APOTEKENE VEST HF ÅRLEG MELDING STYRINGSDOKUMENT 2009 MÅL, KRAV OG TILTAK SPESIFISERT AV HELSE VEST RHF I STYRINGSDOKUMENTET FOR 2009 1. Innleiing 1.1 Generelt Gjennom styringsdokumentet vil Helse Vest RHF gi helseføretaka ein mest mogleg heilskapleg og samla styringsbodskap for 2009. Styringsdokumentet skal klargjere dei premissar og rammer som gjeld for verksemda og inneheld resultatkrava som blir stilte til helseføretaka. Det er likevel ikkje slik at dei samla krav til helseføretaka går fram av styringsdokumentet. Dokumentet utfyller og konkretiserer ei rekkje oppgåver som skal vektleggjast og prioriterast. Desse oppgåvene må ein sjå i samanheng med dei mål, rammer og retningslinjer for helsetenesta som går fram av lov og forskrifter, Helse- og omsorgsdepartementet sitt oppdragsdokument for 2009 til Helse Vest RHF og styringskrav frå eigar formidla i føretaksmøtet i Helse Vest RHF. 1.2 Helse 2020 Gjennom Helse 2020-prosjektet har Helse Vest utarbeidd ein felles føretaksplan og langtidsplan, jf. styresak 081/07 B Helse 2020 Strategi for helseregionen. Den vedtekne planen skal gi retning for utviklinga fram mot 2020, leggje grunnlaget for prioriterte tiltak dei neste fire åra og vere styrande for ei årleg oppdatering av tiltak og prosjektportefølje. Helse 2020 er ein strategiplan for heile Helseregion Vest og legg føringar for utvikling av pasienttilbodet innan spesialisthelsetenesta i regionen. Det er derfor grunnleggjande at visjonen, verdigrunnlaget og dei overordna målsettingane er felles for heile helseføretaksgruppa og erstattar det som finst av lokale målformuleringar. Kvart helseføretak har eit sjølvstendig ansvar for at strategidokumentet og kortversjonen (visjon, verdigrunnlag og målsettingar) blir gjort kjent i organisasjonen. Visjon, verdigrunnlag og målsettingar ligg fast for heile føretaksgruppa og skal danne grunnlag for dei vidare prosessane i kvart helseføretak. 2 Styringsbodskap knytt til ansvarsområde for TILTAK DEFINERT AV APOTEKENE VEST HF Gjøre Helse 2020 kjent internt i Apotekene Vest HF. Vidareutvikle egen strategiplan for Apotekene Vest på basis av Helse 2020. KOMMENTAR Apotekene Vest har fokus på overordna føringar frå HOD og Helse Vest. Apoteka avviker frå andre helseføretak i den grad føretaket følgjer rammeverket frå apoteklovgivinga, med kontrollinstans SLV. Strategiplan for heleregionen vest, Helse 2020, er gjort kjent i organisasjonen gjennom publisering på nettet og i personalmøtar og liknande. Apotekene Vest har lagt gjeldande rammevilkår og føringar frå nasjonalt og regionalt hold til grunn for utvikling av egen strategiplan med særleg fokus på å justere oppbygginga i tråd med prinsippa frå Helse 2020. Strategiplan for Apotekene Vest 2009-2015 ble godkjent i styremøte hausten 2008. Fokus i 2009 og framover har vore implementering. Første utkast med langsiktig budsjett er på plass. Arbeid med langsiktig handlingsplan må henge saman med anbefalingar frå Helse Vest LOP prosjektet og strategi for samhandlingsreforma av 19.06.09.
ApotekaVest HF 2.1 Farmasifaglege tenester 2.1.1 Forholdet til dei andre helseforetaka Apoteka Vest HF har inngått rammeavtaler med helseføretaka om farmasifaglege tenester og det vil vidare bli inngått særavtaler. Apoteka Vest HF må: sørgje for kostnadsrett prising av sine tenester, og bidra til samordningsgevinstar styrkje samarbeidet med helseføretaka og bidra til meir effektiv legemiddelforsyning og trygg legemiddelbruk. Reetablere styringsgruppe beståande av representantar frå alle HF. Deltakare er oppnemnd av AD i kvart føretak. Styringsgruppa skal initiere delprosjekt knytte til avtaleutvikling. Tre prosjekt kan framhevast; 1. Revidering av avtalene mellom apotek og sjukehus. 2. Prisprosjekt som skal fokusere på enklare og meir dynamisk prising. 3. Utvikling av tenestetilbodet frå apoteka. 4. Anskaffing av automatar til bruk i apotek, i samspill med sjukehus og i sjukehus. Styringsgruppa er etablert og har nedsett 2 prosjekt. Ferdigstilling av avtaletekster og prinsipp, samt samordne og forenkle prising mellom føretaka. Ny overordna avtale ble sendt sjukehusføretaka hausten 2009. Deretter har det vert arbeid med tilpassing av lokal avtale (tidligare særavtale) til ny avtaleformat. Styringsgruppa og deltakarane i arbeidet med avtalen er einige i prinsippa. Det er frå sjukehusføretaka ønskje om meir faglig balanse i avtalene og ikkje bare merkantile samhandlingsområde. Vidare ønskjast det ein årlig tenesteevaluering og samhandling ift vurdering av kommande års legemiddelbudsjett. Haustens budsjettarbeid synar at det er utfordringar mht handtering av inntekt/kostnadsmodellar i Apotekene Vest og sjukehusføretaka. Apotekene Vests arbeid med strategi for å få synliggjort betre bruk av apotekets tenester og kompetanse. Fokus vil bl.a være standardiserte konsept knytte til apotekstyrt legemiddellager med tilknytte
tenester. Det pågår et anskaffingsprosjekt for automatar til bruk i apoteka, og det vurderast løysingar til bruk i akuttmottak, herunder muligheit for sal til publikum ifm legevakt. Strategi ift elektroniske legemiddelkabinett til bruk på sjukehus ifm apotekstyrt legemiddellager vurderast. Eventuell anskaffing koordinerast med LOP prosjektet, se pkt 2.1.2. Implementere funksjonsdeling av eiga legemiddelproduksjon regionalt og nasjonalt. Apotekene har innførte ei Standard sortemenstliste (SSL) overfor sjukehusa for eigenproduserte legemiddel. Eit nasjonalt prosjekt for å samordne all produksjon av varer som ikkje må være nylaga ble sluttført i 2008 og implementering har starta i 2009. Haukeland har overtatt produksjon frå Trondheim. Dei andre nasjonale produksjonsstader vil være knytt til nye Oslo Universitetssjukehus (i dag Ullevål og Rikshospitalet.). Arbeid pågår med godkjenning hos SLV ift de produkt som ønskes relokalisert til de 3 apoteka. Alle produkt som ikkje behøvs produsert i sjukehusapotek vert anbodsutsett. Anbod blei lagt ut desember 2009. Mål er å sikre kapasitet i apoteka til å handtere ferskvare produksjon, samt å unngå å måtte oppgradere ei rekke produksjonslokalar som vil være direkte tapsbringande, eller påføre sjukehusa høye kostnader.
