Retningslinjer for personvern

Transkript

1 Retningslinjer for personvern Vi beskytter personopplysningene dine Din tillit er viktig for oss hos SkiStar ("SkiStar", "vi", "oss"). Målet med disse retningslinjene er at du skal føle deg trygg, og at vi på en klar og gjennomsiktig måte beskriver hvordan vi samler inn, bruker, viser, overfører og lagrer informasjonen din slik at du kan være sikker på at personopplysningene dine oppbevares trygt og ikke misbrukes. Vi gjør hele tiden tiltak for å overholde prinsippene om "innebygd databeskyttelse og databeskyttelse som standard". Vi vurderer kontinuerlig risikoen forbundet med vår behandling av personopplysninger og utfører nødvendige sikkerhetstiltak for å redusere risikoen. Alle våre ansatte får kontinuerlig opplæring i databeskyttelse. I denne informasjonsteksten beskriver vi hvordan og hvorfor SkiStar behandler personopplysninger når du handler hos SkiStar, skistar.com, skistarshop.com og via kundeklubben "My SkiStar". Du finner vilkår for kundeklubben, bestillingsvilkår og kjøpsvilkår på det respektive nettstedet. SkiStar utfører all håndtering av personopplysninger i samsvar med EUs Personvernforordning (GDPR). Ansvarshaver for behandlingen av personopplysningene dine er SkiStar AB, hvis ikke annet er oppgitt i denne informasjonsteksten. Disse retningslinjene for personvern anvendes imidlertid av alle firmaene i SkiStar-konsernet. Selskapet SkiStar AB har et overordnet ansvar for SkiStarkonsernenes virksomhet, og det er derfor du skal henvende det til SkiStar AB med spørsmål eller for å utøve rettighetene dine. 1. Hvilke personopplysninger vi samler inn og hvorfor Personopplysninger er alle typer informasjon som direkte eller indirekte kan spores tilbake til en fysisk person som er i live. Noen eksempler er navn, personnummer, adresse, e-postadresse og telefonnummer. Det kan også være for eksempel bestillingsnummer og IP-adresse hvis de kan knyttes til fysiske personer. Opplysninger som samles inn for å behandle en bestilling Når du bestiller et produkt hos SkiStar, innhenter vi personopplysninger fra deg for å fullføre bestillingen din. Hvis bestillingen inkluderer barn, samler vi også inn disse opplysningene for barnet, forutsatt at dette er nødvendig for å fullføre bestillingen. Eksempler på slike opplysninger kan være 1

2 Identitetsinformasjon, for eksempel navn, personnummer og adresse. Kontaktinformasjon, for eksempel adresse og e-postadresse. Bestillingsinformasjon, for eksempel bestillingsnummer, reiselengde, destinasjon og hvilke produkter du har bestilt. Kjøpsinformasjon, inkludert hva du har kjøpt, når og hvor du kjøpte det, hvordan du betalte og kreditt- eller annen betalingsinformasjon. Bilde av deg, som kan bare kan brukes i sammenheng med at du kjøper et sesongkort, for å sikre at SkiPasset ikke misbrukes. Du kan også velge å laste opp et profilbilde på Min side hvis du ønsker det. Helseinformasjon, for eksempel høyde, vekt og skostørrelse for å kunne tilpasse ved f.eks. skiutleie. Kjørestatistikk, hvis du velger å registrere SkiPasset ditt på Min side. Opplysninger som samles inn ved personlig kontakt Vi samler inn personopplysninger når du kontakter oss for å håndtere kunderelasjonen mellom oss. Hovedsakelig samler vi inn de personopplysningene som er nødvendige for å kunne svare på spørsmålet ditt eller håndtere saken. Når du ringer vår kundeservice, tar vi opp samtalen din og lagrer innspillingen i 31 dager. Deretter anonymiseres samtalen og kan derfor ikke identifiseres. Formålet med innspillingen av samtalen er å kunne svare på eventuelle spørsmål du måtte ha i forbindelse med bestillingen. Vi kan også bruke samtalen for internt opplærings- og utviklingsarbeid. Opplysninger som samles inn via Mine sider Hvis du oppretter en brukerkonto på skistar.com (Mine sider), samler vi inn e-postadressen din for å opprette påloggingen. Deretter kan du administrere opplysningene dine på Min side. Opplysninger som samles inn når du abonnerer på vårt nyhetsbrev Hvis du velger å abonnere på nyhetsbrevet vårt, samler vi inn navn og e-postadresse for å kunne sende deg nyhetsbrevet. Hvis du velger å ikke motta nyhetsbrevet lenger, samler vi også inn opplysninger om postnummeret og bostedslandet ditt. Opplysninger som samles inn når du bruker våre digitale tjenester Når du bruker våre nettsteder, apper eller andre digitale tjenester fra oss, samler vi inn opplysninger om din bruk av tjenesten. Noen av disse opplysningene kan være personopplysninger, for eksempel IP-adressen din hvis den kan knyttes til fysiske personer. Vi samler også inn opplysninger om hvordan du navigerer i tjenesten, hvilke søk du gjør og hvilke produkter du er interessert i. Hvis du er pålogget på Mine sider eller oppgir informasjon som vi kan identifisere, kobler vi sammen opplysningene om bruksmønstrene dine med annen informasjon vi har samlet inn om deg. Hvis du vil ha mer informasjon om 2

