Til: Medlemmene av forstanderskapet, styret, revisor, og bankens ledergruppe. Innkalling til konstituerende møte i forstanderskapet Helgeland Sparebank onsdag den 30. mars 2016 kl. 14:30 Sted: Clarion Collection hotel Helma, Thomas Von Westens gate 2, Mo i Rana Lunsj serveres fra kl. 12:00. Denne innkallingen sendes også til varamedlemmene i forstanderskapet. Disse skal kun møte hvis et fast medlem melder forfall. Varamedlem vil i så fall bli innkalt pr telefon eller e-post. Til behandling foreligger: 1. Åpning av møtet ved forstanderskapets leder Per Gunnar Hjorthen 2. Godkjenning av møteinnkallingen 3. Valg av to representanter til å underskrive protokollen sammen med møteleder 4. Andre gangs behandling av vedtektsendringer - tilpasninger til lov om finansforetak og finanskonsern (finansforetaksloven) 5. Godkjenning av instruks for valgkomité 6. Valg av: a) Leder for forstanderskapet for to år (2016/2017) b) Nestleder for forstanderskapet for to år (2016/2017) c) Nestleder for styret for to år (2016/2017) d) 3 medlemmer til styret for to år (2016/2017) e) 2 varamedlemmer til styret for to år (2016/2017) f) 1 ansattevalgt medlem, med personlig varamedlem, til forstanderskapets valgkomité for valgene i 2017/2018 g) 2 innskytervalgte medlemmer, med personlige varamedlemmer, til forstanderskapets valgkomité for valgene i 2017/2018 h) 2 egenkapitalbeviseiervalgte medlemmer, med personlige varamedlemmer, til forstanderskapets valgkomité for valgene i 2017/2018 i) 1 ekstern medlem, med personlig varamedlem, til forstanderskapets valgkomité for valgene i 2017/2018 j) Leder til forstanderskapets valgkomite for valgene i 2017/2018 k) Nestleder til forstanderskapets valgkomite for valgene i 2017/2018 7. Fastsettelse av honorarsatser for tillitsvalgte Er du forhindret fra å delta, vennligst gi beskjed så snart som mulig til: Brit Søfting; e-post brit.softing@hsb.no, telefon 75 11 91 14, mobil 908 06 562 (send helst SMS) eller til bankens sentralbord 04516, slik at varamedlem kan kalles inn. Mo i Rana den 9. mars 2016 Per Gunnar Hjorthen (sign.) Forstanderskapets leder
F O R S T A N D E R S K A P E T Dato: 30. mars 2016 Sak 04 Andre gangs behandling av nye vedtekter for Helgeland Sparebank Bankens styre behandlet saken i møte 24. februar 2016 og foreslår at forstanderskapet vedtar nye vedtekter for Helgeland Sparebank. Forstanderskapet vil i møte kl. 13.00 den 30. mars 2016 behandle for første gang styrets forslag til vedtektsendring, hvor forstanderskapet er invitert til å treffe følgende vedtak: Styrets forslag til endringer i Helgeland Sparebanks vedtekter legges frem for forstanderskapet for andre gangs behandling og endelig vedtak". ------------ Etter første gangs behandling i forstanderskapet inviteres forstanderskapet til å treffe følgende vedtak om å godkjenne nye vedtekter for Helgeland Sparebank: Fremlagt forslag til endringer i Helgeland Sparebanks vedtekter er undergitt andre gangs behandling i samsvar med bankens vedtekter. Forslaget vedtas som bankens vedtekter. Andre gangs behandling av nye vedtekter for Helgeland Sparebank Side 1 av 1
F O R S T A N D E R S K A P E T Dato: 30. mars 2016 Sak 5 Godkjenning av instruks for valgkomite I lov om finansforetak og finanskonsern som trådte i kraft fra 1. januar 2016 er det anbefalt at bankens forstanderskap vedtar instruks for valgkomiteen. Bankens styre behandlet saken i møte 24. februar 2016 og fattet følgende vedtak: Styret vedtar å fremme forlag om instruks for Helgeland Sparebanks valgkomite overfor forstanderskapet i møte den 30. mars 2016. Forslag til vedtak: Styrets forslag til instruks for Helgeland Sparebanks valgkomite godkjennes.
