IKT instruks for Politihøgskolen 2005

IKT instruks for Politihøgskolen 2005 For ansatte, studenter og andre som er tilknyttet høgskolen fast eller midlertidig Revidert: 15.08.2005 av Sjefen for Politihøgskolen Ansvarlig for oppdatering er IKT enheten. Alle henvendelser ang. denne instruksen skjer til 23199999 eller helpdeskit@phs.no

Politihøgskolens IKT instruks 1 Oppsummering... 4 2 Formålet med instruksen... 4 3 Hva er IKT helpdesk... 4 3.1 Ved henvendelse til IKT helpdesk... 4 3.2 Åpningstider... 4 3.3 Hva betjener IKT helpdesk... 4 3.3.1 Ansatte... 4 3.3.2 Studenter... 4 4 Definisjoner... 4 4.1 IKT utstyr... 4 4.2 Brukere... 5 4.2.1 Avdelingsleders/oppdragsgivers ansvar:... 5 4.3 IKT helpdesk er:... 5 5 Unntak fra denne instruksen... 5 5.1 Særskilt om Data krimlab.... 5 5.2 Særskilt om ansvar for krimteknisk lab AV-utstyr:... 5 6 Tilgang til Politihøgskolens IKT utstyr... 5 6.1 Tilgang til IKT utstyret... 5 6.2 Rettigheter... 6 6.3 Uautorisert tilgang.... 6 6.4 Personvern... 6 6.5 Taushetsplikt.... 6 7 Nærmere om ansvar og plikter knyttet til bruk av høgskolens IKT utstyr... 6 7.1 Installasjon av programvare... 6 7.2 Brukerens ansvar og plikter... 7 7.3 AV-utstyr... 7 7.4 Trådløst nett... 8 7.4.1 For Oslo... 8 7.4.2 For Kongsvinger... 8 7.4.3 For Stavern... 8 7.4.4 For Bodø... 8 7.4.5 Tekniske krav til bruk av skolens trådløse nett... 8 8 Samtykkeklausul for brukere av IT'S learning... 9 9 Utlån av IKT utstyr... 9 9.1 Bruk av IKT utstyr til utenforliggende formål... 10 9.2 Ulovlig kopiering.... 10 9.3 Spill/Underholdning... 10 9.4 Bruk av skolens data- og undervisningsrom... 10 Side 2 av 14

Politihøgskolens IKT instruks 9.5 Booking av skolens IKT ressurser.... 10 10 Datasikkerhet... 10 10.1 Sikre lagringsområder... 10 10.2 Virussikring... 11 10.3 Bruk av E-post... 11 10.4 Makulering av datautskrifter... 12 10.5 IKT ansvarliges rett til å søke tilgang til reserverte områder... 12 10.5.1 Logger.... 12 10.5.2 Overvåkning av bruk av IKT utstyret.... 12 10.5.3 Taushetsplikt for IKT.... 12 11 Opphør av ansettelsesforhold, studieforhold eller annet kontraktsforhold... 12 12 Lovbrudd og brudd på skolens IKT instruks... 12 12.1 Lovbrudd.... 12 12.2 Meldeplikt.... 12 12.3 Sanksjoner.... 12 13 Erstatningsansvar.... 13 Side 3 av 14

