RETNINGSLINJER FOR ETIKK, HABILITET OG VARSLING I HOLE KOMMUNE
1. ETIKK... 3 2. HABILITET (LOJALITET OG INTERESSEKONFLIKTER)... 5 3. VARSLING... 6
1. Etikk 1.1. Generelle bestemmelser 1.1.1. Hole kommune skal legge stor vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Både folkevalgte og ansatte har ansvar for å etterleve dette prinsippet. Som forvaltere av samfunnets fellesmidler og regelverk stilles det særlig høye krav til den enkeltes etiske holdninger i sin virksomhet for kommunen. 1.1.2. Alle plikter lojalt å overholde de lover, forskrifter og andre bestemmelser som gjelder for Hole kommunes virksomhet. Dette innebærer også at alle skal forholde seg lojal til vedtak som er truffet. 1.1.3. Hole kommune stiller strenge krav til medarbeideres opptreden og handlemåte, slik at det ikke skal kunne reises tvil om rettskaffenhet og integritet. 1.1.4. Medarbeidere og folkevalgte skal være seg bevisste at de danner grunnlaget for innbyggernes tillit og holdninger til kommunen. De skal derfor ta aktiv avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis. 1.1.5. Medarbeidere og folkevalgte i kommunen skal unngå personlige fordeler av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak. 1.2. Om informasjon, opplysningsplikt og taushetsplikt 1.2.1. Samtlige medarbeidere og folkevalgte i Hole kommune er i henhold til forvaltningslovens 13 pålagt taushetsplikt. 1.2.2. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet sitt tjenesteforhold eller arbeid. Han/hun kan heller ikke benytte taushetsbelagte opplysninger i egen virksomhet eller i tjeneste/arbeid hos andre. I tillegg til forvaltningslovens regler om taushetsplikt gjelder bestemmelser i en rekke særlover. 1.2.3. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. 1.2.4. Hole kommune forventer at kommunens medarbeidere bidrar til å gi en korrekt og fullstendig informasjon om kommunens virksomheter og med virksomhet for kommunen, skal være korrekt og pålitelig og ikke med hensikt gis tvetydig utforming. 1.2.5. Enhver medarbeider i kommunen har som privatperson den samme ytringsfrihet som alle andre. Men det er viktig å skille mellom uttalelser på egne vegne og uttalelser på vegne av kommunen og lojalitetsplikt overfor beslutninger/vedtak tilsier at ingen må gi vurderinger som kan være til skade for kommunen. 1.3. Registrening av verv og økonomiske interesser 1.3.1. Hole kommune har vedtatt å knytte seg til www.styrevervregistret.no. Hole kommune oppfordrer folkevalgte, ledere og nøkkelpersonell om å registrere
sine styreverv, økonomiske interesser og lignende i registret. Registrering av verv og interesser skal skje i henhold til egen veiledning fra KS. 1.3.2. Kontaktperson for styrervervregistret er leder av politisk sekretariat i Hole kommune. (pt. Marthe Hagelsteen) 1.4. Personlige fordeler (gaver, representasjon, innkjøp, rabatter, bruk av utstyr, reiser, biinntekter og foredrag) 1.4.1. Generelt 1.4.1.1. Folkevalgte og medarbeidere i Hole kommune skal unngå personlige fordeler av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke, handlinger, saksforberedelse eller vedtak. 1.4.2. Gaver og rabatter 1.4.2.1. Ved tilbud om gaver må det utvises stor aktsomhet. Dette gjelder likevel ikke gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster og lignende. Gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander, man også andre fordeler, f.eks i form av personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester. 1.4.2.2. Ved tilbud om gaver/rabatter o.l som har et omfang som går ut over disse retningslinjene, skal nærmeste overordnede kontaktes for avklaring. Mottatte gaver skal returneres til avsender sammen med et brev som redegjør for kommunens regler på området. 1.4.3. Representasjon 1.4.3.1. Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik av den påvirker beslutningsprosessen, eller kan gi grunn til å tro det. 1.4.4. Innkjøp 1.4.4.1. Innkjøp skal foretas i henhold til kommunens innkjøpsreglement, økonomireglement og lov om offentlige anskaffelser. 1.4.5. Reiser 1.4.5.1. Reiser,- kost og andre utgifter i forbindelse med politiske utvalgsmøter og i faglig sammenheng skal dekkes av kommunen eller annen offentlig virksomhet. Unntak fra dette prinsippet kan bare skje etter skriftlig bekreftelse fra rådmannen for medarbeidere og etter særskilt vedtak for folkevalgte. 1.4.6. Bruk av utstyr og eiendeler 1.4.6.1. Hovedregelen er at kommunens utstyr kun skal benyttes i kommunens tjeneste. 1.4.6.2. Bruk av kommunens eiendeler, elektronisk kommunikasjonsutstyr og annet utstyr av enhver art til private formål, kan bare skje i samsvar for fastsatte reglement og retningslinjer. Det forutsettes at dette ikke må
