Esselte AS personvernmerknad

Transkript

1 Esselte AS personvernmerknad Oppdatert: 25. mai 2018 Esselte AS forplikter seg til å administrere personvernet ditt. Vi har utviklet denne personvernerklæringen for å hjelpe din organisasjon og informere deg om hvordan vi kan samle inn, administrere og bruke informasjon samlet inn fra deg, elektronisk og på annen måte. Den dekker også hvordan du kan administrere denne informasjonen. Du kan alltid nå oss på med spørsmål om disse retningslinjene, eller om din informasjon. Hva dekker disse retningslinjene? Disse retningslinjene beskriver hvordan Esselte AS og andre selskaper i Esselte ASselskapskonsernet (også referert til som «Esselte», «vi» eller «oss») samler inn og bruker data du oppgir til oss, når du har interaksjon med vår bedrift, våre medarbeidere eller på annen måte. De beskriver også dine datavernrettigheter, inkludert rett til å klage på noe av behandlingen som Esselte gjennomfører. Mer informasjon om dine rettigheter og hvordan du utøver dem, gis i «Hvilke rettigheter har jeg?»-delen. Merk at disse retningslinjene ikke gjelder nettsteder eller andre digitale plattformer hvor en annen personvernerklæring legges ut. Hvilken informasjon samler vi inn? Vi samler inn og behandler personlige data om deg når du kommuniserer med våre salgs- og kundeservicerepresentanter, når du kjøper varer og tjenester fra oss eller på annen måte har interaksjon med vår bedrift eller våre medarbeidere. Dataene vi kan samle inn eller behandle inkluderer: Fullt navn; Forretningsadresse, telefonnummer og e-postadresse; Jobbtittel, rolle og avdeling; Signatur; Nasjonalitet; Kredittgrenseinformasjon; Navn på aksjonærer eller egentlige eiere av din virksomhet; Navn på ledelsen i din virksomhet; Kapitalregnskapsdetaljer for din virksomhet; Skattenummer eller nasjonalt ID-nummer; Ordredetaljer;

2 E-post eller chatkommunikasjon; Kopi av identifikasjonsdokumenter, som førerkort eller pass; Bilder fra arrangementer; Virksomhetsområder for virksomheten din; Bransje for virksomheten din; Kosthold og andre preferanser du kan ha når du deltar på arrangementer; Dine markedsføringspreferanser, inkludert samtykke du har gitt oss; og Personlige detaljer du gir fra deg. Hvilken informasjon mottar vi fra tredjepart? Noen ganger mottar vi informasjon om deg fra tredjepart. Noen ganger kan våre grossister samle inn data fra deg og dele dem med oss for å sørge for at vi gir deg god kundeservice og støtte. Når vi gjennomfører kredittopplysningskontroller og andre økonomiske rimelige hensyn, kan vi motta informasjon fra tredjeparts kredittopplysningsbyråer som samler inn flere typer metrikk, som registrert kapital, kapitalregnskap og betalingshistorikk for å fastslå relevant kredittrisiko. Hvordan bruker vi denne informasjonen, og hva er det rettslige grunnlaget for denne bruken? Vi behandler disse personlige data for følgende formål: For å oppfylle en kontrakt, eller ta forholdsregler knyttet til en kontrakt, spesielt: o utføre og gjennomføre en kontrakt mellom deg, eller selskapet ditt, og Esselte; o verifisere identiteten din; o ta mot eller foreta betalinger; o behandle ordre; o kommunisere med deg; o levere kundetjenester og ordne levering eller annen forsyning av produkter, premier eller tjenester; og o levere ettersalgsservice og garantidekning. Som nødvendig av Esselte for å utføre vår virksomhet og følge våre legitime interesser, spesielt:

3 o bruker vi data for å levere produkter og tjenester du har bedt om og responderer på kommentarer eller klager du måtte sende til oss; o hvis du bruker et kreditt- eller betalingskort som betaling, bruker vi tredjeparter til å sjekke gyldigheten av sorteringskoden, kontonummeret og kortnummeret du sender inn for å forhindre svindel (se datadeling nedenfor); o vi overvåker kontoer for å forhindre, undersøke og/eller rapportere svindel, terrorisme, feilaktig fremstilling, sikkerhetshendelser eller kriminalitet, i samsvar med gjeldende lov; o vi bruker data du oppgir til å undersøke klager mottatt fra deg eller fra andre, om selskapet vårt, produkter eller tjenester og for å sørge for våre produkters sikkerhet; o vi bruker data til å organisere opplæring og andre hendelser; o vi bruker data til å forfølge våre immaterielle rettigheter; o vi bruker data til å gjennomføre våre interne økonomiske prosesser, som internregnskap og betaling av relevante skatter og avgifter; o vi bruker data for å gjennomføre kredittrisikovurderinger; o vi bruker data i forbindelse med rettskrav, samsvar, regulatoriske og undersøkende formål som nødvendig (inkludert fremlegging av slik informasjon i forbindelse med rettslig prosess eller rettstvist); og o vi bruker dataene til enkelte personer til å invitere dem å delta i markedsføringseller kampanjeprogrammer. Hvor du gir oss samtykke: o vil vi sende deg direkte markedsføring relatert til våre relevante produkter og tjenester, eller andre produkter og tjenester levert av oss, våre tilknyttede selskaper og nøye utvalgte partnere; og o ved andre anledninger hvor vi ber om ditt samtykke, vil vi bruke dataene for formålet som vi forklarer på det tidspunktet. Til formål som kreves av loven: o svare på forespørsler om kopi av din informasjon, for å korrigere den, slette eller begrense dens behandling, eller for å be oss om å overføre noe av denne informasjonen til andre organisasjoner;

4 o i forbindelse med rettskrav, samsvar, regulatoriske og undersøkende formål som nødvendig (inkludert fremlegging av slik informasjon i forbindelse med rettslig prosess eller rettstvist); og o som svar på forespørsler fra offentlige eller myndigheter ansvarlig for lov og orden som gjennomfører en undersøkelse etter gjeldende lover. Automatisert beslutningstaking og profilering I noen tilfeller bruker vi informasjon du oppgir for å gjennomføre screening for å sikre samsvar med relevante lover. I disse prosessene screenes navn mot offentlig tilgjengelige data for å identifisere potensiell samsvarsrisiko, og hvor en slik risiko identifiseres, kan vi kontakte deg for å bekrefte at enhver slik informasjon er nøyaktig eller for å gi tilleggsinformasjon. I tillegg bruker vi informasjon du oppgir til å gjennomføre kredittopplysningskontroller og andre økonomiske rimelige hensyn. For å gjøre dette sender vi grunnleggende informasjon til et tredjeparts kredittopplysningsbyrå som samler inn flere typer metrikk, som registrert kapital, kapitalregnskap og betalingshistorikk for å fastslå relevant kredittrisiko. Trekke samtykke eller på annen måte klage på behandling Der vi er avhengig av ditt samtykke, vil du alltid kunne trekke det samtykket, selv om vi kan ha andre rettslige grunner for å behandle dine data til andre formål, som de fremlagt over. I noen tilfeller kan vi sende deg direkte markedsføring uten ditt samtykke, der vi er avhengig av våre legitime interesser. Du har en absolutt rett til å melde deg av direkte markedsføring eller profilering, når som helst. Du kan gjøre dette ved å følge instruksjonene i kommunikasjonen hvor dette er en elektronisk melding, eller ved å kontakte oss ved å bruke detaljene fremlagt nedenfor. Der vi deltar i automatisert beslutningstaking eller profilering, kan du klage på denne behandlingen ved å kontakte oss ved hjelp av detaljene nedenfor. Hvem deler vi disse dataene med, hvor og når? Vi kan dele dine personlige data med Esselte-konsernselskaper: for å forhindre, undersøke og/eller rapportere svindel, terrorisme, feilaktig fremstilling, sikkerhetshendelser eller kriminalitet, i samsvar med gjeldende lov; for å administrere vår kundefordringsfunksjon; for å administrere vårt kundelojalitetsprogram; for å la dem markedsføre produkter som kan være av interesse for deg;

5 for å undersøke klager mottatt fra deg eller fra andre, om selskapet vårt, produkter eller tjenester; og i forbindelse med rettskrav, samsvar, regulatoriske og undersøkende formål som nødvendig (inkludert fremlegging av slik informasjon i forbindelse med rettslig prosess eller rettstvist). Vi kan dele dine data med følgende tredjeparter: tredjeparts tjenesteleverandører, som vil behandle dem på vegne av Esselte for formålene identifisert over, inkludert: o leverandører, o servicetjenesteleverandører, o våre lager-, frakt- og andre logistikkselskaper, o samsvarsleverandører og o IT-tjenesteleverandører; opplærings- og arrangementsorganisatorer, reisebyråer, hoteller og andre steder som kan hjelpe med koordinerende aktiviteter; regnskapsførere, revisorer, aktuarer, advokater eller andre profesjonelle tjenesteleverandører, underlagt passende kontraktsbeskyttelser, hvis loven gir mandat til det eller hvis det kreves for rettsbeskyttelse for våre legitime interesser i samsvar med gjeldende lover; salgsagenter, for å hjelpe med å gjennomføre vårt forretningsforhold; betalingstjenesteleverandører og banker for betalingsbehandling så vel som rettslig og regelsamsvar; kredittopplysningsbyråer for kredittopplysningskontroller; offentlige myndigheter,parter, fordringshavere, klagere, søkere eller lovhåndhevende tjenestemenn hvis det kreves for formålene over, hvis loven gir mandat til det eller hvis det kreves for rettsbeskyttelse for våre legitime interesser i samsvar med gjeldende lover; og våre annonsører, potensielle kjøpere og potensielle kjøperes rådgivere, dersom vår virksomhet eller våre eiendeler selges eller integreres med en annen virksomhet. I slike tilfeller kan dine data videreformidles til den nye enheten.

