PERSONVERNERKLÆRING FOR KUNDER, LEVERANDØRER OG PARTNERE HOS PROTRUCK AS

Transkript

1 PERSONVERNERKLÆRING FOR KUNDER, LEVERANDØRER OG PARTNERE HOS PROTRUCK AS Denne personvernerklæringen er utarbeidet av ProTruck AS (heretter referert til som ProTruck, vi, oss eller våre ) og gjelder for kunder, leverandører og våre samarbeidspartnere. Personvernerklæringen inkluderer informasjon om: 1) Hvem er ProTruck? 2) Hva er personopplysninger? 3) Hvilke typer personopplysninger behandler vi om deg og hvorfor? 4) Hva bruker vi dine personopplysninger til? 5) Hva er vårt juridiske grunnlag for behandling av personopplysninger? 6) Hvem deler vi dine personopplysninger med? 7) Hvordan oppbevares personopplysningene dine på en sikker måte? 8) Hva er dine rettigheter som registrert? 1. Om ProTruck ProTruck er en av Norges leverandører av gaffeltrucker, terminaltraktorer, spesialmaskiner og andre logistikkløsninger. I forbindelse med driften av ProTruck samler vi inn og behandler personopplysninger for de formålene som er beskrevet i denne personvernerklæringen. ProTruck er dataansvarlig for behandling av personopplysninger for disse formålene. Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller om ProTrucks behandling av personopplysninger som en del av driften av virksomheten vår, kan du kontakte oss her: ProTruck AS Andersrudveien Ytre Enebakk Tlf: E-post: post@protruck.no CVR: Hva er personopplysninger? Personopplysninger er enhver informasjon som kan brukes til å identifisere deg. Det kan f.eks. være et navn, en e-postadresse, telefonnummer, adresse, stilling, lønnsopplysninger, CPR-nr, IP-adresse mm.

2 3. Hvilken type personopplysninger behandler vi om deg og hvorfor? Informasjonen vi samler inn om deg, vil bli brukt til ulike formål i forbindelse med ditt kundeforhold /leverandørforhold og driften av virksomheten vår. Informasjonen som samles inn, kan variere avhengig av om du er kunde, leverandør eller samarbeidspartner, men generelt vil det være kontaktinformasjon og informasjon om rettigheter og forpliktelser (kontraktsrett) i henhold til ProTruck. Hvis du ikke gir oss dine personopplysninger, kan det bety at ProTruck ikke klarer å oppfylle sine forpliktelser i forhold til ditt kunde- eller leverandørforhold. ProTruck samler inn og behandler bare vanlige personopplysninger. ProTruck samler inn følgende kategorier av personopplysninger: Opplysninger vedrørende kunder: Opplysninger du gir oss når du fyller ut et skjema eller registrerer deg på nettet via nettsiden, inkludert kontaktinformasjon (fornavn, mellomnavn, etternavn, adresse, telefonnummer og e-postadresse), bankopplysninger, kundenummer, ordrehistorikk, opplysninger du gir oss hvis du kontakter oss med spørsmål eller vil rapportere et problem eller når henvender deg til oss om andre ting vedrørende ditt kundeforhold. ProTruck kan også samle inn opplysninger om fødselsdager og jubileer på fysiske kontaktpersoner. Opplysninger vedrørende leverandører og samarbeidspartnere: Opplysninger du gir oss i forbindelse med inngåelse av en leverings- eller samarbeidsavtale, inkludert kontaktinformasjon (arbeid, jobbtittel, fornavn, mellomnavn, etternavn, adresse, telefonnummer og e-postadresse), opplysninger du gir oss om dine preferanser relatert til markedsføring eller kommunikasjon, samt opplysninger du gir oss hvis du kontakter oss med spørsmål eller vil rapportere et problem eller når henvender deg til oss i forbindelse med vårt samarbeid. 4. Bruk av personopplysningene dine ProTruck behandler bare personopplysningene dine når det er nødvendig i forbindelse med kunde-, leverandør- eller samarbeidsforhold eller når påkrevet i henhold til gjeldende lov. ProTruck behandler personopplysningene dine for det formål som er beskrevet nedenfor. Vær oppmerksom på at ikke alle oppgitte formål, kategorier av opplysninger eller mottakere, typer av behandling av opplysninger gjelder for deg i alle forhold: Administrasjon av kundeforhold: Opprette og administrere kundeforholdet ditt med ProTruck som en del av driften av ProTrucks virksomhet, inkludert kundeservice, fakturering, inndrivelse, markedsføring, kundeanalyse og statistikk mm.

