KRAVSPESIFIKASJON DATABASESYSTEM FOR SØKNADSBEHANDLING, NORSK KULTURMINNEFOND

Transkript

1 KRAVSPESIFIKASJON DATABASESYSTEM FOR SØKNADSBEHANDLING, NORSK KULTURMINNEFOND

2 Innholdsfortegnelse: 1. Oversikt over Kulturminnefondets oppgaver Innledning Søknad om tilskudd Antall innkomne søknader og prognose for 2. søknadsrunde Tilsagn om tilskudd og prognoser for tildelinger og saksoppfølging Saksgang for Kulturminnefondet søknader og tildelinger Oversikt over eksisterende utstyr og systemer Generelle krav til løsningen Målsetting Offentlige myndighetskrav Systemarkitektur Plattform/Programvare/teknologi Tilgjengelighet Respons Kapasitet Feilhåndtering Idriftsettelse, opplæring Brukeropplevelse og grafisk design Administrasjonssystem Søkefunksjon Personifisering Foto- og tegningsarkiv Konvertering av dagens løsning Integrasjon til hjemmeside, andre system Hjelp og dokumentasjon Andre krav Testing Generelle krav til drift av systemet Oppetid Sikring av data (informasjon) Redundans Overvåking og ettersyn Garantitid og ytelser i garantitiden Vedlikehold, service og oppgraderinger Tredjepartssystemer og lisenser Roller i systemet Hva som skal legges inn i basen databasefelt Søknadsregister Tilsagnsregister Rutiner og arbeidsflyt ved søknadsbehandlingen Søknadsregistrering og vurdering av søknader Søknadsskjema Søknadsskjema veiledning Standardbrev for mottatt søknad Standardbrev for avvisning av søknad Saksbehandlingsskjema Eksempel på saksbehandlingsskjema Rutiner og arbeidsflyt ved styrebehandlingen

3 6.2 Rutiner og arbeidsflyt ved styrebehandlingen Svar til søker Tilsagnsbrev Avslagsbrev Rutiner ved tilsagn og arbeidsflyt ved svar til søker Akseptskjema Godkjenning av aksept av vilkår Delutbetaling av tilskudd Sluttutbetaling av tilskudd Rapporter fra Kulturminnefondets egne befaringer Befaringsrapport Kulturminnefondet Tilskuddsmottakers rapporter Hva skal kunne hentes ut Opsjoner Foto og tegninger Kart og GAB-nummer

4 1. Oversikt over Kulturminnefondets oppgaver 1.1 Innledning Norsk Kulturminnefond (Kulturminnefondet) er et statlig organ som hører inn under Miljøverndepartementet. Fondet ble opprettet ved Stortingsvedtak 21. juni 2002, og vedtektene ble godkjent ved kongelig resolusjon av 7. mars Vedtektene revideres i 2008/2009. Kulturminnefondet er underlagt gjeldende lovverk for forvaltning av statlige fond. Kulturminnefondet er et tillegg til eksisterende statlige tilskuddsordninger, og et virkemiddel innen kulturminnefeltet for å utvikle fleksible samarbeidsformer mellom offentlig og privat kapital. Fondet skal bidra til å sikre at et mangfold av kulturminner og kulturmiljøer bevares og aktiviseres som grunnlag for opplevelse, kunnskap, utvikling og verdiskaping. Fondets grunnkapital er per i dag 1,2 milliarder kroner, og avkastning i 2009 er 47 millioner kroner. Avkastningen vil i 2010 være ca 53 millioner kroner. Tilskudd til kulturminnetiltak fordeles av fondets styre etter innstilling fra daglig leder/fondets faggruppe. Det er per i dag to søknadsfrister, 1. februar og 1. september. Fra søknadsfrist til beslutning i styret, som er tre måneder etter søknadsfrist, gjennomgår søknadene totrinns behandling. Tilskudd fra fondet skal aksepteres av tilskuddsmottaker innen gitt tidsfrist med øvre tidsramme for gjennomføring. Tilsagnets varighet er per i dag tilsagnsåret og de to påfølgende kalenderårene. Det gis normalt ikke utsettelse eller omdisponering av tilskudd. Ved eierskifte kan ikke tilskudd overføres til ny eier. Fondets administrasjon behandler innkomne del- og sluttrapporter i tråd med dennes regelverk for dette. Alle rapporter skal inneholde skriftlig redegjørelse for utført arbeid, fotodokumentasjon av dette, og regnskapsoversikt for periodens utgifter. Før sluttutbetaling skal prosjektene være godkjent når det gjelder regnskap og kulturminnefaglig innhold. Fondet har anledning til å trekke tilskudd helt eller delvis tilbake. Norsk Kulturminnefond har i dag et tradisjonelt dokument- og saksarkiv. I forbindelse med videreutvikling, vil det bli arbeidet for å etablere elektronisk saksbehandlingssystem. Det er derfor viktig at databasesystemet, som nå skal utvikles, kan integreres i dette. 1.2 Søknad om tilskudd Søknader om tilskudd til Kulturminnefondet fylles ut i standardskjemaer i pdf-format eller for hånd, og sendes sammen med en rekke vedlegg i forskjellige formater fra håndskrevne beskrivelser til tegninger, kostnadsberegninger, kart og elektroniske formater. Det er store forskjeller i søkergruppen fra de profesjonelle prosjekteierne til huseiere som vanligvis ikke skriver søknader. Fondet gir alle typer søkere lik behandling. Fra etableringen i 2003 har fondet arbeidet med å videreutvikle søknadsskjemaene med veiledning for utfylling av søknad. Siste gang skjemaet ble endret var til 12. runde som hadde søknadsfrist 1. februar Søknadsskjemaet kan være vanskelig å fylle ut for flere brukere, og fondet bruker mye tid til rådgiving. I løpet av 2009 vil det bli ansatt flere rådgivere, noe som fører til at den etablerte rådgivningskapasiteten per telefon vil bli bedret. 4

5 1.3 Antall innkomne søknader og prognose for 2. søknadsrunde 2009 Det har vært en jevn økning av antall søknader fra etableringen i Det er forventet at antallet søknader vil flate ut etter hvert, avhengig av eventuell økning av fondskapitalen. Det er også forventet at Kulturminneåret vil gi økt uttelling, og prognose for totalt antall søknader for 2. tildeling 2009 vil da være 500. Faktiske tall og prognose for 2009 er brukt som beregningsgrunnlag for 2010 og 2011, jfr Fig 2. Antall søknader pr søknadsrunde - prognose for 13. søknadsrunde Prognose Søknadsrunder (2003) (2004) (2004) (2005) (2005) (2006) (2006) (2007) (2007) (2007) (2008) (2008) (2009) (2009) b SUM Fig 1: Tabellen viser innkomne søknader og prognose for 13. søknadsrunde (høsten 2009). Antall søknader og år Antall Fig 2: Grafen viser søknadsutvikling t.o.m. 17. søknadsrunde. Økningen i prosent er beregnet med grunnlag i økning fra 10 runde til 12. runde. Det er forventet at søknadsantallet vil flate ut, men prognosen viser at søknadsantallet vil stige i enda noen tid. 1.4 Tilsagn om tilskudd og prognoser for tildelinger og saksoppfølging I perioden har det vært gjennomført 11 søknadsrunder med til sammen 2253 innkomne søknader, jfr. fig av disse har blitt behandlet av faggruppen/styret og 533 har blitt innvilget tilskudd. Innvilgede søknader får fra 2-4 delutbetalinger. Det er åpnet for at fondet kan øke antall delutbetalinger, noe som kan være aktuelt ved særlig store tilsagn. Det har, med bistand fra SSØ i Drammen, blitt utarbeidet Risiko- og sårbarhetsanalyse for Kulturminnefondet. Analysen påpeker stor risiko, særlig i forbindelse med punching av søknader og oppfølging av gitte tilskudd. Det er svært mange arbeidsoperasjoner som skal utføres i et arbeid som omfatter bruk av betydelige offentlige midler. Tilskuddene utbetales ved oppstart av prosjektene og etterskuddsvis etter bestemte rutiner, avhengig av tilskuddets størrelse. For å kunne håndtere denne 5

