STYREPROTOKOLL 24.april 2015

Transkript

1 STYREPROTOKOLL 24.april 2015 Til stede fra: Styre: Forfall: Adm: Møtested: Leif Helge Kongshaug, John Skogmo, Inger Johanne Bligaard, Vermund Lyngstad, Magnus Johnsen, Per Øyvin Sola, Torill Helgerud Oddbjørn Flataker Staur Gård Leif Helge som ny styreleder ønsket velkommen til det nye styret. Både som leder og som styremedlemmer er det alltid forventninger til et nytt styre og arbeidsår. Med så mye kunnskap, engasjement og erfaring så vil dette bli et godt styre som vil ta gode avgjørelser for et samlet norsk storfekjøttmiljø. Hver enkelt hadde en presentasjon av seg og sine forventninger til styrearbeidet i TYR. Sak : Godkjenning av innkalling og saksliste. Innkalling og sakliste godkjent. Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte mars Innkomne kommentarer er tatt hensyn i den endelig protokollen Protokoll fra styremøte 18.februar godkjennes og underskrives. Sak : Orienteringssaker 41 a Orientering om møter TYR har deltatt i. 41 b Rapport fra det organiserte avlsarbeidet. 41 c Generell informasjon fra administrasjonen Etter et vellykket årsmøte, så har nå arbeidet i administrasjonen vært mest preget av å få sluttført årsmøteprotokoll og forberede auksjon. Orienteringene 41 a,41b og 41c tas til etterretning Orientering om bruk av informasjonssystemet Connections for styret i TYR. IT leder i Grenå Tore Søgård skulle delta under denne saken, men var dessverre syk. Daglig leder orienterte litt og viste eksempel på hva dette kunne brukes til for styret. Hensikten med et slikt system er at alle informasjon som styret har behov for et tilgjengelig for alle som styremedlemmer. Systemet brukes til å gi kommentarer, og vil da være synlig for alle. Det erstatter dagens målsystem for f.eks. Sakslister, saksdokumenter, protokoller etc.

2 Kommentarer fra styret: Dette kan være et nyttig hjelpemiddel for styret, og vi det må vurderes om f.eks. nettbrett blir obligatorisk å bruke for alle i styret. Kostnader til de som i dag ikke har slik må vurderes i forhold til kostnader. Vedtak Administrasjonen jobber videre med saken, og tas opp igjen på neste styremøte Sak Gjennomgang og signering av styreinstruks. Tidligere styreinstruks som har vært brukt i styret i TYR var vedlagt saksdokumentene, og skal etter normalt prosedyre gjennomgås på første styremøte etter årsmøte. Styret sitt ansvar er å følge opp de planer som er vedtatt for organisasjonene, med bakgrunn i gjeldende vedtekter. I vedtektene 7, siste kulepunkt står det at styret jobber etter instruks vedtatt av årsmøte. Styret gjennomgikk styreinstruksen som er nedfelt med bakgrunn i slike generelle særtrekk for et styre Generelle særtrekk ved et styre På generell bakgrunn kan det sies at et styre har særtrekk som må ivaretas dersom styret skal fungere godt som et lag. Disse særtrekkene er: 1. Styret er et kollegialt organ. Det vil si at hva formell autoritet angår, rangerer alle styrets medlemmer likt. Styreleder er kun den «første blant likemenn». Når styreleder uttaler seg eller opptrer på styrets vegne, er det etter fullmakt fra styrets øvrige medlemmer. Styrets leder eller den som leder delegerer til, uttaler seg på vegne av styret. 2. Styret er en samarbeidende gruppe. Det betyr to ting; for det første må et styre handle i fellesskap, altså som en samlet enhet, etter forutgående overlegning. Dernest fungerer styret som en samlet enhet bare i styremøtene, dvs. når styret er samlet. Utenfor styrerommet har verken styreleder eller noen av de andre styremedlemmene noen formell makt, hvis det ikke foreligger spesielle fullmakter. 3. Styret forholder seg til daglig leder Styret må altså utøve sin myndighet gjennom daglig leder. Styret verken bør eller må gå direkte inn i bedriften og forbi den som er satt til å lede selskapet. Hovedregelen er at daglig leder skal lede den daglige driften mens styret tar stilling til overordnede strategiske valg og annet av større betydning for laget. Dette er til gjengjeld av stor betydning for bedriften og daglig leder er avhengig av et godt styre. 4. Styret er valgt av medlemmene for å ivareta laget. Det betyr at det ikke er rom for «særinteresser» i styrets forhandlinger. Det er hele tiden lagets beste etter en samlet vurdering som er det overordnede syn. Styreinstruks for TYR: 1. Styrets oppgaver og myndighet Styret skal lede laget i samsvar med vedtektene og de vedtak som er fattet av årsmøtet.

