Møtedato: 24. april 2015 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Erik Arne Hansen, 75 51 29 24 Bodø, 16.4.2015 Foretaksmøtesak 9-2015 Godkjenning av årsregnskap og styrets beretning 2014, herunder disponering av årsresultat Det vises til styremøte i Sykehusapotek Nord HF, den 19. mars 2015 og styremøte i Helse Nord RHF, den 26. mars 2015 (jf. styresak 28-2015 Godkjenning av årsregnskap og styrets beretning 2014 herunder disponering av resultat). Erklæring om ledernes ansettelsesvilkår I henhold til foretakets vedtekter med henvisning til allmennaksjeloven 6-16a har styret utarbeidet en erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ledende ansatte i selskapet. Erklæringen er inntatt i note 6 til årsregnskapet. Selskapets foretaksmøte skal i henhold til vedtektenes 14a og allmennaksjeloven 5-6 tredje ledd foreta en rådgivende avstemning over retningslinjene. Fremlagte årsregnskap og styrets beretning 2014 for Sykehusapotek Nord HF foreslås godkjent av foretaksmøtet. Foretaksmøtet i Sykehusapotek Nord HF inviteres til å fatte følgende vedtak: 1. Det fremlagte årsoppgjør med resultatregnskap, balanse og styrets beretning, inkludert kontantstrøm og noter, samt disponering av årsresultat fastsettes som Sykehusapotek Nord HFs regnskap for 2014. 2. Foretaksmøte gir sin tilslutning til styrets retningslinjer for lederlønnsfastsettelse. Bodø, den 16. april 2015 Lars Vorland Adm. direktør Vedlegg: Styrets beretning Årsregnskap med noter Revisjonsberetning Vedleggene legges frem ved møtestart.
Møtedato: 24. april 2015 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Erik Arne Hansen, 75 51 29 24 Bodø, 16.4.2015 Foretaksmøtesak 10-2015 Godkjenning av revisors godtgjørelse 2014 Det vises til styremøte i Sykehusapotek Nord HF, den 19. mars 2015 og styremøte i Helse Nord RHF, den 26. mars 2015 (jf. styresak 28-2015 Godkjenning av årsregnskap og styrets beretning 2014 herunder disponering av resultat). Revisjonshonorar for 2014 foreslås fastsatt til Lovpålagt revisjon kr 83 600,- Andre attestasjonstjenester kr 19 000,- SUM kr 102 600,- Foretaksmøtet i Sykehusapotek Nord HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Revisjonshonorar 2014 fastsettes i henhold til mottatte fakturaer til: Lovpålagt revisjon kr 83 600,- Andre attestasjonstjenester kr 19 000,- SUM kr 102 600,- Bodø, den 16. april 2015 Lars Vorland Adm. direktør
Møtedato: 24. april 2015 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Namik Resulbegovic, 75 51 29 85 Bodø, 16.4.2015 Foretaksmøtesak 11-2015 Årlig melding 2014, Sykehusapotek Nord HF Det vises til styremøte i Sykehusapotek Nord HF, den 19. mars 2015 og styremøte i Helse Nord RHF, den 26. mars 2015, jf. styresak 27-2015 Årlig melding 2014. Fremlagte Årlig melding 2014 for Sykehusapotek Nord HF foreslås godkjent av foretaksmøtet. Foretaksmøtet i Sykehusapotek Nord HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Foretaksmøtet vedtar Årlig melding 2014 for Sykehusapotek Nord HF. Bodø, den 16. april 2015 Lars Vorland Adm. direktør Vedlegg: Årlig melding 2014 Sykehusapotek Nord HF
Rapporteringsmal for tertialrapport og årlig melding 2014 Fra Helse Nord RHF til Sykehusapotek Nord
