Vedtatt av Landsstyret 12.6.15, oppdatert 09.01.18. Beredskapsplan for 4H Norge 1. Innledning 4H Norges overordnede beredskapsplan skisserer ansvar, organisering, beredskapsledelse og informasjon ved kriser. Den er laget med tanke på 4H Norge nasjonalt, 4H i fylkene og 4H lokalt, med lokalt menes 4H-klubbene og 4H-gårdene. Beredskapsplanen gjelder for alle arrangement og aktiviteter i regi av 4H. Ved utenlandsreiser eller større arrangement er det behov for å utvikle mer detaljerte planverk, dette er da et tillegg til Beredskapsplan for 4H Norge. 4H Norge plikter til enhver tid å ha oppdatert beredskapsplan tilgjengelig. Sekretariatet har ansvar for oppdateringen. Den skal være kommunisert til og gjort tilgjengelig for ansatte, tillitsvalgte og frivillige. Planen legges tilgjengelig på det interne nettet og på nettsiden www.4h.no. 2. Ansvar Generalsekretær har overordnet beredskapsansvar. Ved større oppståtte kriser kan ansvaret delegeres fra generalsekretær til oppnevnt beredskapsleder for krisen, dette er aktuelt når generalsekretær ikke er fysisk tilstede. Denne får da alle nødvendige fullmakter i krisesituasjonen. Generalsekretær har ansvar for at beredskapsplanen er oppdatert og at alle involverte får tilstrekkelig opplæring til å kunne utføre sine oppgaver. Ved lokale arrangement oppnevnes egen sikkerhetsansvarlig. For aktivitet i 4H-klubben må klubben i forbindelse med planlegging av aktivitet oppnevne en sikkerhetsansvarlig. Dette skal være en voksen leder som er tilstede under aktiviteten, og som tar ansvar ved krisehåndtering. Beredskapsledelse Beredskapsledelsen består av generalsekretær eller oppnevnt beredskapsleder. Krisesituasjonen skal vurderes, og relevante tiltak iht. rutiner skal vurderes for å redusere skadeomfanget mest mulig. Beredskapsleder med oppnevnt beredskapssekretariat står i sentrum av krisehåndteringen, og har det overordnede ansvaret for krisearbeidet. 1. Beredskapsleder har alle fullmakter og leder krisearbeidet. Beredskapsleder skaffer oversikt over situasjonen. 2. Beredskapsleder følger raskest mulig opp planen for håndtering av krisen. Planen må være tilpasset hendelsen, og dekke punktene som er listet opp i Plan for krisehåndtering. Planen definerer hvem som gjør hva og når. 3. Beredskapsleder har ansvaret for nødvendig organisering og tilrettelegging i den aktuelle situasjonen. 4. Beredskapsleder varsler både i henhold til varslingslisten og berørte parter av krisen. 5. Beredskapsleder fastsetter informasjonsbudskapet sammen med informasjonsansvarlig, og avgjør hvilke informasjon som skal ut og når. 6. Beredskapsleder bistår involverte og eventuelt redningsmannskap.
Beredskapssekretariatets størrelse defineres av beredskapslederen etter krisens omfang. 1. Beredskapssekretariatet utfører de arbeidsoppgaver/funksjoner beredskapsleder pålegger dem. 2. Beredskapssekretariatet står til beredskapsleders disposisjon til en hver tid gjennom hele kriseperioden. 3. Beredskapssekretariatet vil sammen med beredskapsleder ha som mål å redusere krisens omfang. Den eller de som er på skadestedet, og som er i stand til det, må snarest mulig få klarhet i situasjonen, og om nødvendig legge til rette for tiltak for å redde liv og begrense skadeomfanget inntil beredskapslederen er operativ. Politisaker I forbindelse med alvorlig skadede og omkomne er det politiet som frigir navnelister, de har også ansvar for å varsle de pårørende (4H kan gi hjelp med navne- og adresselister). Ved eventuelle politianmeldelser og lignende skal opplysninger om årsaksforhold gis av politiet, og IKKE av 4H Norge. I saker som omhandler terrortrusler, utpressinger osv. må det vises ekstra varsomhet. Politiet kobles øyeblikkelig inn i saken. Hold ekstra nær kontakt med politiet når det gjelder strategien for å gi informasjon.
