Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger

Transkript

1 Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger US 84/17 UiS sertifisering som miljøfyrtårn Saksnr: 17/ Saksansvarlig: Roar Inge Huseby, avd.dir ABA Møtedag: Informasjonsansvarlig: Roar Inge Huseby, avd.dir ABA Dokumenter i saken: - Referat fra UiS Miljøråd Vedtak fra AMU Krav til miljøfyrtårn ( felles kriterier, leietaker og hovedkontor ) Saken gjelder: Universitetet i Stavanger ønsker en miljøsertifisering. De aktuelle sertifiseringene er Miljøfyrtårn eller ISO Høgskolen på Vestlandet og Universitetet i Bergen er sertifisert som Miljøfyrtårn. Miljørådet ved Universitetet i Stavanger har tidligere arbeidet under modellen «Grønn Stat» som er utgått som miljøstyringssystem. UiS ønsker å lytte til de erfaringer og vurderinger som er gjort ved Høgskolen på Vestlandet og ved Universitetet i Bergen. UiS har vært i kontakt med HVL og UiB for å få deres erfaringer og vurderinger. Disse erfaringene er formidlet til UiS Miljøråd. Miljøfyrtårn er Norges mest brukte sertifikat for virksomheter som vil dokumentere sin miljøinnsats og vise samfunnsansvar. Over 5200 virksomheter er sertifisert som Miljøfyrtårn fra små og mellomstore enkeltvirksomheter, til store konsern og kommuner. Miljøfyrtårn har tilpassede kriterier for over 70 ulike bransjer. Martin Sannes, leder for studentorganisasjonen Start UiS (link: ønsker at studentorganisasjoner også skal kunne bli miljøsertifisert og ønsker et samarbeid dersom UiS velger å bli sertifisert som Miljøfyrtårn. Framdrift så langt: 1. Miljøsertifisering er behandlet i UiS Miljøråd ( ) 2. Miljøsertifisering er behandlet i AMU ( ). 3. Styresak ved UiS oktober UiS Miljøråd diskuterte miljøsertifisering ISO eller Miljøfyrtårn ut fra informasjon som forelå og ønsker å gå inn for Miljøfyrtårn. AMU støtter i sitt vedtak forslaget fra UiS Miljørådet. UiS Miljøråd trekker fram følgende som viktige punkter for gjennomføring av miljøsertifisering ved UiS: 1.Ledelsesforankring 2.Bruk av en erfaren Miljøfyrtårnkonsulent 3.Finansiering UiS Miljøråd og AMU ser positivt på et samarbeid med studentorganisasjonen Start UiS og mener en kan ha gjensidig nytte av hverandre i et samarbeid. Dette gir en bedre medvirkning av studentene og engasjement i studentorganisasjonene. Det kan også være aktuelt å kunne samarbeide med øvrige organisasjoner ved UiS som ønsker å bli sertifisert som Miljøfyrtårn. 1

2 Ressursbehov Det er innhentet erfaringstall fra Universitetet i Bergen vedrørende utgifter og ressursbehov tilknyttet sertifisering som Miljøfyrtårn. Engangsutgifter: -Miljøfyrtårnkonsulent ca. kr (for arbeid med å klargjøre for sertifisere av 1 hovedkontor og 8 underenheter) -Sertifisørutgifter ca. kr (gebyr for arbeid ved selve sertifiseringen) Forventede årlige utgifter: -Omtrent kr per enhet. Ved et hovedkontor og 7 fakultet gir dette omtrent kr pr år. -I tillegg kommer arbeidstid for miljøkoordinator og ansatte, som i all hovedsak går med til sertifiseringen, og arbeidstiden til arbeidsgrupper som etableres på universitetet. Ved sertifisering ved UiB bestod arbeidsgruppene av 5-6 personer som gjennomførte ca 3 arbeidsmøter hver. -Oppfølgingsarbeid av miljøkoordinatorer ved enhetene For å kunne bli sertifisert som Miljøfyrtårn på en tilfredsstillende måte er det viktig at UiS forankrer dette valget i toppledelsen og ned gjennom hele organisasjonen. Det er avgjørende at det settes av tilstrekkelige midler og ressurser til selve sertifiseringsarbeidet og ikke minst til det kontinuerlige oppfølgingsarbeidet fra miljøkoordinatorer og ansatte som en slik ordning vil kreve. Universitet i Stavanger har nedfelt i «Strategi for Universitet i Stavanger » at «Vi skal utvikle en miljøvennlig campus» og en sertifisering som Miljøfyrtårn vil i så måte være et viktig steg i rett retning for å oppnå denne målsetningen. Forslag til vedtak: Styret anbefaler Universitetet i Stavanger å implementerer Miljøfyrtårn som sin miljøsertifisering samt at det avsettes finansiering og ressurser for gjennomføring av arbeidet. Stavanger, Ole Ringdal universitetsdirektør Roar Inge Huseby avdelingsdirektør Bygg- og arealforvaltning 2