2.1.2 Kvalitet Apoteka Vest HF skal arbeide kontinuerleg med kunnskapsutvikling og kvalitet, samt følgje opp nasjonale og regionale tiltak som understøtter dette. Apoteka Vest HF skal med jamne mellomrom gjennomføre brukartilfredsheitsundersøkingar. Arbeide aktivt med utvikling og styring av LIS iht nye krav kring kjøp og distribusjon av legemiddel til sjukehusa. Implementere og vidareutvikle KVASS kvalitetssystem Planlegge innføring av Synergi Sette i verk ei bruker undersøking I 2009/10 gjennomførast ei omfordeling i produksjon av legemiddel mellom apoteka i Apotekene Vest slik at Stavanger, Haugesund og Førde berre lagar tilsetningar og andre legemiddel som må brukast innan kort tid. Frå budsjettåret 2010 er all produksjon ved sjukehusapoteket i Bergen for sal til andre apotek skilt ut i eigen budsjettpost. Adm. direktør representerer Helse Vest i styret av LIS i den hensikt å få LIS arbeidet til å bli best mogleg. Aktuelle fokusområde framover vil være økt grad av regionale/ nasjonale avtaler. Ytterligare fokus på handtering av nye og kostbare legemidler. I tillegg har HOD førespurt LIS om inkludering av Island i LIS prosessane framover. Apotekene Vest har stort fokus på arbeidsdeling apoteka i mellom, for å få auka gevinst av å samla alle apoteka i eit helseføretak. Det etablerast gjennomgåande funksjoner innanfor dagens totale bemanningsramme. Arbeid med spørsmål/svar database er komma i gang, tilsvarande er Apotekene Vest med i regional e-læringsarbeid. Kvalitets- og styringssystemet, KVASS, er implementert. Vidareutvikling pågår. Prosesser for implementering av regionale og nasjonale løysingar skal styrkes. Interne ressursar er frigitt for å styrke kvalitetsarbeidet, samt at
Apoteka Vest HF skal vidareutvikle system for styringsdata, og måling av kvalitets- og servicenivå. Elektroniske reseptar Spesialisthelsetenesta er knytt til arbeidet med elektroniske reseptar via rekvirentprosjektet i ereseptprogrammet. Gjennom eresept blir Statens lækjemiddelverk den sentrale leverandøren og forvaltaren av grunnlagsdata overfor rekvirentane si føreskriving av lækjemiddel og medisinsk utstyr (føreskrivings- og ekspedisjonsstønad, FEST). Apoteka Vest HF skal: hjelpe til med å utvikle standardiserte løysingar (kommunikasjonsformat og kodeverk) mot eresept og overfor intern rekvirering i sjukehus som byggjer på FEST. Gjennom 2009 skal prosessane for å førebu mottak av eresept bli vidareførte gjennom aktiv deltaking inn mot ereseptprogrammet og bestilling ved å nytte rammeavtalar med leverandørar med sikte på utbreiing i 2010. sørgje for at nye blåresepter blir påførde refusjonskode i tråd med den Utarbeide grunnlag for innføring av styringsdata for 2009. Utvikle føretaksovergripande tiltak som styrker kompetanseheving og læring. Satse på forsking til å understøtte viktige prosesser. (sjå seinare pkt). Apotekene Vest deltar i nasjonal referansegruppe for eresept. utviklingsarbeid berre gjerast ein gang og skal så være gjelde for alle apotek. Kvalitetsfunksjonane er frå 2009 lagt til Stavanger. Opprydding av de viktigaste administrative prosesser er på plass, fokus framover er betringsprosessar. Det er innført intern revisjon som virkemiddel i kvalitetssikringa av verksemda. Synergi er nå innført i alle apotek og brukast aktivt dei fleste steder. Rapportering frå systemet er ikkje tatt i bruk. Apoteka Vest etablerer eit overordna planprosjekt for å sikre felles implementering av Cytodose i alle sjukehusa/apotek i løpet av 2009/ 2010. Målet er at alle avdelingar har cytostatikaproduksjon/behov er på same system og har lik database over kurar. Det er vidare svært viktig å sikre at ein har felles drift og forvaltning av systemet. Den nasjonale implementering av prosjektet er kraftig forsinka. De nasjonale pilotprosjekta er forventa ferdigstilt i løpet av 2010. Utrulling avheng av oppgradering av Farmapro 5.0. Denne planleggjast for Apotekene Vest innført i 2011. Innføring av eresept kan for Apotekene Vests del tidligast skje frå 2011, i tillegg må sjukehusa ha tilpassa sine system. Apoteka Vest bidrar i dag som deltakar i referansegruppa for det nasjonale prosjektet.
nye blåreseptforskrifta. Legemiddelhandtering og pasientryggleik Det er i gang eit regionalt prosjekt om legemiddelhandtering og pasientryggleik i Helse Vest som ein del av den regionale kvalitetssatsinga. Det skal etablerast ein heilskapeleg og overordna plan for korleis legemiddelforsyninga (definert som bestilling, føreskriving og utdeling) kan tilpassast behova til pasientane og dei ulike pasientforløpa som eksisterer i føretaka. I denne samanheng skal det også arbeidast med handtering av cytostatika. Apoteka Vest HF har ansvar for å: 1. bidra i samband sluttføring av prosjektet og i realiseringa av tilrådingane når prosjektet blir ferdigstilt. Nye forskrifter I mai 2008 kom nye forskrifter som regulerer legemiddelhandtering. Helse Vest har starta eit arbeid for å få mest mogleg einskapleg forståing av forskriftene og oppfølging i dei ulike helseføretaka og i dei private ideelle institusjonane. Apoteka Vest HF må følgje opp arbeidet. 2.1.3 Smittevern og beredskap Det skal framleis vere fokus på smittevern og beredskap. Apoteka Vest skal bidra i beredskap og arbeid med smittevern særleg knytt til forsyning av viktig materiell, utstyr og legemiddel. Helseføretaksgruppa skal ha ei tilfredsstillande sikkerheit for forsyning av legemiddel, materiell og andre innsatsfaktorar og for den kritiske infrastrukturen for spesialisthelsetenesta. Det regionale LOP prosjektet ferdigstilte sin rapport i april 2009. Prosjektet ble godkjent i AD møtet 18.05 og er fylgt opp med LOP II godkjent i desember 2009. Arbeidet er lagt under Kvalitetssatsinga og fortsetter i 2010. Få på plass og justert internt planverk iht overorda føringar. Ingen reseptar kan sendes til refusjon utan at koder er påført. Apoteka bidrar derfor med at koder er påført før resept kan sendes. Ansvaret for å påføre resepten kode tilligger legene. Apotekene Vest har leia LOP 1, og LOP II. Apoteka har allereie fokus på system tilknytte pasientsikkerheit og arbeider med anskaffing rundt eindose og legemiddelkabinett. Apotekene avventar bestilling frå prosjektet kring eindose og eventuelt legemiddelkabinett. Apoteka vil utover dette ha høy fokus på andre tiltak og prosjekt som utleies frå hovudprosjektet. Apoteka har leia det regionale arbeidet med samordning av tolking i forhold til Forskrift om legemiddelhandtering for verksemder og helsepersonell som yter helsehjelp. Arbeidet ble avslutta i juni 2009. Farmasøytane deltar og ved oppfølging i kvart sjukehusføretak Apotekene Vest har etablert ein 50 % stilling som egen beredskapskoordinator, herunder at denne i tillegg har fått oppgåva med regional beredskapskoordinering. I tillegg har kvart apotek pålegg om å lokal beredskapsansvarleg. Arbeid med den nasjonale beredskap
