Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune Arkivsak: 15/99 Møtedato/tid: Kl 09:00 Møtested: Rådhuset, Velferden Møtedeltakere: Eva Overholt Eivind Stende Ingrid M Tørhaug-Skagseth Oddrun Husby Jan M. Leinum Forfall: Kopi: Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Eva Overholt (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 20/15 Referatsaker 21/15 Aktuelle saker fra utvalgene 22/15 Tilbakemelding etter årsrevisjon /15 Selskapskontroll - Hamos forvaltning IKS - prosjektplan 24/15 Bestilling av forvaltningsrevisjon - kommunale tjenester i Nav 25/15 Budsjett for kontrollutvalget 2016 og økonomiplan /15 Rapport om kontrollutvalgets virksomhet i perioden /15 Eventuelt

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /15 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/99-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Rapport etter tilsyn med barneverntjenesten i Orkdal - Meldal - Agdenes og Skaun Svar fra Orkdal kommune til fylkesmannen angående avvik angående fosterhjem Svar fra Fylkesmannen - lukking av avvik angående fosterhjem Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Oppfølging av fylkesmannens tilsyn med barneverntjenesten.

4 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Torbjørn Løvaas / Oppvekst- og utdanningsavdelingen Deres dato Deres ref. «REFDATO» «REF» Orkdal kommune Meldal kommune Agdenes kommune Skaun kommune Rapport etter tilsyn med barneverntjenesten i Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun Fylkesmannen har gjennomført tilsyn med barneverntjenesten i Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun. Vedlagt følger rapport utarbeidet etter tilsynet. Rapporten inneholder melding om brudd på ulike lovkrav, som er samlet i ett avvik: Barneverntjenesten i Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun kommuner sikrer ikke en forsvarlig oppfølging av barn i fosterhjem. I sluttmøtet den ba Fylkesmannen Orkdal kommune, som vertskommune, om å rette de påpekte lovbrudd. Vi ba også kommunen om å utarbeide en plan over de tiltak som settes i verk for å sikre at tilsvarende lovbrudd ikke skjer igjen. Det ble avtalt at kommunen utarbeider planen innen Planen bør inneholde følgende: Tiltak som kommunen har/skal igangsette for å rette opp lovbruddene Beskrivelse av hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene er iverksatt Beskrivelse av hvordan ledelsen vil gjennomgå om tiltakene har virket som planlagt etter at de har fått virket en stund Orkdal kommunes frister for å sikre framdrift i dette arbeidet Planen oversendes Fylkesmannen innen Fylkesmannen takker for godt samarbeid i forbindelse med tilsynet. Dersom kommunen har spørsmål til rapporten eller kravet om tilbakemelding fra kommunen, ta kontakt med saksbehandler. Med hilsen Lasse Arntsen (e.f.) utdanningsdirektør Torbjørn Løvaas seniorrådgiver Embetsledelse og Kommunal og Justis- og Landbruk og Miljøvern- Oppvekst- og Sosial- og administrasjonsstab samordningsstab beredskapsavdeling bygdeutvikling avdeling utdanningsavdeling helseavdeling Telefaks E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

5 2 Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 1 vedlegg: Rapport etter tilsyn Kopi: Statens helsetilsyn, postboks 8128 Dep., 0032 Oslo

6 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen 7468 Trondheim Orkanger Vedr. tilsyn med fosterhjemsarbeidet i den interkommunale barneverntjenesten for Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun. Tilbakemelding på evaluering av fosterhjemsarbeidet pr. juni Viser til brev fra Fylkesmannen av Vi blir der bedt om å gi en skriftlig tilbakemelding på effekten av tiltakene som ble iverksatt og en vurdering av fosterhjemsarbeidet slik det er i dag. Bakgrunn: Som en del av landsomfattende tilsyn gjennomførte Fylkesmannen tilsyn med tjenestens fosterhjemsarbeid vinter/vår 2014, med tilbakemeldingsmøte i mai 2014 og skriftlig rapport av Det ble der påpekt lovbrudd med tjenestens oppfølging av fosterbarn og tjenesten ble bedt om å sette i verk tiltak for å sikre forsvarlig oppfølging. Den interkommunale barneverntjenesten oversendte plan for å rette avvikene og derigjennom forsvarlig oppfølging av fosterbarn i fortsettelsen. Planen er kjent hos Fylkesmannen (brev av ) og blir ikke gjentatt her annet en at den dreide seg om tre faktorer: Organisatoriske faktorer, faglige faktorer og ledelse/ internkontroll. Fosterhjemsarbeidet pr. juni 2015: I planen for å styrke fosterhjemsarbeidet ble det lagt fram tiltak og etablert en framdriftsplan for arbeidet. Planen er gjennomført og tiltakene er nå evaluert.

7 Organisatoriske faktorer: Et team, benevnt som Omsorgsteamet, ble etablert Teamet består av 4 barnevernkonsulenter (3,4 stillinger) og blir ledet av en fagleder. Teamet har ansvar for oppfølging av fosterhjemsplasserte barn og barn plassert i institusjon. Teamet har vært stabilt siden oppstart, det vil si uten vakanser og sykemeldinger. Tilbakemeldingene fra de ansatte er stor tilfredshet med å kunne spesialisere seg i fosterhjemsarbeid og oppfølging av barn i institusjon. Det avholdes teammøter av 3 timers varighet hver uke. Foruten faglige drøftinger har en også fokus på oppfølgingsbesøk, omsorgsplaner mm. Det er stort fokus på dokumentasjon i teammøtene. Drøftingene og vurderingene journalføres direkte i møtet. Faglige faktorer: Det er etablert et faglig samarbeid med Trondheim kommune, Omsorgsenheten. Vi har hatt innledende møter med enhetsleder og faglederne for Omsorgsenheten. I fortsettelsen har vi hatt samarbeid med fagleder for fosterhjemsarbeidet i Omsorgsenheten. Vi har på denne måten fått innspill til forbedring av ulike deler av fosterhjemsarbeidet vårt. Dette gjelder blant annet revidering, utvikling av rutinene og malene våre. Vi har videre fått innpass i deres faglige satsinger så som Trygg base og problemstillinger knyttet til samvær. Vi har også vært invitert til fagsamlinger i regi av Omsorgsenheten. Dette gjør at det faglige fundamentet i teamet og derigjennom i fosterhjemsarbeidet er tydeligere. Omsorgsteamet har jobbet ut nye maler og rutiner for fosterhjemsarbeidet vårt. Dette gir etter vår evaluering en kvalitativt bedre oppfølging både av barna og fosterforeldrene i form av større planmessighet og systematikk i oppfølgingsarbeidet. Malene ivaretar samtaler med barnet og derigjennom dokumentasjon av disse. Videre er det utarbeidet et årshjul for oppfølging av alle fosterhjemmene våre. Vår evaluering viser at dette bidrar til en større langsiktig planmessighet og sikrer at vi greier å ivareta lovens krav til oppfølgingsbesøk på en langt bedre måte. Omsorgsteamet har deltatt på 1,5 dags opplæring i Trygg - base modellen. Tilbakemeldingene fra barnevernkonsulenten er at dette er særdeles relevant, anvendelig og inspirerende. Vi ønsker å fortsette denne fordypninga og planlegger også en større samling med hele enheten, alle fosterforeldrene og tilsynsførerne våre. Ledelse og internkontroll : Fagleder har teammøter med Omsorgsteamet en gang hver uke. Det gis der mulighet til å følge opp faglige problemstillinger barnevernkonsulentene møter og ikke minst kontroll om faglig forsvarlighet. Fagleder rapporterer til enhetsleder en gang pr måned. Det er her fokus på nøkkeltall