6 store saksmengden med svært mange posteringer, betinger dette arbeidsrutiner og systemer som ivaretar sikkerhet i tillegg til forsvarlig saksbehandling. Antall søknader har de første 5 virkeår vært sterkt økende. I 2007 innkom 565 søknader og 167 nye tilsagn ble gitt. I dag har fondet ca 400 løpende byggesaker. Tabellene under redegjør for utviklingen i antall søknader, tilsagn og løpende byggesaker, jfr. fig. 4. Faktisk tall Prognose År Ant tildelinger Fig 3: Tabellen viser antall innkomne søknader t.o.m med estimater for årene Økningen er beregnet med grunnlag i økning i antall søknader de 5 første virkeår. For 2009: 15 % og for årene 2010 til 3013: 10 %. Økning i tildelte midler er beregnet med utgangspunkt i at gjennomsnittlig tildelingssum er ca kr per prosjekt. Ferdigstilte Faktisk Prognose År Juli 2008 Juli Antall løpende prosjekter Fig 4: Tabellen viser antall løpende prosjekter i 2008 og prognose for årene Antall løpende prosjekter vil, i årene 2011 til 2013, etter hvert ligge på ca 550 løpende prosjekter per år pga at prosjektperioden er innskrenket fra tidligere maksimalt 6 år til nå 2 ½ år. Hvis løpetiden for prosjektene økes, vil antall løpende prosjekter akkumuleres. 1.5 Saksgang for Kulturminnefondet søknader og tildelinger Med to søknadsrunder per år og tre måneders saksbehandlingstid fra søknadsfrist til vedtak i fondets styre, settes det svært strenge krav til rutiner. Det utarbeides arbeidsplaner med tidsfrister for alle arbeidsoperasjoner ved søknadsfristenes utløp. Saksgang i korthet er følgende: Mottak av søknader med føring i brevjournal og tildeling av saksnummer før punching av alle opplysninger, herunder også andre opplysninger fra eget arkiv om søkeren. Det tas også kontakt med antikvariske myndigheter og Verdiskapingsprogrammet for avklaring av de søknadene som eventuelt vil falle innenfor prioriterte oppgaver eller særskilte oppdrag gitt av Miljøverndepartementet. Verdiskapingsprogrammet er et politisk initiert prosjekt og styres av Riksantikvaren. Kulturminnefondet bidrar med midler til konkrete tiltak på kulturminner innen programområdet. Saksbehandling gjøres på eget skjema med informasjon fra søknaden. I dag er åtte saksbehandlere opptatt med denne jobben. Tre av disse er eksterne rådgivere som leies inn til arbeidet. All saksbehandling gjøres fra Kulturminnefondets kontorer på Røros. Dette på grunn av at det er behov for å bruke fondets arkiver under saksbehandlingen. 1.6 Oversikt over eksisterende utstyr og systemer Linjekapasitet: Fiber 2Mbit Skjermoppløsning: 1024x768 piksler Administrasjonen bruker standard lapstops med Windows XP. 6

7 2. Generelle krav til løsningen 2.1 Målsetting Kulturminnefondet har, som et statlig fond, ansvar for sørge for at fondets avkastning blir anvendt i tråd med vedtekter, retningslinjer og vedtak i fondets styre. Videre har fondet ansvar for å holde oversikt over alle gitte tilsagn; kulturminnefaglig og økonomifaglig. Her er effektivitet ved søknads- og saksbehandling viktig når saksmengden er stor. Videre er sikkerhet vedrørende utbetalinger svært viktig. Gitte tilsagn har fra 2 til 4 utbetalinger per prosjekt, noe som fører til svært mange utbetalinger per år. Anmodning om utbetaling er tilskuddsmottakers ansvar, og erfaringer så langt viser at det særlig i desember at det innkommer mange anmodninger om utbetaling. Dagens situasjon for Kulturminnefondets saksbehandlere er tidkrevende. Registreringssystemer er basert på MS Excel og saksbehandlingsskjemaer i Word med kobling av informasjon fra MS Excel. Massekorrespondanse med søkere også ved kobling mot MS Excel. Ved endringer i for eksempel saksbehandlingsskjemaet, må informasjon i søknadsoversikten legges inn manuelt. Ved utarbeidelse av statistikker, som utarbeides med basis i søknadslister og tildelingslister, fører eventuelle endringer også til merarbeid. Felles for alt dette er at disse arbeidsoperasjonene er svært tidkrevende. Ved etablering av et databasesystem for søknadsbehandling og oppfølging av gitte tilsagn, forventer Kulturminnefondet at administrasjonen vil kunne utføre sitt arbeid på en smidigere, sikrere og mer effektiv måte. Flere saksbehandlere vil kunne jobbe i systemet samtidig, samarbeidet med andre aktører vil kunne bedres og fondets administrasjon vil enklere kunne levere etterspurte statistikker og oversikter. Databasesystemet skal være et være et verktøy for administrasjonen i behandlingen av søknader om tilskudd fra fondet, og dernest oppfølging av gitte tilskudd som utbetales over en periode på opp til tre år. Systemet må derfor ha søkefunksjoner. Når det gjelder brukertilgjengelighet, er det viktig at fondets ansatte har tilgang uavhengig av hvor de fysisk befinner seg og hvor mange som samtidig skal bruke databasesystemet. Av brukere med begrenset tilgang, er det i dag særlig Miljøverndepartementet, Riksantikvaren, fylkeskommunene og medarbeidere i det pågående Verdiskapingsprogrammet som er aktuelle. Det kan for øvrig i framtiden bli aktuelt at flere gis begrenset tilgang. Databasesystemet skal avgrenses mot tradisjonelle saksbehandlings- og arkivsystemer, men skal på sikt kunne integreres med slike systemer. Databasesystemet skal likeledes avgrenses mot tradisjonelle økonomisystemer. Det stilles ikke krav om at databasesystemet skal kunne integreres i Kulkturminnefondets økonomistyringssystem. Med databasesystem menes et dataprogram (applikasjon) som hjelper til med behandlingen av søknader og gitte tilskudd. Dataprogrammet legger inn data i databasen og styrer innholdet. 2.2 Offentlige myndighetskrav Databasesystemet skal bidra til at Norsk Kulturminnefond skal kunne overholde offentlige myndighetskrav. Norsk Kulturminnefond er et statlig organ som hører under Miljøverndepartementet. Kulturminnefondets virksomhet er regulert i Forskrift om vedtekter om Norsk Kulturminnefond av 27. juni 2003 og underlagt 7

8 forvaltningsloven og offentlighetsloven. Dette innebærer blant annet at vedtakene som fondet fatter skal begrunnes og er underlagt en begrenset klagerett, se forskriftens 11. Miljøverndepartementet har fastsatt retningslinjer for fondets virksomhet av 5. mai Disse finnes på Norsk Kulturminnefonds hjemmeside. Databasesystemet skal legge til rette for utvikling av et såkalt presedensregister som gjør det mulig å finne tidligere vedtak om tilsvarende saker. Denne funksjonaliteten skal gjøre det mulig å unngå at like saker behandles ulikt, noe som vil være i strid med forvaltningsretten. Norsk Kulturminnefonds økonomiforvaltning er regulert i Reglement for økonomistyring i staten vedtatt , og Bestemmelser om økonomistyring i staten av samme dato. Det er fastsatt en Hovedinstruks fra Miljøverndepartementet til virksomhetsledelsen i Norsk Kulturminnefond om økonomistyringen i Norsk Kulturminnefond, Miljøverndepartementet har pålagt Norsk Kulturminnefond å inngå avtale om økonomistyring med Senter for statlig økonomistyring (SSØ). Det er inngått slik avtale med SSØ Drammen av 18. desember Databasen vil inneholde personopplysninger og løsningen må derfor tilfredsstille de krav til informasjonssikkerhet som følger av personopplysningsloven, se Pkt 4. Databaseløsningen må inneholde lagringsmuligheter som gjør det mulig å tilfredsstille kravene til avlevering av offentlige arkiver til Riksarkivet, jfr. Lov 4. desember 1992 om arkiv. 2.3 Systemarkitektur Kulturminnefondet har ingen føringer på arkitekturen i systemet. 2.4 Plattform/Programvare/teknologi Kulturminnefondet har igjen føringer på bruk av teknologi og har ingen krav på bruk av plattform. Tilbyder skal begrunne valgt teknisk løsning. Kulturminnefondet benytter i dag MS Exchange som mailsystem. 2.5 Tilgjengelighet Løsningen skal være åpen 24 timer i døgnet 7 dager i uken året rundt. 2.6 Respons Leverandør bør garantere maksimum responstid på applikasjonen i servermiljøet. Maks responstid i systemet bør ikke være over 1-1,5 sekunder på vanlige forespørsler. Dette gjelder ikke eksport til andre formater som pdf, xls eller grafikkrevende opptegninger. F. eks grafiske fremstillinger eller kart. Datatransport er ikke inkludert. 2.7 Kapasitet Sannsynlighet for flere enn 100 samtidige bruker er lav, men bør systemet bør kunne ha en slik kapasitet. 8

9 2.8 Feilhåndtering Systemet må ha loggløsning som registrerer all bruk av systemet og som på den måten lettere dokumenterer og avdekker feil. 2.9 Idriftsettelse, opplæring Brukervennlighet settes i høysetet. Løsningen skal være enkel å forstå og bruke. Derfor bør ikke opplæringen ta lang tid. Opplæringstiden beskrives av leverandøren med tidspunkter Brukeropplevelse og grafisk design Løsningen skal vektlegge brukeropplevelse og være behagelig/lystfull å bruke. Det legges derfor stor vekt på layout, grafisk design, navigasjon og informasjonsarkitektur Administrasjonssystem Løsningen skal ha en administrasjonsløsning hvor superbruker kan legge til brukere i systemet og tildele rettigheter. Administrasjonen må også kunne fordele/tildele søknader til saksbehandlere Søkefunksjon Løsningen skal ha en søkefunksjon, slik at man raskt kan finne frem til sammenlignbare søknader. Søket kan bestå av både fritekstsøk og spesifiserte felt i databasen Personifisering Alle saksbehandlere skal ha egen startside. Dette for å synliggjøre aktuelle oppgaver. F. eks aktuelle varsler eller at man raskere skal komme frem saksbehandlers tildelte søknader/oppgaver eller siste behandlede søknader Foto- og tegningsarkiv Alle søknader skal dokumenteres med foto. I dag kommer søknadene med flere ulike fototyper. Alle foto som ikke er digitale skannes. Enkelte søknader kan innholde opp til 100 digitale bilder. Digitalt fotoarkiv skal være en opsjon i systemet og prises særskilt Konvertering av dagens løsning De fleste data ligger i dag i MS Excel. Disse dataene skal konverteres til ny løsning. Knyttet til søknadsbehandlingene finnes det ca 3000 MS Word-dokumenter som må også konverteres til det nye systemet. Tilbyder priser dette som egen modul Integrasjon til hjemmeside, andre system Tildelingslister skal integreres med dagens nettsider. Det samme gjelder statistikker og grafer i forhold til tildelinger. Dagens nettsider er utviklet med MS SQL og ASP. 9