Helgeland Sparebank Instruks for valgkomité Godkjent av Forstanderskapet: 30. mars 2016 Instruks for valgkomiteen Side 1 av 7
Instruks for valgkomité Fastsatt av forstanderskapet i Helgeland Sparebank den 30. mars 2016, jf. Bankens vedtekter 5-1 I Helgeland Sparebank er det en valgkomite som skal forberede valg til alle bankens organer slik det er angitt i denne instruks. Valg av ansattes representanter til ulike organer omfattes ikke av denne instruksen. 1. Generelt om valgkomitéen 1.1 Sammensetning og valg Valgkomiteen består av inntil seks medlemmer og inntil seks personlige varamedlemmer. De ansatte skal ha ett medlem med personlig varamedlem, innskyterne og eierne av egenkapitalbevis skal ha to medlemmer hver, med personlige varamedlemmer, i valgkomiteen. Ett medlem av valgkomiteen skal ikke være ansatt eller tillitsvalgt i Sparebanken. Ett av medlemmene i valgkomiteen skal velges som leder og ett medlem skal velges som nestleder av valgkomiteen. Valget foretas av forstanderskapet etter innstilling fra valgkomiteen. Valgkomiteens medlemmer skal: Velges blant forstanderskapets medlemmer dog skal ett medlem velges uavhengig av forstanderskapet. Samlet representere innskytere, egenkapitalbeviseiere, ansatte og samfunnsfunksjonen Ha god kjennskap til banken, dens organisasjon og virksomhet, strategi og omdømme Ha erfaring, være egnet og kvalifisert til å utføre valgkomiteens oppgaver Valgkomiteen skal ha en sammensetning som ivaretar både bredde i kompetanse, kontinuitet og fornyelse. Det skal legges vekt på å sikre en god kjønnsmessig og aldersmessig balanse Medlemmene og varamedlemmene velges av forstanderskapet for to år. Medlemmer og varamedlemmer kan gjenvelges. Valgkomiteens medlemmer skal sitte sammenhengende i valgkomiteen i mer enn 6 år. Som hovedregel skal de med lengst tjenestetid tre ut først. 1.2 Oppgaver Valgkomiteens oppgaver er å forberede: Innskyternes valg av forstanderskapsmedlemmer og varamedlemmer Egenkapitalbeviseiernes valg av forstanderskapsmedlemmer og varamedlemmer Valg av leder og nestleder i forstanderskapet Instruks for valgkomiteen Side 2 av 7
Valg av styrets medlemmer og varamedlemmer (ikke ansatterepresentant) Valg av styrets leder og nestleder Valg av valgkomiteens medlemmer og varamedlemmer, samt valgkomiteens leder og nestleder Valgkomiteen skal også foreslå godtgjørelse til bankens tillitsvalgte. 1.3 Samlet krav til forstanderskapets sammensetning Forstanderskapet skal samlet avspeile bankens kundestruktur, andre interessegrupper og samfunnsfunksjonen. Medlemmene skal ut i fra forstanderskapets oppgaver samlet dekke forstanderskapets behov for kompetanse, kapasitet, distriktsrepresentasjon og mangfold. Det skal legges vekt på å sikre en god kjønnsmessig og aldersmessig balanse blant medlemmene i forstanderskapet. Sammensetningen bør også hensynta krav til kontinuitet og fornyelse. 1.4 Krav til medlemmer av forstanderskapet som representerer innskyterne og samfunnsfunksjonen Innskyterne skal velge 9 medlemmer og 9 varamedlemmer. Innskyternes valg av medlemmer med varamedlemmer skal skje på valgdag(er). De som velges skal være innskytere i banken og samlet avspeile sparebankens kundestruktur sammen med samfunnsfunksjonen. Medlemmer og varamedlemmer for innskyterne skal velges fra sparebankens virkeområde på Helgeland. Det tilstrebes å få til en jevn geografisk fordeling blant de som velges. Medlemmer velges for 4 år. Varamedlemmer velges for 2 år. Av de medlemmer som velges av innskytere ved første gangs valg går 2 medlemmer ut etter loddtrekning hvert år. Dette gjelder de første 3 år. Deretter går de ut som har gjort tjeneste lengst. Loddtrekning foretas av valgkomiteen. Medlemmer og varamedlemmer kan gjenvelges. 1.5 Krav til medlemmer av forstanderskapet som representerer egenkapitalbeviseierne Egenkapitalbeviseierne skal velge 10 medlemmer og 10 varamedlemmer i eget valgmøte. Medlemmer velges for 4 år. Varamedlemmer velges for 4 år. Instruks for valgkomiteen Side 3 av 7