3 Universitetet i Stavanger HR-avdelingen Universitetet i Stavanger Til: Arnljot Corneliussen/Felles ressurssenter Sak: 17/ Dato: Miljøarbeid ved UiS Arbeidsmiljøutvalget behandleti møte , AMU 28/17, sak om miljøarbeid ved UiS. Følgende enstemmige vedtak ble fattet i saken: «Arbeidsmiljøutvalget slutter seg til at UiS arbeider for å innføre Miljøfyrtårn som sin miljøsertifisering». Med hilsen c / QM Qbfiés. ååncm Jo Bjellan Gry Åse Tjørhom leder AMU sekretær AMU Side 1/1

4 Møtereferat UiS Miljøråd kl Tilstede Jon Bjelland Gry Åse Tjørhom Sven Andersen Espen Haavardsholm Reidar Horve Arnljot Corneliussen, referent Dessuten møtte fra studentorganisasjonen Start UiS: Martin Sannes Irfan Aftab Tonje Hakvag Saker Ansvar 01/17 Status/informasjon/videre arbeid med miljøsertifisering. Universitetet i Stavanger ønsker å vurdere miljøsertifisering. De aktuelle sertifiseringene er Miljøfyrtårn eller ISO Høgskolen Stord/Haugesund og UiB er sertifisert som miljøfyrtårn. Miljørådet ved Universitetet i Stavanger har tidligere arbeidet under modellen «Grønn Stat» som er utgått som miljøstyringssystem. UiS ønsker å lytte til de erfaringer og vurderinger som er gjort ved Høgskolen Stord/Haugesund og ved Universitetet i Bergen. UiS har vært i kontakt med Stord /Haugesund og UiB for å få deres erfaringer og vurderinger. Informasjon var vedlagt innkallingen til møte i miljørådet. Martin Sannes, leder for studentorganisasjonen Start UiS (link: ønsker at studentorganisasjoner skal kunne bli Miljøsertifisert og har i forbindelse tatt kontakt med miljøstiftelsen Miljøfyrtårn og ønsker også et samarbeid med UiS. Plan for videre framdrift: 1. Miljøsertifisering er nå behandlet i UiS Miljørådet ( ). 2. Den blir tatt opp som sak i AMU ( ). 3. Legges fram som styresak ved UiS mai/juni 2017 UiS Miljøråd diskuterte miljøsertifisering ISO eller Miljøfyrtårn ut fra informasjon som forelå og ønsker å gå inn for Miljøfyrtårn.

5 Lars Harald Aarø ansvarlig og kontaktperson for miljøsertifisering ved UiB skriver: Vi (UiB) gjorde i sin tid en vurdering av Miljøfyrtårn vs. ISO14001, og jeg mener vi gjorde det rette da vi gikk for Miljøfyrtårn. - Vi bruker Hovedkontormodellen, og har Sentraladministrasjonen som Hovedkontor, fakultetene, biblioteket og museet som underenheter (8 stk) - Stiftelsen Miljøfyrtårn har nettopp ryddet litt opp i ordningen, bl.a. kuttet veldig ned i antall krav, og hvor spesifikke de er (vi gjennomgikk 120 krav, nå tror jeg vi ville fått rundt 50). - Ledelsesforankring er uhyre viktig, her tror jeg ikke vi har vært gode nok, de Miljøfyrtårnansvarlige på fakultetene er nok litt for lavt plassert i organisasjonen. - Miljøengasjementet økte veldig da vi innførte Miljøfyrtårn, siden vi hadde en gruppe per fakultet, det fungerte bra. Vi får se hvordan oppfølgingen faktisk blir. - Negativt: Det finnes ingen spesifikke krav som dreier seg om studenter eller laboratorier. Stiftelsen satser for tiden litt mer på «virksomhetens egne miljøaspekter», som gjør at man kan lage tiltak mot studenter og lab er likevel - Vi hyret inn en erfaren Miljøfyrtårnkonsulent til å hjelpe meg å innføre Miljøfyrtårn, det fungerte veldig bra. - Rapportering av energi og avfall har vært litt utfordrende for oss, hovedsakelig fordi alle 95 bygningene våre inneholder et lappeteppe av ulike enheter som kanskje kaster avfall i samme avfallsrom, eller strømforbruket ikke kan skilles fra hverandre (det kreves at vi rapporterer per Miljøfyrtårnenhet) UiS Miljøråd trekker fram følgende for viktige punkter for gjennomføring av miljøsertifisering ved UiS: 1. Ledelsesforankring 2. Bruk av en erfaring Miljøfyrtårnkonsulent 3. Finansiering UiS Miljøråd ser positivt på et samarbeid med studentorganisasjonen Start UiS og mener en kan ha gjensidig nytte av hverandre i et samarbeid. Oppsummering/anbefaling: 1. Det anbefales at UiS tar sikte på å implementere Miljøfyrtårn som sin miljøsertifisering. 2. Det understrekes viktigheten av lederforankring, bruk av en erfaren miljøfyrtårnkonsulent og finansiering. 3. Et samarbeid med studentorganisasjonen Start UiS. 4. Miljøsertifisering legges fram som styresak ved UIS.

