Innkalling. Forfall meldast til politisk sekretær, epost eller tlf

Transkript

1 Innkalling Utval: Arbeidsutval nye Ålesund Møtestad: Skodje kommune, rådhuset, kommunestyresalen Dato: Tid: Kl Forfall meldast til politisk sekretær, epost eller tlf Varamedlemmer møter etter nærare avtale. Sakliste Saksnummer: Sakstittel 019/17 Godkjenning av innkalling, sakliste og møteprotokoll 020/17 Referatsaker 021/17 Delprosjekt A6 - Forslag til prosess for uttale til kommunane sine økonomi- og budsjettplanar 022/17 Delprosjekt A8 - Endring av veg- og gatenamn 023/17 Oppretting av Newton-rom - orientering om status og videre framdrift 024/17 Delprosjekt P2 - orientering om prosessmøte om politisk hovudstruktur i nye Ålesund 025/17 Nye Ålesund kyrkjelege fellesråd - søknad om prosjektmidlar 026/17 Oppnemning av medlem og varamedlem til Kyrkjeleg fellesnemnd i nye Ålesund 027/17 Forslag til møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund 028/17 Reglement for godtgjersle for medlemmer av Fellesnemnda m.v. 12. oktober 2017 Eva Vinje Aurdal Leiar

2 Arkivsak: 17/61 Journalpost: 17/109 Saksbehandlar: Elin Moen Dato: Saksframlegg Godkjenning av innkalling, sakliste og møteprotokoll Saksnummer: Utval: Dato: 019/17 Arbeidsutval nye Ålesund Møteprotokoll frå forrige møte vert godkjent. Vedlegg: Protokoll - Arbeidsutval nye Ålesund

3 Møteprotokoll Utval: Arbeidsutvalet Møtestad: Sandøy kommune,harøya,kommunestyresalen Dato: Tid: Kl Medlemmer: Eva Vinje Aurdal Vebjørn Krogsæter Dag Olav Tennfjord Knut Helge Harstad Oddvar Myklebust Forfall: Ingen Møtte varamedlemmer: Ingen Møtte rådmann: Astrid Eidsvik Turid Hanken Synnøve Vasstrand Synnes Anny Sønderland Bente Glomset Vikhagen Kommune/Parti: Ålesund,AP Haram,SP Skodje,H Ørskog,H Sandøy,AP Kommune/Parti: Kommune/Parti: Kommune: Ålesund Haram Ørskog Sandøy Skodje Møteleiar: Eva Vinje Aurdal, Ålesund AP. Administrasjon/andre: Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem, politisk sekretær Elin A. Moen, prosjektrådgivar demokrati Mads Solberg, saksbehandler kommunikasjon Christine Rørvik.

4 Orientering: Det vart gitt korte orienteringar frå administrasjonen i byrjinga av kvar sak. Orientering i sak 13/17 vart gitt av delprosjektleiar A8 Per Anders Aure via telefon, og orientering i sak 14/17 vart gitt av delprosjektleiar A6 Lars Fylling via skype. Diverse: Det kom ikkje fram merknader til innkalling eller sakliste. Eventuelt: Vebjørn Krogsæter, Haram, SP tok opp spørsmål om kva som er status for arbeidet når det gjeld samanslåing av kyrkjeleg fellesråd. Det er spørsmål om dei skal ha eiga fellesnemnd, prosjektstilling m.v. Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem opplyste at ho vil ta saka vidare med rådmannsgruppa i første omgang. Dag Olav Tennfjord, Skodje, H tok opp spørsmålet om nye Ålesund skal stille med representant/observatør i referansegruppe for Møreaksen. Arbeidsutvalet bestemte at ein vil utsette å ta stilling til dette. Eva Vinje Aurdal, Ålesund, AP meinte at ein bør få opp ei samla sak om infrastruktur/vegprosjekt som det kan vere aktuelt for nye Ålesund å engasjere seg i. Sakliste: Saksnr Sakstittel 011/17 Godkjenning av møtebok frå møte /17 Referatsaker 013/17 Kriterier som skal leggast til grunn for endring av vegnamn i kommunane som inngår i nye Ålesund. 014/17 Søknad om unntak frå lovar og reglar som gjeld frist for innkrevjing av eigedomsskatt i nye Ålesund kommune. 015/17 Førebels utkast til møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund. Til drøfting. 016/17 Orientering om prosessar ved samanslåing av NAV-kontor ved kommunesamanslåing. 017/17 Val av leiar og varamedlemmer i delprosjekt Interkommunale samarbeid. 018/17 Grafisk materiell og uttrykk for prosjektet nye Ålesund kommune. 011/17 Godkjenning av møtebok frå møte Framlegg til vedtak: Møtebok frå forrige møte vert godkjent. Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes vedteke. AU -011/17 Vedtak : Møtebok frå forrige møte vert godkjent.

5 012/17 Referatsaker Framlegg til vedtak: Refererte saker vert teke til vitande. Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes vedteke. AU -012/17 Vedtak : Refererte saker vert teke til vitande. 013/17 Kriterier som skal leggast til grunn for endring av vegnamn i kommunane som inngår i nye Ålesund. Framlegg til vedtak: AU rår fellesnemnda til å gjere følgjande vedtak: Fellesnemnda vedtar å legge følgende kriterier til grunn, i prioritert rekkefølge, når det skal tas stilling til hvilke veg som skal endre navn og i hvilken kommune evt. navneendring skal skje: 1. Antall adresser knyttet til vegnavnet i hver kommune. Kommunen med flest adresser knyttet til et vegnavn beholder navnet. Antall adresser knyttet til bruksenheter innen næring vektes i denne sammenhengen høyere enn bolig. Det siste punktet vurderes ved skjønn. 2. For vegnavn som tilhører en gruppe av samme type, f.eks. treslag eller geografisk lokalisering, skal antall vegnavn og antall adresser for vegnavngruppen vektlegges samlet sett. Kommunen med flest vegnavn og/eller flest adresser knyttet til vegnavngruppen beholder navnet. 3. En kommune som naturlig kan erstatte et vegnavn ved å ta i bruk navn på tilstøtende vegtrase, beholder ikke navnet. 4. Vegnavn med sterk posisjon for flere enn beboerne, f.eks. navn etter viktige personer og/eller navn av historisk betydning for det aktuelle geografiske området, beholder navnet. Disse kriteriene bygger på de mål som er opplistet i saksutredningen og det vises til opplistingen bokstav a-h under vurdering i saken. Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -013/17 Tilråding :

6 Fellesnemnda vedtar å legge følgende kriterier til grunn, i prioritert rekkefølge, når det skal tas stilling til hvilke veg som skal endre navn og i hvilken kommune evt. navneendring skal skje: 1. Antall adresser knyttet til vegnavnet i hver kommune. Kommunen med flest adresser knyttet til et vegnavn beholder navnet. Antall adresser knyttet til bruksenheter innen næring vektes i denne sammenhengen høyere enn bolig. Det siste punktet vurderes ved skjønn. 2. For vegnavn som tilhører en gruppe av samme type, f.eks. treslag eller geografisk lokalisering, skal antall vegnavn og antall adresser for vegnavngruppen vektlegges samlet sett. Kommunen med flest vegnavn og/eller flest adresser knyttet til vegnavngruppen beholder navnet. 3. En kommune som naturlig kan erstatte et vegnavn ved å ta i bruk navn på tilstøtende vegtrase, beholder ikke navnet. 4. Vegnavn med sterk posisjon for flere enn beboerne, f.eks. navn etter viktige personer og/eller navn av historisk betydning for det aktuelle geografiske området, beholder navnet. Disse kriteriene bygger på de mål som er opplistet i saksutredningen og det vises til opplistingen bokstav a-h under vurdering i saken. 014/17 Søknad om unntak frå lovar og reglar som gjeld frist for innkrevjing av eigedomsskatt i nye Ålesund kommune. Framlegg til vedtak: AU rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda i nye Ålesund kommune vedtek å søke om ein overgangsperiode på inntil 2 år for å harmonisere reglane for innkrevjing av eigedomsskatt i den nye kommunen. Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -014/17 Tilråding : Fellesnemnda i nye Ålesund kommune vedtek å søke om ein overgangsperiode på inntil 2 år for å harmonisere reglane for innkrevjing av eigedomsskatt i den nye kommunen. 015/17 Førebels utkast til møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund. Til drøfting. Framlegg til vedtak:

7 Arbeidsutvalet tek utkastet til nytt politisk møtereglement til førebels orientering og ber om at reglementet vert lagt fram til ordinær behandling i neste møte. Inntil møtereglement er vedteke av fellesnemnda vert saksbehandlingsreglane i kommunelova følgt på vanleg måte. Behandling i Arbeidsutvalet Det kom følgjande innspel til reglementet: Spørsmål om plassering av medlemmene i fellesnemnda jf. Fn-sak 011/17, vert tatt inn som eige punkt i møtereglementet. Det skal takast inn eit eige pkt om gyldig forfall, jf kommunelova i staden for det som står om dette i utkastet (jf. pkt 2 og 5). Ordlyden i pkt 6 ordensreglement må vurderast Under pkt 7 må det takast inn ordlyd om korleis taletid skal praktiserast Det må inn i pkt 7 om kva som meinast med gruppemøte, om dette kan vere både kommunevis og partivis Det må presiserast kva som meinast med gruppeleiarar, om dette kan vere både kommunevis og partivis Under pkt. 8 presiserast at heimelen for inhabilitet skal førast i møteboka Punkt om innbyggjarforslag går ut Ved røysting vart framlegget til vedtak med dei framsette innspela samrøystes vedteke. AU -015/17 Vedtak : Arbeidsutvalet tek utkastet til nytt politisk møtereglement til førebels orientering og ber om at reglementet vert lagt fram til ordinær behandling i neste møte. Arbeidsutvalet har følgjande innspel til reglementet: Spørsmål om korleis plassering av medlemmene i fellesnemnda jf. Fn-sak 011/17 vert tatt inn som eige punkt i møtereglementet. Det skal takast inn eit eige pkt om gyldig forfall, jf kommunelova i staden for det som står om dette i utkastet (jf pkt 2 og 5). Ordlyden i pkt 6 ordensreglement må vurderast Under pkt 7 må det takast inn ordlyd om korleis taletid skal praktiserast Det må inn i pkt 7 om kva som meinast med gruppemøte, om dette kan vere både kommunevis og partivis Det må presiserast kva som meinast med gruppeleiarar, om dette kan vere både kommunevis og partivis Under pkt. 8 presiserast at heimelen for inhabilitet skal førast i møteboka Punkt om innbyggjarforslag går ut Inntil møtereglement er vedteke av fellesnemnda vert saksbehandlingsreglane i kommunelova følgt på vanleg måte. 016/17 Orientering om prosessar ved samanslåing av NAV-kontor ved kommunesamanslåing. Framlegg til vedtak:

8 AU rår fellesnemnda til å gjere følgjande vedtak: Fellesnemnda tek informasjonen til orientering og ber rådmannsgruppa og prosjektkoordinator starte eit innleiande arbeid med NAV for å definere partnarskapet og avklare roller. Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -016/17 Tilråding : Fellesnemnda tek informasjonen til orientering og ber rådmannsgruppa og prosjektkoordinator starte eit innleiande arbeid med NAV for å definere partnarskapet og avklare roller. 017/17 Val av leiar og varamedlemmer i delprosjekt Interkommunale samarbeid. Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet (AU) gjer slikt val av varamedlemmer til delprosjektgruppa for interkommunale samarbeid frå Haram: Sandøy: Ørskog: Leiar av delprosjektgruppa vert: Behandling i Arbeidsutvalet Det kom framlegg om val av Nils Magne Abelseth frå Sandøy. H, dette har kommunen også meldt inn tidlegare. Ordførar i Haram og Ørskog får fullmakt til å gi melding om sine varamedlemmer direkte til prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem. Det kom framlegg om val av Oddvar Myklebust, Sandøy, AP som delprosjektleiar. Det kom framlegg om val av Frode Andresen,Ørskog, H som nestleiar. Ved røysting vart dei framsette framlegga samrøystes vedteke. Eva Vinje Aurdal, Ålesund, AP, tok opp behovet for ei felles prosedyre for val av politiske representantar til delprosjekt og arbeidsgrupper slik at dette vert praktisert likt i dei fem kommunane. Administrasjonen vil utarbeide dette. AU -017/17 Vedtak : Arbeidsutvalet (AU) gjer slikt val av varamedlemmer til delprosjektgruppa for interkommunale samarbeid Sandøy: Nils Magne Abelseth,Sandøy H

9 Haram og Ørskog: Ordførar i Haram og Ørskog får fullmakt til å gi melding om sine varamedlemmer direkte til prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem. Leiar av delprosjektgruppa vert: Oddvar Myklebust, Sandøy AP Nestleiar av delprosjektgruppa vert: Frode Andresen,Ørskog, H. Administrasjonen vert bedt om å utarbeide ei felles prosedyre for val av politiske representantar til delprosjekt og arbeidsgrupper slik at dette vert praktisert likt i dei fem kommunane. 018/17 Grafisk materiell og uttrykk for prosjektet nye Ålesund kommune. Framlegg til vedtak: AU rår fellesnemnda til å gjere følgjande vedtak: 1. Nye Ålesund skal ha ein heilheitleg grafisk profil for prosjektet med å danne nye Ålesund kommune. Dette er eit viktig strategisk virkemiddel som vil virke samlande for prosessen og skape stoltheit over å vere med i nye Ålesund. Nye Ålesund vedtek ei budsjettramme på kroner på profilen (idé, utforming og oppsett av ekstern leverandør). Trykking og distribusjon av materiell til husstandar m.v. vil kome i tillegg. 2. Nye Ålesund dekker utgiftene til nye nettsider for prosjektet nye Ålesund. Dei nye nettsidene som allereie er lanserte, har ein pris for design og bygging på kroner. Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -018/17 Tilråding : 1. Nye Ålesund skal ha ein heilheitleg grafisk profil for prosjektet med å danne nye Ålesund kommune. Dette er eit viktig strategisk virkemiddel som vil virke samlande for prosessen og skape stoltheit over å vere med i nye Ålesund. Nye Ålesund vedtek ei budsjettramme på kroner på profilen (idé, utforming og oppsett av ekstern leverandør). Trykking og distribusjon av materiell til husstandar m.v. vil kome i tillegg. 2. Nye Ålesund dekker utgiftene til nye nettsider for prosjektet nye Ålesund. Dei nye nettsidene som allereie er lanserte, har ein pris for design og bygging på kroner.

10 Arkivsak: 17/61 Journalpost: 17/115 Saksbehandlar: Elin Moen Dato: Saksframlegg Referatsaker Saksnummer: Utval: Dato: 020/17 Arbeidsutval nye Ålesund Underliggande saker: 006/17, HVO-representasjon i delprosjekt nye Ålesund 007/17, Invitasjon til Moakonferansen 26. oktober 008/17, Prosjektansvarlig for IKT og digitalisering 009/17, Nye kommunar i Møre og Romsdal - Infoskriv nr. 3 Refererte saker vert teke til vitande

11 Melding om HVO-representasjon i delprosjekt i nye Ålesund Rådmannsgruppa støttar innstillinga frå delprosjekt personal og omstilling som rådmennene motteke etter PSU-møte PSU vedtok at rådmennene fatta endeleg vedtak i saka. I tillegg til dei to delprosjekta HVO allereie er representert, skal HVO inn i fire nye delprosjekt: Delprosjekt A2: Kommunikasjon. Her møter HVO v/kristin H. Breivik. Delprosjektleiar Anne Bente Skjellum innkallar. Delprosjekt A4: Digitalisering og IKT. Her møter HVO v/lena Husøy. Delprosjektleiar Bente Glomset Vikhagen innkallar. Delprosjekt A10: Administrativ organisering- kartlegging. Her møter HVO v/kristin H. Breivik. Delprosjektleiar ikkje valt (Anne Berit innkallar). Delprosjekt P3: Interkommunale samarbeid. Her møter HVO v/stig Meisal. Delprosjektleiar Oddvar Myklebust og adm.tilretteleggar Tore Hals innkallar. Frå før har HVO følgjande deltaking: Delprosjekt A1: Personal og omstilling. Her møter Lars Rindal. Delprosjekt P1: Kulturbygging og verdiar. Her møter Lars Rindal. Partssammensatt utvalg. Her møter Lars Rindal. Vara Stig Meisal. Delprosjektleiarar eller adm.tilretteleggar sørger for at HVO-representanten vert innkalla frå og med neste møte, og får nødvendig informasjon om prosjektet. Meldinga over vart sendt til delprosjektleiarane i delprosjekt A2, A4, A10 og P3 og nyvalde HVO-representantar Kristin H. Breivik, Lena Husøy og Stig Meisal Notat datert frå delprosjekt A1 personal og omstilling om verneomboda sin medverknad i prosjektarbeidet med nye Ålesund kommune Bakgrunn Hovudverneomboda har bedt om: - Deltaking i prosjektarbeidet generelt og i ein rekke delprosjekt i arbeidet med etableringa av nye Ålesund kommune. - Felles møte for hovudverneomboda kvar månad, samt frikjøp til slike møter. - Frikjøp til deltaking i prosjektarbeidet, derunder i delprosjekt. Dei syner til lovtekst og eg vel å ta det også med i dette notatet. Arbeidsmiljøloven 6-2. Verneombudets oppgaver står det blant annet: (1) Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt i samsvar med bestemmelsene i denne lov.