Helseføretaka skal innarbeide omsynet til beredskap i logistikksystema sine og i dei leveranseavtalene som blir inngått. Vi viser i denne samanheng til arbeidet i interregional arbeidsgruppe for forsyningsberedskap for legemidlar, væsker, vaksiner og antidoter, jf. forsyningsberedskap i Helse Vest RHF, rapport frå Regionalt råd for forsyningsberedskap. Vi viser òg til regional beredskapsplan. Jf. plan om forsyningsberedskap skal Apoteka Vest vidareføre stillinga som forsyningsberedskapskoordinator. Apoteka Vest skal sikre at oversikt over antidotbehaldning i føretaka blir rapportert inn til Apotekforeningens databedrift for å få samla oversikt over behaldning av antidot o.a. ved sjukehusa, i regionen og nasjonalt. pågår. Det vert utarbeid ei eiga melding kring beredskap til Helse Vest Det vil bli gjennomført ein evaluering internt i Apotekene Vest i etterkant av A1H1influensapandemien. Her må ein og gjennomgå prosesser for berekning lagernivå regionalt og nasjonalt, samt strategi for rullering av større lagre (ref. ekstra innkjøp av antibiotika). Det er fokus på å få på plass og kvalitetssjekke rutinar ift uttak av sentrale lagre. Ref. styresak 40/09 1 om Pandemi. Planprosjektet i tilknyting til årets A1H1influensa viser at de grunnleggande planer har vært relevant. Imidlertid var det fleire uavklarte problemstillingar som måtte avklarast ift aktuelle situasjon. Det er som ein konsekvens etablert nasjonale og regionale lagre. (De regionale lagre innehelder ikkje legemiddel, men utstyr). I tillegg har ein fått ein kritisk gjennomgang av lagerstørrelsar på sentrale områder som væsker og antibiotika. Rapporter med informasjon om lagerbeholdning av antidoter sendes automatisk til Apotekforeininga, der denne informasjon inngår i ein antidotdatabase. Apotekene Vest har etablert samarbeid mellom beredskap og IKT for å sikre drift ved bortfall av IKT system. Det regionale bereskapsprosjektet leia av Helse Bergen vert brukt som mal og
2.1.4 Vesentlege områder for oppfølging i Apoteka Vest HF Apoteka Vest må leggja vekt på oppfølging av: rapporten frå prosjekt farmasøytiske tenester i helseføretaka LIS-samarbeidet i tråd med konklusjonane som er trekt av dei regionale helseføretaka farmasøytisk rådgiving mot kommunane leveringssikkerheit for varer og tenester funksjonsfordeling mellom sjukehusapoteka deltaking i aktuelle arbeidsgrupper vurdere, analysere og gi råd til det regionale helseføretaket og til helseføretaka i farmasøytiske spørsmål, spesielt om legemiddelbruk og omsetting. 1. Innarbeide og prioritere vesentlege områder frå rapporten i føretakets handlingsplanar. 2. Aktivt arbeide med utvikling av LIS arbeid i regionen og gjennom strategisk arbeid i LIS styret. 3. Arbeide med kommune anbod for AFR 4. Evaluere vareleveransar og fokus på leveringssikkerheit 5. Funksjonsfordele all aktivitet kring hovud- og støtteaktivitet i sjukehusapotek.der det kan oppnåas effektiviseringsgevinst. 6. Bistå Helse Vest med å få rabattar på LAR legemiddel. utgangspunkt for arbeidet Ad 1: Deler av råda frå rapporten er følgt opp, mens andre område føljes opp / føres vidare i LOP-prosjektet (sjå overfor) Arbeid ift farmasøytiske tenester er et løypande arbeid, men vil bli vurdert nøye i samarbeidsfora mellom apotek og sjukehus og it rammer utarbeid i avtalegruppa. Se også 2.1.1 LIS arbeidet er kontinuerlig og gir gode resultat. Apoteka arbeider med vurderingar kring vidare rådgiving mot kommunane. leveringssikkerheit er ein sentral løypande driftsoppgåve, samt at beredskapskoordinator funksjonen er starta. Det er ein pågåande intern prosess om funksjonsfordeling. Det er i organisasjonen brukt uttrykket arbeidsdeling. Apoteka vil bistå LAR til å finne moglege gode innkjøpsordningar. Det har ikkje vore initiativ frå HV på dette arbeid i 2008 eller i 2009. Kjøp av legemiddel til LAR er tatt inn i LIS handlingsplan all den tid LAR sentre planleggast flyttet inn i HFa. Apotekene Vest har påtatt seg eit særleg ansvar for å følje opp forhold vedrørande biologiske legemiddel (bl.a. TNF hemmare) for heile Helse Vest området. Frå hausten 2009 vil salstal bli presentert for
2.2 Utdanning Utdanning er ei hovudoppgåve for helseføretaka. Apoteka Vest skal delta og leggje til rette for praksisundervisning i den grad dette er aktuelt. Apoteka Vest må også vurdere behovet for etterutdanning av eige personell og sikre kompetanse, m.a. farmasøytar. 2.3 Forsking Forsking er ei anna hovudoppgåve for Helse Vest og helseføretaka. Apoteka Vest skal bidra til forsking og utviklingsarbeid innan legemiddelbruk og legemiddelforsyning, både i eige helseføretak og i samarbeid med dei andre helseføretaka. Drive opplæring av relevant helsepersonell. Ha praksisplassar for farmasistudentar. Følgje opp/rettleie masterog doktorgradsstudentar i oppgåver relevant for Apotekene Vest /Helse Vest si verksemd Det er utvikla og vedtatt ei forskingsstrategi for Apotekene Vest Forskingsleiar er tilsett og skal arbeide med å implementere strategien. Som oppfølging og realisering av forskingsstrategi vart Handlingsplan for forsking fagdirektørane kvart kvartal, saman med andre salstal. Apoteka deltak i aktuelle arbeidsgrupper Apotekene Vest har som del av den generelle drift, samarbeid med utdanning institusjonar og bidrar meg opplæring av helsepersonell. Apoteka tar i tillegg imot studentar som treng praksisplass. Det vert og tilrettelagt for prosjekt/masteroppgåver for farmasi studentar. Det er etablert eit nasjonalt masterstudium for klinisk farmasi. Apotekene Vest har 1 deltager og følgjar opp med rettleiing av 1 masterstudent. 3 masterstudentar ved Senter for farmasi leverte i år masteroppgåver med utgangspunkt i aktiviteten ved Apotekene Vest. Kommande år vil føretaket tilby 2 masteroppgåver for masterstudentar ved Senter for farmasi, UiB. Oppgåvene er knytt til forskingssatsinga innan Legemidlar og pasienttryggleik. Føretaket ønskjer phd-stilling knytt til forskingsprogrammet og søkjer ekstern finansiering av denne. Forskingsstrategi har fokus på at: Apotekene Vest HF skal fremma legemiddelrelatert forsking i samarbeid med andre helseføretak, høgskole og universitet o.l. med fokus på forskings aktivitetar innan: legemiddel og pasienttryggleik, klinisk farmasi, legemiddeløkonomi, forskrivingsstudiar, samt galenisk farmasi og legemiddelproduksjon.