Plan for krisehåndtering Fyll ut planen med ansvarlige i forkant av aktivitet. Beredskapsleder/sikkerhetsansvarlig Oppgaver 1. Sett eventuelt i gang førstehjelp. Ansvar 2. Varsle politi/brann/ambulanse. 3. Før logg underveis og i etterkant av hendelsen. 4. Varsle beredskapsleder og andre i henhold til varslingsliste, dersom han/hun ikke er til stede. 5. Hjelpe involverte til å kontakte sine nærmeste. 6. Være kontakt på ulykkesstedet og tilgjengelig på telefon. 7. Organiser opplegg for eventuell pressekonferanse i samråd med politiet. 8. Organiser informasjonsmøte for ansatte, tillitsvalgte, medlemmer, evt. med bistand fra politi, prest eller andre. NB: Pårørende til forulykkede og skadede varsles av politi, sykehus eller prest. Vær oppmerksom på: taushetsplikt og sensitiv informasjon korrekt informasjon hvem du gir informasjon til og hvorfor
3. Varsling Viktige telefonnummer Telefon Brann 110 Politi 112 Ambulanse 113 Legevakt 11 61 17 4H Norges sekretariat 64 83 21 00 Ved krise på nasjonalt nivå Varslingslisten definerer hvem som skal varsles pr. telefon ved nasjonale kriser. Varsling må skje raskest mulig og i oppført rekkefølge, jf. varslingslisten. Dersom det er problemer med å få tak i enkelte ringer man videre på listen. Alle personer på varslingslisten skal ha varsel. (Beredskapsleder avtaler med den som gir varsel hvorledes videre varsling skjer, hvem som varsler hvem.) Navn Stilling Mobil arbeid Signe Lindbråten Generalsekretær 932 22 335 Oppnås ikke kontakt med generalsekretær, skal styreleder i 4H Norge kontaktes: Siri Myhre Styreleder 926 13 377 Berørt fylke og lokal 4H-klubb eller 4H-gård skal varsles. Oppnås ikke kontakt med generalsekretær, skal styreleder i 4H Norge kontaktes: Siri Myhre De som er varslet avklarer behov for videre varsling til: øvrige i landsstyret, fylkesstyreledere, ansatte og Norske 4H-alumner.
Opplysninger om hjemmekontakt (navn, adresse, privattelefon og telefon arbeid) til alle som deltar i 4H Norges arrangement eller som blir sendt som 4H Norges representant innenlands eller utenlands finnes på sekretariatet. Ved krise på lokal- eller fylkesnivå Varslingslisten definerer hvem som skal varsles pr. telefon ved krise på lokal- eller fylkesnivå. Varsling må skje raskest mulig og i oppført rekkefølge, jf. varslingslisten. Dersom det er problemer med å få tak i enkelte ringer man videre på listen. Alle personer på varslingslisten skal ha varsel. (Beredskapsleder avtaler med den som gir varsel hvorledes videre varsling skjer, hvem som varsler hvem.) Ved alvorlige kriser varsler organisasjonsrådgiver videre via varslingsliste for krise på nasjonalt nivå. I tillegg må involverte få hjelp til å varsle sine pårørende. Fyll ut skjemaet med oppdaterte navn og telefonnumre i det aktuelle fylket Navn Stilling Mobil arbeid Mobil privat Organisasjonsrådgiver Fylkesstyreleder Klubbrådgiver A i aktuell klubb eller eier av aktuell 4H-gård. For varslingsliste ved utenlandsreiser, se Krise og sikkerhetsplan for internasjonale arrangement og reiser på www.4h.no. Retningslinjer for intern varsling i 4H ved ulykker på lokal - eller fylkesnivå Ved større ulykker med alvorlige personskader på lokal- eller fylkesnivå skal fylkeskontoret varsles om hendelsen. Ved alvorlige ulykker med store konsekvenser varsles det umiddelbart, ved andre hendelser skal det varsles til fylkeskontoret første arbeidsdag etter hendelsen. Ved umiddelbar varsling, følg varslingsliste for Varsling ved krise på lokal- eller fylkesnivå. Det skrives etter avtale med fylkeskontoret en hendelsesrapport i etterkant av alvorlige ulykker. For detaljer om dette, se punkt 6. Etterarbeid i Beredskapsplanen.