12 (4) Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf De hovedtillitsvalgte Verneombudet er lovpålagt representant for arbeidstakerne i alle arbeidsmiljøspørsmål. En slik kommunereform som vi nå står overfor vil i høyeste grad kunne påvirke arbeidsmiljøet. Derfor skal vernetjenesten være representert på en god måte i prosjektet for ivareta arbeidstakerne interesser i arbeidsmiljøspørsmål. Hovedverneombuda for sammenslåingen innser at vi ikke kan være med på alt på grunn av tid, men vi har foreløpig valgt ut noen delprosjekt vi bør være med i for å ivareta arbeidstakernes interesser i arbeidsmiljøspørsmål. Etter hvert som det kommer flere delprosjekt og underutvalg som er mer spesifikke mot de enkelte fagområder og arbeidsplasser vil vi også måtte være med der. Vurdering Deltaking i delprosjekt Delprosjektgruppa v/arbeidsgjevarrepresentantane er einige i at det er viktig med god deltaking og involvering frå verneomboda og hovudverneomboda i prosjektorganiseringa til nye Ålesund. Samtidig er det mange prosjekt som er etablert og dei vil i forskjellig grad ha innverknad på dei tilsette sitt arbeidsmiljø. I forhold til den lista som er laga, vurderer vi det som viktig at dei først og fremst er representert i delprosjekta som har direkte konsekvensar for arbeidsmiljømessige forhold. Det vil truleg og vere naudsynt å opprette nye delprosjekt knyta til tenestane og i slike prosjekt vil det vere hensiktsmessig med deltaking frå verneombod. Ut fra ovenstående har vi gjort følgende vurdering: Delprosjekt A1: Personal og omstilling Her bør ein HVO-representant møte ved behov for involvering Delprosjekt A2: Kommunikasjon Her bør ein HVO-representant møte ved behov for involvering (heng saman med delprosjekt 1). Delprosjekt A3: Planstrategi og plansamordning - Her meiner vi det ikkje er naudsynt med HVO repr.. Delprosjekt A4: Digitalisering og IKT. Her bør ein HVO-representant møte. Delprosjekt A5: Arkiv Her meiner vi at det ikkje er naudsynt med HVO representasjon. Delprosjekt A6: Økonomi Her meiner vi at det ikkje er naudsynt med HVO representasjon. Delprosjekt A7: Innkjøp Her meiner vi at det ikkje er naudsynt med HVO representasjon. Delprosjekt A8: Matrikkel, kart og oppmåling - Her meiner vi at det ikkje er naudsynt med HVO repr. Delprosjekt A9: Vatn, avløp, renovasjon - Her meiner vi at det ikkje er naudsynt med HVO repr. Delprosjekt A11: Administrativ organisering kartlegging Her bør ein HVO-representant møte. Delprosjekt P1: Kulturbygging og verdiar Her bør ein HVO representant møte. Delprosjekt P2: Politisk organisering, demokrati og medverknad Her meiner vi at det ikkje er naudsynt med HVO representasjon. Delprosjekt P3: Interkommunale samarbeid Her bør ein HVO-representant møte.

13 Felles møte ein gong kvar månad og frikjøp til dei Delprosjektgruppa vurder det som viktig at hovudverneomboda frå dei 5 kommunane møtes jamleg, og ein gong/dag kvar månad kan vere passeleg. Vi vurderer det vidare som rimeleg at tida til slike møter er ein del av den tida som hovudverneomboda allereie er frikjøpt i sine respektive kommunar. Frikjøp til deltaking i prosjektarbeidet, derunder i delprosjekt. I forhold til dette punktet er det allereie gjort vedtak om det, og det er derfor ikkje naudsynt med ytterlegare vurdering og konklusjon. Oppsummering og konklusjon Delprosjekt personal og omstilling rapporterer til prosjektleiinga v/rådmannsgruppa. Mindre justering av deltaking i delprosjekta vurder vi til å vere innanfor det som den administrative prosjektleiinga kan koordinere, og vår anbefaling er det vert gitt tilbakemelding til hovudverneomboda i samsvar med den vurdering som vi har gjort. Og at det det og vert gjort ei justering av deltaking i delprosjektgruppene der det er naudsynt. På grunn av tidsperspektivet kan det og vurderast å legge fram denne vurderinga til partssammensatt utval for drøfting/informasjon, før den administrative prosjektleiinga følger opp med tilbakemelding og iverksetting.

14 Fra: Inger Johanne Langeland Sendt: 3. oktober :37 Til: Vebjørn Krogsæter; Frisvoll Randi Walderhaug; Emil Korsnes; Svein Harsjøen; Hildre Ewa; Oddvar Myklebust; Åse Kristin Ask Bakke; Dag Olav Tennfjord; Geir Leite; Kari Grindvik; Terje Vadset; Modolf Hareide; Knut Helge Harstad; Geir Peter Aure; Olav Kjetil Sjøholt; Janet Roelofs; Torill Leganger; Torill Leganger; Eva Mariann Vinje Aurdal; Tore Johan Øvstebø; Øystein Tvedt; Geir Stenseth; Anne Kristin Bryne Emne: Invitasjon til Moakonferansen 26. oktober Invitasjon til alle medlemmer i Fellesnemda til Moakonferansen 2017 Du inviteres til å delta på Moakonferansen 26. oktober i Pinsekirka i Spjelkavika. Registreringen starter kl 08.15, konferansen starter kl og er ferdig ca kl Informasjon om programmet og innlederne finner dere her; Ordfører Eva Vinje Aurdal vil starte konferansen med å ønske velkommen, og vi har et felles ønske om at alle ordførerne i Region Ålesund står på scenen sammen med henne når Eva ønsker velkommen og vise at vi står sammen også når vi åpner konferansen. Deltakelse på Moakonferansen er gratis for alle politikere fordi vi ønsker at flest mulig av våre politikere vil prioritere og komme på Moakonferansen da dette blir en viktig dag med fokus på regionen vår, uten politisk agenda. DaaeKvartalet Kompetanse AS som er arrangør har ingen politisk agenda annet enn å sette fokus på vår felles målsetning om en sterk og attraktiv byregion for fremtiden. Vi håper å se flest mulig av dere på Moakonfeansen! En del av dere har allerede meldt dere på, de som ikke har meldt seg på og som ønsker å delta kan svare på denne eposten og bekrefte at de ønsker å delta på Moakonferansen så vil vi registrere dere. Vi har leid møterommet i kjelleren på Pinsekirka til møtet i Fellesnemda som starter kl Det vil bli servert et enkelt måltid kl når møtet starter. Velkommen til en engasjerende og viktig dag for regionen vår! Med vennlig hilsen Inger Johanne Langeland og Are Prytz Berset DaaeKvartalet Kompetanse AS

15 Skrevet den 09. oktober Prosjektansvarleg for IKT og digitalisering Helge Veum (42) er tilsett i den treårige prosjektstillinga som prosjektansvarleg for IKT og digitalisering i nye Ålesund. Veum kjem frå ei stilling som avdelingsdirektør i Datatilsynet. Nye Ålesund kommune har høge ambisjonar for digitaliseringa av kommunale tenester og for digital dialog med innbyggarar og næringsliv. I intensjonsavtalen mellom kommunane heiter det at nye Ålesund kommune skal vere ein føregangskommune når det gjeld digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene. Helge Veum skal leie delprosjektet IKT og digitalisering i prosjektet for å bygge nye Ålesund. Prosjektstillinga inngår i prosjektteamet. Veum takka ja til stillinga etter ein tilsettingsprosess med 15 søkarar. Veum meiner denne stillinga er ein av dei mest spanande og relevante stillingane på nordvestlandet på dette fagområdet. Han trekker særleg fram det å kunne vere sentral i samkøyringa av IKT og digitaliseringsarbeidet når dei fem kommunane skal gå saman til ein, og å vere med å løfte digitaliseringsarbeidet frå digitalisering av kommunikasjon til digitalisering av tenestene. Han trekker også fram viktigheita av å ivareta personvernet når offentleg sektor skal digitaliserast. Desse fokusområda er samanfallande med ambisjonane til nye Ålesund. Veum har vore tilsett i Datatilsynet sida 2003 og avdelingsdirektør frå Han har utdanninga si frå Høgskolen i Oslo, avdeling for ingeniørutdanning, Queensland University of Technology i Brisbane, Australia og University of the South Pacific på Fiji. I tillegg er han utdanna frå Møre og Romsdal Tekniske fagskole i Ålesund og befalsskolen for marinen i Bergen. Nye Ålesund er svært glad for at Veum har takka ja til stillinga og ønsker han velkomen til prosjektteamet. Veum skal vere på plass etter nyttår.

16 Nye kommunar i Møre og Romsdal INFOskriv nr. 3/2017 Innhald 1. Uttale til Fylkesmannen om budsjett og økonomiplan frå dei enkelte samanslåingskommunane 2. Rekneskapsføring for fellesnemnder 3. Prosjektorganisering og kommunelovas sakshandsamingsreglar 4. Kommunesamanslåing og eigedomsskatt 5. Organisasjonsnummer for ny kommune 1

17 1. Uttale til Fylkesmannen om budsjett og økonomiplan frå dei enkelte samanslåingskommunane Nokre avklaringar jamfør Inndelingslova 26. om fellesnemnda sine oppgåver. «Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga.» Fylkesmannen ber om å få tilsendt ein uttale etter at dei formelle vedtaka er fatta i dei enkelte kommunestyra. Her ser fylkesmannen det som viktig at fellesnemnda svarar ut følgande 2 spørsmål: - Er fellesnemnda av den oppfatning at dei enkelte kommunar sine investeringar i perioden fram til 2020 er i samsvar med dei politiske prioriteringane og innanfor det økonomiske handlingsrommet for den nye kommunen? I kva grad er dei vedtekne investeringane i samsvar med dei framtidige behova i den nye kommunen? - Er fellesnemnda av den oppfatning at enkeltkommunane sine driftsbudsjett/økonomiplan er i samsvar med dei politiske prioriteringane og innanfor det handlingsrommet den nye kommunen vil få? I kva grad er dei vedtekne tiltaka i økonomiplanen i samsvar med dei framtidige behov i den nye kommunen? Fylkesmannen ser det også hensiktsmessig at fellesnemnda sin uttale også er kjent før dei formelle vedtak i kommunestyre/bystyre fattast. Da kan enkeltkommunane ha moglegheit til eventuelt å gjere endringar. Vi ser at det kan vere lurt at det er dialog mellom fellesnemnda og enkeltkommunane i prosessen fram til vedtaket. 2. Rekneskapsføring for fellesnemnder Fylkesmannen foreslår at fellesnemnda får eit eige ansvarsområde i rekneskapen, at ein brukar funksjon 120 og bruk av art etter den ordinære kontoplanen. Vi har og drøfta og fått nokre fleire presiseringar om Kostra-føring for fellesnemndene med departementet. Rekneskapsføringa av billaga til fellesnemnda blir gjort av ein av kommunane, og kanskje med tilsette som allereie er lønna i den eine kommunen. Dersom det er tilsett folk ekstra til å føre desse billaga, så blir det ei ekstra utgift på funksjon 120. Dersom det er inngått ein avtale med dei andre kommunane om eit bidrag, skal desse kommunane føre utgifta på F120, A350. Den kommunen som fører rekneskapen fører inntekta på F120, A750. Ein skal ikkje nytte F290 i dette høve. (Det er heller ingen ny funksjon oppretta på fellesnemndene.) For å kunne forklare høgare Kostra-tal knytt til F120 for kommunar som fører rekneskap for fellesnemndene, er det enklast dersom ein då har oppretta eit eige ansvarsområde. Då finn ein ut kor mykje dette arbeidet utgjer i kroner og prosent. 2

18 Bruken av midlane som vert utbetalt som tilskot til dekning av eingongskostnadane, som fellesnemnda skal disponere, blir ført på den kommunen som er rekneskapskommune for samanslåinga. Når ikkje anna er bestemt, så skal ein følgje KOSTRA-rettleiaren. Fellesnemnda er politisk valt frå medlemer i kommunestyret. Møtegodtgjersle, reiseutgifter, servering osv. knytt til fellesnemnda sin eigen aktivitet skal etter vår vurdering på funksjon 100. Revisjon knytt til fellesnemnda skal på funksjon 110. Prosjektleiing for kommunesamanslåinga, samansett av tilsette i kommunane, skal på funksjon 120. Ombygging av rådhus skal på funksjon 130. Dette gjeld lokalar brukt innanfor funksjon 100,110,120 og 121. Andre lokalar skal på aktuell tenestefunksjon Breiband til innbyggjarane skal på funksjon 285 Breiband til kommunale bygg (fellesframføring) skal på funksjon 180, jf. kulepunkt nr 6 under funksjon 285 Breiband til det enkelte bygg (stikkleidning) skal på aktuell tenestefunksjon, jf. kulepunkt nr 6 under funksjon 285. Tilskot til eventuell samanslåing av Fellesråd skal på funksjon 390 Fellesnemnda skal bidra til ein ansvarleg økonomisk inngang til den nye kommunen. Osv. Dersom ein fører all bruk av tilskot til eingongskostnader på eit ansvar (fellesnemnd), så har ein kontroll med utgiftene, fordelt på rett funksjon. 3. Prosjektorganisering og kommunelovas sakshandsamingsreglar Fellesnemnda kan med heimel i inndelingslova 26 opprette arbeidsutval. Det vil ofte vere naudsynt å opprette fleire arbeidsutval, underutval, delprosjekt osv. Utvala kan vere reint administrative eller politiske eller ei blanding av begge deler. Kommunelova gir heimel for kommunane til å opprette ulike typar kollegiale organ. Det som er avgjerande for om sakshandsamingsreglane i kommunelovas kapittel 6 gjeld eller ikkje, er om dei arbeidsutval, underutval, delprosjekt osv. som vert oppretta, er å sjå som folkevalde organ. Det er ikkje gitt nokon definisjon av folkevalde organ i kommunelova. Det er likevel lagt til grunn at alle kollegiale organ som vert oppretta i medhald av kommunelova vil vere å sjå som eit folkevalt organ. Slike arbeidsutval, underutval, delprosjekt vil truleg bli vurdert som ein komité jf. koml. 10 nr. 5. Der eit organ er oppretta for å førebu eit sakskompleks, eller for å utføre særskilde tidsavgrensa verv, vil det i rettsleg samanheng bli betrakta som ein komité. Eit slikt organ vil ikkje tape sin status som folkevalt organ sjølv om det berre er tildelt saksførebuande oppgåver. Det følgjer av koml. 29 nr. 1 at sakshandsamingsreglane gjeld for «kommunestyre, fylkesting, formannskap, fylkesutvalg, faste utvalg, kommunestyrekomiteer, 3

19 fylkestingskomiteer, kommunedelsutvalg, kommuneråd og fylkesråd samt kommunale eller fylkeskommunale nemnder opprettet i medhold av andre lover.». Komitear er ikkje nemnt i oppramsinga. Komitear vert likevel fanga opp av kommunelova 29 nr. 3 som slår fast at reglane i kapittel 6 også gjeld for andre folkevalde organ så langt kommunestyret ikkje bestemmer noko anna. Det må då gis eigne sakshandsamingsreglar. Det kan likevel ikkje gjerast unntak frå 36-38a (reglane om kjønnsmessig balanse). Grunngjevinga for at kommunane kan bestemme at kommunelovas sakshandsamingsreglar ikkje skal gjelde, er at kommunane har stor friheit til å bestemme samansetting og oppgåver for slike organ. Mange slike organ (eks. komitear) kan ha ein utprega administrativ samansetting og funksjon fordi det har karakter av å vere eit utgreiings-, samarbeids- eller forhandlingsorgan. Friheita til å fråvike kommunelovas sakshandsamingsreglar vil likevel være avgrensa, det kan ikkje gis særreglar som strir mot grunnleggande prinsipp for kva som er forsvarleg saksbehandling. Når det gjeld kravet til kjønnsmessig balanse følgjer reglane av kommunelova a. Dersom val til arbeidsutval, underutval, delprosjekt skal skje som avtaleval er det kommunelova 38a som gjeld. Det er i kommunelova 38a vist til kommunelova 36 nr. 2. Det vil seie; Val av 2 eller 3 medlemmer: kvart kjønn skal være representert. Val av 4 eller 5 medlemmer: kvart kjønn skal være representert med to. Val av 6-8 medlemmer: kvart kjønn skal være representert med tre. Val av 9 medlemmer: kvart kjønn skal være representert med fire. Fleire enn 9 medlemmer: kvart kjønn skal være representert med minst 40 %. Viser det seg at eit kjønn vil få færre representantar enn det som følger av kommunelova 36 nr. 2 skal det underrepresenterte kjønn settast inn i det omfang som er nødvendig for å oppnå slik balanse. 4. Kommunesamanslåing og eigedomsskatt Kommunar som skal slå seg saman og som har ulike ordningar for eigedomsskatt må foreta ei harmonisering slik at skattesatsar, skatteobjekt og kva områder som skal være omfatta av eigedomsskatt følger reglane i eigedomsskattelova. Det er eigedomsskattelova som regulerer kva differensieringar (skattesatsar, skatteobjekt, skatteområder) det er mogleg å gjere ved utskriving av skatt. Det følger av eigedomsskattelova 3 kva kriterium kommunen kan legge til grunn for differensieringa. I eigedomsskattelova 13 går det fram kva satsar som kan skrivast ut. Inndelingslova 17 opnar for at det kan gis unntak frå eigedomsskattelovas reglar i ein overgangsperiode. Det kan til dømes vere aktuelt med ei overgangsordning med ulik skattesats eller skattefritak for delar av den nye kommunen. 4