og utvikling, vedteken i styret 29. oktober, 2009 Ny forskingsleiar er tilsett og skal ha fokus på: 1. Kartlegge forskingsprosjekt. 2. Identifisere relevante, eksterne fagmiljø og etablera formelle relasjonar til desse. 3. Kartlegge finansieringsmuligheiter for aktuelle forskingsprosjekt. 4. gi råd til prosjektmedarbeidarar 5. Bistå med utforming av prosjektbeskrivingar og søknadsprosessar 6. Vidareutvikla dei fagområda Apotekene Vest HF arbeider med. Aktivitet hausten 2009: 1. Handlingsplan for forsking og utvikling vedteken av styret i oktober 2009 inneheldt slike sentrale element: Oppretting av forskingsprogram innan legemidlar og pasienttryggleik. Oppretting av FoU-gruppe Oppretting av ordning for søknad om FoU-tid 2. Oversikt over noverande FoU-aktivitet er utarbeidd. 3. Etablering og utvikling av regionalt og nasjonalt FoU-samarbeid pågår blant anna med UiB, Helse Bergen, Helse Førde og andre sjukehusapotekføretak. 4. Auka fokus på ekstern finansiering av FoU-prosjekt mellom anna ved informasjon om utlysingar, hjelp til utvikling av søknadar og informasjonsmøte. 5. Oversikt over vitskapleg produksjon og formidling i 2009 vert utarbeidd.
2.4 Opplæring av pasientar/pårørande og personell God opplæring er ein føresetnad for å meistre livet ved kronisk sjukdom og for å hindre forverring av helsetilstanden. Feil bruk av legemiddel er eit stort problem. Det kan skyldast rutinesvikt men også manglande opplæring og informasjon til personell og pasientar/pårørande. Apoteka Vest skal medverke til gode rutinar for legemiddelhandtering og god opplæring og informasjon overfor personell og pasientar/pårørande. 3 Ressursgrunnlaget Apoteka Vest sitt finansielle grunnlag er basert på eigen prisingsmodell, der Apoteka Vest fakturerar sine kundar for leverte varer og tenester. Publikumsavdeling skal vidareutviklast i tråd med PIF prosjektet. Apotekene skal arbeide aktivt mot Lærings- og mestringssentre ift legemiddelrelaterte problemstillingar. Det er nedsett eiga delprosjekt med representantar frå apotek og sjukehus for å utvikle teneste og prismekanismar mellom føretaka. Apoteka har som del av sin drift et tungt klientell i form av oppfølging og rettleiing av sjukehuspasientar. Publikumsavdelinga på Haukeland er utvida, og publikumsapoteket i Stavanger flyttes våren 2010. Helse Vest held på å utarbeide kurs via e læring for om legemiddelhandtering. Apotekene Vest er ein aktiv deltakar i dette arbeidet Det arbeidast med konsept for betre oppfølging av inneliggande pasientar. Ei løysning rundt dette er nå forankra hos leiinga i Helse Stavanger. Apoteka søker å delta i lærings- og mestringssentra ved dei respektive sjukehusføretak. Dette er et viktig tema ift kommande helsereform. Apoteka må arbeide vidare for å sikre økt fokus på tenestesida i de sjukehusføretaka der det er lite fokus på tenester. Det ble i 2009 av AD ane i føretaka oppnemnd ei styringsgruppe for etablering av nye avtaler og utvikle samhandling mellom apotek og sjukehus. Gruppa ledast av direktør. Styringsgruppa oppnemnte 2 grupper til å arbeide med ny avtaletekst og prising av varer. Tenestepris skulle fastsettes på Helse Vest nivå med utgangspunkt i økonomidirektørgruppa. Denne gruppe klarte ikkje å bli einige om
4 Økonomiske krav og rammevilkår 4.1 Resultatkrav for 2009 Resultatmålinga baserer seg på det rekneskapsmessige resultatet. Resultatkravet for Apoteka Vest skal i 2009 vere eit positivt resultat 7,843 mill. Apoteka Vest må budsjettere drift, økonomisk resultat og investeringar innan tilgjengeleg likviditet, og på ein måte som gir rom for tilstrekkeleg buffer for likviditet gjennom året. Som følgje av ny langsiktig løysing for pensjonspremiar og kostnader skal samla ramme for driftskredittar for Helse Vest reduserast med kr 246 mill i løpet av 2009. Dette inneber at samla driftskredittramme pr. 1/1-2009 på kr 1,750 mrd skal reduserast til kr 1,504 mrd ved utgangen av 2009. Dette inneber at driftskredittramma for føretaksgruppa vil bli justert ned med kr 20,5 mill kvar månad. Tilsvarande reduksjon i driftskredittramma vil bli vidareført til helseføretaka. Helse Vest vil komme tilbake til eigen plan for nedjustering av driftskredittramma til det enkelte helseføretak. 4.1.1 Rapporteringskrav økonomi Økonomirapportar skal behandlast av styra så raskt det let seg gjere slik at eventuelle korrigerande tiltak kan bli sett i verk utan unødig opphald. Det blir her vist til kap. 8 det blir gitt nærmare føringar på rapporteringa til Helse Vest. Helseføretaka skal kvar månad rapportere til Helse Vest om den økonomiske utviklinga og status på dei tiltak som skal setje helseføretaket i stand til å nå resultatkravet. Det vil i løpet av våren 2009 bli sett i verk eit arbeid med tanke på å avslutte rekneskapen på eit tidlegare tidspunkt i månaden. I dette arbeidet vil ein gå nærare inn på alle rutinar som har innverknad på rekneskapsavslutninga og sjå korleis ein kan legge til rette for tidlegare Vårt budsjett for 2009 er lagt opp til et resultatkrav på 7,843 mill. inkl. pensjonskostnader Likviditetsbudsjettet gir god buffer i forhold til forventa investeringar og resultatpådrag gjennom året. ApoV har ikkje fått pålegg om reduksjon i driftskreditt i 2009 Alle rutinar rundt månedsavslutning er beskrevet og gjennomgått med berørte parter slik at månadsrapporter skal kunne sendes styret innan 15. i månaden. Det skal månadlig sendes rapport til Helse Vest i forhold til oppsett mal Apotekene Vest vil stille ressursar i prosjektet der det en robust modell. Det vil i 2010 være nødvendig for styringsgruppa å arbeide med ein heilhetlig prising av produksjon, varer og tenester levert frå Apoteka. Prognose pr. november viser resultat innanfor resultatkravet Likviditet pr. desember er meget god og omtrent i tråd med budsjett Månadlige økonomirapporter med eventuelle budsjettavvik og korrigerande tiltak sendes styret ca. den 15. i månaden. Økonomirapportane behandlast på første styremøte etter at rapporten føreligg Rapporter er innsendt til Helse Vest i forhold til oppsett mal og fristar Apotekene Vest har i liten grad deltatt i prosjekt Snøgg lukking grunna dette i stor grad vedrører