6 På grunn av arten av virksomheten vår, kan vi måtte overføre data du oppgir til oss til medlemmer av Esselte-konsernet eller tredjeparter som befinner seg i land som kan ha andre lover og krav til datavernsamsvar, inkludert land hvis personvern- og datavernlover kan være mindre omfattende enn i ditt land. Der informasjon overføres utenfor EØS, og hvor dette er til et land som ikke er underlagt en tilstrekkelighetskjennelse fra EU-kommisjonen, vil data være tilstrekkelig beskyttet av EUkommisjonsgodkjente standard kontraktsklausuler, et passende personvernsertifikat eller en leverandørs behandlingsbindende bedriftsregler. En kopi av den relevante mekanismen kan fås ved forespørsel til DataPrivacy@acco.com. Hvilke rettigheter har jeg? Du har rett til å be om en kopi av dine personlige data; for å korrigere, slette eller begrense (stoppe aktiv) behandling av dine personlige data; og for å få de personlige dataene du oppgir til oss for en kontrakt eller med ditt samtykke i et strukturert, maskinleselig format og for å be oss om å dele (porte) disse dataene til en annen ansvarlig. I tillegg kan du klage på behandling av dine personlige data i visse tilfeller (særlig hvor vi ikke må behandle dataene for å oppfylle et kontraktsmessig eller annet rettslig krav, eller hvor vi bruker dataene til direkte markedsføring). Disse rettighetene kan være begrenset, for eksempel hvis det å oppfylle forespørselen din vil avsløre personlige data om en annen person, eller hvis du ber oss om å slette informasjon som loven krever at beholdes eller har tvingende legitime interesser av å beholde. For å utøve noen av disse rettighetene kan du kontakte oss med detaljene fremlagt nedenfor. Hvis du har uløste bekymringer, har du rett til å klage til et EU-datavernorgan der du bor, jobber eller hvor du mener et brudd kan ha inntruffet. Med unntak av markedsføringspreferanser og personlige detaljer du oppgir, er det nødvendig med forsyning av informasjon identifisert over hvis relevante data ikke oppgis, vil vi ikke kunne gi deg de relevante produktene, tjenestene, betalingene eller premiene. Markedsføringspreferanser og andre detaljer du oppgir er frivillige. Men dersom den informasjonen ikke oppgis, kan det bety at vi ikke kan vise deg relevante produkter eller kampanjer som kan være av interesse for deg. Hvordan kommer jeg i kontakt med dere? Vi håper at vi kan svare på spørsmål du måtte ha om måten vi behandler dine data. Hvis du har noen bekymringer om hvordan vi behandler dine data, eller vil melde deg av direkte markedsføring, kan du kontakte oss på DataPrivacy@acco.com eller ved å skrive til den fysiske adressen til den dataansvarlige oppført nedenfor.

7 Hvilken Esselteenhet er min dataansvarlig, og hvilke tilknyttede selskaper kan mine data deles med? Dataansvarlig for din informasjon er: Esselte AS Alf Bjerckes vei 22a, 0582 Oslo, Telefonnummer: E-post: En liste over Esseltegruppeenheter og deres kontaktdetaljer kan finnes her. Hvor lenge beholder dere mine data? Vi beholder og beskytter data så lenge som nødvendig i forbindelse med formålene de var samlet inn eller på annen måte lovlig behandlet, inkludert som nødvendig etter gjeldende lover og begrensningsperioder. Hvor vi behandler personlige data for markedsføringsformål eller med ditt samtykke, behandler vi dataene til du ber oss om å stoppe og i en kort periode etter dette (for å la oss implementere dine forespørsler). Vi dokumenterer også det faktum at du har bedt oss om ikke å sende deg direkte markedsføring eller behandle data på ubestemt tid, slik at vi kan respektere forespørselen din i fremtiden.