20 Då Mosvik/Inderøy slo seg saman vart det gitt unntak frå eigedomsskattelova 13 slik at det kunne vedtakast ulik skattesats i ein overgangsperiode på 2 år. Då Harstad/Bjarkøy slo seg saman vart det gitt unntak frå eigedomsskattelova 3 slik at det i ein overgangsperiode på 2 år, berre vart skrevet ut skatt for delar av den nye kommunen (tidlegare Harstad). Som vist i eksempla ovanfor har det i tidlegare samanslåingar vore gitt unntak frå eigedomsskattelova for ein periode på 2 år. Dersom kommunane ønskjer ein lengre unntaksperiode må kommunane argumentere for dette i søknaden og vise at det er både nødvendig og rimeleg. Kommunane må søke om unntak etter inndelingslova 17 før 1. november i år. Søknad om unntak skal sendast til Fylkesmannen. Vi sender søknaden over til departementet. Eit eventuelt unntak gis i samband med forskrift for dei enkelte samanslåingane (kongeleg resolusjon). 5. Organisasjonsnummer for ny kommune Kommunal- og moderniseringsdepartementet legg seg ikkje opp i val av organisasjonsnummer, så der står kommunane fritt til å velje. Kommunane må ta kontakt med SSB for registrering, e post: [email protected] Vi er kjent med at kommunane på Fosen har fått aksept frå SSB til å vidareføre organisasjonsnummeret til den eine kommunen. Meir informasjon om tildeling av organisasjonsnummer for ny kommune finn du på Kartverket si sjekkliste for kommunesamanslåing: 5

21 Arkivsak: 17/59 Journalpost: 17/107 Saksbehandlar: Lars Fylling Dato: Saksframlegg Delprosjekt A6 - Forslag til prosess for uttale til kommunane sine økonomi- og budsjettplanar Saksnummer: Utval: Dato: 021/17 Arbeidsutval nye Ålesund Fellesnemnd nye Ålesund Framlegg frå rådmannsgruppa: AU rår Fellesnemnda til å gjere følgande vedtak: Fellesnemnda gjev ei samla fråsegn i møtet 7. desember. På dette tidspunktet har alle formannskapa har kome med sine budsjettforslag. 3 av kommunane har på dette tidspunktet gjort vedtak i kommunestyra. Frå og med neste år vil ein tilrå å samordne budsjettprosessane i dei einskilde kommunane i større grad, slik at ein får praktisk høve til å komme med særskilde uttalar til kvar kommune i god tid før endeleg politisk vedtak. Saksutgreiing: Fylkesmannen ber om å få tilsendt ein uttale etter at dei formelle vedtaka er fatta i dei enkelte kommunestyra. Fylkesmannen skriv også at det er hensiktsmessig at fellesnemnda sin uttale også er kjent før dei formelle vedtak i kommunestyre/bystyre fattast. I Fylkesmannens infoskriv nr 3/2017 frå oktober 2017 står følgjande: «1. Uttale til Fylkesmannen om budsjett og økonomiplan frå dei enkelte samanslåingskommunane Nokre avklaringar jamfør Inndelingslova 26. om fellesnemnda sine oppgåver. «Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga.» Fylkesmannen ber om å få tilsendt ein uttale etter at dei formelle vedtaka er fatta i dei enkelte kommunestyra. Her ser fylkesmannen det som viktig at fellesnemnda svarar ut

22 følgande 2 spørsmål: Er fellesnemnda av den oppfatning at dei enkelte kommunar sine investeringar i perioden fram til 2020 er i samsvar med dei politiske prioriteringane og innanfor det økonomiske handlingsrommet for den nye kommunen? I kva grad er dei vedtekne investeringane i sam-svar med dei framtidige behova i den nye kommunen? Er fellesnemnda av den oppfatning at enkeltkommunane sine driftsbudsjett/økonomiplan er i samsvar med dei politiske prioriteringane og innanfor det handlingsrommet den nye kom-munen vil få? I kva grad er dei vedtekne tiltaka i økonomiplanen i samsvar med dei framti-dige behov i den nye kommunen? Fylkesmannen ser det også hensiktsmessig at fellesnemnda sin uttale også er kjent før dei formelle vedtak i kommunestyre/bystyre fattast. Da kan enkeltkommunane ha moglegheit til eventuelt å gjere endringar. Vi ser at det kan vere lurt at det er dialog mellom fellesnemnda og enkeltkommunane i prosessen fram til vedtaket.» I Fylkesmannens infoskriv nr 2/2017 frå april 2017 står følgjande: «7. Uttale om årsbudsjett og økonomiplanar for kommunane Fylkesmannen har i skriv frå KMD datert fått delegert kompetanse til å vere mottakar av uttale frå fellesnemnda om årsbudsjetta og økonomiplanar for kommunane, jf. 26 tredje ledd i inndelingslova. Bakgrunnen for dette er knytt til at mynde til å gjennomføre lovlegkontroll med budsjettvedtak etter 28 i inndelingslova allereie er delegert til Fylkesmannen. Formålet med lovlegkontroll er å kunne kontrollere at kommunar som skal slå seg saman ikkje investerer over evne før samanslåinga trer i kraft og dermed reduserer den nye kommunen sin økonomiske handlefridom. Det går fram av merknadene til 26 tredje ledd i Ot.prp. nr. 41 ( ) at formålet med at fellesnemnda skal gi uttale om årsbudsjett og økonomiplanar er for å lette den statlege kontrollen med budsjetta, jf. 28. Når det er Fylkesmannen som utøver denne kontrollen, bør Fylkesmannen også være mottakar av uttale frå fellesnemnda.» Vidare er fellesnemnda sitt ansvar også nemnt i intensjonsavtalen punkt 9, der det står: «Fellesnemnda skal ( ) Utarbeide handlingsreglar for økonomistyring, samt uttale seg om investeringar, bruk av fond og låneopptak i kommunane. Fellesnemnda må ha mandat til å styre investeringar mot felles mål og bidra til felles økonomiske mål og samkøyre planprosessar. Dette må skje i overgangsfasen: » Vurdering: Fellesnemnda sitt ansvar for budsjett- og økonomiplaner er som vist regulert i Inndelingslova 26, 3. ledd. «Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld.»

23 Her er oversikt over planlagt handsaming av budsjett og økonomiplaner for alle kommunane i nye Ålesund: Det er to alternativ for prosess: Alt. 1: Dersom fellesnemnda skal ha reell innverknad på prioriteringane, må den lage ein høyringsuttale til kvar kommune sine budsjett og økonomiplaner i løpet av høyringsperiodane som gjeld i dei respektive kommunane. Dette er i tråd med tilrådinga frå Fylkesmannen. Alt. 2: Alternativet er å komme med ei samla fråsegn når alle formannskapa har kome med sine forslag etter 30. november ein gong. Ulempen er med dette alternativet er at budsjett og økonomiplaner då allereie er vedtekne i fleire av kommunane. Budsjettprosessane i dei einskilde kommunane er relativt låste i høve til framdrift. Det vil difor vere praktisk vanskeleg å gi uttale til kvart formannskap sine budsjettframlegg innanfor høyringsperioden, slik Fylkesmannen tilrår. I følgje møteplanen for Fellesnemnda, gjenstår desse møtedatoane i år: 26. oktober (kan passe med høyringsperioden for Ålesund) 16. november (kan passe med høyringsperioden for Sandøy og Skodje) 7. desember (kan passe med høyringsperioden for Ørskog og Haram) Av praktiske omsyn tilrår ein difor alternativ 2, der ein gjev ein samla uttale i desembermøtet i Dette gjev delprosjekt A6 Økonomi og rådmannsgruppa høve til å gjere ei forsvarleg saksutgreiing før det går til politisk handsaming i AU og Fellesnemnd. Frå og med neste år vil ein tilrå å samordne budsjettprosessane i dei einskilde kommunane i større grad, slik at ein får praktisk høve til å komme med særskilde uttalar til kvar kommune i god tid før endeleg politisk vedtak. Utrykte dokument i saka: Ålesund formannskap si innstilling til handlings- og økonomiplan skal bystyret vedta 2. november. Sjølve dokumentet med vedlegg finnes på nettet som sak 96/17 under

24 formannskapets møte 3. oktober

25 Arkivsak: 17/40 Journalpost: 17/58 Saksbehandlar: Per Anders Aure Dato: Saksframlegg Delprosjekt A8 - Endring av veg- og gatenamn Saksnummer: Utval: Dato: 022/17 Arbeidsutval nye Ålesund Fellesnemnd nye Ålesund Framlegg frå rådmannsgruppa: AU rår fellesnemnda til å gjere følgjande vedtak: Med bakgrunn i kriterier for endring av vegnavn, vedteke i Fellesnemnda i sak 014/17, vedtek fellesnemnda at følgjande vegar må endre navn: Haram Sandøy Skodje Ørskog Ålesund Bakkane Breivikvege Bergsvegen Einavegen Fergevegen n Fjelltun Haugevegen Einevegen Gjerdsvegen Gjerdevegen Fjellvegen Kringsjåvege Fjellvegen Grytalivegen Gjerdsvegen n Gjerdet Lunda Gamlevegen Idrettsvegen Grytavegen Hamnevege Markavegen Gjerdevegen Kleivavegen Hansvegen n Haugvegen Molovegen Karolusplass Kyrkjevegen Haugen en Johanmarka Sjøvegen Myrbakken Liavegen Hjellevegen Jordmorveg Steinvågveg Nakkevegen Lyngvegen Knutgarden en en Kalvøyvegen Nesvegen Naustvegen Langhaugen Kyrkjevegen Porsevegen Skogvegen Niklavegen Lyngvegen Reitane Skulevegen Olaus Fjørtofts veg Sjøvegen Remevegen Smibakken Reitevegen Skulevegen Skulevegen Vestresæterveg Remavegen en Storgata Storfjordveg Øvstevegen Sjøvegen en Støvegen Torevegen Slettevegen

26 Sætrevegen Ådalsvegen Stigen Åslia Storfjordveg en Med bakgrunn i endringane skal kvar kommune gjennomføre politisk og administrativt arbeid som resulterer i nye vegnamn med påfølgande offisielle adresser. Dersom det oppstår uklarheiter eller utegløymingar, og som av ulike grunnar ikkje er hensyntatt i saka, delegerer Fellesnemnda til rådmannsgruppa/rådmannen å fatte nødvendige avgjerder. Saksutgreiing: I Fellesnemnda sitt møte den , i sak 014/17, ble det gjort følgende vedtak knyttet til kriterier som skal legges til grunn for endring av vegnavn i kommunene som inngår i nye Ålesund: 1. Antall adresser knyttet til vegnavnet i hver kommune. Kommunen med flest adresser knyttet til et vegnavn beholder navnet. Antall adresser knyttet til bruksenheter innen næring vektes i denne sammenhengen høyere enn bolig. Det siste punktet vurderes ved skjønn. 2. For vegnavn som tilhører en gruppe av samme type, f.eks. treslag eller geografisk lokalisering, skal antall vegnavn og antall adresser for vegnavngruppen vektlegges samlet sett. Kommunen med flest vegnavn og/eller flest adresser knyttet til vegnavngruppen beholder navnet. 3. En kommune som naturlig kan erstatte et vegnavn ved å ta i bruk navn på tilstøtende vegtrase, beholder ikke navnet. 4. Vegnavn med sterk posisjon for flere enn beboerne, f.eks. navn etter viktige personer og/eller navn av historisk betydning for det aktuelle geografiske området, beholder navnet. Disse kriteriene bygger på de mål som er opplistet i saksutredningen og det vises til opplistingen bokstav a-h under vurdering i saken. Prosjektdeltakerne i «Delprosjekt A8» har med bakgrunn i vedtaket gått igjennom vegnavn som er helt like og nesten like, og påført de kriterier som medlemmene i «Delprosjekt A8» foreslår skal legges til grunn for endring av vegnavn og i hvilken kommune endringen skal gjøres. Vurdering: Gjennomgangen «Delprosjekt A8» har foretatt fremgår av vedlagte liste. I listen er vegnavn som er helt like, nesten like og har samme forledd oppsummert og sortert kolonnevis under hver enkelt kommune. I kolonnen til høyre for gatenavn viser antall adresseidenter som er

27 knyttet til vegnavnet. I kolonnen Endres? er det to mulige svar, Ja eller Nei. Ja brukes for navnet som må endres og i kolonnen Handling gis en konklusjon på hvilken kommune som må foreta endringen. I kolonnen Kriterier er det påført hvilke kriterier som er lagt til grunn for endringen og dette med bakgrunn i vedtak i sak 014/17 og som er referert til ovenfor. I kolonnen Merknad er spesielle forhold påført. Dette er grunnlaget som fremkommer i «Delprosjekt A8» sitt arbeid. Det er Fellesnemnda som skal gjøre vedtak om hvilke navn som skal endres. Som nevnt i sak 014/17 er det et betydelig administrativt arbeid forbundet med endring av vegnavn med påfølgende endringer av offisielle vegadresser. Det må antas at det vil gå ca. 1 ½ år fra vedtak om endring av vegnavn er fattet til nytt vegnavn vil foreligge. Det kan i denne sammenheng nevnes at Språkrådet skal avgi uttale i forhold til alle forslag til nye vegnavn. Dette går på uttale i forhold til skrivemåten av navnet. Dette vil ta tid. I etterkant av navnevedtak kommer tidsbruk i forhold til å endre offisiell vegadresser som følge av navneendringene. I samme sak ble det også nevnt hvor viktig det er at alle innbyggere er knyttet til en offisiell vegadresse. Selvsagt er dette svært viktig når nødetatene skal finne raskt frem til de som har behov for hjelp. Derfor er arbeidet med å etablere entydige vegnavn innenfor den nye kommunen svært viktig. Det fremgår av matrikkelforskriftens 51 følgende: Adressenavn «(1) Kommunen skal tildele alle gater, veger, stier, plasser og områder som blir brukt til offisiell adressering, et navn som er entydig innenfor kommunen..» «Delprosjekt A8» foreslår at vegnavn som skal endres, som følge av vedtak i Fellesnemnda, gjennomføres etter de retningslinjer som i dag gjelder for den enkelte kommune. Hver av kommunene må forholde seg til at det er Fellesnemnda som gjør vedtak om hvilke vegnavn som skal endres og at hver kommune deretter følger opp dette vedtaket slik at nye vegnavn med påfølgende endring ev offisiell adresse foreligger i god tid før Hver av kommunene gjennomfører nødvendige endringer av offisielle adresser i matrikkelen når nye vegnavn er vedtatt. Fremdriften av dette arbeidet følges opp av «Delprosjekt A8». I overkant 800 offisielle adresser må endres som følge av endring av 72 vegnavn. Dette vil selvsagt kreve betydelige arbeidsmessige ressurser i fagavdelingene i alle de fem kommunene. Dette kommer i tillegg til den daglige drift og vil nok være en utfordring for den enkelte kommune. Bruk av overtid må kunne være en måte å kunne løse denne utfordringen på. Det kan opplyses om at «Delprosjekt A8» har etablert rutiner slik at det i tiden fremover ikke skal kunne etableres vegnavn som er like eller nesten like i de fem kommunene. Det understrekes at det er viktig for fremdriften i dette arbeidet at Fellesnemnda nå gjør endelig vedtak i saken.