4. Instrukser Det er utarbeidet instrukser for ulike krisesituasjoner. Instruksene beskriver hvordan man skal forholde seg i krisehåndteringen. Instruksene kan også gi råd til hvordan man skal organisere krisehåndteringen i lignende situasjoner. Instrukser for sikkerhetsansvarlig om praksis på ulykkesstedet Som sikkerhetsansvarlig eller annen voksen leder må man ved kriser være forberedt på å ta ansvar på ulykkesstedet. Instruksen beskriver hvilke arbeidsoppgaver som må løses når beredskapsleder ikke er tilstede. 1. Ta ledelsen dersom beredskapsleder ikke er på plass på ulykkesstedet. 2. Organiser arbeidet og fordel oppgavene. 3. Bedøm raskt behovet for førstehjelp og sikre skadestedet. 4. Varsle nødvendige nødetater. 5. Varsle iht. gjeldende varslingsliste. 6. Ikke still deg til rådighet for pressen, henvis presse til generalsekretær så langt det er mulig. 7. Sørg for at medlemmer og pårørende skjermes fra presse. 8. IKKE offentliggjør navn på hardt skadet eller omkommet person, det er politiets oppgave. 9. Husk at mange medlemmer i dag har mobiltelefon, og ringer raskt til sine foresatte. Lag en plan for varsling av foresatte. 10. Ta vare på de andre lederne og deltakerne på turen. Instrukser ved leteaksjon ved savnet deltaker 1. Hvor ble personen(e) sist sett? Gå raskt igjennom dette med alle deltakerne. 2. Forsøk å avgrense området. 3. Er situasjonen uoversiktlig eller kritisk, ring 112 straks! 4. La minst én leder bli igjen med medlemmene. Disse holder seg i ro på leirplassen, eller tilsvarende. 5. Resten av lederne og de eldste medlemmene fordeler leteområdene mellom seg. Gå alltid to og to sammen! Avtal en samling minst hvert 15. minutt. 6. Etter 30 minutters leting skal politiet ringes på telefonnummer 112. 7. Informer politiet grundig og systematisk og vær tilgjengelig. 8. La politiet bestemme hvor lenge og hvor dere skal lete videre etter varsling. Overlat ansvaret for leteaksjonen til politiet, det er deres ansvar.