8 (omsorgsplaner, oppfølgingsbesøk) men også hvor det faglige trykket er størst. I tillegg til teammøtene har fagleder også individuell saksgjennomgang med barnevernkonsulentene hver 5. uke Omsorgsteamet gir uttrykk for stor grad av tilfredshet med måten arbeidet er organisert på. De er inspirerte og entusiastiske i arbeidet, selv med hardt arbeidspress. Avslutning: Etter intern vurdering pr. juni 2015 synes tiltakene og planen som ble iverksatt for å bedre kvaliteten på fosterhjemsarbeidet å fungere godt. Spesialiseringa i form av et Omsorgsteam har gitt anledning til faglig fordyping og en bedre måte å utøve faglig ledelse på. Pr har vi omsorgsplaner for alle barn vi har omsorgsansvar for og vi overholder lovkravene om oppfølgingsbesøk for alle fosterhjem. Vi er i en prosess hvor vi er i stadig bedring og etter vårt skjønn utfører tjenesten pr. dags dato et forsvarlig fosterhjemsarbeid etter lovens forstand, både de kvantitative og de kvalitative sidene ved arbeidet. Med hilsen Interkommunal barneverntjeneste for Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun Tom Døsvik enhetsleder

9

10

11 Aktuelle saker fra utvalgene Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /15 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/99-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Informasjon om aktuelle saker fra utvalgene tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget har selv vedtatt fordeling av kommunens politiske organer mellom kontrollutvalgets medlemmer. De respektive ansvarlige har ansvar for å se igjennom sakene for møter i utvalgene og orientere kontrollutvalget om aktuelle saker. Følgende er ansvarlige: Kommunestyret: Eva Overholt og Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Administrasjonsutvalget: Eva Overholt Arbeidsmiljøutvalget: Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Plan- og miljøutvalget: Oddrun Husby Helse, kultur og oppvekstutvalget: Jan M. Leinum Formannskapet: Eivind Stende

12 Tilbakemelding etter årsrevisjon 2014 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /15 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 13/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Revisors redegjørelse tas til orientering. Vedlegg Tilbakemelding etter årsrevisjon 2014 Saksutredning I tillegg til revisjonsberetningen sender revisjonen årlig et tilbakemeldingsbrev til rådmannen, der revisor gjennomgår sine undersøkelser og konklusjoner fra regnskapsrevisjonen. I tilbakemeldingsbrevet for 2014 kommer revisor med en del bemerkninger knyttet til forbedring av dokumentasjonen på salgsområdet. I tillegg legger revisor vekt på dokumentasjon av bruk av kommunale kjøretøy. Dette området har vært tema også tidligere år, men revisor påpeker at det høsten 2014 enda ikke hadde blitt innført tilstrekkelige rutiner. Rådmannen har gitt tilbakemelding om at nytt system skulle innføres senere på høsten 2014, og revisor vil følge dette opp i inneværende års revisjon. Revisor vil orientere i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å ta informasjonen til orientering.

13

14

15 Selskapskontroll - Hamos forvaltning IKS - prosjektplan Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /15 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/76-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av Hamos forvaltning IKS i tråd med fremlagt prosjektplan, med en andel av timeramme på 107 timer og leveringsfrist Utvalget forutsetter at 13 timer disponeres av rammen for 2015 og 94 timer fra rammen for Vedlegg Prosjektplan - selskapskontroll Hamos forvaltning IKS Saksutredning Kontrollutvalget behandlet i sak 14/15 henvendelse fra kontrollutvalget i Hemne kommune om samarbeid om selskapskontroll med Hamos forvaltning IKS, og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget stiller seg positive til en selskapskontroll med Hamos forvaltning IKS og vil komme tilbake til konkret bestilling når en nærmere innretning foreligger. Utvalget har nå mottatt vedlagte forslag til prosjektplan fra Revisjon Midt-Norge. I prosjektplanen legges det opp til en selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Hamos, med utgangspunkt i følgende hovedproblemstillinger: 1. Er eierstyring og selskapsledelse i HAMOS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? 2. Sikrer HAMOS et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? 3. Er det organisatorisk skille av ledende roller i konsernet HAMOS IKS i samsvar med anbefalinger? 4. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? Innbefattet i disse problemstillinger legger revisjonen opp til å ta med flere temaer som noen av kontrollutvalgene har vært opptatt av. Dette gjelder blant annet likebehandling av innbyggerne i eierkommunene, konsekvenser av ulike vedtak om hytterenovasjon i kommunene, utvikling av gebyrsatser sammenlignet med andre kommuner og at næringsdelen bidrar med overskudd som kommer eierne og innbyggerne til gode. Revisjonen legger blant annet opp til å gjennomføre intervjuer med et utvalg fra representantskap, styret og ledelsen i selskapet, og å innhente data fra eierkommunene, men ikke til en detaljert gjennomgang av hver kommunes

