Bakgrunnen for forslag om å fusjonere Normisjon region Telemark og Normisjon

Transkript

1 Bakgrunnen for forslag om å fusjonere Normisjon region Telemark og Normisjon Tanken om å slå Normisjon region Telemark sammen med andre enheter innen Normisjon er ikke ny, og det har pågått mer eller mindre kontinuerlige samtaler og prosesser om slike endringer mellom ledelsen for Normisjon region Telemark og andre enheter i Normisjon siden høsten Bakgrunnen for og motivasjonen bak disse samtalene/disse prosessene har vært og er å gjøre det vi i dag kjenner som Normisjon region Telemark til en mer robust enhet, der vi sammen med andre søker å løse de administrative oppgavene mer effektivt, slik at de ansatte i større grad kan makte å arbeide med misjonsrettede oppgaver som forkynnelse, oppfølging av foreninger og lederoppfølging. En liten oppsummering av prosessen fram til framforhandlede avtale med Normsjon om en avdelingsløsning. Det har vært ført samtaler med region Agder og Bibelskolen i Grimstad. Disse samtalene ble initiert av regionledelsen i Telemark og kom på bakgrunn av vedtak om innsparinger og nødvendige omstillinger. Et rådsmøte avholdt i Nes menighetshus på Gvarv på nyåret 2007 ga et tydelig signal til regionledelsen om å orientere seg i retning av region Agder med tanke på en sammenslåing. Man så den gangen det geografiske området som Agder og Telemark bispedømme dekker som en naturlig og kjent størrelse som også kunne fungere for Normisjon. Dette forsøket strandet imidlertid på at ledelsen i region Agder ikke fant en slik sammenslåing med Telemark som formålstjenlig. Våren 2009 stod region Vestfold/Buskerud (VeBu) uten regionleder, og regionleder for Telemark, Sam Tore Bamle, ble av leder for Normisjon i Norge, Svein Granerud, spurt om han kunne fungere som regionleder også for VeBu. Etter avtale med regionstyret for Normisjon region Telemark ble det inngått en avtale om en slik ordning med varighet ut Denne avtalen ble forlenget til å vare ut første halvår Fra og med høsten 2009 har det vært jevnlig kontakt mellom regionstyrene i våre to regioner, først og fremst ved at regionstyrelederne og arbeidsutvalgene har møttes, men også begge regionstyrene har hatt felles møter. Dette har skjedd i perioden fra og med desember 2010 til i forkant av regionårsmøtene i I første omgang dreide samtalene seg om innholdet i samarbeidet om regionleder, gjensidig tjenesteyting, og lignende, samt når og hvordan avtalen skulle avvikles. Parallelt med denne samarbeidsavtalen og den pågående samtalen mellom region Telemark og region VeBu ble OU II utredningen lagt fram og Landsstyret (LS)kalte inn alle regionstyrelederne til en lederkonferanse på Gå Ut senteret i januar OU II innebar en ny organisering av alt Normisjonsarbeidet i Norge, hvor regiongrensene opphørte, man delte landet inn i avdelinger

