enhver tid å søke å redusere bruken av naturressurser og håndtere miljøfarlige stoffer med stor forsiktighet. Avfall Tele2 gjør sitt beste for å resirkulere og gjenbruke materialer og produkter. Overflødig elektrisk og elektronisk utstyr bør gjenbrukes innen selskapet eller selges til tredjepart. Utbrukt utstyr må kasseres i samsvar med forskriftene og resirkuleres der det lar seg gjøre. Åpning og avslutning I sensitive strøk skal Tele2 avgrense den visuelle forstyrrelsen som master og antenner måtte representere. Det skal tas størst mulig miljøhensyn i åpning og avslutning av anlegg og nettverk i samsvar med føre-var-prinsippet. Vi bidrar til global bærekraft ved å utvikle, fremme og benytte ressurseffektive og miljøvennlige tjenester, og ved å minimere miljøpåvirkningen av aktivitetene våre gjennom egne handlinger. Utgave B 2012-08-16 Side 10