DOFFIN Database for offentlige innkjøp Brukarveiledning for leverandørar September 2014 1
Innholdsfortegnelse 1. Opplysningar om Doffin... 3 2. Kompabilitetsvisning... 3 3. Logg inn... 4 3.1 Logg inn... 4 3.2 Har du gløymd passordet?... 4 4. Bli brukar for ein leverandør som allereie er registrert... 5 5. Registrer leverandørverksemda... 5 6. Gjer deg kjent med verksemdskontoen... 6 7. For administratorar... 8 7.1 Opprett ekstra brukarar... 8 7.2 Endring av verksemdinformasjon... 9 8. Søk etter kunngjeringar... 9 8.1 Vel sorteringsrekkjefylge... 10 8.2 Filtrer søk... 10 8.3 Bruk fritekstsøk... 12 8.4 Lagring av søkjarprofil... 13 9. Meld interesse for å motta oppdatering i ei kunngjering... 13 10. Syn eller last ned dokument... 14 11. Doffin brukarstøtte... 15 2
1. Opplysningar om Doffin Den nasjonale publiseringstenesten www.doffin.no er databasen kor oppdragsgjevarar publisererer innkjøp. Alle innkjøp over norsk terskelverdi på 500 000 NOK skal publiserast i Doffin. For innkjøp med verdi under 500 000 NOK er publisering på Doffin friviljug. Føremålet med Doffin er: Tryggje kunnskap om markedet jamført med kunngjeringar. Tryggje gjennomsiktigheit i avgjersleprosessar og konkurranseprosedyren. Tryggje at anbod over EUs terskelverdi (www.ojec.com/threshholds.aspx) vert publisert på TED (Tenders Electronic Daily), som er ein online versjon av 'Supplement to the Official Journal of the European Union' reservert for europeiske offentlege innkjøp. Tryggje krav om at publisering fylgjer loven. Innhente statistikk om offentleg sektor (i fylgje andbodsdokument). Operatør av Doffin er EU-Supply Holding Ltd. (EU-Supply). Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) adminstrerer Doffin på vegne av Nærings- og fiskeridepartmentet (NFD). 2. Kompabilitetsvisning Nokre gonger har webområdet du vitjar feil utsjånad. Dette kan forklarast med at området vert utforma for ein tidlegare versjon av Internet Explorer. Dette gjev ofte visningsproblem og kan også skape problem dersom nettlesaren er for gammal. Dersom du har tidlegare klikka på kompabilitetsvisning for Doffin vert kompabilitetsknappen øvst i høgre hjørne blå. Dersom du ynskjer å stoppe kompabilitetsvisning, vel kompabilitetsvisningsknappen på nytt og den vert markert i grått. Vi anbefaler at du slår av kompabilitetsfunksjonen for Doffin! 3
3. Logg inn 3.1 Logg inn Gå til www.doffin.no Skriv brukarnamn og passord i innloggingsfeltet til høgre og vel innloggingsknappen. 3.2 Har du gløymd passordet? Klikk på lenkja for gløymd passord i innloggingsfeltet til høgre og på leverandørsida. Oppgje e-postaddressa og trykk på send. Brukarnamn og mellombels passord vert sendt til e-postaddressen din frå noreply@doffin.no Lukk alle nettlesarar. 4
Klikk på lenkja i e-posten med innloggingsinformasjon. Skriv inn innloggingsinformasjon. Ver vennleg å legg merkje til at passordet er versalsensitiv og dersom du vel klipp og lim, må du vere viss på at det ikkje er ekstra mellomrom i byrjinga eller slutten av feltet. Systemet oppfattar dette som ekstra teikn og innlogging er ikkje mogeleleg. Dersom du går attende til sida kor du fyrst oppga e-postaddressen for ny innloggingsinformasjon, betyr det at du har oppgjeve feil brukarnamn eller passord.. Ver vennleg å ikkje oppgje e-postaddressen på nytt. Lukk sida og start på nytt ved å klikke på den nye lenkja i e-posten og vel innloggingsinformasjon på nytt. 4. Bli brukar for ein leverandør som allereie er registrert Kontakt verksemdadministrator, eller ein av dei dersom det er fleire, og be om å få oppretta ein brukarkonto. Kontakt Doffin brukarstøtte dersom du er uviss på kven som er administrator. Slike førespurnadar må sendast med e-post til support@doffin.no. Ettersom brukarstøtte ikkje svarar på slike førespurnadar over telefon er det viktig at du send e-post frå e- postaddressen til verksemda. 