2 under formell ledelse av LS, og at det ble opprettet operative områder som ville komme til å bli mindre enn de nåværende regionene, områder med større nærhet mellom foreninger og de Normisjonsansatte som skulle arbeidet i områdene. Både regionstyreleder i VeBu, Marit Bøe og regionstyretleder i Telemark, Trond Engnes, så muligheter i en slik organisering av Normisjon i Norge. OU II møtte stor motbør på regionårsmøtene rundt om i landet, og LS kastet ballen over til regionene om å arbeide fram gode organisasjonsmodeller som kunne gi den samme effekten som OU II initierte, robuste enheter med fokus på å styrke det utadrettede, operative arbeidet og få en administrasjon som står i forhold til den bemanning og de ressurser man har til misjonsrettet arbeid. Regionstyrene i Telemark og VeBu gikk da inn i seriøse forhandlinger om å tenke våre to regioner som en slik enhet. Et nytt rådsmøte i region Telemark i 2010, og et tilsvarende i VeBu, gav tydelige signaler om at en slik fusjonsprosess var ønskelig, og begge regionårsmøter gav i 2011 fullmakt til et videre arbeid med et grunnlag for en sammenslåing. Det framforhandlede et forslag til en fusjon mellom region Telemark og region VeBu ble lagt fram for regionårsmøtene i I avslutningsfasen av dette arbeidet med et fusjonsdokument for Telemark og VeBu ble regionstyrene gjort oppmerksom på av administrasjonsleder i Normisjon, Trond Pladsen, at andre regioner, mest konkret region Møre, men også Østfold og Nord hadde vært i kontakt med HK/LS, om muligheten for å bli avdelinger under LS/HK. Både regionstyret i VeBu og regionstyret i Telemark fant dette initiativet interessant, men mente samtidig at det var lite formålstjenlig at våre to regioner først å skulle fusjonere med hverandre for så å henvende seg til LS med tanke på å bli avdelinger under Normisjon. Det ble understreket ved årsmøtene i 2012 det gode man har fått til ved et samarbeid om og utveksling av ansatte, samt at man hadde klart å skape et dynamisk medarbeiderfellesskap som utvekslet erfaringer og ideer, og det ble lagt opp til et parallelt løp for våre to regioner med tanke på en avdelingsløsning med Normisjon. Begge regionårsmøter gav i 2012 mandat til videre utredninger av og forhandlinger om ulike organisasjonsmodeller. Regionstyret oppnevnte et forhandlingsutvalg som skulle føre samtaler med ledelsen av Normisjon, men erfaringene vi gjorde var at prosessen ble mer og mer overtatt av en ledergruppe av ansatte, hvor regionleder Sam Tore Bamle var med, sammen med regionleder i Møre og regionleder i Østfold. Regionstyret etterlyste underveis i prosessen en tettere dialog mellom LS/HK og regionstyret, der regionstyret ble trukket mer aktivt inn i arbeidet med det grunnlaget som skulle berede grunnen for en eventuell fusjon. Dette ikke minst fordi regionstyret kjente på et ansvar for å legge fram et resultat for årsmøtet. Denne dialogen kom i stand igjen i februar/mars i år på

3 bakgrunn av besøk fra avdeling Normisjon i Norge og en presentasjonen administrasjonsleder Trond Pladsen gav regionstyret vedrørende avtalen mellom Normisjon og region Møre. Da det viste seg at arbeidet var kommet lengre enn først antatt, og at man med små justeringer kunne legge avtalen mellom Normisjon og region Møre til grunn for et prinsippvedtak, vedtok regionstyret i Telemark enstemmig å legge fram for årsmøtet d.å et forslag til vedtak om at region Telemark inngår en tilsvarende avtale med Normisjon om en avdelingsløsning. Regionårsmøtet drøftet saken om avdelingsløsning og regionstyrets framlagte forslag til vedtak om fusjon med Normisjon. Det ble etter drøftingene foretatt en prøveavstemning for å lodde stemningen, og prøveavstemningen viste et flertall for regionstyrets forslag. Regionstyrets leder fremmet et forslag om utsettelse av saken og om å kalle inn til et ekstraordinært årsmøte senhøstes 2013, hvor man vil ta endelig avgjørelse i saken. For å forberede saken til dette ekstraordinære årsmøtet har regionstyret nedsatt et nytt forhandlingsutvalg som har forhandlet fram en konkretisert avtale med Normisjon. Forhandlingsutvalget har bestått av regionleder Sam Tore Bamle, og fra regionstyret Trond Engnes, Jon Sæland, Jon Arne Torp. Regionstyret har drøftet saken og kommet med innspill til forhandlingsutvalget, utvalget har hatt forberedende møter og det har vært tre forhandlingsmøter, , og 15.08, med en ledergruppe fra Normisjon /HK, personalleder Else Kari Bjerva, leder for Normisjon i Norge, Svein Granerud og Administrasjonsleder Trond Pladsen. Vi mener at den fremforhandlede avtalen svarer på det som har vært drivkraften bak de samtaler som har blitt ført mellom Normisjon region Telemark og andre enheter i Normisjon gjennom disse årene, nemlig å komme i prosess med andre for å skape en organisasjon som løser de administrative oppgavene mer effektivt og med det gir de ansatte mulighet til å fokusere mer på det misjonsstrategiske arbeidet. Trond Engnes Styreleder Normisjon region Telemark