Av de medlemmer som velges av egenkapitalbeviseierne ved første gangs valg går 2 medlemmer ut etter loddtrekning etter ett år, 3 medlemmer etter loddtrekning etter to år og 2 medlemmer ut etter loddtrekning etter tre år. Deretter går de ut som har gjort tjeneste lengst. Loddtrekning foretas av valgkomiteen. Medlemmer og varamedlemmer kan gjenvelges. Det følger av LOV 2015-04-10 nr. 17 om finansforetak og finanskonsern, 6-1 at ingen eier av egenkapitalbevis kan ha en kvalifisert eierandel i banken. Med kvalifisert eierandel menes eierandel som representerer 10 % eller mer av bankens egenkapital (grunnfondskapital + eierandelskapital) eller som representerer 10 % eller mer av stemmene i forstanderskapet. I sitt arbeid skal valgkomiteen påse at ingen eier av egenkapitalbevis velges inn i forstanderskapet dersom eieren vil representerer 10 % eller mer av stemmene i forstanderskapet. Bestemmelsene i finansforetaksloven om kvalifiserte eierandeler gjelder ikke for finanstiftelser og avsnittet ovenfor kommer derfor ikke til anvendelse for Sparebankstiftelsen Helgeland eller andre finansstiftelser. 1.6 Krav til styrets sammensetning Medlemmer og varamedlemmer velges for 2 år, dog slik at halvdelen trer ut hvert år. De trer ut som har tjenestegjort lengst. Har flere tjenestegjort like lenge skjer uttreden etter loddtrekning. Loddtrekningen foretas av valgkomiteen. Medlemmer og varamedlemmer kan gjenvelges. Leder og nestleder har samme valgperiode som øvrige medlemmer (dvs. 2 år). 1.7 Krav til medlemmer av styret og til styret samlet sett Valgkomiteen skal i sitt arbeid foreslå kandidater til styret som hver for seg og samlet skal: Ivareta bankens behov for kompetanse, kapasitet og mangfold Ha medlemmer som i kvalifikasjoner og kompetanse utfyller hverandre Være en drivkraft for banken og dens ledelse Ivareta bankens og eiernes interesser Oppfylle krav om personlig egnethet Være uavhengig i forhold til bankens ledelse Minst ett medlem skal være uavhengig av banken og ha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon Styrets sammensetning skal hensynta krav til kontinuitet og fornyelse. Instruks for valgkomiteen Side 4 av 7
2. Saksbehandlingsregler 2.1 Alminnelige krav til saksbehandlingen Valgkomiteen skal sørge for at arbeidet i valgkomiteen gjennomføres i samsvar med lovkrav, bankens vedtekter og denne instruks. Valgkomiteens leder har ansvar for forberedelse, innkalling, teknisk gjennomføring og oppfølgning av komiteens arbeid. Innkalling skjer skriftlig med angivelse av saker som skal behandles. Varamedlemmer innkalles ved forfall. Det skal føres referat fra møtene. Valgkomiteene er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene, inkludert leder, er til stede. 2.2 Særlig om valg av medlemmer og varamedlemmer som representerer innskytere og egenkapitalbeviseiere Valgkomiteens medlemmer valgt av innskyterne fremmer forslag på medlemmer og varamedlemmer som skal være valgbare på innskyternes valgdager. Innskyternes representanter avgir innstilling på vegne av komiteen. Valgkomiteens medlemmer valgt av egenkapitalbevis eierne fremmer forslag på medlemmer og varamedlemmer som skal være valgbare på egenkapitalbeviseiernes valgmøte. Egenkapitalbeviseiernes representanter avgir innstilling på vegne av komiteen. 