3 hvilke opplysninger som samles inn ved bruk av våre digitale tjenester, kan du se våre retningslinjer for informasjonskapsler. Du kan også velge å laste opp et profilbilde på Min side. Informasjon som samles inn fra andre enn deg selv Når man bestiller og er i kontakt med oss av ulike årsaker, hender det at en annen person oppgir personopplysninger om én eller flere andre gjester i et reisefølge. Vi forutsetter at personen som oppgir informasjonen har samtlige individers samtykke til å oppgi disse personopplysningene. Hvis du ikke selv har gjennomført en bestilling, men noen andre gjort en bestilling som inkluderer deg, samler vi inn personopplysninger om deg fra vedkommende. Når du oppgir personopplysninger om andre gjester, må du være sikker på at disse gjestene samtykker til dette og at du har tillatelse til å oppgi disse opplysningene. Eventuelt bør du også forsikre deg om at disse personene forstår hvordan personopplysningene deres kan brukes av oss. 2. Hvordan vi bruker og lagrer opplysningene dine SkiStars rettslige grunnlag til å behandle personopplysningene dine SkiStar behandler personopplysningene dine i henhold til loven. Det kan hende at den samme personopplysningen behandles på flere rettslige grunnlag, slik som overholdelse av avtalen, basert på en interesseavveining eller spesifikt samtykke fra deg, eller på grunnlag av at disse opplysningene er nødvendige for å overholde andre rettslige forpliktelser. Dette innebærer at selv om du tilbakekaller ditt samtykke og behandlingen som baseres på ditt samtykke opphører, kan det fortsatt være nødvendig at vi beholder personopplysningen for andre formål der det fortsatt er behov for den. I hovedsak behandler vi opplysningene dine for å fullføre en avtale som du er en del av, for eksempel en bestilling. Administrering av reisen din For å kunne levere tjenestene og produktene du bestiller fra oss (dvs. fullføre avtalen), bruker vi personopplysningene dine på forskjellige måter. Opplysningene brukes for å opprette bestillingsbekreftelse og andre reisedokumenter, for å reservere overnatting og for å gjennomføre betalingen av produktene du har bestilt. Avhengig av hva du har bestilt, som for eksempel skiutleie, SkiPass, togbilletter eller lignende, brukes opplysningene på tilsvarende vis for å levere disse produktene. Administrering av bestillingen din omfatter også bruk av opplysningene dine til bokføring, oppgjør og revisjon, kreditt eller annen verifisering av betalingskort og tollkontroll (dvs. gjennomføring av rettslige forpliktelser). 3