Innhold 1 Om rapporteringen... 3 2 Felles økonomiske krav og rammebetingelser... 4 2.1 Risikostyring og internkontroll... 4 2.2 Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvaltning... 5 2.3 Innkjøp... 5 2.4 Klima- og miljøtiltak... 5 3 Tilgjengelighet og brukerorientering... 6 4 Kvalitet, pasientsikkerhet og smittevern... 6 4.1 Kvalitet... 6 4.2 Pasientsikkerhet og smittevern... 7 4.2.1 Pasientsikkerhet... 7 4.2.2 Smittevern... 8 4.3 Pasientbehandling... 8 4.3.1 Samhandling... 8 4.3.2 Beredskap... 9 5 Personell, utdanning og kompetanse... 9 5.1 Helse, miljø og sikkerhet... 11 6 Forskning og innovasjon... 11 2
1 Om rapporteringen Denne malen skal brukes til helseforetakets tertialrapport og årlig melding for 2014 til Helse Nord RHF. De punkter som gjelder spesifikke foretak er merket med dette. Rapportering fra helseforetakene på styringsparametre m.v. er innarbeidet i dokumentet, og følger ikke som eget vedlegg. Vi har etter henstilling fra helseforetakene gjennomgått hvilke styringsparametre det skal rapporteres på, og hvilke Helse Nord RHF kan svare HOD på direkte. Det skal gis tilbakemelding på alle rapporteringskrav i dette dokumentet. Tabellen under rapporteringskrav viser hvilke krav som skal rapporteres tertialvis og hvilke kun i årlig melding. Rapporteringsteksten skal være konkret og konsis, og inneholde informasjon om status med beskrivelse av gjennomførte tiltak. Lenke til nasjonale kvalitetsindikatorer: http://nesstar2.shdir.no/webview/ Lenke til månedlige ventelistestatistikk: http://helsedirektoratet.no/kvalitet-planlegging/norskpasientregister-npr/rhf/sider/helse-nord.aspx Lenke til statistikkalender Norsk pasientregister: http://helsedirektoratet.no/kvalitet-planlegging/norskpasientregister-npr/statistikkalender/sider/default.aspx Rapporter fra Nasjonalt kunnskapssenter for spesialisthelsetjenesten vil bli publisert her: http://www.kunnskapssenteret.no/ Kvalitet i helsetjenesten indikatorer https://helsenorge.no/helsetjenester/sider/kvalitet-i-helsetjenesten.aspx Kvalitetsregistrene - http://www.kvalitetsregistre.no/resultater-frakvalitetsregistre/category398.html 3
2 Felles økonomiske krav og rammebetingelser Helseforetakene skal realisere følgende resultatmål i 2014 jf. styresak 111-2013 Budsjett 2014 foretaksgruppen, rammer og føringer, styresak 138-2013 Budsjett 2014 - endringer i finansiering og konsekvenser for helseforetakene og styresak 72-2013 Plan 2014 2017 inkl. rullering av investeringsplan. Helseforetakene skal i 2014 basere sin virksomhet på de tildelte midler. Rapporteringstekst Årlig melding Sykehusapotek Nord hadde i 2014 et resultatkrav på 11 millioner. Resultatet for 2014 blir på ca. 17,6 millioner kroner, 6,6 millioner høyere enn budsjettkravet. Om lag 2,8 millioner av dette kommer av drift, mens resterende er lavere pensjonskostnader enn budsjettert. Helseforetakene skal utarbeide og styrebehandle komplette og reelle tiltaksplaner for å sikre at de økonomiske kravene oppfylles i 2014 og i planperioden (2014 2017). Rapporteringstekst Årlig melding Sykehusapotek Nord har ikke hatt behov for å utarbeide tiltaksplaner for å sikre at de økonomiske kravene oppfylles for 2014. 2.1 Risikostyring og internkontroll Gjennomføre risikostyring i henhold til vedtatte retningslinjer og rapportere til Helse Nord RHF i samsvar med disse. Rapporteringstekst Årlig melding Risikostyring er gjennomført i henhold til vedtatte retningslinjer. Risikoanalyse i tråd med Helse Nords fire hovedområder for risikostyring for 2014 ble gjennomført i juni. Hovedområdene og de underliggende delmålene ble tilpasset Sykehusapotek Nords virksomhet. Resultatene fra risikoanalysen ble rapportert til Helse Nord i rapport for 2. tertial. Sørge for å ha minst en årlig gjennomgang fra ledelsen av foretakets interne styring og kontroll. Ledelsens vurderinger og beslutninger skal dokumenteres. Rapporteringstekst Årlig melding Årlig gjennomgang fra ledelsen av miljøstyringssystemet ble gjennomført i oktober. Årlig gjennomgang av foretakets styring og kontroll ble gjennomført i desember. Referat og handlingsplan som gjennomgangen resulterte i er dokumentert og styrebehandles i styremøte 19. februar 2015. 4
