RETNINGSLINJER FOR PERSONVERN

Transkript

1 RETNINGSLINJER FOR PERSONVERN Områder dekket av retningslinjene. Disse retningslinjene for personvern ("retningslinjene") beskriver hvordan vi i Rezidor Hotel Group gjennom vårt danske selskap Rezidor Hospitality A/S, og andre tilknyttede selskaper ("Rezidor"), samler inn, bruker, utveksler og beskytter våre gjesters personopplysninger. "Personopplysninger" er registrert informasjon som alene eller sammen med annen informasjon som er tilgjengelig for oss, identifiserer hvem du er. Retningslinjene gjelder ikke forretningsmetoder eller webområder som vi ikke eier eller kontrollerer, eller personer som ikke er ansatt eller administrert av oss. Rezidor har lisens for å drive forretningsvirksomhet og tillate andre å drive hoteller i Europa, Midtøsten og Afrika under merkene "Radisson SAS", "Radisson" og "Park Inn", "Regent", "Country Inns & Suites" og "Missoni Hotels" (samlet under navnet "Rezidor Brand Hotels"). Noen av hotellene under Rezidor-merket eies og drives av selvstendige franchisetakere. Disse retningslinjene dekker ikke franchisetakernes praksis i forhold til personvern. Når du oppgir personopplysninger direkte til en av våre franchisetakere, er det franchisetakerens retningslinjer for personvern som er gjeldende. Merk at vi krever at retningslinjene for personvernet til våre franchisetakere er i samsvar med våre retningslinjer for personvern, og alle gjeldende lover om person- og datavern. Deres gjeldende retningslinjer for personvern kan imidlertid variere fra disse retningslinjene. Vår webområder kan inkludere lenker til andre webområder som har annen personvernpraksis enn Rezidor. Når du er koblet til et annet webområde, kan du i enkelte tilfeller se våre varemerker selv om informasjonen du leser kommer fra en tredjepart. Hvis du oppgir personlig informasjon på disse sidene, er informasjonen du gir, underlagt deres retningslinjer om personvern, og du bør derfor lese disse retningslinjene. Ditt samtykke til disse retningslinjene. Disse retningslinjene er en del av betingelsene som gjelder din bruk av våre tjenester. Ved å bruke våre webområder, det sentrale bestillingssystemet eller bo på et av Rezidor-hotellene, samtykker du til at vi kan bruke din personopplysninger i samsvar med gjeldende lovgivning. Vi lagrer dine personlige opplysninger så lenge vi har bruk for dem til det angitte formålet, eller så lenge gjeldende lover og regler tillater det.

2 Personlig informasjon vi innhenter om deg. Vi samler inn transaksjonsinformasjon (som navn, e-postadresse, telefonnummer og reservasjonsdata) og informasjon som du aktivt gir oss, for eksempel når du bestiller gjennom vårt sentrale bestillingssystem, bor på et Rezidor-hotell eller abonnerer på våre nyhetsbrev. Vi samler inn personlig informasjon om våre gjester fra offentlige kilder og fra andre selskaper som har tillatelse til å formidle denne informasjonen til oss. Hvis du oppgir informasjon til oss om andre, f.eks. i en tjeneste som "send til en venn", eller hvis vi får informasjon om deg gjennom andre kilder, bruker vi denne informasjonen kun til det formålet den var ment for. Vi lagrer ikke denne informasjonen. Les om hvilken informasjon vi samler inn ved bruk av internetteknologi. Vi samler ikke bevisst inn informasjon fra barn. Vi samler ikke bevisst inn personlig informasjon fra barn under 13 år. Hvis du tror at barnet ditt har gitt oss personlig informasjon, ta kontakt med oss, slik at vi kan identifisere og slette denne informasjonen. Hensikten med å samle inn personopplysninger. Vi bruker personopplysninger for å: tilby deg de tjenestene du vil ha gjøre oppholdet ved Rezidor-hotellet til en personlig opplevelse forbedre funksjonaliteten og personliggjøre layouten og innholdet på våre webområder slik at de passer best til dine behov, interesser og preferanser sende deg informasjon om kampanjer og spesielle tilbud basert på dine personvernpreferanser dersom du ønsker det gi økt sikkerhet og beskytte mot svindel forstå våre gjester bedre forbedre våre programmer, tjenester og webområder sørge for bedre markedsføring av våre programmer og tjenester Bruk av personopplysninger i markedsføring. Du kan velge om du vil motta markedsføringsmateriell fra oss, og du kan når som helst endre dine personvernpreferanser ved å skrive til adressen du får oppgitt når du oppretter abonnementet eller mottar markedsføringsinformasjon. Hvis du velger å ikke motta markedsføringsmateriell fra oss, sørger vi for å ikke sende deg meldinger som bare inneholder markedsføring, eller utveksle dine personopplysninger med andre selskaper. Det er fortsatt mulig at vi tar kontakt i forbindelse med kundeundersøkelser og i administrativ øyemed, f.eks. for å bekrefte en reservasjon eller transaksjon du har utført.