2.3 Særlig om kjønnsbalanse og egnethet Personer som foreslås valgt skal være egnet. Lederen av forstanderskapet skal ha møte og talerett i valgkomiteen og kontrollere at de personer som innstilles som medlemmer og varamedlemmer til styret tilfredsstiller de krav som lovgivningen stiller til egnethet. Valgkomiteen skal tilstrebe god kjønnsbalanse i bankens organer. For valg av medlemmer og varamedlemmer til styret gjelder følgende: Kandidater til valg som medlemmer av styret skal egnethetsprøves av valgkomiteen, Jf. LOV 2015-4-10 nr. 17 om finansforetak og finanskonsern 3-5. Styret skal ha en god kjønnsbalanse i samsvar med finansforetaksloven 8-4. Dette gjelder også ved valg av varamedlemmer. 2.5 Møteplikt for styrets leder og adm. direktør Styrets leder og/eller adm. direktør møter på forespørsel fra valgkomiteen for å orientere om og evaluere styrets virksomhet og kompetanse. Instruks for valgkomiteen Side 5 av 7
2.6 Valgkomiteens tilgang til ressurser Adm. direktør stiller ressurser til rådighet for valgkomiteen som komiteen kan trekke på. Dokumentasjon om egnethet og om andre forhold som skal oppbevares, arkiveres i banken. 3. Krav til innstillingene 3.1 Hvilke innstillinger som avgis Samlet valgkomite gir innstilling om forstanderskapets valg av: Medlemmer og varamedlemmer til styret Styrets leder og nestleder Medlemmer til valgkomiteen Valgkomiteens leder og nestleder Forstanderskapets leder og nestleder Innskyternes medlemmer av valgkomiteen avgir innstilling om innskyternes valg av: Medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet Egenkapitalbeviseiernes medlemmer av valgkomiteen avgir innstilling om egenkapitalbeviseiernes valg av: Medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet 3.2 Krav til innstillingene Innstillingene skal være begrunnet. Følgende informasjon skal opplyses om kandidater som innstilles til valg: Alder Utdannelse Yrkesmessig erfaring Hvilke retningslinjer som ligger til grunn for egnethetsvurderingen Utfallet av egnethetsvurderingen for medlemmer og varamedlemmer som skal egnethetsvurderes Eventuelle oppdrag for - eller vesentlige eierinteresser i - banken eller andre finansinstitusjoner Ved forslag til gjenvalg av styremedlemmer, bør innstillingen også gi opplysninger om deltakelse i styremøtene og hvor lenge kandidaten har vært styremedlem. Instruks for valgkomiteen Side 6 av 7
4. Valgkomiteens ansvar Valgkomiteen skal påse at alle krav som følger av lovgivningen, bankens vedtekter og denne instruks er oppfylt. 5. Retningsgivende dokumenter for valgkomiteen I sitt arbeid skal valgkomiteen hensynta følgende dokumenter: Denne instruks vedtatt av forstanderskapet den 30. mars 2016 Bankens vedtekter Bankens bestemmelser i eierstyring og selskapsledelse med blant annet beskrivelse av bankens strategi og målsettinger samt norsk anbefaling av eierstyring og selskapsledelse og eventuelle andre relevante anbefalinger om god eierstyring (corporate governance) LOV 2015-04-10 nr. 17 om finansforetak og finanskonsern Rundskriv nr 14/2015 fra Finanstilsynet om egnethetsprøving Instruks for valgkomiteen Side 7 av 7