6 0 Felles kriterier Målgruppe: Alle virksomheter som skal sertifiseres som Miljøfyrtårn må tilfredsstille dette kriteriesettet. I tillegg skal som en hovedregel ett bransjespesifikt kriteriesett benyttes, samtidig som man angir om virksomheten er byggeier eller leietaker. Sist revidert: Virksomheten skal også oppfylle Felles kriterier. Kriterier merket med er pålagt i henhold til lov/forskrift. Se veileder for utfyllende informasjon. Skrevet ut: Systemkriterier Virksomheten skal ha tilgjengelig en oppdatert oversikt over relevante lover og forskrifter innenfor helse, miljø og sikkerhet. Virksomheten skal fastsette miljøpolicy og mål for helse, miljø og sikkerhet. Dokumenteres i virksomhetens miljøledelsessystem, eller under handlingsplan i Miljøfyrtårns årlige klima- og miljørapport. Virksomheten skal utarbeide et organisasjonskart eller lignende som dekker sentrale roller. Eksempler er miljøfyrtårnansvarlig, verneombud, leder av arbeidsmiljøutvalg, HMS-ansvarlig, innkjøpsansvarlig og brannansvarlig. Virksomheten skal utarbeide en instruks for miljøfyrtårnansvarlig. Virksomheten skal utarbeide en aktivitetsplan/årshjul eller liknende som omfatter Miljøfyrtårn og HMS-hovedaktivitetene i kalenderåret. Virksomheten skal fremvise en oppdatert risikovurdering som omfatter indre og ytre miljø med tilhørende handlingsplan. Virksomheten skal ha etablert en rutine for å rapportere og behandle avvik. Virksomheten skal ha rutiner for å lære ansatte opp i grunnleggende helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) og holde dem oppdatert på endringer. Opplæringen skal omfatte gode rutiner for ytre miljø. Virksomhetens ledelse skal gjennomføre en årlig gjennomgang for å vurdere om HMS systemet og miljøfyrtårnrutinene fungerer etter hensikten. Kunder, leverandører og samarbeidspartnere skal informeres om virksomhetens miljøarbeid etter sertifisering. Ved førstegangssertifisering skal virksomheten utarbeide en Klima-og miljørapport. Etter førstegangssertifisering skal årlig Klima-og miljørapport for foregående hele kalenderår fylles ut og leveres i Miljøfyrtårnportalen innen 1. april. Klima og miljørapporten skal være tilgjengelig for allmenheten, kunder og leverandører og samarbeidspartnere. Klima- og miljørapporten skal årlig presenteres for alle ansatte, for eksempel i allmøter, personalmøter, avdelingsmøter, via oppslag, intranett eller lignende. 9 Arbeidsmiljø Virksomhetens skal gjennomføre vernerunde minst en gang i året.

