HMS&K (Helse, Miljø, Sikkerhet & Kvalitet) HÅNDBOK FOR OPPTEK

Transkript

1 HMSK Håndbok OPPTEK Dokument ID: Opptek Revisjonsdato: Versjonsnr.: 02 Gyldig til dato: Verifisert av: Oddvar Larsen Godkjent av: Mads Frantsen HMS&K (Helse, Miljø, Sikkerhet & Kvalitet) HÅNDBOK FOR OPPTEK Utskriftsdato: Side 1 av 10

2 Innholdsfortegnelse 1 HENSIKT OG OMFANG DEFINISJONER ANSVAR OG MYNDIGHET OPPTEK (opplæringskontor for teknologifag på Haugalandet) Bedriftskultur Forretningside Misjon Visjon Tjenester STYRINGSSYSTEMET Beskrivelse av styringssystemet HMS Politikk Dokumentstyring LEDELSE OG RESSURSSTYRING Ledelsens forpliktelse Den enkelte arbeidstaker involvering og samarbeid Etterlevelse Konfidensialitet KONTINUERLIG FORBEDRING Revisjoner Klagebehandling 5 7 Vedtekter 6 Utskriftsdato: Side 1 av 10

3 1 HENSIKT OG OMFANG Hensikten med HMSK Håndboken er å beskrive styringssystemet til Opptek. HMSK Håndboken inneholder introduksjon av Selskapet og dens hovedprosesser, samt informasjon om målsettinger, HMSK-politikk og HMSK-arbeid. HMSK Håndboken er et dokument som kan distribueres til kunder, offentlige myndigheter, leverandører og andre interessenter. 2 DEFINISJONER Opptek : Opplæringskontoret for Teknologifag på Haugalandet Interessehavere: Kunde, Konsern, Eiere, Ansatte, Myndigheter, Samfunnet 3 ANSVAR OG MYNDIGHET Daglig leder: Har ansvaret for utarbeidelse, iverksettelse og oppfølging av HMSK-politikk og -mål, samt oppfølging iht. denne håndboken. Har ansvaret for etablering og vedlikehold av kvalitetssystemet. Denne funksjonen er også utpekt som ledelsens representant. Ansatte: Alle ansatte i Opptek har et definert HMSK-ansvar som er beskrevet i den enkeltes funksjons- eller stillingsbeskrivelse. 3.1 OPPTEK (opplæringskontor for teknologifag på Haugalandet) 3.2 Bedriftskultur Arbeidsmiljø der solid kunnskap, mestring av oppgaver og hvor det å bry seg om hverandre står i fokus Resultatorientert organisasjon som har evne til fremdrift, tar initiativ og har nærhet til virksomheten Ivrig etter å skape verdier og forbedringer sammen med kundene Arbeidsform som er åpen, ærlig og ordentlig Utskriftsdato: Side 2 av 10

4 3.3 Forretningside 3.4 Misjon 3.5 Visjon Øke rekrutteringsgrunnlaget for eierne Kontinuerlig oppfølgning av lærlinger hos eierne Representere eierne sine interesser I offentlige fora Øke fagkompetansen for eierne og dens ansatte Bidra til utvikling Drive sertifisert og dokumentert sikkerhetsopplæring ihht gjeldende lovverk. «Sørge for at det er gode rekrutteringsmuligheter innen de forskjellige fagområdene» «Å bli den foretrukne samarbeidspartneren innen kompetanseoppbygging». Medlemsbedrifter Styret Daglig leder/instruktør Mads Frantsen Kontorlærling Opplæringskonsulent Peder Mosdal Opplæringskonsulent /Instruktør Oddvar Larsen Utskriftsdato: Side 3 av 10