5. Registrer leverandørverksemda Ved å registrere verksemda får du løyve til å logge inn og melde interesse i kunngjeringar. Dersom du meld interesse får oppdragsgjevarar mogelegheit til å varsle deg når endringskunngjeringer/tilleggsopplysningar er lagt til eller når nye dokument er lasta opp. For registrering: www.doffin.no Vel leverandør øvst på sida 5
Vel leverandørverksemdregistrering og fyll ut skjema. Alle obligatoriske felt er merka med ei stjerne (*). Husk å vel lagre nedst på sida. Verkesemdregistrering er gratis. Fyrste brukar som registrerer leverandørverksemd vert automatisk registrert som «Firmaadministrator» for verksemda. Den fyrste brukaren (verksemdsadministrator) kan også endre administrator eller opprette fleire verksemdsadministratorar. Det er inga avgrensing i talet på brukarar eller administratorar, men ver viss på at alle tilføyde brukarar høyrer til same organisasjonsnummer. Dersom brukarar høyrer til andre organisasjonsnummer, ny verksemdregistrering må opprettast for dette nummeret. Varsel vert sendt dersom verksemda allereie er registrert med same organisasjonsnummer. Ver vennleg å kontakt Doffin brukarstøtte via e-post. Du vil då motta informasjon om verksemdadministratorar. Dersom du ynskjer kan du kontakte desse for å få eigen brukarkonto. Ytterlegare registrerig med identisk registreringsnummer er tillaten, men dei vil då bli registrert som fleirbruksregistreringar på Doffin. Det er ikkje mogeleg å integrere desse registreringa etterpå. 6. Gjer deg kjent med verksemdskontoen Etter pålogging ser du ein meny øvst på sida. 1. Vel for å returnere til startsida. 2. Vel for å lese meldingar sendt i samband med kunngjeringene dine. 3. Vel for å sjå lista over lenkjer til relaterte sider som kan gje nyttig hjelp eller informasjon. 4. Val av Administrasjon opnar ein «rullegardin» meny med «Brukarprofilar» og dersom du er administrator vil «verksemdsadministrasjon» også synast. Her kan du administrere verksemdadministrasjon eller brukarkonto tilknytta verksemdregistrering. Brukarar som tilhøyrer verksemda ser berre brukarprofilar og informasjon om tilgjengelege brukarar og administratorar. Dei kan ikkje redigere denne informasjon. 6
5. Ved å klikke på namnet kan du sjå og redigere din personlege brukerkonto, f.eks. endre passord, e-post adresse eller brukarnamn. Til venstre, under menyen, finn du våre tilgjengelege tenester. Vel «Søk kunngjeringar» for å gå til søk etter kunngjeringssida. Du er framleis pålogga og kan gå attende til forutgåande side ved å klikke på attende-knappen (pila) øvst til venstre i nettlesaren. Dersom du allereie har meldt interesse i kunngjeringar finn du denne informasjon under «Min interesseliste». Klikk på «pågåande» for å sjå liste over framleis aktive kunngjeringar og laste ned dokument frå interesselista. Dersom du klikker på «Totalt» ser du i tillegg ei liste over kunngjeringar som er gått ut på dato. Fra den pågående kunngjøringsliste finner du kunngjørings-id: navn og oppdragsgivers Frå den pågåande kunngjeringslista finn du kunngjerings-id og oppdragsgjevars interne referanse. Her kan du velje å motta kunngjeringsinformasjon, t.d. vedlagte dokument, publiserte endringskunngjeringar, osb. Du finn også ein snarveg til kunngjeringslenkja samt publiserings- og forfallsdato. Du finn tilgjengeleg informasjon om kunngjeringar ved å klikke på kunngjeringsreferansen. 7
7. For administratorar 7.1 Opprett ekstra brukarar Klikk på administrasjon øvst på sida og vel brukarprofil. Du vil no sjå ei liste over aktive brukarar som er registrert i verksemdprofilen. 1. Brukarnamnet ditt er i utheva skrift. Klikk på namnet for å sjå og redigere personleg informasjon. T.d. brukarnamn, passord, e-postaddresse. 2. Tilleggsbrukarar er også synleg i lista. Klikk på brukarnamn for å redigere brukarinformasjon. 3. Verksemdadministrator har full åtgang til all informasjon i verksemdskontoen. Verksemdsbrukarar har berre åtgang til personleg informasjon og kunngjeringar. 4. Klikk på «ny brukar» for å leggje til nye brukarar. 5. For å fjerne ein brukar frå lista må boksen ved sida av brukarnamnet avkryssast. 6. Opprett brukargrupper og legg til brukarar i gruppene. Du kan dermed gjere kunngjeringa tilgjengeleg for ei heil brukargruppe samtidig, eller velje brukarar individuelt. 7. Klikk «ferdig» når du ynskjer å gå ut av sida. 8
7.2 Endring av verksemdinformasjon Klikk på «Administrasjon» øvst på sida og vel «Verksemdsadministrasjon». Du kan ikkje endre organisasjonsnummer. Det kan berre bli endra av Doffin brukarstøtte som stadfestar informasjonen med Brønnøysundregistrane før endring. For endring av denne informasjonen må det sendast ein e-post til Doffin brukarstøtte frå verksemdas e-postaddresse. Dersom ynskjeleg kan også ein ny leverandørkonto med nytt organisasjonsnummer opprettast. Vel «endre» på verksemdprofilen for oppdatering av detaljert verksemdsinformasjon. 8. Søk etter kunngjeringar Gå til www.doffin.no. for søk etter kunngjeringar i Doffin. Du kan nytte filter til venstre eller gje ny kombinasjon for desse. Båe søkjeknappar, rett ved siden av lykelordfeltet og under filteret (nedst til høgre), kan nyttast for søkjeord, søk og filtersøk. 9
8.1 Vel sorteringsrekkjefylge Du kan velje korleis du ynskjer å sortere søkresutat. Vel ved å sortere rekkjefylgje i «rullegardin menyen» til venstre 8.2 Filtrer søk Du kan legge inn en eller flere søkefiltre i et søk. Hvis du vil filtrere etter en egenskap som ikke vises når du klikker i søkeboksen, kan du bruke bestemte nøkkelord i fritekst boksen eller kombinere både filter og fritekstfeltet. Fylker og kommuner Vel eit fylke eller kommune frå rullegardin-lista. Når du skriv inn fyrste bokstav kan du bla gjennom lista alfabetisk. Kunngjeringstype Vel kva slag kunngjeringstype du er interessert i. 10
Inkluder kunngjeringar gått ut på dato Du kan velje å inkludere kunngjeringar gått ut på dato i ditt søk ved å krysse av boksen «Inkluder kungjeringar gått ut på dato» Kategoriar For filtrering av kategoriar, bruk CPV koder som synar produkt og tenestekodar til EU kommisjonen. CPV kodane er nytta i kunngjeringane i databasane Doffin og Ted. Føremålet med CPV er å standardisere nemningar brukt av oppdragsgjevarar for å skildre kontraktsobjektet. Skriv lykelord (1)og klikk Søk (2) for søk i kategoriar. Vel avkryssingsboksen ved sida av koden. Du kan finne