3 Administrasjon av leverandør- og samarbeidsforhold: Administrasjon av leverandør og/eller samarbeidsforhold, i tilfeller der du er leverandør eller samarbeidspartner eller kontaktperson hos en leverandør eller en forretningspartner, som ProTruck jobber sammen med som en del av driften av virksomheten vår, inkludert vedlikehold av vårt CRM-register med informasjon om kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere. Drift og vedlikehold av våre hjemmesider: Gjøre tjenestene våre tilgjengelige på nettstedene våre, blant annet for å støtte den pågående evalueringen og forbedringen av nettstedene våre. Overholdelse av gjeldende lover og regler: Overholdelse av lover og regler som ProTruck er underlagt i forbindelse med driften av virksomheten eller oppfyllelse av ulike rapporteringseller opplysningsforpliktelser i samsvar med gjeldende lover og regler, inkludert, men ikke begrenset til, hvitvasking av penger til enhver tid. Vi forsøker å sikre at alle personopplysninger vi behandler er nøyaktige og oppdaterte. Vi ber deg derfor om å informere oss om eventuelle endringer i dine personlige forhold (for eksempel bytte av adresse eller betalingsinformasjon) slik at vi kan sikre at personopplysningene dine er oppdatert til enhver tid. 5. Juridisk grunnlag for behandling av dine personopplysninger ProTruck behandler bare personopplysningene når vi har et juridisk grunnlag for behandling. ProTruck behandler kun generell informasjon om deg. Vår behandling av dine personopplysninger er i utgangspunktet gjort på ett av følgende grunnlag: Samtykke: Du har gitt ditt samtykke til behandling av dine personopplysninger for et eller flere spesifikke formål (for eksempel for å motta nyhetsbrev). Behandling basert på samtykke har hjemmel i personvernforordningen artikkel 6. 1, punkt a. Kontrakt: Inngåelse eller oppfyllelse av din kunde-, leverandør- eller samarbeidsavtale med ProTruck. Behandling basert på kontrakt har hjemmel i artikkel 6 nr. 1 i personvernforordningen, punkt b. Juridisk forpliktelse: Overholdelse av en juridisk forpliktelse som ProTruck er pålagt. Behandling på grunnlag av en juridisk forpliktelse som har hjemmel i artikkel 6, nr 1 i personvernforordningen, punkt c. Dette gjelder særlig regnskapsloven, som forplikter ProTruck til å lagre alt bokføringsmateriale i minst 5 år. I tillegg til ovenstående kan det finnes andre lover som forplikter ProTruck å behandle personopplysninger. Dette gjelder spesielt lover og lovendringer som vedtas etter