2.2 Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvaltning Helseforetakene skal gjennomføre investeringsplanen slik den er vedtatt i budsjett 2014. Eventuelle avvik i fremdrift skal fortløpende avklares med Helse Nord RHF. Helse Nord RHF skal gis plass i intern prosjektgruppe på statusmøter i plan- og gjennomføringsfasen. Rapporteringstekst Årlig melding Investeringsplanen slik den ble vedtatt i budsjett 2014 er ikke gjennomført, da nybygg og ombygginger av Sykehusapotek Nords produksjonslokaler ikke har skjedd så raskt som forutsatt i budsjett for 2014. Begrunnelsen for forsinkelsen er at UNN Tromsø ikke har kunnet stille med teknisk personell for å installere nødvendig ny ventilasjon ved sykehusapoteket i Tromsø, og ved sykehusapoteket i Harstad fordi lokalene er avhengig av at UNN Harstad frigjør og bygger om polikliniske arealer Gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse på kritisk infrastruktur. Rapporteringstekst Årlig melding Sykehusapotek Nord har ikke gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyser på kritisk infrastruktur, da Sykehusapotek Nord utelukkende leier lokaler og infrastruktur av sykehusene. Det vil i 2015 bli utarbeidet en egen risiko- og sårbarhetsanalyse for Sykehusapotek Nords interne apotekspesifikke infrastruktur (servere, kjøleskap, kjølerom med videre). 2.3 Innkjøp Følge opp Helse Nords strategiplan for innkjøp, HINAS 1 strategiplan og legemiddelinnkjøpssamarbeidet (LIS), med tilhørende handlingsplaner. Måleindikatorer vil bli lagt til grunn for virksomhetsoppfølging. Rapporteringstekst Årlig melding Sykehusapotek Nord følger opp Helse Nords strategiplan for innkjøp og HINAS strategiplan. Sykehusapotek Nord deltar i LIS-arbeidet og oppfølging av LIS-avtaler i alle foretak, og følger opp avtalelojalitet for de helseforetakene som får legemidler levert av Sykehusapotek Nord. 2.4 Klima- og miljøtiltak Alle helseforetak skal miljøsertifiseres innen utgangen av 2014. 1 Helseforetakenes Innkjøpsservice AS 5
Sykehusapotek Nord ble miljøsertifisert i november 2014. 3 Tilgjengelighet og brukerorientering Iverksette tiltak for å bedre helsepersonells kommunikasjon (muntlig og skriftlig) med pasienter og deres pårørende. Sykehusapotek Nord ønsker å bedre mulighetene for diskresjon i publikumsavdelingene. Dette blir ivaretatt i forbindelse med ombygging og flytting av publikumsavdelingene. Det er fokus på kommunikasjon med pasientene i forbindelse med opplæring av personale i publikumsavdelingene og i forbindelse med opplæring av kliniske farmasøyter. 4 Kvalitet, pasientsikkerhet og smittevern 4.1 Kvalitet Planlegge fremtidige ferieavviklinger tidlig og koordinert med de andre foretak. For å sikre kvaliteten i pasientbehandlingen er målet mest mulig bruk av fast personell. Sykehusapotek Nord avvikler ferien hovedsakelig i forbindelse med ferieavvikling på sykehusene (lavdriftsperioder). Ferieavvikling planlegges med mest mulig bruk av fast personell, men det er også nødvendig med noe bruk av ferievikarer. Forberede innføring av e-resepter. Sykehusapotek Nord tar i mot e-resepter fra kommunehelsetjenesten, og er klare til å ta i mot e-resepter fra helseforetakene. Sykehusapotek Nord bistår UNN med utvikling og implementering av e-resepter i sykehusene. Presentere status ROS 2 -analyser for de kliniske systemer, til foretakets styre som en del av den løpende rapporteringen. 