4 Beskrivelse av konsekvensene av en fusjon mellom Normisjon Region Telemark og HK. (Avtaleutkastet) 1. Regionens hovedoppgaver Hovedmålet med fusjonen er å vri ressursbruken fra administrative gjøremål til misjonsrettet arbeid. A. Hovedoppgave for regionen: Utforme en strategi for misjonsarbeidet i region Telemark og sette denne i verk. Det innebærer blant annet: - Arbeide strategisk med forkynnelsen i foreningene - Inspirere og utruste frivillige medarbeidere, inkludert frivillige forkynnere - Følge opp foreningsstyrer med hjelp til å arbeide målrettet og utadrettet - Forkynne og formidle misjonsinformasjon slik at foreninger, enkeltpersoner og menigheter får et misjonsengasjement, inkludert oppfølging av SMM, Samarbeid Menighet og Misjon. - Jobbe for at ideer og inspirasjonseffekten fra de fellesskap og steder som lykkes med et arbeid, kan bringes ut til andre sammenhenger/steder - Arrangere fellestiltak i regionen på regionalbasis eller distriktsvis, til inspirasjon, opplæring, rådslagning - Arbeide for å plante nye fellesskap - Følge opp leirvirksomheten og leirstedene i samarbeid med Acta - Drive ledertrening og lederoppfølging B. Arbeide med inntektsbringende tiltak og innsamling i samarbeid med hovedkontoret C. Drive arbeidet økonomisk forsvarlig i tråd med budsjett D. Følge opp og utruste de ansatte, inkludert Acta-ansatte, til å arbeide mest mulig misjonsrettet E. Velge regionstyre med følgende mandat: - Med regionleder som daglig leder, har regionstyret ansvar for det åndelige og strategiske arbeid i regionen - Utarbeide strategi- og handlingsplan for virksomheten i regionen - Legge fram budsjettforslag til Landsstyret (LS) - Innstille til LS ved ansettelse av nye medarbeidere - Styre virksomheten innenfor de budsjettrammer som er gitt - Innkalle til regionårsmøte som velger regionstyre og drøfter virksomheten i regionen - Ansvar for drift og vedlikehold av leirsteder og eiendommer. Hovedkontoret bistår med hjelp til strategisk og misjonsrettet virksomhet gjennom oppfølging av regionledelsen, felles strategidrøftinger og tilbud om kursing innenfor fellesskapsbygging og utadrettet virksomhet. 2. Acta Fusjonen mellom region Telemark og Hovedkontoret omfatter også Acta- barn og unge i Normisjon, region Telemark. De ansatte i Acta Telemark vil formelt få flyttet sitt ansettelsesforhold til hovedkontoret i tråd med Arbeidsmiljølovens prosedyrer, på samme måte som de øvrige ansatte i region Telemark. De ansatte beholder samme lønns- og arbeidsbetingelser som de har i dag. Acta-ansatte forholder seg før fusjonen til to linjer, region-

5 linjen med regionleder som nærmeste overordnet og Acta-linjen med kontakt til Acta-sentralt i mange strategi- og praktiske spørsmål. Acta-ansatte følges derfor opp fra to kanter. Dette videreføres på samme måte i forbindelse med en fusjon. 3. Økonomi og regnskap Ved en fusjon vil oppgavefordelingen mellom region og hovedkontor se slik ut: A. Budsjett Som andre budsjettenheter ved hovedkontoret til Normisjon vil region Telemark v/regionleder utarbeide arbeidsprogram og utkast til budsjett for regionen for kommende arbeidsår, på bakgrunn av regionale ønsker og behov og regionens økonomiske bærekraft. Budsjettet drøftes med økonomisjef og inkluderes i HKs totale budsjett som behandles administrativt og godkjennes av landsstyret. B. Økonomi og innsamling Den økonomiske situasjonen som foreligger i regionen når fusjonen trer i kraft, føres videre. Det legges ikke til grunn noen form for overføring av økonomiske midler mellom regionene. Oppsparte midler og gaveinntekter skal komme den regionen til gode som har midlene. Dersom en region har negativ kapital, dvs. underskudd, vil Normisjon sentralt overta både gjeld og eiendeler. Dette gir Normisjon sentralt mulighet til å tildele regionarbeidet en tjenlig driftsramme, selv om man starter med et noe skjevt forhold mellom utgifter og inntekter. Region Telemark har ikke gjeld, men en økonomisk egenkapital, som i en fusjonert organisasjon fortsatt vil være øremerket til bruk i region Telemark. Budsjettrammene den enkelte region får tildelt, vil ha sammenheng med det som samles inn i den respektive region. Det er fortsatt mulig å gi gaver til Region Telemark gjennom WinOrg. Nåværende system for fordeling av gaver mellom Normisjon og regionene fortsetter, med mulighet å finne frem til hvor mye den fusjonerte regionen ville fått som selvstendig enhet. For å opprettholde virksomheten i Telemark, blir arbeidet med å samle inn penger til virksomheten like viktig som før. Dersom regionen Telemark har samlet inn ekstraordinært mye midler ett år, vil det kunne akkumuleres og brukes senere. Samtidig har både region og hovedkontor ansvar for misjonsarbeidet ute, og det må også tas med i betraktningen. Men det er ikke noe til hinder for å overføre midler fra ett år til ett annet. Nye tiltak som kan medføre juridisk ansvar, må klareres med Normisjon sentralt før iverksettelse. C. Regnskap Regionleder/regionstyret er ansvarlig for å drifte arbeidet økonomisk i tråd med budsjett. Regnskapet føres fortsatt av NLM Økonomiservice (NØS) som i dag, men blir en del av Normisjons avdelingsregnskap og revideres som en del av Normisjons totale regnskap. Den avtalen region Telemark har i dag, sies opp.