7 Skrevet ut: Det skal være etablert en dialog om arbeidsmiljøet mellom arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker, eksempelvis ved årlige medarbeidersamtaler. Medarbeidertilfredshetsundersøkelse skal gjennomføres minst en gang hvert tredje år for virksomheter med mer enn 30 ansatte. Informasjonen sammenfattes i en HMS-rapport. Virksomheten skal gjennomgå og vurdere aktuelle tiltak i Miljøfyrtårns idebank for arbeidsmiljø Innkjøp Det skal stilles relevante miljøkriterier til alle vesentlige innkjøp av tjenester og varer. Dette gjøres ved å tilpasse og ta i bruk Miljøfyrtårns innkjøpsrutine "Rutine ved innkjøp" eller tilsvarende og informasjon integreres i egne innkjøpssystemer. Innkjøpsrutinen skal være forankret i virksomheten og skal være tatt i bruk blant alle som bestiller varer og tjenester. Virksomheten skal ha en oversikt over de vesentligste tredjeparts miljøsertifiserte leverandører (Miljøfyrtårn, ISO-14001, EMAS, Svanemerket, eller liknende) ved å ta i bruk verktøyet "Kartlegging av leverandører", eller tilsvarende informasjon skal integreres i virksomhetens egne innkjøpssystemer. Kartleggingen skal gjennomføres årlig og inneholde en oversikt over: 1. De vesentligste leverandørene med navn på leverandør. 2. Hvilke leverandører som har en tredjeparts miljøsertifisering Virksomheten skal påvirke sine vareleverandører til å fremskaffe: 1. Informasjon om tredjeparts miljømerkede produkter i produktsspekteret, for eksempel i varekatalog, på internett, eller egne lister. 2. Overlevere årlig statistikk over antall tredjeparts miljømerkede produkter som er kjøpt av virksomheten Virksomheten skal påvirke sine mest sentrale leverandører til å miljøsertifsere seg gjennom en av de offisielle tredjeparts miljøsertifiseringordningene (Miljøfyrtårn, ISO-14001, EMAS, Svanemerket eller liknende). Ved inngåelse av nye sentrale innkjøpsavtaler som gjelder over flere år, skal det vurderes å ta inn i kontrakten krav om at leverandøren innen ett til to år etter kontraktsinngåelse skal være miljøsertifisert gjennom en av de offisielle tredjeparts miljøsertifiseringsordningene (Miljøfyrtårn, Svanemerket, ISO-14001, EMAS eller liknende) Transport Virksomheten skal gjennomgå og vurdere aktuelle tiltak i Miljøfyrtårns idebank for transport. Virksomheten skal utarbeide retningslinjer for reise som hindrer unødig reising og fremmer miljøvennlige løsninger for tjenestereiser og varetransport. Virksomheten skal ved anskaffelse av egne/leide personbiler (bilgruppe M1) i tjeneste velge null eller lavutslippskjøretøy. Dette vil si helst elektrisitet/hydrogen, deretter biodrivstoff eller hybridbil med lavest mulig utslipp av CO2 og NOx. Verktøyet Nybilvelger kan benyttes.

8 Skrevet ut: 1794 Virksomheten skal ved anskaffelse av egne/leide varebiler bilgruppe N1, gjennomføre en behovsvurdering. Basert på behovsvurderingen skal det deretter velges kjøretøy som presterer blant de med lavest utslipp av CO2 og NOx. Verktøyet nybilvelger kan benyttes. Avfall Virksomheten skal ha et kildesorteringssystem som er beskrevet i en egen instruks (kildesorteringsinstruks). Virksomheten skal gjennomgå og vurdere aktuelle tiltak i Miljøfyrtårns idebank for avfall. Farlig avfall og EE avfall (elektrisk og elektronisk avfall) skal lagres forsvarlig og leveres til godkjent mottak i henhold til avfallforskriften. 45 Estetikk Virksomhetens lokaler med eventuelle uteområder skal holdes ryddige og rene Andre miljøaspekter Det skal gjøres en vurdering for å se om det er andre miljøaspekter i virksomheten som er vesentlige, og som krever tiltak og eventuelt måling og oppfølging i handlingsplanen. Veiledning Systemkriterier Kriteriet er hjemlet i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5.1. Intensjonen med kriteriet er at virksomheten skal ha en oversikt over de vesentligste lover og forskrifter knyttet til helse miljø og sikkerhet for sin bransje og at disse er overholdt. Oversikt over lover og forskrifter kan oppbevares enten elektronisk eller i en HMS-perm. Se eksempel på en oversikt over lover og forskrifter for en maler bedrift ved å klikke på ekstern veiledning. Nettsiden regelhjelp.no kan benyttes som et verktøy for å få oversikt over de viktigste HMS-kravene for din bransje. Her kan du også melde deg på nyhetsbrev for å få varsler ved regelendringer. Et abonnement på lovdata.no kan også være nyttig for større virksomheter. Kriteriet er hjemlet i HMS-internkontrollforskriftens 5.4 som pålegger virksomheten å formulere og beslutte miljømål. Miljøfyrtårnsertifiseringen skal bygge på virksomhetens eksisterende HMS-system (eventuelt andre styringssystem som for eksempel ISO og ISO 9001). HMS-systemet tilpasses til bransjekriteriene (Miljøfyrtårn) slik at man får ett samlet styringsverktøy for det ytre og det indre miljøet. Ved første gangs sertifisering kan miljøpolicy og miljømålene baseres på: - resultatene fra gjennomgangen av miljøfyrtårnkriteriene - registreringene i klima- og miljørapporten Skill gjerne mellom langsiktige miljømål (over flere år) og delmål (årlige). Det skal være sammenheng mellom miljøpolicy, overordnet mål og delmål. Miljøpolicy sammen med overordnet mål /delmål skal rapporteres i den årlig Klima og miljørapporten. For veiledning på krav til innhold i Miljøpolicy og eksempel på miljømålformuleringer til privat virksomhet, fylkeskommuner/kommuner - se ekstern veiledning.