16 eierstyring. Dette ville kreve betydelig større ressurser til prosjektet. Det er lagt opp til en ressursramme på 450 timer totalt for prosjektet, fordelt på 2015 og Ressursrammen fordeles etter eierandel i selskapet for de som deltar i kontrollen. Det innebærer at det brukes 107 timer fra Skaun sin timeramme for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalget har i henhold til avtale med Revisjon Midt-Norge en disponibel ramme på 275 timer i For å få det til å gå opp med timebudsjettene til de andre deltakende kommunene foreslår sekretariatet at 13 timer til Hamos tas fra 2015-budsjettet, og at det dermed gjenstår 262 timer til forvaltningsrevisjon i år. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å gjennomføre bestilling i tråd med tidligere vedtak, med en ramme for Skauns del på 107 timer, der det forutsettes at 13 timer tas fra rammen i 2015, og øvrige 94 fra rammen for Leveringsfrist settes i tråd med revisjonens forslag til

17 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: Selskapskontroll/forvaltningsrevisjon av HAMOS forvaltning IKS Denne prosjektplanen danner grunnlaget for Revisjon Midt-Norges arbeid med Selskapskontroll/forvaltningsrevisjon av HAMOS forvaltning IKS. 1. BAKGRUNN Kontrollutvalget i Hemne bestilte i sak 13/15 1 selskapskontroll av HAMOS IKS. I protokollen fra saken framgår følgende vedtak: Kontrollutvalget ber om at sekretariatet går i dialog med Revisjon Midt-Norge om en prosjektskisse basert på de innspill gitt i møtet, og presentere et forslag med ressursramme til de samarbeidende kontrollutvalgene. Kontrollutvalget ber om at det tas sikte på oppstart av prosjektet tidlig på høsten 2015, med levering i løpet av første halvår Kontrollutvalget i Hemne kommune har tidligere vedtatt bestilling av selskapskontroll av HAMOS forvaltning IKS. I etterkant av dette har Kontrollutvalgssekretariatet, på vegne av kontrollutvalget, sendt henvendelser til kontrollutvalgene i øvrige eierkommuner. Følgende har gitt tilbakemeldinger om deltakelse: Agdenes, Frøya, Hitra, Meldal, Rennebu, Skaun og Snillfjord. I bestillingssaken av selskapskontroll vises det til følgende områder som kontrollutvalget ønsker berørt av undersøkelsen. Dette gjelder: Kommunenes eierstrategier for oppfølging av selskapet, samt møter i eierorgan og valg av styre er aktuelle temaer. Skille mellom monopolvirksomhet og konkurranseutsatt virksomhet gjennom at reglene for selvkost følges for husholdningsavfall. I dette ligger også konsekvenser ved at noen har hytterenovasjon og andre ikke. Om utbytte fra kommersiell virksomheten kommer primærvirksomheten og eierne og innbyggerne til gode er også tema. 1 I brev av fra kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. side 1 av 8

18 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: Det delegeres offentlig myndighet til selskapet knyttet til å kreve inn gebyr, hvor delegeringen av myndighet er ett spørsmål. Videre er det spørsmål knyttet til konsekvenser av hytterenovasjon og avstand til tømmeruter er i samsvar med krav til selvkost og likebehandling og utøving av offentlig myndighet blant innbyggerne. Det er også et spørsmål om gebyrnivået holdes lavt, gjennom praktisering av selvkost for husholdningsavfall, noe som handler om selskapet drives kostnadseffektivt. 1.1 ORGANISERING OG EIERSKAP HAMOS FORVALTNING IKS Selskapet er et interkommunalt selskap som driver med renovasjon overfor husholdninger og næringsliv i kommunene Hemne, Agdenes, Meldal, Orkdal, Snillfjord, Skaun, Hitra, Frøya, Rindal, Rennebu og Surnadal. Selskapet ble etablert i 1995 med de fem første kommunene som eiere i derav navnet. De øvrige kommunene har tilknyttet seg selskapet i årene etter. Disse er også eiere av selskapet. Hver eierkommune er representert i representantskapet som er selskapets øverste organ. Representantskapets ledes av ordfører i Hitra kommune, Ole L. Haugen. 1.1 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SELSKAPET Daglig leder i HAMOS er Trygve Berdal. I tillegg er det en felles stabsfunksjon i selskapet samt en driftsavdeling. Totalt er det 29 ansatte i selskapet. Selskapets administrative organisering har vært uendret de siste årene og ivaretas av daglig leder, med driftsleder som stedfortreder. Kontorleder, regnskapsleder og kommunikasjonsleder inngår også i selskapets ledergruppe. "Selskapets formål er på vegne av eierkommunene og i henhold til delegasjon å utføre den forvaltningsmyndighet og de oppgaver som eierkommuner har i tilknytning til innsamling, transport og behandling og omsetning av avfall/slam og alt som naturlig hører med til dette i eierkommunene, samt delta i eller etablere andre selskaper til utøvelse av virksomheten innenfor denne formålsangivelse. Selskapet kan også utføre forvaltningsoppgaver for eierkommune på andre områder. I tillegg til dette formålet skal selskapet søke å redusere avfallsmengdene, utnytte ressursene i avfallet og behandle avfallet på en måte som fullt ut tilfredsstiller miljømessige krav som myndighetene stiller." 1.2 SELSKAPETS EIERINTERESSER I ANDRE SELSKAP: Selskapet har eierandeler i flere selskaper og har tre heleide datterselskaper: Retura Sør-Trøndelag AS, Kystmiljø AS og Betalingspartner AS. I tillegg har selskapet en relativt stor eierpost i Meldal miljøanlegg side 2 av 8

