Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 14/108 Møtedato/tid: 23.09.2014, kl. 10:00 Møtested: Rådhuset, Kommunestyresalen Møtedeltakere: Oddvar M. Lian, leder John Geir Stølan, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Forfall: Andre møtende: Varamedlem 1 og 2 til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Kopi: Sakliste 029/14 030/14 031/14 032/14 033/14 034/14 035/14 036/14 037/14 038/14 039/14 040/14 Godkjenning av protokoll fra møte den 10.06.2014 Statsarkivets tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune - Ny orientering til kontrollutvalget Forvaltningsrevisjon Spesialundervisning - Ny orientering til kontrollutvalget Sikkerhet på skoleturer - Ny orientering til kontrollutvalget Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Den finansielle revisjonen i Snillfjord kommune - Orientering fra revisor Plan for selskapskontroll 2015-2016 Selskapskontroll med bomvegselskaper Budsjettkontroll pr. 10.09.2014 Forslag til økonomiplan 2015-2018 med budsjett for 2015 for kontrollutvalget Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 16.09.2014 Oddvar Lian (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik Konsulent, Konsek 1

Godkjenning av protokoll fra møte den 10.06.2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2014 Saksnr 029/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/108-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 10.06.2014 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 10.06.2014 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll 2

Statsarkivets tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune - Ny orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2014 Saksnr 030/14 Eva J. Bekkavik 216, &58, 11/225-21 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. status på lukking avvik etter tilsyn på arkiv Utrykt vedlegg Kontrollutvalgets sak 20/14 Statsarkivets tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune - Orientering til kontrollutvalget (møte 10.06.2014) Saksutredning Statsarkivet i Trondheim har, på vegne av Riksarkivaren, gjennomført et tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune den 06.05.2013. Hensikten med tilsynet var å undersøke om arkivdanning, arkivlokaler og rutiner knyttet til disse er i overensstemmelse med arkivloven og forskriften. Formålet med arkivloven er å sikre at arkiver som har kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettighetsmessig eller viktig forvaltninsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for samtid og ettertid. Statsarkivet fikk et positivt inntrykk av arkivarbeidet i kommunen. Kommunen har likevel visse utfordringer: Hovedarkivet i kjelleren i rådhuset har flere alvorlige avvik, og dette bør fases ut. Et grunnleggende fundament for å ta vare på arkivmateriale, både på kort og lang sikt, er tilfredsstillende oppbevaringsforhold. Avvikene kan resultere i tap av viktig rettighetsdokumentasjon og historisk viktige arkiv. Det kan ramme den enkelte innbygger og det kan ramme kommunen som helhet. Statsarkivet ser det som positivt at kommunen arbeider med å oppdatere arkivplanen. Flere av de avvik som ble funnet under tilsynet, går på at kommunen mangler påkrevde skrevne rutiner innenfor arkivarbeidet. Om disse utarbeides i forbindelse med revisjon av arkivplanen, vil kommunen lukke flere av de avvik som ble påpekt. Ved å lage og samle alle påkrevde rutiner i arkivplanen, vil kommunen få et overordnet og helhetlig grep om arkivarbeidet, og dermed redskap for å sikre alle sine arkiver på kort og lang sikt. Kontrollutvalgets sekretariat viser til den vedlagte tilsynsrapporten for utfyllende informasjon om tilsynet. 3

Rådmannen er i brev av 16.12.2013, samt i e-post av 23.04.2014, bedt om å gi kontrollutvalget en orientering vedr. Snillfjord kommune sin oppfølging av Statsarkivets tilsyn med arkivene. Kontrollutvalgets møte 10.06.2014 Mildrid V. Mæhle, kommunalsjef personal og org.utvikling, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Brann- og vannsikkert rom bak bilioteket er under oppussing vil bli ferdigstilt i løpet av sommeren, når rommet er ferdigstilt så flyttes saksarkivet over til dette rommet. Arkivplan er ikke 100% ferdig enda, arkivplanen ligger på www.arkivplan.no. Snillfjord kommune har et mål om at avvikene skal lukkes innen 1. september 2014. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 20/14: Kontrollutvalget ønsker en orientering om status i arbeidet med å lukke avvikene på sitt møte i september 2014. Rådmannen er i brev av 17.06.2014, bedt om å gi kontrollutvalget en orientering status i arbeidet med å lukke avvikene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget må i tillegg ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å lukke avvikene. 4

Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: eva.bekkavik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 11/225-19 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 17.06.2014 Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget vedr. status på lukking av avvik etter tilsyn på arkiv På kontrollutvalgets møte 10.06.2014 ble det under sak 20/2014 Statsarkivets tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune - Orientering til kontrollutvalget, vedtatt å be administrasjonen om en ny orientering vedr. lukking av avvik. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering om status i arbeidet med å lukke avvikene på sitt møte i september 2014. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag 22.09.2014 kl. 10:00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet hvis øskelig. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 20/2014, ber vi herved om at rådmannen i Snillfjord kommune orienterer på kontrollutvalgets møte 22.09.2014. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Telefon: 468 51 950 Telefaks: 73 86 60 34 5 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475

Forvaltningsrevisjon Spesialundervisning - Ny orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2014 Saksnr 031/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/116-15 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget Utrykte vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning 2. Kontrollutvalgets sak 31/2011 Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning (kontrollutvalgets møte 22.08.2011). 3. Kontrollutvalgets sak 6/2012 Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning rådmannens oppfølging (kontrollutvalgets møte 13.02.2012). 4. Kontrollutvalgets sak 38/2012 Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning Tilbakerapportering fra rådmannens (kontrollutvalgets møte 03.12.2012). 5. Kontrollutvalgets sak 36/2012 Forvaltningsrevisjon - Spesialundervisning - Orientering til kontrollutvalget (kontrollutvalgets møte 02.12.2013) Saksutredning På kontrollutvalgets møte den 22.08.2011 i sak 31/2011 ble forvaltningsrevisjonsrapporten Tilpasset opplæring og spesialundervisning behandlet. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor gjorde under denne forvaltningsrevisjonen så har revisor kommet med anbefalinger i rapportens pkt. 7.2. I kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret ble det blant annet bedt om en tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp fra rådmannen sin side, tilbakemelding skulle gis innen utgangen av desember 2011. Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Forvaltningsrevisjonen har belyst tre problemstillinger: 1. Hvordan praktiserer kommunen tilpasset opplæring gjennom den ordinære undervisningen? 2. Skjer tildeling av spesialundervisning i samsvar med intensjonene i regelverket? 3. Er det etablert rutiner for samhandling mellom barnehager, skole og PPtjeneste som sikrer tidlig innsats? 6

Revisjonens konklusjon Problemstilling 1: Hvordan praktiserer kommunen tilpasset opplæring gjennom den ordinære undervisningen? Revisor vil generelt konkludere med at kommunen har kjennskap til prinsippet om tilpasset opplæring, undervisningen som gis i kommunen bygger også på denne forutsetningen og rektorene gjennomfører tilpasset opplæring for sine skoler i samsvar med dette. Men det er rom for forbedring, og da særlig med tanke på involvering fra skoleeier i en systematisk tilnærming til tilpasset opplæring helhetlig i kommunen. Det som savnes er å utarbeide målsettinger for tilpasset opplæring og rapportere på disse i et helhetlig system til skoleeier. Dette med tanke på den ordinære undervisningen tilpasses de behovene elevene har og skoleeier arbeider systematisk for å sikre at undervisningen i størst mulig grad utføres i samsvar med intensjonene til regelverket. Det er viktig for skolene og skoleeier har høy bevissthet i valg av virkemidler i den ordinære undervisningen da dette kan ha betydning for behovet for spesialundervisning senere i undervisningsløpet til elevene. Vi ser at det er en sammenheng mellom antall enkeltvedtak om spesialundervisning og muligheten skolene har til å drive tilpasset opplæring i undervisningen som gis. En opprettholdelse eller ytterligere økning av enkeltvedtak for spesialundervisning, kan få som konsekvens at skolene i mindre grad greier å opprettholde/øke graden av tilpasset opplæring, som vi har sett i denne undersøkelsen. Det er derfor viktig at kommunen som skoleeier har en aktiv rolle i å følge med utviklingen fremover i et systemfokus både med målsettinger, rapportering, evaluering og tiltak for å tilpasse opplæringen med fokus på elevenes behov. Problemstilling 2: Skjer tildeling av spesialundervisning i samsvar med intensjonene i regelverket? Undersøkelsen viser at kommunen har prosedyrer og rutiner for hvordan vedtak om spesialundervisning fattes og det er vårt inntrykk at disse følges. Dette er med å sikre at enkeltvedtak for spesialundervisning fattes i samsvar med intensjonene til regelverket. Men om dette skjer i hver enkelt sak kan vi ikke konkludere med innenfor rammen av denne forvaltningsrevisjonen. Det har kommet frem informasjon om at tidsfrister og spesifisering av vedtak ikke praktiseres i samsvar med regelverket noe kommunen må se nærmere på. Vi ser at det rapporteres om andel vedtak for spesialundervisning til skoleeier noe som er positivt, men stiller spørsmålet om skoleeier i denne sammenheng ivaretar det systematiske arbeidet god nok. Vi savner at det settes mål og at det rapporteres på disse i et helhetlig system til skoleeier, slik at dette er i samsvar med kravene i opplæringsloven. Problemstilling 3: Er det etablert rutiner for samhandling mellom barnehager, skole og PP- tjeneste som sikrer tidlig innsats? Gjennom undersøkelsen har revisor sett at PP-tjenesten, barnehager og skoler har kjennskap til prinsippet om tidlig innsats og at det i større grad settes i gang tiltak for barn med klare behov i dag enn tidligere. Det er etablert flere rutiner som sikrer samhandling mellom de involverte parter i 7

dette arbeidet. Men det er fortsatt rom for forbedring i barnehagene for tidlig innsats, spesielt for barn med bekymringer som ikke er klart definert. Dette gjelder både for samhandling med PP-tjenesten og for å sette i gang tiltak og hjelp til barna slik at kommunen ivaretar intensjonen med tidlig innsats. I denne sammenheng savnes et fagforum hvor alle ansatte i barnehagene deltar, for å sikre at de har et felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. Revisors anbefalinger: På bakgrunn av vurderinger og konklusjoner i undersøkelsen vil revisor anbefale kommunen å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen, da denne har en høy andel i kommunen sammenlignet med andre. I tillegg sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet, noe som mangler i dag. Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 31/2011: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 7.2. - å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember 2011. Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte 06.10.2011 i sak 53/2011 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 7.2. - å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. 8

- gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember 2011. Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget I brev av 01.02.2012 har rådmannen gitt en grundig tilbakemelding på revisjonens anbefalinger i pkt. 7.2 samt kommunestyrets tillegg til revisors anbefalinger i rapporten. Kontrollutvalgets møte 13.02.2012 Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding i sak 6/12. Utvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Kontrollutvalget ønsker en ny muntlig orientering på sitt første møte etter sommeren 2012. På grunn av mange saker til kontrollutvalgets møte 26. september ble rådmannens orientering utsatt til utvalgets møte i desember. Rådmannen ble i brev av 12.11.2012 bedt om å gi en ny orientering i kontrollutvalgets møte 03.12.2012. Kontrollutvalgets møte 03.12.2012 Åge Røe, kommunalsjef oppvekst, orienterte kontrollutvalget og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget sa seg godt fornøyd med orienteringen, men ønsker fortsatt å følge opp saken fremover. Utvalget vedtok følgende i sak 38/12: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha saken til oppfølging. Rådmannen ble i brev av 24.09.2013 bedt om å gi en ny orientering i kontrollutvalgets møte 07.10.2013. Rådmannen ba i e-post av 25.09.2013 og 23.10.2013 om en utsettelse på tilbakemeldingen til kontrollutvalgets pga. at ingen fra administrasjonen kunne stille i utvalgets møte og orientere om saken. På bakgrunn av dette ble orienteringen utsatt til kontrollutvalgets møte i desember 2013. Kontrollutvalgets møte 02.12.2013 Åge Røe, kommunalsjef oppvekst, orienterte kontrollutvalget og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget merket seg at revisors merknad under problemstilling 1 vedr. involvering fra skoleeier i en systematisk tilnærming til tilpasset opplæring helhetlig i kommunen, ikke er tatt opp med politisk nivå pr. i dag. Spesialundervisning vs. tilpasset opplæring i barne og ungdomsskolen er tema som utvalget ønsker å ta med seg videre i sin oppfølgingsplan. Kontrollutvalget gjorde følgende vedtak i sak 36/12: Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmannen til orientering. Utvalget ønsker fortsatt å ha med saken på sin liste over oppfølging av vedtak. Rådmannen er i brev av 13.08.2014 bedt om å gi en ny orientering i kontrollutvalgets møte 23.09.2014 (følger vedlagt). Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass anbefalingene som revisor ga i rapportens pkt. 7.2, samt kommunestyrets tillegg til revisors anbefalinger i rapporten, eller om de anser at anbefalingene er gjennomført og kommunestyrets vedtak er fulgt opp. 9

Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: eva.bekkavik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 11/116-14 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 13.08.2014 Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget Kontrollutvalget ønsker en ny orientering om status i oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 53/2011 Forvaltningsrevisjon Tilpasset opplæring. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til tirsdag 23.09. 2014 kl. 10.00 på rådhuset, kommunestyresalen. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet hvis ønskelig. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Telefon: 468 51 950 Telefaks: 73 86 60 34 10 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475

Sikkerhet på skoleturer - Ny orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2014 Saksnr 032/14 Eva J. Bekkavik 033, &58, 13/18-25 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget - Sikkerhet på skoleturer E-post fra KonSek til rådmannen, Snillfjord kommune Saksutredning På kontrollutvalgets møte 07.10.2013 ble det under sak 27/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be administrasjonen om en skriftlig orientering vedr. Formannskapets sak 102/2013 brannulykken med skoleelever på fjelltur. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering vedr. formannskapets sak 102/2013 brannulykken med skoleelever på fjelltur. Hva har Snillfjord kommune gjort for å forhindre at slikt skjer igjen? Åge Røe, konst. rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget på utvalgets møte 02.12.2013 i sak 40/2013. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Utvalget ønsker en oppsummering på hva hver enkelt enhet har svart vedr. rådmannens henvendelse om rutiner for å ivareta barns sikkerhet ved turer. Oppsummeringen legges frem på kontrollutvalgets møte i mai/juni. Åge Røe, kommunalsjef oppvekst, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget på utvalgets møte 12.05.2014 i sak 13/2014. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en oppsummering på hva hver enkelt enhet har svart vedr. rådmannens henvendelse om rutiner for å ivareta barns sikkerhet på turer. Utvalget ønsker en skriftlig tilbakemelding innen 27. mai 2014, samt en orientering på sitt møte 10. juni 2014. Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Snillfjord kommune (datert 13.05.2014), og bedt om en ny orientering. Rådmannens skriftlige orientering ble mottatt av kontrollutvalgets sekretariat 03.06.2014. 11

Åge Røe, kommunalsjef oppvekst, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget på utvalgets møte 10.06.2014 i sak 19/2014. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Har Snillfjord kommune, som skoleeier, utarbeidet rutiner for sikkerhet på tur og bruk av produkter som innebærer risiko og fare? Har Snillfjord kommune, som skoleeier, fastsatt kompetansekrav på førstehjelp og produkthåndtering? Har Snillfjord kommune, som skoleeier, utarbeidet felles ordensregler på turer for oppvekstsentrene? Skriftlig svar på spørsmålene sendes kontrollutvalgets sekretariat innen 1. september 2014. Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Snillfjord kommune (datert 17.06.2014), og bedt om et skriftlig svar på kontrollutvalgets spørsmål. Sekretariatet har sendt påminnelse til rådmannen i e-post av 12.09.2014 (vedlegg). Svar fra rådmannen er ikke mottatt innen fristen for utsending av sakspapirer til kontrollutvalget (16.09.2014). Kontrollutvalgets leder ønsket på bakgrunn av ovenstående at saken ble satt opp som egen sak til kontrollutvalgets møte 23. september, slik at rådmannen kan stille i møtet å svare på utvalgets spørsmål. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om de anser svarene fra rådmannen som tilfredsstillende eller om utvalget skal følge opp saken videre. 12

Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: eva.bekkavik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 13/18-23 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 17.06.2014 Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Orientering til kontrollutvalget - Sikkerhet på skoleturer På kontrollutvalgets møte 10.06.2014 ble det under sak 19/2014 Sikkerhet på skoleturer Ny orientering til kontrollutvalget, vedtatt å be administrasjonen om en skriftlig tilbakemelding på følgende: Har Snillfjord kommune, som skoleeier, utarbeidet rutiner for sikkerhet på tur og bruk av produkter som innebærer risiko og fare? Har Snillfjord kommune, som skoleeier, fastsatt kompetansekrav på førstehjelp og produkthåndtering? Har Snillfjord kommune, som skoleeier, utarbeidet felles ordensregler på turer for oppvekstsentrene? Skriftlig svar på spørsmålene sendes kontrollutvalgets sekretariat innen 1. september 2014 Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Telefon: 468 51 950 Telefaks: 73 86 60 34 13 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475

Fra: Eva J Bekkavik Sendt: 12. september 2014 14:53 Til: 'arild.risvik@snillfjord.kommune.no' Kopi: 'oddvarlian@hotmail.no'; 'John Geir Stoelan' Emne: VS: Orienteringer til kontrollutvalget! Viktighet: Høy Hei! Se vedlegg. Kontrollutvalgets sekretariat har ikke mottatt tilbakemeldingen pr. i dag. Mvh Eva Fra: Eva J Bekkavik Sendt: 17. juni 2014 10:07 Til: 'arild.risvik@snillfjord.kommune.no' Kopi: 'oddvarlian@hotmail.no'; 'Merete Lian'; 'Snillfjord' Emne: Orienteringer til kontrollutvalget! Viktighet: Høy Se vedlegg. Merete: sender til deg også slik at brevene blir lagt inn sak- og arkivsystemet. Mvh Eva KonSek Midt-Norge IKS www.konsek.no Telefon: 468 51 950 Privat: 907 93 885 14

Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2014 Saksnr 033/14 Eva J. Bekkavik 033, &58, 13/18-24 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til orientering og ber sekretariatet om å ta med innspill fremkommet i møtet i videre oppfølging av sakene. Vedlegg Saker for videre oppfølging Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med etablert praksis legger kontrollutvalgets sekretariat frem gjennomgang av saker i formannskapet og kommunestyret i tidsrommet 04.06.2014 15.09.2014. Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Kommunestyrets sak 31/2014 Selskapskontrolli Trønderenergi AS er tatt inn i oppfølgingslisten etter forrige møte i kontrollutvalget. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Rådmannen er bedt om å orientere i følgende sak: Kommunestyrets sak 53/2011 Forvaltningsrevisjon - Tilpasset opplæring Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom følgende saker: Kommunestyret: Sak 36/2014 sak 40/2014. Formannskapet: Sak 62/2014 sak 109/2014. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som settes til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget. 15

SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden 04.06.2014 15.09.2014, foreslår kontrollutvalgets sekretariat at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 15.09.2014: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS9/2008 Forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten Kommunestyret tar forvaltningsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på Rutinemessig oppfølging. sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. OK Sjekk Sjekk Sjekk OK Sak i kommunestyret 29.05.2008 (Sak KS21/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Tiltak iverksettes for å sikre vannforsyning av god hygienisk kvalitet innen skolestart 2008. Sak i kommunestyret 26.06.2008 (Sak KS47/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Boring av ny brønn(er) og montering av UV-aggregater for å sikre hygienisk betryggende vannforsyning til Vågan skole. Dersom skolen vedtas opprettholdt, igangsettes arbeid med bygging av basseng og overbygg for UV-aggregater. Rådmannen orienterte om saken i kontrollutvalgets møte den 24. februar 2009, som sak KU-3/2009. Reservevannsløsninger og beredskapsplaner vann og avløp kan bli tema på ny hovedplan for vann og avløp. Manglende vaktordning for kommunale vannverk er omtalt i årsberetningen for 2008 (s. 32). Kontrollutvalgets møte 29.06.2010 Tilbakemeldingen fra rådmannen ble behandlet som sak 17/2010. Kontrollutvalget vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens lbakemelding til orientering. 16 Ny tilbakemelding på kontrollutvalgets

Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 15.09.2014: Sak Tittel Kommentar 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt første møte i 2011. Kontrollutvalgets møte 09.03.2011 Rådmannen ga en ny tilbakemelding i saken. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Til oppfølging første møte i 2011 Følges opp videre Kontrollutvalgets møte 13.02.2012 Rådmannen ga en orientering om status i arbeidet (kontrollutvalgets sak 4/2012). Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken til oppfølging. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Ny tilbakemelding ønskes på kontrollutvalgets siste møte før jul 2012. Kontrollutvalgets møte 03.12.2012 Egil Arve Hov, leder forvaltning, drift og vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding om status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans, på utvalgets møte 3. juni 2013. Kontrollutvalgets møte 03.06.2013 Rådmannen er bedt om å gi kontrollutvalget en orientering om status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans. Kontrollutvalgets møte 25.03.2014 Rådmannen kunne ikke stille i kontrollutvalgets sitt møte. Følges opp videre Ny orientering 3 juni 2013 Ny orientering i februar 2014 Kontrollutvalgets møte 12.05.2014 Egil Arve Hov, leder forvaltn. drift og vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Snillfjord kommune jobber fortsatt med Hovedplan vann og avløp, beredskapsplan er integrert i Ny orientering hovedplanen. Hovedplan ferdigstilles i løpet av 24. november 2014. Beredskapsplan er vedtatt i 2010. Snillfjord 2014 kommune har nå fått et reservestrømsaggregat. Kontrollutvalget anser punktene vedr. reservevannsløsning og strømsstans som fulgt opp. Utvalget ønsker en ny orientering om status i utarbeidelsen av beredskapsplan på sitt siste møte i 2014. Sak KS- Forvaltningsrevisjonsrapport 1/2010 Eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune Enstemmig som innstillingen: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune til etterretning og ber rådmannen følge opp rapporten med vekt på å Legge til rette for at kommunestyret kan fastsette overordnede mål for eiendomsforvaltningen. Utarbeide et system for eiendomsforvaltningen 17 Rutine messig oppfølging.

Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 15.09.2014: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging Kontrollutvalgets møte 21.09.2010 Skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget som synliggjør tilstand og behov for verdibevarende vedlikehold av hele kommunens bygningsmasse. Kontrollutvalget ber om en tilbakemelding i saken innen sitt første møte i 2011. Kontrollutvalgets møte 09.03.2011 I tillegg til en skriftlig tilbakemelding, som ble utdelt i møtet, orienterte rådmannen i saken. Følges opp videre Kontrollutvalgets møte 28.06.2011 Tiltaksplan skal behandles i formannskapet 16. august, tiltaksplanen vil følge budsjettet fremover. Følges opp videre Kontrollutvalgets møte 07.05.2012 Tiltaksplan for kommunal eiendom er behandlet av formannskapet i sak 100/11, 112/11 og 118/11 Formannskapet gjorde følgende vedtak: Snillfjord kommune vedtar Tiltaksplan for kommunal eiendom 2011 slik den er framlagt fra rådmannen. Midler avsettes ved budsjettbehandlingen. Kontrollutvalgets møte 19.02.2013 Tiltaksplan ikke lagt frem for kommunestyret pga. store øk.konsekvenser. Ordfører tar dette opp på strategidag i mars. Følges opp videre Følges opp videre Kontrollutvalgets møte 13.05.2013 Kontrollutvalget vil fortsatt ha saken til oppfølging. Kontrollutvalgets møte 03.06.2013 Kontrollutvalget inviterer leder for komite II til utvalgets møte i oktober. Kontrollutvalget ønsker en orientering om salg og planer for salg av kommunale eiendommer. Kontrollutvalgets møte 07.10.2013 Morten Myking orienterte vedr. salg av kommunal eiendom og utbygging av boligfelt i kontrollutvalgets sak 26/2013. I sitt vedtak i saken ba kontrollutvalget om en skriftlig orientering fra rådmannen innen 30. oktober vedr, innhenting av prisstilbud på skogsryddingen i gamle Hyllberget. Orienteringen er satt opp som egen sak til utvalgets møte 02.12.2013 Kontrollutvalgets møte 02.12.2013 Komiteen har kun forespurt en om tilbud, pga at det ikke var andre som var ledige. Rådmannen ser i ettertid at det burde vært forespurt 3 leverandører når man har offentlige anskaffelser under 100.000,-. Kontrollutvalget ba sekretariatet om en faglig vurdering vedr. komiteens håndtering av anskaffelsen av skogsrydding. Vurderingen legges 18 Orientering i møte

Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 15.09.2014: Sak Tittel Kommentar frem på utvalgets første møte i 2014. Kontrollutvalgets møte 25.03.2014 Kontrollutvalgets sak 7/2014 Håndtering av offentlig anskaffelse, skogrydding orientering til kontrollutvalget. Utvalget gjorde følgende vedtak: Kontrollutvalget anmoder rådmannen om at Snillfjord kommune søker å dokumentere innkjøp slik at etterprøvbarheten ivaretas, samt at anskaffelser skal, så langt det er mulig, være basert på konkurranse Kontrollutvalget ber om at Snillfjord kommunes rutiner for offentlige anskaffelser blir gjort kjent i organisasjonen. Samtidig bør det også utnevnes en/flere fagpersoner innen offentlige anskaffelser som de ansatte i Snillfjord kommune kan henvende seg til hvis de trenger bistand i slike saker. Kontrollutvalget ser viktigheten av at rådmannen stiller med sekretærbistand til komiteene, og anmoder rådmannen om å følge opp dette. Eierstrategier Snillfjord KSkommune 72/2010 grunnlagsdokument Til oppfølging Brev er sendt Snillfjord kommune 02.04.2014 Enstemmig: Rådmannen setter i gang en prosess for etablering av konkrete eierstrategier og rapporteringsrutiner i Ny orientering til aktuelle selskaper. Dette innbefatter et grundig kontrollutvalget i arbeid med saken i kommunestyret. juni 2011 Kontrollutvalgets møte 28.06.2011 Administrasjonen har kapasitetsutfordringer når det gjelder å få satt i gang arbeidet med å utforme eierstrategi for kommunens eierinteresser. Rådmannen har bedt kommunestyret om å vurdere om administrasjonen i kommunen har riktig kompetanse til å utfører dette arbeidet, eller om kommunen bør kjøpe ekstern bistand. Rådmannen mener at administrasjonen ikke har kapasitet til å ferdigstille en eierstrategi før siste halvår av 2012. Kontrollutvalgets møte 13.02.2012 Administrasjonen mangler kompetanse på området, økonomi til å gjennomføre arbeidsprosessen mangler også. Kontrollutvalgets møte 07.05.2012 Utvalget ønsker en orientering fra rådmannen på sitt møte 11. juni 2012. Kontrollutvalgets møte 11.06.2012 Rådmannen har meldt tilbake til kontrollutvalgets sekretariat (e-post 9. mai 2012) om at den kommunale administrasjonen fortsatt ikke besitter nødvendig kompetanse eller ressurser til å fullføre arbeidet med strategiske eiervurderinger. Følges opp videre Følges opp videre Orientering fra rådmannen i juni 2012 Kontrollutvalgets møte 03.12.2012 Rådmannen har fortsatt ikke ressurser til å fullføre arbeidet med strategiske eiervurderinger. Kommunestyrets møte 13.12.2012 19 Saken oversendes

Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 15.09.2014: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging Kontrollutvalgets møte 19.02.2013 Kommunestyret hadde saken opp på sitt møte 14.02.2013. Det er ikke aktuelt å kjøpe kompetanse utenfra. Rådmannen er i gang med arbeidet. Ordfører følger oppsaken på hvert formannskapsmøte fremover. Følges opp videre Sak 101/2012Kommunestyret ba om innspill på løsning til neste kommunestyremøte (14.02.2013). Kontrollutvalgets møte 13.05.2013 Reidar er i gang med arbeidet, alt av dokumentasjon fra selskapene er mottatt. Mulig det blir lagt frem en sak for formannskapet før sommeren. kommunestyret til orientering og en eventuell oppfølging. Følges opp videre Kontrollutvalgets møte 07.10.2013 Kommunestyret har vedtatt eierskapspolitikk og eierstrategi for Snillfjord kommune i sak 27/2013. Kontrollutvalgets møte 02.12.2013 Kontrollutvalget ønsker en ny orientering på sitt møte i mai 2014. Kontrollutvalgets møte 12.05.2014 Arild Risvik, rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Rådmannen vil ta fatt på dette arbeidet og få utarbeidet en eierstrategi for sitt eierskap. En realistisk målsetting er at dette kan bli ferdigstilt innen utgangen av 2014. Kontrollutvalget vil ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Sak KS Forvaltningsrevisjon 53/2011 Tilpasset opplæring Enstemmig som innstillingen: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 7.2. - å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av 20 Ny orientering i mai 2014 Følges opp videre

Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 15.09.2014: Sak Tittel Kommentar desember 2011. Kontrollutvalgets møte 13.02.2012 Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding i sak 6/2012. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Kontrollutvalget ønsker en ny muntlig orientering på sitt første møte etter sommeren 2012. Til oppfølging September 2012 Kontrollutvalgets møte 26.09.2012 Pga. knapt med tid i dagens møte, ble orienteringen (i samråd med kontrollutvalgets leder) fra rådmannen flyttet til kontrollutvalgets møte 3. desember 2012 Desember 2012 Kontrollutvalgets møte 03.12.2012 Åge Røe, kommunalsjef oppvekst, orienterte kontrollutvalget og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget sa seg godt fornøyd med orienteringen, men ønsker fortsatt å følge opp saken fremover. Følges opp videre Kontrollutvalgets møte 13.05.2013 Kontrollutvalget ønsker en orientering på sitt første møte etter sommeren 2013 Høsten 2013 Kontrollutvalgets møte 07.10.2013 Utvalget ønsker en orientering om status i saken, brev er sendt rådmannen 24.09.2013. Tilbakemeldingen fra rådmannen ble utsatt til møtet i desember fordi ingen kunne stille i kontrollutvalgets møte denne dagen. Orientering i møtet Kontrollutvalgets møte 02.12.2013 Åge Røe, konst. rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Følges opp videre Kontrollutvalgets møte 25.03.2014 Kontrollutvalget ønsker en ny orientering på sitt første møte etter sommeren 2014 23. sept. 2014 Kontrollutvalgets møte 23.09.2014 Rådmannen er i brev av 13.08.2014 bedt om en ny orientering. Sak KS Salg av aksjer i 26/2013 Trønderenergi AS Enstemmig: 1. Snillfjord kommune selger samtlige aksjer i TrønderEnergi AS. 2. Salget samordnes med salget av aksjer som skal gjennomføres i Agdenes, Malvik, Holtålen og Rissa kommuner. 3. Snillfjord kommune sier opp eksisterende aksjeeieravtale og inngår ny aksjeeieravtale med TrønderEnergi AS. 4. Snillfjord kommune sier opp gjeldende avtale med Sparebank 1 Markeds. 5. Ordfører får fullmakt til å delta sammen med de andre ordførerne for å innhente tilbud, vurdere, forhandle og velge rådgivnings- 21 Følges opp

Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 15.09.2014: Sak Tittel Kommentar /konsulenttjenester for gjennomføring av salgsprosessen. 6. Når pris på aksjene og endelig avtale om salg foreligger, og før salget realiseres, legges saken fram for behandling av kommunestyret. Til oppfølging Kontrollutvalgets møte 25.03.2014 Kontrollutvalget ønsker en orientering om status i saken på sitt møte i juni. Kontrollutvalgets møte 10.06.2014 Arild Risvik, rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Trondheim kommune har signalisert at de ikke er en kjøper, det er lite henvendelser fra omverdenen om å få kjøpe Trønderenergiaksjer, lite sannsynlig at aksjene blir solgt på kort sikt. Kontrollutvalget tok redegjørelsen til orientering Sak KS Boligprosjekt 2013 49/2013 Enstemmig: Det bevilges kr 140.000 til KOMITE I til komiteens videre arbeid. Kontrollutvalgets møte 25.03.2014 Utvalget ønsker å følge opp saken. Sak KS Selskapskontroll i 31/2014 Trønderenergi AS Orientering i juni 2014 Følges opp Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. Snillfjord kommune vil være en bevisst og aktiv eier, med tydelige mål for vårt eierskap og deltaking i selskaper. Kommunestyret ber formannskapet ta en gjennomgang av mål og strategier for vår deltaking og eierskap og utarbeide en eiermelding/eierstrategi. Denne blir lagt fram for kommunestyret en gang i året for behandling. Snillfjord kommune vil drive sin eierstyring og utøve sitt eierskap i generalforsamlingen i selskapet på en forutsigbar måte i samråd med de andre eierkommunene. Kommunestyret forventer at Snillfjord kommunes eierrepresentant jobber for et profesjonelt sammensatt styre i selskapet. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med fremlegging av eierskapsmeldingen innen september 2014. 22 Følges opp

Den finansielle revisjonen i Snillfjord kommune - Orientering fra revisor Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2014 Saksnr 034/14 Eva J. Bekkavik 216 13/112-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Saksutredning I henhold til kommunelovens 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse av kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Dette er ytterligere presisert i forskrift om kontrollutvalg (15.06.2004, no. 905) som i 6 utdyper kontrollutvalgets tilsynsrolle i forhold til revisjonen av kommunens regnskaper. Vi gjengir 6 i sin helhet: 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Som det fremgår av bestemmelsene skal kontrollutvalget holde seg orientert om revisjonsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat har i den anledning invitert oppdragsansvarlig revisor for Snillfjord kommune til kontrollutvalgets møte for å orientere planleggingen av revisjonsarbeidet for 2014 og den løpende revisjonen så langt i året. Kontrollutvalget vil på denne måten både ha mulighet til å følge opp det arbeidet som gjøres, forsikre seg om at revisjonen fungerer på en betryggende måte og gi innspill til revisor i videre arbeid. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors orientering i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til revisors orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 23

Plan for selskapskontroll 2015-2016 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2014 Saksnr 035/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/194-22 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar utkast til plan for selskapskontroll og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for 2015-2016, med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Bomveiselskapene 2. Hamos IKS 3. System og praksis for eierstyring 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig, eller ønskelig av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vedlegg Plan for selskapskontroll 2015-2016 Saksutredning Selskapskontroll er i følge kommuneloven 77-5 en pålagt oppgave som ligger til kontrollutvalget. Dette formuleres i forskrift om kontrollutvalg, kap 6 slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Kontrollutvalgssekretariatet har lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. Vedlagt ligger forslag til plan for selskapskontroll basert på en risiko- og vesentlighetsanalyse av kommunens eierskap. I planen er det tre prioriterte prosjekter. Som det fremgår av utkast til plan må revisjonsressursene som er satt av til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon sees samlet. Den årlige rammen for denne type kontroll er satt til ca 130 timer. Sekretariatet anbefaler at kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å bruke tilgjengelige ressurser best mulig. Det er viktig at kontrollutvalget har denne muligheten for å kunne koordinere kontrollinnsatsen 24

mellom kontrollutvalget i Snillfjord kommune og kontrollutvalg i andre kommuner som er eiere i samme selskap. Kommuneloven 80 gir hjemmel til innsyn i selskaper som i sin helhet er eid av kommuner eller fylkeskommuner. I andre selskaper med dominerende offentlig eierskap er det mulig å vedta slik innsynsrett i selskapenes vedtekter, forutsatt at man har tilstrekkelig tilslutning blant andre eiere. Dette kan være hensiktsmessig for å muliggjøre god kontroll med eierskapene. Kontrollutvalget har gjennom sak 24/2014 den 10.06.2014 foretatt vesentlighets- og risikovurderinger knyttet til kommunens eierskap, og gitt signaler i forhold til prioriteringer. KonSek oppdaterer sin database med opplysninger om ulike selskaper jevnlig med informasjon som kan være viktig grunnlag for prioriteringer. Kontrollutvalget må selv, ut fra egen kjennskap til ulike eierskap, vurdere foreslåtte prioriteringer i planen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Som det fremgår av sekretariatets innstilling legges det opp til at kontrollutvalget får stort spillerom i forhold til prioritering mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det samme gjelder hvilke selskaper som skal omfattes av kontrollen, herunder når det skal samarbeides med andre kontrollutvalg. 25

UTKAST TIL PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 20152016 Snillfjord kommune Vedtatt av kommunestyret xx.xx.201x, sak xx/xx 26

1 Om selskapskontroll I følge kommuneloven 77 nr. 5 er kontrollutvalget pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 er dette videre definert slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Slik det fremgår av denne paragrafen er det obligatorisk for kommunen å gjennomføreeierskapskontroll, definert som kontroll med forvaltningen av eierinteressene, herunder kontroll av om den som utøver eierskapet gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Videre er det anledning til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskaper, slik definert i kommuneloven 77 nr. 4: kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Det er et diskusjonstema hvilke selskapsformer og eierskap som inngår i begrepet selskapskontroll. Det er på det rene at det som et lovpålagt minimum må omfatte kommunens eierskap i aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA), interkommunale selskap (IKS), og samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar (BA, SA). Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap, deriblant interkommunale samarbeid etter kommunelovens 27, stiftelser og foreninger. 1.1 Plan for selskapskontroll I følge forskriftens 13, første ledd skal det også minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan for selskapskontroll, mens det er kommunestyret eller fylkestinget som vedtar planen. For selskapskontroll stiller forskriften krav om at planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Denne planen er basert på en slik analyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet. 1.2.1 Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene. 27

1.2.2 Innsyn Kommuneloven 80 hjemler følgende innsynsrett i selskaper for kontrollutvalget eller den som utfører kontroll på vegne av dette: 80. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov. 1.2.3 Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, vil det være hensiktsmessig å søke å inngå samarbeid om selskapskontroll. Dette både av ressurshensyn i revisjonsarbeidet, da de fleste vurderinger vil kunne være gyldige for flere eiere, men også av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. Dette fordrer at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes, og at kontrollutvalgene må gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter basert på hvilke prosjekter der det finnes interesserte samarbeidspartnere. 28