6 Fakturaer og andre bilag sendes til NØS for scanning og registrering. Kontering (konto, avdeling, prosjekt) skjer ved regionskontoret, regionleder gir en godkjenning før transaksjonen går inn i regnskapet. Per i dag betaler region Telemark ca kr til NØS. Normisjon betaler til sammenligning kr for sitt totale regnskap hjemme og ute. Her er det grunn til å tro at det er mulig med en vesentlig innsparing ved å innlemme regionens regnskap i hovedkontorets avdelingsregnskap. D. Rapportering I regnskapet vil en fusjonert region framstå som en avdeling. I dag har ikke den enkelte budsjettansvarlige direkte tilgang til rapporter fra regnskapssystemet, og derfor blir rapportene bearbeidet og lagt tilgjengelig av Økonomiseksjonen på nettet. Regionleder vil være ansvarlig for å kommentere og rapportere evt. avvik fra budsjettet. 4. Leirsteder og eiendommer De fleste av regionene har det juridiske ansvaret for betydelige eiendommer. Ved en endring av en region til avdeling ved HK vil Normisjon sentralt overta det juridiske ansvaret. Driftsansvaret vil fortsatt ligge lokalt og regionalt. Engasjementet rundt et leirsted er knyttet til brukerne og avhengig av at folk i regionen ser verdien av å ha et leirsted. Et leirstedsstyre vil rapportere til regionleder som før, arrangere dugnader som før, jobbe for å styrke økonomien som før, og har fortsatt ansvar for å få driften til å gå rundt. Store ekstraordinære innsamlinger til et leirsted må gjøres i forståelse med regionstyret og godkjennes fra sentralt hold. Økonomien styres av de rammer og prioriteringer som regionen legger i budsjettarbeidet. Normisjon sentralt ser på leirstedene som viktige ressurssentra for misjon. Ethvert leirsted må vurderes ut fra sin misjonsstrategiske betydning. Det er et mål at leirsteder skal gå i økonomisk balanse. Alle vesentlige avgjørelser knyttet til et leirsted, vil tas i en dialog mellom regionstyret og hovedkontoret. Det har vært vurdert om leirstedene istedenfor å skifte fra regionalt til sentralt organisasjonsnummer, bør organiseres som en egen forening med eget organisasjonsnummer i Brønnøysund. Dette er en mulighet, men det er vanskelig å se at det er en mer tjenlig modell. Å fortsette med et eierskap knyttet til Normisjon er fortsatt å anbefale da det i større grad sikrer kontinuitet og regional eierskapsfølelse. 5. Avtalerettslige forpliktelser Alle forpliktelser av økonomisk og juridisk art, og som på en eller annen måte binder regionen, noteres skriftlig som informasjon for begge parter. Inngåelse av nye juridisk bindende avtaler skal klareres med Landsstyret. 6. Personal Ved fusjonen vil regionens ansatte formelt flytte sitt ansettelsesforhold til hovedkontoret i tråd med Arbeidsmiljølovens prosedyrer, med de samme lønns- og arbeidsbetingelser som de har i dag. Den daglige personaloppfølgingen vil fortsatt skje gjennom regionleder.