3 Styret ansetter og avskjediger daglig leder og fastsetter dennes lønn og arbeidsinstruks. Styret fastsetter driftsbudsjett og sørger for at dette blir fulgt. Styret skal påse at regnskapet føres forsvarlig, og at dette blir avsluttet i rett tid og i revidert stand forelagt årsmøtet. Styret oppnevner økonomiutvalg, samt de råd og utvalg som det finner formålstjenlig, samt instrukser for råd og utvalg de oppnevner der dette er formålstjenlig. Styret oppnevner styrets representant i TYRs avlsråd. Styret arrangerer de ledersamlinger som en finner mest hensiktsmessig, men det skal gjennomføres minst en ledersamling årlig. Styret forbereder og avgir innstilling i saker som skal behandles i årsmøtet. For øvrig skal styret ivareta lagets interesser. 2. Møteplan, arbeidsplan, innkalling, med mer Styret fastsetter i første styremøte etter årsmøtet møteplan fram til neste årsmøte. Med utgangspunkt i vedtatt arbeidsprogram setter styret i første styremøte etter årsmøtet opp en arbeidsplan med fordeling av ansvarsområde der dette er nødvendig. Det sammenkalles til ekstraordinære styremøter så ofte styreleder/daglig leder finner det formålstjenlig, eller når minst 2 styremedlemmer krever det. Styreleder og daglig leder utarbeider sammen sakliste til styremøtene. Øvrige styremedlemmer kan fremme saker til styremøtet ved henvendelse til daglig leder. Varsel om styremøte med foreløpig saksliste, samt oppfordring til innspill til sakslista sendes ut 10 dager før styremøtet. Sakspapirer skal sendes ut minimum én uke før styremøtet. Sakspapirer og protokoll for alle styremøter sendes også til årsmøtets ordfører og varaordfører, kontrollkomiteen, samt styrets vararepresentanter. Protokoll fra siste styremøte legges ut på TYRs nettside så snart den er godkjent av styret, og saksliste for neste styremøte gjøres kjent der når den er klar. Styremedlemmer som er forhindret fra delta på styremøtene, skal innen ei uke før styremøte melde forfall til daglig leder som innkaller eventuelle vararepresentanter. Styremedlemmene skal sende inn reiseregning så snart som mulig etter møter og arrangement de deltar på i lagsregi. Sittende styreleder takker av avgående styremedlemmer i årsmøtet. Dette gjelder også i de tilfeller sittende styreleder selv går av som leder. Sittende ordfører takker av avgående styreleder etter samme mønster. 3. Saksforberedelse og dokumentasjon Daglig leder er ansvarlig for forsvarlig forberedelse og dokumentasjon av saker styret skal behandle. Saksdokumentene skal inneholde et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag samt administrasjonens forslag til vedtak der dette er naturlig. 4. Behandling i møte Styreleder leder i alminnelighet styremøtene og utdyper om nødvendig styresakene sammen med administrasjonen.

4 Minst fire av styrets medlemmer må være til stede for at vedtak kan fattes. Daglig leder utarbeider forslag til protokoll fra styremøtene, som etter høring blant styremedlemmene underskrives i påfølgende styremøte. Protokoll er godkjent når ingen endringer har forekommet. Informasjon fra styremøtene skjer gjennom administrasjonen. TYRs daglige leder har møteplikt og talerett, men ikke stemmerett i styret. 1. varamedlem til møter i styret med talerett, men uten stemmerett. Ordfører møter i styremøter som er nødvendig for å lede årsmøte. Vedtak i styret bør så langt der er mulig fattes etter konsensusprinsippet. For øvrige vedtak som flertallsvedtak blant de som deltar i behandlingen av saken. I de tilfeller der en elle flere ikke kan støtte vedtaket(dissens), skal det varsles av styremedlem(er) før møtets slutt at det kreves protokolltilførsel. Ved stemmelikhet gjelder det som styreleder har stemt for. Fattede vedtak stiller hele styret seg bak som kollegium. 5. Gjennomgang av styreinstruksen Styreinstruksen gjennomgås etter behov, men alltid i første styremøte etter TYRs årsmøte. Styret har gjennomgått styreinstruks for TYR og gir med sin signatur godkjennelse at dette er gjeldende instruks for styret fram til neste årsmøte.