rekneskapsrapportering med enda høgare kvalitet. Helse Vest vil be Apoteka Vest om å stille med nødvendige ressursar og kompetanse samt delta aktivt i dette arbeidet. Eigar har stilt krav om einskapleg rekneskapsføring i helseføretaksgruppa. Helse- og omsorgsdepartementet og dei regionale helseføretaka samarbeider framleis om å utarbeide ein mal for årsrekneskap og einskilde noter samt nasjonal rekneskapshandbok. Helseføretaket skal rette seg etter og bruke utsende rekneskapsmalar. 4.2 Investeringar Helse Vest skal basere sine investeringsplanar på heilskaplege utgreiingar av framtidig behov for kapasitet og tilbod på regionnivå. Helse Vest skal tilpasse sin strategi for investeringar slik at det underbyggjer og blir gjennomført i tråd med nasjonal helsepolitikk og den kommande samhandlingsreforma. Helseføretaka må ved utarbeiding av sine investeringsplanar legge til grunn ein modell der det er kontantstraumen i føretaka som er styrande for kva investeringsnivå som dei kan bere. Det blir her vist til styresak 121/08 B Investeringar tilpassing av investeringsplanar i høve til finansielt og driftsmessig grunnlag, samt til styresak 027/09 B Investeringsbudsjett 2009 og lån 2009. Helseføretaka skal i medhald av gjeldande investeringsprosedyre rapportert investeringsplanar med driftskonsekvens for kommande femårsperiode. Dei samla investeringsplanane må tilpassast både den finansielle og driftsøkonomiske ramma. I investeringsprosedyren til Helse Vest RHF er det gjort greie for krav og innhald til avgjerdsunderlaget for investeringsprosjekt. Det skal utarbeidast investerings- og lønnsemdsanalyse som viser både den finansielle føresetnaden for gjennomføringa av prosjektet, og den driftsøkonomiske innverknaden dette har på resultatet. Krav om investerings- og lønnsemdsanalyse gjeld alle typar av investeringar. Gjennomføring av investeringsplanar vil gje betydelege driftsmessige konsekvensar for føretaka. Dette gjeld både auka avskrivingar, er hensiktsmessig og nødvendig. Balansert målstyring skal innarbeidast i 2009. Apotekene Vest har lagt opp til å bruke Helse Vest kontoplan og årsrekneskaps mal. Rullerande 5-årig investeringsplan med lønnsemdsanalyse utarbeidast årlig og blir styrebehandla Dei årlege investeringane er lagt innanfor fjorårets kontantstraum Apotekene Vest følgjar investeringsprosedyren til Helse Vest rutinar i sjukehusa og i mindre grad rutinar i Apotekene. Apotekene Vest vil kunne etterleve nye fristar under føresetnad av at det blir integrasjon mellom OLFI systemet til Apotekene og Oracle. Apotekene Vest har nytta Helse Vest kontoplan gjennom hele 2009 og årsrekneskap for 2008 og for 2009 avleggast i h.h.t. mal frå Helse Vest. Rullerande 5-årig investeringsplan ble behandla i styret hausten 2008 for 2009 og hausten 2009 for 2010. Investeringsbudsjettet vedtas årleg av styret Investeringsbehovet til Apotekene Vest er under årlig kontantstrøm og medfører dermed unødvendig auking i likviditeten. 5-årig investeringsplan med driftskonsekvens ble styrebehandla desember 2009.
rentekostnad og endra drift som følgje av investeringane. Dette er forhold som helseføretaka må løysa innafor driftsramma. Det er derfor nødvendig å utarbeide risikoanalysar i tilknyting til større investeringsprosjekt og utarbeida konkrete tiltaksplanar for korleis føretaka skal handtere dei driftsmessige konsekvensane av investeringsplanane slik at balansekravet blir innfridd. Tiltaksplanen for å løyse dei driftsmessige konsekvensane skal inngå som ein del av 5-årig investeringsplan. Apoteka Vest si investeringsramma for 2009 er på kr 9 mill. Dersom resultatet for 2008 endrar seg vesentleg i forhold til førebels rapportering pr. desember 2008 må det gjerast tilsvarande tilpassingar i investeringsramma. Investeringane må finansierast innafor tilgjengeleg likviditet ein klarer å skape gjennom drifta. Helseføretaket må gjere nødvendige prioriteringar og tilpasse investeringsramma i tråd med det finansielle grunnlaget. Dette inneber at ikkje alle investeringsplanane kan bli realiserte samtidig. Helseføretaka skal ikkje under nokon omstendigheitar binde opp eller forplikta seg i forhold til investeringsbudsjettet før investeringsramma har blitt vedtatt av styret i Helse Vest. Større investeringsprosjekt I samband med større investeringsprosjekt er det stilt krav om at helseføretaka så tidleg som mogleg opprettar dialog med Helse Vest RHF om aktuelle investeringsprosjekt over kr 50 mill. Føretaket må i dei tidlege planleggingsfasane for nye investeringar ikkje kjøpe tomter, inngå opsjonsavtalar eller gjere andre disposisjonar som på ein uheldig måte legg føringar for den endelige avgjerda om investering. 4.2.1 Låneopptak og driftskreditt Helseføretaka har ikkje anledning til å nytta driftskreditt til å finansiere Investeringsramma vil bli følgt og omdisponering vil skje innanfor ramma. Tilgjengelig likviditet er langt høgare enn investeringsbehovet Dei årlege investeringane er lagt innanfor fjorårets Investeringane for 2009 vil bli lavere enn investeringsramma på 9 mill. Investeringane er godt innanfor ramma av tilgjengelig likviditet.. Ved å endre forfallstider til HF til 20 dagar for alle, vil vi få betre
investeringar. Helse- og omsorgsdepartementet tildeler lånemidlar til spesifikke prosjekt basert på rapportering av 5-årig investeringsplan samt søknad frå Helse Vest RHF. Som hovudregel vil det ikkje bli gitt moglegheit til å finansiere investeringar innan MTU, IKT og innleiande prosjektplanlegging ved lån. Helse Vest RHF har ei godkjent driftskredittramme på inntil 1 750 mill. kroner. Denne ramma vil blir redusert med kr 246 mill i løpet av 2009. Helse Vest vil fordele denne driftskredittramma på det enkelte helseføretak. Helse Vest kan gjere omfordeling av driftskredittramma mellom helseføretaka dersom behova internt i føretaksgruppa endrar seg gjennom året. Helse- og omsorgsdepartementet har i brev av 10.11.2006 stadfesta at dei ved vurdering av Helse Vest sitt lånebehov, i tillegg til inntekter som gjeld avskrivingar, også vurderer likviditetsmessige effektar av eventuelt sal av eigedom, låneopptak i dotterselskap organisert som aksjeselskap, og omfang av operasjonelle leigeavtaler. 5 Organisatoriske krav 5.1 Risikostyring og internkontroll I 2008 har Helse Vest RHF i saman med helseføretaka utarbeidd retningslinjer for korleis ein organiserar og gjennomførar risikostyring i føretaksgruppa. Risikostyring er ingen objektiv aktivitet, men eit styringsverktøy som gir grunnlag for å identifisere, vurdere og handtere potensiell risiko ved hjelp av ei strukturert tilnærming. Risikostyring skal vere eit verktøy som kan tydeleggjere samanhengen mellom dei måla verksemdene i Helse Vest styrer etter, risikoar som kan true oppfyllinga av desse måla og moglege tiltak. Dette skal gje ei meir proaktiv styring, bidra til betre prioritering og ressursstyring og der igjennom betre moglegheitene for at verksemdene i Helse Vest når måla sine. Helseføretaka skal gjere seg kjend med retningslinjene og ta i bruk dei malar for gjennomføring og rapportering som er utvikla av føretaksgruppa i fellesskap. For å få til ein god integrering av risikostyringa i mål- og kontantstraum. Apotekene har mottatt krav til risikostyring i brevs form som avviker noe frå øvrige HF. utnytting av likviditeten og driftskreditt er ikkje nødvendig. Apotekene Vest har deltatt i forarbeidet med risikoleiing i regi av Helse Vest, og har fokus på utvikling av system som inkluderer risikostyring som del av styringsprosessane i føretaket. Apotekene Vest følgjer de retningslinjer som Helse Vest har lagt for risikostyring og følgjar opp og rapporterer i forhold til de styringsmål som er fastsett.