3 Utveksle personopplysninger med andre. Vi utveksler din personlige informasjon under følgende omstendigheter: Vi utveksler din personlige informasjon mellom Rezidor-selskaper i den grad det er nødvendig for å sørge for at tjenestene du ber om er tilfredstillende. Av samme grunn, utveksler vi også din personlige informasjon med Carlson Companies Inc. og deres samarbeidspartnere, hvis det er nødvendig i forhold til å innfri våre forpliktelser overfor deg (f.eks. reservasjon, avbestilling, bestillingsendringer, medlemsskap i loyalitetsprogram o.l.). Vi utveksler din personlige informasjon med selskaper som utfører tjenester på dine vegne, som selskaper som tilbyr programstyring og støtte for teknisk infrastruktur. Basert på dine personvernpreferanser utveksler vi din personlige informasjon med andre selskaper innenfor Rezidor Hotel Group, andre selskaper valgt av Rezidor, inkludert strategiske samarbeidspartnere som bruker informasjonen til å sende deg informasjon om kampanjer og spesielle tilbud de tror du kan være interessert i. Våre tjenesteleverandører, strategiske samarbeidspartnere og Rezidor-hotellene, er kontraktsbundet til å sørge for at personopplysninger behandles konfidensielt, trygt og at din integritet opprettholdes. De kan ikke utveksle din personlige informasjon på en slik måte at det ikke bryter med våre løfter til deg, og de må være i samsvar med gjeldende lover om personog datavern. Vi kan overføre dine personopplysninger til en annen instans som har ervervet aksjebeholdningen eller aktiva om Rezidors, for eksempel, som følge av salg, sammenslåing, reorganisering, insolvens, oppløsning eller likvidering, forutsatt at den ervervede instansen bruker dine personopplysninger i henhold til disse retningslinjene om personvern. Vi kan komme til å utveklse eller overføre din personlige informasjon til urelaterte tredjeparter, hvis fremleggelse av disse opplysningene skjer i samsvar med loven, pålagte krav, rettskjennelse eller stevning, for å samarbeide med rettsmyndighetene eller andre statlige undersøkelser, for å beskytte dine og våre lovfestede rettigheter, eiendom og sikkerhet, våre ansatte, representanter og våre gjester. Beskytte personopplysninger. Vi benytter nødvendig fysisk, teknisk og organisatorisk sikkerhet for administrasjon og overføring av personlig data, inkludert nødvendige sikkerhetstiltak for å beskytte slike data mot tilfeldig og ulovlig sletting eller tap, misbruk, endringer, uautorisert offentliggjøring eller tilgang, og alle andre ulovlige prosesser. Overføring av personopplysninger på tvers av grenser. Våre webområder og databaser befinner seg i Danmark, Belgia, Tyskland og USA. Flere data videresendes til Carlson Companies Incs server i USA for å tilrettelegge reservasjoner, avbestillinger og bestillingsendringer i det sentrale bestillingssystemet som ligger i Omaha i Nebraska USA. Forskjellige land har ulike lover om datavern hvor noen beskytter mer enn