være til ulempe for arbeidsgiver, samtidig som all utlån av utstyr skal registreres. Bruker skal stå ansvarlig for utgifter og evt. skade som følge av utlånet. 1.4.7. Biinntekter og foredrag 1.5. Uregelmessigheter 1.4.7.1. Alle medarbeidere i Hole kommune har et selvstendig ansvar for å utnytte arbeidstiden effektivt. Medarbeidere kan ikke uten tillatelse fra nærmeste overordnede påta seg annet lønnet arbeid eller drive selvstendig virksomhet i en slik utstrekning at det vil virke negativt på vedkommende arbeidsinnsats i kommunen. 1.4.7.2. Medarbeidere som får forespørsel om, eller på eget initiativ ønsker, å holde foredrag knyttet til eget arbeidsfelt skal avklare dette med nærmeste overordnede. Dersom forberedelse og gjennomføring er lagt til normal arbeidstid er hovedregelen at Hole kommune fakturerer evt. foredragshonorar. 1.5.1. Alle har et selvstendig ansvar for å ta opp forhold som en får kjennskap til på arbeidsplassen, og som ikke er i samsvar med kommunens etiske retningslinjer. 1.5.2. Uregelmessigheter og mistanke om slike skal rapporteres omgående til rådmannen gjennom nærmeste overordnede. Oppfølging av slike saker skal rapporteres til kommunerevisjonen. 1.6. Lederansvar 1.6.1. Ledere på alle nivåer har et særlig ansvar for å følge opp at medarbeider er kjent med og etterlever kommunens etiske retningslinjer. 1.6.2. Det er et lederansvar å skjerme ansatte for fristelser til uetisk adferd. Gode rutiner for økonomisk internkontroll forutsettes etablert. 1.6.3. Eksemplets makt er stor: ledere på alle nivåer skal vektlegge å etterleve i praksis de forutsetninger om holdninger og adferd som framgår av etiske retningslinjer. 1.7. Etikkplakaten 1.7.1. For medarbeidere, folkevalgte og styrerrepresentanter i kommunale foretak gjelder følgende etikkplakat. Vedlegg 1 2. Habilitet (lojalitet og interessekonflikter) 2.1.1. Forvaltningsloven gir bestemmelser om behandlingsmåten i forvaltningssaker. Såvel folkevalgte som ansatte plikter å gjøre seg kjent med lovens bestemmelser om ugildhet (habilitetskrav). Supplerende særregler om inhabilitet for folkevalgte framgår av kommunelovens 40.3. 2.1.2. Folkevalgte og ansatte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens habilitetsbestemmelser.
2.1.3. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak og en har faglig ansvar for eller forøvrig deltar i behandlingen av, skal en ta dette opp med overordnede. 2.1.4. Eksempler på slike interessekonflikter kan være: 2.1.4.1. Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger 2.1.4.2. Lønnet bierverv som kan påvirke ens arbeid i kommunen. 2.1.4.3. Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører forhold som den enkelte arbeider med i kommunen. 2.1.4.4. Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende medarbeider kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet 2.1.4.5. Familiære og/eller andre nære sosiale forbindelser 2.1.5. Medarbeidere i Hole kommune plikter å underrette arbeidsgiver om bistillinger eller bierverv vedkommende har eller påtar seg. 3. Varsling 3.1. Generelle bestemmelser 3.1.1. I Hole kommune skal det være åpenhet, tillit og samarbeid. Det skal være trygt å ta opp alle forhold, herunder kritikkverdige forhold som berører kommunens virksomhet. Alle som varsler skal bli tatt på alvor og følges opp. 3.1.2. Med varsling menes at medarbeider sier ifra om kritikkverdige forhold på sin arbeidsplass. Med kritikkverdige forhold menes straffbare forhold og andre lovbrudd, samt brudd på kommunens etiske retningslinjer, eller allment aksepterte etiske standarder. 3.2. Kritikkverdige forhold 3.2.1. Kritikkverdige forhold kan blant annet være: 3.3. Hvem kan det varsles til Forhold som kan medføre fare for liv og helse Maktmisbruk Mobbing og trakassering Korrupsjon Underslag, tyveri og økonomiske misligheter Brudd på taushetsplikt Diskriminering 3.3.1. Varsling skal skje forsvarlig og skal normalt gå tjenestevei. Saken og situasjonen vil avgjøre hva som er mest forsvarlig. Det er derfor forsvarlig å varsle skriftlig til: Nærmeste leder Øverste leder
Hovedtillitsvalgt Hovedverneombud Kommunens kontrollutvalg Offentlig tilsyn og myndigheter 3.4. Gjengjeldelse, fortrolighet og dokumentasjon 3.4.1. I henhold til Arbeidsmiljølovens 2-5 er en varsler beskyttet mot gjengjeldelse dersom varslingen er forsvarlig og vært i god tro ved varslingen. 3.4.2. En varsling skal behandles fortrolig. 3.4.3. Det er tillatt med anonyme varsler. Varsleren oppfordres til å stå frem med navn. 3.4.4. Varsling skal alltid skje skriftlig med utgangspunkt i gjeldende skjema for intern varsling. Vedlegg 2. 3.4.5. For oppfølging av intern varsling benyttes eget oppfølgingsskjema. Vedlegg 3. 3.4.6. For medarbeidere i Hole kommune gjelder følgende varslingsplakat. Vedlegg 4. 3.5. Tilbakemelding på varsel og oppfølging av varsling 3.5.1. Tjenesteleder/rådmannen er ansvarlig for oppfølging av saker som er varslet. 3.5.2. Skriftlig tilbakemelding på varslet skal gis innen 14 dager etter at varslet et mottatt. Eget skjema for oppfølging av intern varsling skal benyttes. 3.6. Varsling om kommunens internkontrollsystem 3.6.1. Gjeldende rutiner for varsling tas inn i kommunens internkontrollsystem, herunder overordnet HMS-håndbok.
