Eierforvaltning Presentasjon for Hedmark fylkeskommune kontrollutvalg 30. August 2016 v/ utøvende forvaltningsrevisor Mathias Grendahl Sem
Oversikt over presentasjonen Bakgrunn, planlegging og gjennomføring Problemstillinger Vedtak om eierskap (PS 1) Kommunikasjonsrutiner (PS 2) Opplæring i eierstyring (PS 3) Kombinasjon av roller (PS 4) Hovedkonklusjon Anbefalinger
Bakgrunn, planlegging og gjennomføring Prosjektet ble bestilt 9.6.2015 med bakgrunn i foranalyse og prosjektplan Formåle: Om fylkestingets vedtak på området er fulgt opp. Om det er etablert god kommunikasjon mellom aktuelle aktører Om eierrepresentanter i de ulike selskaper sine styrer har fått opplæring i eierstyring knyttet til ulike selskapsformer. Kombinasjonen av rollene som folkevalgte og/ eller ansatt og styreleder/ styremedlem der fylkeskommunen er eier. Metode: Dokumentanalyse, intervjuer og spørreundersøkelser Revisjonskriterier utledet fra: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) av 01.01.1993 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10.02.1997 Norsk anbefaling (2014) Eierstyring og selskapsledelse KS (2015) Anbefaling om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Utfordringer knyttet til gjennomføring: Lav svarprosent på spørreundersøkelse.
Problemstillinger 1. I hvilken grad har fylkestingets vedtak knyttet til eierskap blitt fulgt opp, og har fylkestinget mottatt rapportering om oppfølging? 2. Hvilke rutiner er etablert for kommunikasjon mellom selskap, eiersekretariat, eierrepresentant, fylkesråd og fylkestinget? a. Etterlever rutinene i praksis? b. Er det rom for forbedringer i rutiner og /eller praksis? 3. I hvilken grad opplever fylkeskommunens eierrepresentanter og styrerepresentanter at de har fått nødvendig opplæring. Henholdsvis i eierstyring knyttet til ulike selskapsformer og styrearbeid? 4. I hvilken grad kombineres rollen som folkevalgt og / eller ansatt med rollen som styreleder / styremedlem i selskaper hvor fylkeskommunen er eier (kartleggende og beskrivende problemstilling)?
Vedtak om eierskap Problemstilling 1; I hvilken grad har fylkestingets vedtak knyttet til eierskap blitt fulgt opp, og har fylkestinget mottatt rapportering om oppfølgingen? Få konkrete tiltak som er fattet, to viktige, årlige eierberetninger og opprettelsen av eiersekretariat I hovedsak prinsipielle vedtak og vedtak i forbindelse med behandling av eierskapsmelding Tilbakemeldinger blir gitt i tabell som blir delt ut før fylkestingsmøter Revisors vurdering: Tilbakemelding gis på en hensiktsmessig og informativ måte. Fattede vedtak er i hovedsak fulgt opp
Kommunikasjonsrutiner Problemstilling 2; Hvilke rutiner er etablert for kommunikasjon mellom selskap, eiersekretariat, eierrepresentant, fylkesråd og fylkestinget? a) Etterlever rutinene i praksis? b) Er det rom for forbedringer i rutiner og /eller praksis? Eierskapssekretariatet er sentralt i kommunikasjonsflyten. Et administrativt og saksforberedende organ med en generell kompetanse Kommunikasjon med selskaper skal gå igjennom postmottaket til fylkeskommunen. Elektronisk arkiv, der hvert selskap har sitt eget saksnummer Eiersekretariat har oversiktsdokument over viktige datoer for det enkelte selskap Ingen faste rutiner for avholdelse av eiermøter
Kommunikasjonsrutiner Kommunikasjon med politikkere skal som hovedregel gå via fylkesdirektør Ingen rutiner på hvilke mandat fylkeskommunens eierrepresentanter har i den enkelte sak før møter i representantskap God eierskapsmelding Fra spørreundersøkelse: Fleste kjent med kommunikasjonsrutiner selskap eier Flertall fornøyd med kommunikasjon mellom selskap og eier. Flertall mener det ikke blir gitt klare retningslinjer for hvordan en skal opptre som eierrepresentant. Flertall mener de har et klart mandat fra fylkestinget bak beslutninger tatt i representantskapsmøter/ generalforsamlinger.