28 Anne Berit Støyva Emblem prosjektkoordinator nye Ålesund kommune Utrykte dokument i saka: Vedlegg: Vedlegg_Vegnavn_Endringer_Fellesnemnda

29 Haram Sandøy Ørskog Skodje Ålesund Endres? Handling Kriterie Merknad Bakkane 12 Ja Endres i Haram (Bakkane). Beholdes i Skodje (Bakken). 2 Bakkeneset er navn på nes og boligfelt i Skodje. Bakken 7 Nei Vegnavna Bakken og Bakkenesvegen ligg på Bakkenesvegen 9 Nei Bakkeneset og må sees i sammenheng. Bergsvegen 31 Ja Endres i Skodje (Bergsvegen). Beholdes i Ålesund (Bergvegen). 1 Bergvegen 55 Nei Breivikvegen 13 Breivikvegen 107 Ja Endres i Sandøy. Beholdes i Ålesund 1 Brusdalsvegen 69 Brusdalsvegen 113 OK Ikke konflikt. Vegen adresseres over kommunegrense. Einavegen 11 Ja Endres i Ørskog (Einaavegen) og Skodje (Einevegen). Beholdes i Ålesund (Einevegen). 1 Einevegen 19 Einevegen 32 Ja 1 Ellingsøyvegen 32 Ellingsøyvegen 55 OK Ikke konflikt. Vegen adresseres over kommunegrense. Ferjevegen 3 Nei Fergevegen 2 Ja Endres i Ålesund (Fergevegen). Beholdes i Haram (Ferjevegen). 1 Fjelltun 27 Fjelltun 14 Ja Endres i Haram. Beholdes i Ålesund 2 Vegnavna Fjelltun og Fjelltunvegen ligg på staden Fjelltun i Ålesund. Navna må sees i sammenheng. Fjelltunvegen 81 Nei Fjellvegen (2 stk) 28+3 Fjellvegen 4 Ja Endres i Skodje og den minste i Haram. 1 Gamlevegen 31 Gamlevegen 43 Ja Endres i Skodje. Beholdes i Ålesund. 1 Gjerdevegen 27 Gjerdevegen 17 Gjerdevegen 1 Ja Endres i Skodje og Ålesund. Beholdes i Sandøy. 1 Gjerdsvegen 10 Gjerdsvegen 26 Ja Endres i Ørskog og Ålesund. Beholdes i Sandøy (Gjerdevegen). 1 Gjerdevegen og Gjerdsvegen i Ålesund ligg på to geografiske ulike steder. Glomsetvegen 75 Glomsetvegen 0 OK Ikke konflikt. Vegen adresseres over kommunegrense. Grytafjordvegen 38 Nei Gryta er eit bygdnavn og gardsnavn i Haram. Flere stedsnavn er knyttet til navnet: Grytastranda, Grytafjorden, Grytavika, Grytaholmen, Grytakoppen, (fjell), Grytakopen (botn), Grytalivegen 0 Ja Endres i Ørskog. Beholdes i Haram (Grytafjordvegen og Grytastrandvegen) 1,/2/4 Grytahatlen (fjellkant), Grytaelva, Grytabrua, Store grytavatnet, Litle grytavatnet, Øvre grytea (gardsnavn). Grytastrandvegen 151 Nei Vegnavn: Grytafjordvegen og Grytastrandvegen. Grytavegen 17 Ja Endres i Ålesund. Beholdes i Haram (Grytafjordvegen og Grytastrandvegen) 1,/2/4 Hamnevegen 3 Hamnevegen 12 Ja Endres i Haram. Beholdes i Sandøy. 1 Går ut som følge av Nordøyvegen. Hanslivegen 16 Nei Hansvegen 0 Ja Endres i Ålesund (Hansvegen). Beholdes i Skodje (Hanslivegen). 1

30 Haram Sandøy Ørskog Skodje Ålesund Endres? Handling Kriterie Merknad Haugane 68 Nei Haugen 23 Ja Endres i Ålesund (Haugen). Beholdes i Haram (Haugane). 1 Haugevegen 15 Ja Endres i Sandøy (Haugevegen). Beholdes i Ålesund (Haugvegen). 1 Haugvegen 18 Haugvegen 37 Ja Endres i Haram. Beholdes i Ålesund. 1 Hjellevegen 5 Hjellevegen 0 Ja Endres i Ålesund. Beholdes i Ørskog. 1 Idrettsvegen 0 Idrettsvegen 16 Ja Endres i Ørskog. Beholdes i Ålesund. 1 Johanmarka 7 Johanmarka 7 Ja Endres i Haram. Beholdes i Ålesund. 1 Antall brukseneheter bolig betydelig større i Ålesund (boligblokker) enn i Haram (eneboliger) Jordmorvegen 3 Jordmorvegen 29 Ja Endres i Haram. Beholdes i Ålesund. 1 Kalvøyvegen 11 Kalvøyvegen 24 Ja Endres i Haram. Beholdes i Ålesund. 1 Karolusplassen 4 Karolusplassen 12 Ja Endres i Skodje. Beholdes i Ålesund. 1 Kleivavegen 11 Kleivavegen 10 Kleivavegen 0 Ja Endres i Ørskog. Beholdes i Skodje og Haram (går over kommunegrensen mellom Skodje og Haram). 1 Knutgarden 33 Knutgarden 1 Ja Endres i Ålesund. Beholdes i Haram. 1 Kringsjåvegen 12 Kringsjåvegen 22 Ja Endres i Sandøy. Beholdes i Ålesund. 1 Ålesund sjekker antall nummer. Kyrkjevegen 6 Kyrkjevegen 13 Kyrkjevegen 11 Ja Endres i Haram og Ørskog. Beholdes i Sandøy. 1 Langhaugane 77 Nei Langhaugen 19 Ja Endres i Ålesund (Langhaugen). Beholdes i Haram (Langhaugane). 1 Liavegen 4 Liavegen 26 Ja Endres i Ørskog. Beholdes i Skodje. 1 Lunda 7 Ja Endres i Sandøy (Lunda). Beholdes i Haram (Lunden). 1 Lunden 11 Nei Lyngvegen 3 Lyngvegen 2 Lyngvegen 12 Ja Endres i Haram og Ørskog. Beholdes i Skodje. 1 Markavegen 7 Ja Endres i Sandøy (Markavegen). Beholdes i Ålesund (Markvegen). 1 Markvegen 15 Nei Molovegen 17 Molovegen 21 Ja Endres i Sandøy. Beholdes i Ålesund. 1 Myrabakken 44 Nei Myrbakken 9 Ja Endres i Skodje (Myrbakken). Beholdes i Ålesund (Myrabakken) 1

31 Haram Sandøy Ørskog Skodje Ålesund Endres? Handling Kriterie Merknad Nakkevegen 15 Nakkevegen 23 Ja Endres i Skodje. Beholdes i Ålesund. 1 Naustvegen 0 Naustvegen 30 Ja Endres i Ørskog. Beholdes i Ålesund. 1 Nesvegen 13 Nesvegen 53 Ja Endres i Skodje. Beholdes i Ålesund. 1 Niklavegen 24 Niklavegen 7 Ja Endres i Ålesund. Beholdes i Haram. 1 Olaus Fjørtofts veg 0 Ja Endres i Ålesund (Olaus Fjørtofts veg). Beholdes i Haram (Olaus Fjørtoft vegen) Olaus Fjørtoft vegen 42 Nei 1 Porsevegen 12 Porsevegen 46 Ja Endres i Skodje. Beholdes i Ålesund. 1 Reitane 0 Ja Endres i Skodje (Reitane). Beholdes i Haram (Reiten). 1 Reiten 12 Nei Reitevegen 23 Reitevegen 1 Ja Endres i Ålesund. Beholdes i Ørskog. 1 Remavegen 20 Ja Endres i Skodje (Remevegen), Sandøy (Remmavegen) og Ålesund (Remavegen),. Beholdes i Haram (Remevegen) 2 og 4 Reme er ei lita bygd i Haram. Flere stedsnavn er knyttet til navnet: Reme (gardsbruk), Remeheia, Remmeelva, Remefjellsvegen 3 Nei Remereiten (stedsnamn og gardsbruk), Remevollen Remevegen 9 Remevegen 14 Ja Endres i Skodje (Remevegen), Sandøy (Remmavegen) og Ålesund (Remavegen),. Beholdes i Haram (Remevegen) 2 og 4 Remenakken (lite fjell),, Remmevegen (sti), Rimeklubbane (knaus i fjellside), Remefjelltunnellen, Remmavegen 12 Ja Endres i Skodje (Remevegen), Sandøy (Remmavegen) og Ålesund (Remavegen),. Beholdes i Haram (Remevegen) 2 og 4 Gamle remefjellsvegen (turveg gamlevegen over fjellet frå Slyngstad til Hellandshamn/Brattvåg ikkje vedtak) Rimedalen (gamle remefjellsvegen går her), Remmefjellvegen. Setrevegen 19 Sætrevegen 5 Ja Endres i Haram (Sætrevegen). Beholdes i Ålesund (Setrevegen). 1 Sjøvegen 3 Sjøvegen 14 Sjøvegen 16 Sjøvegen 6 Ja Endres i Haram,Sandøy og Ålesund. Beholdes i Skodje. 1 Skogvegen 6 Skogvegen 23 Ja Endres i Ørskog, Beholdes i Skodje. 1 Skulevegen 9 Skulevegen 25 Skulevegen 0 Skulevegen 10 Ja Endres i Haram, Ørskog og Skodje. Beholdes i Sandøy. 1 Slettevegen 14 Slettevegen 6 Ja Endres i Ålesund. Beholdes i Skodje. 1 Smibakken 7 Smibakken 6 Ja Endres i Ørskog (Bolig). Beholdes i Ålesund (Næring) 1 Adresser i Ålesund er kun til næring/bedrifter. Adresser i Ørskog er til boliger. Steinvågvegen 10 Steinvågvegen 90 Ja Endres i Sandøy. Beholdes i Ålesund. 1 Stettevegen 3 Stettevegen 16 OK Ikke konflikt. Vegen adresseres over kommunegrense. Stigen 17 Stigen 8 Ja Endres i Ålesund. Beholdes i Skodje. 1 Storfjordvegen 84 Storfjordvegen 7 Storfjordvegen 13 Ja Endres i Skodje og Ålesund. Beholdes i Ørskog. 1

32 Haram Sandøy Ørskog Skodje Ålesund Endres? Handling Kriterie Merknad Storgata 106 Storgata 35 Ja Endres i Haram. Beholdes i Ålesund. 4 Ålesund: Storgaden fra Den største gaten i sin tid. En historisk viktig gate for Ålesund som by. All trehusbebyggelse brant ned. Viktig jugendstilgate. Haram: Hovedvegen gjennom Brattvåg. Oppsto i reguleringsplan rundt Støvegen 20 Støvegen 30 Ja Endres i Haram. Beholdes i Ålesund. 1 Torevegen 11 Torevegen 29 Ja Endres i Skodje. Beholdes i Ålesund. 1 Vestresætervegen 11 Vestresætervegen 0 Ja Endres i Ørskog. Beholdes i Haram. 1 Øvstevegen 68 Øvstevegen 44 Ja Endres i Ørskog. Beholdes i Haram. 1 Ådalsvegen 7 Ådalsvegen 4 Ja Endres i Skodje. Beholdes i Ørskog. 1 Ålesundsvegen 127 Ålesundsvegen 31 Ålesundsvegen 0 OK Ikke konflikt. Vegen adresseres over kommunegrenser. Åselia 0 Nei Åse er navnet på en tettbebyggelse og et viktig navn i Ålesund. Flere stedsnavn og vegnavn er knyttet til navnet: Stedsnavn: Åse, Åsestranda, Åsemulen, Åsehaugen, Åslia 16 Ja Endres i Haram (Åslia). Beholdes i Ålesund (Åselia). 2 Åsefjorden, Åsetoppen, Åselia, Åsestrandundergangen og Åse skole. Vegnavn: Åsehagen, Åsesvingen, Åsestien, Åsesletta, Åsemarka, Åsegjerdet, Åsemyrvegen, Åsehaugen, Åsestrandvegen, Åsemulvegen, Åsegardsvegen, Åsetoppen, Åsebøen, og Åselia. Vegnavnet Åselia er i et nytt boligfelt under etablering på Åse.

33 Arkivsak: 17/31 Journalpost: 17/98 Saksbehandlar: Bjørn Ivar Rødal Dato: Saksframlegg Oppretting av Newton-rom - orientering om status og videre framdrift Saksnummer: Utval: Dato: 023/17 Arbeidsutval nye Ålesund Framlegg frå rådmannsgruppa: Arbeidsutvalet råd fellesnemnda til å gjere følgjande vedtak: Fellesnemnda tek saka til orientering. Saksutgreiing: Bakgrunn: Ålesund kommune ble kontaktet i 2015 med ønske om å etablere et Newton-rom i Ålesund kommune. Forespørselen ble viderført til «Nye Ålesund kommune, som på et møte den 19.1.,2017 der det ble fattet følgende vedtak: 1. Styringsgruppa for nye Ålesund stiller seg bak at dialogen med First Scandinavia videreførast, med tanke på mogleg etablering av "Newton rom" ved NMK, samt framtidig deltaking frå grunnskulane i nye Ålesund i "First lego league". 2. For å ivareta og vidareføre dialogen med "First Scandinavia" og andre partar i prosjekta omtalt i punkt 1, etablerast ei samansett gruppe av politikarar og rådmenn/kommunalsjefar. 3. Prosjektkoordinatoren følgjer opp saka i neste styringsgruppemøte. I etterkant av dette vedtaket i styringsgruppa har det av rådmennene blitt oppnevnt et arbeidsutvalg bestående av representanter fra kommunene Ørskog, Skodje, Haram, Sandøy og Ålesund kommune. Arbeidsgruppen hadde sitt første møte på NMK den 18 april, der også også Kaj Westre fra NMK og Per-Arild Konradsen fra First Scandinavia deltok. Arbeidsgruppen består av: Kommunalsjef Hilde Sørdal Ørskog kommune

34 Skolefaglig ansvarlig Trond Herje Skodje kommune Skolefaglig ansvarlig Cecilie Johansen Sandøy kommune Kommunalsjef Bjørn Ivar Rødal Ålesund kommune Einingsleiar Bjørn Nedreskodje Haram kommune Avdelingsleder Ivar Karsten Lerstad Fagerlia vid. skole Bjørn Ivar Rødal ble valgt til leder i arbeidsgruppa. Arbeidsutvalget hadde nytt møte den 11. mai 2017 og gikk gjennom ulike spørsmål som må avklares av samarbeidskommunene. Et av spørsmålene knytter seg til etablering, drift og økonomi. Blant annet var det sterkt ønskelig fra NMK sin side at det komr på plass en husleieavtale så raskt som mulig. Newton-rom Newtonrommet skal etableres i byggetrinn 2 ved Norsk Maritimt Kompetansesenter i Ålesund. Planen er ferdigstillelse i november 2017, prøvedrift første halvår 2018 og full drift fra skolestart høsten Et Newton rom er et praktisk, spennende innredet og teknologisk undervisningsrom med fokus på naturfag, matematikk og teknologi. Målgruppen er barn og unge gjennom læreplanbasert undervisning i skoletiden. Det finnes i dag rundt 30 Newtonrom i Norge, der alle er selveide, selvdrevne enheter. En Newton-lærer står for undervisningen og leder klassen igjennom teori og praktiske aktiviteter. All undervisning er læreplanbasert og skal være en del av norsk skole, ikke et tillegg til. Undervisningsoppleggene som benyttes kalles Newton-moduler. En Newton-modul er dokumentert og beskrevet i sin helhet, og består av forarbeid som utføres på skolen, praktiske aktiviteter og undervisning i Newton-rommet, og avsluttes med etterarbeid på skolen. Det er et mål at gjennomføring av en Newton-modul krever utstyr og metodikk som utfordrer elevene til å jobbe praktisk og utforskende, og at den metodisk legger vekt på å få elevene engasjerte og til å utforske, forklare og utdype fag. Viktige moment er at praktiske aktiviteter skal ha en teoretisk/muntlig innledning, og at man etter praktiske aktiviteter skal ha en oppsummering. Klassens faste lærer følger klassen og er medlærer under besøket. I løpet av dagen(e) arbeider elevene i all hovedsak med praktiske aktiviteter og får en hands on opplevelse som ellers kan være vanskelig å få til i et alminnelig klasserom Et Newton-rom vil fungere som et felles ressurssenter innen realfaglig undervisning for skolene i nye Ålesund kommune. Newton-rommet vil kunne bidra til å løfte fokus på erfaringsbasert læring av realfag og viktigheten av høy kvalitet i undervisningen. Newton-rommet vil gjennom aktiviteter utover skoletid kunne bidra til å løfte allmennhetens interesse og forståelse for realfag. Sist men ikke minst; det kan være en arena for