5 3.6 Tjenester Assistere, rekruttere, oppfølgning, kompetanse og utvikle lærlinger og ansatte Tilrettelegge kurser, opplæring som eierne har behov for 4 STYRINGSSYSTEMET 4.1 Beskrivelse av styringssystemet HMSK-systemet skal sikre tilfredse kunder og et godt og sikkert arbeidsmiljø gjennom: 1. Kontinuerlig forbedring av arbeidsprosessene 2. Forankring hos ledelsen og medvirkning fra de ansatte 3. Kartlegging av fysisk arbeidsmiljø 4. Styring av ressurser; mennesker, utstyr og kapital 4.2 HMS Politikk Vårt mål er et arbeidsmiljø der solid kunnskap, mestring av oppgaver og hvor det å bry seg om hverandre står i fokus, slik at vi unngår negative helseeffekter. 4.3 Dokumentstyring Innelåst personaldata Utgått personaldokumenter blir malkulert Områder for digitale dokumenter passord beskyttet 5 LEDELSE OG RESSURSSTYRING 5.1 Ledelsens forpliktelse Ledelsen er ansvarlig for utarbeidelse, implementering, vedlikehold og kontinuerlig forbedring av styringssystemet. Ledelsen skal fastsette HMSK politikk og overordnede mål, og sørge for at mål er kommunisert og handlingsplaner er utarbeidet i selskapet. Utskriftsdato: Side 4 av 10

6 5.2 Den enkelte arbeidstaker involvering og samarbeid Den enkelte arbeidstaker skal involveres i planlegging, gjennomføring og oppfølging av HMS-arbeidet. Det skal etableres arbeidsmiljøutvalg og velges verneombud i henhold til myndighetskrav og interne bestemmelser, ref Etterlevelse Vi skal behandle våre kolleger, kunder og forretningspartnere med et grunnlag av ærlighet, integritet og rettferdighet, og ta vare på helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen. 5.4 Konfidensialitet Kontoret skal behandle alle forhold vedrørende kunder og ansatte med konfidensialitet. 6 KONTINUERLIG FORBEDRING Kontoret skal arbeide for å kontinuerlig forbedre sine tjenester og leveranser, slik at organisasjonen til enhver tid kan møte de utfordringer den stilles overfor. Kontinuerlig forbedring vil gjøre det mulig å tilfredsstille kundenes forventninger til produktet og møte kravet til kosteffektiv produksjon. 6.1 Revisjoner Revisjoner skal gjennomføres for å verifisere om HMSK-systemet etterleves og er hensiktsmessig for kontoret og for å fastslå om kvalitetssystemet er effektivt. Resultatene skal dokumenteres og distribueres til berørte medarbeidere, og ledelsen skal med jevne mellomrom gjennomgå resultatene fra slike revisjoner. 6.2 Klagebehandling Alle klager som registreres følges opp og behandles av daglig leder. Kursdeltagere skal få mulighet til å gi tilbakemelding anonymt via fastsatt skjema. Utskriftsdato: Side 5 av 10