F O R S T A N D E R S K A P E T Dato: 30. mars 2016 Sak 6 Valg 2016 Valgkomiteenes innstilling til valgene i konstituerende møte i Helgeland Sparebanks Forstanderskap 30. mars 2016 Innstilling fra Forstanderskapets valgkomité: Forstanderskapet: a) Leder for forstanderskapet for to år (2016/2017) På valg er Per Gunnar Hjorthen, Mo i Rana, som har vært forstanderskapets leder i 2015. Han er valgbar. Per Gunnar Hjorthen, Mo i Rana (gjenvalg) b) Nestleder for forstanderskapet for to år (2016/2017) På valg er Marianne Myrnes Steinrud, Mosjøen, som har vært forstanderskapets nestleder i 2015. Hun er valgbar. Marianne Myrnes Steinrud, Mosjøen (gjenvalg) Styret: c) Nestleder for styret for to år (2016/2017) På valg er Stein Andre Herigstad-Olsen, Brønnøysund, som har vært styrets nestleder i 2015. Han er valgbar. Stein Andre Herigstad-Olsen, Brønnøysund (gjenvalg) d) 3 medlemmer til styret for to år (2016/2017) På valg er: Bjørn Audun Risøy, Mo i Rana, som har vært styremedlem i 2015 Nils Terje Furunes, Oslo, som har vært styremedlem i 2015 Begge er valgbare. Når det gjelder sammensetningen av styret gjelder fra og med årsskiftet allmennaksjelovens 6-11 a) også for Sparebanker. Denne paragrafen slår bl.a. fast at dersom styret har 6 til 8 medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst 3. Ansatterepresentanter regnes ikke med i antallet. Både valgkomiteen og bankens administrasjon ønsker derfor å utvide styret med ett medlem. Valg 2016 - valgkomiteenes innstilling Side 1 av 6
Bjørn Audun Risøy, Mo i Rana (gjenvalg) Nils Terje Furunes, Oslo (gjenvalg) Marianne Terese Steinmo, Mo i Rana (ny) e) 2 varamedlemmer til styret for to år (2016/2017) På valg er: Jonas Einar Tetlie, Mosjøen/p.t. Longyearbyen, som har vært 1. varamedlem i 2015 Marianne Terese Steinmo, Mo i Rana, som har vært 2. varamedlem i 2015 Begge er valgbare, men Marianne Terese Steinmo er foreslått valgt som fast medlem av styret og Jonas Einar Tetlie ønsker ikke gjenvalg. 1. varamedlem: Linda Brennbakk, Hattfjelldal (ny) 2. varamedlem: Kurt Jessen Johansson, Mosjøen (ny) Mo i Rana/Mosjøen den 25. februar 2016 Forstanderskapets valgkomité ------------------ ------------------- ------------------------------ ------------------ Øyvin Trønsdal Håmund Ivarrud Mildrid Hendbukt-Søbstad Roger Ditlefsen (sign.) (sign.) (sign.) (sign.) Forslag til endring av vedtekter for Helgeland Sparebank Side 2 av 6
Innstilling fra ansattevalgte medlemmer i forstanderskapet: De ansattevalgte medlemmene i forstanderskapet har i møte den 17. februar 2016 foreslått følgende: Forstanderskapets valgkomité (ny): f) Innstilling til valg av 1 ansattevalgt medlem, med personlig varamedlem, til forstanderskapets valgkomité for valgene i 2017/2018 Fast medlem: Roger Ditlefsen, Mo i Rana Ansattevalgtes innstilling: Personlige varamedlem: Tore Stamnes, Mosjøen Mo i Rana/Mosjøen/Sømna den 17. februar 2016......... Roger Ditlefsen Einar Eliassen Nils Sagrabb (sign.) (sign.) (sign.)......... Tore Stamnes Sten Åge Rørmark Morten Myran (sign.) (sign.) (sign.) Forslag til endring av vedtekter for Helgeland Sparebank Side 3 av 6
Innstilling fra innskyternes valgkomité: Innskyternes valgkomité har i møte den 25. februar 2016 foreslått følgende: Forstanderskapets valgkomité (ny): g) Innstilling til valg av 2 innskytervalgte medlemmer, med personlige varamedlemmer, til forstanderskapets valgkomité for valgene i 2017/2018 Faste medlemmer: Marianne Myrnes Steinrud, Mosjøen John Luktvasslimo, Elsfjord Personlige varamedlem: Wenche Drevland, Mosjøen - for Marianne M. Steinrud Sten Oddvar Solhaug, Korgen - for John Luktvasslimo Mosjøen/Herøy den 25. februar 2016 Innskyternes valgkomité ------------------------- ------------------------- Laila Furu Vold Wenche Drevland (sign.) (sign.) Forslag til endring av vedtekter for Helgeland Sparebank Side 4 av 6