35 etterutdanning og inspirasjon, både for etablerte lærere og lærerstudenter Vurdering: Realisering av Newton-rom ved Norsk Maritimt Kompetansesenter er godt i gang, og rommet vil være klart i november Sparebanken Møre har tildelt 5 millioner til etablering og utvikling av Newton-rommet. I tillegg til etableringskostnader som er stipulert til vel 5 millioner, er det lagt til grunn at drift av rommet i form av husleie, renhold og vedlikehold er beregnet til vel kr og i tillegg kommer lønnskostnader for 1-2 lærere. Det er inngått en avtale mellom Ålesund kommune og NMK om leie av lokale fra , jamfør sak i Ålesund formannskap F-sak 72/17 ( ). Ved etablering av Newton-rommet følger Ålesund kommune opp nasjonale føringer om å styrke ralfagskompetansen i grunnskolen. De kommunene som har etablert Newton-rom opplever at barn og unge blir mer motiverte og engasjerte i realfaga når de ser at faget kan brukes til noe relevant og spennande. Målet er at grunnskoleelevene i framtida skal være med på å skape nye bærekraftige arbeidsplassar. Gjennom opplevingar i Newton-rommet kan elevane bli inspirert til yrkesval innanfor teknologi og realfag. Økonomiske konsekvenser: Etablering av Newton-rom på NMK vil ha økonomiske konsekvenser både som følge av etablering, årlig drift av Newton-rommet og tilsetting av personell som skal organisere undervisning. Ålesund kommune har inngått avtale om leie av lokaler og avtale om en leiepris på vel kr inkl mva. Arbeidsgruppen kommer tilbake med sak om fordeling av kostander i den enkelte kommune. Andre driftsmessige eller organisatoriske konsekvenser: Etableringen av et Newton-rom skjer i et samarbeid mellom NMK, Ålesund kommune og lokalt næringsliv. Blant annet har Sparebanken Møre gått inn med 5 millioner i etablering av konseptet og investering i utstyr og innredning. Det er lagt opp til at Newton-rommet skal driftes lokalt av nye Ålesund kommune når den er etablert og Møre og Romsdal fylkeskommune. Dette vil sikre kontinuitet i drift og bruk av rommet. Det er planlagt at driften av Newton-rommet for kommune sin del skal starte opp høsten Før den tid vil det være prøvedrift og forberedelser til oppstart høsten I god tid før dette må det ansatt lærere. Fylkeskommunen vil dekke kostnadene til en 60 % stilling, mens det er tenkt at kommunene dekker en 100 % stilling. Arbeidsgruppen vil komme

36 tilbake med egen sak om dette. Mer detaljert organisering og utvelgelse av klassetrinn som skal få et tilbud om opplæring på Newton- rommet blir å komme tilbake til senhøsten Konklusjon med begrunnelse: Vi ser på etableringen av Newton-rom som et viktig tiltak for å styrke realfagskompetansen i grunnskolene. Samtidig er det veldig positivt at tiltak skjer i samarbeid med Møre og Romsdal Fylkeskommune og at etableringen har skjedd i nært samarbeid med lokalt næringsliv. Det opprettes 100 % stilling som lærer fra Arbeidsgruppen kommer tilbake med egen sak om dette, herunder kostnadsfordeling. Utrykte dokument i saka: Ålesund formannskap F-sak 72/17 ( ).

37 Arkivsak: 17/54 Journalpost: 17/114 Saksbehandlar: Mads Solberg Dato: Saksframlegg Delprosjekt P2 - orientering om prosessmøte om politisk hovudstruktur i nye Ålesund Saksnummer: Utval: Dato: 024/17 Arbeidsutval nye Ålesund Framlegg frå politisk delprosjekt P2: Politisk organisering, lokaldemokrati og innbyggjarmedverknad: Arbeidsutvalet tek saka til orientering. Delprosjekt P2 fremmer eiga sak direkte til fellesnemnda Saksutgreiing: Arbeidet med lokaldemokratiet i nye Ålesund i Delprosjekt P2: Politisk organisering, lokaldemokrati og innbyggjarmedverknad er tufta på tre pillarar (sjå vedlegg 1 for detaljar): 1. Utvikling av ny politisk hovudstruktur. 2. Utvikling av ordning med kommunedelutval (nærdemokratiorgan). 3. Utvikling av nye og eksisterande kanalar for innbyggjarmedverknad ( utanomvalsdeltaking ). Når det gjeld den første pilaren konkret, står det fylgjande i intensjonsavtalen: «Intensjonsavtalen opnar for at det kan vere formålstenleg med hovudutval/komitear/utval på overordna politisk nivå som i hovudsak får gjennomgåande representasjon. Dette er fundamentert i tanken om å sikre likeverdige tenester og ei samordning av fagmiljø. Dersom vi skal ha hovudutval må dette organiserast på same måten som strukturen i den nye administrasjonen. Dette for å sikre god samordning mellom politikk og administrasjon. Dette er ei sak fellesnemnda får i oppgåve å utgreie nærare.» I følgje styringsdokumentet for nye Ålesund skal ein ha vedtatt ny overordna politisk hovudstruktur innan utgongen av Det er altså naudsynt å ha denne overordna strukturen på plass relativt tidleg for å sikre god samordning mellom politikk og

38 administrasjon i den nye kommunen. Det er også nødvendig å bestemme slik organisering for å kunne avklare detaljane om korleis kommunedelutvala skal være oppbygd i forhold til kommunestyret (og eventuelt andre underorgan til kommunestyre), mandatet og samansetninga deira, samt kva slags kommunikasjonslinjer det skal være mellom politiske underorgan og kommuneadministrasjonen. Intensjonsavtalen legg også opp til at den nye kommunen skal tenkje nytt om formar for innbyggjarmedverknad, og da må den nye politiske hovudstrukturen være utforma på ein slik måte at den kan respondere på innspela som kjem frå underordna demokratiske organ. Utfordringa er altså å finne ein politisk struktur som utnyttar kunnskapen og ideane som finst blant innbyggjarar, folkevalte og administrasjon på best mogleg måte, og som sikrar den nye storkommunen ein påliteleg, ansvarleg, effektiv, og borgarnær organisasjon. Denne politiske strukturen skal ivareta dei høge demokratiske ambisjonane som ligg i intensjonsavtalen for nye Ålesund. I den forbindelse har ein gjennom dei siste månadene i delprosjekt P2 utreia ulike alternativ for korleis den politiske organisasjonen i nye Ålesund kan sjå ut. Sjølv om kommunane i dag har ganske ulik inndeling for politiske hovudorgan, har dei alle vore igjennom endringar i utvals- og komitéstruktur dei siste tiåra som har prega kommune-noreg. Desse erfaringane, på godt og vondt, er det viktig å ta med i utviklinga av nye Ålesund. For å setje i gang diskusjonen blant politikarane vart det først utarbeidd tre forslag til struktur (sjå vedlegg 2). Desse forslaga har så blitt grundig diskutert i delprosjektet for å synleggjere styrkar og svakheiter. Representantane frå kvar kommune i delprosjektet har så gått tilbake til sine respektive kommunar, og samla enda fleire innspel og erfaringar fram. Sidan kommunane er relativt ulike, fekk representantane sjølv velje kva slags nivå dei ville konsultere, og forankringsrunda har enten skjedd på kommunestyrenivå (Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog), eller partinivå (Ålesund). Innspel frå politikarane i dei fem kommunane blir samla i eit felles dokument innan onsdag Desse erfaringane drøftast så i delprosjekt P2, fredag Forslaga konkretiserast, og skal munne ut i to konkrete utkast til politisk hovudstruktur som leggjast frem for fellesnemnda for ordskifte den Her ynskjer ein å halde eit opent prosessmøte omkring ny hovudstruktur. I dette møtet leggjast det opp til ei drøfting der politikarane skal sitje i blanda grupper, og kome med innspel og forslag til konkrete utbetringar på dei alternativa som leggjast fram. Desse innspela blir så tatt vidare og arbeidd inn i endeleg modell for ny politisk organisasjon, som fellesnemnda vedtek på møtet 16. november i Ørskog. På grunnlag av drøftingane i delprosjekt P2, sendast utkast for politisk hovudstruktur direkte til fellesnemnda i forkant av prosessdialogen som arrangerast på møtet den Vurdering: For å sikre dei politiske lovnadane i intensjonsavtalen om «eit godt og velfungerande lokaldemokrati med lokalt engasjement og medverknad» (s. 4), er det naudsynt å sikre brei forankring og grundig diskusjon av ny politisk struktur. Berre på den måten vil ny politisk organisering bli oppfatta som legitim i heile den nye kommunen.

39 Ei god avgjerd krev samtidig modning og drøfting over tid, slik at ein kan ta til vurdering dei historiske erfaringane med politisk organisering som gjort av dei folkevalte i dei ulike kommunane som dannar nye Ålesund. Arbeidsutvalet får denne saka som orienteringssak slik at de er kjent med prosess og innhald før fellesnemndmøtet AU skal ikkje innstille i saka. Delprosjekt P fremmer eiga sak direkte til fellesnemnda etter delprosjektmøte Vedlegg: Alternativ for politisk organisering av nye Ålesund Korleis arbeider vi med lokaldemokrati i nye Ålesund

40 Alternativ for politisk organisering av nye Ålesund Mads Solberg

41 Problemet som skal løysast Kva slags politisk struktur utnyttar kunnskapen og informasjonen som finst blant innbyggjarar, folkevalte og administrasjon på best mogleg måte, og sikrar ein påliteleg, ansvarleg, effektiv, og borgarnær organisasjon?

42 Avvegingar Intensjonsavtalen seier at ny kommune skal organiserast etter formannskapsmodell. Men skal ein gå for utvalsmodell, eller komitémodell? - I komitear (som blei introdusert kommunelova i 2007 som politiske verkstadar ), kan det berre sitje folkevalte, alle medlemmar av kommunestyre må sitje i ein komité (med unntak av KU og OF), og dei kan ikkje ha delegert mynde. Hvis utvalsmodell: faste kommunestyreutval, og ad hoc-komitear ( 10, nr. 5)? Kva slags samansetning, og kva grad av delegert beslutningsmynde skal dei ha? - NB: Intensjonsavtalen: «i hovudsak» gjennomgåande representasjon? Sektor/formålsorientering, eller funksjonsorientering? - Sektor/formålsorientering baserer seg på politisk spesialisering, mens ei funksjonsorienteringa er meir orientert mot å skilje politikk og administrasjon gjennom fokus på overordna strategi og prinsipiell styring av drift, utvikling og forvaltning. Utval er gjerne sektororientert, komitear er gjerne funksjonsorientert.

43 Det er fordelar og ulemper med alle organisasjonsformer Komitemodell aktiviserer heile kommunestyre (alle må sitje i ein). Hovedutvalsmodell kan fremje sektortenking. Sterke utval svekker kommunestyret. Bruk av ad hoc-organ gir fleksibilitet. Utvalsmodell kan avlaste kommunestyret gjennom vedtaksmynde. Fleire utval og komitear engasjerer fleire folkevalte; men aukar risikoen for å gjøre kommunestyret til sandpåstrøingsorgan. Kva slags politiske arbeidsformer ynskjer dei folkevalte i kommunen? Flittig bruk av ad hoc-utval ( oppgåveutval ) kan supplere ståande utval/komitear, og bidra til problemløysing. I 2016 hadde 81,6% av kommunane faste politiske utval (93,6% har beslutningsmynde). I 2012 hadde 11 prosent kommunestyre komitear, i 2016 oppgav 18,4% at de enten hadde kommunestyrekomite, ad hockomite, eller ingen utval/komite.

44 Inndelingsprinsipp for utval Formål tenestetype og sektor Funksjon i høve til dei kommunale oppgåvene (forvaltning, drift, utvikling) Geografi Mynde: - vedtaksmynde i enkelte sakar - innstillingsrett - utreiingsoppgåver

45 Val av modell for politisk struktur er med andre ord alltid eit kompromiss mellom ulike eigenskapar.

46 Hovudutvalsmodell m/faste, beslutningsmyndige utval, organisert etter tradisjonelt formålsprinsipp KOMMUNESTYRE Ordførar 77 representantar Helse og sosial Skole, kultur og oppvekst Plan, klima, teknisk Formannskap (X) representantar Kommunedelutval (9) Spesialisering og faglig fordjuping i utvalsarbeid. Arbeidsfordeling (hvis utvala har beslutningsmynde). Ganske tydelige ansvarslinje (men noko risiko). Synliggjering av interesser i kommunepolitikk. Styrka ombodsrolle for politikarar? Om ein tek inn folk som ikkje er folkevalte i utvala; ein mogleg rekrutteringsarena inn i politikk. Fragmentert kommuneorganisasjon, ansvarsuklarheit, og redusert beslutningseffektivitet? Silofikasjon og sektortenking? Ikkje særlig fleksibel.

47 Døme på komitémodell, organisert etter funksjonsprinsipp KOMMUNESTYRE Ordførar 77 representantar Formannskap 15? medlemmer Forvaltingskomité (plan- og finans) Driftskomité (undervisning, helse/sosial/omsorg) Utviklingskomité (kultur, næring, miljø) Kommunedelutval KONTROLLUTVAL Ad hoc-utval

48 I ein hybrid utvalsmodell, basert på funksjonsprinsipp, kan ein differensiere oppgåvene Til dømes kan ein ha faste utval som har ansvar for driftsrelaterte og utviklingsorienterte oppgåver. Døme frå Asker viser fleksibiliteten. Her er også formannskapet gitt ei rekkje oppgåver (økonomi, plan, eigendom). drift utvikling

49 Ein kan alternativt fordele arbeidet på enda fleire utval. Her frå Sandefjord. 45 medlemmar 11 medlemmar i kvart utval 11 medlemmar Døme frå Sandefjord: fem hovedutval, og seks andre råd og utval, mellom anna fleire lovpålagte (KU, eldreråd, råd for brukere med nedsatt funksjonsevne, ungdomsråd, nærmiljøutval (20 stk), og administrasjonsutval.

50 Hybridmodell med faste og midlertidige utval, organisert etter funksjonsprinsipp KOMMUNESTYRE Ordførar 77 representantar Formannskap 15? medlemmer Oppvekst og kunnskap drift Helse/sosial/ omsorg drift Plan, klima, teknisk utvikling Kultur, idrett, frivilligheit utvikling Kommunedelutval 11 medlemmer (8:3) Ad hoc-utval KONTROLLUTVAL

51 Spørsmål til avklaring Medlemmar i formannskap Medlemmar i utval/komitear Medlemmer i kommunedelutval Rolla til formannskapet Mandat/mynde i underorgan Arbeidsfordeling for effektiv prosess Gjennomgåande representasjon, der alle 77 sitter i et av de underliggande organa med beslutningsmynde? Utvalsleiarar i formannskapet? Formannskap som planutval? Kompenserande tiltak for å sikre informasjonsunderskot gjennom tilbakeføyringsmekanismar 3-4 medlemmer i kvar kommunedel utpeikast frå kom. styre?

52 Lovpålagte organ Formannskap 8 (alle frå kom. styr.). Kontrollutval 77 (minst ein frå kommunestyret). PSU 25 (kommunestyre veljar kommunen sine representantar). Klageutval (forvaltningslova). Eldreråd (særlov). Råd for menneske med nedsett funksjonsevne (særlov). Ungdomsråd e.l. (lovforslag på høring). Valstyre (vallova).

53 Korleis arbeidar vi med lokaldemokrati i nye Ålesund? Mads Solberg Molde

54

55 Problemet som skal løysast Kva slags politisk struktur utnyttar kunnskapen og ideane som finst blant innbyggjarar, folkevalte og administrasjon på best mogleg måte, og sikrar den nye storkommunen ein påliteleg, ansvarleg, effektiv, og borgarnær organisasjon?

56 Høge ambisjonar! Nye Ålesund ynskjer «større kapasitet til å vere innovativ og tenkje strategisk for nyskaping» «Samarbeidet om bygging av ein ny og framtidsretta kommune skal vere prega av likeverd, rausheit og forståing for kvarandre sin ståstad» «Lokal identitet og nærdemokratiet skal vere høgt prioritet» «Berekraft og nyskaping skal ligge til grunn for utviklinga i den nye kommunen» «Nettverk- og partnarskap med næringsliv og det frivillige» «Innbyggjarmedverknad i periodar mellom val» «Den nye kommunen skal vere ein føregangskommune i digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene» «Metodisk og systematisk bruk av ny teknologi som stimulerer til nye arbeidsformer, effektiviserer arbeidsmetodar, og intern så vel som ekstern kommunikasjon»

57 Generelt om arbeidet Ei av dei nasjonale målsetningane med kommunereforma er å vitalisere lokaldemokratiet og utvikle nye, effektive metodar for innbyggjarmedverknad. EI UTFORDRING - MEN HER LIGG DET MOGLEGHEITER! Skjønnsmidlar frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal for å tenke nytt og styrke dette feltet. Tilsett rådgjevar (Mads Solberg) i prosjektstilling (april 2017). Solberg arbeider i prosjektgruppa for nye Ålesund, og koordinerer det politisk leia DELPROSJEKT P2, som samlar arbeidet med politisk organisering, lokaldemokrati og innbyggjarmedverknad under ein felles paraply. To politikarar, og ein frå administrasjonen i kvar kommune, pluss ein tillitsvalt og demokratirådgjevar.