1 Oppsummering Du som bruker må påse at Politihøgskolens IKT utstyr ikke brukes til virksomhet som er i strid med norsk lov eller alminnelig sømmelighet for Politihøgskolen. Du skal ikke installere software som ikke er forhåndsgodkjent av IKT Helpdesk. Pass godt på ditt passord, det er personlig og skal ikke overlates til andre. 2 Formålet med instruksen Politihøgskolens IKT instruks angir retningslinjer for bruk av skolens samlede IKT ressurser og for å ivareta den sikkerhet som kreves på nettet og av brukerne ved Politihøgskolen. Denne instruksen skal gjøres kjent og være tilgjengelig for alle brukere og gjester. Den skal være oppslått eller utlagt på egnede steder som for eksempel fellesrom og datarom. Den ligger også tilgjengelig på skolens intranett og under Emner IKT. Den kan også fåes ved henvendelse til IKT Helpdesk. Helpdeskit@phs.no 3 Hva er IKT helpdesk 3.1 Ved henvendelse til IKT helpdesk Alle IKT spørsmål (pc hjelp, brukerstøtte, nytt utstyr, omdisponering av utstyr, installasjon, tilkoblinger, innkjøp) skal gå via IKT helpdesk. Enten via oppmøte, telefon 23199999, web eller mail. 3.2 Åpningstider IKT Helpdesk har åpent fra 0800-1545 (sommertid kl 1500). Ved oppmøte eller telefonhenvendelse utover disse tidene kan det ikke garanteres hjelp. 3.3 Hva betjener IKT helpdesk 3.3.1 Ansatte Alt utstyr/software som ligger i IKT standardoppsett for PHS betjenes av IKT Helpdesk. Innholdet i dette oppsettet er definert under http://balder/c0/ikt%20seksjonen/default.aspx Private software/hardware installasjoner supporteres ikke. 3.3.2 Studenter Alt utstyr/software som ligger i IKT standardoppsett for PHS betjenes av IKT Helpdesk. Innholdet i dette oppsettet ligger på intranettet. Private software/hardware installasjoner supporteres ikke. IKT Helpdesk vil supportere standard trådløs tilkobling for studentene på bærbare pcer i henhold til retningslinjene. Henviser til tekniske krav for bærbare pcer. 4 Definisjoner 4.1 IKT utstyr Instruksen gjelder for all bruk av Politihøgskolens IKT utstyr.

Med "IKT utstyr" menes datamaskiner, Pc-er, skjermer, nettverk, programmer, skannere, sluttbrukerutstyr, tilleggsutstyr, printere, kameraer, data, AV-utstyr (video, TV, konferansesystem og musikkanlegg) som stilles til disposisjon av høgskolen, inklusive lokale, nasjonale og internasjonale nettverk eller andres anlegg, som man får tilgang til gjennom slike ressurser. 4.2 Brukere Instruksen gjelder for ansatte, studenter, kursdeltagere og andre som har et fast eller midlertidig kontraktsforhold til høgskolen, og som får tilgang til IKT utstyret, heretter kalt "brukere". Dette gjelder også felles bruker kontoer og gjestekontoer. 4.2.1 Avdelingsleders/oppdragsgivers ansvar: gi melding til IKT helpdesk med fullstendige opplysninger om hvilke tilganger brukeren skal ha gi tilsvarende melding om endring/opphør av brukerens konto. 4.3 IKT helpdesk er: Ved Politihøgskolen vil det være en eller flere ansatte som har ansvar for høgskolens IKT utstyr. I denne instruksen er disse kalt IKT helpdesk. Leder for IKT enheten skal godkjenne følgende spørsmål: Nytt utstyr/innkjøp Omdisponering Kontraktsinngåelser Serviceavtaler 5 Unntak fra denne instruksen 5.1 Særskilt om Data krimlab. IKT datakrimlab er et avgrenset område der ansvaret for drift og vedlikehold er tillagt Utdanningsavdelingen. 5.2 Særskilt om ansvar for krimteknisk lab AV-utstyr: Ansvar for krimteknisk lab og dens utstyr er lagt til Utdanningsavdelingen. 6 Tilgang til Politihøgskolens IKT utstyr Før en NY bruker får adgang til høgskolens IKT utstyr, skal det foreligge en underskrift på at vedkommende er kjent med og vil respektere IKT instruksen. Brukerne av IKT utstyr plikter å holde seg informert om den til enhver tid gjeldende instruks og eventuelle supplerende bestemmelser til denne. 6.1 Tilgang til IKT utstyret For en person (ansatte, studenter, kursdeltagere og andre) som skal ha tilgang til Politihøgskolens IKT utstyr (med dette menes PC, printer, AV utstyr) må følgende foreligge: Utfylt skjema fra nærmeste overordnede, avd. leder eller ansvarlig oppdragsgiver eller annen ansvarlig person om hvilken tilgang og utstyr vedkommende skal ha til nettet. Signering av IKT instruksen skjer elektronisk ved første pålogging, med kvitteringsmail. For andre (gjestebrukere, innleide, forelesere) skal IKT instruksen deles ut og siste side skrives ut og leveres i signert form til IKT kontoret. Side 5 av 14

Brukernavn (brukerkonto) gitt av IKT helpdesk. 6.2 Rettigheter Med en brukerkonto følger det rett til å bruke de tilganger som brukeren er gitt tillatelse til i skolens nettverk. Brukeren har rett til å logge inn på bestemte servere, lagre og lese data fra bestemte områder og enheter, hente utskrifter på bestemte skrivere osv. Det er forbudt for en bruker å gå utenfor eller prøve å gå utenfor disse områdene for å oppnå tilgang til andres data, programmer m.m. Dette gjelder også om det skulle vise seg å være teknisk sett åpen adgang til områder som brukeren må forstå at han/hun ikke skal ha adgang til. Blir brukeren oppmerksom på at slik åpen adgang forefinnes, skal dette umiddelbart meldes til IKT heldpesk eller helpdeskit@phs.no / telefon 23 19 99 99. 6.3 Uautorisert tilgang. Det er ikke adgang til å bruke IKT utstyret med andres brukerkonto, selv om en har vedkommendes tillatelse til dette. Unntatt fra dette er IKT heldpesk når dette er nødvendig pga driftstekniske forhold. Filer (dokumenter, bilder etc.) er å betrakte som skolens eiendom, og tilgang er styrt via rettigheter. Lesing, kopiering, utskrift o.l. av slike filer kan bare gjøres i forståelse med eieren av filene. 6.4 Personvern Alle brukere plikter å gjøre seg kjent med de regler som særlig gjelder for lagring og bruk av personopplysninger. Datamaskinbaserte filer som inneholder opplysninger om enkeltpersoner eller om selskaper eller organisasjoner (fysiske og juridiske personer) vil normalt bare kunne opprettes etter samtykke fra Datatilsynet. Hvis en bruker ønsker å registrere personopplysninger, plikter vedkommende å forsikre seg om at det er adgang til dette etter personregisterloven eller forskrifter gitt med hjemmel i loven, eller i medhold av konsesjon gitt til Politihøgskolen. Dersom registeret ikke vil være tillatt etter de nevnte regler, plikter brukeren selv å søke om nødvendig tillatelse. IKT helpdesk vil kunne gi nærmere opplysninger om hvordan brukere skal forholde seg. 6.5 Taushetsplikt. Brukere har taushetsplikt om personlige og andre forhold som de måtte få kjennskap til gjennom bruk av anlegget. 7 Nærmere om ansvar og plikter knyttet til bruk av høgskolens IKT utstyr 7.1 Installasjon av programvare All programvare som legges inn, skal være klarert med IKT helpdesk før installasjon finner sted. IKT helpdesk autoriserer hvilken programvare som tillates installert på høgskolens utstyr. Side 6 av 14

IKT helpdesk bestemmer hvem som skal installere programvaren. Dette forutsettes avklart gjennom lisensavtaler med leverandører av aktuell programvare. 7.2 Brukerens ansvar og plikter Å være innehaver av en brukerkonto ved Politihøgskolen innebærer følgende: 1. Passord må holdes hemmelig. Det må bestå av minst 8 tegn og inneholde både store og små bokstaver i tillegg til 2 tall/spesialtegn. Dette skiftes hver måned for å holde sikkerhetsnivået oppe. Denne regelen kan endres uten varsel. 2. En bruker er ansvarlig for alle handlinger som er utført fra brukerens konto. 3. Brukeren har selv ansvaret for bruken av opplysninger, programmer o.a., som gjøres tilgjengelig gjennom nettet. 4. En bruker, eller gruppe av brukere, plikter å holde sin adgang til IKT utstyret stengt for andre. 5. En bruker plikter å forhindre at uautoriserte personer får tilgang til bruk av IKT utstyret. Hvis en oppdager uautorisert tilgang, eller forsøk eller mistanke om slikt, må dette straks meldes til IKT helpdesk eller helpdeskit@phs.no telefon 23 19 99 99. 6. Utstyr som ikke er tildelt av IKT, skal ikke tilkobles nettverket (eks. pc, printer, skanner, hubber). Forespørsel om slik tilkopling kan rettes til IKT Helpdesk. Unntak fra dette gjelder skolens trådløse nett, se eget punkt. Brukersupport til ikke standardisert hardware og software gis ikke. 7. Før skolens utstyr tas i bruk plikter brukeren (og ansvarlige for innleid personell eks. foredragsholdere) å sette seg inn i brukerdokumentasjon eller sikre seg opplæring for å unngå feil bruk, og ødeleggelse av utstyr som kan medføre risiko for driftsforstyrrelser eller tap av data, programvare eller utstyr. 8. Ved feil bruk som medfører tap av verdier og defekt utstyr, vil brukeren bli gjort erstatningsansvarlig. 9. Hvis det er problemer med AV-utstyret, skal IKT Helpdesk eller annen angitt ansvarlig person for det gjeldende utstyret, kontaktes umiddelbart, for å kunne bistå og evt. rette feil og mangler. 10. Ved feil på utstyret skal dette rapporteres til helpdeskit@phs.no uten ugrunnet opphold. 11. Software som installeres av brukeren vil kunne bli fjernet uten varsel og vil fjernes uten varsel ved reinstallasjon av PCen. IKT helpdesk vil kun være behjelpelig med installasjon av software som er godkjent og som er en del av standardoppsett. Hvis bruker ønsker at software skal være en del av standardoppsettet må et slikt ønske rapporteres til IKT helpdesk og IKT helpdesk må akseptere endringen. 12. Forsøk på å hacke eller kartlegge nettverket på Politihøgskolen er ikke tillatt. 13. All bruk av verktøy som kan sniffe på nettverk, som f.eks. Ethereal, Network Monitor, McAfee Sniffer osv., er ikke tillatt, unntatt fra dette er IKT helpdesk i feilsøkingsøyemed. 14. Det er ikke tillatt aktivt å forsøke å omgå Politihøgskolens brannmurer og innholdsfiltere. 15. Ved opphør av ansettelse eller ferdigstillelse av studier på Politihøgskolen så skal alt utstyr tilhørende Politihøgskolen leveres tilbake, software returneres til IKT Helpdesk og lånt software som er installert på privat utstyr, skal avinstalleres. 7.3 AV-utstyr Side 7 av 14

Skolen har investert i AV-utstyr som er godt integrert med øvrig IKT utstyr for å kunne opereres enkelt og hensiktsmessig. Det er ikke lov å demontere, trekke ut eller fjerne kabler fra dette utstyret. 7.4 Trådløst nett PHS tilbyr tilgang til trådløst nett for studenter og ansatte. Dette forutsetter at en del sikkerhetskrav er dekket. Gjestenettet er tilgjengelig for alle, og er ikke adgangskontrollert. Dette forutsetter at gjester som bruker dette nettet er blitt kjent med IKT instruksen. De som inviterer gjester skal gjøre gjestene kjent med IKT instruksen på mail eller ved inngang til skolen. 7.4.1 For Oslo Se ekstern dokument, tilgjengelig via intranettet. Under Emner IKT Bruksanvisninger - tilkobling til skolens ressurser. 7.4.2 For Kongsvinger Se eksternt dokument, tilgjengelig via intranettet 7.4.3 For Stavern Se eksternt dokument, tilgjengelig via intranettet 7.4.4 For Bodø Se eksternt dokument, tilgjengelig via intranettet 7.4.5 Tekniske krav til bruk av skolens trådløse nett Se eksternt dokument, tilgjengelig via intranettet Utkast til tekniske krav. Windows XP med Service Pack 2 installert. Må ha brannmur og den må være aktivert. NB: Windows XP har innebygd brannmur. Hvis ønskelig kan en alternativ brannmur (ZoneAlarm ) lastes ned og installeres fra Zone Labs. Antivirus. Vi anbefaler i tillegg å installere Ad-Aware SE Personal Edition som bl.a. hjelper til med å fjerne uønskede spioner på datamaskinen. Den er gratis for privatpersoner og skoler. Skolens trådløse standard er IEEE 802.11b og IEEE 802.11g og wifi sertifisert. NB: Windows 95 og Windows 98 tilfredsstiller ikke skolens sikkerhetskrav og støttes ikke under noen omstendigheter. Side 8 av 14

8 Samtykkeklausul for brukere av IT'S learning Politihøgskolen registrerer opplysninger om deg når du registrerer deg som bruker av systemet it's:learning. Opplysningene om deg registreres for å tilrettelegge for kommunikasjon og samarbeid, administrasjon, rapportering og evaluering av læringsløpet. Registreringen innebærer at all bruk av systemet registreres og lagres, og omfatter informasjon om tidspunkt for siste pålogging, antall pålogginger, tidspunkt for innlevering av oppgaver, resultat av tester gjennomført ved bruk av systemet, karakterer, fravær og eventuelle anmerkninger. Videre inneholder systemet en funksjon som gjør det mulig for skolens ansatte å vurdere din status i forhold til den del av pensum som er tilgjengelig elektronisk, slik at det er mulig å se hvilke dokumenter som er lest og hvor lang tid som er benyttet på dette. Disse opplysningene er kun tilgjengelig for deg og skolens ansatte, samt skolens samarbeidspartnere i den utstrekning dette er nødvendig for drift av systemet. Kontaktopplysninger som navn, brukernavn, klasselister er tilgjengelig overfor andre brukere av systemet, dette av hensyn til enkel kommunikasjon, for å sikre samarbeid mellom brukerne og for at læringsarenaen også skal være en sosial arena. I tillegg kan du velge om du vil gjøre tilgjengelig for andre brukere, ytterligere opplysninger som blant annet e-post adresse, telefonnummer og bilde. Du kan også selv velge om du vil publisere informasjon og dokumenter via systemet. I den utstrekning du publiserer informasjon som inneholder personopplysninger om deg, samtykker du i at opplysninger om deg som en følge av dette blir tilgjengelig for andre brukere av systemet. Vi forsikrer deg om at vi bare benytter opplysningene som du oppgir for de formål som er beskrevet ovenfor. Opplysningene om deg vil slettes når du ikke lenger er student ved læringsstedet. Dersom du har spørsmål eller innspill vedrørende bruk av dine personopplysninger ber vi deg sende en e-post til studiesjef Terje Garnås Kristiansen på følgende adresse: terkri@phs.no. Ved signering av denne instruksen godkjenner jeg også samtykke klausulen. Spørsmål ang. denne sendes til Studiekontoretoslo@phs.no 9 Utlån av IKT utstyr Ansatte må spesielt være klar over at høgskolens nettverk er segmentert, og at utlån av ansattes maskin(er) til studenter og andre kan slippe disse inn på deler av nettverket hvor det ligger følsomme data. Eksempel: dersom brukeren låner bort sin bærbare PC, vil den som låner den kunne lese, kopiere, slette og redigere dokumenter som ligger på maskinen. Hvis brukernavn og passord lånes bort til utenforstående, vil vedkommende ha tilgang til brukerens filer på nettet. Følgende regler gjelder for alle brukere: Adgang til å bruke høgskolens IKT utstyr kan ikke lånes bort til andre enn den som har kvittert ut utstyret. Dette gjelder så vel brukerkonto og passord som selve IKT utstyret. Det er ikke tillatt å flytte/låne/bytte IKT utstyr/installasjoner uten at dette er spesielt avtalt med IKT Helpdesk eller bestilt gjennom utlånssystemet. Det er heller ikke tillatt å koble fra/til slikt utstyr uten at dette er spesielt avtalt med IKT Helpdesk. Uautorisert flytting/hjemlån av IKT utstyr vil bli ansett som tyveri og anmeldt. Dette gjelder ikke de ansattes bærbare pc er. Side 9 av 14