9 Skrevet ut: Kriteriet er hjemlet i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5.5. Hensikten er at virksomheten skal ha god oversikt over organisasjonen, med tydelig definert ansvar, myndighet og opppgaver. Ansatte skal lett finne ut hvem som er verneombud, miljøfyrtårnansvarlig, innkjøpsansvarlig o.l. Denne oversikten kan ligge tilgjengelig i HMS-permen, på Intranett eller på en oppslagstavle. Stiftelsen har utarbeidet et eksempel på en slik oversikt, veiledningen finner du ved å klikke på ekstern veiledning under. Hensikten med dette kriteriet er å tydeliggjøre oppgaver og myndighet til den som er miljøfyrtårnansvarlig i virksomheten. Stiftelsen har laget et forslag til instruks for rollen som miljøfyrtårnansvarlig, som kan tilpasses deres virksomhet. Se forslaget ved å klikke på ekstern veiledning under. Hensikten med dette kriteriet er å få oversikt over HMS-aktiviteter gjennom året, og påse at Miljøfyrtårns rutiner og oppgaver integreres i denne oversikten. Det er et krav i internkontrollforskriften 5.3 å involvere ansatte i HMS-arbeidet. Ved å dokumentere at virksomhetens HMS-arbeid og Miljøfyrtårn er på agendaen i løpet av året (for eksempel i personalmøter), oppfylles dette kriteriet. Stiftelsen har laget eksempel på en aktivitetsplan, klikk på ekstern veiledning under. Kriteriet er hjemlet i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5.6. Se forslag til maler for risikovurdering ved å klikke på ekstern veiledning under. NB! Tilhører du en bransje som benytter eller importerer farlige kjemikalier/produkter som for eksempel entreprenørforretning, eller en engrosvirksomhet kreves en ytterligere risikovurdering av kjemikaliene og produktene. Kriteriet er hjemlet i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5.7. Se forslag til avviksrutine ved å klikke på ekstern veiledning under. Kriteriet er hjemlet i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5.2. Hensikten er å sørge for at ansatte har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter som gjør dem i stand til å utføre arbeidet på en forsvarlig måte etter HMS-reglene. Omfanget av opplæringen av ansatte avhenger av virksomhetens risikoforhold. Kriteriet er hjemlet i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5.8. Virksomheten skal overvåke HMS systemet og årlig gjennomføre system og intern revisjon for å påse at HMS systemet fungerer etter hensikten. Miljøfyrtårns ytre miljørutiner er integrert i HMS systemet og blir en naturlig del av intern revisjonen. Ledelsen har hovedansvar for HMS systemet og de integrerte Miljøfyrtårn rutinene og skal årlig gjennomgå at det fungerer. Hvordan ledelsens gjennomgang gjennomføres i praksis varierer fra store konsern til små virksomheter. Viktig at det blir gode praktiske løsninger. Se forslag til innhold i ledelsens årlige gjennomgang samt sjekkliste for årlig gjennomgang av HMS systemet (intern revisjon) ved å klikke på ekstern veiledning under. NB! I tillegg til kriteriene knyttet til HMS som skal kontrolleres, er det viktig at konsulent/virksomhet også ser på helheten til virksomhetens HMS system. Konsulent/virksomhet skal undersøke at HMS systemet fungerer godt i praksis og har god struktur. Når dere er godkjent som Miljøfyrtårn skal virksomhetens miljøengasjement kommuniseres til kunder, leverandører og samarbeidspartnere. Vi oppfordrer til å bruke deres egne kanaler til dette arbeidet, som for eksempel nettsider, intranett, nyhetsbrev, sosiale medier, pressemeldinger, og annet materiell. Stiftelsens logo kan benyttes i denne sammehengen (logo lastes ned fra nettsidene Vi oppfordrer også til å plassere Miljøfyrtårn-diplomet synlig for kunder og ansatte (annet markedsmateriell som klistremerker og fasadeskilt kan bestilles fra stiftelsens nettsider).