19 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: AS (34%), samt noen mindre eierposter i Miljøpartnerne AS (12,58%) og Ecopro AS (3,07%). Kystmiljø AS har noen eiendommer som er registrert på selskapet, for øvrig med liten aktivitet. HAMOS eier 100 % av aksjene. HAMOS forvaltning IKS er i hovedsak et forvaltningsselskap, men har i tillegg drift av gjenbruks- og miljøstasjoner i eierkommunene og innsamling av avfall på Hitra og Frøya. Øvrige deler av innsamlingen utføres etter konkurranse/anbud. Det er i hovedsak datterselskapet Retura Sør-Trøndelag AS som driver dette. Fra valgte HAMOS forvaltning IKS å utføre en større del av tjenesteproduksjonen i egenregi. Det gjelder særlig oppgavene knyttet til drift av selskapets mottaksanlegg og betjening av publikum. I tillegg ble hele virksomheten på Hitra og Frøya besluttet driftet i egenregi på grunn av manglende lokal konkurranse. Som følge av disse endringene ble antall ansatte mer enn fordoblet i selskapet. Selskapet er sentralt med i omstruktureringer innenfor bransjen i Midt-Norge og har mange eierandeler i beslektede selskaper. Disse aksjene/andelene eies av strategiske hensyn og ikke av finansielle hensyn. Selskapets inkasso-/innfordringsvirksomhet utføres av Betalingspartner AS, som er heleid datterskap i HAMOS-konsernet. HAMOS har i flere år kjøpt tjenester fra Retura Sør-Trøndelag AS til innsamling av avfall både fra husholdninger og næringsliv, der HAMOS Forvaltning IKS kun har vært et forvaltningsselskap, som i tillegg driver gjenbruksstasjoner flere steder i deltakerkommunene. side 3 av 8

20 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga 2. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: I bestillingen fra kontrollutvalget er det lagt til rette for at Revisjon Midt-Norge skal gjennomføre en selskapskontroll som inneholder både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon på utvalgte områder av selskapets drift. På denne bakgrunn vil følgende problemstillinger bli lagt til grunn i revisjonen: 2.1 PROBLEMSTILLING 1. Er eierstyring og selskapsledelse i HAMOS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? I denne problemstillingen vil vi se om: o Eierkommunene utøver sitt eierskap gjennom representantskapet, følgende følges opp: o Deltakelse (fra eiere) i eiermøter o Eiermøtet vedtar i april: (årsregnskap/beretning, godtgjørelser-revisor, valg) o Eiermøtet vedtar i november: (budsjett og økonomiplan, forslag til avfallsgebyrer kommunene) o Eierkommunene (deltar i undersøkelsen) vedtar egne eierstrategier for HAMOS IKS o Eierkommunene gis en tilbakemelding om utviklingen av selskapet o Styrets virksomhet er etablert i samsvar med gitte føringer og anbefalinger o Eierne bør sørge for et kompetent styre med komplementær kompetanse. o Valg til styre bør skje ved bruk av valgkomite. Bruk av valgkomite bør vedtektsfestes. o Det bør etableres faste kriterier for valg til styre. o Styret bør foreta årlig egenevaluering av kompetanse og eget arbeid, og eierne bør etterspørre dette. o Det skal være kjønnsbalanse i styret. o Eier bør påse at det utarbeides etiske retningslinjer for driften av selskapet. 2. Sikrer HAMOS et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? o Egne selvkostregnskap for innsamling av husholdningsavfall, fritid, slam og næring - hindrer kryss subsidiering o Utvikling av Inntekter, utgifter, selvkostfond utlignes over en femårs periode side 4 av 8

21 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: o o Hvem betaler hytterenovasjon av eierkommuner og hvilke effekter/krav er det knyttet til dette o Utvikling av gebyr for husholdningsavfall sammenlignet med andre (KOSTRA) Sammenligne renovasjonsgebyret med tilsvarende selskaper Kostnadsstyringstiltak i selskapet Gebyrstruktur (differensiering) - husholdning, slam og fritid Tømmerutiner for likebehandling av innbyggere i kommunene Overskudd av næringsdelen bidrar til selskapets primærvirksomhet og kommer eiere og innbyggere til gode 3. Er det organisatorisk skille av ledende roller i konsernet HAMOS IKS i samsvar med anbefalinger? o Beskriv selskapsstruktur med tilhørende administrativ ledelse og styresammensetning (selskaper 100 % eid av HAMOS) o Er styresammensetningen i konsernet i samsvar med KS anbefalinger om styresammensetning i konsernmodell og konkurransetilsynets anbefalinger etter konkurranseloven knyttet til offentlige anskaffelser og habilitetsproblematikk ved kjøp mellom heleide selskaper i konsernet. 4. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? o Selskapsavtalen med forskrift er vedtatt av deltagende kommuner o Retten til å kreve inn gebyrer fra innbyggerne er delegert til selskapet o Inkasso av gebyr er panteretten delegert til selskapet o Enkeltvis eller samlet/generelt delegasjonsvedtak i kommunene o Etablert praktisering og likebehandling av innbyggerne ved innkreving av gebyr? 2.2 AVGRENSNING Som problemstillingene skisserer, vil vi fokusere på utvalgte deler av den virksomhet HAMOS driver. Foruten den delen som omhandler selskapet, vil vi også være opptatt av eierperspektivet i datainnhentingen. Kostnadseffektiv drift vil besvares gjennom å se på utviklingen i gebyrer over tid samt å belyse side 5 av 8