HOLE KOMMUNE VARSLINGSPLAKATEN (vedlegg 4) Hva er varsling? Varsling er å gå videre med kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold kan være forhold som kan medfører fare for liv og helse, maktmisbruk, mobbing/trakassering, korrupsjon, underslag, tyveri, økonomiske misligheter, brudd på taushetsplikt og diskriminering og lignende. Hva er ikke varsling? Det er et krav at de kritikkverdige forhold har en viss allmen interesse og gjelder en gruppe mennesker i tillegg til en selv. En varsler er ikke en person som sier fra om trivielle forhold. Rett og plikt til å varsle Medarbeidere har rett til å varsle om kritikkverdige forhold. Medarbeidere har plikt til å varsle om kriminelle forhold og om forhold der liv og helse er i fare. Varsling er positivt Åpenhet, tillit og samarbeid er viktig for Hole kommune. Varsling er viktig og positivt for at kritikkverdige forhold kan rettes opp. Hvem varsler du til? Varsling skal skje forsvarlig og skal normalt følge tjenestevei, men både saken og situasjonen vil avgjøre hvordan det best varsles. Det er forsvarlig å varsle til: Nærmeste leder Øverste leder Hovedtillitsvalgt Hovedverneombud Kommunens kontrollutvalg Offentlig tilsyn og myndigheter Når du har varslet Tjenesteleder/rådmannen har ansvar for oppfølging av saker som er varslet uavhengig av hvordan og til hvem du har varslet. De varslede forhold skal rettes på. Varsleren skal innen 14 dager etter at varslet er mottatt få skriftlig tilbakemelding på hvordan varslet skal følges opp. Viser det seg at kritikken er grunnløs, eller baserer seg på en misforståelse, skal varsleren få en ordentlig forklaring. Tjenesteleder/rådmannen har ansvaret for å ivareta varsleren og den som evt. er rammet av varslet eller kritikken på seriøs og tillitsvekkende måte. Forbud mot å straffe varsleren Det er forbudt å straffe eller iverksette sanksjoner mot medarbeidere som har varslet. Varslere som opplever dette har rett til å orientere rådmannen om forholdene. Fortrolighet og anonymitet Varslerens identitet er et forhold som skal behandles fortrolig av alle involverte parter og ikke gjøres tilgjengelig uten varslers samtykke. Varsling kan være anonymt, men normalt vil åpenhet sikre bedre saksgang og et bedre resultat for alle involverte parter. Ekstern varsling Hole kommune har med intern varsling lagt til rette for å varsle på en god måte. Ekstern varsling til media bør dermed være et alternativ som kun benyttes når alle andre kanaler er forsøkt uten resultat. Hvordan varsler du? For din og Hole kommune sin del skal varsling være formulert skriftlig. Rutinene er del av kommunens internkontrollsystem.
HOLE KOMMUNE Skjema for intern varsling (vedlegg 2) 1. Det er ønskelig at alle medarbeidere varsler om kritikkverdige forhold. 2. Varslingen skal være forsvarlig, det skal ikke gjengjeldes som følge av varsling. 3. Varsling via dette skjema er forsvarlig. 4. Varsling i samsvar med varslingsplikt, eller varsling til tilsynsmyndighet eller annen offentlig myndighet, er også forsvarlig. 5. Dette varselet bør leveres nærmeste leder, øverste leder, tillitsvalgt/hovedverneombud eller kommunens kontrollutvalg. 6. Det er ønskelig at varslet skal underskrives med navn. Da kan arbeidsgiver innhente ytterligere opplysninger fra varsler og gi tilbakemelding til varsleren om hva som gjøres med forholdet. Varsleren kan likevel velge å varsle anonymt. 7. Varsleren vil få tilbakemelding innen 14 dager om hva som skjer med saken det er varslet om. Jeg ønsker å varsle om følgende kritikkverdige forhold: Jeg mener følgende bør gjøres (dersom varsler ønsker å komme med forslag: Varslet av: Dato: Anonym: Ja - Nei
HOLE KOMMUNE Skjema for intern oppfølging av varsling (Vedlegg 3) Trinn Oppfølging av forholdet Dato 1. Varsel mottatt av. 2. Undersøkelser gjennomført 3. Konklusjon 4. Behandlet i Arbeidsmiljøutvalget 5. Tilbakemelding gitt til varsler av 6. Nødvendig informasjon gitt til den eller de det er varslet om 7. Tiltak 8. Videre oppfølging planlagt 9. Videre oppfølging gjennomført Dato: Signatur: