Endring av kontrakt innenfor anskaffelsesregelverket Deloitte Advokatfirma 23. november 2018
Endringsadgang et overblikk FOA 28-1 oppstiller seks typetilfeller hvor endring kan skje uten gjennomføring av ny anbudskonkurranse a) Endringsklausuler (jf. 19-1) i anskaffelsesdokumentene b) Endringer med lav prisøkning c) Nødvendige tilleggsleveranser d) Uforutsette omstendigheter e) Skifte av leverandør ved omstrukturering f) Endringer som ikke er vesentlige (jf. 28-2 hvor det fremgår hvilke endringer som skal anses som vesentlig) 2
Endringsklausuler FOA 28-1 (1) bokstav a, jf. FOA 19-1 19-1 (2): «Endringsklausulene skal angis i anskaffelsesdokumentene, og det skal fremgå klart hvilke endringer oppdragsgiveren kan foreta, i hvilket omfang og på hvilke vilkår. Endringsklausulene kan ikke åpne for at anskaffelsens overordnede karakter blir endret.» - Streng bestemmelse - Generelle / omfattende endringsklausuler vil neppe aksepteres - Sannsynligvis noe lavere krav ved langvarige komplekse anskaffelser enn de mer simple anskaffelsene 3
Endringsklausuler - eksempler Følgende endringsbestemmelser er i utgangspunktet OK: - Indeksregulering av pris - Opsjoner om forlengelse av varighet - Opsjoner om utvidelse av oppdrag - Endring av mengde som følge av kommunesammenslåing - Endring av utstyr/vare som følge av at oppdragsgiver blir tildelt midler. For eksempel tildeling av midler for å redusere eget forbruk av plast - Kommunikasjonsutstyr som leveres over en lengre periode, kan endres til nyere versjoner for å sikre at det som leveres fortsetter å være egnet Norsk Standard (NS) 9430:2013 (alminnelige kontraktsbestemmelser for periodisk innsamling og transport av avfall) 22.1 «Indeksregulering av priser. Enhetspriser reguleres to ganger per år, per 1. januar og per 1. juli, basert på henholdsvis desember indeks foregående år og juniindeks samme år. Dersom ikke annet er avtalt, legges Statistisk sentralbyrås kostnadsindeks for to-akslet lastebiltransport, renovasjonsbil til grunn. Grunnindeks for all regulering skal være siste tilgjengelig månedsindeks ved tilbudsfrist. De regulerte enhetsprisene gjelder fra reguleringstidspunktet.» Momenter - Angi omfang og vilkår - Denne bestemmelsen er mye brukt i avfallsbransjen og er et eksempel på en endringsbestemmelse som i utgangspunktet er ok. - Må ikke endre anskaffelsens overordnede karakter o Henvender man seg i realiteten til to ulike markeder? - Endringsbestemmelser som gir oppdragsgiver ensidig rett til å pålegge endringer vil lettere stå seg enn bestemmelser der det i realiteten er tale om reforhandlingsrett. 4
Begrenset prisøkning - FOA 28-1 (1) bokstav b Endringer som gir en prisøkning som er lavere enn 1. Terskelverdiene i 5-3, og 2. 10 % av den opprinnelige kontraktsverdien for vareog tjenestekontrakter (15 % for bygge- og anleggskontrakter) Eks. 1: Kontraktsverdi: NOK 1 000 000,- Prosentsats (10%) : NOK 100 000,- Verdien må kunne fastsettes i penger Anskaffelsens overordnende karakter kan ikke endres Terskelverdi: NOK 1 300 000,- Prisøkningen er begrenset til NOK 100 000,- Den laveste verdien av terskelverdien og prosentsatsen må anvendes. ( Eks. 1 & 2) Eks. 2: Prisøkninger akkumuleres Kontraktsverdi: NOK 100 000 000,- Prosentsats (10%) : NOK 10 000 000,- Terskelverdi: NOK 1 300 000,- Prisøkningen er begrenset til NOK 1 300 000,- 5