7 Følgende personaladministrative oppgaver overføres fra region til hovedkontoret: - Månedlig lønnsinnberetning til NØS. - Jevnlig pensjonsinnberetning for alle ansatte etter gjeldende rutiner. - Oppfølging av lønnsoppgjøret med implementering av endringer - Gjeldende forsikringsavtale med DnB sies opp og de ansatte i region Telemark innlemmes i Hovedkontorets forsikringsavtale - Oppfølging av forsikringssaker - Rapportering til offentlig myndighet i forbindelse med ansettelser, oppsigelser og sykemeldingsstatistikk Følgende oppgaver gjøres i et samvirke mellom regionleder og personalleder: - Kvalitetssikre rekruttering av nye medarbeidere - Sørge for at nyansatte får riktig arbeidsavtale - Sørge for at prosedyrer følges i forbindelse med oppsigelser - Sikre at nødvendige prosedyrer innen HMS er på plass og følges opp - Behandle alle typer permisjonssøknader - Konflikthåndtering 7. Oppsummering og konklusjon Rasjonaliseringsgevinst? Det er særlig innen personal og økonomi/regnskap det ligger en rasjonaliseringsgevinst og en økonomisk besparelse. Når en liten enhet skal ivareta alle administrative og offentlig pålagte oppgaver, vil det nødvendigvis kreve forholdsvis mye tid, fordi en ikke har rutinene inne på samme måten som en person som gjør disse oppgavene oftere. En overføring av administrative oppgaver vil derfor gi noe innsparing av arbeidstid. Det er også grunn til å tro at en kan få ned kostnadene til regnskapsførsel, ved en overføring av oppgaver fra region til HK. Likeledes vil kostnader knyttet til medlemskap i forsikring, pensjon, lønn osv, gå litt ned, og det samme vil revisjonskostnadene. Hvor mye dette kan beløpe seg til, er det vanskelig å anslå. Det er stilt spørsmål om en ikke kan få til denne rasjonaliseringsgevinsten uten å fusjonere. Svaret på det er åpenbart ja, det er mulig. Men da får en ingen ny helhetlig tenkning som kan gi reell endring. Da blir det en ny administrativ ordning, som krever timetelling og genererer mer administrasjon med intern fakturering osv. Noen har stilt spørsmål ved hvorvidt hovedkontoret har kapasitet til å gjøre disse tjenestene for regionen gratis. Så lenge det er snakk om fusjon med én til tre regioner, som det er i dag, så har hovedkontoret kapasitet til dette uten å måtte ansette flere eller kjøpe ekstra tjenester. Dersom mange regioner ønsker å gå inn i denne ordningen, vil en måtte få økte stillingsressurser, der utgiftene til dette må deles på alle de fusjonerte enhetene. Det må ses opp mot at det regionalt vil bli en besparelse, ved at stillingsressurser kan snus til utadrettet eller inntektsbringende tiltak. Andre konsekvenser for regionen

8 Regionen blir ikke større enn før, selv om den administrativt blir innlemmet i en større enhet. Det er den samme geografiske enheten som skal betjenes av de ansatte. Hvis overføringen av administrative oppgaver til HK som antatt fører til mindre administrasjon i regionen, vil det føre til flere besøk i foreningene, ikke færre. En kan også tenke en viss flyt av folk over regionsgrensene i fusjonerte enheter, som kan inspirere foreningene. Regionstyret kan i større grad enn før konsentrere seg om de viktigste oppgavene, nemlig å jobbe for misjon gjennom strategiarbeid, innsamling til misjon, spre misjonsinformasjon, utvikle strategi for å styrke Acta- og leirarbeidet med mer. Noe av vår organisasjons problem er at det er for sjelden kontakt mellom nivåene i organisasjonen, slik at vi ikke henger godt nok sammen. En fusjon kan forhåpentligvis bøte på det ved at det blir et større vi og får kortere vei til samhandling på ulike områder. Avgjørelsesmyndigheten til å velge strategi når det gjelder misjonsarbeidet lokalt og regionalt ligger fortsatt på region- og foreningsledd, mens sentralleddet godkjenner de budsjettmessige rammene. Regionen har stor handlefrihet innenfor rammene.