3 Det er ikke gjennomført ROS-analyser av de kliniske systemene som brukes i Sykehusapotek Nord i 2014. 2 Risiko- og sårbarhetsanalyse 3 Forskrift om informasjonssikkerhet ved elektronisk tilgang til helseopplysninger i behandlingsrettede helseregistre2011-06-24 nr. 6 6
Dette planlegges gjennomført i 2015. Sette av tilstrekkelige og kvalifiserte ressurser til å implementere LIS (ledelses- og informasjonssystem), samt kvalitetssikre data og lære opp eget personell. Sykehusapotek Nord benytter LIS til rapportering av personaldata fra PAGA (personalsystemet) og i forbindelse med medarbeiderundersøkelsen. Det er satt av tilstrekkelige og kvalifiserte ressurser til dette. Alle helseforetak skal sette seg i stand til å gjennomføre kunnskapsbaserte prosedyrer. Sykehusapotek Nord tar i bruk kunnskapsbaserte prosedyrer der vi er involvert i klinisk relevante oppgaver (publikumsavdelingen; klinisk farmasi). Helseforetakene skal innregistrere data i alle nasjonale kvalitetsregistre som ligger til rette for det og bruke resultater fra disse registre i løpende arbeid med kvalitetsforbedring. Sykehusapotek Nord har ingen klinisk aktivitet som skal registreres i nasjonale kvalitetsregistre. 4.2 Pasientsikkerhet og smittevern 4.2.1 Pasientsikkerhet Sikre at pasientsikkerhetsprogrammets tiltakspakker inngår som en del av sykehusenes ordinære aktivitet og at resultatene følges opp i ledelseslinjen med tertialvis rapportering. Via prosjekt Samstem deltar Sykehusapotek Nord til implementeringen av tiltakspakken Samstemming av legemiddellister, videre bidrar farmasøyter i andre aktuelle tiltakspakker, for eksempel fall-pakken. Arbeide systematisk for å forebygge, forhindre og avdekke svikt/avvik i de pasientadministrative systemene, og etablere rutiner for varsling innad og rutiner for erfaringsutveksling på tvers av helseforetak. Sykehusapotek Nord samarbeider med de øvrige sykehusapotekforetakene med å kvalitetssikre og videreutvikle apoteksystemet FarmaPro. Varsling og erfaringsutveksling skjer mellom sykehusapotekforetakene. Erfaring med håndtering av alvorlig uønsket hendelse (cellegiftsaken ved Sykehusapoteket i Tromsø) delt med de andre sykehusapotekforetakene. 7
Bruke Sykehusapotek Nord aktivt gjennom «SamStem-prosjektet 4» for å sikre innføring av legemiddelsamstemming i alle helseforetak. Farmasøyter fra SamStem-prosjektet har deltatt i alle pilot- og implementeringsprosjektene knyttet til tiltaket Samstemming av legemiddellister i HF-ene. Herunder: - Pilot og implementering i Helgelandssykehuset og Nordlandssykehuset. - Pilot ved UNN, samt kartlegging av utfordringer ved samstemming av legemiddellister ved overføring av pasienter fra Intensiv avdelingen til andre avdelinger / sykehus. Implementering av tiltaket i UNN vil bli planlagt i løpet av våren 2015. - Deltar i arbeidsgruppa ved FSYK knyttet til tiltaket. Her planlegges oppstart av prosjektet 1. mars 2015. Tiltaket er i NLSH implementert i Bodø og Lofoten, Vesterålen utsatte implementeringen til etter innflytting i nytt sykehus, men sluttfører denne i løpet av våren 2015. Ved HLSH er implementeringen kommet i gang ved alle enhetene. Tiltaket er innført i psykiatrien i Nordlandssykehuset, og en pilot planlegges ved UNN-Åsgård. 