1.2.4 Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 29

2 Eierskap og eierstyring i Snillfjord kommune Kommunestyret vedtok følgende i sak 72/2010 Eierstrategier Snillfjord kommune grunnlagsdokument: Rådmannen setter i gang en prosess for etablering av konkrete eierstrategier og rapporteringsrutiner i aktuelle selskaper. Dette innbefatter et grundig arbeid med saken i kommunestyret. Med bakgrunn i vedtaket som ble gjort av kommunestyret, så har kontrollutvalget hatt denne saken på sin oppfølgingsliste (som legges frem på hvert møte i kontrollutvalget). Rådmannen har orientert om saken på 1 møte i 2011, 3 møter i 2012, 4 møter i 2013, samt 1orientering på kontrollutvalgets møte den 12.05.2014. Rådmannen mener at en realistisk målsetting for ferdigstillelse av eierstrategier i Snillfjord kommune vil være innen utgangen av 2014. 2.1 Tidligere gjennomført selskapskontroll Det har blitt gjennomført en runde med selskapskontroll tidligere i selskaper der Snillfjord kommune er medeier. I 2007 ble det gjennomført en såkalt begrenset selskapskontroll på Svanem AS. Her ble det gjort en svært begrenset kontroll med økonomiske nøkkeltall, og det ble konkludert med at kommunen hadde manglende rutiner for oppfølging av sine eierinteresser. Snillfjord kommune deltok i en felles selskapskontroll av TrønderEnergi AS i 2013/2014. Rapport fra selskapskontrollen ble behandlet i kommunestyret i mai 2014. Følgende anbefalinger ble gitt fra revisjonen knyttet til eierstyringen: Eierstyringen kan bli mer profesjonell, særlig hva gjelder valg til styret. Kompetanse, ikke tilknytning til eierkommuner bør legges til grunn. Det er viktig at eierne utarbeider eierskapsmeldinger eller andre dokumenter som angir klare målsettinger med eierskapet. Når eiermøtene i praksis er en viktig arena for eierstyring bør det vurderes å dokumentere disse bedre. At bedriftsforsamlingen benyttes som eierorgan er ikke i tråd med god kommunal eierstyring. Av habilitetsårsaker bør ikke ordførere sitte i dette som er et bedriftsorgan. Kommunestyret fattet følgende vedtak i sak 31/2014: Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. Snillfjord kommune vil være en bevisst og aktiv eier, med tydelige mål for vårt eierskap og deltaking i selskaper. Kommunestyret ber formannskapet ta en gjennomgang av mål og strategier for vår deltaking og eierskap og utarbeide en eiermelding/eierstrategi. Denne blir lagt fram for kommunestyret en gang i året for behandling. Snillfjord kommune vil drive sin eierstyring og utøve sitt eierskap i generalforsamlingen i selskapet på en forutsigbar måte i samråd med de andre eierkommunene. Kommunestyret forventer at Snillfjord kommunes eierrepresentant jobber for et profesjonelt sammensatt styre i selskapet. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med fremlegging av eierskapsmeldingen innen september 2014. 30

3 Prioriterte prosjekter for selskapskontroll i planperioden Prioritering 1. Prosjekt Bomvegselskaper Involverte selskaper1 Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS Fosenvegene Ei Tim Te By N AS Hitra Frøya fastlandssamband AS (avviklet) Trøndelag bomveiselskap AS 2. Hamos IKS Hamos IKS m/datterselskaper 3. System og praksis for eierstyring Involverte kommuner2 Agdenes, Snillfjord, Melhus, Skaun, Orkdal, Meldal, Hemne, Roan, Osen, Mosvik, Åfjord, Ørland, Leksvik, Rissa, Bjugn, NTFK, STFK, Malvik, Stjørdal, Trondheim Snillfjord, Agdenes, Rindal, Rennebu, Hitra, Hemne, Meldal, Frøya, Skaun, Orkdal Snillfjord kommune 3.1 Utdyping av de enkelte prosjektene Gjennomgående for alle prosjektene som går på konkrete selskaper vil vurdering av selskapenes økonomi og forutsetninger for drift, i tillegg til etterlevelse av lovverk (offentlighet, anskaffelser, likestilling) være aktuelle problemstillinger. Det vil også i de fleste tilfeller være nærliggende å gjøre en vurdering av eiernes rolle. I tillegg kommer problemstillinger spesifikke for de enkelte selskap. I hvert tilfelle vil det være nødvendig med en ytterligere utvelging og spissing av problemstillinger før bestilling av prosjekter. 3.1.1 Bomvegselskaper Kommunen er medeier i ett av flere bomvegselskaper i fylket. Disse administrerer svært høye beløp i offentlige avgifter fra bomvegprosjekter. Flere store bompengeprosjekter i fylket er avsluttet, mens et nytt nettopp er startet og flere er under planlegging. I tillegg foregår det et arbeid rettet mot en mulig fusjon av bompengeselskapene. En helhetlig gjennomgang av styring av disse selskapene kan samle nyttige erfaringer for videre bompengedrift i fylket. Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK) har vedtatt å sette i gang et prosjekt med fokus på bomvegselskaper, hvor de er medeiere. STFK er ikke eier i Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn, men har invitert eierne i det selskapet til å delta, slik at en får en helhetlig oversikt over driften av alle bomvegselskaper i fylket. 3.1.2 Hamos IKS Hamos IKS har ansvar for omfattende offentlige oppgaver innenfor renovasjon for eierkommunene. I tillegg driver selskapet innenfor sin konsernstruktur en hel rekke andre oppgaver innenfor tilgrensende virksomhet, slik som kommersiell innsamling av næringsavfall, resirkulering og innkrevingsvirksomhet. En problemstilling som har kommet frem i analysearbeidet har vært hvorvidt disse virksomhetene er tilstrekkelig adskilt, hvorvidt den kommersielle virksomheten bidrar positivt til primærvirksomheten og hvorvidt all virksomheten er innenfor selskapets formål og eiernes 1 2 Selskaper i kursiv er ikke underlagt reglene om innsyn i kommuneloven 80. Kommuner i kursiv har ikke Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. 31

intensjoner. Dette er også et prosjekt det antagelig bare vil være aktuelt å sette i gang dersom en stor andel av de øvrige eierne også prioriterer det. 3.1.3 System og praksis for eierstyring Snillfjord kommune må få på plass sin eierstrategi og rapporteringsrutiner i aktuelle selskaper før en eierskapskontroll knyttet til praktiseringen av kommunens eierstyring kan gjennomføres. Eierskapskontroll kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper. Det kan være en fordel å utsette et slikt prosjekt til kommunen har fått eierstrategier på plass, og det tenkes derfor fortrinnsvis gjennomført mot slutten av planperioden. 32

4 Vedlegg 1: Oversikt over kommunens eierskap 3 Orgnr Selskapsnavn 970917926 Agdenes Regnskap SA SA 0,00% Nei 981556607 Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn AS 10,34% Ja 975936333 Hamos forvaltning IKS IKS 2,00% Ja 947537792 Hemne Kraftlag BA BA 14,70% Nei 100000001 Impact Europe Group AB AS 0,00% Nei 971375965 Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 1,11% Ja 866818452 Kommunekraft AS AS 0,00% Nei 988799475 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 1,00% Ja 911750961 Norske Skogindustrier ASA AS 0,00% Nei 989870211 Ny Rv 714 AS AS 18,18% Nei 983409652 Næringshagen i Orkdalsregionen AS AS 0,97% Nei 977036283 Revisjon Midt-Norge IKS IKS 1,00% Ja 967493597 Svanem AS AS 8,11% Ja 916819927 Torghatten ASA AS 0,00% Nei 980417824 TrønderEnergi AS AS 1,32% Ja Selskapstype 3 Eierandel Off.heleid 4 Foretak oppført med 0 % er enten foretak med svært liten eierandel, ukjent eierandel eller foretak uten eiere der eierandel ikke er estimert. Vekten av fylkeskommunens interesse i foretaket er estimert for enkelte stiftelser og foreninger ut fra andel av årlig tilskudd eller stiftelseskapital. 4 Hvorvidt selskapet i sin helhet er eid av kommuner og fylkeskommuner og dermed faller inn under bestemmelsen om innsynsrett i kommuneloven 80. 33

Selskapskontroll med bomvegselskaper Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2014 Saksnr 036/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/194-21 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget i Snillfjord kommune stiller seg positiv til deltakelse i et samarbeidsprosjekt med selskapskontroll av bomvegselskaper. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å avklare forutsetningene for samarbeidet, spesielt med tanke på ressursbehovet og ressursfordeling med de andre eierne. 3. Endelig vedtak om deltakelse i samarbeidsprosjektet gjøres når ressursfordelingen mellom eierne er avklart. Vedlegg Invitasjon til samarbeid om selskapskontroll med bomvegselskaper Møtebok Bestilling av selskapskontroll - bomvegselskaper Saksutredning Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune har i brev av 26.06.2014 invitert Snillfjord kommune m.fl. til samarbeid om selskapskontroll med bomvegselskaper. Om selskapene Snillfjord har eierandeler i et selskap med innkrevningsmyndighet for bompenger i Sør-Trøndelag fylke. Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS Dette selskapet ble opprettet i år 2000 for å drive bompengeinnkreving i forbindelse med bygging av E39 mellom Orkanger og Trondheim, som ble gjennomført som et offentlig-privat samarbeid (OPS). Selskapet har ingen egne ansatte, men leier administrativ bistand fra Skaun kommune. Selskapet er eid av kommunene Snillfjord, Hemne, Orkdal, Meldal, Skaun, Melhus og Agdenes. Bompengeinnkrevingen ivaretas av BT Signaal AS. Risiko og vesentlighetsmomenter Bompengeselskapene er stort sett kommunalt og fylkeskommunalt eide selskaper som forvalter svært store offentlige midler, og krever inn avgifter direkte fra innbyggerne. Dette alene gjør selskapene vesentlige i en eierskapssammenheng. Med en stor omsetning kan selv små effektivitetstap få store utslag. Bompengeinnkrevingen er også en aktivitet med høy oppmerksomhet fra innbyggere og media, noe som fordrer at kommunene og fylkeskommunen også har tydelig styring og kontroll med virksomheten. Trøndelag bomvegselskap har drevet innkreving av bompenger i lang tid, og under stabile driftsvilkår. I forbindelse med anbudskonkurranse om innkrevingen opplevde selskapet en god del utfordringer. Dette var gjort i fellesskap med E 39. Det påstås likevel at innkrevingen er effektiv sammenlignet med andre aktører i bransjen. Bomvegselskapet har nå også satt i gang innkreving i et nytt prosjekt, fylkesveg 714, samt åpning av nye bomsnitt i Miljøpakken. 34