9.1 Bruk av IKT utstyr til utenforliggende formål En bruker må påse at Politihøgskolens IKT utstyr ikke brukes til virksomhet som er i strid med norsk lov eller alminnelig sømmelighet for Politihøgskolen. Data som er av pornografisk art skal ikke forekomme (hvis det ikke er relatert til undervisning). Bilder, musikk og video kan ikke lastes ned med mindre du har rettighetshavers godkjennelse. Når en bruker gjør informasjon tilgjengelig for andre, f.eks. gjennom www (World Wide Web), plikter vedkommende å undersøke om det er rettighetshavere til denne informasjonen og eventuelt gjøre avtale med disse. Fildelingsnettverk er ikke lov å installeres eller brukes (feks. Kazaa, Bittorrent, Limewire ol.). Radio og TV streaming skal unngås, hvis det ikke er i undervisningsøyemed. En bruker skal være tilbakeholden med bruk av anlegget til virksomhet som ikke har direkte tilknytning til faglig virksomhet, administrasjon, egen forskning eller studier. 9.2 Ulovlig kopiering. Brukeren har ikke adgang til å kopiere datamaskinprogrammer ved hjelp av Politihøgskolens utstyr utover det som følger av avtaler om disposisjonsrett (lisensavtaler). 9.3 Spill/Underholdning En bruker skal være tilbakeholden med bruk av anlegget til virksomhet som ikke har direkte tilknytning til faglig virksomhet, administrasjon, egen forskning eller studier. Spill og annen underholdningsprogramvare skal unngås, fordi det beslaglegger ressurser som går utover skolens drift på dagtid. Driftsansvarlig, IKT Helpdesk og studentvakter på datarom kan beordre bruk av slike program stoppet og fjerne programvaren med tilhørende datafiler fra Politihøgskolens anlegg uten varsel. Slik programvare skal KUN installeres i samråd med IKT Helpdesk. Her vil Politihøgskolens til enhver tids gjeldende regler bli lagt til grunn. 9.4 Bruk av skolens data- og undervisningsrom Det er ikke tillatt for andre enn høgskolens ansatte, studenter, kursdeltagere og andre autoriserte brukere å benytte skolens datarom og det IKT utstyret som finnes der. Det er heller ikke adgang for andre enn de nevnte brukere til disse rommene. Det er ikke tillatt å spise eller drikke i data- og undervisningsrom. Eventuell skader og mislighold vil vedkommende selv stå til ansvar for. 9.5 Booking av skolens IKT ressurser. All booking av skolens ressurser (herav møterom, datarom, undervisningsrom, bærbart materiell osv.) vil være å finne i Outlook og i skolens intranett. For Oslo vil dette starte på MO (materiell Oslo), Bodø: MB, Kongsvinger: MK, MS Stavern. 10 Datasikkerhet 10.1 Sikre lagringsområder Side 10 av 14

En bruker må selv treffe de tiltak som er nødvendige for at tap av data, programmer eller lignende skal få minst mulig følger. Dette kan gjøre på følgende måte: Sikkerhetskopiering av data (data kopieres ned til skolens nettverk, cd eller annen media) Sikker oppbevaring av media (cd, usb pinne, dvd, ekstern harddisk o.l.) Data av verdi for skolen skal lagres på steder på nettet der det blir tatt sikkerhetskopi. Når det gjelder graderte dokumenter, se egen sikkerhetsinstruks (ligger på intranettet) for behandling av informasjon som i henhold til sikkerhetsloven må beskyttes. IKT garanterer ikke for at data som ikke ligger på de nevnte områder under kan rekonstrueres ved systemfeil, datakræsj, eller ved tap av din pc/usb pinne/cd-er ol. Lagringsområder for brukerne som det regelmessig tas backup av: I: (avdelings- og fellesområder) H: (brukerens hjemmeområde) Lagringsområder der brukeren selv må sikre data: På din pc er C: og D disken: Lagring av data på lokal harddisk C: og evnt. D: på brukerens maskin, skjer på eget ansvar. Filer som blir lagret på C: tas det ikke sikkerhetskopi av og kan bli slettet uten varsel. Brukeren er selv ansvarlig for å sikre slike data. R: (Diverse områdene) tas det ikke sikkerhetskopi av. Data som lagres her, kan bli slettet. Disketter må sikres av brukeren. NB! Disketter kan inneholde mange feilkilder og blir fort ødelagt. USB pinner, CD-er og lignende er ikke sikre lagringsmedier og kan bli ødelagt/mistes. Sørg for å ha sikkerhetskopi på nettet. En bruker må være klar over at sikkerheten mot innsyn fra andre avhenger av hvor på Politihøgskolens nettverk data er lagret. 10.2 Virussikring Brukeren må selv være oppmerksom på at programmer eller data kan inneholde uønskede elementer (virus). Brukeren må derfor bidra til at Politihøgskolens anlegg holdes fri for slike. Dette kan gjøres på følgende måte: Oppdatert virusdefinisjonsfil, denne skal ligge installert på din pc, hvis ikke kan dette fåes hos IKT Helpdesk. Du kan selv kontrollere om du har en oppdatert virusdefinisjonsfil, se bruksanvisning på intranettet. Ikke åpne vedlegg i e-post fra ukjente avsendere. Være restriktiv i åpning av vedlegg fra kjente, f.eks. morromail. Kontakt IKT Helpdesk øyeblikkelig ved mistanke om virus. 10.3 Bruk av E-post Brukeren må være klar over at data som sendes over nettet, f.eks. i form av elektronisk post, ikke er sikret mot innsyn fra andre. Hemmelig informasjon, f.eks. passord, eller følsomme data, f.eks. personopplysninger, må aldri sendes på denne måten. Det vises i denne forbindelse til Politihøgskolens sikkerhetsinstruks pkt. 2.11, som lyder som følger: Det er ikke tillatt å skrive graderte dokumenter på datamaskin tilknyttet nettverk. Kun sikkerhetsmessig godkjent datamaskin/informasjonssystem og skriver skal benyttes til dette. Sikkerhetsmessig godkjent datamaskin for gradering inntil HEMMELIG, er tilgjengelig ved datasikkerhetskontoret. Side 11 av 14