4 andre. Hvis vi overfører dine personopplysninger fra et land til et annet, vil vi ta de nødvendige forholdsreglene for å sikre at personvernet og personopplysningene vi overfører, beskyttes i henhold til EUs Safe Harbor-rammeverk. Ved å bruke våre webområder, ta del i våre programmer, eller bo Rezidor-hoteller, samtykker du til at dine personopplysninger kan overføres til et hvilket som helst land i verden i henhold til betingelsene i disse retningslinjene. Informasjonskapsler ("cookies") og annen web-teknologi. Når du besøker våre webområder, kan det hende vi bruker følgende web-teknologi for å samle inn informasjon: Vi samler inn informasjon som sendes til oss automatisk av web-leseren når du bruker våre webområder. Denne informasjonen inneholder som regel IP-adressen til din Internett-leverandør og hvilken type operativsystem og leser som er installert på datamaskinen. En informasjonskapsel er en liten tekstfil som lagres på harddisken din av en webserver. Hver gang du bruker våre websider, bruker vi øktinformasjonskapsler ("session cookies") for å angi et tilfeldig generert, unikt identifikasjonsnummer for din maskin. En øktinformasjonskapsel utløper når du lukker leseren. Vi bruker øktinformasjonskapsler for å støtte funksjonaliteten til våre webområder hvilke sider brukerne besøker, lenkene de bruker og hvor lang tid de bruker på hver side. Vi bruker også varige informasjonskapsler ("persistent cookies"). Disse informasjonskapslene slettes ikke når du lukker leseren din, men blir værende på datamaskinen til de utløper eller til du sletter dem. Vår web-server kjenner igjen informasjonskapslene på harddriven din hver gang du besøker en av våre websider. Ved å gi datamaskinen din en varig og unik identifikator er det mulig for oss å opprette en database som inneholder dine tidligere valg og preferanser. I tilfeller der disse valgene og preferansene må samles inn igjen, kan de automatisk tilbys av oss, noe som sparer tid og krever mindre anstrengelse. Ved å gi datamaskinen din en varig og unik identifikator, kan vi få en mer nøyaktig oversikt over hvor mange som besøker våre webområder, hvor ofte de kommer tilbake, hvordan de bruker webområdene og hvor effektive kampanjene våre er. Hvis du har fått tilgang til våre webområder gjennom en e-post sendt av oss, eller du har opprettet en brukerkonto ved et av dine besøk, er det mulig at informasjonskapslene fra oss eller våre samarbeidspartnere er knyttet til personopplysningene i vår database som identifiserer deg personlig. Våre websider kan inneholde elektroniske bilder kjent som "web beacons" enkelte ganger også kalt "single-pixel gifs" eller "clear gifs". Vi bruker web beacons til å lære mer om hvordan besøkende bruker våre webområder og måler hvor effektive reklamekampanjene våre er. Enkelte ganger inkluderer vi også web beacons i e- postmeldinger som inneholder markedsføringsmateriale for å kontrollere om meldingene åpnes og brukes. Det kan hende vi tar i bruk web beacons for å koble innhentede informasjonen til annen informasjon som identifiserer deg.