Innstilling fra egenkapitalbeviseiernes valgkomité: Egenkapitalbeviseiernes valgkomité har i møte den 23. februar 2016 foreslått følgende: Forstanderskapets valgkomité (ny): h) Innstilling til valg av 2 egenkapitalbeviseiervalgte medlemmer, med personlige varamedlemmer, til forstanderskapets valgkomité for valgene i 2017/2018 2 faste medlemmer: Øyvin Trønsdal, Mo i Rana Anne Påsche Jakobsen, Dalsgrenda 2 personlige varamedlemmer: Brynjar Forbergskog, Brønnøysund - for Øyvin Trønsdal Per Gunnar Hjorthen, Mo i Rana - for Anne Påsche Jakobsen. Mo i Rana/Brønnøysund den 23. februar 2016 Egenkapitalbeviseiernes valgkomité ------------------------- ------------------------- ------------------------- Brynjar Forbergskog Per Gunnar Hjorthen Anne P. Jakobsen (sign.) (sign.) (sign.) Forslag til endring av vedtekter for Helgeland Sparebank Side 5 av 6
Innstilling fra Forstanderskapets valgkomité: Forstanderskapets valgkomité har i møte den 25. februar 2016 foreslått følgende: Forstanderskapets valgkomité (ny): i) Innstilling til valg av 1 eksternt medlem, med personlig varamedlem, til forstanderskapets valgkomité for valgene i 2017/2018 Fast medlem: Grete Bang, Brønnøysund Personlige varamedlem: Marius Meisfjord Jøsevold, Nesna j) Leder til forstanderskapets valgkomite (ny) for valgene i 2017/2018: Øyvin Trønsdal, Mo i Rana k) Nestleder til forstanderskapets valgkomite (ny) for valgene i 2017/2018: Marianne Myrnes Steinrud, Mosjøen Mo i Rana/Mosjøen den 25. februar 2016 Forstanderskapets valgkomité ------------------ ------------------- ------------------------------ ------------------ Øyvin Trønsdal Håmund Ivarrud Mildrid Hendbukt-Søbstad Roger Ditlefsen (sign.) (sign.) (sign.) (sign.) Forslag til endring av vedtekter for Helgeland Sparebank Side 6 av 6
F O R S T A N D E R S K A P E T Dato: 30. mars 2016 Sak 7 Fastsettelse av honorarsatser for tillitsvalgte 2016 Foreslåtte endringer er uthevet Tillitsverv Satser Tidsrom fra 1.4.2016 40.000 Pr år Forstanderskapets leder Forstanderskapets nestleder når vedkommende er møteleder Forstanderskapets medlemmer/varamedlemmer Styrets leder Styrets nestleder Øvrige styremedlemmer Ansattes fast møtende varamedlem 1. varamedlem til styret 10.000 5.000 5.000 Pr. møte 2.500 Pr møte 200.000 Pr år 130.000 Pr år 100.000 Pr år Øvrige varamedlemmer styret Kontrollkomiteens leder Øvrige kontrollkomitemedlemmer Varamedlemmer kontrollkomiteen Leder forstanderskapets valgkomité 12.500 2.500 Pr år Pr møte 5.000 Pr møte Pr år Pr møte Medlemmer/varamedlemmer forstanderskapets valgkomité 2.500 Pr møte Leder og medlemmer i øvrige valgkomiteer Revisjonsutvalget - leder 20.000 Pr år 4.000 Pr møte 1) Revisjonsutvalget - medlem 10.000 Pr år 4.000 Pr møte 1) Risikoutvalget leder 20.000 Pr år 4.000 Pr møte 1) Risikoutvalget medlem 10.000 Pr år 4.000 Pr møte 1) 1) I de tilfeller hvor felles revisjons- og risikoutvalg holder møter på en og samme dag utbetales kun ett møtehonorar. Ansattes fast møtende varamedlem,kontrollkomiteens leder, medlemmer og varamedlemmer, samt leder og medlemmer i øvrige valgkomiteer slettes. Forslag til vedtak: Foreslåtte endringer i bankens honorarsatser godkjennes og gjøres gjeldende fra og med 1. april 2016. Sak 7 Fastsettelse av honorarsatser Side 1 av 1