10 2.17 Hjelp og dokumentasjon System leveres med dokumentasjon samtidig som det også i systemet bør være interaktiv hjelpefunksjon relatert til skjermbildet man bruker Andre krav Løsningen må være enkel å bygge ut med nye moduler Testing Tilbyder skal legge ved en plan for testing og utrullering. 10

11 3. Generelle krav til drift av systemet 3.1 Oppetid Løsningen skal være mulig å bruke hele døgnet hver dag. Tilbyder skal inngå en avtale om oppetid for systemet. I tilbudet skal garanti til oppetid for systemet oppgis. 3.2 Sikring av data (informasjon) Ved siden av tilstrekkelig kapasitet til sikkerhetskopiering, er det viktig å ha gode muligheter og prosedyrer for tilbakelegging fra backup om data går tapt. Tilbyder skal beskrive hvordan dette kan løses. 3.3 Redundans Når en forbindelse i nettet faller ut, må redundans sørge for at det er alternative veier som kan brukes i stedet for den ødelagte forbindelsen. Når en maskin feiler, vil en redundant løsning innebære at en annen maskin tar over og sørger for at funksjonene og tjenestene fortsatt er operative. Tilbyder beskriver hvordan dette kan løses. 3.4 Overvåking og ettersyn Det forventes at all software som kjører løsningen til en hver tid har alle siste oppdateringer og pacther installert for å forhindre angrep av hackere. 3.5 Garantitid og ytelser i garantitiden Det skal stilles garanti for det leverte i overensstemmelse med tilpasningsavtalen og vedlikeholdsavtalens regler. 3.6 Vedlikehold, service og oppgraderinger Leverandør skal i tillegg til databasesystemet tilby løpende oppgradering av databasesystemets programvare slik at databasesystemet i en periode som samsvarer med vedlikeholdsavtalen til enhver tid kan være bygget på den siste tilgjengelige teknologi. Leverandør skal i tillegg til å oppgradere databasesystemet, tilby løpende rådgivning om hvilken maskinvare som bør brukes slik at databasesystemet kan oppfylle det krav som stilles i avsnittet ovenfor. 3.7 Tredjepartssystemer og lisenser Det forutsettes at leverandør i sitt tilbud inkluderer priser på tredjepartsystemer og lisenser, se for øvrig tilpasningsavtalen og vedlikeholdsavtalens som regulerer dette nærmere. 11

12 4. Roller i systemet Flere aktører skal til en hver tid ha brukertilgang og/eller lesetilgang avhengig av stilling, ansvar, roller og øvrig tilhørighet til Kulturminnefondet. Offentliggjøring og tilgjengelighet for alle er nøkkelord i den sammenheng. Dette må imidlertid ikke gå utover det som etter lovverket ikke skal offentliggjøres. Se Pkt 2.2. Roller i systemet er derfor knyttet til sikkerhetsnivåer i løsningen. I dag har kun ansatte tilgang til søknadslister og tildelingslister. Styret, faggruppen eller andre som på en eller annen måte er tilknyttet Kulturminnefondet, får opplysninger i brevs form eller per e-post. Det kan for øvrig nevnes her at brukere av nettsidene har begrenset lesetilgang til deler av fondets oversikter og statistikker knyttet til innkomne søknader og tildelinger av tilskudd. Kulturminnefond samarbeider med en rekke aktører innen kulturminnefeltet, og vil i årene som kommer utvikle og utvide samarbeidet. Dette gjelder både kulturminnefaglig og økonomifaglig. Flere miljøer og enkeltpersoner bør etter hvert ha bruker- og/eller lesetilgang. Med nye oppdrag gitt av Miljøverndepartementet, vil antallet brukere også kunne bli endret. Man kan også se for seg at det i framtiden vil være aktuelt å gi enkelte brukere større tilgang enn det som er opplistet over. Brukere Tilgang Antall A Administrasjonen superbruker Hel brukertilgang 3 Rettighetsgiver B Administrasjon Begrenset brukertilgang C Engasjerte fagkonsulenter eller andre Begrenset brukertilgang 5 10 egne saksbehandlere D Faggruppens medlemmer Begrenset lesetilgang 5 15 E Styret Begrenset lesetilgang 7 F Antikvariske myndigheter Begrenset lesetilgang G Andre samarbeidsparter Begrenset lesetilgang H Søkere Søknadsskjema I Allmennheten Hjemmeside Fig 6: Oversikten over viser forskjellige brukergrupper og hvilken tilgang de ulike gruppene kan ha. 12

13 5. Hva som skal legges inn i basen databasefelt Databasen skal ha flere felt enn hva søknadsskjemaet innholder. Det må være mulighet for å legge inn ubegrenset antall tegn for enkelte felt i registeret. Dette gjelder prioriterte områder. 5.1 Søknadsregister Registeret er per i dag MS Excelbasert. I tabellen under redegjøres det for nåsituasjon og fondets målsetting. Opplysninger legges inn i MS ecxelregisteret fortløpende fra søknaden journalføres som innkommet brev. Se også Pkt Søknadsskjema og Pkt Søknadsskjema veiledning. I feltene hvor det i kolonne for nåsituasjon er lagt inn søker, henvises det til informasjon fra søker som administrasjonen legger inn. I samme kolonne hvor det er lagt inn administrasjon, refererer det til informasjon som fondets administrasjon har og som må legges inn for å utarbeide oversikter, tabeller, statistikker og grafer. Der hvor det i denne kolonnen er lagt inn system refererer dette til ecxelsystemets innlagte formler for beregning av summer og prosenter. I kolonnen helt til høyre er det lagt inn merknader til de enkelte postene. Fra MS-ecxelregistret Nåsituasjon Målsetting Merknader Generelle opplysninger om prosjektet Prosjektnummer Administrasjon System Dato for søknad Søker Søker Dato for mottatt søknad Administrasjon System Prosjektnavn Søker Søker Prosjektadresse/geografisk beliggenhet Gnr/bnr Søker Søker Bygningsnummer i GAB Søker Søker Opsjon Fylke Søker Søker Eksempelvis autoutfylling av felt ved inntasting av tegn med automatisk utfylling av nummerfelt Fylkesnummer Administrasjon System Automatisk utfylling av benevnelse ved innfylling av nummer Kommune Søker Søker eksempelvis autoutfylling av felt ved inntasting av tegn med automatisk utfylling av nummerfelt Kommune nummer Administrasjon System Automatisk utfylling av benevnelse ved innfylling av nummer Opplysninger om søker Adresse Søker Søker Postnr Søker Søker Automatisk utfylling av benevnelse ved innfylling av nummer Poststed Søker System Eksempelvis autoutfylling av felt ved inntasting av tegn med automatisk utfylling av nummerfelt Telefonnummer Søker Søker E-postadresse Søker Søker Bankkontonummer Søker Søker Bare synlig ved rolle med skrivetilgang Organisasjonsnummer Søker Søker 13

14 Opplysninger om eier Adresse, Søker Søker Postnr Søker Søker Poststed Søker System Telefonnummer Søker Søker Dersom eier samme som søker - klikk her Automatisk utfylling av benevnelse ved innfylling av nummer eksempelvis autoutfylling av felt ved inntasting av tegn med automatisk utfylling av nummerfelt E-postadresse Søker Søker Opplysninger om prosjektet Beskrivelse av kulturminnet/kulturmiljøet Søker Søker begrenset antall tegn i feltet Beskrivelse av planlagte tiltak Søker Søker begrenset antall tegn i feltet Beskrivelse av dagens bruk Søker Søker begrenset antall tegn i feltet Beskrivelse av framtidig bruk Søker Søker begrenset antall tegn i feltet Kategoribenevnelse Søker Søker eksempelvis autoutfylling av felt ved inntasting av tegn med automatisk utfylling av nummerfelt Kategorinummer Administrasjon Automatisk utfylling av benevnelse ved innfylling av nummer Formell status benevnelse Søker Søker eksempelvis autoutfylling av felt ved inntasting av tegn med automatisk utfylling av nummerfelt Formell status nummer Automatisk utfylling av benevnelse ved innfylling av nummer Eierform benevnelse Søker Søker eksempelvis autoutfylling av felt ved inntasting av tegn med automatisk utfylling av nummerfelt Eierform nummer Automatisk utfylling av benevnelse ved innfylling av nummer Satsingsområde benevnelse Administrasjon Administrasjon eksempelvis autoutfylling av felt ved inntasting av tegn med automatisk utfylling av nummerfelt Satsingsområde nummer Administrasjon Administrasjon Automatisk utfylling av benevnelse ved innfylling av nummer Kirkerelaterte søknader Administrasjon Administrasjon Opplysninger om tilhørighet til Verdiskapingsprogrammet VSP-pilotnummer Administrasjon System VSP pilotnavn Administrasjon Administrasjon Vurdert av VSP-prosjektleder Administrasjon Administrasjon 2020 Administrasjon Administrasjon eksempelvis autoutfylling av felt ved inntasting av tegn med automatisk utfylling av nummerfelt Uttalelse fra antikvarisk myndighet (legges inn av administrasjonen): Administrasjon Administrasjon Annen uttalelse fra museer og andre (legges inn av administrasjonen): Administrasjon Administrasjon Budsjett kostnadsoverslag 14

15 Dugnad Søker Søker Lønnsutgifter Søker Søker Kjøp av tjenester Søker Søker Materialer kjøp Søker Søker Egne materialer og maskiner Søker Søker Frakt Søker Søker Diverse Søker Søker Sum kostnad System System Budsjett finansieringsplan Egeninnsats (dugnad) Søker Søker Egenkapital Søker Søker Private tilskudd Søker Søker Sum privatfinansiering System System Kommunalt tilskudd Søker Søker SMIL-tilskudd Søker Søker Fylkeskommunalt tilskudd Søker Søker Andre offentlige tilskudd Søker Søker Sum andre offentlige tilskudd System System Omsøkt NKMF Søker Søker Totale offentlige tilskudd System System Oversikt over prosentfordeling (beregnes automatisk i MS Excel): % egeninnsats System System % egenkapital System System % private tilskudd System System % privatfinansiering System System % offentlige tilskudd System System % tilskudd fra NKMF System System % totale offentlige tilskudd System System Kontrollsum % System System Andre relevante oversikter: Søkt før - dato/år Administrasjon System Søkt før - antall Administrasjon System Tilsagn til søknader Administrasjon System Saksbehandler i adm. med initialer/navn (4-6 pers pt) Administrasjon Superbruker Avvist søknad Administrasjon Superbruker Avvisningsgrunn Administrasjon Superbruker I forbindelse med saksbehandling kobles prosjektopplysninger fra MS Excelbasen til worddokument hvor det manuelt legges inn informasjon og vurderinger fra søknadene: Tiltak Saksbehandler Saksbehandler Generelle krav tilsøknaden Saksbehandler Saksbehandler 15

16 Tilleggsopplysninger Saksbehandler Saksbehandler Faglig vurdering Saksbehandler Saksbehandler Daglig leders prioritet Saksbehandler Saksbehandler Ved innstilling til vedtak om tilsagn legges det inn: Beskrivelse av tiltak for gitt tilsagn Saksbehandler Saksbehandler Forslag til vilkår Saksbehandler Saksbehandler Prioritet og beløp Saksbehandler Saksbehandler Etter styremøte Styrets vurdering Styret Styret Beskrivelse av tiltak for gitt tilsagn Styret Styret Vilkår for tilsagn Styret Styret Styrets vedtak - beløp Styret Styret Fig 7: Oversikten over viser blant annet informasjon hentet fra søknader, arkiver m.v. 5.2 Tilsagnsregister Tilsagnsregisteret er en forlengelse av søknadsregisteret med generelle opplysninger, søknadsbudsjett, vedtak i styremøte med prioritet, tilsagnsbeløp, tiltak og vilkår. Registeret er per i dag MS Excelbasert. Opplysninger om prosjektet etter at tilsagn om tilskudd er gitt. Akseptskjemaet har følgende poster, som legges inn av administrasjonen: Revidert budsjett med samme rubrikker som for budsjett i søknaden og prosentfordelinger Administrasjon Administrasjon Bankgiro Administrasjon Administrasjon Telefonnummer, fasttelefon og mobil Administrasjon Administrasjon E-post adresse Administrasjon Administrasjon Dato for akseptdokument Administrasjon Administrasjon Dato for oppstart Administrasjon Administrasjon Dato for ferdigstillelse Administrasjon Administrasjon Varsling Administrasjonens kontrollrutiner for gitte tilsagn har følgende poster: Avkryssing for godkjent aksept Administrasjon Administrasjon Kronesummer for 2 4 utbetalingsrater Administrasjon System Sum tilsagn kontrollrubrikk System Utbetalingsrater U1 U4 Administrasjon Sum utbetalt System Tilbakeføringer Administrasjon Rest System Status A: avsluttet, U1: første utbetaling (U2, U3, U4) Administrasjon Tilsagndato Administrasjon System Dato for utbetalinger Administrasjon Ansvar for oppfølging Administrasjon Merknader - fritekst Administrasjon Fig 8: Oversikten over viser blant annet informasjon hentet fra søknadslister, søkers aksept av vilkår og beregninger av utbetalingsrater. 16

17 6. Rutiner og arbeidsflyt ved søknadsbehandlingen 6.1 Søknadsregistrering og vurdering av søknader Med svært stramme tidsfrister i den totrinns saksbehandlingen som gjennomføres etter søknadsfristene 1. februar og 1. september, har Kulturminnefondet utarbeidet arbeidsrutiner med en rekke frister for de forskjellige arbeidsoppgavene. Rutinene er utarbeidet på bakgrunn av at saksbehandlingstiden fra søknadsfrist til vedtak i styret, skal være 3 måneder. Kulturminnefondet har lagt vekt på forutsigbarhet for søkere særlig når det gjelder tidspunkt for avgjørelse i styret. Videre tar fondet ikke i mot opplysninger fra søkere etter gitte frister. I arbeidet med registreringer legges all informasjon i søknadene inn i søknadsregisteret, jfr. Pkt Her brukes i dag MS Excel. Opplysninger om søker har søkt tidligere eller mottatt tilskudd fra fondet, legges også inn manuelt. Når listene er ferdig, sendes utdrag av disse til fylkeskommuner, byantikvarer og ansatte i Verdiskapingsprogrammet. Søknadslistene klargjøres for kobling til saksbehandlingsskjema, jfr. Pkt Forskjellige lister og oversikter utarbeides for saksbehandlere som forbereder sakene for faggruppen. Faggruppen ferdigstiller saksbehandlingsskjemaene med innstilling før disse sendes styret. Det lages på forhånd en bildepresentasjon av hvert prosjekt. Under faggruppebehandlingen vurderer faggruppen innstillingen mens de samtidig kan se bilder av omsøkte objekt. Fotodokumentasjonen er avgjørende for behandlingen av søknadene. Det har i de siste årene blitt innlevert stadig flere digitale bilder som vedlegg til søknadene. I denne fasen utarbeides det forskjellige statistikker, tabeller og grafer, både for faggruppen og for styret. Samtidig bes stadig om mer informasjon, blant annet fra Miljøverndepartementet som etterspør stadig bredere og mer detaljert informasjon. Med flere prioriterte områder, settes det også større krav til å ha etterrettelige tabeller og statistikker. Dette er en del av Kulturminefondets utvikling. Parallelt med saksbehandlingen skal søkere få informasjon om søknad er mottatt og registrert, jfr. Pkt Videre gis det informasjon om hvordan søknadene blir behandlet. 17

18 Avslag Søker Melder om mangler Administrasjonen Datalagring Kontroll Rådgiver 1 OK. Godkjent Søknadsbehandling Søknadsbehandling Søknadsbehandling Fordeling av søknader til rådgivere. Første vurdering. Oppsett av prioritering og pengefordeling. 1a, 1b, 2, 3, 4, 5 Faggruppe 6-10 stk. Lesetilgang til utvalgte opplysninger. Endrer prioriteringer og pengefordeling med forslag til total Innstilling til styret Fig 9: Diagrammet viser søknadsbehandlingens prosess frem til prioritering og innstilling til styret for vurdering og eventuelt overprøving eller godkjenning. 18

19 6.1.1 Søknadsskjema 19

20 20

21 21

22 22

23 6.1.2 Søknadsskjema veiledning VEILEDNING Utfylling av søknadsskjema for 2009 Les veiledingen nøye og fyll ut alle punkter i søknadsskjemaet etter denne. Søknad med alle vedlegg må sendes pr post til Norsk Kulturminnefond, Postboks 253, 7361 Røros. Poststemplet senest søknadsfrist: / Prosjektnavn Her utfylles navn på objektet/anlegget/området. Kort beskrivende navn som vil følge prosjektet gjennom hele perioden. 2. Geografisk beliggenhet Her oppføres kulturminnets adresse/sted, gnr./bnr., kommune og fylke. Bygningsnummer i GAB føres hvis søker har disse opplysningene. 3. Søker/Eier Her utfylles persondata og adresser for søker og eier (dersom eier er en annen enn søker). 4. Framdriftsplan og budsjett Her oppføres prosjektets planlagte oppstartingstidspunkt og planlagt avslutningstidspunkt, samt totalkostnad og omsøkt beløp (jf. pkt. 12.). 6. Beskrivelse av kulturminnet/kulturmiljøet Her beskrives kort hva slags objekt/anlegg/område søknaden gjelder. 6. Beskrivelse av planlagt tiltak Stikkordsmessig opplisting av planlagte, omsøkte tiltak. 7. Dagens bruk Her oppføres kulturminnets/kulturmiljøets bruk i dag. Historisk bruk kan beskrives i eget vedlegg om historikk. 8. Framtidig bruk Her beskrives bruk etter at prosjektet er fullført. 9. Søknaden gjelder A. Hovedkategori Her krysses av et av de 7 punktene for å definere objektet/anlegget/området. Der det kunne være aktuelt å krysse for flere enn et, skal det krysses for det viktigste. Kulturminnefondets midler kan gis til alle kategorier kulturminner og kulturmiljøer på land, under vann og til fartøyer. Jf. Vedtekter for Norsk Kulturminnefond og Retningslinjer for tildeling av midler fra Norsk Kulturminnefond. B. Formell status Sett kryss for objektet/anlegget/områdets formelle status. Statusen må dokumenteres og vedlegges. C. Eierform Sett kryss i aktuell rubrikk. 23

24 10. Tilstand Kortfattet beskrivelse av dagens tilstand etter beste skjønn. Detaljert og beskrivende tilstandsrapport vedlegges. Beskrivelsen må følges av god fotodokumentasjon, kart, tegninger/oppmålingstegninger. (jf. pkt. 16.) 11. Planlagt tiltak Kortfattet beskrivelse av de planlagte konkrete tiltak, og detaljert beskrivelse av hele prosjektet skal vedlegges. Det må beskrives entydig hva som bevares og hva som skiftes, og det må gjøres rede for valg av materialer og håndverksteknikker. Inngrep og endring skal drøftes i forhold til bevaring og ses i sammenheng med eventuell ny bruk. Tilbakeføring og flytting kan bare støttes dersom vedlagte dokumentasjon er godt begrunnet. 12. Budsjett A. Kostnadsoverslag Egeninnsats/frivillig innsats beregnes etter en sats fastsatt til kr. 200,- pr. time. Egne materialer til bruk i prosjektet skal beregnes. Signerte overslag/anbud fra godkjent firma for de fag som berøres skal følge med som vedlegg. B. Finansieringsplan Egeninnsats/frivillig innsats beregnes etter en sats fastsatt til kr. 200,- pr. time. Egeninnsats/frivillig innsats + Egenkapital + Private tilskudd gir prosjektets private medfinansiering. Gjennomsnittskravet til privat medfinansiering er 50 %, og minimumskravet er 30 % av totale kostnader. Jo mer privat prosjektet er, jo større privat medfinansiering forventes. Tilskudd direkte fra Riksantikvaren vil for ordinære søknader normalt ikke kunne utløse tilskudd fra Norsk Kulturminnefond. Kulturminnefondets bidrag har de første 5 virkeårene utgjort ca 30 % av totale kostnader. Annen privat og offentlig støtte er en fordel. 13. Framdriftsplan Her settes opp en plan for gjennomføringen av prosjektet med milepæler, delrapportering og sluttrapporteringsdato. (jf. pkt. 4) 14. Regnskap og revisjon utføres av Her oppføres navn på ansvarlige. 15. Tidligere mottatt tilskudd til samme kulturminnet/kulturmiljøet Her oppføres hvem som har gitt tilskuddet, og det blir gitt en kort resultatvurdering 16. Obligatoriske vedlegg Som standard vedlegg til søknaden kreves at en rekke dokumenter oversendes sammen med søknaden. I de tilfellene at det kreves godkjenning fra antikvarisk myndighet og/eller byggetillatelse fra kommunal myndighet, må disse være vedlagt søknaden for at den kan bli realitetsbehandlet. Det er en klar fordel at budsjetterte private og offentlige tilskudd er bekreftet ved søknadstidspunktet. Følgende vedlegg kreves: Fotodokumentasjon, denne bør ideelt sett omfatte: o Eldre bilder av anlegget/objektet o Kulturminnet med sine omgivelser (vise beliggenhet, tilkjørselsveier, naturlige avgrensninger) o Kulturminnet fra flere himmelretninger (vise fasader og to-og-to fasader ) o Eksteriørdetaljer (vise generelt konstruksjon/byggemåte/overflate, spesielle trekk og utbedringsbehov) o Interiør (viser generelt konstruksjon/byggemåte/overflate, spesielle trekk og utbedringsbehov) Kartdokumentasjon: o Kart over området der eiendommen er anvist o Kart som viser den geografiske lokaliseringen 24

25 o Situasjonskart for eiendommen Oppmålinger hvis slik finnes eller andre tegninger f.eks ombygging, ny bruk Prosjektbeskrivelse med detaljert tilstands- og tiltaksvurdering jf. pkt. 10. og 11. Kostnadsoverslag/anbud fra utførende håndverker jf.pkt.12.a. Kopi av lån, garantier og tilsagnsbrev for privat/offentlig tilskudd jf.pkt.12.b. Bekreftelse av formell status jf.pkt.9.b. Godkjenning av tiltak på fredet anlegg fra antikvarisk myndighet (Riksantikvaren, byantikvaren, fylkeskommunen). Kopi av byggetillatelse/dispensasjoner fra kommune hvis tiltaket er byggemeldingspliktig. Andre vedlegg Antikvarfaglig uttalelse om prosjektet og objektet/anlegget/området. Dette kan være uttalelse fra Riksantikvaren, fylkeskommunen, byantikvaren, museer, bygningsvernsentre og andre med kompetanse innen bygningsbevaring og bygningshistorie. Beskrivelse av anleggets historie. Kopier av bygdebøker, uttalelser fra historielag og museer gir utfyllende informasjon om kulturminnets og kulturmiljøets historie. Dokumentasjon av tidligere gjennomførte prosjekter i regi av søker, eier, utførende håndverkere/konsulenter. 17. Søknad om støtte er også sendt til Her oppføres alle andre adressater som har mottatt eller vil motta søknad om midler til prosjektet. 18. Forpliktende underskrift Søknaden skal være underskrevet av ansvarlig for prosjektet og av eier. Søker og eier bærer det formelle ansvar for søknaden. Det bes også om at både felt for søker og for eier fylles ut selv om søker og eier er samme. Ytterligere informasjon Ønskes ytterligere informasjon kan interesserte ta kontakt med Norsk Kulturminnefonds sekretariat på Røros. Adresse: Norsk Kulturminnefond Postboks RØROS Telefon: Telefaks: Mobiltelefon: / E-postadresse : post@kulturminnefondet.no Hjemmeside: Søknad med alle vedlegg må sendes pr post til Norsk Kulturminnefond, Postboks 253, 7361 Røros. Poststemplet senest søknadsfrist: /

26 6.1.3 Standardbrev for mottatt søknad «Søker» «Adresse» «Postnr» «Poststed» 341-«Prosjnr» dato Søknad til Norsk Kulturminnefond Det vises til Deres søknad om tilskudd fra Norsk Kulturminnefond (Kulturminnefondet) til «Prosjnr» «Prosjektnavn», «Kommune» kommune, «Fylke». Søknaden vil bli vurdert og gjennomgått av en egen faggruppe. En samlet vurdering med prioritering fra denne, vil bli behandlet i styremøte den Resultatet vil omgående bli publisert på Kulturminnefondets nettsted, og meddelt søkerne skriftlig innen 2-3 uker etter vedtak i styret. Med hilsen Jon Suul daglig leder Einar Engen seksjonsleder 26

27 6.1.4 Standardbrev for avvisning av søknad «Søker» «Adresse» «Postnr» «Poststed» 341-«Prosjnr» dato Søknad til Norsk Kulturminnefond Prosjekt «Prosjnr» «Prosjektnavn», «Kommune» kommune, «Fylke» Det vises til Deres søknad av «Datert» om tilskudd fra Norsk Kulturminnefond (Kulturminnefondet). Kulturminnefondets virksomhet er regulert i Vedtekter for Norsk Kulturminnefond av , og Retningslinjer for tildeling av midler fra Norsk kulturminnefond, fastsatt av Miljøverndepartementet 5. mai For informasjon om formelle krav til søknaden, vises det til informasjon på nettstedet. Da Deres prosjekt er «Tiltak», faller det i følge retningslinjene punkt utenfor kulturminnefondets virkeområde. De mottatte søknadsdokumentene returneres derfor. Med hilsen Jon Suul daglig leder Einar Engen seksjonsleder Vedlegg Søknadsdokumenter Vedtekter for Norsk Kulturminnefond Retningslinjer for tildeling av midler fra Norsk Kulturminnefond 27

28 6.1.5 Saksbehandlingsskjema Saksnummer «Prosjnr» Navn «Prosjektnavn» Søknad dato «Datert» Kategori «Kategori» «F18» Status «Status» «F20» «Eierform Eierform» «F22» «satsingso Satsingsområde mråde» «F24» Verdiskapingsprogra m «Pilot» «Pilotnavn» Uttalelse «Vurdert_VSP» Adresse «Prosjektadresse» Kommune «Kommune» Fylke «Fylke» Søker/adresse «Søker», «Adresse», «Postnr» «Poststed» Eier «Eier» «Søkt_før_antall» - Uttalelse Søkt før «Uttalelse_antikvarisk_myndighet» «Søkt_før» antikvarisk myndighet Tilsagn «Tilsagn» Annen uttalelse «AnnenUttalelse» Tilsagnsbeløp «Beløp» Kostnadsoverslag Finansieringsplan Dugnad «Dugnad» Dugnad «Egeninnsats» «M egenin nsats» % Direkte lønnsutgifter «Lønnsutg» Egne materialer «Egne_materialer1» Kjøp/Leie av tjenester «Kjøp_av_tjenester» Egenkapital «Egenkapital» «M egenk apital» % Materialkostnader «Materialer» Private tilskudd «Private_tilskott» «M privat_ tilskott» % Egne materialer «Egne_materialer» Sum privatandel «Sum_Privatfinansiering» «Privat» % Frakt «Frakt» Offentlige tilskudd «Offentlig» «M offtilsk ott» % Diverse kostnader «Diverse» Omsøkes NKmf «Omsøkt» «M fondet» % Kostnadsoverslag «Kostnad» Finansiering «finansiering» Beskrivelse av tiltaket Generelle krav til søknaden Eventuelle tilleggsopplysninger Faglig vurdering, begrunnelse for prioritering Spesifisering av tiltak Tilskudd gis til Forslag til vilkår Det forutsettes at «Søker» gis tilsagn om tilskudd inntil kr «Innstilling» til prosjektet «Prosjektnavn». Daglig leders forslag Søknad fra «Søker» om tilskudd til prosjektet «Prosjektnavn» avslås til vedtak Prioritet Tilskudd inntil kr Styrets vedtak av Blå felt er koblet fra MS Excel-basen. I feltene under fylles inn opplysninger og vurderinger inn av saksbehandler. 28

29 6.1.6 Eksempel på saksbehandlingsskjema 29

30 6.2 Rutiner og arbeidsflyt ved styrebehandlingen Administrasjonen sender innstilling besluttet av faggruppen/daglig leder til styret for behandling. Styret har satt krav om 3 ukers lesetid og forberedelse til tildelingsmøtet. Med 7 stykker i styret og kopi til 3 stk i administrasjonen, gir dette et svært stort antall dokumenter til utsending. Det antas at styret forsatt vil ha saksbehandlingsskjemaene som papirkopier, jfr. Pkt Det lages på forhånd en bildepresentasjon av hvert prosjekt. Under styrebehandlingen vurderer styret innstillingen mens de samtidig kan se bilder av omsøkte objekt. Det lages pressemelding og lister over tildelinger, som legges ut på fondet hjemmeside samme dag som vedtak gjøres. Korrespondanse med søkere og tilskuddsmottakere gjøres i hele perioden fra søknadene kommer inn til vedtak er gjort. Dette gjelder blant annet brev til de prosjektene som faller utenfor tilskuddsordningen, søknader som av andre årsaker kan avvises, avslags- og tilsagnsbrev. St yret Overprøving, vurdering, godkjenning. Fletting av dokumenter til utsending til alle søkere. Vurdering Tilsagnsdokument og akseptskjema Søker Administrasjonen Klage Innstilling til styret Avslagsdokument Klagesaksbehandling Godkjenning av klage St yrebehandling Miljøvernsdepartementet Hvis styret oprettholder tidligere vedtak om avslag går saken ti Miljøvernsdepartementet til endelig avgjørelse. Fig 10: Grafen over viser administrasjonens arbeidsflyt i arbeidet med styrebehandling av søknader og administrasjonens svar til søkere. 30

31 6.3 Svar til søker Ved søknad om støtte til kulturminnetiltak, får alle søker skriftlig svar med opplysninger om hvordan saksbehandlingen er og når vedtak fattes. Etter at vedtak er fattet i tildelingsmøtet, sendes skriftlig svar til søker med kopi til impliserte parter. Tilskuddsmottaker må bekrefte tilsagnet, jfr. Pkt Det er også anledning til å påklage vedtaket. Dersom søker er misfornøyd, kan søker påklage vedtaket til Miljøverndepartementet innen tre uker. Klagen sendes til Kulturminnefondet som etter en fornyet vurdering av faggruppe og styret enten kan kan omgjøre vedtaket i søkers favør, eller oversende klagen til departementet for en overprøving. Hvis departementet gir klager medhold, sendes saken tilbake til fondet for ny behandling. 31

32 6.3.1 Tilsagnsbrev «Søker» «Adresse» «Postnr» «Poststed» 351-«Prosjnr» Tilsagn om tilskudd inntil kr «Bevilgning» fra Norsk Kulturminnefond i 2008 Det vises til Deres søknad av «Datert» om tilskudd fra Norsk Kulturminnefond (Kulturminnefondet) til prosjekt: «Prosjnr» «Prosjektnavn», «Kommune» kommune, «Fylke» fylke. Styret i Kulturminnefondet har fattet følgende vedtak i styremøte den etter innstilling fra faggruppen/daglig leder: «Vedtak» Tiltak: Vilkår: «Tiltak1» «Vilkår» Den nærmere begrunnelse for vedtaket fremgår av vedlagte Saksbehandlingsskjema. Generelle vilkår for tildelingen Bevilgningen gis under forutsetning av at opplysningene i søknaden er riktige. For tiltak på fredet objekt må dette være formelt godkjent av antikvarisk myndighet. Tilsagnet er gyldig tilsagnsåret og de to påfølgende hele kalenderår. Mottaker av tilsagn plikter å underrette Kulturminnefondet skriftlig innen en 1 måned etter at tilsagnsbrevet er mottatt, om at forutsetningene for tilskuddet aksepteres, jfr. vedlegget Forutsetninger for tilskudd fra Norsk Kulturminnefond. Denne aksepten gjøres ved å returnere vedlagte akseptskjema. Dersom tilskuddsmottaker ikke aksepterer forutsetninger og vilkår for tilsagnet, vil tilskuddet bortfalle. Det påligger tilskuddmottaker å anmode om utbetaling av tilskudd fra Kulturminnefondet i henhold til de tidspunkt som framgår av vedlagte Forutsetninger for tilskudd fra Norsk Kulturminnefond punkt 4. Første delutbetaling vil derfor skje etter anmodning fra tilskuddsmottaker ved prosjektstart. Ved anmodning om øvrige delutbetalinger skal statusrapport med regnskap for utført arbeid være vedlagt. Før utbetaling av siste del av tilsagnsbeløpet må prosjektet være avsluttet. Sluttrapporten må redegjøre for faglig gjennomføring og anvendelsen av tilskuddet. Ellers vil vi minne om punkt 7 i Forutsetninger for tilskudd fra Norsk Kulturminnefond hvor det framgår at fondet kan kreve hel eller delvis tilbaketaing av tilskuddet: - ved uriktige opplysninger 32

33 - ved lavere kostnader ved prosjektet enn det som er lagt til grunn under behandlingen av søknaden - dersom prosjektet ikke blir gjennomført Kulturminnefondet og Riksrevisjonen har adgang til å iverksette kontroll med at tilskuddet er nyttet etter forutsetningene. Klageadgang, dokumentinnsyn m.v. Kulturminnefondets virksomhet er regulert i Vedtekter for Norsk Kulturminnefond av For informasjon om de hensyn som blir vektlagt ved den faglige prioriteringen mv, vises det til informasjon på nettstedet Vedtaket kan påklages til Miljøverndepartementet. Det er bare anledning til å klage på feil ved saksbehandlingen eller rettsanvendelsen, jf Forskrift om vedtekter for Norsk Kulturminnefond 11. Klage må være innsendt innen 3 uker etter at dette brev er mottatt. Klagen sendes til Kulturminnefondet. Klager har krav på innsyn i sakens dokumenter jf Forvaltningslovens 28, 3 ledd. Andre søknadsrunde 2008 Kulturminnefondet har med grunnlag i Miljøverndepartementets tildelingsbrev av , 40,5 mill kroner til tildeling i Av disse er 10 mill kroner øremerket Verdiskapingsprogrammet. 23,3 mill ble ved første søknadsrunde i 2008 fordelt til 120 prosjekter. Som resultat av styrets behandling den ble 101 søknader innvilget med til sammen 17,2 mill kroner. Av dette ble 5 mill kroner innvilget til 28 prosjekter under Verdiskapingsprogrammet. Mer informasjon om tildelingen, søknadsog tildelingslister, samt statistikk finnes på vårt nettsted. I den videre korrespondanse med Kulturminnefondet ber vi om at prosjektnummer «Prosjnr» benyttes. Med hilsen Jon Suul daglig leder Vedlegg: Saksbehandlingsskjema Forutsetninger for tilskudd fra Norsk Kulturminnefond Aksept av vilkår for tilskudd Einar Engen rådgiver Kopi: «Eier» «Fylke» fylkeskommune «Kommune» kommune 33

34 6.3.2 Avslagsbrev «Søker» «Adresse» «Postnr» «Poststed» 341-«Prosjnr» Avslag på søknad om tilskudd fra Norsk Kulturminnefond i 2008 Det vises til Deres søknad av «Datert» om tilskudd fra Norsk Kulturminnefond (Kulturminnefondet) til prosjekt: «Prosjnr» «Prosjektnavn», «Kommune» kommune, «Fylke» fylke. Styret for Kulturminnefondet har fattet følgende vedtak i styremøte den etter innstilling fra faggruppen/daglig leder: «Vedtak» Den nærmere begrunnelse for vedtaket fremgår av vedlagte Saksbehandlingsskjema. Klageadgang, dokumentinnsyn m.v. Kulturminnefondets virksomhet er regulert i Vedtekter for Norsk Kulturminnefond av For informasjon om de hensyn som blir vektlagt ved den faglige prioriteringen mv, vises det til informasjon på nettstedet Vedtaket kan påklages til Miljøverndepartementet. Det er bare anledning til å klage på feil ved saksbehandlingen eller rettsanvendelsen, jf Forskrift om vedtekter for Norsk Kulturminnefond 11. Klage må være innsendt innen 3 uker etter at dette brev er mottatt. Klagen sendes til Kulturminnefondet. Klager har krav på innsyn i sakens dokumenter jf Forvaltningslovens 28, 3 ledd. Fornyet søknad Det er full anledning til å sende inn fornyet søknad til senere søknadsfrister. Det anbefales at søker tar kontakt med Kulturminnefondets sekretariat for råd og veiledning i god tid før fristens utløp. 34

35 Andre søknadsrunde 2008 Kulturminnefondet har med grunnlag i Miljøverndepartementets tildelingsbrev av , 40,5 mill kroner til tildeling i Av disse er 10 mill kroner øremerket Verdiskapingsprogrammet. 23,3 mill ble ved første søknadsrunde i 2008 fordelt til 120 prosjekter. Som resultat av styrets behandling den ble 101 søknader innvilget med til sammen 17,2 mill kroner. Av dette ble 5 mill kroner innvilget til 28 prosjekter under Verdiskapingsprogrammet. Mer informasjon om tildelingen, søknadsog tildelingslister, samt statistikk finnes på vårt nettsted. Med hilsen Jon Suul daglig leder Einar Engen rådgiver Vedlegg: Saksbehandlingsskjema Kopi er sendt til: «Eier» «Fylke» fylkeskommune «Kommune» kommune 35

36 6.4 Rutiner ved tilsagn og arbeidsflyt ved svar til søker Etter at vedtak om tilsagn er fattet av fondets styre, sendes tilsagnsbrev til søker/tilskuddsmottaker. Vedlagt tilsagnbrevet følger Aksept av tilskudd, jfr. Pkt I aksepten skal dato for oppstart og avslutning av prosjekt, telefonnummer, bankkontonummer, e-postadresse samt postadresse legges inn. I tillegg til dette skal budsjettet for gitte tilsagn bekreftes. Dokumentet signeres og returneres Kulturminnefondet. Ved behandling av akseptskjemaet, beregner Kulturminnefondet tilskuddsmottakers % -andel og Kulturminnefondets % -andel. Det vedtatte budsjettet for gitte tilsagn og de forskjellige prosentene følger prosjektet fram til prosjektslutt og er viktig i forbindelse med sluttutbetaling og eventuell tilbakekalling av tilskudd. Ved behandling av Aksept av tilskudd kontrolleres godkjent budsjett mot prosjektbudsjett i søknaden. Dette gjøres i dag manuelt i MS Excel. Alle data beholdes for historikk og kontroll. Admin Tilsagn Behandling Nei Ja Avslagsdokument Tilsagnsdokument Søker Akseptskjema Fig 11: Arbeidsflyt ved tilsagn og oppfølging av gitte tilsagn. 36

37 6.4.1 Akseptskjema Aksept av vilkår for tilskudd (må returneres til Kulturminnefondet) Undertegnede har fått tilsagn om tilskudd fra Kulturminnefondet til: Navn på prosjekt/tiltak Prosjektnr. Framdriftsplan Dato for planlagt oppstart Planlagt tidspunkt for ferdigstillelse Budsjett overført fra Prosjektbudsjett Total prosjektkostnad Tilskudd Norsk Kulturminnefond Prosjektbudsjett må fylles ut. Beløp Tilskuddsmottaker Navn Adresse Postnr./sted Bankkontonummer Telefon Mobiltelefon E-postadresse Jeg/vi kjenner retningslinjene og forutsetningene for tilskuddet og aksepterer disse sammen med vilkårene slik de fremkommer i tilsagnsbrevet hvor vedtaket om tilskudd er tatt inn. Dato, sted Forpliktende underskrift Prosjektbudsjett side 2. 37

38 Prosjektbudsjett (må fylles ut) A. Kostnadsoverslag Alle utgifter inkl. Moms Beløp avrundet 500 kr Dugnad Sats timer Beløp Egeninnsats 200,- Dugnad andre 200,- Sum dugnad Direkte lønnsutgifter inkl. sos. utg. Kjøp/leie av tjenester (håndverkere, konsulenter m.m) Beløp Sum kjøp/leie av tjenester Materialkostnader Fraktkostnader Diverse kostnader Totale kostnader B. Finansieringsplan Beløp avrundet 500 kr Dugnad Sats Timer Beløp Egeninnsats 200,- Dugnad andre 200,- Sum dugnad Egenkapital Beløp Egne midler Foreningsmidler Verdi av egne materialer Lån (långiver) Sum egenkapital Private tilskudd Hvilke Beløp Legater/fond Sponsor (næringslivet) Private gaver (midler/verdi av materialer) Andre private bidragsytere Sum private tilskudd Offentlige tilskudd Hvilken Beløp Kommune SMIL Fylkeskommune Andre offentlige bidragsytere Sum offentlig tilskudd Tilskudd fra Norsk Kulturminnefond Totalfinansiering 38

39 6.4.2 Godkjenning av aksept av vilkår «Søker» «Adresse» «Postnr» «Poststed» 351/«Prosjnr» dato Godkjenning av Aksept av vilkår for tilskudd Prosjekt «Prosjnr» «Prosjektnavn», «Kommune» kommune, «Fylke» Vi viser til mottatte Aksept av vilkår for tilskudd fra Norsk Kulturminnefond Kulturminnefondet har godkjent innsendte budsjett med total prosjektkostnad på kr «Kostnad1», hvor tilskuddsmottakers private andel utgjør «M sum_privat» %. Kulturminnefondets tilsagn inntil kr «Vedtak» utgjør «tilsagnfondets_andel1» % av prosjektets faktiske kostnader (prosjektkostnad eks egeninnsats/dugnad). Vi bekrefter at vilkår for tilsagn er oppfylt og at tidspunktet for oppstart er satt til «Oppstart». Det påligger tilskuddsmottaker å anmode om utbetaling av tilskudd fra Kulturminnefondet i henhold til tidligere tilsendte Forutsetninger for tilskudd fra Norsk Kulturminnefond punkt 4. Første delutbetaling vil derfor skje etter anmodning fra tilskuddsmottaker ved prosjektstart. Ved anmodning om øvrige delutbetalinger skal statusrapport med fotodokumentasjon og regnskap for utført arbeid være vedlagt. Før utbetaling av siste del av tilsagnsbeløpet må prosjektet være avsluttet. Sluttrapport med beskrivelser av utført arbeid, fotodokumentasjon samt regnskap for prosjektet skal foreligge før sluttutbetaling kan finne sted. Informasjon og skjema for del- og sluttrapportering finnes på våre hjemmesider: Tilskudd vil etter anmodning bli utbetalt til «Søker», «Adresse», «Postnr» «Poststed» Bankkontonummer: «Bankgiro» Tilskuddsmottaker plikter å underrette Kulturminnefondet dersom noen av forutsetningene for gitte tilsagn (faglig, økonomisk eller framdriftsmessig) endres. Dersom prosjektet ikke blir gjennomført etter forutsetningene, kan Kulturminnefondet avkorte tilskuddet eller kreve tilskuddet helt eller delvis tilbakebetalt. Kulturminnefondet og Riksrevisjonen har adgang til å iverksette kontroll med at tilskuddet er nyttet etter forutsetningene. Med hilsen Jon Suul daglig leder Einar Engen seksjonsleder 39

40 6.4.3 Delutbetaling av tilskudd «Søker» «Adresse» «Postnr» «Poststed» journalnr/351-«prosjnr» X. utbetaling av tilskudd fra Norsk Kulturminnefond «Prosjnr» «Prosjektnavn», «Kommune» kommune, «Fylke» Vi viser til Deres brev av, med anmodning om delutbetaling av tilskudd gitt i tilsagnsbrev av «Tilsagn_av». XX del av tilsagnsbeløpet som utgjør kr «M_1_utbetaling», vil så snart som mulig bli overført til Deres bankkontonr.: «Bankgiro». Kulturminnefondet har med dette utbetalt kr «Utbetalt» av tilskuddet inntil kr «Tilsagn». enten Ved senere anmodning om delutbetaling må statusrapport med prosjektregnskap vedlegges. eller Før utbetaling av siste del av tilsagnsbeløpet må prosjektet være avsluttet og vi ha mottatt sluttrapport med regnskap og dokumentasjon for gjennomført prosjekt. Vedlagt følger skjema for sluttrapportering. Kulturminnefondet og Riksrevisjonen har adgang til å iverksette kontroll med at tilskuddet er nyttet etter forutsetningene. Med hilsen Jon Suul daglig leder Einar Engen seksjonsleder Vedlegg: Sluttrapporteringsskjema 40

41 6.4.4 Sluttutbetaling av tilskudd «Søker» «Adresse» «Postnr» «Poststed» journalnr/351-«prosjnr» Siste delutbetaling av tilskudd fra Norsk Kulturminnefond «Prosjnr» «Prosjektnavn», «Kommune» kommune, «Fylke» Vi viser til Deres brev av , og bekrefter å ha mottatt sluttrapport med regnskap og dokumentasjon for ovennevnte prosjekt, samt anmodning om utbetaling av resttilskudd. Kulturminnefondet har godkjent Deres sluttrapport og regnskap, slik at siste del av tilsagnsbeløpet som utgjør kr «M_4_utbetaling», vil så snart som mulig bli overført Deres bankkonto nr. «Bankgiro».. Kulturminnefondet og Riksrevisjonen har adgang til å iverksette kontroll med at tilskuddet er nyttet etter forutsetningene. Med hilsen Jon Suul daglig leder Einar Engen seksjonsleder Saksbehandler: Alexander Austnes 41

42 6.5 Rapporter fra Kulturminnefondets egne befaringer I vedtekter og retningslinjer for Norsk Kulturminnefond framkommer hvordan kontroll av gitte tilsagn skal utføres. Normalt skal fondets administrasjon kontrollere innkomne rapporter og anmodninger om utbetaling. Fondet kan i prinsippet kontrollere alle prosjekter med besøk. Med liten saksbehandlerkapasitet har antallet kontroller og befaringer vært i fåtall, men administrasjonen vurderer fortløpende behov og kapasitet for å kunne utføre en best mulig kontroll. Under Pkt vises eksempel på fondets egne rapporter fra befaring. Videre er det under Pkt lagt inn et eksempel på en sluttrapport som sendes prosjekteiere ved avslutning av prosjekt. Fondet evaluerer og utvikler rapporteringssystemene for å være sikret å få alle typer informasjon fra prosjektene; kulturminnefaglig og økonomifaglig. Det gjøres oppmerksom på at det ved sluttrapportering skal sendes kopi av alle fakturaer og spesifiserte timelister for eget arbeid. Fondet vil i løpet av 2009 utarbeide maler for timelister for dugnadsarbeid. Det vises for øvrig til fondets hjemmeside. Admin Befaring Befaringsdokument Kontroll Slut tføring Fig 12: Arbeidsflyt ved befaringer og kontroller av gitte tilsagn. 42

43 6.5.1 Befaringsrapport Kulturminnefondet Eksempel på befaringsrapport utarbeidet av fondet. 43

44 44

45 6.5.2 Tilskuddsmottakers rapporter Eksempel på Sluttrapporteringsskjema utarbeidet av fondet. 1. Prosjektnavn Prosjektnr. Myrtrøa Adresse Myrtrøa Gnr/bnr 342/5 Kommune Stor-Elvdal Fylke Hedmark 2. Søker Navn Adresse Hans H. Hansen Myrtrøa Postnr./sted 2480 Koppang 3. Arbeidet ble utført av (arbeidsansvarlig) Søker Eier x Navn, adresse Frivillige x Nils H. Hansen, Kjell Nilsen og Peder Karlsen, 2480 Koppang Arkitekt Handverker x Graveren AS, 2480 Koppang, Laft og Reis AS, 2450 Rena, Vindusreparatør Rut Haspe, Postboks 969, 7361 Røros og Stein Sand AS, 2200 Kongsvinger Andre 4. Egenvurdering av prosjektets faglige resultater og gjennomføring Arbeidet med istandsetting av våningshuset ble gjort i tråd med planen. Arbeidet ble sluttført sommeren I forbindelse med terrengjustering ble det også lagt drensrør på oversida av huset. Fundamentene ble delvis gjenbrukt, men det ble skaffet en del ny tilsvarende stein som ga bedre bæring for huset. Etter at utvendig kledning ble demontert, ble det konstatert at det måtte restaureres flere veggstokker enn det som var antatt. Det ble imidlertid utført færre hele utskiftinger enn planlagt. I flesteparten av veggstokkene ble det spunset inn nytt trevirke der det var råteskader. Panelen hadde noe råteskader i nedkant. Her ble disse renskåret i nedkant og et vannbrett ble montert under kledningen. Dette ble gjort i samråd med fylkeskommunen. Utvendig kledning ble vasket og malt med et strøk linoljemaling (2 strøk på nytt trevirke). Ved demontering av takplater og torv ble det oppdaget store råteskader rundt det ene pipeløpet. Her ble det lagt inn ny tro med 7 lag never som tetting. På den øvrige takflata ble det lagt 4 lag never. To lag torv som tekking. Pipene ble demontert over tak. Her ble kun en liten del av opprinnelig stein gjenbrukt, men det ble skaffet stein fra et lokalt steinbrudd slik at pipa fikk omtrent samme utseende som opprinnelig. Det ble lagt et blybeslag rundt pipestokken for å være sikret at vann ikke trenger inn i huset. Vinduene ble restaurert og malt med linoljemaling. Bygningen har beholdt sitt opprinnelige eksteriør etter restaureringsarbeidet. Utskiftingsgraden ble svært liten. Det ble stort sett brukt tradisjonelle materialer og teknikker i tråd med opprinnelig utførelse. Se detaljert beskrivelse. 5. Faglig kvalifisert kontroll av prosjektet ble utført av Navn/tittel/adresse/telefon Egenerklæring Hans H. Hansen, Myrtrøa, 2480 Koppang, Privat fagperson Konsulentfirma Kommunalt ansatt fagmann Jordbrukssjef Per Andersen, Stor-Elvdal kommune, 2480 Koppang, Antikvarisk myndighet Hedmark fylkeskommune, Fylkeshuset, 2300 Hamar Annen 45

46 6. Avsluttet regnskap A. Kostnader Godkjent budsjett Regnskap Sats Timer Egeninnsats , Frivilling innsats , Sum dugnad Arbeid/lønnsutgifter inkl. sos. utg. etc Firma Graveren AS Graveren AS Laft og Reis AS Laft og Reis AS Vindusreparatør Rut Haspe Vindusreparatør Rut Haspe Kalk og Leire BA Stein Sand AS Sum kjøp/leie av tjenester Materialkostnader Fraktkostnader Diverse kostnader Totale kostnader Alle utgifter inkl. moms B. Finansiering Godkjent budsjett Regnskap Sats Timer Egeninnsats , Frivilling innsats , Sum dugnad Egne midler Foreningsmidler Verdi av egne materialer Lån (långiver) Sum egenkapital Legater/fond Øvergårds legat Sponsor (næringslivet) Private gaver (midler/ verdi av materialer) Andre private bidragsytere Sum Private tilskudd Kommune SMIL Fylkeskommune Andre offentlige bidragsytere Sum offentlige tilskudd Tilskudd fra Norsk Kulturminnefond Totalfinansiering

47 7. Regnskap og revisjon utført av Navn Gina P. Banken Adresse 2480 Koppang Stilling Bankfunksjonær 8. Forklaring til regnskapet. Innsparinger/avvik i forhold til søknaden. På grunn av merinntekter til gården, ble eget arbeid redusert. Privat andel ble opprettholdt ved at det ble lagt inn mer egenkapital. Se for øvrig eget vedlegg fra regnskapsfører. 9. Vedlegg nummerering Vurdering fra faglig antikvarisk myndighet 1 Revisjonsberetning 2 Fotodokumentasjon 3 Detaljert beskrivelse av utført arbeid 4 Rapport fra utførende eller konsulenter Annet 10. Underskrift Koppang Dato, sted Hans H. Hansen Underskrift 47

48 7. Hva skal kunne hentes ut Kulturminnefondet er, som et statlig fond, avhengig av å til en hver tid å framskaffe tabeller, oversikter, grafiske framstillinger m.v. Noen av disse er rapportering til Miljøverndepartementet, oversikter for fondets styre i forbindelse med tildelingsmøtene, oversikter for faggruppen i forbindelse med faggruppemøtene, oversikter over søkere og tildelinger for fondets hjemmeside. I tillegg lages det oversikter knyttet til forskjellige oppdrag som er tildelt fondet. Det har i løpet av fondets virketid, blitt større og større krav knyttet til dette. Så langt har alt dette blitt løst gjennom bruk av MS Excel. I et framtidig databasesystem må det være mulig å framskaffe skriftlige rapporter hvor alle ulike kategorier i registreringssystemet kan settes opp. Under 7.1, 7.2 og 7.3 er det lagt inn noen tabeller, grafer og oversikter som anvendes i dag. Ved oppfølging og kontroll av gitte tilsagn er det utarbeidet et MS Excelbasert system som bygger på informasjon fra søknadsregisteret. Med løpende prosjekter er fondet avhengig av å ha et system hvor informasjon er sikret og hvor nødvendige oversikter kan framskaffes på kort tid. Faggrupper St yret Miljøverndepartementet Komplett DB for alle søknadsperioder Antikvariske myndigheter Presse, media Hjemmesider Fig 13: Eksempler på brukere/roller vedr utdrag av statistikker, grafer og tabeller. Fra side 49 til side 64 er det gjengitt utdrag fra noen få av de tabellene, statistikkene og grafene som Kulturminnefondet anvender i forbindelse med faggruppemøtene, styremøtene og ved rapportering til blant annet Miljøverndepartementet. 48

49 49

50 50

51 51

52 52

53 53

54 54

55 55

56 56

57

58 58

59 59

60 60

61 61

62 62

63 63

64 64