Nødvendig tilleggsleveranser FOA 28-1 (1) bokstav c Utgangspunkt: «endringer som gjelder nødvendige tilleggsleveranser som ikke inngikk i den opprinnelige kontrakten» Grunnleggende krav at hovedytelsen fremstår som ufullstendig uten tilleggsleveransen Følgende vilkår må være oppfylt: Skifte av leverandør kan ikke skje av tekniske eller økonomiske grunner Skifte av leverandør vil medføre betydelige vanskeligheter eller vesentlige ekstrakostnader for oppdragsgiver Prisøkningen overstiger ikke 50% av den opprinnelige kontraktsverdien Endringer må ikke foretas for å omgå forskriften Kunngjøring Endringer etter FOA 28-1 (1) bokstav c må kunngjøres, jf. FOA 28-1 (3) 6
Uforutsette omstendigheter FOA 28-1 (1) bokstav d Utgangspunkt: «endringer som er nødvendige som følge av omstendigheter en aktsom oppdragsgiver ikke kunne forutse» Vurderes ut fra en aktsom forberedelse av anskaffelsen Oppdragsgivers subjektive forutsetninger vektlegges Følgende vilkår må være oppfylt: Anskaffelsens overordnende karakter forblir uendret, og Prisøkningen overstiger ikke 50% av verdien på den opprinnelig kontrakten Endringer må ikke foretas for å omgå forskriften Kunngjøring Endringer etter FOA 28-1 (1) bokstav d må kunngjøres, jf. FOA 28-1 (3) 7
Skifte av leverandør ved omstrukturering FOA 28-1 (1) bokstav e Utgangspunkt: «endringer som gjelder skifte av leverandøren ved at en ny leverandør helt eller delvis trer inn i den eksisterende leverandørens rettigheter og plikter som følge av en omstrukturering» Overtakelse, fusjon, oppkjøp, konkurs Følgende vilkår må være oppfylt: Ny leverandør må oppfylle de opprinnelige kvalifikasjonskravene Det kan ikke skje andre vesentlig endringer av kontrakten Endringer må ikke foretas for å omgå forskriften 8
Endringer som ikke er vesentlige FOA 28-1 (1) bokstav f sml. 28-2 Utgangspunkt «endringer, uavhengig av verdi, som ikke er vesentlige, jf. 28-2» 28-2: Endringen er vesentlig dersom a) Gjelder nye betingelser som ville ført til at andre leverandører potensielt kunne deltatt i konkurransen eller gjort at andre leverandører kunne fått tildelt kontrakten, eller b) Endrer kontraktens økonomiske balanse til fordel for leverandøren, eller c) Betydelig endrer kontraktens omfang, eller d) Gjelder skifte av leverandøren i andre tilfeller enn dem som er tillatt etter FOA 28-1 (1) bokstav e 9
Endringer som ikke er vesentlige FOA 28-1 (1) bokstav f sml. 28-2 Konkret helhetsvurdering Relevante momenter er bl.a.: Omfanget av endringen Omstendighetene som foranlediget endringen Når endringen ble foretatt Kontraktens kompleksitet Kontraktens varighet 10
Hvordan legger man til rette for innfasing av ny teknologi og miljøvennlige løsninger i kontraktsperioden? - Endringsklausul! - Bruk god tid på å tenke gjennom hvilke endringer som kan være aktuelle før kunngjøring - Angi mulige endringer mest mulig presist i anskaffelsesdokumentene - Varighet - Lang varighet er ofte ønskelig av flere ulike grunner, men vær oppmerksom på at kortere varighet gir mer fleksibilitet ved utvikling av ny teknologi og nye miljøvennlige løsninger Regler om innovasjon i forskriften ( 19-1 (1), 23-7, 26-8 m.m) (Miljøhensyn i forskriftens 7-9) - «Oppdragsgiveren skal legge vekt på å minimere miljøbelastningen og fremme klimavennlige løsninger ved sine anskaffelser og kan stille miljøkrav og kriterier i alle trinn av anskaffelsesprosessen der det er relevant og knyttet til leveransen.» - Påstand: Endringer som er begrunnet i miljøhensyn vil sannsynligvis bli sett på med litt snillere øyne enn andre endringer. 11