Revisors vurdering PS 2 Mye er på plass av kommunikasjonsrutiner Viktig at rutinene med kommunikasjon til postmottak blir innarbeidet. Eiersekretariatet har oversikt over viktige datoer Noe usikkerhet rundt hvordan en eierrepresentant skal opptre på vegne av fylkeskommunen
Opplæring i eierstyring Problemstilling 3; I hvilken grad opplever fylkeskommunens eierrepresentanter og styrerepresentanter at de har fått nødvendig opplæring. Henholdsvis i eierstyring knyttet til ulike selskapsformer og styrearbeid? Det tilbys obligatoriske kurs i eierstyring gjennom folkevalgtopplæringen. Fylkestinget står i hovedsak for utnevnelsen av styremedlemmer og eierrepresentanter. Kommer ikke tydelig frem av saksfremlegg hva som ligger til grunn for utnevnelsene. Fra spørreundersøkelse: Flertallet tilbud opplæring i eierstyring Hovedsakelig fra fylkeskommunen Opplæring hadde med fokus på de forskjellige styringsmulighetene som finnes knyttet til selskapsformene Flertallet fornøyd med fagligutbytte
Revisors vurdering SP 3 Blir gitt opplæring i eierstyring Ingen klare rutiner som tydeliggjør om styremedlemmer/ styreledere har den «riktige» kompetanse for sitt verv. I hovedsak ikke en oppgave for fylkeskommune, da de som oftest er en av mange eiere.
Kombinasjon av roller Problemstilling 4; I hvilken grad kombineres rollen som folkevalgt og/ eller ansatt med rollen som styreleder/ styremedlem i selskaper hvor folkekommunen er eier? Få politikkere med denne typen verv (8 stykk) De har alle registret seg i KS sitt styrevervregister 6 ansatte som har styreverv, 2 kun som vara Her er det bare 1 som har registret vervet i KS sitt register. Fra spørreundersøkelsen om habilitet: Flertallet mener det ble foretatt en habilitetsvurdering Stort flertall mener at det var fylkeskommunen som gjorde vurderingen
Revisors vurdering SP 4 Få som kombinerer Er meget mulig gjort habilitetsvurderinger, men kan være dårlig kommunisert ut til den aktuelle representant. Blant ansatte som har verv, har flere fremtredende stillinger, noe som ikke er ønskelig. Selskapene er hovedsakelig ikke av en type der det er stor risiko for habilitetskonflikter.
Hovedkonklusjon Stort sett fungerer kommunikasjonen mellom selskap og fylkeskommune bra. Godt grep fra fylkeskommunen å opprette eiersekretariatet. Obligatorisk folkevalgtundervisning med del om eierstyring og selskapsformer bidrar sammen med en god eierskapsmelding at det skal være mulig for fylkestingspolitikerne å skaffe seg oversikt over fylkeskommunes eierinteresser. Begrunnelser for utnevnelse av styremedlemmer kommer ikke klart frem. Det er i det leddet at fylkeskommunen kan utøve innflytelse på kompetansesammensetningen i et styre. Rollen som styremedlem/styreleder kombineres i liten grad med rollen som folkevalgt/ansatt.
Anbefalinger Fylkeskommunen bør vurdere: Hvordan man i større grad kan gi konkrete tilbakemeldinger til eierrepresentanter for hvordan de skal opptre i vervet sitt Om det er hensiktsmessig å i større grad ta initiativ til gjennomføring av eiermøter i selskaper som vurderes som strategisk viktige for fylkeskommunen Hvordan man kan sikre at de ansatte som har styreverv deltar på en delen av folkevalgtopplæringen som er relevant Behovet for egen rutine/ retningslinjer for kompetansevurdering i forbindelse med utvelgelse av styrerepresentanter Om begrunnelse for utnevnelse av styremedlemmer/styreledere kan synliggjøres i større grad. For eksempel ved at det dokumenteres Om utførte habilitetsvurderinger kan bli bedre kommunisert ut til den aktuelle person.
Spørsmål og synspunkter?