4 For å kunne gi deg kundeservice Vi bruker personopplysningene dine for å kunne hjelpe deg dersom du kontakter oss med spørsmål, kommentarer eller f.eks. reklamasjoner. Vi bruker navnet og bestillingsnummeret ditt for å identifisere deg og bestillingen din. Vi bruker kontaktopplysningene dine, e- postadressen din og telefonnummeret ditt for å kunne kontakte deg i forbindelse med spørsmål og tjenester. Dette gjør vi for å kunne fullføre avtalen med deg og med støtte i våre legitime interesser i å gi deg god service. Vi kan også bruke øvrige personopplysninger som vi har samlet inn om deg for å håndtere spørsmål fra deg eller om din sak, avhengig av hva som er relevant i det bestemte tilfellet. Utsending av informasjon Når du fullfører en bestilling hos oss, bruker vi personopplysningene dine til å sende deg bestillingsbekreftelse, viktig informasjon om ditt kommende opphold og tilbud knyttet til produktet (dvs. for å gjennomføre avtalen og med støtte i våre legitime interesse i å markedsføre våre produkter og tjenester). Markedsføring og tilpassing Vi ønsker å sende deg aktuelle tilbud og nyheter om våre produkter og tjenester. Opplysninger slik som informasjon om dine tidligere kjøp, surfevaner og søkeinnstillinger kan brukes av SkiStar for å kontakte deg via post, e-post eller telefon i markedsføringssammenheng. På denne måten kan vi skreddersy kommunikasjonen vår slik at den blir mer relevant for deg. Vi kan også sende deg informasjon om samarbeidspartneres produkter og tjenester som vi tror kan være av interesse for deg. Hvis du ikke ønsker å motta markedsføring fra oss, kan du når som helst velge bort dette via innstillingene på Min side. Utvikling av tjenester og service Vi bruker opplysningene vi samler inn om kundene våre til å utvikle og forbedre våre produkter og tjenester. Det gjelder til dels for digitale tjenester, der vi analyserer brukeratferd for å utvikle hvordan vi presenterer informasjon, tilbud og designfunksjoner. Hovedsakelig bruker vi anonyme eller anonymiserte opplysninger på et aggregert nivå for å utføre denne typen analyser. Det kan imidlertid forekomme at vi også bruker personopplysninger som vi har samlet inn hvis de er relevante. Vi gjør dette for å gjennomføre vår avtale med deg og med støtte i vår legitime interesse for å forbedre våre tjenester og vår service. Juridiske krav Behandling av personopplysningene dine kan også forekomme for at vi skal kunne oppfylle forpliktelser pålagt av lover og forskrifter, som for eksempel av sikkerhetsmessige årsaker og regnskapsføring. 4

5 Oppbevaringstider Vi lagrer aldri opplysninger lenger enn det vi trenger, og vi bruker personopplysningene dine kun til de formålene som fremgår av disse retningslinjene. Deretter sletter vi personopplysningene dine på en trygg måte. Den samme personopplysningen kan lagres på flere forskjellige steder til ulike formål. Dette betyr at vi kan slette en opplysning fra et system når den er ikke lenger nødvendig der, samtidig som at opplysningen fortsatt kan være lagret i et annet system hvis formålet fremdeles eksisterer for det aktuelle systemet. Dersom det er behov for opplysningene etter denne perioden for analytiske, historiske eller andre legitime kommersielle formål, tar vi nødvendige forholdsregler for å anonymisere disse opplysningene slik at de ikke lenger utgjør personopplysninger. Personopplysningene som vi samler inn via en bestilling, lagres i kundedatabasen vår i fem år. Hvis du gjør en ny bestilling innen fem år etter at du kommer hjem fra denne reisen, lagres opplysningene om tidligere bestillinger/produkter i ytterligere fem år. Personopplysningene lagres som grunnlag for markeds- og kundeanalyser, til statistiske formål og for å kunne gi deg et bedre bestillingstilbud og bedre service. Personopplysningene lagres også for at vi skal kunne overholde juridiske krav som gjelder for pakkereiser, og fordi det skal finnes dokumentasjon for bestillingen ved en eventuell reklamasjon. Ved reklamasjoner kan visse opplysninger lagres i ti år slik at vi skal ha muligheten til å forsvare oss mot rettslige krav. Hvis du har registrert deg for å motta nyhetsbrevet vårt, beholder vi de opplysningene som er nødvendige for å administrere dette, såfremt du ikke melder deg av nyhetsbrevet eller varsler oss om at du ikke lenger ønsker å motta det. Du kan når som helst avslutte abonnementet på nyhetsbrevet via Min side. Opplysningene fra Min side lagres så lenge du har en aktiv profil der. Dersom telefonsamtalen din tas opp, lagrer vi denne telefonsamtalen i 30 dager. Loven pålegger oss å bokføre og beholde visse opplysninger som utgjør regnskapsinformasjon. Vi må derfor lagre disse opplysningene i omtrent syv år. 3. Deling av personopplysninger For å kunne gjennomføre bestillingen din hos oss, kan vi ha behov for å dele personopplysningene dine med våre leverandører og samarbeidspartnere. Vi deler kun personopplysninger med disse i den grad det er nødvendig for at de skal kunne fullføre tjenestene sine til deg og oss, og de får bare tilgang til de personopplysningene som er nødvendige. Tjenesteleverandører 5