7 7 VEDTEKTER Opplæringskontoret for Teknologifag på Haugalandet SA 1 Selskapsform og foretaksnavn Selskapet er et samvirkeforetak og dets foretaksnavn er Opplæringskontoret for Teknologifag på Haugalandet SA. 2 Forretningssted Forretningskontoret er i Karmøy kommune. 3 Virksomhet og formål Opplæringskontoret for Teknologifag på Haugalandet SA skal drive arbeid med og i tilknytning til opplæring innen teknologifag. Foretaket har til formål å fremme medlemmenes økonomiske interesser gjennom deres deltakelse i virksomheten, som kjøpere av tjenester fra foretaket og leverandører av tjenester til foretaket, og hvor virksomhetens avkastning enten blir stående i virksomheten eller fordeles blant medlemmene på grunnlag av deres andel i omsetning. Foretaket skal arbeide for rekruttering av bedrifter på Haugalandet. Selskapet skal arbeide med å informere ungdom, foreldre og samfunnet for øvrig om de fag som opplæringskontoret organiserer, med sikte på å sikre at elever velger yrkesfaglig utdanning og dermed sikrer industrien rekruttering av fagfolk. Foretaket skal arbeide med de lærefag styret vedtar, og deltar i planleggingen, gjennomføringen og koordineringen av fagopplæring i medlemsbedrifter gjennom lærlingordningen. Foretaket skal utvikle og arrangere kurs for fagoperatører og ledere i medlemsbedriftene. 4 Medlemskap og medlemsrettigheter Foretaket har vekslende medlemstall, vekslende kapital og begrenset ansvar. Medlemsbedriftene inngår skriftlig avtale om medlemskap med selskapet. Medlemsbedriftene tas opp etter at innmeldingsavgiften er betalt. Utmelding må skje med ett års skriftlig varsel. Medlemsbedriften plikter på tross av utmelding så langt mulig å tilby fullføring av læretid for de lærlinger som har inngått kontrakt med medlemsbedriften innen utmeldingstidspunktet. Medlemsbedriftene har ikke krav på tilbakebetaling av innmeldingsavgiften ved utmelding. 5 Opplæringskontorets og medlemsbedriftenes ansvarsområder Virksomheten har ansvar for å: 1. tegne lærekontrakt med lærlingene, utplassering i medlemsbedriftene og oppmelding til fagprøve Utskriftsdato: Side 6 av 10

8 2. påse at opplæringen er i henhold til læreplan 3. koordinere opplæringen i samråd med faglig leder og tilsynsvalgt i medlemsbedriftene 4. utvikle og arrangere kurs for lærlingene 5. utvikle og arrangere kurs for fagoperatører og ledere i medlemsbedriftene 6. søke om midler til drift av selskapets virksomhet Medlemsbedriftene har ansvar for å: 1. benytte seg av opplæringskontoret/selskapet ved bruk av lærlinger 2. sørge for at lærlingens arbeid er i tråd med læringsplanen og de avtale medlemsbedriften har med selskapet 3. legge til rette for at fagprøve blir avviklet innen de tidsrammer som er gitt fra Yrkesopplæringsnemnda 6 Yrkesopplæringsnemnda Foretaket plikter å underrette yrkesopplæringsnemnda om eventuelle endringer i læreforhold. Yrkesopplæringsnemnda kan delta som observatør på årsmøtet. All endring av vedtektene skal meldes til Yrkesopplæringsnemnda. 7 Økonomiske forhold og anvendelse av årsoverskudd Foretakets virksomhet finansieres gjennom offentlige tilskudd og øvrige tilskudd, innmeldingsavgift og administrasjonsavgift. Alle offentlig tilskudd formidles til opplæringskontoret. Medlemsbedriftene er solidarisk ansvarlige for selskapets økonomiske forpliktelser, likevel ikke med større andel enn det som tilsvarer lærlingtilskuddet for en lærling i seks måneder. Regnskapsåret følger kalenderåret. Administrasjonsavgift betales av de medlemsbedrifter som ikke har hatt lærlinger i løpet av et skoleår. Beslutning om anvendelse av årsoverskuddet treffes av årsmøtet etter forslag fra styret. Det kan ikke besluttes anvendt et høyere beløp enn det styret foreslår eller godtar, men årsmøtet kan selv bestemme anvendelsen innenfor følgende rammer: 1. Overføring av foretakets egenkapital 2. Etterbetaling (jf. samvirkeloven 27) 3. Avsetning til etterbetalingsfond (jf. samvirkeloven 28) 4. Avsetning til medlemskapitalkonti (jf. samvirkeloven 29) 5. Forretning av andelsinnskudd/medlemskonti (samvirkeloven 30) Etterbetaling fastsettes ut fra medlemsbedriftenes omsetning med foretaket, basert på antall lærekontrakter hos de enkelte medlemsbedrifter og den tid lærlingen har vært i medlemsbedriften. Utskriftsdato: Side 7 av 10