10 Skrevet ut: Klima- og miljørapporten er et styringsverktøy for miljøarbeidet. Målsettingen er at virksomheten dokumenterer årlig forbedring av sine prestasjoner i miljørapporten. Verktøyet omfatter to deler - en rapporteringsdel på fjorårets miljøprestasjoner og en handlingsplan for kommende år. Denne handlingsplanen bør inngå i virksomhetens øvrige planer. Årlig Klima og miljørapport skal gjøres tilgjengelig for allmennheten, kunder, leverandører og samarbeidspartnere. Enten ved å gjøre Klima og miljørapporten tilgjengelig på nettsiden, eller at det skrives på nettsiden at den tilgjengliggjøres ved forespørsel fra allmennheten, kunder eller leverandører. Når Klima og miljørapporten er levert har man flere valg for offentliggjøring av rapporten. Man kan benytte format i pdf, eller offentlig lenke. Hvis man ønsker annet format skal innholdet i malen fra offentlig lenke i portalen benyttes. Klima- og miljørapporten fylles ut hvert år innen 1. april. Alle felt skal fylles ut, med unntak av de som er merket valgfrie. Dersom det er felt som ikke er relevante for virksomheten eller ikke kan besvares, må dette begrunnes i kommentarfeltet. Det er opp til hver enkelt virksomhet å bestemme hvordan innholdet i klima- og miljørapporten skal presenteres for de ansatte. Det vesentlige er at alle ansatte får informasjon om resultatene dere har oppnådd som Miljøfyrtårn. Ved levering av den årlige klima- og miljørapporten får dere en lenke til statistikk over virksomhetens miljøprestasjoner for kriteriene arbeidsmiljø, innkjøp, energi, transport og avfall. Denne statistikken kan gjerne deles med ansatte, men også benyttes eksternt til å synliggjøre virksomhetens miljøengasjement og oppnådde resultater Arbeidsmiljø Vernerunden skal systematisk tilse at forhold som er krevd i lovverk og interne retningslinjer blir fulgt. Vesentlige HMS- og miljøfyrtårnrutiner på indre og ytre miljø integreres i vernerunden. Stiftelsen har laget eksempler på sjekklister som kan benyttes til vernerunde, klikk ekstern veiledning for tilgang til eksempler på vernerunder. Stiftelsen har laget eksempel på et skjema for medarbeidersamtale som kan benyttes, klikk på ekstern veiledning under for tilgang til eksempel. Eksempler på HMS undersøkelser (som skal være relatert til virksomhetens drift); Medarbeidertilfredshetsundersøkelser (MTUer), Arbeidsmiljøundersøkelser, kartlegging av støy etc. Eksempel; innenfor kontorvirksomhet er det psykososiale viktig å kartlegge. Stiftelsen har laget eksempler på medarbeiderundersøkelser som kan benyttes klikk på ekstern veiledning under. Formålet med kriteriet er å sikre at virksomheten har tilgang til en idébank med aktuelle arbeidsmiljøitiltak. Virksomheten oppfordres til å iverksette nye tiltak mellom hver sertifiseringsperiode. Virksomheten skal gå igjennom idebanken og undersøker om det er aktuelle tiltak som kan legges i handlingsplanen eller utføres umiddelbart. Resultatet/oppsummeringen av gjennomgangen av idebanken skal enten beskrives i kommentarfeltet i Miljøkartleggingen, i handlingsplanen i klima og miljørapporten eller vise til utfylt excelarket som er lastet opp i Miljøkartleggingen. Idébanken kan hentes ved å klikke på ekstern veiledning. Alternativt kan verktøyet hentes fra virksomhetssiden i portalen, under tema "veiledning/verktøy" Innkjøp Stiftelsen har laget to maler for generelle innkjøpsrutiner med relevante miljøkriterier tilpasset private og offentlige virksomheter. Klikk på ekstern veiledning for å få tilgang til konkrete eksempler. Plassere ansvar for innkjøp og påse at innkjøpsrutinen er kjent og blir fulgt opp av de ansvarlige ved innkjøp av tjenester og varer. Stiftelsen har laget verktøyet "Kartlegging av leverandører" for å bistå virksomheten med å skaffe oversikt over egne vare- og tjenesteleverandører, og hvilke leverandører som har miljøsertifisering. Verktøyet kan hentes ved å klikke på ekstern veiledning. Klikk ekstern veiledning for tilgang til verktøy som bistår virksomheten med å holde oversikt over tredjeparts miljømerkede produkter.

