Medlemskap i Grensekommittén Värmland-Östfold

Kommunledningsförvaltningen Kalle Alexandersson,0550-88 002 Kalle.alexandersson@kristinehamn.se Tjänsteskrivelse Sida 1(2) Datum 2015-09-02 Ks/2015:165 019 Samverkan, externt Medlemskap i Grensekommittén Värmland-Östfold Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att Kristinehamns kommun ansöker om medlemskap i Grensekommittén Värmland-Östfold. Avgiften finansieras genom planeringsavdelningens ordinarie ram. Sammanfattning Kristinehamns kommun har i samband med Grensekommitténs årsmöte i maj 2015 fått en förfrågan om att bli medlem i Grensekommittén Värmland- Östfold som är ett organ för löpande kontakt och samarbete mellan de kommuner som ingår i gränsregionen. Medlemsavgiften är 10000 NOK per år. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2015-09-02 Stadgar för Grensekommittén Värmland-Östfold Grensekommitténs årsmötesprotokoll 2015 Skickas till Planeringsavdelningen Ärendet Grensekommittén Värmland-Östfold är ett organ för löpande kontakt och samarbete mellan de kommuner som ingår i gränsregionen. Uppgifterna är att främja och aktivt medverka till ett samarbete över gränsen med särskilt fokus på infrastruktur, information och nedbrytning av gränshinder. Därtill är näringsliv, kompetensutveckling och sjukvård prioriterade samarbetsområden. Kommittén ska initiera, utreda och koordinera projekt som är av intresse för gränskommunerna. Kommittén ska i övrigt ta upp frågor som den anser gynnar samarbetet i regionen. Medlemmar är Region Värmland, Östfolds fylkeskommun (motsvarande regionen), Aremark, Askim, Eidsberg, Marker, Romskog, Trögstad, Skiptvet, Spydeberg, Hoböl, Moss, Karlstad, Årjäng, Grums, Säffle och Bengtsfors kommuner. KRISTINEHAMNS KOMMUN E-post kommunen@kristinehamn.se Postadress 1. Kommunledningskontoret 681 84 Kristinehamn Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-880 11 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868

2 Kristinehamns kommun har i samband med Grensekommitténs årsmöte i maj 2015 fått en förfrågan om att bli medlem. En av anledningarna till att man bjuder in Kristinehamns kommun är att man därmed har medlemmar representerade längs hela E18-stråket i de båda länen/regionerna. Grensekommitténs verksamhet baseras på en grundfinansiering till löpande drift med årliga avgifter från medlemmarna. I grundfinansieringen ingår kostnader för sekretariat, möten, konferenser och utredningar. Regionerna står för vardera 25 procent, de norska kommunerna för 25 procent och de svenska kommunerna för 25 procent. Årsavgiften för Kristinehamns kommun blir 10000 NOK per år. Kommunledningsförvaltningens ställningstagande I Kristinehamns kommuns lokala tillväxtprogram (LTP) finns fyra övergripande fokusområden, varav fokusområde 1 heter Regionförstoring, kommunikationer och transporter. Fokusområdet syftar till att förbättra Kristinehamns kommunikationer för att skapa en större arbetsmarknadsregion, förbättrade möjligheter till arbets- och pendlingsresor samt att stärka dess logistikläge. Det finns ett flertal mål i LTP om att förbättra kommunikationerna i stråket mellan Oslo och Stockholm och mellan Karlstad och Örebro. Mål 5 lyder: Aktivt engagemang i strategiska allianser för regionalt beslutsfattande, transportinfrastrukturåtgärder, akademi och näringsliv. Kommunledningsförvaltningen anser därmed att ett medlemskap i Grensekommittén Östfold-Värmland ligger helt i linje med kommunens beslutade tillväxt- och utvecklingsarbete och föreslår att kommunens blir ansöker om medlemskap. Utöver infrastruktur och kommunikationsfrågor kan ett medlemskap leda till förbättrade kontakter och samarbeten gällande näringsliv, inte minst inom besöksnäringen. Anders Dahlén Kommunchef Kalle Alexandersson Planeringschef