58 Boksologi

59 TRE GRUNNPILARAR FOR FRAMTIDAS LOKALDEMOKRATI

60 1 Rigge ein ny politisk hovudstruktur for framtidas utfordringar

61 «Intensjonsavtalen opnar for at det kan vere formålstenleg med hovudutval/komitear/utval på overordna politisk nivå som i hovudsak får gjennomgåande representasjon. Dette er fundamentert i tanken om å sikre likeverdige tenester og ei samordning av fagmiljø. Dersom vi skal ha hovudutval må dette organiserast på same måte som strukturen i den nye administrasjonen. Dette for å sikre god samordning mellom politikk og administrasjon»

62 Val av politisk struktur er eit kompromiss mellom ulike eigenskapar.

63 Ad hoc-komitear og oppgåveutval? Korleis kan vi nytte midlertidige, tidsavgrensa «oppgåveutval» til å komplimentere ny politisk hovudstruktur? Byggje arena for «samskapt politikkutforming», der innbyggjarar, politikarar, og fagfolk kjem saman for å utreie og løyse saker som er viktige for retninga til lokal utvikling. Byggje på eksisterande erfaring med ad hoc-komitear ( 10 nr 5.) i gamle kommuner.

64 2 Utvikle nærdemokratiorgan Intensjonsavtalen slår fast at nye Ålesund skal ha kommunedelutval ( jamfør 12). Storleik, grenser, samansetning, kommunikasjonslinjer til politisk/administrativ leiing, mandat og tilstrekkelig administrativ støtte? IA legg lista høgt! Brei forankring: grundig utgreiing basert på innspel frå innbyggjarane (folkemøter) og politisk drøfting, med Innstilling og vedtak i løpet av vinter-vår 2018 (januar mars). Kommunedelsentre som den fysiske arenaen for nye nærdemokratiorgan? Krevjar tilrettelegging, og tilpassing. Kritisk faktor: politisk hovudstruktur må riggast slik den er responsiv ovanfor innspel frå nærdemokratiorgana.

65 Underkommunal demokratisk institusjon. Omfattar både organ som spring ut av kommunen, og dei som gror fram i sivilsamfunnet og handlar på vegne av innbyggjarane. Tenke nytt: ikkje berre høringsinstans/dugnadskomite (som i gamle Ålesund), men også som meiningsfylt utviklingsorgan? 1) Frivillige organisasjonar med underkommunalt, geografisk nedslag (velforeiningar) 2) Foreiningsbasert lokalutvalsmodell (kommunalt initiert) 3) Organ med delegert beslutningskompetanse (kommunedel/bydel)

66 3 Finne nye medverknadsformer, og utvikle dei eksisterande «Nye Ålesund kommune skal sikre levande lokaldemokrati basert på ei vid forståing av demokratiomgrepet og gjennom utprøving av nye former for medverknad. Den nye kommunen skal ha særleg fokus på digitale plattformer som hjelpemiddel i å la innbyggjarane medverke. Det skal utgreiast konkrete løysingar for e-demokrati i den nye kommunen.» Kartlegge kva slags former for utenomvalsdeltaking som finst i dei ulike kommunane i dag; kva ynskjer ein å behalde, og kva må forbetrast i ei ny storkommune?

67 Læring for framtidas lokaldemokrati KS Lokaldemokratiundersøking 2017 skal brukast for å identifisere styrker og svakheiter med eksisterande system. Hente erfaringar frå eksisterande eksperiment med brukardemokrati og tenestedesign-tenking (brukarperspektiv frå ALV, Utviklingssenteret for sjukeheim og heimeteneste, og Nasjonalt velferdsteknologiprogram, eldreråd, råd for menneskje med nedsett funksjonsevne). Trekkje erfaring mellom sektorar: helse > skule > planprosess > + +. Opprette medborgarpanel? Ei ståande gruppe med innbyggjarar som kan konsulterast. Byggje vidare på bestepraksisar for dialog mellom næringsliv, foreiningsliv og kommune. Intensjonsavtalen framhevar Harams-modellen. Deltaking i læringsnettverk i regi av KMD og KS (sjå t.d.

68 Samskaping og ordskifte gjennom digitale kommunikasjonsflater? Mange moglegheiter.

69 Lokaldemokratiet skal ikkje være eit sekundærdemokrati.

70 Kommunelova Legg rammer for politisk og administrativ organisasjon, frå tar opp faste utval og komitear. 10. Nr. 1: seier at kommunestyret kan sjølv opprette faste utval med minst tre medlemmar som har avgjerdsmynde. Trenger ikkje bestå av kommunestyrerepresentantar. 10, Nr. 5: regulerer bruk av ad-hoc-komitear «Kommunestyret og fylkestinget kan opprette komiteer til forberedende behandling av saker og til å utføre særskilte verv. Slik komité kan også tildeles myndighet til å avgjøre enkeltsaker som har direkte tilknytning til komiteens oppdrag.» 10 a. Kommunestyrekomitear må, i motsetnad til faste utval, bestå av kommunestyremedlemmar. 10 b. råd for eldre, personar med funksjonsnedsetting og ungdom

71 Arkivsak: 17/53 Journalpost: 17/97 Saksbehandlar: Anne Berit Støyva Emblem Dato: Saksframlegg Nye Ålesund kyrkjelege fellesråd - søknad om prosjektmidlar Saksnummer: Utval: Dato: 025/17 Arbeidsutval nye Ålesund Fellesnemnd nye Ålesund Framlegg frå rådmannsgruppa: AU rår fellesnemnda til å fatte følgjande vedtak: Søknaden vert handsama etter samla budsjetthandsaming for nye Ålesund for Saksutgreiing: Det skal vere eitt kyrkjeleg fellesråd i nye Ålesund kommune, jamfør kirkelova 5. I tråd med inndelingslova 26 har kyrkjeleg fellesnemnd ansvar for å førebu og gjennomføre samanslåing av dei kyrkjelege fellesråda i kommunane Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund. Nye Ålesund kommune har motteke søknad datert frå Ålesund kirkelige fellesråd v/kirkevergen. Fellesrådet ber om støtte på kr ,- for både å dekke utgifter til deltidsstilling for prosjektleiar 40 % i to år og utgifter til samordning av IKT-system og diverse prosjektutgifter i samanslåingsarbeidet. Fylkesmannen i Møre og Romsdal v/prosjektleiar Vigdis Rotlid Vestad har i e-post sendt vidare denne klargjeringa frå KMD: «Vi har nettopp fått følgende melding fra KMD: Midler fra engangsstøtten de nye kommunene får tildelt fra KMD - skal også kunne tildeles Kirkelige fellesråd i forbindelse med evt. utgifter de måtte ha med sammenslåingen. Kirkelig fellesråd må søke kommunen om slike midler. Det er opp til den enkelte kommune å vurdere søknaden fra Kirkelig fellesråd.» Vurdering: Eingongsstønaden til nye Ålesund skal gå til samanslåingsprosessen til å danne nye kommune innan Dei kyrkjelege fellesråda må slå seg saman som konsekvens av kommunesamanslåinga. Nye Ålesund bør bistå til å dekke utgiftene i dette arbeidet, dette er også i tråd med føringane frå Fylkesmannen. Før fellesnemnda kan vurdere løyvingar til Kyrkjeleg fellesråd, må vi sjå saka i samanheng med samla budsjett. Eventuelle løyvingar må avvente til fellesnemnda har vedteke budsjettramma for 2018.

72 Vedlegg: Søknad om prosjekttilskudd frå nye Ålesund kirkelige fellesråd Møteprotokoll nye Ålesund kyrkjelege fellesnemnd

73

74

75 MØTEPROTOKOLL Møte i nye Ålesund kyrkjelege fellesnemnd Frammøte: Gunnar Hauge, Storfjorden, Randi Walderhaug Frisvoll, nye Ålesund kommunale fellesnemnd, Anne Marit Hagelund, Ålesund, Robert Iversen, Ålesund, Oddhild Sandøy, Sandøy, Janne Falch, Sandøy, Ragnar Bakken, Storfjorden, Edvard Orvik, Haram. Forfall: Norunn Wuttudal, Haram Kyrkjeverjer: Jan Dalhaug, Haram, Svein-Rune Johannesen, Ålesund, Anne Lise Ellefset, Sandøy, Petra Riste Synnes, Storfjorden. Sak 01/17 Konstituering av fellesnemnd, val av leiar og nestleiar Nemnda drøfta om ein vil opprette eit arbeidsutval (AU), og gjekk einstemmig inn for det. Vedtak: 1. Som leiar veljast Robert Iversen. 2. Som nestleiar veljast Randi Walderhaug Frisvoll 3. Som AU veljast leiar, nestleiar og Gunnar Hauge. Sak 02/17 Etter innstilling frå fellesråda vedta innstilling og mandat for fellesnemnda Ragnar Bakken la fram forslag om at administrasjonsspråket i det nye fellesrådet skal vere nynorsk. Forslaget fekk full tilslutning. Fellesnemnda påpeika feil opplysing i saksutgreiinga om at «andre arbeidsoppgåver og fullmakter må fastsetjast i reglement og vedtakast i det nye fellesrådet og ikkje «i alle fellesråd». Vedtak: 1. Nye Ålesund kyrkjeleg fellesnemnd vedtek forslaget til mandat og fullmakter for kyrkjeleg fellesnemnd slik det går fram av saksutgreiinga frå fellesråda i Haram, Sandøy, Storfjorden og Ålesund. 2. Administrasjonsspråket i nye Ålesund kyrkjeleg fellesråd vert nynorsk. Sak 03/17 Tilsetting av prosjektleiar framgangsmåte Svein-Rune Johannesen orienterte frå tilsvarande samanslåing Sandefjord, Andebu og Stokke kommunar (SAS-kommunane) og nye Færder kommune (Nøtterøy og Tjøme). Dei fekk og 1 mill frå kommunale fellesnemnd til prosjektet, og vi har sendt inn søknad på kr ,- utfrå deira erfaringar. Ålesund fellesråd kan vere arbeidsgjevar for prosjektleiaren. Storfjorden kyrkjelege fellesråd Org. Nr tlf: Kyrkjevegen 14 kyrkjeverje: Petra Riste synnes mobil Ørskog

76 Foreslår 30% stilling frå nyttår og auke til 50% frå hausten Fellesnemnda er einig i at stillinga lysast ut internt i organisasjonane. Fellesnemnda stilte spørsmål til om det fins dokumentasjon på at den kommunale fellesnemnda har krav på seg til å betale til kyrkjeleg fellesnemnd. Dette er dokumentert i KA sin vegleiar, samt i stortingsvedtak i saka. Vedtak: 1. Nye Ålesund kyrkjelege fellesnemnd vedtek å lyse ut stillinga som prosjektleiar for fellesnemnda med mål å tilsetje så tidleg som mogleg. Stillinga vert lyst ut internt i dei fire fellesråda som utgjer fellesnemnda, og eksternt om fellesnemnda ikkje får kvalifiserte søkjarar i den interne utlysinga. 2. Kyrkjeverjene saman med arbeidsutvalet utformar stillingsannonse, utlysinga, fortek intervju og innstiller til fellesnemnda på kven som skal tilsetjast som prosjektleiar. Sak 04/17 Stillingsinstruks for prosjektleiar Fellesnemnda vil ha inn nytt punkt (nr. 10): «10. Prosjektleiar har ansvar for fortløende å gi informasjon til ansatte og kirkens organer, samt ved behov eksternt.» Foreslår å ha eiga nettside og linke til den kommunale fellesnemnda si nettside. Vedtak: Nye Ålesund kyrkjelege fellesnemnd vedtek den vedlagte stillingsinstruksen for prosjektleiar. Sak 05/17 Møtedatoar: Fellesnemnda går for torsdag som møtedag og at møta går på omgang i fellesråda. Fint med presentasjon av staden og kyrkja der møtet er. Vedtak: Neste møte i nye Ålesund kyrkjelege fellesnemnd: kl på Kyrkjetorget, Ørskog kl i Spjelkavik kyrkje Ørskog Storfjorden kyrkjelege fellesråd Org. Nr tlf: Kyrkjevegen 14 kyrkjeverje: Petra Riste synnes mobil Ørskog

77 møtereferent Petra Riste Synnes Storfjorden kyrkjelege fellesråd Org. Nr tlf: Kyrkjevegen 14 kyrkjeverje: Petra Riste synnes mobil Ørskog

78 Arkivsak: 17/53 Journalpost: 17/101 Saksbehandlar: Anne Berit Støyva Emblem Dato: Saksframlegg Oppnemning av medlem og varamedlem til Kyrkjeleg fellesnemnd i nye Ålesund Saksnummer: Utval: Dato: 026/17 Arbeidsutval nye Ålesund Fellesnemnd nye Ålesund Framlegg frå rådmannsgruppa: Arbeidsutvalet rår fellesnemnda til gjere følgjande vedtak: Fellesnemnda innstiller Randi Walderhaug Frisvoll (Haram) som medlem, og Tore Johan Øvstebø (Ålesund) som varamedlem til kyrkjeleg fellesnemnd. Saksutgreiing: Fellesnemnda har motteke invitasjon frå kyrkjeleg fellesråd til å stille med ein representant i Kyrkjeleg fellesnemnd. Invitasjonen ligg ved saka. I invitasjonen står følgjande: «I tråd med inndelingslovens 26 gis den kirkelige fellesnemnda ansvaret for å forberede og gjennomføre prosjektet «Nye Ålesund kirkelige fellesråd» etter prosjektorganisering vedtatt med lykelydende vedtak av de eksisterende fellesrådene. Kirkelig fellesnemnd skal sammensettes av minimum 2 representanter fra hver av de berørte fellesrådene, representant oppnevnt av Møre Biskop og representant fra «nye Ålesund kommunale fellesnemnd».» Vurdering: Det vart holdt konstituerande møte i kyrkjeleg fellesnemnd 26. september. Arbeidsutvalet vart einige om at Randi W. Frisvoll skulle stille på vegne av nye Ålesund i dette møtet sjølv om endeleg oppnemning av nye Ålesund sin representant ikkje vert valt før i fellesnemndmøte 26. oktober. Arbeidsutvalet var einige om å innstille Randi Walderhaug Frisvoll som medlem og Tore Johan Øvstebø som varamedlem til kyrkjeleg fellesnemnd. Utrykte dokument i saka: Vedlegg:

79 Oppnevning medlem til Kyrkjeleg fellesnemnd frå nye Ålesund fellesnemnd

80

81

82

83 Arkivsak: 17/42 Journalpost: 17/81 Saksbehandlar: Elin Moen Dato: Saksframlegg Møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund Saksnummer: Utval: Dato: 027/17 Arbeidsutval nye Ålesund Fellesnemnd nye Ålesund Framlegg frå rådmannsgruppa: Arbeidsutvalet vil rå fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda vedtek det framlagde forslaget til møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund. Reglementet gjeld i fellesnemnda si funksjonstid. Når det gjeld spørsmålet om korleis medlemmene i fellesnemnda skal vere organisert i møte jf. pkt 2 i reglementet, vert det vedteke at medlemmene i fellesnemnda skal sitte:.. Saksutgreiing: I mandatet til fellesnemnda framgår at det skal utarbeidast eit eige møtereglement for fellesnemnda, jf kap.4, pkt I møte i arbeidsutvalet vart eit førebels utkast til møtereglement lagt fram. Arbeidsuvtalet sine merknadar i møtet vart teke tilbake til administrasjonen og innarbeidt i forslaget til møtereglemet som no vert framlagt. Det nye forslaget til møtereglement har også vore behandla i rådmannsutvalet, og innspel derifrå er også blitt innarbeidt i reglementet. Fellesnemnda sin funksjonsperiode er fram til nytt kommunestyre er konstituert hausten Dette møtereglementet gjeld i fellesnemnda si funksjonstid. Det skal utarbeidast nye reglement for politisk arbeid i den folkevalde styringsstrukuren som blir vedteke for den nye kommunen. Hovedpunkt i det framlagde reglementet: Fellesnemnda er eit politisk organ heimla i inndelingslova 26. Fellesnemnda skal samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga i tråd med inndelingslova, den vedtekne intensjonsavtalen og mandat og reglement for fellesnemnda. Dette ligg til grunn for arbeidet i fellesnmenda og møtereglementet.