9 Foretakets regnskap skal revideres av revisor og godkjennes av årsmøtet. 8 Årsmøtet Årsmøtet er foretakets øverste myndighet. Hver medlemsbedrift representerer en 1 stemme på årsmøtet. Årsmøtet avholdes innen utgangen av juni hvert år. Innkalling skjer med skriftlig varsel senest 14 dager før årsmøtet skal avholdes. Årsberetning og årsregnskap samt budsjett for kommende år skal vedlegges innkallingen. På det ordinære årsmøtet skal følgende saker behandles og avgjøres: 1. godkjenning av årsregnskapet og årsberetningen, herunder disponering av årsoverskudd 2. styrets forslag til budsjett for kommende år, herunder etterbetaling til medlemsbedriftene, innmeldingsavgift og administrasjonsavgift 3. valg av revisor 4. anke over styrets vedtak om ekskludering av medlemsbedrift 5. andre saker som etter loven eller vedtektene hører under årsmøtet. Det skal føres protokoll fra møtet som signeres av møteleder og en person som velges av årsmøtet. 9 Styret Foretaket skal ha et styre bestående av styreleder og syv styremedlemmer. Styret velges på årsmøtet og sitter i to år. Årsmøtet velger styrets leder og fire styremedlemmer. Bedrifter med mer enn 10 lærlinger skal ha fortrinnsrett til styreverv. Norsk Industri og LO i Nord-Rogaland utpeker et styremedlem hver blant ansatte i selskapets medlemsbedrifter. Det skal i tillegg velges ett styremedlem fra videregående skoler som har fag representert ved selskapet. For øvrig skal kontinuitet i styret vektlegges. Styret har ansvar for opptak av medlemsbedrifter. Styret har anledning til å ekskludere medlemsbedrifter dersom det mottas begrunnet og rimelig krav om dette. Styret skal legge frem forslag til utdeling av årsoverskudd. Styret skal ellers behandle alle saker som ikke er tillagt årsmøtet eller daglig leder. Styret er beslutningsdyktig når minimum fem medlemmer er til stede. Vedtak fattes ved alminnelig flertall. Styreleders stemme teller dobbelt ved stemmelikhet. Styremøte avholdes fire ganger i året eller når styrets leder finner det nødvendig 10 Valgkomité Valgkomiteen velges av årsmøtet og skal bestå av en representant fra styret og to representanter fra medlemsbedriftene. Valgkomiteen foreslår kandidater til valg i årsmøtet. Utskriftsdato: Side 8 av 10

10 Representantene sitter i valgkomiteen i to år. Komiteen velges slik at det blir kontinuitet i komiteen. 11 Daglig leder og administrasjon Styret ansetter og utarbeider arbeidsinstruks for selskapets daglige leder. Foretaket administreres av daglig leder, men sekretærtjenester kan utføres av innleid personell eller av øvrige ansatte. Faglig personell med kompetanse innen de ulike fagområder kan engasjeres av styret ved behov. Daglig leder skal delta på styremøter og på årsmøtet. 12 Vedtekter Endring av vedtektene skjer i ordinært årsmøte, eller i ekstraordinært årsmøte innkalt av styret med 14 dagers varsel. Endring av vedtektene krever 2/3 flertall fra fremmøtte stemmeberettigede medlemsbedrifter. 13 Oppløsning og fordeling av nettoformuen Beslutning om å oppløse samvirkeforetaket treffes av årsmøtet ved 2/3 flertall fra fremmøtte stemmeberettigede medlemsbedrifter. Medlemsbedriftene forplikter seg til å sluttføre læreforhold ved oppløsning. Foretakets medlemsbedrifter har rett til å få utbetalt sine andelsinnskudd og innestående medlemskapitalkonti, dersom det er midler i selskapet etter at det har dekket sine forpliktelser. Fordelingen fastsettes ut fra medlemsbedriftenes omsetning med foretaket, basert på det totale antall lærekontrakter hver medlemsbedrift har hatt innen opplæringskontoret. Utskriftsdato: Side 9 av 10