5 Sak Styremøteplan for Forslag til møteplan for styret var sendt med saksdokumentene som grunnlag for diskusjon og planlegging av møter fram til neste 1. møte etter årsmøtet Styret gikk gjennom forslag og gjorde nødvendige korrigeringer. Møteplan: Styret Dato Hvor Tema april Staur gård (dagen før auksjon) Starter etter lunch. Møteplan for styret. Regelverk Fenotypetesten, Rolle og ansvarsfordelingen - 25.juni Hamar Produksjon på norske ressurser august N - Rogaland. Aktive avlsbesetninger oktober Styremøte / Ledersamling Strategi og økonomi- Neste års jordbruksoppgjør 26. november Hamar Gjennomgang /revidering av avlsplaner med tilhørende dokumenter. 8-9.desember Kjøttkongress Nordland Budsjett. Mo i Rana januar Hamar Endelig budsjett / årsmøte saker 18 februar Hamar Årsmelding mars Årsmøte Hamar Årsmøte-saker Styremøte 15. fra lunch Styremøte dagen før auksjonen Møteplan for styret NB : I følge Møtekalenderen er styremøte og representantskapsmøte i Bondelaget mars fra , derfor kan vi nå allerede bestemme årsmøtedato 2016) ( påsken er i uke 12 i 2016, der palmesøndag er 20 mars) Møteplan : Økonomiutvalget Dato Hvor Tema Uke 39 Telefonmøte Evaluering sist opppgjør- Prioriteringer oppgjøret Uke 46 Konkretisering av kravdok etter ledermøte - TYRs kravdokument utkast til høring Gjennomgang av tilbakemeldinger- Møte i forbindelse med Mat og Landbruk Forslag til endelig utkast. Møteplan Avlsrådet 2015 Dato Hvor Tema April Hamar Regelverket Fenotypetesten. 27.mai Hamar Regelverk- Evaluering av siste testomgang. Nov Hamar

6 Det var i saksdokumentet kommet forslag om at fylkeslagene er «teknisk arrangør» for Ledersamlingen i TYR. Bakgrunnen er at det er viktig at vi har engasjerte fylkeslag, og i arbeidsprogrammet for 2015, har vi satt opp avklaring av fylkeslagene sin rolle. Ledersamlingen kan derfor inngå som en av rollene som fylkeslagene kan ha. Forslag til møteplan med korrigeringer gjort i møte av styret vedtas. Oppdatert møteplan legges ut på TYRs nettside under styret så snart som mulig Det sendes forespørsel til fylkeslag om ønske for arrangere Ledersamlingen regionalt, der fylkeslag skal være «teknisk arrangør». Årsmøtested for framtiden skal være Hamar. Sak Regnskap pr. mars 2015 Det var med sakspapirene sendt med oversikt over regnskapet pr. mars, og det gis slike kommentarer. Inntekter er om lag 62 tusen mindre enn budsjett, som skyldes mindre inntekter knyttet til salgs og annonse inntekter, men økte inntektsførte tilskudd. Da det ikke er tatt høyde for evt. ekstra kostander knyttet til overtakelse av driften på Staur, samt evt økte flyttekostnader ble ikke økte tilskudd justert. Kostnader er også lavere enn budsjett, da faktura fra Biobank er forsinket, samt at vi ikke har fått kostnader knyttet til årsmøte i mars. Lavere lønnskostnader skyldes at vi hadde budsjettert med avlsforsker fra januar. Resultat: kr som er 444 tusen bedre enn budsjett. Regnskapsresultat pr. mars tas til etterretning. Sak Utnevnelse av styrets representant i TYRs avlsråd. I vedtektene 10 er knyttet til TYRs avlsråd og dens sammensetning. Styret skal oppnevne en representant i Avlsrådet, og normalt gjøres dette etter årsmøte, da vi kjenner styrets sammensetning. Styrets representant i Avlsrådet er i dag Bjarte Nes. Styrets representant skal også være styrets ressursperson i avlsspørsmål. I og med at styret nå og har fått representant med avlsfaglig kompetanse er det normalt at denne og representant i Avlsrådet. Kommentarer fra styret. Viktig at vi ivaretar kommunikasjonen mellom styret og avlsrådet på best mulig måte. I og med at vi nå har fått styremedlem med avlsfaglig kompetanse så er det naturlig at styrets representant blir den samme. Vedtak. Styret oppnevner styremedlem Per Øivin Sola som styrets representant i TYRs avlsråd. Sak Regelverk for Fenotypetesten endringer Med saksdokumentene var det lagt ved Regelverket for Fenotypetesten. Noen endringer er som en konsekvens av endringer i dato, og tidligere vedtak. Styret behandlet og denne saken under sak , og det er vedtak i pkt. 11- pkt og nytt pkt som styret skal gjøre endelig vedtak om i denne saken. Forslag til endringer i pkt 11. Selge oksen til TYR.