Tidligere gjennomført selskapskontroll Revisjon Midt-Norge gjennomførte en enkel eierskapskontroll med Bomvegselskapet E39 på oppdrag fra de eierne som er Konsek-kommuner i 2006/2007. Denne hadde som hovedkonklusjon at eierne burde etablere rutiner for oppfølging av eierskap. Riksrevisjonen la i 2012 frem en rapport om bompengeforvaltninga i Norge1. Riksrevisjonens funn var blant annet at målet om at innkrevinga skal skje med lavest mulig kostnad ikke var realisert, at det var et potensial for å øke inntektene uten å øke prisene og at det var vesentlige mangler knyttet til konkurranseutsettinga ved kjøp av driftstjenester. Mulig innretning på prosjekt Kontroll med eierstyringen bør være et vesentlig moment ved all selskapskontroll. Det er derfor naturlig at et slikt prosjekt ser på hvordan Snillfjord kommune ivaretar sin rolle som eier. Her kan det særlig være aktuelt for dette prosjektet å vurdere hvordan habiliteten ivaretas der det sitter politikere i styret. Videre kan det være aktuelt på se på aspekter ved drift av selve prosjektene. Bomvegselskapene har til sammen erfaring med drift av prosjekter både i oppstartsfase og i mer modne prosjekter, samt med to ulike operatører. Selskapene har også erfaring med gjennomføring av anbudsprosesser om operatørtjenester, der det fra selskapenes side selv har vært påpekt utfordringer. Riksrevisjonen viser også til dette som et område med utfordringer. I den sammenhengen kan det være interessant både å se på gjennomføringen av selve anbudsprosessene, og hvilken lærdom eierne bør trekkes av disse, men også hvorvidt det er forskjeller i kostnader, effektivitet eller andre forhold mellom selskaper, prosjekter eller operatører. Statens vegvesen driver også tilsyn og oppfølging av bomvegselskapene. I statsrådens tilsvar til riksrevisjonens rapport henvises det til at denne oppfølgingen er styrket i 2013. Som tidligere omtalt har også Riksrevisjonen hatt en gjennomgang av bompengeforvaltningen. Av hensyn til en effektiv samlet utnyttelse av ressurser til offentlig tilsyn kan det være hensiktsmessig med en dialog med både Statens vegvesen og Riksrevisjonen i forbindelse med oppstart av prosjektet. Ressurser til selskapskontroll Kontrollutvalget disponerer i henhold til avtale med Revisjon Midt-Norge IKS en ressurs på ca. 137 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll pr. år. Kontrollutvalget har i sak 25/14 bestilt en forvaltningsrevisjon med fokus på utleieboliger i Snillfjord kommune. Forvaltningsrevisjonen har en antatt timeressurs på 270 timer, og ferdig rapport skal leveres sekretariatet innen 31.05.2014. 1 Riksrevisjonens dokument 3:5 (2012-2013): Riksrevisjonens undersøking av bompengeforvaltninga https://stortinget.no/global/pdf/dokumentserien/20122013/dokumentbase_3_5_2012_2013.pdf 35

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Snillfjord kommune har bundet opp sine timeressurser for 2014 og 2015 i en forvaltningsrevisjon med fokus på utleieboliger. Kontrollutvalgets sekretariat vil allikevel anbefale kontrollutvalget om å vedta at man er positiv til å delta i et samarbeid om selskapskontroll med bomvegselskaper. Endelig vedtak om bestilling vil først bli fattet når det har blitt avklart hvem som ønsker å delta, hvilke timeressurser det er snakk om, samt at et konkret forslag til bestilling foreligger. 36

Til: Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget fylkeskommune Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget i i i i i i i i Agdenes kommune Bjugn kommune Hemne kommune Inderøy kommune Leksvik kommune Meldal kommune Melhus kommune Nord-Trøndelag i i i i i i i i Orkdal kommune Osen kommune Rissa kommune Roan kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Ørland kommune Åfjord kommune Vår saksbehandler: Sverre B. Midthjell, tlf. 908 30 248 E-post: sverre.midthjell@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 14/97-3 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 26.06.2014 Invitasjon til samarbeid om selskapskontroll med bomvegselskaper Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune behandlet i sak 36/14 bestilling av selskapskontroll bomvegselskaper, og besluttet å bestille en selskapskontroll av selskapene Fosenvegene AS ei tim te by n og Trøndelag bomveiselskap AS. Utvalget ønsker å invitere kontrollutvalgene i øvrige eierkommuner til å delta i et eventuelt samarbeid om dette. Utvalget vil også invitere kontrollutvalgene i eierkommunene i Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS til å innlemme også dette selskapet i kontrollen. Aktuelle eierkommuner er: Fosenvegene AS ei tim te by n Sør-Trøndelag fylkeskommune, NordTrøndelag fylkeskommune, Osen, Roan, Inderøy, Agdenes, Åfjord, Ørland, Leksvik, Bjugn, Rissa Trøndelag bomveiselskap AS Sør-Trøndelag fylkeskommune, NordTrøndelag fylkeskommune Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS Agdenes, Snillfjord, Meldal, Orkdal, Hemne, Skaun, Melhus Vi viser til vedlagte møtebok fra kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune for ytterligere informasjon. Oppstart av prosjektet er antydet til årsskiftet 2014/2015, og vi ber om tilbakemelding fra de utvalgene som måtte være interessert i et samarbeid i god tid før dette. Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Postadresse: Postboks 2300, Sluppen 7004 Trondheim Telefon: 468 51 950 Bank: 8601.13.04038 Telefaks: 73 86 60 34 Org.nr: 988 799 475 37

Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Sverre B. Midthjell rådgiver Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Vedlegg Møtebok: Bestilling av selskapskontroll - bomvegselskaper Side 2 of 2 38

Bestilling av selskapskontroll - bomvegselskaper Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 19.06.2014 Saksnr 036/14 Sverre B. Midthjell 037, &58 14/97-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Fosenvegene ei tim te by n AS og Trøndelag bomvegselskap AS. Utvalget ber sekretariatet invitere øvige eieres kontrollutvalg, samt eiere av Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS til å delta i samarbeid om selskapskontrollen. Utvalget ber Revisjon Midt-Norge om å starte en dialog med Statens vegvesen og Riksrevisjonen rundt eventuell samordning så tidlig som mulig. Utvalget vil komme tilbake til omfang og leveringsfrist for prosjektet når eventuelt samarbeid er avklart. Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Fosenvegene ei tim te by n AS og Trøndelag bomvegselskap AS. Utvalget ber sekretariatet invitere øvige eieres kontrollutvalg, samt eiere av Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS til å delta i samarbeid om selskapskontrollen. Utvalget ber Revisjon Midt-Norge om å starte en dialog med Statens vegvesen og Riksrevisjonen rundt eventuell samordning så tidlig som mulig. Utvalget vil komme tilbake til omfang og leveringsfrist for prosjektet når eventuelt samarbeid er avklart. Saksutredning Kontrollutvalget vedtok 5.5.2014 innstilling til fylkestinget til Plan for selskapskontroll 2014-2015. Planen behandles i fylkestinget 17.-18. juni. I planen er følgende tre prosjekter prioritert: 1. Bomvegselskaper 2. Trøndelag Teater 3. Filmselskaper 39

Med bakgrunn i dette legger sekretariatet frem sak om plan bestilling av selskapskontroll med selskapene Fosenvegene ei tim te by n AS og Trøndelag bomvegselskap AS. I tillegg kan det være aktuelt å ta intiativ til samarbeid med eierne av det tredje bompengeselskapet i Sør-Trøndelag, Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS for å få en helhetlig gjennomgang. I planen er prosjektet gitt følgende utdyping: Fylkeskommunen er medeier i flere bomvegselskaper i fylket. Disse administrerer svært høye beløp i offentlige avgifter fra bomvegprosjekter. Flere store bompengeprosjekter i fylket har vært i drift i flere år, og to nye bompengeprosjekter er igangsatt. I tillegg foregår det et arbeid rettet mot en opprettelse av et regional bomvegselskap. En helhetlig gjennomgang av styring av disse selskapene kan samle nyttige erfaringer for videre bompengedrift i fylket. Prosjektet vil være mest hensiktsmessig dersom også flere av eierne ønsker å prioritere det. Om selskapene Det er i dag tre selskaper med innkrevningsmyndighet for bompenger i fylket: Trøndelag bomvegselskap AS, Fosenvegene ei tim te by n AS og Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS. Trøndelag bomveiselskap AS Selskapet ble opprettet i 1983 med formål om å finansiere ny E6 mellom Trondheim og Stjørdal. Selskapet startet bompengeinnkreving i 1991. Trøndelag bomveiselskap har i dag innkrevingsmyndighet for følgende bomvegprosjekter: E6 Trondheim Stjørdal Miljøpakken Trondheim Fv 714 Laksevegen Selskapet har forretningsadresse i Trondheim, men har ingen egne ansatte, og selskapet kjøper nå sine driftstjenester fra BT Signaal AS i Bergen (tidligere Broog tunnelselskapet). Disse tjenestene ble tidligere kjøpt av Vegamot AS. Selskapet har tidligere vært eid av flere kommuner, men er nå kjøpt opp av Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag fylkeskommuner som eier 50 % av aksjene hver, som ledd i forberedelsene til å kunne omgjøre selskapet til et regionalt bomvegselskap. Selskapet er også inne i en prosess med å kjøpe driftsselskapet Vegamot AS med tanke på å drive innkreving i egenregi. Etter som selskapet er heleid av de to fylkeskommunene omfattes det av kontrollutvalgets innsynsrett etter kommuneloven 80. Trøndelag bomveiselskap er i en prosess med oppkjøp av Vegamot AS. Fosenvegene ei tim te by n AS Selskapet ble opprettet i 2005 for å få gjennomført en pakke med vegutbygginger på Fosen, og har stått for planlegging av disse prosjektene. Selskapet har fra innkrevingsstart i 2012 også vært bompengeselskap for Fosenvegene-prosjektet. 40