11 Skrevet ut: Virksomheter uten faste avtaler kan kun oppfordre og påvirke sine leverandører til å oppnå miljøsertifisering. Ved å for eksempel sende en e-post eller informere i møter om at man er i prosess for å oppnå miljøfyrtårnsertifisering, kan man oppfordre leverandører til å ta miljøansvar gjennom de offisielle tredjeparts miljøsertifiseringsordningene Miljøfyrtårn, Svanemerket, Blomsten, ISO og EMAS. Dette bør omfatte de leverandørene som leverer til sammen minst 2/3 av det totale produkt-/tjenestevolumet målt i kroner. Utleiere (byggeiere, kjøpesenterledelse og lignende) er også leverandører. Et miljøsertifikat fra Stiftelsen Miljøfyrtårn, EMAS og ISO aksepteres som god nok dokumentasjon, men man kan be om utfyllende tilleggsdokumentasjon for å få svar på de enkelte prestasjoner innenfor de enkelte tema. Vurderingen må dekke kontraktens verdi, varighet og vesentlighet med hensyn til miljøeffekter som et resultat av avtalen. Kriteriet er vurdert juridisk og kan stilles som et kontraktskriterium. Se ekstern veiledning for hvordan stille miljøkriterier ved innkjøp Transport Transport med diesel- og bensinbiler medfører store utslipp av CO2, NOx og svevestøv, som igjen bidrar til både lokal og global forurensing. Målet er å redusere transportbehovet ved tjenestereiser og varetransport. Derfor har stiftelsen laget en idébank med aktuelle transportiltak. Det oppfordres til å implementere nye tiltak mellom sertifiseringsperiodene. Virksomheten skal gå igjennom idebanken og undersøker om det er aktuelle tiltak som kan legges i handlingsplanen eller utføres umiddelbart. Resultatet/oppsummeringen av gjennomgangen av idebanken skal enten beskrives i kommentarfeltet i Miljøkartleggingen, i handlingsplanen i klima og miljørapporten eller vise til utfylt excelarket som er lastet opp i Miljøkartleggingen. Idébanken kan hentes ved å klikke på ekstern veiledning. "Retningslinjer" viser her til en reisepolicy som ansatte kan forholde seg til ved reiser i jobbsammenheng, der virksomheten ivaretar vurderingen av miljøvennlige transportmidler, hensiktsmessighet ved reisevirksomhet og lignende. Klikk ekstern veiledning for eksempel på en reisepolicy. Stortinget slo fast i 2012 at gjennomsnittlig CO2-utslipp fra nye biler i 2020 ikke skal overstige 85 gram per kilometer, 10 gram under EUs mål. Miljøfyrtårn har vurdert det dithen at markedet i dag allerede begynner å bli modent, samt at teknologiutvikling og tilrettelegging av gode virkemidler fra Norske myndigheter og EU vil løse utfordringer knyttet til El og hybridbiler med tiden. Vi har forståelse for at det per i dag fremdeles vil være enkelte utfordringer mtp behov og at det i noen tilfeller ikke vil være hensiktsmessig med Elbil, bioenergi og hybridbiler. Miljøfyrtårn ønsker da i de tilfellene at det gjennomføres behovsvurderinger (basert på rekkevidde, tilgjengelighet til ladepunkter/fyllepunkter, funksjonshemming, nødvendig trekkraft/tilhenger) som begrunner valg av bil, og som kan dokumenteres og forelegges sertifisør ved sertifisering/resertifisering. Behovsvurderingen vil redegjøre for hvorfor det ikke lar seg gjøre å velge lavutslippskjøretøy som Miljøfyrtårn definerer innenfor personbil som el, hydrogen biodrivstoff og hybridbil. Og hvilken bil som ble valgt med tilhørende co2 og nox utslipp. Se ekstern veiledning for lenke til verktøyet "Nybilvelger" samt verktøy for å holde oversikt over egne kjøretøy. Se ekstern veiledning for lenke til verktøyet "Nybilvelger" Avfall Kriteriet tilsier en gjennomgang av dagens kildesorteringssystem (avfallsløsning) for å få oversikt over alt avfall som genereres i virksomheten, og undersøke om dagens kildesorteringssystem er tilfredstillende/velfungerende eller om det finnes forbedringstiltak. Etter gjennomgangen av dagens avfallsløsning utarbeides en kildesorteringsinstruks internt til alle ansatte, her bør også innleide renholdere informeres om kildesorteringsinstruksen. Se ekstern veiledning for eksempler på kildesorteringsinstrukser. Formålet med kriteriet er å sikre at virksomheten har tilgang til en idébank med aktuelle avfallstiltak. Virksomheten oppfordres til å iverksette nye tiltak mellom hver sertifiseringsperiode. Virksomheten skal gå igjennom idebanken og undersøker om det er aktuelle tiltak som kan legges i handlingsplanen eller utføres umiddelbart. Resultatet/oppsummeringen av gjennomgangen av idebanken skal enten beskrives i kommentarfeltet i Miljøkartleggingen, i handlingsplanen i klima og miljørapporten eller vise til utfylt excelarket som er lastet opp i Miljøkartleggingen. Idébanken kan hentes ved å klikke på ekstern veiledning.

12 Skrevet ut: 42 Se ekstern veiledning for mer informasjon om farlig avfall og EE-avfall Andre miljøaspekter Det vil være tilstrekkelig med en egen vurdering av ytterligere miljøaspekter, der virksomheten anser det som nødvendig å iverksette reduserende tiltak. Virksomheten står fritt med hensyn til metodevalg for å komme frem til disse miljøaspektene. Men kan knyttes opp til risikoanalysen på ytre miljø.