10.4 Makulering av datautskrifter Datautskrifter som inneholder sensitive opplysninger skal håndteres og makuleres i henhold til høgskolens sikkerhetsinstruks av 21. desember 2001. 10.5 IKT ansvarliges rett til å søke tilgang til reserverte områder 10.5.1 Logger. All aktivitet på skolens nett blir logget. Disse loggene vil være til hjelp ved uautorisert bruk og feilretting ved skolens systemer. 10.5.2 Overvåkning av bruk av IKT utstyret. Hvis bruken av arbeidsstasjon, terminal eller annet sluttbrukerutstyr på grunn av driftsikkerhet eller av andre hensyn må overvåkes av driftspersonalet, skal dette opplyses, hvis det er hensiktsmessig. 10.5.3 Taushetsplikt for IKT. IKT har taushetsplikt med hensyn til opplysninger om brukeren eller brukerens virksomhet som den IKT får, med det unntak at forhold som kan representere brudd på denne instruksen og norsk lov, kan meddeles overordnet. 11 Opphør av ansettelsesforhold, studieforhold eller annet kontraktsforhold Ved opphør av ansettelses- og/eller studieforhold er brukeren ansvarlig for at kopier av data, programmer o.a. som disponeres av Politihøgskolen, tilbakeleveres til dens rettmessige eiere eller IKT. Andre filer o.a. som er lagret under brukerens navn, brukeridentitet eller lignende, skal slettes umiddelbart. Automatisk sletting skjer 14 dager etter fratredelse. Dette utføres når IKT har fått melding om at brukerens kontraktsforhold opphører. Studenter som har fullført tredje studieår og som ikke skal ta opp fag vil få kontoen slettet etter 1. august. Beskjed om hvilke brukerkontoer som ikke skal slettes må gis til IKT før 1. august. 12 Lovbrudd og brudd på skolens IKT instruks 12.1 Lovbrudd. I forbindelse med etterforskning av mulig brudd på norsk lov, forbeholder Politihøgskolen seg retten til å utlevere innholdet av platelagre, sikkerhetstaper o.l. til politi eller påtalemyndighet, hvis dette ikke er i strid med andre lovbestemmelser. 12.2 Meldeplikt. En bruker plikter å rapportere forhold som kan ha betydning for anleggets sikkerhet eller integritet til nærmeste overordnet eller helpdeskit@phs.no telefon 23 19 99 99 uten ugrunnet opphold. 12.3 Sanksjoner. Ved brudd på, eller mistanke om brudd på høgskolens IKT instruks, kan IKT helpdesk uten videre inndra brukerrettigheter. Ved inndragelse av brukerrettigheter skal IKT Helpdesk straks rapportere dette til sin overordnede og til brukerens foresatte/overordnede. Side 12 av 14

Sjefen for Politihøgskolen eller den myndighet som har rekvirert brukerkontoen, kan inndra brukerrettighetene permanent. Hertil kommer de sanksjoner som kan gjøres gjeldende etter andre bestemmelser ved Politihøgskolen eller etter norsk lov. 13 Erstatningsansvar. Politihøgskolen fraskriver seg ansvar for økonomisk tap som følge av feil eller mangler i programmer, data, bruk av opplysninger fra tilgjengelige databaser eller andre opplysninger innhentet gjennom nettet o.a. *** Side 13 av 14

Kvitteringsdokument IKT instruks for Politihøgskolen Dette dokumentet er lest og forstått av: Navn Adresse Fødselsdato Stilling/Tittel Nærmeste overordnet eller ansvarlig oppdragsgiver ved Politihøgskolen Sted/dato Underskrift Spørsmål: helpdeskit@phs.no (tlf 2319 9999) eller IKT-ansvarlig. Leveres IKT kontoret. Side 14 av 14