7 Selge oksen til TYR TYR betaler kroner for okser som selges til TYR dersom oksen veier 300 kilo i korrigert 200- dagersvekt ved teststart. Avvik fra 300 kilo avregnes med +/- 40 kroner per kilo i avvik. Betaling skjer etter korrigert 200-dagersvekt beregnet ut fra teststartvekt. Aktive Avlsbesetninger og nye oppdrettere får 1000 kroner ekstra i innkjøpspris. Oppdretter av TYR-eide okser har ikke forkjøpsrett på oksen etter endt test Forsikring: Okser er ulykkesforsikret for inntil kroner kroner så lenge de står i TYRs varetekt. I dette ligger at oksen dør eller må avlives på grunn av sjukdom. Eventuell tilleggsforsikring er eiers ansvar. Seminokser og reserveokser som sendes til Hallsteingård kan TYR ordne med forsikring som belastes sluttoppgjøret for avlereide okser TYReide okser og auksjon. Med henvisning til pkt vil TYR eide okser som er innstilt som seminokse eller auksjonsgodkjent okser skal disse bys fram på TYRs auksjon, og det beregnes 10 % salær av salgssummen. Oppdretter av TYR eide okser deler oppnådd salgssum 50/50 med TYR, med fratrekk av direkte kostander som innkjøpspris, foringskostander, forsikringer, salær etc. Netto oppgjør utbetales oppdretter når oksen er overtatt av ny eier. Styret gikk gjennom forslag til endringer i Regelverket for Fenotypetesten og gjorde slikt vedtak: Vedtak Foreslåtte endringer i Regelverk for Fenotypetesten versjon 17, pkt. 11 Pris selge oksen til TYR, samt pkt og nytt pkt gjøres gjeldene for testomgangen Sak Kriterier for nasjonale avlsarbeidet Kriterier for nasjonal avlsarbeid, ble behandlet i Avlsrådet Saken ble endret til orienteringssak før møte. Saken skal først behandles i arbeidsgruppe for Fenotypetesten. Styret tar orienteringen til etterretning, og får saken til vedtak i neste styremøte etter behandling og innstilling i arbeidsgruppa. Sak Evaluering av årsmøte 2015 Med sakspapirene ble det lagt ved slik oppsummering knyttet til årsmøte: Vedtak Styret hadde en vurdering av gjennomføringen av årsmøte i 2015 og oppsummerer slik: Bra teknisk gjennomføring med samling dagen før for fylkeslags ledere. Det er ønskelig med en bedre debatt knyttet til leders tale og årsmelding. Å ha et fagtema på dag 1 er en fin ordning som vi skal fortsette med. Felles arrangement med andre organisasjoner er vi ikke moden for enda. Årsmøte på Hamar hvert år bør vi gjennomføre.

8 Sak Eventuelt Ingen saker Sak Åpen post /evaluering av styremøte Styret hadde en god evaluering av styremøte Hamar 24.april 2015 Leif Helge Kongshaug Magnus Johnsen John Skogmo Inger Johanne Bligaard Vermund Lyngstad Per Øyvin Sola Kopi sendes: Torill Helgerud Neste styremøte 25. juni Hamar adresse Storhamargata 44 (Melkefabrikken)