Vedtekter/stadgar for Grensekomiteen Värmland-Østfold 1. Navn og formål Grensekomiteen Värmland-Østfold er et organ for løpende kontakt og samarbeid mellom de kommuner som inngår i grenseregionen. Grensekomiteens generelle oppgave er å fremme og aktivt medvirke til et samarbeid over grensen med særlig vekt på infrastruktur, informasjon og nedbygging av grensebarrierer. I tillegg er samarbeid innen helsevesen, næringsliv og kompetanse-utvikling prioriterte områder. Komiteen skal initiere, utrede og koordinere prosjekter som er av interesse for grense-kommunene. Komiteen kan ellers ta opp oppgaver som den anser hensiktsmessig for et samarbeid i regionen. 2. Sammensetting organisering Årsmøtet Årsmøtet er Grensekomiteen høyeste organ hvor medlemmene kan delta med to representanter. Representantene til årsmøtet velges selv av de deltakende kommuner, Østfold fylkeskommune, Fylkesmannen i Østfold, Region Värmland, Länsstyrelsen i Värmland, Det Norske Storting og Den Svenske Riksdag. Styret velges av årsmøtet som også velger leder og nestleder. Det velges varamedlemmer i rekkefølge på henholdsvis svensk og norsk side. Styret Styret skal bestå av 8 medlemmer som er ansvarlig for Grensekomiteens virksomhet, 4 fra Norge og 4 fra Sverige. Leder har dobbeltstemme(utslagsröst). Styret engasjerer selv nødvendig sekretærbistand. Arbeidsutvalg Arbeidsutvalg bestående av leder og nestleder står sammen med sekretæren for den løpende virksomheten. Øvrige arbeidsgrupper Det kan nedsettes tematiske arbeidsgrupper blant styrets medlemmer dersom styret finner dette formålstjenlig. 3. Funksjonstid. Suppleringsvalg Funksjonstiden for de valgte styremedlemmer er 1 år, med unntak av leder og nestleder. Leder og nestleder velges for 2 år og skifter hvert annet år mellom de to lands representanter. Grensekomiteen Värmland Østfold Østfold Bedriftsenter as Postboks 1004 N-1803 Askim

Trer en representant endelig ut av komiteen eller styret, skal det velges ny representant. Trer leder/nestleder endelig ut, skal det velges ny leder/nestleder. Årsmøtet velger revisor. 4. Komiteens og styrets oppgaver Komiteen skal generelt ha en rådgivende og initierende funksjon. Komiteen kan også iverksette konkrete tiltak og prosjekter så langt dette på forhånd er sikret nødvendig finansiering med forpliktende tilsagn fra deltakende kommuner og/eller andre instanser. Komiteen kan ikke oppta lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser utover beløp disse har godkjent på forhånd. Komiteen har særlig ansvar for hvert år å vedta: - handlingsplan - årsbudsjett - regnskap og årsmelding Budsjettforslag med forslag til kostnadsfordeling skal forelegges medlemmene i rimelig tid før kommunene behandler sine årsbudsjetter. Også komiteens årlige handlingsprogram sendes medlemmene for behandling med mulighet for innspill før den vedtas i komiteen. Styret har ansvaret for den daglige ledelse av Grensekomiteens anliggende og skal følge de retningslinjer og pålegg komiteen har gitt. Styret utarbeider forslag til handlingsplan, årsbudsjett, regnskap og årsmelding. Styret sørger for forberedelse av saker som skal behandles i samlet komitemøte. Styret har ansvaret for forvaltningen av de midler som disponeres i samarbeidet. Styret kan treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift. 5. Dekning av kostnader Ved avholdelse av ordinære møter i Grensekomiteen dekkes utgifter og økonomisk tap, og eventuell møtegodtgjøring, for de valgte representanter av vedkommendes hjemkommune. I forbindelse med egne engasjementer i regi av Grensekomiteen som konferanser, befaringer m.v., dekker komiteen samtlige kostnader, herunder skyss-, kost- og overnattings-godtgjøring og økonomisk tap for deltakerne opp til beløp komiteen selv fastsetter. Utgifter til styrets virksomhet dekkes i sin helhet av komiteen. Grensekomiteens virksomhet baseres på en grunnfinansiering til den ordinære løpende drift med årlige tilskudd fra deltakerkommunene. I dette inngår avvikling av møter, konferanser o.l., samt utgifter til sekretær- og utredningsbistand. Grunnfinansiering av virksomheten utlignes med 25% på Østfold fylkeskommune, 25% på Region Värmland, 25% på svenske kommuner og 25% på norske kommuner. For iverksettelse av særskilte tiltak eller enkeltprosjekter innen samarbeidsområdet, skal det settes opp egen kostnadsberegning med finansieringsplan og forslag til utligning på de deltakende instanser. 6. Fastsetting av møter. Saksliste. Innkalling. Møteledelse Møter i komiteen og styret skal holdes på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv, og ellers når lederen finner det påkrevd, eller minst 2 av medlemmene krever det. Grensekomiteen Värmland Østfold Østfold Bedriftsenter as Postboks 1004 N-1803 Askim

Det skal avholdes minimum 1 medlemsmøte i året, utenom årsmøtet. Lederen setter opp saksliste for det enkelte møte. Minst 2 av medlemmene kan kreve at møtet innkalles til behandling av bestemt sak eller at en bestemt sak settes opp på sakslisten til første ordinære møte. Innkalling til møte med saksliste skal sendes medlemmene med rimelig varsel. Møtene ledes av komiteens leder eller nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder. 7. Vedtaksførhet. Avstemninger. Protokoll Årsmøtet og styret kan bare treffe vedtak hvis minst halvparten av medlemmene har vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak. Vedtak i komiteen og styret treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, likevel slik at det for gyldig vedtak i komiteen også må foreligge alminnelig flertall blant de stemmer som er avgitt fra hvert av de to lands representanter. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møtelederens stemme avgjørende. Møtelederen sørger for at det føres protokoll over forhandlingene. Protokollen skal inneholde tid og sted for møtet, hvem som møtte og hvem som var fraværende, behandlede saker, framsatte forslag og avstemninger. Organet avgjør ellers hva protokollen skal inneholde. 2 representanter velges for hvert møte til å underskrive protokollen sammen med møteleder. Utskrift av protokollen sendes samtlige medlemmer og deltakende parter. 8. Oppsigelse av deltakerforhold Den enkelte deltaker kan med 6 måneders skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i samarbeidet til uttreden fra påfølgende budsjettår. 9. Endring av vedtektene Vedtektsendring som innebærer en endring i fordeling av kostnader eller påfører det enkelte medlem økte forpliktelser i samarbeidet, krever tilslutning fra det enkelte medlem. Andre endringer kan besluttes med tilslutning fra et flertall av medlemmene. 10. Disse vedtektene iverksettes fra 1. juni 2012. Vedtatt 1. juni 2012 Grensekomiteen Värmland Østfold Østfold Bedriftsenter as Postboks 1004 N-1803 Askim