Instrukser ved grenseoverskridende seksuell atferd og overgrep mot barn og unge Alle ansatte skal sette seg inn i problematikken vedrørende grenseovergripende atferd og overgrep mot barn og unge, gjennom å lese Trygg og tilstede en veiviser for barne og ungdomsorganisasjonene i møte med grenseoverskridende seksuell atferd. Veilederen er utgitt av Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU). Heftet lastes fra www.lnu.no. I saker som gjelder grenseoverskridende seksuell atferd eller seksuelle overgrep mot barn og unge, må det utvises varsomhet. Dersom du som ansatt eller frivillig i 4H får kjennskap til en slik situasjon, forholder du deg til følgende: 1. Gå forsiktig fram, og behold roen. 2. Få oversikt over hva som har hendt, og gjør om mulig notater. Ta kontakt med nærmeste leder. 3. Nærmeste leder kontakter 4H Norge v/ generalsekretær eller administrasjonsleder for å få råd om hvordan situasjonen skal håndteres videre. 4. Dersom et barn eller en ungdom betror seg til deg, må du lytte og ta det du hører på alvor. Du må aldri love at du ikke skal si det videre. Si heller at du vil hjelpe så godt du kan, og at du vil stille opp for den det gjelder. 5. Mistanke om at en mindreårig er utsatt for seksuelle overgrep, f.eks. ved en betroelse til deg kan sendes som bekymringsmelding til lokalt barnevern, eller tas opp med helsesøster eller øvrig hjelpeapparat i kommunen. 6. Politiet skal varsles når det foreligger mistanke om grove overgrep som voldtekt, voldtektsforsøk eller andre mulige strafferettslige forhold hvor etterforskning kan være påkrevet. Politiet vil kunne koble inn barnevern og annet hjelpeapparat i saker som gjelder mindreårige. 7. I voldtektssaker må voldtektsmottak kontaktes, slik at det kan sikres bevis og gis oppfølging og behandling. Kontakt legevakten snarest mulig, den vil videreformidle informasjon om nærmeste voldtektsmottak. 8. Presse og andre medier henvises til generalsekretær i 4H Norge.
Instrukser til informasjonsansvarlig for krisen 1. Forsikre deg om at meldingen er ekte og vurder omfanget. 2. Hold nær kontakt med 4H Norges ledelse. 3. Etabler en informasjonstjeneste som er tilstrekkelig til å dekke interne og eksterne informasjonsbehov. 4. Sørg for å få ut informasjon om krisen og dens omfang, både internt og eksternt, inklusive media. 5. Håndter pressehenvendelser, og rett disse til oppnevnt pressetalsmann/-kvinne for krisen. Instrukser for oppfølging fra fylkeskontoret ved kriser på lokalt nivå 1. Innhent informasjon og kartlegg skadeomfanget. 2. Be aktuell klubbrådgiver eller voksen leder om å fylle ut hendelsesrapport. 3. Vurder behov for videre oppfølging av involverte, eventuelt i samarbeid med helsepersonell. 4. Kartlegg behov for å arrangere et møte for involverte hvor det informeres om krisehåndteringen og hendelsesforløpet i krisen. 5. Kommunikasjon En viktig del av krisehåndtering er kommunikasjon i ulike former. Beredskapsarbeidet styrkes gjennom en realistisk og gjennomførbar kriseinformasjonsplan. Kriseinformasjonsplan Ansvarsfordeling: ved nasjonale kriser har Informasjonsansvarlig i 4H Norge ansvar for å etablere informasjons- og pressesenter. Ved krisehåndtering lokalt har den lokale beredskapsledelsen informasjonsansvaret for krisen. Kartlegge: sørg for innsamling av aktuell informasjon, bilder, informasjon fra politi, redningstjeneste, sykehus, myndigheter og egne ledd i organisasjonen. Intern informasjon: de ansatte skal informeres og holdes oppdatert via de viktigste interne informasjonskanalene, disse er sms via medlemsregisteret og e-post.