resultatstyringa, skal risikovurderingar gjerast samstundes med andre planleggingsprosessar. Risikostyring skal brukast som ein aktiv styringsreiskap i forhold til andre styrande dokument i Helse Vest. Den overordna risikostyringa skal gå i årssyklusar. Det skal årleg peikast ut overordna styringsmål som skal følgjast særskilt opp gjennom året. Dei overordna styringsmåla blir definert av Helse Vest RHF. Apoteka Vest HF kan vidare definere eigne overordna verksemdspesifikke mål/høgrisikoområde som skal følgjast særskilt opp. Til kvart av måla skal det i den grad det er mogleg velgast ut 1-3 styringsvariablar/indikatorar som skal risikovurderast. Apoteka Vest HF skal rapportere risiko som ein del av dei månadlege rapporteringsrutinane som allereie eksisterer. Risikovurderingar av dei utvalde overordna styringsmåla med styringsvariablar skal vurderast grundig ved 1. tertial. Ved 2. tertialrapporteringa skal dei risikoane som ein ved 1. tertial vurderte som å liggje over akseptabelt risikonivå følgjast særskilt opp. 5.2 Vidareutvikling av organisering og styring 5.2.1 Rettleiar for styra Helse- og omsorgsdepartementet skal i 2009 sette ned ei arbeidsgruppe med deltaking frå dei regionale helseføretaka for å utarbeide ein rettleiar for styra. Rettleiaren skal leggjast til grunn for arbeidet til styra, og vere eit supplement til reglar i helseføretakslova, vedtekter, vedtak i føretaksmøte m.v. Apotekene venter på mottak av disse retningslinjer. 5.2.2 Standard arbeidsavtale for administrerande direktør i helseføretak Helse Vest RHF vil i 2009 utarbeide standard arbeidsavtale for administrerande direktør i helseføretak. Styret skal bruke standaravtalen ved framtidige tilsettingar av administrerande direktør. 5.2.3 Internrevisjon i føretaksgruppa Internrevisjonen i Helse Vest RHF er ein uavhengig og objektiv stadfestingsfunksjon for heile føretaksgruppa og skal utføre oppdrag frå Styrking av interne prosesser rundt Det ble gjennomført pilotprosjekt i 2008. Erfaring frå disse tas med i det vidare
HF-a og for RHF-et. Formålet med internrevisjon er å bidra til at Helse Vest RHF og dei enkelte føretaka når sine mål og betrar den daglege drifta. Føretaksleiinga har ansvaret for å etablera god styring og kontroll. Internrevisjonen sitt bidrag er å evaluera og gi råd om forbetringar når det gjeld system og prosessar for denne styringa. Resultat frå desse revisjonane blir lagd fram for styra i føretaka og for Helse Vest RHF. Det er viktig at det også i dette arbeidet er gode prosessar og god dialog mellom dei ulike partane. Føretaka og dei tilsette skal kunne rekne med at oppstart av ein revisjon blir varsla i god tid på førehand, at revisjonen opptrer sakleg og profesjonelt og held føretaksleiinga orientert om framdrift. Føretaksleiinga skal også få rapportutkast til verifisering, og ha høve til å gi sine kommentarar om utkastet før det blir ferdigstilt. Føretaka skal på si side legge til rette for desse revisjonane, setta av nødvendig tid og ressursar, samt svare raskt og effektivt på førespurnader om opplysningar og dokumentasjon i dette arbeidet. Dersom revisjonen viser avvik eller at det er behov for forbetringstiltak, bør internrevisjonen og føretaka så langt råd er, bli samde om ein handlingsplan for dette. Internrevisjonen har ansvaret for å legga fram og presentera revisjonane for dei enkelte styra. Styra bør med visse mellomrom få ei tilbakemelding om status for ein slik handlingsplan. Det er ønskjeleg at føretaka deltek med innspel og forslag ved utvikling av revisjonsplan for planlagde revisjonar. Slik revisjonsplan skal endeleg godkjennast av styret i Helse Vest RHF. Styret eller administrerande direktør kan også be om ein ad hoc revisjon for eit avgrensa område innanfor føretaket si verksemd. Rapport vil bli overlevert til aktuell oppdragsgivar. 5.3 Utvikling av HR-området Helseføretaka skal delta aktivt i utviklinga av HR-området. Innanfor HR-området er det laga ei samla oversikt over alle krav i oppdragsdokument og føretaksprotokoll til Helse Vest RHF, samt krav frå Helse Vest RHF til helseføretaka i styringsdokument. Helseføretaka internrevisjon. Det er etablert et Helse Vest prosjekt som har vurdert innkjøpsrutinane i helseføretaka. Ref vedlegg 1 og 2 arbeid. Apotekene Vest har mottatt rapport frå prosjektet. Anbefalingane frå prosjektet vil bli følgt opp i det vidare arbeid med å betre og utvikle innkjøpsfunksjonen i føretaket.
skal rapportere på denne oversikta kvart kvartal. Hovudfokuset for helseføretaka skal vere å levere og sluttføre krav stilt i styringsdokumenta for 2007 og 2008. I tillegg skal helseføretaka særleg prioritere følgjande: Helsepersonell - eit godt arbeidsmiljø Arbeidstilsynet sin God vakt kampanje hadde to hovudformål: Helseføretaka skal ha fungerande HMS-system og helsepersonellet skal ikkje utsetjast for helseskadeleg psykisk eller fysisk belastning som følgje av ergonomiske forhold, arbeidskultur, organisering av arbeidet eller som følgje av omstillingar. I arbeidet med Inkluderande Arbeidsliv (IA.) er den einskilde arbeidsplassen ein viktig arena i for å redusere sjukefråvær, hindre at tilsette blir støytte ut og å få fleire med redusert funksjonsevne i arbeid. Arbeidstilsynet følgjer opp kampanjen og IA-arbeidet gjennom nye tilsyn for å undersøkje om arbeidsmiljøet ved helseføretaka er forbetra. Helseføretaka skal sikre eit godt arbeidsmiljø i helseføretaka, både med sikte på måla for God vakt og Inkluderande Arbeidsliv. Tilsynsrapportar skal følgjast opp og avvik skal lukkast. Omstillingsarbeid skal skje i samarbeid med og med medverknad frå dei tilsette, organisasjonane deira og vernetenesta. Helseføretaka skal sikre eit arbeidsmiljø som gir grunnlag for ein helsefremjande og meiningsfylt arbeidssituasjon, som gir full tryggleik mot fysiske og psykiske skadeverknader. Helsepersonell - eit mangfaldig arbeidsliv Regjeringa erklærde 2008 som norsk år for markering av mangfald. Offentlege arbeidsplassar, medrekna helseføretaka, skal vere gode modellar og i størst mogeleg grad spegle befolkninga si samansetjing i arbeidsstyrken sin - og oppfylle den politiske visjonen om eit samfunn for alle. Helseføretaka skal sikre etterleving av diskriminerings- og tilgjengeligheitslova (som blei sett i kraft 1. januar 2009) som stiller krav til individuell og generell tilrettelegging (universell utforming) og gir eit rettsleg vern mot diskriminering.