22 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: hvordan inntekter og utgifter og selvkostfond har utviklet seg, samt å se om gebyrnivået er sammenlignet med tilsvarende selskaper. Dette for å undersøke om det foreligger selvstendige regnskaper for de ulike selvkostområdene som hindrer kryssubsidiering. Vi gjennomfører ikke kostnads- og nytteanalyser for renovasjonstjenester i HAMOS. Finansiell revisor bekrefter årlig gjennom selskapets revisjonsberetning at selvkostberegningene samsvarer og praktiseres med gitte føringer. Dette medfører at vi ikke vil se om selvkostberegningene samsvarer med retningslinjene i undersøkelsen. Vi vil informere om regelverket for selvkost og hvilke krav som selskapet må ivareta for å sikre selvkost knyttet til renovasjonstjenester og hindre kryssubsidering. Vi vil ikke undersøke om selskapet følger lov og forskrift om anskaffelser i denne undersøkelsen, selv om lov om offentlig anskaffelser vil være et tema i problemstilling nr REVISJONSKRITERIER Ift problemstilling nr 1: Selskapslovgivningen (her: IKS loven) og KS anbefalinger for eierskap gir visse føringer for hvordan eierskap skal utøves, og i forhold til hvilke roller de ulike organ skal spille. I tillegg vil selskapsavtalen for HAMOS forvaltning IKS gi føringer for undersøkelsen. Videre har eierkommunene vedtatt en egen forskrift for de deltakende kommuner i HAMOS: Forskrift om husholdningsavfall, Hemne, Agdenes, Meldal, Orkdal, Snillfjord, Skaun, Rindal, Hitra, Frøya, Rennebu og Surnadal kommune (FOR ), som regulerer virksomheten. Ift problemstilling nr 2: Forurensningsloven 30 fastsetter at innsamling av husholdningsavfall er tillagt kommunen, mens det er åpen konkurranse om næringsavfall. Som følge av dette er det krav om monopolvirksomheten (husholdningsavfall) skal drives etter selvkost. Miljødirektoratet har utgitt en veileder om Beregning av kommunale avfallsgebyr, som utfyller KRDs Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Ift problemstilling nr 3: Konkurranseloven har regler om tilrettelegging av reell konkurranse, herunder diverse påpekninger etc. fra Konkurransetilsynet. Konkurransetilsynet har gitt anbefaling om et reelt skille mellom styrene og ledelsen i selskaper som utøver tjenester i konkurranseutsatt og monopolvirksomhet innen avfallsbransjen. side 6 av 8

23 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Ift problemstilling nr 4: Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: Selskapsavtalen og eierkommunenes forskrift 16 vil danne grunnlaget for retten til innkreving av renovasjonsgebyr, sammen med evt. delegeringsvedtak i de enkelte kommunestyrer, jf panteloven 6-1 nr 2 a), jf forurensningsloven METODE Intervju, datainnhenting og dokumentgjennomgang o Innhenting av data fra deltakende kommuner i HAMOS o Intervju med utvalg fra representantskapet, styret og ledelsen av selskapet og øvrige konsernselskaper o Dokumentgjennomgang av protokoller fra møter i representantskap og styre og selskapets selvkostregnskap. o Gjennomgang av KOSTRA tall for å sammenligne renovasjonstjenesten i HAMOS med tilsvarende tjenester i andre kommuner og tilsvarende selskaper o Hente ut tall for selvkostregnskapet for å vise utvikling av kostnader og inntekter i selskapet samt økninger i disse og utvikling av selvkostfond. side 7 av 8

24 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga 5. ORGANISERING AV PROSJEKTET Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: Oppdragsansvarlig for denne selskapskontrollen er Arve Gausen og prosjektmedarbeider er Gard S. G. Lyng. Styringsgruppe er Inge Storås og Espen Langseth. Undersøkelsen gjennomføres til 450 timer, hvorav 236 timer i 2015 og 214 timer i Dette inkluderer en presentasjon av resultatene for undersøkelsen i et felles møte til kontrollutvalgene og en presentasjon i hvert kommunestyre for de deltakende kommuner. For hver kommune er følgende timetall beregnet ut fra eierprosent i HAMOS: Kommune Eierprosent Timer Agdenes 3,5 26 Frøya 9,0 68 Hitra 9,1 68 Meldal 8,1 61 Rennebu 5,3 40 Skaun 14,3 107 Snillfjord 2,0 15 Hemne 8,7 65 sum 60,0 450 Endelig rapport oversendes kontrollutvalgets sekretariat side 8 av 8

25 Bestilling av forvaltningsrevisjon - kommunale tjenester i Nav Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /15 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode TI - &58, FE Arkivsaknr 15/102-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon med fokus på kommunale tjenester i Nav, med en ramme på 350 timer, der 262 timer tas av budsjettet for 2015, og resterende for Leveringsfrist settes til 15. april Saksutredning Kommunestyret vedtok i sak 23/15 plan for forvaltningsrevisjon , med følgende prioriterte prosjekter: 1. Kommunale tjenester i Nav 2. Byggesaksbehandling og oppfølging 3. Institusjonsbaserte helsetjenester På bakgrunn av dette legger sekretariatet derfor fram sak om bestilling av forvaltningsrevisjon med fokus på kommunale tjenester i Nav. Om Nav Skaun Nav-kontoret i Skaun, er i tråd med Nav-reformen et felles kontor for sosialtjenesten i Skaun kommune og statlige Nav-tjenester. De kommunale tjenestene som ligger til kontoret er ifølge kommunens hjemmesider: Opplysning, råd og veiledning med tanke på å løse eller forebygge sosiale problemer Økonomisk bistand Gjeldsrådgivning - råd og veiledning i forhold til å bli økonomisk selvhjulpen Rusoppfølgning/forebyggende/ettervern og prosjektarbeid Bostøtte og tilskudd gjennom Husbanken Kommunale boliger - deltakelse ved tildeling av bolig generelt. Individuell plan/deltakelse i ansvarsgrupper I følge budsjett for 2015 består Nav Skaun av 3,75 kommunale årsverk og 4,8 statlige årsverk. I følge KOSTRA-tall er den kommunale bemanningen betydelig lavere enn sammenlignbare kommuner og landsgjennomsnittet. Kommunen har også en forholdsvis lav andel sosialhjelpsmottakere, noe som kan ha en sammenheng. I etterkant av Nav-reformen ble det rapportert om betydelige utfordringer ved Nav Skaun, og stort gjennomtrekk blant de kommunalt ansatte. I arbeidet med overordnet analyse i starten av valgperioden ble det også fra flere politikere uttrykt usikkerhet rundt hvorvidt kommunen hadde et godt Nav-tilbud. At tjenesten har vært igjennom en omfattende reform, og at det er en tjeneste i skjæringspunktet mellom stat og kommune, med en annen organisering enn kommunens øvrige tilbud