5 Modifisering av retningslinjene. Vi forbeholder oss retten til å endre retningslinjene. I forbindelse med vesentlige endringer i retningslinjene bil det bli lagt ut informasjon om dette på alle våre webområder øverst i det reviderte dokumentet. Meldingene vil bli liggende ute i minst 30 dager etter at endringene trer i kraft. Endringer av retningslinjene gjelder fra og med den datoen som står oppgitt i meddelelsen. Hvis ingen dato er oppgitt, 30 dager etter vi sendte meddelelsen til deg. Det er ditt ansvar å se om det er gjort endringer i retningslinjene ved å sjekke vårt webområde med jevne mellomrom. Hvis vi kun foretar små endringer, vil vi erstatte disse retningslinjene med de nye og endre den datoen det "gjelder fra" på toppen av dokumentet for retningslinjene i minst 30 dager etter den nye gjeldende datoen, slik at du er klar over endringene som er gjort. Mindre endringer er for eksempel endringer i vår kontaktinformasjon eller eksemplene du finner i avsnittene i disse retningslinjene. Gjennomsiktighet. Hvis du ønsker å se informasjonen vi har lagret om deg, kan du ta kontakt med Rezidors kontor for datavern (se nedenfor) og be om å få tilsendt en kopi av din personlige profil til hjemmeadressen eller e-postadressen din. For å forhindre at din informasjon havner i feil hender vi vil bruke sikre midler når vi bekrefter din identitet. Hvis du vil foreta endringer, vil vi svare på forespørselen innen rimelig tid. Ta kontakt med oss hvis du vil at vi skal slette din personlige informasjon fra våre filer. The Rezidor Hotel Group's Data Protection Office Avenue du Bourget Brussel Belgia Tlf: Faks: eller sende oss en e-post på privacy@rezidor.com.

6 RETNINGSLINJER FOR PERSONVERN Rezidor Hotel Group tar datavern på alvor. Her er våre ti løfter til deg som vår hotellgjest eller besøkende på våre webområder: 1. Melding. Når vi samler inn dine personopplysninger, vil vi gi deg en betimelig og relevant melding om hvilke personopplysninger vi samler inn, hvordan vi bruker dem og hvilke tredjeparter vi vil kunne komme til å utveksle informasjonen med. 2. Valgmulighet. Når du abonnerer på våre nyhetsbrev eller deltar på våre markedsføringsarrangementer, vil vi gi deg muligheten til å velge hvordan vi bruker og utveksler dine personopplysninger, og respekterer valgene dine. 3. Relevans. Vi vil kun samle inn relevant informasjon for nærmere angitte formål, og vil ikke bruke denne informasjonen til andre formål uten din tillatelse. 4. Oppbevaring. Vi vil oppbevarer dine personopplysninger bare så lenge vi har bruk for dem til det angitte formålet eller så lenge gjeldende lover og regler tillater det. 5. Nøyaktighet. Vi jobber for å sørge for at personopplysningene i våre arkiver er nøyaktig. 6. Tilgjengelighet. Vi vil på forespørsel informere deg om hvilken personopplysninger vi har om deg i våre databaser, slik loven krever. 7. Sikkerhet. Vi vil iverksette nødvendige fysiske, tekniske og administrative tiltak for å beskytte dine personopplysninger slik at den ikke går tapt, misbrukes, leses, offentliggjøres, endres eller slettes. 8. Utveksling. Vi vil ikke utveksle dine personopplysninger med tredjeparter uten din tillatelse, med mindre det er angitt i disse retningslinjene. 9. Internasjonal overføring. Hvis vi overfører dine personopplysninger til land utenfor territoriet som er underlagt EUs lovgivning (inkludert Sveits, Norge og Island), vil vi ta nødvendige forholdsregler for å opprettholde personvernet og beskytte personopplysningene vi overfører, i henhold til gjeldende lover og regler. 10. Overholdelse. Vi vil med jevne mellomrom gjennomgå hvordan vi holder retningslinjer for personvern. Hvis du ønsker tilgang til dine opplysninger, har spørsmål om vår praksis i forhold til personvern, vil forandre dine markedsføringspreferanser eller legge frem en klage, ta kontakt med oss på følgende adresse: The Rezidor Hotel Group's Data Protection Office Avenue du Bourget Brussel Belgia Tlf: Faks: E-post: privacy@rezidor.com.