underkategoriar dersom du vel pilen ved sida av koda. Vel avkryssingsboksar ved sida av dei ynskja kategoriar(3) og klikk på Vel (4) nedst på sida. Søket ditt vil no inkludere alle kategoriar du har vald. Doffin referanse Skriv presis referanse for å søkje etter kunngjering. Doffin referansar har fylgjande format åååå- 111111. Du kan berre bruke dette feltet for å søkje etter ei opprinneleg kunngjering. Du kan ikkje søkje etter endringskunngjeringar. Ved å opne den originale kunngjeringa kan du allikevel finne alle endringskunngjeringar som tilhøyrer kunngjeringa. 11
Tidsfrist Du kan filtrere dine søk ved hjelp av tidsfrister. Søket vil da kun inkludere kunngjøringer innenfor valgte tidsperiode. Klikk på feltene tidsfrist fra og til feltet og velg ønsket dato i kalenderen. Du kan også skrive dato direkte inn i feltet med følgende format dd.mm.åååå. Kunngjeringsdato Du kan filtrere kunngjeringssøket ditt basert på kunngjeringsdato. Søket vil då berre inkludere kunngjeringar innan denne tidsperioda.. Klikk på felta tidsfrist frå og til og vel ynskja dato i kalenderen. Du kan også skrive dato direkte inn i feltene. Vel då fylgjande format dd.mm.åååå. 8.3 Bruk fritekstsøk Du kan søkje etter hvilket som helst lykelord brukt av oppdragsgjevar i deira kunngeringar. Du kan også søkje etter formuleringar ved å bruke hermeteikn (... ). For å ekskludere ord frå søk, bruk minusteikn (-) foran ord som skal ekskluderast. 12
For å unngå for mange treff i Doffin, ignorer vanlege ord slik som og, eller, http, osb. Dersom nokre ord er obligatorisk mens andre er valfri, sett du berre plussteiknet (+) foran dei obligatoriske orda. 8.4 Lagring av søkjarprofil Vel ynskja filtre og/eller lykelord og klikk søk. Vel deretter Ctrl+D for å bokmerkje søkjeresultata eller følg instruksjonar gjeven i nettlesaren. Internet Explorer Klikk på stjerna øvst i venstre hjørne Bokmerket er automatisk tilføyd ved siden av stjerna. 9. Meld interesse for å motta oppdatering i ei kunngjering Ver vennleg å meld interesse dersom du ynskjer å motta oppdateringar i ei kunngjering. Meld interesse knappen finn du over kunngjeringsteksten når du opner kunngjeringa i Doffin. Du må vere registrert og pålogga før du kan melde interesse. Denne knappen omdirigererar deg til ei av fylgjande sider, kor du kan melde interesse: 1. Meld interesse side hos Doffin - dersom kunngjeringa er oppretta i Doffin. 2. Innloggingssida - dersom kunngjeringa er oppretta i Doffin og du ikkje var innlogget før du utførte søket 3. Eit eksternt anbodssystem - dersom anbodet er handtert i eit elektronisk system utanom Doffin og sendt elektronisk frå dette systemet. Du vil då motta e-post varslar når oppdragsgjevar publiserer ny informasjon. Du kan trekke interessa dersom du logger inn, opner kunngjering a og deretter vel Trekkje interesse. 13
10. Syn eller last ned dokument Etter at du har meldt interesse, kan du laste ned dokumenta ved å klikke på dokumentmappeikonet til høgre. Klikk på dokumentnamnet for nedlasting av dokumentet. 14
Dersom det ikkje er mogleg å klikke på dokumenta, må du melde interesse før dei kan opnast eller nedlastast. Farga på statusteiknet er då gråttt for å syne at oppdragsgjevar har vald begrensa offentleg innsyn i dokumenta. 11.Doffin brukarstøtte For ytterlegare informasjon og teknisk rettleiing ver vennleg å kontakt Doffin Brukarstøtte: Telefon: 23 96 00 10 E-post: support@doffin.no 15