4.2.2 Smittevern Mål 2014 Nasjonal faglig retningslinje for antibiotikabruk i sykehus skal implementeres og etterleves. Sykehusapotek Nord bruker de faglige retningslinjene i forbindelse med rådgivning i bruk av antibiotika til annet helsepersonell, og fremskaffer statistikk over antibiotikabruk i sykehusene når dette etterspørres. 4.3 Pasientbehandling 4.3.1 Samhandling Bruke Sykehusapotek Nord aktivt i samhandling med kommunene på legemiddelområdet for å forebygge pasientskader og øke kompetansen. Sykehusapotek Nord deltar i prosjektet Pasientsentrerte helsetjenester ved UNN. Nordlandssykehuset og Helgelandssykehuset har brukt farmasøyter fra SamStem-prosjektet i kommunikasjon med 4 Samstemming av legemiddellister 8
kommunehelsetjenesten om tiltaket Samstemming av legemiddellister. Samarbeide med kommunene og utdanningsinstitusjonene om kompetanseutvikling, med grunnlag i prosjektrapporten fra Helse Nord RHF og KS: Kompetanseutfordringer i kjølvannet av samhandlingsreformen, datert 31.1.2013. Sykehusapotek Nord har ikke samarbeidet med kommunene og utdanningsinstitusjonen om kompetanseutvikling, med grunnlag i prosjektrapporten fra Helse Nord RHF og KS: Kompetanseutfordringer i kjølvannet av samhandlingsreformen, datert 31.1.2013, da farmasøytisk kompetanse i liten grad berøres i rapporten. Sykehusapotek Nord bidrar til opplæring i legemiddelhåndtering i de kommunene som har rådgivningsavtale med Sykehusapotek Nord. 4.3.2 Beredskap Delta i felles katastrofeøvelse på Svalbard høsten 2014. Sykehusapotek Nord deltok i planlegging og gjennomføring av felles katastrofeøvelse på Svalbard høsten 2014. Delta i planlegging av øvelse Barents Rescue 2015. Sykehusapotek Nord skal ikke delta i planlegging av øvelse Barents Rescue 2015 da denne skal foregå i Finland og det ikke er planlagt øvelsesaspekter med relevans for sykehusapotekvirksomhet HelseCIM 5, skal være implementert som primært krisestøtteverktøy i 2014. HelseCIM er implementert som krisestøtteverktøy i Sykehusapotek Nord. 5 Personell, utdanning og kompetanse Delta i arbeidet med å styrke nettverk og utvikle førstelinjeledere. Sykehusapotek Nord gir tilbud til alle ledere om deltakelse på lederutdanning enten arrangert av 5 Krisestøttesystem 9
samarbeidende helseforetak eller eksterne lederutviklingsprogram. I 2014 startet to avdelingsledere opp ipluss LUP I (lederutviklingsprogram). Det jobbes også med å styrke samarbeidet mellom ledere i foretaket. Det har vært gjennomført ledersamling med tanke på blant annet å styrke ledernettverket og etablert en ordning med felles avdelingsledermøte Relevant personell skal ha vært gjennom e-læringskurs i informasjonssikkerhet, smittevern og planlegge for gjennomføring av kurs som defineres i regi av FIKSprosjektet. Opplæring skal dokumenteres. De ansatte har ikke gjennomført Helse Nords e-læringskurs i informasjonssikkerhet da dette ikke har vært klart til bruk for oss. Majoriteten av de ansatte har imidlertid gjennomført e-læringskurs i informasjonssikkerhet i regi av Apotekforeningen. Ansatte i Sykehusapotek Nord har ikke hatt tilgang til kurs i smittevern i 2014 fordi vi ikke har vært knyttet til e-læringsportalen Campus. Ansatte som dette er relevant for vil få tilbud om gjennomføring i 2015. Kurs i regi av FIKS-prosjektet når dette er relevant. Starte bruken av aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging i løpet av 2014. Sykehusapotek Nord har ikke innført aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging i foretaket da det kun er dagtidsarbeid i Sykehusapotek Nord. Innarbeide måltall for antall årsverk og innleie, og sikre balanse mellom disse Måltall for antall årsverk er utarbeidet i forbindelse med budsjettprosessen. Sykehusapotek Nord har ikke leid inn personell i 2014. Redusere omfanget av midlertidige stillinger. De fleste ansatte i Sykehusapotek Nord er fast ansatte. Det er bare vikarer og ansatte i tidsbegrensede prosjektstillinger som ikke er fast ansatte. Det har derfor ikke vært jobbet med å reduseres omfanget av midlertidige stillinger i 2014. Gjennomføre analyser og utarbeide planer for håndtering av behov for personell. Særlig innsats må rettes mot behovet for spesialisert kompetanse for å sikre gode tjenestetilbud. Sykehusapotek Nord har ikke utarbeidet egne planer for håndtering av behov for personell. Sykehusapotek Nord har ikke opplevd problemer med å få ledige stillinger besatt med kompetent personell. For å sikre fremtidig bemanning tilbyr Sykehusapotek Nord praksisplasser for farmasistudenter og for elever som ønsker å utdanne seg til apotekteknikere. 10
Utvikle nye praksisformer og -innhold for alle helsefagutdanninger innen gjeldende rammeplaner. Dette skal understøtte helhetlige pasientforløp og kvalitet i praksisutdanningen. Sykehusapotek Nord tilbyr praksisplasser for apotekteknikere. Innholdet i praksisen blir, innenfor rammer gitt av utdanningen, tilpasset driften i sykehusapotek og de særlige kompetansebehovene vi har for å gi kvalitetssikrede tjenester til sykehuset og kunder i våre publikumsavdelinger. 5.1 Helse, miljø og sikkerhet Innen utgangen av 2014 skal foretaket gjennomføre medarbeiderundersøkelse for alt personell. Sykehusapotek Nord har gjennomført medarbeiderundersøkelse høsten 2014. Undersøkelsen ble også gjennomført i 2013 og avdekket forbedringspunkt og bevaringspunkt som ble fulgt opp gjennom året. Resultatet fra MU 2014 vil også bli analysert og fulgt opp systematisk. Videreutvikle samarbeidet med tillitsvalgte og vernetjenesten. Dette inkluderer tydeliggjøring av partssamarbeidet og medbestemmelse. Samarbeidet med de tillitsvalgte oppleves som godt og konstruktivt. Det gjennomføres jevnlige møter med de tillitsvalgte og verneombud. 6 Forskning og innovasjon Bidra til felles årlig resultatrapport som synliggjør eksempler på hvordan resultater fra forskning og innovasjon har bidratt til forbedret klinisk praksis/tjenesteutøvelse, i tillegg til øvrig resultatrapportering basert på nasjonalt tilgjengelig statistikk om forskning og innovasjonsaktivitet (jf. vedlegg 3 i oppdragsdokumentet for 2013). Sykehusapotek Nord innrapporterer aktuelle data på forskning til CRIStin og NIFU. Øvrig innrapportering har ikke vært aktuelt. Innovasjonsindikatorene fra helseforetakene i 2014(krav i vedlegg 3 fra OD 2013). Antall aktive innovasjonsprosjekter med prosjektfase, samarbeidsrelasjoner og ressursbruk 11
Sykehusapotek Nord har hadde ingen aktive innovasjonsprosjekter i 2014. Antall nye patentsøknader Sykehusapotek Nord leverte ingen patentsøknader i 2014. Innovasjonskultur-tiltak (tekstlig omtale) Sykehusapotek Nord har ikke hatt opprettet særskilte prosjekter knyttet til å skape en kultur og aksept for innovasjon i foretaket, men etablerer gradvis en kultur for endring og innovasjon gjennom å ta i bruk nye metoder, ny teknologi og å følge etablerte standarder.. 12