4 utarbeidelsen av denne personvernerklæringen, lover/utførelsesordrer som ProTruck senere blir underlagt i forbindelse med endringer i virksomheten, samt hvis særlige forhold gjelder for ditt ansettelsesforhold. Våre legitime interesser: Hensynet til ProTrucks legitime interesser, dvs. formålene som er beskrevet ovenfor (f.eks. kundeanalyse og segmentering). Behandling med grunnlag i våre legitime interesser har hjemmel i personvernforordningen, artikkel 6, nr 1, punkt f. Tredjeparts legitime interesser: I tillegg kan det være situasjoner der vi behandler dine personopplysninger for de legitime interessene til tredjeparter for de formålene som er beskrevet ovenfor, med mindre hensynet til dine interesser er viktigere. Behandling basert på tredjemanns legitime interesser har hjemmel i personvernforordningen, artikkel 6, nr 1, punkt f. 6. Overføring av personopplysninger ProTruck overfører kun opplysningene dine i den grad det er nødvendig i forbindelse med ditt kunde-, leverandør- eller samarbeidsforhold. ProTruck kan videresende og/eller overlate personopplysningene dine til leverandører og/eller tjenestetilbydere i forbindelse med normal drift av virksomheten vår, for eksempel i forbindelse med ekstern administrasjon av våre IT-systemer, analyseoppgaver, markedsføringsoppgaver, inndrivelse, kredittvurdering, revisjon, juridisk assistanse osv. Videreformidling av dine personopplysninger foregår på samme juridiske grunnlag som selve behandlingen (se pkt. 5). ProTruck har som mål å begrense videreformidling av personopplysninger som kan identifisere en person, og dermed begrense tilfeller der videreformidlet informasjon kan knyttes til deg personlig. ProTruck overfører ikke dine personopplysninger til land utenfor EU/EØS. 7. Dataintegritet og sikkerhet Dine personopplysninger blir ikke lagret lenger enn nødvendig for å oppfylle formålet de ble samlet inn, med mindre oppbevaringen er nødvendig for å overholde lovkrav, herunder lovbestemte oppbevaringsperioder i forbindelse med kontroll av EU-tilskudd, regnskap, osv. Dine opplysninger vil vanligvis bli slettet senest 3 år etter at kontrakten avsluttes. Dette er for å sikre at vi kan dokumentere relevante forhold knyttet til avtalen, inkludert eventuelle avvik i forretningsbetingelser, betalingsvilkår mm. ProTruck har tatt og implementert en rekke tekniske og organisatoriske sikkerhetsforanstaltninger for å beskytte tilgangen og tilgjengeligheten samt integriteten til dine personopplysninger.

5 8. Dine rettigheter I henhold til personvernforordningen har du en rekke rettigheter du kan gjøre gjeldende overfor ProTruck. Du skal imidlertid være oppmerksom på at vi ikke alltid vil være forpliktet til å iakta disse rettighetene, og i noen tilfeller vil vi kun kunne ivareta rettighetene i begrenset grad. Eksempelvis kan du ikke få slettet opplysninger som ProTruck behandler om deg, hvis ProTruck etter lovkrav er forpliktet til å oppbevare disse opplysningene. Innsikt: Du kan blant annet be om innsikt i personopplysningene vi er i besittelse av, så vel som for eksempel få informasjon om hvilke personopplysninger som brukes og hvem de blir sendt videre til. Innsigelse: Du kan motsette deg behandlingen av opplysningene, inkludert innvendinger mot automatiserte avgjørelser og profilering eller til bruk av dine personopplysninger for direkte markedsføring. Rettelse: Du kan be om rettelse av feilaktige opplysninger om deg selv. Begrensning og sletting: Du kan be om å få opplysninger om deg selv begrenset eller slettet hvis vilkårene for dette er oppfylt. Dataportabilitet: Du kan gjøre din rett til dataportabilitet gjeldende for opplysningene du har gitt oss, hvis behandlingen er basert på samtykke eller kontrakt, og dette er ellers teknisk mulig. Du har også rett til å trekke tilbake ditt samtykke til behandling av dine personopplysninger, forutsatt at behandlingen er basert på ditt samtykke. Hvis du ønsker å gjøre dine rettigheter gjeldende, kontakt oss via e-post her: ProTruck AS Andersrudveien Ytre Enebakk Tlf: E-post: post@protruck.no CVR:

6 Din forespørsel blir behandlet i samsvar med den til enhver tid gjeldende personvernforordning. Klage på vår behandling av dine personopplysninger kan fremsettes til: Datatilsynet 9. Oppdateringer ProTruck evaluerer og oppdaterer fortløpende denne personvernerklæringen. Du bør derfor regelmessig sjekke denne personvernerklæringen for eventuelle endringer som kan påvirke behandlingen av dine personopplysninger.