26 er i seg selv en risikofaktor. Ut fra kommunens styringsdokumenter later situasjonen til å være mer stabil enn den var for noen år siden, men det er likevel en viktig tjeneste for kommunens innbyggere, og en tjeneste som ikke tidligere har vært gjenstand for forvaltningsrevisjon. Vi ser også av KOSTRA-tall at antall ansatte i tjenesten er lavt sammenlignet med kommunegruppe, fylket og landet for øvrig. Vi er nå også inne i en periode med økende arbeidsledighet, noe som kan føre til at behovene på området blir større. Når også politikerne som deltok i planprosessen ga uttrykk for en usikkerhet rundt Nav-tilbudet mener sekretariatet dette godt grunnlag for en undersøkelse innenfor området. Mulige innfallsvinkler på prosjektet Nav-reformen ble vedtatt av Stortinget i 2005, og inkluderte at oppgavene til de statlige Trygdeetaten og Aetat ble slått sammen til Nav, og det ble pålagt å opprette felles kontor med de kommunale sosialtjenestene. I dette kontoret er kommunene som et minimum pålagt å legge tjenester innenfor økonomisk sosialhjelp, økonomisk rådgivning, individuelle planer, kvalifiseringsprogrammet og midlertidig bolig. De overordnede målene med reformen var: Flere i arbeid og aktivitet, færre på stønad. Enklere for brukerne og tilpasset brukernes behov En helhetlig og effektiv arbeids- og velferdsforvaltning Disse målsettingene kan tjene som et overordnet utgangspunkt for en forvaltningsrevisjonsrapport. Rapporter fra andre kommuner kan gi nyttige synspunkter. Fra Norges kommunerevisorforbund forvaltningsrevisjonsregister finner vi blant annet følgende fire prosjekter: I Meldal og Tydal gjennomførte RMN forvaltningsrevisjonsprosjekter med sosialtjenesten i 2007 og Av nyere forvaltningsrevisjon ble det gjennomført forvaltningsrevisjon i Rygge og Karasjok kommuner i 2013, som det kan være aktuelt å se på. Revisjonsprosjektene i Meldal og Tydal hadde fokus på overholdelse av krav i daværende sosialtjenesteloven (nå erstattet av helse- og omsorgstjenesteloven), deriblant krav til internkontroll, utføring av lovpålagte tjenester, responstid og brukermedvirkning. Prosjektet i Karasjok hadde fokus på om samordningen mellom den kommunale sosialtjenesten og de statlige Nav-tjenestene i tillegg til utviklingen i bruken av økonomisk sosialhjelp. Prosjektet i Rygge hadde fokus på hvorvidt Nav møter brukerne tidlig med rådgivning og veiledning, samt hvorvidt samarbeidet mellom de kommunale tjenestene i Nav og andre fungerte for å få flere brukere i arbeid og færre over på stønad. I prosessen med plan for forvaltningsrevisjon ble særlig arbeid knyttet til rusmisbrukere trukket fram som et område enkelte av politikerne ønsket mer informasjon om, og noe som eventuelt kunne inkluderes i et prosjekt om Nav. Med bakgrunn i den usikkerheten og de utskiftningene som har vært i tjenesten i etterkant av Nav-reformen kan det være gode grunner for å særlig se nærmere på om de kommunale tjenestene som er forutsatt blir levert på en god måte. Om krav

27 til internkontroll ivaretas og om enheten har riktig kompetanse kan være viktige elementer i dette. Det kan også være relevant å se på om samarbeidet mellom den kommunale og statlige tjenesten fungerer etter hensikten. Ut fra de innspill som har kommet kan det være aktuelt å se på tilbudet angående rusoppfølging spesielt. Dersom kontrollutvalget ønsker at det ses mer grundig på dette området i tillegg til en generell gjennomgang av alle kommunale Nav-tjenester, så må det antagelig legges ytterligere ressurser i prosjektet. Ressurser I henhold til avtale med Revisjon Midt-Norge disponerer kontrollutvalget 275 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Det er ikke gjennomført forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll tidligere i år. Til selskapskontroll med Hamos er det foreslått å sette av 13 timer fra årets ramme. Gjenstående ramme på 262 timer kan derfor settes av til dette prosjektet. I tillegg vil det antagelig være behov for å fortsette prosjektet ut i 2016 og benytte av rammen også for dette året. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer utvalget til å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt om kommunale tjenester i Nav. Sekretariatet vil anbefale at det legges vekt på fokus på levering av kommunale tjenester, internkontroll, kompetanse og kapasitet samt samarbeidet mellom stat og kommune.

28 Budsjett for kontrollutvalget 2016 og økonomiplan Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /15 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 15/97-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Forslag til budsjett 2016, med en total ramme på kr ,00 og økonomiplan vedtas. Forslaget skal følge formannskapets innstilling til budsjett til kommunestyret. Vedlegg Forslag til budsjett 2016 og økonomiplan Saksutredning I henhold til bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg 18 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. I forslaget til budsjett er utgifter stort sett holdt på nivå med budsjett for 2015, med oppdaterte tall i tråd med vedtatte budsjett og økonomiplaner for revisjon og sekretariat. For utgifter til drift kontrollutvalg er det i økonomiplanen tatt utgangspunkt i et påslag på 2,5 % årlig for å ta høyde for forventet økte godtgjøringer. Kontrollutvalgene har de siste årene hatt et underforbruk, stort sett grunnet lavt forbruk på kurs og konferanser. Det synes lite hensiktsmessig å redusere dette rett etter valget, da det nye kontrollutvalget kan ha større behov for kompetanseheving. Godtgjøringer Utgifter til godtgjøringer foreslås justert i tråd med satsene som er vedtatt i kommunens reglement for godtgjøring til folkevalgte. Leder får 2,5 promille av ordførers lønn i godtgjøring per møte. Øvrige medlemmer får 1,75 promille av ordførers lønn per møte. Ordførers lønn er 85 % av stortingsrepresentantenes godtgjøring. Med utgangspunkt i 6 møter årlig gir dette følgende regnestykke: Stortingsrepresentantenes godtgjøring: kr ,00 Ordførers godtgjøring - 85 % av kr ,35 stortingsrep: Godgjøring leder - 2,5 av ordf.: kr 1 881,67 Godtgjøring medl. - 1,75 av ordf.: kr 1 317,17 Godtgjøring per møte: kr 7 150,34 Sum Godgjøringer per år: kr ,04 I budsjett for 2015 er det feilaktig budsjettert med en ekstra post for lønn på kr Dette skyldes en periodiseringsfeil i regnskapet, og den er ikke tatt med i