6 For å oppfylle hensikten med vår behandling av personopplysningene dine, deler vi personopplysningene dine med selskaper som leverer tjenester til SkiStar, f.eks. for å håndtere sending og levering av varene dine. Disse foretakene kan bare behandle personopplysningene dine i samsvar med våre uttrykkelige instrukser og kan ikke benytte opplysningene dine til egne formål. De er også avtale- og lovpålagt til å beskytte personopplysningene dine. Avtalepartnere og IT-leverandører Vi benytter en rekke ulike IT-tjenester og IT-systemer i virksomheten vår. I noen av disse lagres og behandles personopplysninger. Vi bryr oss om personvernet ditt og informasjonssikkerheten din ved all slik håndtering. Noen systemer er installert lokalt hos oss, og det er bare våre ansatte som har tilgang til opplysningene. I disse tilfellene foregår det ingen overføringer til tredjepart. Noen systemer er imidlertid skyløsninger eller er installert hos leverandøren, noe som innebærer at vi overfører personopplysninger til leverandøren. I disse tilfellene er leverandøren vår personopplysningsansvarlig og håndterer opplysningene på våre vegne og etter våre instruksjoner. Nettanalysebedrifter Vi benytter eksterne leverandører for personifisering og analyse av brukeratferd på våre nettsteder og for tilbakemeldinger fra brukerne. Disse firmaene håndterer personopplysninger som personopplysningsansvarlig på våre vegne. Opplysningene det dreier seg om er i hovedsak opplysninger samlet inn gjennom informasjonskapsler og håndteres på et anonymt og aggregert nivå. Agenter og digitale partnere Når du bestiller reise med SkiStar via et reisebyrå eller nettsted (digital partner) som vi samarbeider med om markedsføringen av våre reiser, kan det hende at du oppgir personopplysninger til reisebyrået eller nettstedet. Disse personopplysningene eies og administreres av den respektive aktøren i samsvar med deres retningslinjer for personvern. Når du bestiller via en agent, oppgir du selv personopplysningene dine til agenten og samtykker til at agenten behandler disse i virksomheten sin. Agenten kan derfor identifisere deg ved hjelp av f.eks. bestillingsnummeret ditt. Vi er ikke ansvarlige for agentens håndtering av de personopplysningene du selv har oppgitt direkte til reisebyrået. Overnattingsformidlere Overnattingsformidlere har tilgang til de personopplysningene som trengs for å fullføre en bestilling. Dette gjelder opplysninger om navn og alder for alle reisende som bestillingen omfatter samt telefonnummeret til personen som bestiller. Leverandører av reiserelaterte tjenester For å kunne levere visse tjenester som du har bestilt hos oss, benytter vi underleverandører 6