Informasjonstjeneste: informasjonsansvarlig for krisen har ansvaret for å etablere en informasjonstjeneste som er tilstrekkelig til å dekke det interne og eksterne informasjonsbehovet som krisen krever. For kriser på lokal- og fylkesnivå kan det ved behov gjøres i samarbeid med øvrig beredskapsledelse nasjonalt. Informasjonsansvarlig for krisen besørger tilleggsinformasjon til direkte berørte personer, pårørende i samarbeid med politiet. Ved behov gis ytterligere tilleggsinformasjon internt(landsstyret, ansatte, fylkesstyret, 4H-klubber, medlemmer og foreldre, deltakere osv.). Mediehåndtering: media har en legitim oppgave i å gi informasjon om det som skjer, og 4H Norge skal signalisere åpenhet og vilje til å informere. For å unngå rykter og unødvendig uro, må all informasjon være troverdig og tillitsvekkende. Hendelsen "gis et ansikt" ved at det er en person fra 4H Norge som uttaler seg til media. Alle uttalelser til pressen skal foretas av generalsekretær og/eller pressetalsmann/-kvinne oppnevnt av denne. Informasjons- og pressesenteret skal betjene media ved spørsmål om faktainformasjon. De har ansvar for å kalle inn til pressekonferanser, sende ut pressemeldinger og oppdatere kriseinformasjon i aktuelle kanaler. Behovet for forsterkning av personell må vurderes for å være tilgjengelig for pårørende og andre som har spørsmål. Eventuelt må det vurderes å opprette et eget telefonnummer hvor det gis informasjon om krisen. Noen generelle råd for å betjene media: - Gi korrekt informasjon, og ikke svar på noe du ikke vet. Henvis til pressekonferanser hvis det er fastsatt. Gi informasjon i en forståelig form. - Informasjonsarbeidet krever punktlig og rask behandling av forespørsler. Ta imot beskjed og undersøk saken raskt, og ring tilbake hvis du ikke kan svare direkte. Samarbeid med nødetater: informasjon i tilknytning til skadested, skadde, pårørende og andre direkte berørte er politiets ansvar når politiet har beredskapsansvaret. Politiet har ansvaret for å lede redningstjenesten ved ulykker i Norge. I dette ansvaret ligger også informasjonsdelen. Det kan være til støtte og hjelp for politiet å få tilbud om bistand fra 4H Norge. Dessuten har 4H Norge behov for å gi fyldigere informasjon til flere personer enn politiet har. 4H Norge vil derfor ønske kontakt med ansvarlig politimyndighet ved større ulykker for eventuelt å kunne assistere med informasjonsarbeidet, dessuten for å oppfylle andre informasjonsforpliktelser.
Presse Summer opp de viktigste faktiske opplysninger og vurder dette sendt til: Norsk Telegrambyrå (NTB) NRK Nyheter NRK Dagsrevyen TV 2 Telefon sentralbord 22 03 44 00 (sentralbord) 22 03 45 45 (vaktsjef, hele døgnet) 915 03 030 23 04 80 00 22 45 90 50 02255 (sentralbord) 915 02 255 (fra utlandet) E-post vaktsjef@ntb.no 03030@nrk.no nyheter@nrk.no dagsnytt@nrk.no 02255@tv2.no nyhetstips@tv2.no pressemelding@tv2.no NB! Send kopi av pressemeldinger internt i organisasjonen (ledelse/landsstyre og berørt(e) lokalledd. Adresseoversikt finnes på www.4h.no. 6. Etterarbeid Debrifing Det er nødvendig å vurdere den totale belastningen som involverte utsettes for under en pågående krise. På bakgrunn av dette har beredskapsleder ansvar for at det ved behov settes i verk målrettede tiltak i samarbeid med helsepersonell. Det må også vurderes oppfølging av involverte personer i etterkant av krisen. Rapport I forbindelse med alvorlige ulykker på lokal- eller fylkesnivå skal det i etterkant av ulykken skrives en hendelsesrapport. Dette gjøres etter avtale med fylkeskontoret i hvert enkelt tilfelle. Videre oppfølging av rapporten og nødvendig etterarbeid gjøres av fylkeskontoret. Se Instrukser for oppfølging av fylkeskontoret ved kriser på lokal- eller fylkesnivå. Mal for rapporten ligger på www.4h.no Forsikring 4H Norge har alle sine forsikringer i Gjensidige Forsikring. Medlemsforsikringen, forsikring mot rettslig erstatningsansvar, en eventuell egen arrangementsforsikring, reiseforsikring eller kollektiv ulykkesforsikring av ansatte kan være aktuelle. Vurder hvilke forsikringer som kan gjelde i ulykkessituasjonen. 4H Norges ledelse tar kontakt med Gjensidige for videre oppfølging.