Selskapet har én ansatt, som i dag leies ut til Sør-Trøndelag fylkeskommune for å delta i fylkeskommunens ledelse av veiutbyggingen. Selskapet er samlokalisert med Fosen regionråd i Åfjord kommune. Bompengeinnkrevingen forestås av selskapet Vegamot AS. Sør-Trøndelag fylkeskommune er største eier i selskapet med 36,76 % av aksjene. Øvrige eiere er Nord-Trøndelag fylkeskommune samt kommunene Osen, Roan, Mosvik, Agdenes, Åfjord, Ørland, Leksvik, Bjugn og Rissa. Fellesforbundet avd 576 eier de siste 0,74 % av aksjene. Selskapet er derfor ikke heleid av kommuner og fylkeskommuner, og ikke omfattet av kommuneloven 80. Kontrollutvalget må derfor be styret og/eller generalforsamlingen om innsyn i selskapet. Dette har tidligere ikke vært et problem i selskaper med dominerende offentlig eierskap. Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS Dette selskapet ble opprettet i år 2000 for å drive bompengeinnkreving i forbindelse med bygging av E39 mellom Orkanger og Trondheim, som ble gjennomført som et offentlig-privat samarbeid (OPS). Selskapet har ingen egne ansatte, men leier administrativ bistand fra Skaun kommune. Bompengeinnkrevingen ivaretas av BT Signaal AS. Dette selskapet er eid av sør-trønderske kommuner, men fylkeskommunen er ikke medeier. Det kan likevel være aktuelt å gjøre en henvendelse til eiernes kontrollutvalg for å se på muligheten av å inkludere selskapet i et eventuelt samarbeidsprosjekt. Vegamot AS STFK er også medeier i Vegamot AS. I motsetning til de selskapene som er omtalt over er dette ikke et selskap med innkrevingsmyndighet, men et driftsselskap. Dette selskapet er derfor foreslått holdt utenfor selskapskontrollen som eget kontrollobjekt, men kan potensielt bli relevant i rollen som utfører på vegne av de selskapene som kontrolleres. Risiko og vesentlighetsmomenter Bompengeselskapene er stort sett kommunalt og fylkeskommunalt eide selskaper som forvalter svært store offentlige midler, og krever inn avgifter direkte fra innbyggerne. Dette alene gjør selskapene vesentlige i en eierskapssammenheng. Med en stor omsetning kan selv små effektivitetstap få store utslag. Bompengeinnkrevingen er også en aktivitet med høy oppmerksomhet fra innbyggere og media, noe som fordrer at kommunene og fylkeskommunen også har tydelig styring og kontroll med virksomheten. Trøndelag bomvegselskap har drevet innkreving av bompenger i lang tid, og under stabile driftsvilkår. I forbindelse med anbudskonkurranse om innkrevingen opplevde selskapet en god del utfordringer. Dette var gjort i fellesskap med E 39. Det påstås likevel at innkrevingen er effektiv sammenliget med andre aktører i bransjen. Bomvegselskapet har nå også satt i gang innkreving i et nytt prosjekt, fylkesveg 714, samt åpning av nye bomsnitt i Miljøpakken. Fosenvegene kan fortsatt sies å være i en oppstartsfase hva angår bompengeinnkrevingen, og har hatt flere utfordringer med oppstarten og opplevd vesentlig mediestøy rundt bompengeprosjektet. Selskapet rapporterer i 41

sin årsmelding for 2013 fortsatt om en del utfordringer med bompengeinnkrevingen. Fosenvegene har også et styre med innslag av sentrale politikere, også fra fylkeskommunen. Det er da et ytterligere risikomoment hvorvidt habilitetsreglene ivaretas på en god måte. Fylkeskommunen har en klar intensjon om å være i forkant av etablering av et regional bomvegselskap. I forbindelse med en slik etablering kan et prosjekt som ser på erfaringer fra eksisterende bomvegselskaper være nyttig. Tidligere gjennomført selskapskontroll Sør-Trøndelag fylkeskommune har ikke tidligere gjennomført selskapskontroll med disse selskapene. Revisjon Midt-Norge gjennomførte en enkel eierskapskontroll med bomvegselskapet E39 på oppdrag fra de eierne som er Konsek-kommmuner i 2006. Denne hadde som hovedkonklusjon at eierne burde etablere rutiner for oppfølging av eierskap. Komrev Trøndelag gjennomførte en felles eierskapskontroll med Trøndelag bomveiselskap AS, Fosenvegene ei tim te by n AS, Vegamot AS og Fosenvegene AS i 20131. Dette var også en forholdsvis enkel og overfladisk kontroll med fylkeskommunens eierskapsutøvelse som i liten grad gjorde vurderinger av selskapene. Blant revisjonens funn var at det var en uheldig praksis med at styremedlemmer representerte fylkeskommunen i generalforsamling, samt at det ikke var helt samsvar mellom vedtektsfestet formål og drift av Fosenvegene. Riksrevisjonen la i 2012 frem en rapport om bompengeforvaltninga i Norge2. Riksrevisjonens funn var blant annet at målet om at innkrevinga skal skje med lavest mulig kostnad ikke var realisert, at det var et potensial for å øke inntektene uten å øke prisene og at det var vesentlige mangler knyttet til konkurranseutsettinga ved kjøp av driftstjenester. Mulig innretning på prosjekt Kontroll med eierstyringen bør være et vesentlig moment ved all selskapskontroll. Det er derfor naturlig at et slikt prosjekt ser på hvordan fylkeskommunen ivaretar sin rolle som eier. Her kan det særlig være aktuelt for dette prosjektet å vurdere hvordan habiliteten ivaretas der det sitter politikere i styret. Videre kan det være aktuelt på se på aspekter ved drift av selve prosjektene. Bomvegselskapene har til sammen erfaring med drift av prosjekter både i oppstartsfase og i mer modne prosjekter, samt med to ulike operatører. Selskapene har også erfaring med gjennomføring av anbudsprosesser om operatørtjenester, der det fra selskapenes side selv har vært påpekt utfordringer. Riksrevisjonen viser også til dette som et område med utfordringer. 1 KomRev Trøndelag (2012): Selskapskontroll bomvegselskapene http://www.krt.no/customers/komrev/documents/rapporter/eierskapskontroller/bomveg selskapene_ferdig.pdf 2 Riksrevisjonens dokument 3:5 (2012-2013): Riksrevisjonens undersøking av bompengeforvaltninga https://stortinget.no/global/pdf/dokumentserien/20122013/dokumentbase_3_5_2012_2013.pdf 42

I den sammenhengen kan det være interessant både å se på gjennomføringen av selve anbudsprosessene, og hvilken lærdom eierne bør trekkes av disse, men også hvorvidt det er forskjeller i kostnader, effektivitet eller andre forhold mellom selskaper, prosjekter eller operatører. Sør-Trøndelag fylkeskommune er eier i to av de aktuelle selskapene, og det er naturlig disse to selskapene som bør ha fokus fra kontrollutvalget i fylkeskommunens side. Som deleier i selskapene er det naturlig å søke samarbeid også med øvrige eiere, både av hensyn til effektiv utnyttelse av revisjonsressurser, legitimiteten til prosjektet og samordnet opptreden overfor selskapene. STFK er ikke eier i Bomvegselskapet E39, men det kan være interessant å se dem i sammenheng. Dette forutsetter i så fall at også kontrollutvalgene i eierkommunene for dette selskapet også er interesserte i dette. Statens vegvesen driver også tilsyn og oppfølging av bomvegselskapene. I statsrådens tilsvar til riksrevisjonens rapport henvises det til at denne oppfølgingen er styrket i 2013. Som tidligere omtalt har også Riksrevisjonen hatt en gjennomgang av bompengeforvaltningen. Av hensyn til en effektiv samlet utnyttelse av ressurser til offentlig tilsyn kan det være hensiktsmessig med en dialog med både Statens vegvesen og Riksrevisjonen i forbindelse med oppstart av prosjektet. Det kan være hensiktsmessig at den dialogen skjer på et så tidlig stadium som mulig, slik at det kan tas hensyn til eventuelle innspill i innretningen på prosjektet. Ressurser til selskapskontroll Kontrollutvalget disponerer i henhold til avtale med Revisjon Midt-Norge IKS en ressurs på 2100 timer. Kontrollutvalget har i sak 4/14 planlagt disponering av hele denne rammen. Kontrollutvalget valgte å utsette forvaltingsrevisjonsprosjekt om anbud i kollektivtrafikken. I tillegg har plan for selskapskontroll og bestiling blitt utsatt i forhold til plan. Revisjonen rapporterer også at forvaltningsrevisjon av fagopplæringen tok vesentlig mer tid enn opprinnelig forutsatt. Med bakgrunn i dette har revisjonen ikke tilstrekkelig ledig kapasitet til å kunne gjennomføre dette prosjektet i 2014 som opprinnelig planlagt. Dersom et samarbeid med andre kontrollutvalg er aktuelt kan det likevel være nyttig å iverksette prosessen tidlig. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å sette i gang prosjektet, under forutsetning av at fylkestinget vedtar utvalgets forslag til plan for selskapskontroll. Før oppstart, og beslutning om nærmere innretning av prosjektet bør kontrollutvalget invitere øvrige aktuelle kontrollutvalg til et eventuelt samarbeid. Dette kan potensielt også føre til behov for samarbeid mellom flere revisjonsenheter og kontrollutvalgssekretariat. Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget retter en invitasjon om samarbeid til aktuelle kontrollutvalg. Det kan ta noe tid for øvrige kontrollutvalg å ta stilling til et eventuelt samarbeid. Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget ber Revisjon Midt-Norge om å iverksette denne dialogen så snart som mulig, såfremt revisjonen har kapasitet til å kunne gjennomføre dette. 43

Budsjettkontroll pr. 10.09.2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2014 Saksnr 037/14 Eva J. Bekkavik 033 12/5-16 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr. 10.09.2014 til orientering. Vedlegg Budsjettkontroll kontrollutvalget Saksutredning For å holde kontrollutvalget godt informert om sin økonomiske status legger sekretariatet herved fram en økonomisk oversikt pr. 10.09.2014. 44