7 og avtalepartnere. Ofte er det nødvendig å oppgi personopplysninger til disse for at tjenesten skal kunne utføres. Innen SkiStar Våre retningslinjer for personvern gjelder for alle konsernselskaper og datterselskaper innen SkiStar. Dette betyr at SkiStar AB har samme tilgang til personopplysninger som den bestemte destinasjonen eller avdelingen som du har vært i kontakt med lokalt. Imidlertid med den begrensningen at den enkelte ansatte bare kan se informasjon som er relevant for å utføre arbeidsoppgavene sine. Øvrig Om du bestiller andre reiserelaterte tjenester gjennom oss, f.eks. skiskole eller andre aktiviteter, kan de personopplysningene som trengs for å levere den bestilte tjenesten overføres til personen som skal utføre tjenesten. Dette kan f.eks. være opplysninger om navn og personnummer for alle personene som bestillingen omfatter samt kontaktinformasjon for personen som bestiller. Utlevering til et tredje land Siden vi arrangerer reiser i Sverige, Norge og Østerrike, oppholder flere av våre forretningspartnere seg (f.eks innkvartering og skiskoler) innenfor EU/EØS-området. Dette betyr at personopplysninger kan overføres til samarbeidspartnere i disse landene til samme formål som beskrevet ovenfor. 4. Dine rettigheter Nødvendig håndtering av personopplysninger og håndtering med støtte i samtykke Behandling av personopplysninger som er nødvendig for at vi skal kunne fullføre en avtale med deg, eller for at vi skal kunne oppfylle en rettslig forpliktelse, er tillatt uten samtykke. For at vi skal kunne samle inn og håndtere personopplysningene dine til noe annet formål, kreves det derimot at du samtykker til behandlingen. Tilbaketrekking av samtykke Du kan når som helst velge å trekke tilbake samtykket ditt ved å kontakte oss ved hjelp av kontaktinformasjonen nedenfor. Hvis du trekker tilbake samtykket ditt, vil vi anonymisere personopplysningene vi har om deg og avslutte behandlingen som omfattes av samtykket, f.eks. gjeldende profilering. Dette gjør du på enkelt vis via innstillingene på Min side. 7

8 Det kan være at de samme personopplysningene behandles både med støtte i samtykke og med støtte i at opplysningen er nødvendig, eller med hjemmel i andre regler. Dette innebærer at selv om du tilbakekaller samtykket ditt og behandlingen basert på ditt samtykke opphører, kan personopplysningen fortsatt være lagret hos oss til andre formål. Rett til å motta informasjon om hvilke personopplysninger vi har lagret om deg Utover at du har tilgang til de personopplysningene som er relatert til Min side eller bestillinger, har du rett til å få en kopi av de personopplysningene vi har om deg. Rett til kontroll over personopplysningene dine Du har rett til å be om at opplysningene om deg skal slettes, suppleres eller korrigeres. Du har også rett til å be om at behandlingen av personopplysningene dine begrenses til visse formål og at de for eksempel ikke brukes til direkte markedsføring eller profilering. Du er velkommen til å kontakte oss når som helst for å få et utdrag av personopplysningene dine, endre dem eller slette dem. OBS! Forespørselen din må sendes inn skriftlig, da den må inneholde signaturen din. SkiStar AB Til: Kundeservice Fjällvägen Sälen HER finner du en mal som du kan bruke. Informasjonskapsler Vi benytter informasjonskapsler på skistar.com og skistarshop.com for å forbedre opplevelsen din, for å samle inn informasjon for markedsføringen vår og for å kunne utvikle nettstedene. Informasjonen lagres anonymt. Det kan hende at visse personopplysninger håndteres av informasjonskapsler på skistar.com. For denne håndteringen gjelder, i tillegg til disse retningslinjene for personvern, også våre retningslinjer for informasjonskapsler. Kontakt Hvis du har spørsmål om behandlingen av personopplysningene dine, er du velkommen til å kontakte oss. Kontaktinformasjon finner du nedenfor. Hvis du ikke er fornøyd med svaret du får, har du rett til å sende inn en klage til Datatilsynet. Les mer på Datatilsynets nettsted 8

9 SkiStar AB Til: Kundeservice Fjällvägen Sälen 9