84 Møtereglementet legg opp til at det skal vere rom for fleksibilitet, jf. pkt. 2 om organisering i møte, spørsmål m.m., samstundes som det er lagt vekt på å ivareta omsynet til det formelle knytt til sakliste og sjølve handsaminga av sakene. Det er lagt vekt på at ein i størst mogleg grad skal unngå at det vert tatt opp saker til behandling som ikkje står på saklista. Det er ikkje lagt opp til saka «eventuelt» i fellesnemnda. Det er lagt opp til ordning med spørsmål og grunngjeve spørsmål. I tilknytning til dette kan det avgjerast at spørsmål/sak kan oversendast administrasjonen eller anna utval for vidare oppfølgjing, eller utsettast/takast opp på eit seinare møte. Når det gjeld spørsmål om korleis medlemmene skal sitte i fellesnemnda vart det bestemt av Arbeidsutvalet at dette skulle inn som eige pkt. i møtereglementet. Følgjande alternativ har vore tatt fram: a) sitte kommunevis, b) sitte partivis og c) sitte kommunevis fram til utgongen av 2018, deretter sitte partivis. Vurdering: Det er viktig at reglementet på best mogleg måte avspeglar den arbeidsmåten og møteform som arbeidsutvalet og fellesnemnda ønskjer, samstundes som lovkrava i kommunelova vert oppfylte. Det er viktig at reglementet ivaretek både omsynet til fleksibiltet (fellesnemda er noko nytt og samansett av medlemmer frå fem ulike kommunar), samstundes som reglementet er tydeleg på den formelle rolla som arbeidsuvtal og fellesnemnd no innehar fram til nytt kommunestyre er konstituert. Det er viktig at alle medlemmene kan kjenne tryggleik for korleis saker blir behandla i møtet, og at reglementet ikkje fremmer bruk av benkeforslag m.v. Det er også viktig at reglementet er tydeleg slik at det ikkje oppstår tvil og tolkningsspørsmål i ettertid. Vedlegg: Fellesnemnda - utkast til møtereglement

85 Forslag til møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund kommune SEPTEMBER

86 Innhald MØTEREGLEMENT FOR POLITISKE ORGAN I NYE ÅLESUND Møteinnkalling Organisering i møte Forfall Avvikling av møte Møteleiaren si rolle Sakenes rekkefølgje/dagsorden Debatt og rekkefølgje for talarane Habilitetsspørsmål Merknad til forretningsorden Avslutning av ordskiftet setje strek Røysting Protokolltilførsel Møtebok Spørsmål, grunngjeve spørsmål og interpellasjonar Lovlegkontroll i fellesnemnda

87 MØTEREGLEMENT FOR POLITISKE ORGAN I NYE ÅLESUND Møtereglementet gjeld fellesnemnda og andre politiske utval som er oppnemnd av flesnemnda, eller etter delegeringsfullmakt frå fellesnemnda, om ikkje anna er bestemt. Fellesnemnda har mandat og oppgåver forankra i inndelingslova 26. Fellesnemnda skal samrodne og og ta seg av førebuinga av kommunesamanslåinga.dette skal skje etter føringane i vedteken intensjonsavtale av Andre oppgåver og fullmakter for fellesnemnda er regulert i Mandat og reglement for fellesnemnda for etablering av nye Ålesund (datert ). 1. Møteinnkalling Organet held møter når det sjølv bestemmer det, når den valde leiaren finn det nødvendig, eller når minst 1/3 av dei faste representantane krev det jamfør Kommunelova 32. Innkalling til fellesnemnda skjer med 7 dagars varsel. Innkalling til arbeidsutvalet skjer med 5 dagars varsel. Innkalling med saksdokument sendast kvart medlem av organet med kopi til varamedlemmer digitalt, med lenkje til sakspapira. Sakspapira vert tilgjengeleg for alle (med unntak for dokument som etter lov om offentlegheit i forvaltninga eller ved anna lov, ikkje skal være tilgjengeleg). I tilfelle der dokument er unntatt offentlegheit, er desse tilgjengelege for folkevalde i dei organa som skal behandle saken og medlemmar i kontrollutvala, jfr. kommuneloven sin 40, 5. Teieerklæring må fyljast ut og underskrivast i slike høve. 2. Organisering i møte Medlemmene i fellesnemnda skal i møtet sitte:.. Møta i fellesnemnda og andre utval omfatta av reglementet kan ved behov organiserast fleksibelt slik organet sjølv finn det tenlegt. Det kan leggast opp til alternativ møteleiing, gruppearbeid, og andre varierte møteformer som fremmer dialog og samarbeid. Temamøte 3

88 Fellesnemnda kan også ta opp ulike aktuelle tema i særskilte temamøte, anten som eigne møte eller i tilknyting til ordinære møter. Til slike temamøte kan ulike lag/organisasjonar, tilsette m. m., inviterast. Det skal ikkje gjerast vedtak i samband med temamøte. Temamøte må vere avslutta før ein tek til på ordinær sakliste. 3. Forfall Faste medlemmer i politiske organ har plikt til å møte på dei oppsette møta. Om eit medlem av eit organ ikkje kan møte etter innkalling på grunn av lovleg forfall, skal ho eller han straks melde dette til leiaren via utvalssekretær/rådmann sin administrasjon. Med lovleg forfall vert vert følgjande lagt til grunn «gyldig forfall foreligger hvis sykdom eller andre hindringer gjør det umulig eller uforholdsmessig byrdefullt å møte» Leiar/sekretariat skal utan ugrunna opphald kalle inn vararepresentant. Det same gjeld når ein er kjend med at nokon må fråtre som ugild i saker som skal behandlast på møtet. Om nokon på grunn av lovleg forfall må forlate møtet, skal dette meldast til møteleiar. Varamedlem som er til stades, eller som blir innkalla, trer inn i staden for den representanten som må forlate møtet. Når ein vararepresentant har teke sete i forsamlinga, og representanten likevel kjem, (eller ein vara som i nummerorden står framfor han/ho), skal vararepresentanten ta del i møtet inntil saken som var i gang er ferdig behandla. Medlem eller innkalla varamedlem som kjem under møtet, skal melde frå til møteleiaren før han/ho tek plass. 4. Avvikling av møte Alle avgjerder skal i utgangspunktet fattast i ordinært møte. Unntak kan vere behandling av sakar av ikkje-prinsipiell betydning i Arbeidsutvalet (AU). Alle møter haldast i utgangspunkt for opne dører. Unntaket er saker som er underlagt lovregulert teieplikt, personalsaker m.m jfr. Kommunelova 31. Organet kan gjere vedtak om at ei sak skal behandlast for stengde dører, om dette er basert på overordna lov eller reglement. Forhandlingane om stenging av dører går føre seg for stengde dører om møteleiar krev det, eller om organet vedtek det. Møte i fellesnemnda blir strøyma via internett, og er tilgjengeleg på kommunal heimeside (t. d. 4

89 5. Møteleiaren si rolle Møtet vert leia av leiar eller nestleiar for organet. Om møteleiar eller nestleiar meldar forfall, veljast ein ordstyrar etter reglane i Kommunelova Leiar av organet set opp sakliste for møtet. Møteleiaren føretek namneopprop over medlemmer og varamedlemmer som er lovleg kalla inn. Om minst halvparten av representantane er til stades, kan leiaren erklære møtet lovleg sett, jf. kommunelova 33. Frå dette tidspunktet og fram til møtet er avslutta, kan ingen medlemmar i organet forlate møtet, for kortare eller lengre tid, utan samtykke frå møteleiaren. Møteleiaren kan gje konkrete saksopplysningar som er aktuelle. Dersom ein talar ikkje held seg til saka kan møteleiaren avbryte og be talaren halde seg til saka. Vil møteleiaren halde innlegg må han/ho teikne seg på talarlista. Når møteleiar i skal halde innlegg, overtek nestleiar som møteleiar. Møteleiaren skal sørge for at det er ro og orden under møtet. Møteleiaren skal påtale krenkande uttalar mot forsamlinga, medlemmane eller andre. Dersom tilhøyrar/-ar ved meiningsytring eller på annan måte uroar møtet, kan møteleiaren vise vedkomande ut av møtelokalet. Dokument, teikningar, plakatar og liknande, skal ikkje plasserast eller delast ut i møtelokalet, utan etter samtykke frå møteleiar. 6. Sakenes rekkefølgje/dagsorden Etter opprop av medlemmer spør møteleiaren om det er merknadar til innkallinga. Deretter ber møteleiaren om godkjenning av saklista, og sakene som er nemnt i innkallinga vert behandla etter den rekkefølgja dei er satt opp. Sak som er satt opp på saklista til møtet kan ikkje trekkast frå behandling med mindre grunnlaget for saken er falt bort. Spørsmål i møtet skal i hovudregel takast i begynnelsen av møtet. Grunngjevne spørsmål og interpellasjonar vert som hovudregel tatt i slutten av møtet (sjå eige punkt 14 om dette) Sak som ikkje er oppført på saklista eller særskilt nemnt i innkallinga til møtet, kan ikkje takast opp til realitetsavgjersle dersom møteleiar eller 1/3 av dei møtande medlemmene motset seg dette jf. kommunelova 34 nr. 1. 5

90 Organa kan med vanleg fleirtal vedta å utsetje handsaminga av ei sak som står på saklista, jamfør kommunelova 34 nr. 1. Eit utsetjingsframlegg skal handsamast straks. Vert framlegget ikkje vedteke, held debatten fram etter den vanlege talarlista. Dersom ei sak er teken opp til handsaming, kan møtet ikkje hevast før saka er avgjort ved røysting, eller at organet vedtek å utsetje handsaminga av saka. 7. Debatt og rekkefølgje for talarane Møteleiar innleiar handsaminga av ei sak med å lese opp den ordlyden saka har fått i innkallinga. Ligg det føre ei tilråding/innstilling i saka, bør møteleiaren lese opp denne. Møteleiaren spør deretter om nokon vil ha ordet i saka. Medlemmane ber om ordet ved å rekke ei hand i veret. Talarane får ordet i den rekkefølgje dei ber om det. Ber fleire om ordet samstundes, avgjer møteleiaren rekkefølgja mellom desse. Talarane skal rette innlegga sine til møteleiaren, ikkje til forsamlinga eller einskilde medlemmar. Talarane skal halde seg til den saka som debatten gjeld. Møteleiaren skal sjå til at dette vert gjort. Taletid Før debatten i ei sak har byrja og under ordskiftet, kan utvalet med vanleg fleirtal vedta avgrensa taletid. Dersom ein medlem fremjar eit framlegg i saka, skal dette refererast munnleg i samband med eit innlegg. Vert det vedteke taletid skal følgjande reglar gjelde: Hovudinnlegg 3 minutt Oppfølgjingsinnlegg 1 minutt Replikk 1 minutt Skriftlege framlegg Alle framlegg i fellesnemnda skal være skriftelege, med unntak av følgjande forslagstypar som kan settast fram munnleg: Utsettingsframlegg av ei sak Oversending av sak til anna organ Avgrensing av taletid At forslag ikkje vedtakast Mindre ordjusteringar 6

91 Gruppemøte Møteleiar kan både før og under ordskiftet i ei sak, etter forslag frå gruppeleiarane, gi høve til korte gruppemøte. Med gruppeleiar meinast anten ordførar frå kvar kommune, eller ein som kvart parti har utpeika som gruppeleiar. Gruppemøte kan haldast anten kommunevis eller partivis. Replikk Det er høve til replikkar som merknad til innlegg i debatten. Replikk skal markerast med to fingrar i veret, og skal bli gitt straks etter eit innlegg og før neste talar får ordet til innlegg. Replikken skal vere kort og eit direkte tilsvar på innlegget til talaren. Talaren har høve til å svare på replikken ein gong. 8. Habilitetsspørsmål Den som er inhabil etter forvaltningslova 6, jamfør kommunelova 40 nr. 3, eller vert friteken etter 40 nr. 4, tek ikkje del i handsaminga av saka. Spørsmål om inhabilitet kan stillast av medlemmar sjølv, organet sin leiar eller andre medlemmar av organet. Det folkevalde organet gjer sjølv vedtak om inhabilitet før sjølve saka vert handsama. Medlemmen som spørsmålet om inhabilitet gjeld, skal ikkje ta del i handsaminga av dette spørsmålet, men kan få gi ein kort uttale. Eventuelt innkalla vara kan delta når spørsmålet om inhabilitet vert avgjort. Ved mogleg eller opplagt inhabilitet i ei sak skal medlemmane i god tid før møtet melde dette til møteleiar eller politisk sekretariat, slik at vara kan kallast inn. Heimel for vedtak om inhabilitet førast i møteboka. 9. Merknad til forretningsorden Ein medlem kan sette fram framlegg om avgrensa taletid, foreslå strek, kome med innvendingar mot måten saka vert handsama på, uttale seg om røystemåten eller gje opplysningar/kommentarar i samband med avviklinga av møtet. Den som ønskjer ordet til slike merknader, skal markere det ved å rekkje opp handa og seie: «til forretningsorden». Medlemen skal då ha ordet utanom den oppsette talarlista. Innlegget må vere kort og ikkje kome inn på realitetane i den saka som er til handsaming. Debatt om forretningsorden skal vere kortfatta. 7

92 10. Avslutning av ordskiftet setje strek Når ei sak verkar tilstrekkeleg debattert, kan det gjerast framlegg om å setje strek. Når det med vanleg fleirtal er vedteke å avslutte ordskiftet setje strek kan medlemmane berre teikne seg for nye innlegg i løpet av neste talar sitt innlegg. Møteleiaren skal referere talarlista før strek vert endeleg sett. Møteleiaren skal gjere merksam på at det er høve til både å kome med framlegg og trekke framlegg etter at strek er sett. Etter prøverøysting eller dersom det i ordskiftet kjem fram nye opplysningar etter at strek er sett, kan vedtaket om strek opphevast og debatten halde fram. 11. Røysting Møteleiaren seier, etter debatten er ferdig, tydeleg frå om at saka vert teken opp til røysting. Det er då ikkje lenger høve til meir ordskifte om saka eller til å setje fram eller trekkje framlegg. Berre dei medlemmane som er til stade når saken takast opp til røysting har rett til å røyste. Dei kan ikkje forlate møtelokalet før røystinga er ferdig. Røysteplikt Representantane har plikt til å røyste i alle saker. Ved val og tilsetjing kan ein medlem krevje skriftleg røysting. Det er då høve til å røyste blankt, jf kommunelova 40 nr. 2. Skriftleg røysting Skriftleg røysting skjer med setlar utan underskrift. Møteleiar oppnemner teljekorps. Ved likt røystetal i andre saker enn val, er møteleiaren si røyst avgjerande. Er røystinga skriftleg må møteleiaren underskrive røystesetelen sin. Før røysting må møteleiaren klargjere kva som er røystetema, røystemåte og om det er prøverøysting eller endeleg røysting. Vedtak om dette blir gjort med vanleg fleirtal dersom ikkje anna følgjer av kommunelova. Prøverøysting Før endeleg røysting i ei sak kan det folkevalde organet vedta at det skal haldast prøverøysting. Ei prøverøysting er ikkje bindande. Er framlegget som det skal røystast over delt i fleire punkt eller postar, bør det røystast førebels (prøverøysting) over kvart einskild punkt eller post. Møteleiaren set fram framlegg om rekkefølgja av røystegjevingane. Vert det debatt om dette, skal møteleiaren nøye sjå til at talarane berre held seg til avrøystingsspørsmålet. Val 8

93 Val av medlemmar til nemnder skal haldast som avtaleval, eller som forholdstalsval når minst ein medlem krev det, jf kommunelova 35 nr. 4. Røystinga går føre seg på ein av følgjande måtar: a) Ved open røysting og teiande godkjenning når ingen talar mot eit framlegg møteleiaren set fram med spørsmål om nokon har noko å uttale mot det. b) Ved at møteleiaren bed dei som røystar for om å halde seg i ro og dei som røystar mot om å rekke opp handa. c) Ved namneopprop med ja eller nei til svar. d) Ved skriftleg røysting ved val eller tilsetjing og etter krav frå ein medlem av organet. 12. Protokolltilførsel Krav om protokolltilførsler må framsetjast i møtet. Møteleiar kan avvise kravet dersom protokolltilførsler har sjikanerande form, eller er for omfattande. Krav om protokolltilførsel kan framsetjast av møtedeltakarar med forslagsrett, eller andre som etter særlov har rett til dette. 13. Møtebok Det skal førast møtebok i alle folkevalde organ, jamfør kommunelova 30 nr. 3. I møteboka skal det førast opplysningar om tid og stad for møtet, innkallingsmåte, kven som møter, fråverande medlemmar og møtande vara. Går nokon frå eller kjem nokon til under møtet, skal det gå fram av møteboka. Det skal gå fram av møteboka kva saker som har vore handsama. I kvar sak; alle framlegg som har vorte røysta over og røysteresultat både for prøverøysting og endeleg røysting. Framlegg som vert trekt i møtet vert ikkje protokollført med mindre forslagsstiller ber særskilt om dette. Det vert i kvart møte vald to personar som skal godkjenne møteboka førebels fram til endeleg godkjenning. Etter førebels godkjenning vert møteboka gjort tilgjengeleg på nye Ålesund kommune si heimeside. Møteboka skal følgje innkallinga og endeleg godkjennast av det folkevalde organet i neste møte. 14. Spørsmål, grunngjeve spørsmål og interpellasjonar 9