Grensekomiteen, årsmøte 2015, 19. mai. Sted: Voksenåsen, Oslo kommune (Jubileumskonferansen 18-19 mai samlet totalt 58 personer) Deltakere på årsmøtet 19. mai: Daniel Schützer, Årjängs kommun Kjersti Nythe Nilsen, Marker kommune Per Eriksson, Bengtsfors kommun Per Jonsson, Bengtsfors kommun Bjørn Angell, Moss kommune Alf S. Johansen, Grensekomiteen Birgit Sturesson, Grums kommun Tore Ingman, Grums kommun Kari Pettersen, Rømskog kommune Knut Epseland, Spydeberg kommune Lars Gustafsson, Årjängs kommun Vidar Østenby, Marker kommune Styreleder Kjersti Nythe Nilsen ønsket velkommen til møtet. Sak 1 Sak 2 Godkjenning av dagsorden og møteinnkalling Møteinnkalling og dagsorden ble enstemmig godkjent Valg av ordstyrer og referent Ordstyrer: Kjersti Nythe Nilsen Sekretær: Alf S. Johansen Justeringsmenn: Daniel Schützer og Kari Pettersen Sak 3 Årsrapport 2014 Styrets årsrapport 2014 ble enstemmig godkjent Sak 4 Regnskap 2014 Beslutning, enstemmig: 1) Årsregnskapet for 2014 godkjennes. 2) Driftsunderskuddet på NOK 76.757,94 dekkes av komiteens egenkapital. 3) Komiteens arbeid har ingen negative virkninger for det ytre miljøet og man arbeider etter anerkjente etiske normer og for likestilling. I styret har det vært en overvekt av menn. Det gjenspeiler representasjon i ledelsen hos komiteens medlemmer. Komiteen vil arbeide videre og forutsetning for fortsatt drift er til stede, med en akseptabel egenkapital og likviditet. Komiteen har ingen ansatte, men kjøper sekretærtjenester og andre tjenester. 1

4) Revisors beretning for 2014 tas til etterretning. 5) Styret gis ansvarsfrihet for 2014. Sak 5 Handlingsplan med budsjett 2015-2017 Styrets forslag til handlingsplan med budsjett ble enstemmig godkjent. I tilknytning til handlingsplanen ble flere saker diskutert. 1. Årsmøtet påpekte at uavhengig av prosjektfinansiering av Unionsleden så må kommunene gjøre sin del av jobben med utvikling av leden. Unionsleden er viktig som et symbolprosjekt for Grensekomiteen. 2. Årsmøtet vil at Grensekomiteen henvender seg til sentrale myndigheter i Sverige og Norge og ber om møte. Det utarbeides en rapport og en påpekning av det må arbeides for at Oslo-Stockholm settes inn igjen på Ten-T kartet som en prioritert Europeisk korridor. 3. Årsmøtet ønsket også at de administrative lederne i kommunene blir invitert til et eget møte hvor man legger på bordet prioriteringer og diskuterer samarbeidsmuligheter. Sak 6 Sak 7 Nye medlemskommuner Kommunene Kristinehamn og Åmål ønskes velkommen som nye medlemskommuner med et årlig medlemsbidrag på 10.000 NOK Valg Følgende styremedlemmer ble valgt: Fra Sverige: Daniel Schützer (ny leder) Per Jonsson Maria Frisk Dag Rogne Tore Ingman(1.vara/ersättare) Lars Gustafsson (2.vara/ersättare) Therese Karlsson(3.vara/ersättare) Fra Norge: Kjersti Nythe Nilsen (Nestleder/Vice-ordförande) Thor Hals Knut Espeland Inger Christin Torp Kari Pettersen(1.vara/ersättare) Erik Unaas(2.vara/ersättare) Ole Andre Myhrvold(3.vara/ersättare) Til ny valgberedning ble valgt: Birgit Sturesson, Per Eriksson, Bjørn Angell og Kari Pettersen 2

Revisor: Indre Østfold Kommunerevisjon ble gjenvalgt. 19.mai 2015 Alf S. Johansen Sekretær Justeringsmenn: Daniel Schützer Kari Pettersen 3