Helseføretaka skal sikre at rekrutteringspolitikken i føretaksgruppa blir utforma for å støtte målet om eit mangfaldig arbeidsliv. Reduksjon i uønska deltidsstillingar Føretaksmøtet la til grunn at: årsakene til bruken av deltidsstillingar er samansette og heng saman med den einskilde arbeidstakaren sine preferansar (tilbodssida) og med forhold hos arbeidsgivar, t.d. arbeidsgivar sin måte å organisere arbeidet på. Helseføretaka har tidlegare kartlagt omfanget av uønska deltidsstillingar i helseføretaka. Dei vart også bedne om å identifisere og setje i verk tiltak for å redusere uønska deltidsstillingar. Helseføretaka skal framleis ha merksemd på uønska deltidsstillingar, og iverksette tiltak som legg til rette for auka stillingsdelar. Helseføretaka skal rapportere kva tiltak som er sette i verk for å leggje til rette for auka stillingsdelar og om effekten av tiltaka som er sette i verk, i årleg melding. 5.4 Samordna kommunikasjon God og samordna kommunikasjon er eit viktig verkemiddel for å kunne realisere dei helsepolitiske målsetjingane. Kommunikasjonsarbeidet skal vere ein integrert del av verksemda, både når det gjeld interne og eksterne relasjonar. Felles rammeverk for nettbasert kommunikasjon i spesialisthelsetenesta gir retning for korleis ein skal systematisere og utvikle nettsidene i helseføretaka, slik at brukarane lettast mogleg finn den informasjonen dei søkjer etter. Prosjektet Felles nettløysing samarbeidsprosjektet mellom Helse Sør-Aust og Helse Vest - er ei satsing der det er ein føresetnad at alle helseføretaka deltek i prosjektet og at alle innfører løysinga. Skriftleg kommunikasjon til pasientar og pårørande er ein viktig del av behandlingstilbodet. Det skal leggjast vekt på at all skriftleg kommunikasjon skal ha eit forståeleg og imøtekommande språk og bidra til å førebu, tryggje og informere pasientane og pårørande. Deltaking i regionalt/interregionalt portalprosjekt. Frå august 09 - deltaking i Helse Vest RHF prosjekt i Funksjonell gruppe som arbeider med innhald til ny portalløysing. Portalløysing er forsinka, men ein reknar med at Apoteka Vest HF får ny portal første halvdel av 2010. Meny spesifikk for Apotekene Vest er ferdig. Kravspesifikasjon for Apotekene Vest på Sharepointplattforma er laga. Det ble avsett midlar i budsjettet til utvikling av portalløysning og ressurs var planlagt tilsatt innan haust 2009 for å lede og koordinere apotekas arbeid med intern- og intranettløysingar. Grunna innstramming i budsjettmidla for 2010 blir det ikkje tilført eksterne ressursar i 2009 eller 2010.
Arbeidet med å vidareføre kommunikasjonstiltak som er felles og samordna vil halde fram. Nasjonalt og lokalt må ein i størst mogleg grad finne felles løysingar på felles kommunikasjonsutfordringar. Arbeid med innhald til ny portal er satt i gang. Alle helseføretaka skal delta aktivt i prosjektet Felles nettløysing. Helse Bergen skal saman med Helse Vest RHF vere pilotføretak i prosjektet. Dei andre helseføretaka innfører løysinga i tråd med innføringsplan. 5.5 Oppfølging av juridisk rammeverk 5.5.1 Stiftingar og legat I styresak 92/08 har styret i Helse Vest RHF vedtatt retningslinjer om helseføretaka sitt forhold til gåver, stiftingar og legat. Retningslinjene skal vere gjennomgåande retningslinjer for heile føretaksgruppa. Foreløpig ikkje ein aktuell problemstilling. I føretaksprotokollen til Helse Vest RHF for 2009 blir viktigheita av at retningslinjene blir fylgde påpeika. Vidare bli det understreka at stiftingar skal vere uavhengige og at ein skal ha særleg merksemd knytt til kva innverknader ein eventuell aksept av mottak av gåver eller utbetalingar frå stiftingar kan ha for helseføretaka sine prioriteringar. Føretaksprotokollen understrekar også at helseføretaka skal ha ein restriktiv praksis med omsyn til å etablere nye stiftingar knytte til spesialisthelsetenesta. Helseføretaket skal: ha rutinar for at føretaket sin kontakt med stiftingar blir gjennomgått og revidert i forhold til gjeldande regelverk og retningslinjer. 5.6 Regional samhandling/prosjekt 5.6.1 Regionale prosjekt Felles regionale prosjekt skal støtte helseføretaka, gjere dei betre i stand til å ivareta oppgåvene på ein forsvarleg måte, dimensjonere og fordele funksjonar, samordne på tvers av helseføretaka, sikre effektiv ressursutnytting og systematisk nyttiggjere styringsinformasjon for å utvikle tenestetilbodet. Som vedlegg til styringsdokumentet er det gitt ein oversikt over dei prosjekta som er gjenstand for særskild oppfølging i 2009, jf. vedlegg 2.
I tråd med dei prosjektdirektiv som blir vedteke, skal helseføretaka delta aktivt med eigen kompetanse og prioritere ressursar til desse prosjekta. 5.6.2 Utvikling av IKT-området Helse Vest RHF vil arbeide vidare med langsiktige strategiar for å oppnå ei god utnytting av IKT som verktøy for effektivisering og kvalitetsforbetring. Den regionale IKT-strategien vil bli gjennomført i eit nært samarbeid med helseføretaka og Helse Vest IKT AS. Det er ein føresetnad at alle partar deltek aktivt i prosessane. I strategien er samordning eit nøkkelomgrep for å oppnå meir rasjonell og effektiv drift, det er difor særs nødvendig at IKT-personale blir gitt ressursar til den regionale samordninga. Helseføretaka må sette i verk ei systematisk og målretta satsing på realisering av gevinstar. Strategien peikar på at det er eit linjeansvar å planlegge for og å hente ut gevinstar av føretekne investeringar. Det er difor avgjerande viktig at leiarar på alle nivå vert sett i stand til å forstå verknaden av nye IKTløysingar og korleis desse kan utnyttast for å forbetre meir tungvinte prosessar og arbeidsmåtar i verksemda. Apoteka Vest HF skal bidra til, saman med Helse Bergen, i utviklinga av ein felles metodikk og støtteverktøy for god endringsleiing. Forbetringar i verksemda, både innan effektivisering og kvalitetsheving, krev endring og endringsleiing for å kunne leia til realisering av nødvendige gevinstar. Metodikken skal tilretteleggast som ein støtte til helseføretaka og linjeorganisasjonane i denne prosessen. Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) er eit viktig verkemiddel for å realisere mål om heilskap og samhandling i helsetenesta. Tiltak på IKT-området vil derfor vere ein viktig del av samhandlingsreforma. Visjonen er å utvikle heilskaplege system for sikker og oppdatert forvaltning av informasjon og dokumentasjon, og i større grad ta i bruk pasientverkty for kliniske og førebyggjande aktivitetar. Helseføretaket skal: Regionalt prosjekt for endringsleiing. Prosjektet ble etablert sommar 2009. IKT leiar deltok frå Apotekene Vest. Fokus for prosjektet er plan og oppfølging i tilknyting til EPJ prosjektet. Prosjektet er forankra i regionalt IKT forum og i AD møtet 14. desember 2009. Den godkjente metodikk for endringsleiing og gevinstrealisering planleggast innført i føretaket. Første prosjekt er i gang ved at IKT leiar har introdusert malverket for prosjektet som skal innføre Cytodose i Fonna og Førde. Vidare innføring og forankring i føretaket vert å sjå i samanheng med regional forankring. IKT leiar deltek i regionalt sikkerheitsutval.utvalet har i 2009 hatt overordna fokus på reetablering av mandat og utvikling av nytt malverk for risiko og sårbarheits vurderingar for IKT system. Styringssystem og sikkerheitsinstruks er tilgjengeleg for tilsette på Apotekene Vest sitt intranett. Det vil vidare i 2010 arbeidast for å innføre obligatorisk e-læringskurs i sikkerheit.