Vedlegg Konto 0801 0802 0803 0990 1000 1001 1153 1500 1600 1701 1950 Tekst Regnskap 2014 Godtgjøring folkevalgte Møtegodtgjørelse Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Aviser, tidsskrifter, håndbøker Servering v/møter og utvalg Kurs/opplæring Reiseutgifter, møter Transportutgifter Kontingenter *Budsjett 2014 Til Disp. Forbruk i% 0 4.875 0 312 1.300 0 411 0 3.255 230 0 3.731 9.328 7.960 1.345 104 5.492 1.506 14.057 5.388 0 1.204 3.731 4.453 7.960 1.033-1.196 5.492 1.095 14.057 2.133-230 1.204 0 52,26 0 23,20 0 27,29 0 60,41 0 Sum kontrollutvalgets egen virksomhet 3751 Kjøp fra KonSek Midt-Norge IKS 3751 Kjøp fra Revisjon Midt-Norge IKS 10.383 51.255 40.872 20,26 56.495 253.125 118.427 337.000 61.932 83.875 47,70 75,11 Sum kontrollutvalg, sekretariat og revisjon 320.003 506.682 183.679 63,16 Kjøp av revisjonstjenester er tom. 3. kvartal 2014. Kjøp av sekretariatstjenester er tom. 2. kvartal 2014. Kontrollutvalget har ikke brukt noen midler på kurs/opplæring så langt i 2014. Posten kontormateriell er medlemsavgift til Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). 45

Forslag til økonomiplan 2015-2018 med budsjett for 2015 for kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2014 Saksnr 038/14 Eva J. Bekkavik 033 12/5-17 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2015 2018 og budsjett for 2015 med en ramme på kr 516.825,-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Saksutredning Budsjettbehandlingen for kontrollorganene. I henhold til forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2015 i Snillfjord kommune. Budsjettet for 2015 med økonomiplan 2015 2018 Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalgets sekretariat Snillfjord kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos KonSek Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i KonSek Midt-Norge IKS behandlet budsjettet for 2015 på møte den 28.04.2014. I beregningene er det innarbeidet en økning på 3,5 % fra 2014 2015, som betyr en økning på kr 4.000,- for Snillfjord kommune. Snillfjord kommune har lagt inn i sitt regnskapssystem at honoraret til sekretariatet er kr. 118.427 for 2014. Summen som blir fakturert fra sekretariatet for 2014 er kr. 112.000,- slik kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2014 viste. Kontrollutvalget Når det gjelder kontrollutvalgets egen virksomhet så er budsjettet satt opp med utgangspunkt i tidligere års budsjetter for kontrollutvalget, samt Snillfjord kommunes Reglement for godtgjørelse til kommunale folkevalgte (sist vedtatt av kommunestyret 13.12.2012). Vi har i beregningene tatt utgangspunkt i at kontrollutvalget avvikler inntil 5 møter i året. Når det gjelder tapt arbeidsfortjeneste 46

har sekretariatet gjort et anslag basert på reglene i kommunens reglement. Det er ikke tatt hensyn til eventuelle andre endringer som følge av økonomiplanarbeidet i kommunen. I tillegg er det lagt inn noen midler til kurs og faglig oppdatering for at kontrollutvalget skal ha mulighet til å skaffe seg kunnskap og ha mulighet til å delta i erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. Utgifter til kontrollutvalgets egen virksomhet er redusert med kr. 1.930,- i forhold til vedtatt 2014 budsjett. Grunnen til dette er at Snillfjord kommune har lagt inn et høyere totalbudsjett enn kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2014. Kjøp av revisjonstjenester Snillfjord kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. På bakgrunn av at representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS ikke har behandlet budsjettet for 2015 enda, legges Revisjon Midt-Norge IKS sitt forslag til økonomiplan for 2015-2020 til grunn for honoraret for revisjonen. Endelig budsjettvedtak vil bli gjort av Revisjon Midt-Norge IKS sitt representantskap på møte den 29.09.2014. I revisjonens forslag til økonomiplan for 2015-2020 er utgiften til revisjon anslått til kr 351.500,- for 2015. Den totale rammen for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester, blir etter dette kr 516.825,-, som er en samlet økning på kr 10.143,- fra 2014. Budsjettet kan spesifiseres som følger: Kto: 0801 0802 0803 0990 1000 1001 1153 1500 1600 1700 1950 Tekst Godtgjøring folkevalgte Møtegodtgjørelse Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Aviser, tidsskrifter, håndbøker Servering v/møter og utvalg Kurs/opplæring Km godtgjørelse Reiseutgifter Kontingent Forum for kontroll og tilsyn Sum kontrollutvalg 3751 Kjøp Kontr.utv.sekr. Midt-Norge IKS 3751 Kjøp av Revisjon Midt-Norge IKS * Forslag budsjett 2015 3.750 9.375 7.000 1.300 1.300 5.300 2.000 14.000 5.300 Vedtatt budsjett 2014 3.731 9.328 7.960 1.345 104 5.492 1.506 14.057 5.388 1.140 1.300 49.325 116.000 351.500 1.204 51.255 118.427 337.000 516.825 506.682 Sum kontrollutvalg og revisjon Honorar revisjon er kun et anslag, endelig budsjett vil bli fastsatt av Revisjon Midt-Norge IKS sitt representantskap 29.09.2014. Kontrollutvalgets sekretariat foreslår en budsjettramme på kr 516.825,- for kontrollutvalget for 2015, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. 47

Økonomiplanen for perioden 2015 2018: Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden 2015 2018 legges frem: Vedtatt Budsjett Anslag for Anslag for budsjett for forslag for 2016* 2017* 2014 2015 Kontrollutvalget 51 255 49 325 49 325 49 325 Utgifter til sekretariatstjenester for 118 427 116 000 116 000 116 000 kontrollutvalget Sum kontrollutvalg 169 682 165 325 165 325 165 325 Anslag for 2018* 49 325 116 000 165 325 Utgifter til revisjon 337 000 351 500 351 500 351 500 351 500 Sum driftsutgifter 506 682 516 825 516 825 516 825 516 825 *) I økonomiplanen er budsjettallene for 2015 videreført i planperioden. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2015 2018 og budsjett for 2015. Budsjettrammen for 2015 er på kr 516.825,-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. 48

Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2014 Saksnr 039/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/108-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Bekreftelse på bestilling av forvaltningsrevisjon utleieboliger Bernt svarer vedr. manglende opplæring Brev fra statsforvaltningen vedr. reformprosessen Stadfester avfallsprinsipp Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Brev fra Revisjon Midt-Norge vedr. bekreftelse på bestilling av forvaltningsrevisjon med fokus på utleieboliger i Snillfjord kommune. 2. En langvarig skolestreik kan få konsekvenser for undervisningen til elevene. Men verken de eller foreldrene kan vinne fram med søksmål mot kommunen eller fylkeskommunen for manglende opplæring av den grunn, slår jussprofessor fast. 3. Brev fra Kommunal og Moderniseringsdepartementet til alle kommuner i Norge 4. Klima- og miljødepartementet har fastsatt en ny forskrift om avfall som skal sikre at kommunale avfallsgebyrer ikke brukes til å subsidiere kommersiell avfallshåndtering. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 49

50

Bernt svarer: Kan ikke saksøke for manglende opplæring En langvarig skolestreik kan få konsekvenser for undervisningen til elevene. Men verken de eller foreldrene kan vinne fram med søksmål mot kommunen eller fylkeskommunen for manglende opplæring av den grunn, slår jussprofessor fast. Av Kommunal Rapport 12. august 2014-8:34 (Oppdatert: 12. august 2014-8:34) Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i 1992. Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spalten Bernt svarer publiseres hver mandag på Kommunal-Rapport.no. Spørsmål kan sendes til redaksjon@kommunal-rapport.no. Spørsmål Ved en langvarig storstreik blir en elev helt uten undervisning i et fag i tre måneder. Når undervisningen kommer i gang igjen, gjør ikke skoleeier noe for å gi elevene anledning til å ta igjen det tapte. Når eksamen kommer, får eleven så dårlig karakter at han ikke får plass på jusstudiet. Siden karakterene er opprettholdt i de fagene eleven faktisk fikk undervisning i, er det overveiende sannsynlig at eksamensresultatet er direkte knyttet til manglende undervisning. Kan eleven eller elevens foreldre saksøke kommunen/fylkeskommunen og få erstatning fordi kommunen ikke har gitt nødvendig opplæring; selv om årsaken til mangelen er streik? Bernt svarer Retten til videregående opplæring er basert på bestemmelsene i Opplæringslova. Den skal strekke seg over minst 38 skoleuker ( 3-2, andre avsnitt) og oppfylle krav fastsatt av departementet i forskrift, «om fag, om mål for opplæringa, om omfanget av opplæringa i faga og om gjennomføringa av opplæringa» ( 3-4, første setning). Ved alvorlig svikt eller avvik fra dette, vil det i prinsippet kunne være spørsmål om erstatning eller andre former for særlige tiltak for elever som ikke har fått det de har krav på. Når eleven ikke får det han eller hun har krav på etter loven, vil det skoleeier kunne bli ansvarlig for å avbøte skadene ved dette. Dette gjelder imidlertid ikke hvis årsaken til svikten er forhold som skoleeier ikke har herredømme over, og ikke kan avbøte. En streik er en slik særlig situasjon der det normalt ikke vil kunne bli spørsmål om erstatningsansvar overfor dem som blir skadelidende. Det vanlige synspunktet her er at vi ikke kan holde en arbeidsgiver ansvarlig for at virksomheten stopper opp på grunn av streik; det ville i så fall innebære en tvang til å akseptere arbeidstakernes krav, noe som ville forkludre hele forhandlingssituasjonen. Dette synspunktet må i alle fall slå igjennom når det som her er tale om en type vederlagsfri offentlige tjenester, og ikke rettigheter etter kontrakt, og det må også normalt gjelde privatskoler, selv om det her betales skolepenger som dekker noe av driftsutgiftene. Det som da gjenstår, er om det vil kunne oppstå erstatningsansvar fordi skoleeier «gjør ikke noe for å gi elevene anledning til å ta igjen det tapte». I prinsippet er det tenkelig, 51

men det er vel sterkt begrenset hva vi kan forlange at en skoleeier skal gjøre i en slik situasjon. Det må da påvises at det rent faktisk hadde vært mulig for skolens ledelse å ta noen grep som hadde gjort elevene vesentlig bedre rustet til eksamen, og at man burde skjønt at dette kunne få så stor betydning for eksamensresultatene som det her sies. Jeg tror det vil være svært krevende å føre tilstrekkelig sikre bevis for dette til å vinne fram i en rettssak. 52

53

54