13 72 Hovedkontor-for konsern og kommuner Målgruppe: Hovedkontoret i konsern, kjeder og organisasjoner. Virksomheten skal også oppfylle Felles kriterier. Kriterier merket med er pålagt i henhold til lov/forskrift. Se veileder for utfyllende informasjon. Skrevet ut: 1801 Systemkriterier Hovedkontoret skal plassere ansvarsforholdene for alle kriteriene som anvendes, fordelt på underliggende enheter og hovedkontoret, og hovedkontoret skal bistå underliggende enheter med å oppfylle kriteriene. Dette må dokumenteres Samfunnsansvar Hovedkontoret skal dokumentere sin strategi for samfunnsansvar. Veiledning 1801 Systemkriterier Klikk på ekstern veiledning for eksempler på hvordan kriterier kan løses på hovedkontornivå, og bistå underliggende enheter med å oppfylle kriteriene Samfunnsansvar For større virksomheter vises til regnskapsloven 3-3-c: Ved strategi menes å redegjøre for hva de gjør i dag på samfunnsansvar og avdekke tiltak for videre arbeid i en handlingsplan. Dette kan dokumenteres f.eks i årsberetningen.

14 0 L Leietaker Utstedt: Juni Virksomheten skal også oppfylle Felles kriterier. Kriterier merket med er pålagt i henhold til lov/forskrift. Se veileder for utfyllende informasjon. Skrevet ut: Energi Virksomheten skal gjennomgå og vurdere aktuelle tiltak i Miljøfyrtårns idebank for energi. Eget energibruk skal som hovedregel følges opp hver måned. Bransjekriteriene kan angi andre intervaller for oppfølging av energibruk. Leietakere som leier lokaler i yrkesbygg som er over 50 m2, skal etterspørre bygningens energiattest fra byggeier. Leietakere skal påvirke byggeiere til å bytte ut eldre varmeanlegg som er basert på fossilt brensel, med mindre miljøbelastende oppvarmingskilder. Veiledning Energi Formålet med kriteriet er å sikre at virksomheten har tilgang til en idébank med aktuelle energitiltak. Virksomheten oppfordres til å iverksette nye tiltak mellom hver sertifiseringsperiode. Virksomheten skal gå igjennom idebanken og undersøker om det er aktuelle tiltak som kan legges i handlingsplanen eller utføres umiddelbart. Resultatet/oppsummeringen av gjennomgangen av idebanken skal enten beskrives i kommentarfeltet i Miljøkartleggingen, i handlingsplanen i klima og miljørapporten eller vise til utfylt excelarket som er lastet opp i Miljøkartleggingen. Idébanken kan hentes ved å klikke på ekstern veiledning. Hensikten med energioppfølgingen er å kunne avdekke avvik for å sikre et lavest mulig energiforbruk. Stasjonært energiforbruk omfatter all energi til oppvarming/kjøling av bygg, lys, ventilasjon, produksjon og teknisk utstyr. Transport er ikke inkludert. Målt energibruk fordelt på energikilder i kwh per år og oppvarmet areal skal rapporteres i miljørapporten ihht krav id 7. TIPS Energileverandør /nettleverandør tilbyr ofte verktøy for å kunne følge utviklingen av energibruken over året som man kan logge seg inn for å følge med på. Noen lokaler kan hente ut energiverdier per time gjennom nettselskapets nettside (brukernavn og passord står oftest på fakturaen!). Oversikt med rapporter for de fleste lokalers energibruk finnes samlet i en oversikt fra strømleverandør. Sjekk regnskapssystemet for faktura på energibruk, her kan det være mye penger å spare. Unntak for kravet kan være: Leietakere uten energimåler. Det er tilstrekkelig at det utføres en beregning av energibruket (kwh/år) som skal rapporteres i miljørapporten. Som leietaker er det tilstrekkelig at virksomheten etterspør energiattest fra byggeier via telefon, e-post eller i møte. Energiattesten gir leietaker informasjon om energiforbruket siste år og byggets energieffektvititet med en energikarakter fra A (best) til G (svakest). Og en oppvarmingskarakter (Grønn til rød) som gir informasjon om rom og tappevann kan dekkes av andre energikilder enn strøm og olje. Alle yrkesbygg over 50 kvm (BRA) skal være energimerket ved utleie og salg. For store yrkesbygg (1000 kvm samlet BRA) gjelder i tillegg krav om gyldig energiattest uavhengig av salg og utleie. Oppgi energikarakteren og oppvarmingskaraktern i kommentarfeltet i Miljøkartleggingen. Byggeier er pliktig til å utarbeide energiattest. Med "påvirkning" menes her at leietaker aktivt tar opp utskiftning av oljefyr med byggeier, enten via telefon, e-post eller i møte. Se ekstern veiledning for mer informasjon om hvordan oljefyr kan erstattes med mindre miljøbelastende oppvarmingskilder.