Forankre arbeidet med sikkerheit knytt til IKT i leiinga i helseføretaket. Arbeidet må ha ei formålstenleg organisering med klare retningslinjer for korleis ein skal sikre tryggleik og rutinar for autorisasjon for tilgang til pasientsystem. Arbeidet for sikkerheit skal og omfatte regelmessig opplæring i regelverket, intern kontroll, oppfølging av avvik og analysar for risiko og sårbarheit. 5.6.3 Samarbeidet med Helse Vest IKT Helse Vest IKT AS er eit heileigd dotterselskap av Helse Vest RHF, og skal vere ein strategisk partnar og levere produkt og tenester til helseføretaka innan IKT-området. Det skal frå helseføretaket si side leggjast vekt på å: delta i etablerte samarbeidsfora og bidra til vidare samordning av infrastruktur og applikasjonar samt bidra til at arbeidet med styring av prosjektportefølje blir vidareført. samarbeid med Helse Vest IKT og Helse Vest RHF for aktivt å bidra til å betre forståinga av roller og korleis dei enkelte aktørane kan betre samarbeidsrelasjonane og samspele godt. stille til disposisjon kompetanse og ressursar i føretaket innan arbeidsprosessar og kunnskap om verksemda til dei prosjekt og forbetringar som blir gitt prioritet. Fortsette samarbeidet innan nettverket av opplæringskoordinatorar for å sikre betre grunnopplæring innan IKT i helseføretaka vidareutvikle tenesteavtala med Helse Vest IKT AS som ein effektivt reiskap for styring og rapportering av tenestenivå samt vidareutvikle prismodellen for tenestene. leggje til rette for at fastlegekontor og kommunale pleie- og omsorgstenester får moglegheit til å utveksle basismeldingar som epikrisar, tilvisingar, rekvisisjonar, laboratoriesvar, pleie- og omsorgsmeldingar og reseptar frå helseføretaket. Meldingane skal overførast elektronisk over helsenettet. Meldingane skal vere standardiserte i tråd med samhandlingsarkitekturen. sjå til at oppgradering av mammografiutstyr til digital teknologi blir koordinert i forhold til Kreftregisteret sitt sentrale IT-system. Det vil verte utarbeidd ein handlingsplan basert på regional IKT strategi. Apotekene har deltatt aktivt i utforming av IKT strategien og deltar/bidrar på linje med andre føretak ved revisjon. Apotekene støttar opp den regionale prosess knytt til implementering av Norsk Helsenett. IKT leiar deltar aktivt i regionalt samarbeidsforum for IKT, regionalt IKT sikkerheitsutval og andre relevante fora der Helse Vest IKT og RHF et er representert. Apotekene Vest har i si tilnærming til den regionale IKT strategien utarbeidd relevante lokale handlingsplanar. Se førre punkt. 5.7 Samordning av stabs- og støttefunksjonar Pågåande prosess Apotekene Vest deltar i
Helseføretaka skal delta aktivt i alle prosjekt som blir initiert av Helse Vest retta inn mot utvikling og betre samordning av stabs- og støttefunksjonar, både regionalt og nasjonalt. 6 Andre Styringskrav 6.1 Oppfølging av miljøpolitikken Føretaksmøtet i Helse Vest RHF for 2009 viste til rapporten om miljø- og klimaspørsmål som arbeidsgruppa leverte til Helse- og omsorgsdepartementet pr. 1. oktober 2008, og bad om at ein sikra ei heilskapeleg tilnærming for å oppfylle dei nasjonale miljø- og klimamåla med utgangspunkt i tilrådingane i rapporten. Vidare bad føretaksmøtet Helse Vest RHF om å delta i og leie vidareføringa av dette arbeidet, som skal organiserast som eit samarbeidsprosjekt mellom dei regionale helseføretaka. Eit ledd i dette samarbeidsprosjektet er at det skal etablerast eit nasjonalt miljø- og klimaforum innan 1. juni 2009. Forumet skal vere rådgivande og alle helseføretaka saman med dei regionale helseføretaka skal vere representert i forumet. Forumet skal leiast av Helse Vest RHF og rapportere til det interregionale samarbeidsprosjektet nemnt ovanfor. Helseføretaka skal: delta i det nasjonale miljø- og klimaforumet og oppnemne representant til å ivareta denne oppgåva på vegne av helseføretaket. vidareføre arbeidet med miljømåla som er fastsette under punkt 7.5. i styringsdokumentet for 2008 og arbeidet med kvartalsvis rapportering og interne miljørevisjonar slik det går fram av same punkt. arbeide med vidareutvikling av miljøkrav i samanheng med innkjøp og sørgje for at desse krava blir samordna med tilrådingane i det nasjonale samarbeidsprosjektet nemnt ovanfor for å oppnå best mogleg bruk av felles innkjøpsmakt. 6.2 Etablering av svarteneste for arts- og funksjonskontoplan Det skal etablerast ei svarteneste for arts- og funksjonskontoplanen. Helsedirektoratet er gitt i oppdrag å leggje til rette for at svar frå svartenesta og informasjon om kontoplanen blir tilgjengeleg på internett. Auke bevisstheita om miljøkonsekvensane av egen verksemd. Sette i gang systematisk arbeid for å endre verksemda i ein meir miljøvennleg retning. Kartlegge miljøverknad av egen drift. Satsingsområdar: innkjøp, avfall, transport og energibruk. Etablere miljøkoordinator ved kvart apotek, og sørgje for at disse får opplæring. Etablere samarbeid med kvart sjukehusføretak vedrørande miljøkrava frå Helse Vest. samordningsprosjekt der det er ønskelig og formålstenlig Apotekene Vest har god dialog med miljøleiar i Helse Bergen. Det er gitt ansvar til logistikkgruppa for å arbeide vidare med miljøarbeid inne i apoteka. Logistikksjef har fått tilleggsoppgåver knytte til miljøleiing og koordinering av tiltak. Miljøkrav er blitt innarbeid i legemiddelanbodet for 2010-2014. Apotekene Vest har foreløpig ikkje innført kvartalsvis rapportering på miljømål. Apotekene er involvert i å følgje opp overfor sine sjukehusføretak rutinar knytte returavfall og retur av legemiddel.