Retningslinjer for databeskyttelse og personvern for spørreundersøkelsesrespondent (21/05/2018) Hvem er vi? Vi er O.R.C International Ltd. Vi er et selskap registrert i England og vårt registrerte kontor er på adressen 60 Great Portland Street, London W1W 7RT, Storbritannia. Nedenfor forteller vi deg hvordan du tar kontakt med oss. Hva har disse retningslinjene med deg å gjøre, og hva handler de om? Takk for at du tar deg tid til å vurdere om du vil delta i en av spørreundersøkelsene våre for markedsundersøkelse. For å hjelpe deg å bestemme om du vil delta eller ikke, forklarer disse retningslinjene hvilke personlige data vi samler opp fra deg i forhold til spørreundersøkelsen og hva vi vil bruke dem til. Vennligst les disse retningslinjene for å forsikre deg om at du er fornøyd med dem. Vi kan ikke gjennomføre spørreundersøkelsen uten å samle inn personlige data fra deg, så for at du skal kunne delta, er det viktig at du godtar vilkårene for disse retningslinjene. Vi kan kun behandle dataene dine med ditt samtykke deltakelse i spørreundersøkelsen er helt frivillig, men hvis du fortsetter med spørreundersøkelsen, så tolker vi det som at du godtar vilkårene for retningslinjene. Hvis du ikke er tilfreds med vilkårene i disse retningslinjene, bør du ikke delta i spørreundersøkelsen. Du kan til enhver tid trekke tilbake samtykket ditt til behandlingen av dine personlige data. For å gjøre dette, bør du bruke kontaktinformasjonen nedenfor. Hvorfor gjennomfører vi spørreundersøkelser, og hvor fikk vi tak i opplysningene dine? Normalt gjennomfører vi spørreundersøkelser fordi vi har fått det i oppgave av en av kundene våre. Du kan ha blitt invitert til å delta i spørreundersøkelsen fordi du allerede har et forhold til kunden vår (for eksempel hvis du jobber for dem eller er en av kundene deres), og i så fall kan vi ha fått opplysningene om deg fra dem. Eller så kan vi ha fått oppgitt opplysningene dine fra en tredjepart, som et markedsundersøkelsesselskap. Vi kan kombinere opplysningene om deg gitt til oss med personlige data relatert til deg som vi samler inn i forhold til spørreundersøkelsen. Hvilke personlige data samler vi inn i forhold til spørreundersøkelsene? Page 1 of 5
Vi samler bare inn personlige data fra deg i løpet av spørreundersøkelsen i den grad de personlige dataene er relevant for spørreundersøkelsens formål. Med mindre vi indikerer noe annet (for eksempel, hvis vi sier at de personlige dataene vi spør om er nødvendig for gjennomførelsen av spørreundersøkelsen), kan du velge å dele relevante personlige data med oss eller ikke. Når du deltar i en av spørreundersøkelsene våre, kan vi også samle inn bruksinformasjon når du bruker nettsiden vår (inkludert loggfiler angående tilkoblingen din, som IP-adressen din, systemversjoner, nettleserversjoner eller tidssoner, nettadresser (URL-er), responstid på siden, nedlastingsfeil, lengde på besøk til spesifikke sider og informasjon angående bruk av siden). Hva bruker vi dine personlige data til? Vi kan bruke dine personlige data til følgende: Til formål angående markedsundersøkelser, inkludert å utføre analyse og lage rapporter på vegne av kundene våre som har bedt oss om å gjennomføre markedsundersøkelsen. For å hjelpe deg mens du deltar i en av spørreundersøkelsene våre. For å drive og utvikle tjenestene vi tilbyr. For å sjekke at vilkårene våre samsvares med og for å håndheve dem når det er nødvendig. I tillegg, i forhold til en spesifikk spørreundersøkelse der vi vil bruke dine personlige data til bestemte formål som ikke er angitt i disse retningslinjene, vil vi forklare disse til deg som en del av spørreundersøkelsen, og hvor det er passende, vil du bli bedt om ditt samtykke (for eksempel bli bedt om å krysse av i en boks). Hvordan deler vi dine personlige data med personen som har bedt oss om å gjennomføre spørreundersøkelsen? Når vi rapporterer resultatene fra markedsundersøkelsen til kunden som har bedt oss om å utføre den, vil vi kun bruke dine personlige data i en anonymisert form, bortsett fra hvis vi har avtalt noe annet med deg (se nedenfor). Dette betyr at du ikke vil kunne identifiseres ut ifra dataene det er snakk om. For eksempel, hvis vi i spørreundersøkelsen har spurt deg om hvor gammel du er, kan det hende at vi i rapporten vår forklarer prosentandelen av deltakere i spørreundersøkelsen som var innenfor bestemte aldersgrupper. Hvis vi ønsker å dele dine personlige data med personen som ba oss om rapporten på en slik måte at du kan identifiseres fra den personlige dataen det er snakk om, vil vi kun gjøre det etter vi har forklart til deg hva vi ønsker å gjøre og med din Page 2 of 5