29 budsjett for Kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester I henhold til selskapsavtalen for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS betaler kommunen honorar i tråd med vedtatte retningslinjer i representantskapet. For 2016 er det vedtatt en økning 2,5 %. I økonomiplanperioden er det lagt inn en årlig økning 3 %. I henhold til tilsvarende avtale for Revisjon Midt-Norge IKS fastsettes rammene for honorar også der i representantskapet. Budsjett og økonomiplan er basert på vedtatte tall i økonomiplan , da det enda ikke er vedtatt budsjett for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår følgende økonomiplan for , samt detaljbudsjett i følge vedlegg: Egen virksomhet , , , ,00 Honorar Revisjon , , , ,00 Honorar , , , ,00 Sekretariat Totalt , , , ,00

30 Budsjettforslag kontrollutvalget Konto Tekst Regnskap 14 Budsj 15 Budsj Lønn innkl. Feriepenger kr , Møtegodtgjørelse kr ,00 kr ,00 kr , Tapt arbeidsfortjeneste kr - kr ,00 kr , Arbeidsgiveravgift kr 3 856,00 kr 8 000,00 kr 9 000, Arbeidsgiveravgift lønn kr - kr 3 000, Abonnement kr 2 000,00 kr 2 000,00 kr 2 000, Bevertning kr 2 972,00 kr 2 000,00 kr 3 000, Opplæring/kurs kr ,00 kr ,00 kr , Km.godtgjørelse/diett kr 2 201,00 kr 7 000,00 kr 7 000, Reiseutgifter kr 4 943,00 kr 9 000,00 kr 9 000, Kontingenter kr 3 900,00 kr 4 000,00 kr 4 200,00 Sum egen virksomhet kr ,00 kr ,00 kr , Honorar Revisjon kr ,00 kr ,00 kr , Honorar Sekretariat kr ,00 kr ,00 kr ,00 Sum kjøp tjenester kr ,00 kr ,00 kr ,00 Totalt kr ,00 kr ,00 kr ,00 Økonomiplan Egen virksomhet Honorar Revisjon Honorar Sekretariat Totalt kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00

31 Rapport om kontrollutvalgets virksomhet i perioden Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /15 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 12/73-11 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar rapport fra kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden , og oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling: "Rapporten tas til orientering." Kontrollutvalget ber rådmannen om å videreformidle rapportens anbefaling om valg av varaliste til kontrollutvalget til nytt kommunestyre før valg av kontrollutvalg. Vedlegg Rapport om virksomhet i valgperioden Vedtaksoppfølging FR og SK Saksutredning Kontrollutvalget skal rapportere til kommunestyret om sin virksomhet. For forvaltingsrevisjons- og selskapskontrollprosjekter gjøres dette fortløpende. I tillegg leverer kontrollutvalget en årlig årsmelding. Denne rapporten er en oppsummering av arbeidet i valgperioden, med utvalgets egne erfaringer og anbefalinger for fremtidig virksomhet. Rapporten er ment både til informasjon til kommunestyret og som et verktøy for det nye kontrollutvalget etter valget. Rapporten er basert på diskusjoner i kontrollutvalget og et utkast utarbeidet av sekretariatet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å vedta rapporten og oversende den til kommunestyret.

32 Kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden Skaun kommune August 2015

33 1 Om kontrollutvalget 1.1 Formål Kontrollutvalget er et lovpålagt organ etter kommuneloven 77. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Kontrollutvalget skal bidra til at kommunen ivaretar sine oppgaver overfor sine innbyggere på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse. Utvalget utfører kontroll på vegne av kommunestyret, og skal påse at kommunen leverer sine tjenester på effektivt og målrettet i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyrets vedtak. Utvalget fører kontroll med den virksomhet som er underlagt kommunestyret, deriblant virksomheten til rådmannen og øvrige politiske utvalg, men skal primært ikke kontrollere kommunestyret selv, eller hensiktsmessigheten av politiske vedtak. 1.2 Sammensetning Kontrollutvalget i Skaun har i perioden bestått av 5 medlemmer med listevise varamedlemmer. Disse har vært medlemmer, og varamedlemmer av utvalget: Eva Overholt (Bl) Leder Eivind Stende (Ap) Nestleder Ingrid M. Tørhaug-Skagseth (Ap) Medlem Oddrun Husby (Sp) Medlem Jan M. Leinum (H) Medlem Øyvind Høyland Arne Morten Johnsen Halgeir Belsås Kristin Riaunet Ivar Røstum Hege A. Harbak Simon Willmann Rolf Bratlie Even Lefstad 1. vara Sp, FrP, KrF, SV, Bl 2. vara Sp, FrP, KrF, SV, Bl 3. vara Sp, FrP, KrF, SV, Bl 4. vara Sp, FrP, KrF, SV, Bl 1. vara Ap 2. vara Ap 3. vara Ap 1. vara H 2. vara H Kommuneloven regulerer at minst ett medlem av utvalget skal være medlem av kommunstyret. Eva Overholt og Ingrid M. Tørhaug-Skagseth har ivaretatt denne funksjonen. Utvalget har bestått av 2 menn og 3 kvinner. Lovkrav om likestilling mellom kjønnene har dermed vært ivaretatt. Utvalget legger vekt på å opptre partipolitisk nøytralt, og ikke være en arena for omkamp om saker. Det er vanlig praksis i mange kommuner at leder av kontrollutvalget kommer fra det som anses for å være opposisjonen i kommunestyret, men utvalget ser det som uproblematisk at det ikke er tilfelle i Skaun. Utvalget ser klare fordeler ved å utpeke det ved avtalevalg med felles varaliste i rekkefølge. Dette vil kunne styrke kontinuiteten i arbeidet ved at samme varamedlem møter hver gang det er forfall. 2

34 1.3 Ressurser Sekretariat Kontrollutvalgsforskriften 20 regulerer at "Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller kontrollutvalgets behov." For kontrollutvalget i Skaun ivaretas dette gjennom det interkommunale selskapet Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek), som er et samarbeid mellom Sør-Trøndelag fylkeskommune og 14 kommuner i fylket. Sekretariatet utfører sitt arbeid på vegne av kontrollutvalget. Dette inkluderer utarbeidelse av saksfremstillinger og innstilling i saker, praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, gjennomføring av overordnet analyse og utarbeidelse av forslag til planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og oppfølging av kontrollutvalgets vedtak. I det løpende arbeidet fungerer sekretariatet som bindeledd mellom kontrollutvalget og revisjonen. Utvalget er fornøyd med den jobben sekretariatet gjør, og form og innhold på de sakene som legges frem Revisjon Kommunen skal ha en revisjonsordning tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behovet for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. Skaun kommune er deltaker i det interkommunale selskapet Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er et samarbeid mellom fylkeskommunen og de samme kommunene som er deltakere i sekretariatsselskapet. Selskapet utfører forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og regnskapsrevisjon for kommunen. Årlig revisjonshonorar fastsettes av representantskapet i selskapet, der kommunen er representert. Ressurser i form av budsjetterte timer fordeles til på oppdragsgiverne gjennom en årlig avtale mellom revisjonsselskapet og det enkelte kontrollutvalg. Utvalget mener kommunen har en god og betryggende revisjonsordning Økonomiske rammer Kontrollutvalget utarbeider i tråd med kommuneloven et årlig budsjettforslag for sin virksomhet, inkludert kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester. Forslaget skal ligge ved formannskapets innstilling til kommunens budsjett for kommende år. Den samlede budsjettrammen for kontrollutvalget var i 2015 på kr , derav kr til revisjonstjenester og kr til sekretariatstjenester. Øvrige utgifter inkluderer møtegodtgjørelser i tråd med kommunens godtgjøringsreglement for politiske utvalg samt kurs og opplæring for kontrollutvalgets medlemmer. Utvalget mener det har tilstrekkelige økonomiske rammer til å ivareta virksomheten. Det har i alle år i perioden vært underforbruk på budsjettet, særlig knyttet til deltakelse på kurs og konferanser, men utvalget vurderer det likevel som riktig å avsette tilstrekkelige ressurser til dette dersom behovet skulle oppleves som større med nytt utvalg. 3

35 2 Kontrollutvalgets virksomhet Utvalgets ansvar og oppgaver kan oppsummeres slik: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på at betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 2.1 Arbeidsform Kontrollutvalget avholder vanligvis 6 ordinære møter hvert år. Sekretariatet står på vegne av utvalgets leder for utarbeidelse av innkallinger, saksforberedelse og arrangering av møtene. De fleste møter avholdes på Skaun rådhus, men utvalget har også lagt vekt på å bli orientert om driften ved ulike enheter i kommunen, derav noen også med besøk hos enheten. Kontrollutvalget har i perioden hatt besøk ved Skaun ungdomsskole, Buvik skole, Hamos forvaltning IKS og Kapto AS. Ordfører har i møte- og talerett i kontrollutvalget, og har velger i utvalgte saker å benytte seg av denne. Rådmannen innkalles ved behov. Med bakgrunn i en endring av kommuneloven med virkning fra 1. juli 2013 har kontrollutvalget i det meste av perioden hatt sine møter for åpne dører, men har i svært begrenset grad opplevd at representanter for allmennheten eller media er til stede i møtene. Utvalget har som et uttalt premiss at det ikke skal være en arena for partipolitikk, men skal ivareta kontrollfunksjoner på vegne av hele kommunestyret og kommunens innbyggere. 2.2 Regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjonen utføres av Revisjon Midt-Norge, i tråd med lov, forskrifter og standarder for god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsstrategien fastsettes av revisor selv, og kontrollutvalget forelegges en revisjonsberetning etter regnskapsårets slutt. Kontrollutvalget avlegger på bakgrunn av revisjonsberetningen en uttalelse til kommunestyret angående regnskapet som forelegges formannskapet før dette innstiller i saken. Kontrollutvalget har i tillegg en eller flere orienteringer i 4

36 løpet av året om revisjonsarbeidet, og får oversendt nummererte brev fra revisor dersom det gjøres funn av særlig betydning. Utvalget har ikke mottatt slike brev i løpet av perioden og alle revisjonsberetninger har vært positive og uten forbehold. Kontrollutvalget er av den oppfatning at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende og god måte. Det inntrykket som er gitt gjennom regnskapsrevisjonen er at kommunen har videreført arbeidet med økonomistyring og regnskap fra foregående valgperiode, og fremstår i dag som en kommune med god økonomisk styring og internkontroll. 2.3 Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon defineres i kommunelovens 77 nr. 4 som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon gjennomføres av en revisor, i henhold til revisjonsforskriften og egen revisjonsstandard, på bakgrunn av en plan for forvaltningsrevisjon og bestilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgsforskriften pålegger også at plan for forvaltningsrevisjon skal være utarbeidet på bakgrunn av en overordnet analyse basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger av kommunens virksomhet. Dette gir kontrollutvalget en vesentlig mer aktiv rolle som bestiller i forvaltningsrevisjon enn i regnskapsrevisjon. Kontrollutvalget har en praksis med å legge fram toårige planer, mens overordnet analyse gjennomføres én gang i perioden. Utvalget har i perioden vært opptatt av å trekke inn det politiske miljøet i planprosessen for å sikre forankring av planene, men har opplevd varierende grad av oppslutning om dette. Forvaltningsrevisjonsprosjekter legges normalt frem for politisk behandling i form av en rapport fra revisjonen, som legges frem for kommunestyret av kontrollutvalget. Det har i perioden blitt behandlet tre slike rapporter innenfor følgende områder: KOSTRA-rapportering Barn og unge tidlig innsats Tiltak overfor barn og unge i en særlig utsatt situasjon Oversikt over disse prosjektene, og oppfølging av dem ligger i eget vedlegg til rapporten. Kontrollutvalget opplever at det har vært en utvikling i dialogen med revisjonen angående bestilling av prosjekter. Utvalget mener likevel det er rom for å styrke denne ytterligere. Særlig i den innledende fasen er det viktig at man tar seg tilstrekkelig tid og sørger for tydelig avklaring av muligheter og forventninger mellom revisjonen og kontrollutvalget. 2.4 Selskapskontroll Selskapskontroll er hjemlet i kommuneloven 77 nr. 5 som lyder "Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m." Kontrollutvalget har blant annet ubegrenset innsynsrett i alle selskaper som er heleid av kommunen eller i samarbeid med andre kommuner og fylkeskommuner. 5