94 Spørsmål i møtet: Ein kvar medlem kan rette spørsmål til møteleiar i byrjinga av møtet, også om saker som ikkje står på saklista, jf kommunelova 34 nr. 2. Møteleiaren sjølv, eller ein annan etter samråd med møteleiaren, kan svare på spørsmålet nå det passar i forhandlingane i reglen i slutten av møtet. Fellesnemndas medlemmar kan stille spørsmål og kommentere, men det skal ikkje leggast opp til debatt.møteleiar kan avgjere at svar på spørsmålet vil bli gitt på neste møte. Det skal som hovudregel ikkje settast fram framlegg som gjeld ralitetsavgjersle i samband med spørsmål i møtet jfr regel i pkt 6 i reglementet om at møteleiar eller 1/3 av dei møtande medlemmene kan motsette seg at det vert gjort relaitetsavgjersle i sak som ikkje står på saklista. Grunngjeve spørsmål er spørsmål som gjeld konkrete tilhøve eller ei konkret sak. Ein kvar medlem og varamedlem som reknar med å delta i organet sitt møte, kan rette eit slik slikt spørsmål til leiaren. Grunngjeve spørsmål skal vere skriftleg og fremjast for ordføraren seinast tre dagar før møtedagen. Spørsmålsstillar skal ha høve til å få ordet for å legge fram spørsmålet. Ordføraren skal svare og får også høve til tilleggssvar dersom spørjaren har tilleggsspørsmål. Det skal som hovudregel ikkje settast fram framlegg om å gjere realitestvedtak i samband med spørsmål i møtet og grunngjeve spørsmål, jfr regel nemnt i pkt 6 i reglementet om at møteleiar eller 1/3 av dei møtande medlemmene kan motsette seg at det vert gjort relaitetsavgjersle i sak som ikkje står på saklista. I tilknytning til spørsmål og grunngjeve spørsmål kan følgjande gjerast: Sende spørsmålet/saka over til administrasjon eller anna utval for vidare behandling/førebuing (oversending) Bestemme at saka som spørsmålet gjeld kan førast opp til behandling i eit seinare møte (utsetting) Ein interpellasjon er ein spurnad til møteleiar, og gjeld vanlegvis prinsipielle spørsmål. Denne må være innlevert skriftleg i høveleg tid slik at den kan sendast ut saman med innkallinga, seinast 8 dagar før møtet. Spørsmålet og svaret skal leggjast fram for medlemmane i møtet, og føyrast inn i møtebok saman med eit eventuelt vedtak. Eventuelle forslag som blir framsett i forbindelse med interpellasjonar, kan ikkje avgjerast i møtet om møteleiar eller 1/3 av de møtande representantane motsett seg det Spørsmål, grunngjeve spørsmål og interpellasjonar skal i hovudsak ha tilknytning til intensjonsavtalen for nye Ålesund kommune og fellesnemnda sitt mandat. 10

95 15. Lovlegkontroll i fellesnemnda I samsvar med kommunelova 59 kan eit minimum på tre medlemmar av fellesnemnda bringe eitkvart vedtak inn for fylkesmannen for gyldigheitskontroll. Fristen for å fremje krav om slik kontroll er tre veker etter at vedtak vart fatta. Ved kontroll av om eit vedtak er lovleg fatta, skal det takast stilling til om vedtaket a) har lovleg innhald b) er gjort av nokon som har mynde til å gjere vedtaket, og c) er blitt til på lovleg måte

96 Arkivsak: 17/15 Journalpost: 17/103 Saksbehandlar: Synnøve Vasstrand Synnes Dato: Saksframlegg Reglement for godtgjersle for medlemmer av Fellesnemnda m.v. Saksnummer: Utval: Dato: 028/17 Arbeidsutval nye Ålesund Fellesnemnd nye Ålesund Framlegg frå rådmannsgruppa: Arbeidsutvalet rår til at Fellesnemnda gjer følgjande vedtak: Fellesnemnda godkjenner reglement for arbeid i fellesnemnda m.v. slik det ligg føre i saka. Saksutgreiing: Denne saka handlar om arbeidsvilkåra for dei politiske representantane som skal delta i arbeidet med etableringa av nye Ålesund kommune. Dei einskilde kommunestyra har oppnemnt politiske representantar til fellesnemnda samt godkjent «Mandat og reglement for fellesnemnda». Fellesnemnda har fullmakt å gjere vedtak i alle saker som er naudsynte for å etablere den nye kommunen, jfr pkt i nemnde reglement. Saka var først lagt fram for Fellesnmenda i møte , der det vart gjort følgjande vedtak i sak 07/17: FN -007/17 Vedtak : Saka vert utsett. Fellesnemnda vedtek å sette ned ei referansegruppe med ein medlem frå kvar kommune som ikkje er heiltidspolitikar. Følgjande vert oppnemnde: Randi Frisvoll, Haram KRF, Sindre Nakken, Ålesund AP, Jessica Gaertner, Sandøy H, Terje Vadset, Skodje FRP, Torill Leganger, Ørskog AP. Rådmann i Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes vert sekretær for gruppa, og det skal leggast fram nye alternativ i saka. Referansegruppa har hatt to møte, og det er utarbeidd eit nytt framlegg til reglement med ein del justeringar. I denne saka vert berre det nye forslaget omtala. Reglement for godtgjersle for arbeid i fellesnemnda m.v. vert no lagt fram for fellesnemnda for endeleg vedtak. Lovreglar om godtgjering til folkevalde finn ein i kommunelova 41 og 42:

97 41. Dekning av utgifter og økonomisk tap. 1. Den som har et kommunalt eller fylkeskommunalt tillitsverv, har krav på skyss-, kost- og overnattingsgodtgjøring for reiser i forbindelse med vervet, etter nærmere regler fastsatt av kommunestyret eller fylkestinget selv. 2. Tap av inntekt og påførte utgifter som følge av kommunalt eller fylkeskommunalt tillitsverv erstattes opp til et visst beløp pr. dag, fastsatt av kommunestyret eller fylkestinget selv. Det skal fastsettes ulike satser for legitimerte og ulegitimerte tap. 42. Arbeidsgodtgjøring. Den som har et kommunalt eller fylkeskommunalt tillitsverv, har krav på godtgjøring for sitt arbeid etter nærmere regler fastsatt av kommunestyret eller fylkestinget selv. Gjeldande satsar for godtgjersle for politisk arbeid i kommunane som utgjer nye Ålesund kommune spriker ein del: Ørskog Skodje Ålesund Sandøy Haram Medlemmer i formannskap Medlemmer i kommunestyre Medlemmer i kommunestyr e 800 kr. pr. møte 650 kr. pr. møte 650 kr. pr. møte 4,52 % av ordførar si månadsgodtgj. pr. møte. (pr = kr. pr. møte. 0,93 % av ordførar si månadsgodtgj. (pr = 653 kr. pr. møte.) 0,93 % av ordførar si månadsgodtgj. (pr = 653 kr. pr. Fast årleg godtgjersl e 5 % av ordførar si godtgjersl e (pr = kr) + 1,5 promille av ordførar si godtgjersl e (pr = kr pr. møte) 1 promille av ordførar si godtgjersl e (pr = kr) + fast årleg godtgjersl e 1 promille av ordførar si godtgjersle (pr. Fast årleg godtgjersl e kr kr. pr. møte 750 kr. pr. møte 750 kr. pr. møte Fast årleg godtgjersle 4 % av ordføraren si godtgjersle (pr = kr.) + møtegodtgjersl e lik 0,1 % av ordføraren si godtgjersle (pr = 983 kr. pr. møte) 0,15 % av ordføraren si godtgjersle (pr = kr. pr. møte) 0,15 % av ordføraren si godtgjersle (pr = kr. pr.

98 Ordførar årleg godtgjersle 90 % av godtgj. for stortingsrepr. *) = kr. møte.) = kr) + fast årleg godtgjersle 9 x G = kr. 12,5 x G= kr. 9 x G = kr. møte) 10,5 x G = kr. *) årleg godtgjersle for stortingsrepresentantar er pr kr. (jfr. ) Alle kommunar har i tillegg ordningar knytt til kompensasjon for dokumentert tapt arbeidsforteneste samt utgiftsdekning (td. til barnepass). Nokre kommunar har sett eit øvre tak i forhold til tapt arbeidsforteneste. Til dømes har Skodje og Haram eit øvre tak på kr. pr. dag. Ålesund kommune har eit øvre tak på 4 % av G. Pr utgjer dette kr. pr. dag. Nye Asker kommune har valgt ein modell med fast årleg godtgjersle og møtegodtgjersle i tillegg formedlemmer av fellesnemnda: 5 % av godtgjersla til statsrådar som fast godtgjersle pr år (pr = kr.) + 0,2 % (pr = kr.) pr. møte. Varamedlemmer får 0,3 % av godtgjersla til statsrådar (pr = kr.) pr. møte. Ein statsråd har pr ei årleg godtgjersle på kr. (jfr. ) Nye Asker dekker dokumentert tapt arbeidsteneste, men for sjølvstendig næringsdrivande er det sett eit øvre tak på kr. pr. dag. Vurdering: Ein kommunesamanslåingsprosess er svært omfattande, og vil krevje stor innsats frå mange partar for at ein skal kome i mål til Det vil vere viktig å sikre at arbeidsvilkåra også for dei folkevalde aktørane er rimelege i denne prosessen. Dette gjeld ikkje berre økonomisk kompensasjon for møtedeltaking, men og at det vert lagt til rette for deltaking i kombinasjon med til dømes yrkesaktivitet og familieliv. Dette inneber at ein må vurdere tidsbruk i forhold til møte, både i forhold til møtefrekvens og varigheita av møta, samt at møta i størst mogleg grad vert lagde på tidspunkt som passar møtedeltakarane i forhold til arbeid og omsorgsoppgåver. I arbeidet med fastsetjing av reglementet må ein ta stilling til fleire punkt: Kven er omfatta av reglementet Politisk oppnemnde representantar i Fellesnemnda og i andre råd og utval knytt til arbeidet med å etablere den nye kommunen Ordførarane er allereie frikjøpt 100 %.

99 Kva møte skal vere omfatta av godtgjersle møte i dei formelt oppretta organa (FN, AU og PSU) er udiskutabelt. I AU er det i utgangspunktet ordførarane som deltek, men godtgjersle kan vere aktuelt om ordførar har forfall og andre møter i staden. møte i delprosjekt/arbeidsgrupper deltaking på konferansar, seminar, kurs, informasjonsmøte og synfaringar Fastsetjing av satsar for godtgjersle Val av referansepunkt for fastsetjng av godtgjersle: I ulike reglement ser ein at fleire grunnlag er brukte som referansepunkt: Grunnbeløpet i Folketrygda (G), godtgjersla til statsrådar og godtgjersla til stortingsrepresentantar. Valget mellom fast årleg godtgjersle eller godtgjersle pr. møte, evt ein kombinasjon av dette. Ei ordning med fast årleg godtgjersle vil vere enklare å administrere. Samtidig vil utbetaling av godtgjersle pr. møte gå til den som faktisk har møtt, og i så måte vere meir rettferdig. Tapt arbeidsforteneste Tapt arbeidsforteneste attestert av arbeidsgjevar må dekkast fullt ut Spørsmålet er om det skal setjast eit øvre tak for dekking av tapt arbeidsforteneste for sjølvstendig næringsdrivande. Dekking av andre utgifter Reise/opphald Utgifter til barnepass og evt andre omsorgsoppgåver Framlegg til reglement følgjer saka. I arbeidet med framlegget er følgjande lagt til grunn: Gjeldande satsar i kommunane i dag spriker ein heil del. Dette tilseier at ein står relativt fritt med tanke på fastsetjing av satsar. Det vert her lagt opp til ei fast årleg godtgjersle til medlemmer av Fellesnemnda tilsvarande 5 % av godtgjersla til stortingsrepresentantar, og i tillegg ei variabel godtgjersle pr. møte tilsvarande 0,2 % av godtgjersla til stortingsrepresentantar. Pr utgjer dette kr. i årleg godtgjersle, samt kr. pr. møte. Den faste årlege godtgjersla vert redusert dersom eit medlem har meir enn 25 % fråver. For vararepresentantar vert det gitt ei noko høgare godtgjersle pr. møte, tilsvarande 0,3 % av årleg godtgjersle for ein stortingsrepresentant, kr. pr. møte. Varamedlemmer som møter på meir enn 50 % av møta i Fellesnemnda får 50 % av den faste årlege godtgjersla. For representantar som møter i andre utval og arbeidsgrupper vil møtegodtgjersla vere 0,2 % av årleg godtgjersle for ein stortingsrepresentant, kr. pr. møte. Leiar for underutval og arbeidsgrupper får kroner pr. møte. Godtgjersla til stortingsrepresentantar er vald som referansepunkt, i og med at dette er/har vore praksis i nokre av kommunane. Forslag til satsar er noko over dagens møtegodtgjersle i kommunane, men til dels under det nivået ein har lagt seg på i fylkestinget og i nye Asker kommune. Tapt arbeidsforteneste vert dekt fullt ut, men det vert foreslått eit øvre tak på kroner pr. dag for dekking av tapt arbeidsforteneste for sjølvstendig næringsdrivande. Dette er noko over nivået i Ålesund kommune i dag, men under nivået i nye Asker.

100 Reise- og opphaldsutgifter vert dekt i samsvar med Statens regulativ. Dokumenterte og naudsynte utgifter til barnepass og andre omsorgsoppgåver vert dekte fullt ut. Det vil verte utarbeidd skjema og rutinar for handtering av krav om tapt arbeidsforteneste, dekking av reiseutgifter osv. Desse vil verte gjort kjende på samt i eige skriv til involverte partar. Anne Berit Støyva Emblem prosjektkoordinator nye Ålesund kommune Utrykte dokument i saka: Vedlegg: Reglement for godtgjersle - endeleg forslag

101 Reglement for godtgjersle til medlemmer av fellesnemnda m.v. 1. Medlemmer av fellesnemnda får godtgjersle etter følgjande satsar: a. Faste medlemmer i. Fast godtgjersle pr år: 5 % av godtgjersla til stortingsrepresentantar ii. Variabel godtgjersle: 0,2 % av godtgjersla til stortingsrepresentantar pr. møte. iii. Politikarar som har frikjøp tilsvarande 100 % stilling er ikkje omfatta av dette regelverket. iv. Fråver frå meir enn 25 % av møta i løpet av eit år fører til ein reduksjon på 25 % i den faste godtgjersla. Fråver frå meir enn 50% av møta i løpet av eit år fører til ein reduksjon på 50 % i den faste godtgjersla. Fråver frå meir enn 75% av møta i løpet av eit år fører til ein reduksjon på 75% i den faste godtgjersla. v. Eitt år skal reknast frå b. Varamedlemmer i. Godtgjersle pr. møte: 0,3 % av godtgjersla til stortingsrepresentantar. ii. Deltek eit varamedlem i 50 % eller meir av møta i arbeidsåret, vert det i tillegg gitt 50 % av den faste godtgjersla etter reglane i pkt. a. c. Medlemmer av partssamansett utval: Godtgjersle pr. møte: 0,2 % av godtgjersla til stortingsrepresentantar. d. Medlemmer av andre underutval og arbeidsgrupper: Godtgjersle pr. møte: 0,2 % av godtgjersla til stortingsrepresentantar. Leiar for underutval og arbeidsgrupper får kroner pr. møte. Dersom leiar har forfall er det fungerande leiar som får denne godtgjersla. e. Arbeidstakarrepresentantar i utval og arbeidsgrupper får godtgjersle etter eige regelverk. f. Administrative representantar i utval og arbeidsgrupper er ikkje omfatta av dette reglementet. 2. Tap av inntekter for medlemmer av fellesnemnda vert dekt etter følgjande satsar: a. Dokumentert tapt arbeidsforteneste vert dekt fullt ut. Maksimalt beløp som kan erstattast pr møte skal tilsvare dagslønn for fellesnemnda sin leiar. b. Dokumentert/sannsynleggjort tapt arbeidsforteneste for sjølvstendig næringsdrivande vert dekt inntil kroner pr. møte. c. Tapt arbeidsforteneste som ikkje kan dokumenterast vert dekt etter søknad. Beløpet må ikkje overstige kroner pr. møte. d. Erstatning for tapt arbeidsforteneste vert utbetalt påfølgjande månad på same tidspunkt som kommunen utbetalar løn til sine tilsette, fortløpande etter at kravet sendt inn. e. Krav om erstatning for tapt arbeidsforteneste skal meldast inn på eige skjema som er tilgjengeleg på

102 3. Utgiftsdekning a. Naudsynte utgifter til skyss, kost og overnatting i samband med vervet vert dekt etter statens reiseregulativ. b. Dokumenterte og naudsynte utgifter til barnepass og anna tilsyn vert dekt. c. Utgiftsdekning vert utbetalt påfølgjande månad på same tidspunkt som kommunen utbetalar løn til sine tilsette, fortløpande etter at kravet sendt inn. d. Krav om utgiftsdekning skal meldast inn på eige skjema som er tilgjengeleg på 4. Satsane vert justert årleg pr i samsvar med endringar i godtgjersla til stortingsrepresentantar. 5. Godtgjersla vert utbetalt to gonger i året; i juni og i desember. Godtgjersle til stortingsrepr. er pr kroner Jfr. 5 % av godtgjersla til stortingsrepr. pr kroner 0,3 % utgjer pr (gjeld for varamedl.) kroner 0,2 % utgjer pr (gjeld for andre utval) kroner