tillatelse. Når vi har fått tillatelsen din, vil vi kun utlevere den relevante personlige dataen i samsvar med tillatelsen du har gitt. Deler vi dine personlige data med noen andre? Når du tar kontakt med oss angående hjelp, avhengig av tidspunkt, kan du settes i kontakt med et av våre tilknyttede selskaper (for eksempel i USA) som da kan ha tilgang til dine personlige data i den grad det er nødvendig for dem for å kunne gi deg hjelpen du ber om. Vi kan dele dine personlige data med andre tredjeparter hvor dette er nødvendig for å la disse tredjepartene tilby tjenester til oss, som oppgaver som hjelper oss med å yte tjenester angående markedsundersøkelser. I ethvert slikt tilfelle, vil vi beholde kontroll over bruken av dine personlige data og vi vil ha en kontrakt med tredjeparten som beskytter dine personlige data mot uautorisert bruk eller avdekking og som kun lar tredjeparten bruke de personlige dataene i samsvar med instruksjonene våre. Vi kan også dele dine personlige data med andre hvis vi er forpliktet til å gjøre det i forhold til loven eller andre omstendigheter hvor gjeldende forskrifter spesifikt lar oss gjøre det ved mangelen på ditt tidligere samtykke. Hvis noe av virksomheten vår overføres til noen andre (for eksempel hvis noen kjøper virksomheten vår), vil dine personlige data overføres som en del av overføringen. Hvis dette betyr at noen andre enn oss blir behandlingsansvarlig for dine personlige data, vil det bli gitt beskjed til deg innen rimelig tid. I alle tilfelle vil enhver dine personlige data overføres til være forpliktet til å fortsette å behandle dem i samsvar med disse retningslinjene. Hvor lenge holder vi på dine personlige data? Vi vil holde på dine personlige data opptil 2 år etter datoen vi fullførte spørreundersøkelsen der vi samlet inn dataen (hvis vi ikke har blitt enige med deg om en lengre periode) Etter det sletter vi dem, og vi vil ikke lenger ha noen kopier av dem. Hvis du, til enhver tid, trekker tilbake samtykket ditt til behandlingen vår av dine personlige data, vil vi slette dine personlige data der og da og vi vil ikke lenger ha noen kopier av dem (se nedenfor for mer informasjon om hvordan du trekker tilbake samtykket ditt). Hvor sikre er dine personlige data? Vi er et globalt markedsundersøkelsesselskap og vi er forpliktet til å opprettholde personvernet og sikkerheten til personopplysningene dine i samsvar med vilkårene Page 3 of 5
lagt fram i disse retningslinjene. Som et medlem av en rekke nasjonale bransjemyndigheter, som European Society for Opinion and Marketing Research (ESOMAR) og Market Research Society (UK), må vi overholde strenge industristandarder når det gjelder personvernet ditt og sikkerheten til personopplysningene dine. Vi vil gjøre egnede tekniske og organisatoriske tiltak mot uautorisert eller ulovlig behandling av dine personlige data og mot tap eller ødeleggelse av, eller skade på dine personlige data, og vi vil passe på at alle underleverandørene våre gjør det samme. Hvor behandler vi dine personlige data? Vi vil vanligvis behandle dine personlige data innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet («EØS»), bortsett fra i noen tilfeller hvor de kan behandles av ansatte utenfor EØS som jobber for oss eller et av våre tilknyttede selskaper (for eksempel hvis du spør oss om hjelp utenfor arbeidstiden, kan et medlem i teamet vårt i USA hjelpe deg). Vi har avtaler på plass for å sikre at de behandler dataene dine på en passende måte, og slik at dine personlige data er underlagt passende beskyttelse. Hvilke rettigheter har du i forhold til dine personlige data? Du kan til enhver tid trekke tilbake samtykket ditt til behandlingen av dine personlige data. For å gjøre dette, bør du bruke kontaktinformasjonen nedenfor. Når samtykket ditt er trukket tilbake, behandler vi ikke dine personlige data lenger, og vi vil slette dem uten at vi beholder en kopi. Hvis du tidligere har gitt oss samtykke til å gi dem til en tredjepart (bortsett fra på en aggregert anonymisert måte), kan det være at vi ikke klarer å stoppe dem i å behandle dataen. Du har rett til å få tilgang til hvilke som helst personlige data vi har relatert til deg. Vi kan be deg om å bekrefte identiteten din før vi gir tilgang til relevante personlige data. Du kan også under passende omstendigheter ha rett til å begrense behandlingen av dine personlige data, eller til overførbarheten av dine personlige data, hvis aktuelt. Vi vil forsikre oss om at dine personlige data er nøyaktige og oppdaterte. Gi oss beskjed hvis informasjon du har gitt oss forandres (for eksempel hvis du skifter e- postadressen din). Hvis du ikke er fornøyd med måten vi behandler dine personlige data på eller har en annen klage angående behandlingen, har du rett til å be den britiske datavernmyndigheten Office of the Information Commissioner om å se på saken. Informasjon om rettighetene dine i forbindelse med dine personlige data og om hvordan du kan kontakte Office of the Information Commissioner, finnes på nettstedet deres på www.ico.org.uk. Page 4 of 5
Hvordan tar du kontakt med oss? Du kan kontakte oss angående behandlingen av dine personlige data på dpo_uk@orcinternational.com eller ved å bruke kontaktinformasjonen oppgitt i spørreundersøkelsesinvitasjonen eller i selve spørreundersøkelsen. Alternativt kan du se vår Kontakt oss-side for flere måter å ta kontakt på. Page 5 of 5