Avsluttende bemerkninger Anskaffelser under terskelverdien (forskriften kapittel II se 11-2) «Oppdragsgiveren kan foreta endringer som ikke er vesentlige i en kontrakt uten å gjennomføre en ny konkurranse etter forskriften. En endring er vesentlig dersom den fører til at innholdet i kontrakten blir vesentlig forskjellig fra den opprinnelige kontrakten.» - Sannsynligvis noe videre rom enn etter kapittel III, men i praksis blir det i det store og hele mange av de samme vurderingene Anskaffelser av helse- og sosialtjenester (forskriften kapittel IV) - Oppdragsgiver har noe videre spillerom for å inngå kontrakt enn etter de alminnelige reglene i forskriften - Sannsynligvis vil likevel adgangen til å gjøre endringer i kontrakten for helseog sosialtjenester være sammenfallende med 28-1 i kapittel III Lov om offentlige anskaffelser (LOA) 4 «Oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.» 12
Gruppeoppgave Endring av antall lisenser og bruksområder i digitalt bestillingssystem 13
Spørsmål FOA beskriver at endringsklausuler må spesifiseres, hva hvis jeg har en nedstrømskontrakt hvor jeg ikke har materialgjenvinning per dags dato men vet vi må jobbe med dette i løpet av kontraktsperioden og at det vil koste vesentlig mer når vi kommer dit, kan man sette en endringsklausul som går mot regelverket på 10% regelen i vesentlig endring? Svar Ja, så fremt endringsklausulen oppfyller vilkårene etter 19-1 (2) er den gyldig. 10% regelen angir et alternativ til å gjøre endringer i en avtale om offentlige anskaffelser. Endringens verdi vil likevel være et viktig moment ved vurderingen av lovlighet det er ikke tillatt å gjøre endringer i kontraktens overordnede karakter. Prisøkningen må sees i sammenheng med varigheten av anskaffelsen, hva endringen skyldes og om prisøkningen har nær tilknytning til eksempelvis varen som er bestilt eller ikke. «Materialgjenvinning av denne fraksjonen må påberegnes i løpet av avtaleperioden. Når man kommer til riktig og optimal løsning for materialgjenvinning vil deretter dokumenterbare kostnader aksepteres på tonnpris. De totale priskostnadene kan dermed øke med over 10% avhengig av løsning som tilbyder kommer opp med når materialgjenvinning blir aktuelt. Er dette en endringsklausul?» Svar En endringsklausul skal angi hvilke endringer oppdragsgiveren kan foreta, i hvilket omfang og på hvilke vilkår. Endringene fastsatt ovenfor gjelder prisfastsettingen av materialgjennvinning utover kontraktssummen. Omfanget er begrenset til dokumenterbare kostnader knyttet til materialgjennvinning fastsatt etter tonnpris. Endringen av kontraktssummen er knyttet til materialgjenvinning, hvor vilkårene for prisfastsettingen er regulert i klausulen. At prisøkningen vil kunne gå over 10% av den avtalte kontraktssummen er i utgangspunktet ikke et hinder for at endringen vil være gyldig ihht. 19-1 (2), men dersom kontraktsperioden er kort og prisøkningen er høy, vil dette være et moment i favør av at det foreligger en endring av kontraktens overordnede karakter. Vi kjenner ikke til det øvrige innholdet i anskaffelsen, og har derfor ikke grunnlag for å vurdere om det vil lede til en endring i kontraktens overordnede karakter. 14
Kontakt oss Navn: Thomas Talén Tittel: Partner/Advokat E-post: ttalen@deloitte.no Tlf: 924 96 975 Navn: Emilie Rodahl Dokset Tittel: Advokatfullmektig E-post: emdokset@deloitte.no Tlf: 952 80 186 15
Deloitte AS and Deloitte Advokatfirma AS are the Norwegian affiliates of Deloitte NWE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") does not provide services to clients. Please see www.deloitte.no for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries and territories serves four out of five Fortune Global 500 companies. Learn how Deloitte s approximately 264,000 people make an impact that matters at www.deloitte.no. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the "Deloitte Network") is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication.